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PLANIFICACIÓN DE COMPRASFormación continua
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ÍNDICE
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DECOMPRAS
2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS
III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA
QUÉ LO CREAMOS?
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
VI. RESUMEN
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“Comprender la importancia de la planificación en las
compras públicas y entender las ventajas que existen al
guiarse por un Plan de Compras”
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
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II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
Significa definir:
A) Qué necesita la organización
B) Cuánto necesita
C) Para cuándo lo necesita
D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.
“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).
Plan deCompras
Planificación de Compras
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ACTIVIDADES:
1. Revisar stocks.2. Ver datoshistóricos (locomprado y
consumido el añopasado).3. Reunión detrabajo conquienes necesitaninsumosestratégicos(usuarios internos).
4. Revisarcumplimiento Plananterior.
Definición derequerimiento
ACTIVIDADES
1. Determinartipo decompra ytiempos que
demorará elproceso. Secrea lista ydetalle conlas comprasa realizar.
Selección delmecanismo decompra
Reunión equipoe trabajo
ACTIVIDADES
1. Reunión deencargado decompras con susJefes para
validar susprevisiones yrevisar si existennuevosproyectos. Seactualiza lista decompras.
ACTIVIDADES
1. Se valida laaprobaciónpresupuestariapara la lista de
compras.
ValidaciónPresupuestaria
ACTIVIDADES
1. Se elabora unplan de comprascon susactividades de
seguimiento eidentificación deresponsables.(Programa deejecución deactividades).
Elaboración Plan Subidadel plan ala Web
ACTIVIDADES
1. Subida delPlan deCompras alSistema
ChileCompra.
SeguimientoDel Plan
ACTIVIDADES
1. Seguimientoen el año delPlan Anual deCompras en
base aprograma.
1 2 3 4 5 6 7
1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓNDE COMPRAS
Plan de Compras
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2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS
Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente. Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.
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La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento funciona
como
oficina
de
emergencias
dedicada
a
“apagar
incendios”,
lo
que
necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones entre unidades y funcionarios. La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso organizacional de todas las partes. Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos. En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.
IMPORTANTE
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Definición derequerimiento
1Selección del
mecanismo decompra
2Llamado y recepciónde ofertas
3Evaluación deofertas
4Adjudicación oferta
5
Recibo deproducto oservicio
6Seguimiento ymonitoreo dela compra
7
INICIO
FIN
III. “PROCESO DEABASTECIMIENTO”
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Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestroorganismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valorestimado.
Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se
contratarán, detallándose de acuerdo a la ley 19.886 de ComprasPúblicas. Este plan como mínimo debiese tener:
Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.
IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
Descripción del bien o servicio
Código del clasificador de rubro utilizado en Mercadopúblico
Cantidad del bien o servicio
Monto estimado
Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación publica,etc).
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SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:
Usuarios principales
Si es una compra simple o estratégica
Cronograma del proceso para las compras complejas
Fuentes de financiamiento
IMPORTANTE
El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistemaChileCompra, información que además, será un insumo clave parala confección de los Convenios Marco a elaborar por la DirecciónChileCompra.
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Precios competitivos para los compradores.
Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades decompra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menosrevisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lonecesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientosde nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente aumenta su satisfacción.
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?
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Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos
en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar ydistribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitarla ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y
planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemospara otras actividades.
Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras
urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.
Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan seráposible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita
disminuir los stocks y sus costos asociados.
Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.
Tener un registro histórico.
Controlar y trasparentar los gastos.
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Seguimiento delPlan
7 Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomandomedidas correctivas oportunamente.
Es recomendable que al menos trimestralmente analicemosavances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
Compras planificadas v/s realizadas
Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en elcosto, tiempos, etc.)
Otras compras realizadas no previstas en el Plan y lascausas que originan las desviaciones.
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
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Evaluar
Ajustar
Ejecutar
Identificardesviaciones
Analizar causasProblemas de
planificaciónProblemas de
ejecución
Proponer mej orasy/ o medidascorrectivas
Modificar el plan decompras
Programación de lasactividades
Programación de laslicitaciones
1. 2.
3.
RESUMEN