Post on 22-Jan-2016
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Normas Generales Relativas a las
Actividades de Control
Caja Costarricense de Seguro Social
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Actividades de Control
DefiniciónPolíticas y procedimientos que permiten obtener la
seguridad que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por
la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los
titulares subordinados para conseguir los objetivos del
sistema de control interno.
Artículo 2 – Ley General de Control Interno
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Deberes del Jerarca y los Titulares
Subordinados
• Documentar
• Mantener actualizados y
• Divulgar internamente
Políticas
Normas
Procedimientos de control
1) Cumplimiento de los objetivos del control interno
2) Prevención de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos
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quegaranticen
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• Documentar
• Mantener actualizados y
• Divulgar internamente
Políticas
Procedimientos de control
1) Jerarquía de autorizaciones y aprobaciones.
2) Protección y conservación de activos.
3) Diseño y uso de documentos, registros (Sistemas contabilidad y presupuesto.
4) Conciliaciones periódicas. 5) Controles generales a sistemas de información computarizados.
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quedefinan
Deberes del Jerarca y los Titulares
Subordinados
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Prácticas y medidas de control
1Para definir cuáles medidas de control son las más apropiadas, se deben considerar los riesgos identificados y evaluados para los diferentes procesos y actividades.
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Análisis de Procesos y Actividades por Parte de la Administración
Dirección:_______________ Proceso:___________________ Actividad:_____________________
Objetivos Riesgos Actividades de Control
Prácticas y medidas de control
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Control Integrado
2 Procurar que las medidas de control se ejecuten en todas las etapas de los procesos desarrollados por la Institución, a saber, control previo, concomitante y posterior.
Los procedimientos y medidas de control deben quedar establecidos en manuales de procedimientos y deben ser revisadas constantemente para introducir las mejoras que procedan.
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Análisis de Costo / Beneficio
La Medida de Control debe ser:
Viable
Conveniente
Contribuir al Logro de los Objetivos
Se debe disponer de los recursos, incluyendo personal con capacidad para ejecutar los procedimientos.
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Beneficios esperados > Recursos invertidos
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Responsabilidad Delimitada
4La responsabilidad
de cada Proceso, Actividad,
Transacción
Definida
Asignada
Comunicada
Mediante
ManualesInstrucciones Escritas
Disponible a Todo el
Personal Pro
ceso
s
Man
ual P
uest
os
Tra
nsa
ccio
nes
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Instrucciones por Escrito
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Comprensibles y de fácil acceso
Ordenado y actualizado
periódicamente
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Separación de Funciones Incompatibles
6Registro
Autorización
Custodia
Operación
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Autorización y Aprobación deTransacciones y Operaciones
7Toda ejecución de procesos, actividades y transacciones, deben contar con la autorización previa de los funcionarios con potestad para conderla.
Esos mismos funcionarios deben evaluar los resultados del desempeño para conceder la aprobación posterior, o proceder a corregir cualquier cambio de rumbo de lo originalmente planeado.
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Documentación de Procesos y Transacciones
8Los Controles vigentes para los diferentes Procesos y Actividades de la Institución, así como todas las Transacciones que se produzcan, deben documentarse y estar disponibles para su verificación
Planes Estratégicos y Operativos
Normativa Interna
Manuales de Puestos
Manuales de Procedimientos
Circulares
Disposiciones
Acuerdos en Actas
Documentos Fuente
Comprobantes de Transacciones y
Operaciones
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Supervisión Constante
9 La Dirección Superior y los funcionarios que ocupan puestos de Jefatura deben Supervisar constantemente los Procesos, Actividades y Transacciones que realiza la Institución, con el propósito de asegurarse que las labores se llevan de acuerdo con la normativa y las disposiciones internas y externas vigentes.
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Registro Oportuno
10Las transacciones realizadas por la Institución deben clasificarse y registrarse adecuada y oportunamente, con el propósito de trasmitir a la Dirección información fiable, útil y relevante para el control de las operaciones y toma de decisiones.
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Sistema Contable y
Presupuestario
11 Se deben establecer de conformidad con las disposiciones legales y técnicas:
Sistemas Contables:
Que consideren los Recursos Disponibles, Obligaciones adquiridas y los Resultados de gestión de la Institución.
Sistemas Presupuestarios:
Que permita a la Institución conocer la disponibilidad de recursos para la ejecución de los planes.
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Acceso a Activos y Registros
12El acceso a los Activos y a los Registros de la Institución, deben estar claramente definido y delimitado, de tal forma que solo lo obtengan los funcionarios autorizados por razón de su cargo y de las labores que realiza.
Que no se
cumpla
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Revisiones de Control
13Las transacciones de la Institución deben ser sometidas a revisiones de control en puntos específicos de su procesamiento:
Control Concomitante:
Una medida de control se aplica sobre la marcha de la transacción
Control Concurrente:
Intervienen varios funcionarios en diferentes etapas de la transacción
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Conciliación Periódica de Registros
14Deberán conciliarse periódicamente los Registros de la Institución tanto interna
como externamente
Interna: Registros de un departamento Vrs documentación fuente y registros de un departamento Vrs los generales de la institución.
Externa: Registros de la Institución Vrs otro ente económico.
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Inventarios Periódicos
15Se debe verificar periódicamente las cantidades físicas y las características de los activos sujetos a recuento (mobiliario y equipo, vehículos, terrenos, edificios, valores, artículos, etc.)
Con el proposito de detectar eventuales discrepancias entre los registros de la Institución y los activos físicos, debido a la sustracción indebida, la omisión o error de registro, etc.
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Arqueos Independientes
16Deberán efectuarse arqueos independientes y sorpresivos de los fondos y otros activos de la Institución periodicamente.
Por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan (separación de funciones incompatibles).
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Formularios Uniformes
17Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, contarán con una numeración preimpresa consecutiva que deberá controlarse permanentemente.
Además, se establecerán los respectivos controles para la emisión y custodia de tales formularios.
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Rotación de Labores
18 Conviene rotar labores entre los funcionarios que realizan tareas o funciones afines
Para no concentrar permanente, el control de partes específicas de una transacción, y los recursos empleados en ellas.
Suministra parámetros de eficiencia, al comparar el desempeño de distintos funcionarios en la misma actividad.
Sirve como mecanismo de capacitación a dichos funcionarios, al estar en contacto con diversas etapas de los procesos o actividades Institucionales.
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Disfrute Oportuno de Vacaciones
19Los funcionarios deben disfrutar oportunamente de sus vacaciones
Para beneficio de su salud física y mental.
Facilita la rotación de funciones.
Permite detectar omisiones o errores accidentales o voluntarios.
Identifica modos más eficientes de hacer las cosas.
Evita la creación de funcionarios indispensables.
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Garantías a Favor de la Institución
20 La Administración debe velar porque los funcionarios encargados de recaudar,
custodiar o administrar fondos y valores propiedad de la Caja, rindan de su peculio las garantías que procedan, a favor de la
Institución.
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Dispositivos de Control y Seguridad
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Video
Los equipos utilizados deben contar con medidas de control pertinentes para asegurar entre otras cosas que:
Solo sean accesados por personal previamente autorizado.
Se instalen y almacenen en condiciones adecuadas de seguridad y preservación
Se utilicen de manera apropiada y en labores atinentes a la gestión institucional.
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G R A C I A S
Caja Costarricense de Seguro Social