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7/26/2019 ADMINISTRACION ARCHIVOS ELECTRONICOS
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GESTIN ELECTRNICA DEDOCUMENTOS
CURSO 2006-2007
T.1. Introduccin a la GestinElectrnica de Documentos:contexto electrnico y
organizativo
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2Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
T.1 Introduccin a la Gestin electrnica de
DocumentosBibliografa
1. Introduccin
2. Qu es la gestin?
3. Evolucin histrica de las nuevas tecnologasaplicadas a los archivos
4. La Gestin Electrnica de Documentos5. Cambios necesarios para la adaptacin a las
nuevas tecnologas.
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3Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
0. Bibliografa Bustelo Ruesta, Carlota, Garca-Morales Huidobro, Elisa.
Tendencias en la gestin de la informacin, la
documentacin y el conocimiento en las organizaciones Elprofesional de la informacin 2001 10 (12)4-7
Conde Villaverde, Mara Luisa. La produccin de
documentos en soporte tradicional y su control archivstico.EN La administracin electrnica y los archivos: amenazasy oportunidades para la archivstica. Toledo: Junta deCastilla La Mancha, 2003 pp. 11-50
Dirks Manual for Commonwealth Agencies. Australia:Commonwealth of Australia, 2000
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4Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
0. Bibliografa Documentos electrnicos: manual para archiveros. Consejo
Internacional de Archivos. Comit de Archivos de Gestinen Entrono electrnico. Madrid: Ministerio de Cultura, 2006http://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdf
Grupo Foris. Evolucin o revolucin?. Nuevas perspectivas
en la Gestin de Documentos Electrnicos?. Tbula, n 5,2002 pp. 7-77
Hernndez Olivera, Luis. Moro Cabero, Manuela. Normativa
ISO 9000 y gestin de archivos administrativos. Crnica deun encuentro anunciado.Archivamos. N 36-37 (2 y 3ertrimestre 2000 pp. 22-32)
ISO/TR 15489-1-2 Ginebra: ISO, 2001
http://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdfhttp://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdfhttp://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdfhttp://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdfhttp://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.pdf7/26/2019 ADMINISTRACION ARCHIVOS ELECTRONICOS
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5Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
0. Bibliografa ISO 15489-1 Informacin y documentacin. Gestin de
Documentos. Proyecto UNE-ISO 15489. Traduccinespaola de la Norma. Revista Espaola de DocumentacinCientfica 2005, 28, 1 pp.
Lpez Alonso, Rosa M. Los archivos en los nuevos entornosde trabajo administrativo. Legajos: Cuadernos de
investigacin archivstica y gestin documental. N. 8 2005pp. 7-18.
Martnez Sereno, Vicente. Integracin de sistemas de
Gestin Electrnica Documental en la empresa: evaluacinde costes y metodologa de implantacin VI JornadasEspaolas de Documentacin: Los Sistemas de Informacinal Servicio de la Sociedad(Valencia, 29, 30 y 31 octubre1998) / FESABID
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6Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
0. Bibliografa Nougaret, Chritine. Limpacts des technologies
delinformation sur les archives et le travail de larchiviste.
Archivum. 1997. vol 43. p 283-309
Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius.Barcelona: Diputacin Provincial- Associaci de Arxivers de
Catalunya, 1993. p 63
http://www.cenadem.com.br
http://www.cenadem.com.br/http://www.cenadem.com.br/7/26/2019 ADMINISTRACION ARCHIVOS ELECTRONICOS
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7Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
CENADEM
T 1 I t d i l G ti El t i d D t
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8Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
1. IntroduccinEn qu archivos hay documentacin nuestra?
Archivos de la Polica Archivos de la Universidad Archivos del consultorio mdico/hospital
Archivos bancarios Archivo municipal ..
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9Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
1. INTRODUCCINPor qu son tan importantes los archivos?
Los archivos desempean un papel crucial en la mayora de lasactividades humanas.
Son esenciales para todas nuestras actividades e interaccionessociales.
Constituyen la base de nuestro sistema legal.
Las funciones y la contabilidad del gobierno, los tratamientos
mdicos y la investigacin cientfica dependen de ellos. Los documentos de hoy son susceptibles de alcanzar valor
histrico.
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10Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
1. INTRODUCCINContexto actual de desarrollo de los archivos.
El impacto de las nuevas tecnologas de la Informaciny la Comunicacin
Sobreabundancia de documentacin e informacin
Cambio desarrollado por los archiveros tradicionales:
papel ms activo de los archiveros
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11Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
1. INTRODUCCIN
Los archivos deben participar en la totalidad del ciclo de vidade los documentos de archivo con el fin de asegurar suautenticidad, fiabilidad y disponibilidad para la conservacin.
Los archivos deben asegurarse de que los productores dedocumentos creen y conserven los documentos, autnticos,fiables y aptos para la conservacin
Los archivos deben administrar los procesos de evaluacin yejercer un control intelectual sobre los documentos aarchivar
Los archivos deben definir las exigencias en materia deconservacin y de acceso con el objeto de asegurar que losdocumento de archivo se encuentren disponibles, accesiblesy comprensibles
Pautas del CIA
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12Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
2. QU ES LA GESTIN?Gestin de documentos
conjunto de operaciones y tcnicas relativas ala concepcin, desarrollo, implantacin yevaluacin de los sistemas administrativosnecesarios desde la creacin de un documentohasta su destruccin o transferencia alarchivo[1]
[1] Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius. Barcelona:Diputacin Provincial- Associaci de Arxivers de Catalunya, 1993. p63
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13Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
2. QU ES LA GESTIN?Gestin de contenidos
necesidad de tratar de manera global ysistemtica distintos tipos de informacin: La interna que se produce en el ejercicio de la
actividad La que proviene de fuentes externas La pblica que la organizacin quiere transmitir a
su entorno
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T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
2. QU ES LA GESTIN?EJEMPLOS DE INFORMACIN
INTERNA expedientes personales de lostrabajadores
FUENTES EXTERNAS legislacin sobre laproduccin de la empresa
PBLICA memoria anual de la empresa
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15Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
3. EVOLUCIN HISTRICA DE LAS NUEVAS
TECNOLOGAS APLICADAS A LOS ARCHIVOS
Etapas
de los 50 a los 80
de mediados de los 80 a mediados de los 90
de mediados de los 90 : creacin de las redes deordenadores
momento actual
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3. EVOLUCIN HISTRICA DE LAS NUEVAS
TECNOLOGAS APLICADAS A LOS ARCHIVOS
De los 50 a los 80 Herramientas Preocupacin por la perdurabilidad de los soportes
De mediados de los 80 a mediados de los 90 Expansin de la utilizacin de los ordenadorespersonales
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3. EVOLUCIN HISTRICA DE LAS NUEVAS
TECNOLOGAS APLICADAS A LOS ARCHIVOS
Desde mediados de los 90 Tecnologas pticas (Ejemplo Ayuntamiento de
Zaragoza)
Sistemas expertos
Productos de intercambio de datos
Guas de recursos de informacin
Momento actual Expansin de la administracin electrnica
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http://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIAhttp://cmisapp.zaragoza.es/ciudad/usic/fondousic/consultaImagenes_Fondo?tema=FOTOGRAFIA7/26/2019 ADMINISTRACION ARCHIVOS ELECTRONICOS
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18Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
Ejemplo de aplicacin de tecnologas pticas
Digitalizacin
de fondos
documentales
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Ejemplo de aplicacin de tecnologas pticas
http://www.zarago
za.es:82/archivo/
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
http://www.zaragoza.es:82/archivo/http://www.zaragoza.es:82/archivo/http://www.zaragoza.es:82/archivo/http://www.zaragoza.es:82/archivo/7/26/2019 ADMINISTRACION ARCHIVOS ELECTRONICOS
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20Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOSConsideraciones importantes. Las tcnicas modernas de reproduccin, tratamiento y
tratamiento de la informacin suponen un problema altiempo que una oportunidad para la gestin de losdocumentos y la informacin.
Un sistema inadecuado de gestin ocasionar ms
problemas que beneficios.
El reto no es la aplicacin de las tecnologas sino lacapacidad de hacer una seleccin de las que sean ms
adecuadas a nuestras necesidades.
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21Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOS
Gestin electrnica de documentos y archivos
Creados o reunidos y
conservados por cualquier
persona fsica o jurdica en el
transcurso de sus
actividades y como prueba
de ella
Con ayuda
de lainformtica
Conjunto de actividades que permiten
cumplir con las funciones de servir,
custodiar y poner a disposicin de otros
los documentos que contienen.
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22Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOSAsociada a los archivos administrativos Simplificar el archivo de documentos, eliminando todos
aquellos que no tengan valor legal
Mejorar la forma de organizar y recuperar la informacin.
Evitar lo no esencial y la informacin duplicada Proporcionar el cuidado adecuado de los documentos
originales
Almacenar a bajo coste los documentos
Simplificar las tareas de gestin de archivo: gestin deusuarios, estadsticas.
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23Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOSTipos de GED
Programas que gestionan los documentosde manera automatizada
Programas donde los documentos enpapel se convierten a soporte electrnico y
slo se trabaja con documentoselectrnicos.
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24Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOSEvolucin de la GED
digitalizacin ? OCR ICR
form procesing workflow
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25Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOSBeneficios de la gestin electrnica de la informacin
Mejor acceso a la informacin que es recuperada desdecualquier lugar de una forma comn para cualquiera delos usuarios del sistema
Aprovechamiento del capital intelectual de laorganizacin.
Mejora de la gestin del trabajo a travs de los procesoselectrnicos
Se favorece el trabajo en equipo y se aceleran lasactividades crticas
Mejora significativamente el servicio al cliente
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26Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOSBeneficios de la gestin electrnica de la informacin
Incrementa el aseguramiento de la calidad y elcontrol de los gastos. La toma de las decisiones sebasa en la informacin actualizada y en lnea
Mejora de la productividad pues la informacincomienza a estar disponible
Se minimizan las necesidades de espacio de
almacenamiento frente a los sistemas que necesitanalmacenar papel
Mejor y mayor control de la informacin
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27Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOSProblemas asociados a la GED
La rpida obsolescencia del hardware y delsoftware
Perdurabilidad
Legalidad
Cambio cultural
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5. CAMBIOS NECESARIOS PARA LA
ADAPTACIN A LAS NUEVAS TECNOLOGASNecesidad de adaptacin de
Las polticas, procedimientos y directrices que rigen la
utilizacin y las infraestructuras de un entorno de trabajoelectrnico que deben ser aprobadas y difundidas para toda laorganizacin.
Lneas directrices y los controles, para guardar los documentosde las actividades, que deben ser integradas en el desarrollode operaciones y procesos de trabajo
El entorno ofrece a los usuarios los tiles de almacenamientola formacin adecuada requerida para consultar, almacenar losdocumentos, as como la informacin necesaria para la tomade decisiones y ejecucin de las actividades.
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5. CAMBIOS NECESARIOS PARA LA
ADAPTACIN A LAS NUEVAS TECNOLOGASNecesidad de adaptacin de
Las responsabilidades relativas al funcionamiento de todo
entorno recaen sobre todos los miembros de la organizacin
Las diferentes prcticas de gestin son racionalizadas ymejoradas, incluyendo la eliminacin de los procesos, de
funciones duplicadas, as como de otros fallos de sistema.