#AlfrescoDayBarcelona

La gestión de la información en elMuseo Marítimo de Barcelona

Pilar CuervaCoordinadora del proyecto GIM

Eva CarraleroReponsable TIC

Agenda

Ø PresentaciónØ Proyecto de Gestión de la información (GIM)Ø ResultadosØ Futuros usos

§ Oficina de registro y digitalitzación

Agenda

Consorci de les Drassanes Reials i Museu Marítim de Barcelona (MMB)

Ø Ente público local formado por:Ayuntamiento de BarcelonaDiputación de Barcelona yAutoridad Portuaria de Barcelona

Ø Año de creación: 1993

Ø Conservación y preservación del conjunto patrimonial de las Atarazanas de Barcelona y la prestación de servicios vinculados a l’MMB

Ø Declarado Museo de Interés Nacional el 3 de Octubre de 2006

Presentación

Consorci de les Drassanes Reials i Museu Marítim de Barcelona (MMB)

Ø Extensión en el agua: pailebote Santa Eulalia

Ø 75 trabajadores en plantilla

Ø Más de 300 actividades anualesØ 240.000 visitantes anualesØ 614.030 usuarios entre servicios y actividadesØ Más de 90.000 objetos y documentos en la colección: piezas, cartografía,

fotografías, planos…Ø 250.000 documentos en Alfresco

Presentación

Proyecto de Gestión de la Información (GIM)

Ø Inicio 2010Ø Objetivos:

q Compartir y difundir la información que genera el MMB § Integrar los recursos de información del MMB§ Crear herramientas transversales y de trabajo

colaborativoq Abordar los retos de la administración electrónica

§ Documentos electrónicos válidos administrativa y jurídicamente

§ Cumplimiento de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios público

ProyectoG

IM

Ø Objetivos:

q Modernizar las aplicaciones de negocio obsoletas§ Generar y/o adaptar aplicaciones transversales

q Transformar la gestión de documentos electrónicos§ organizados en carpetas mapeada por un sistema de

gestión documental transversal, eficiente y eficaz

ProyectoG

IM

Evaluación de ECM 2011

Ø Microsoft SharepointØ NuxeoØ DocumentumØ DocuwareØ Alfresco

Valoración:§ Open source para organización pequeña-mediana§ Costes (implantación, mantenimiento, personalizaciones)§ Red de partners y implantación en el mercado§ Edición on-line de documentos

ProyectoG

IM

Modelo inicialProyecto

GIM

Fortalezas§ Capacidad de integración con

aplicaciones de terceros§ Edición on-line§ Repositorio de documentos y (gestión

de los objetos digitales y flexibilidaden la asignación de metadatos)

§ Resolución de los “bugs” y deficiencias en versiones superiores. Evolución permanente de la plataforma

§ Adaptación del modelo documental de origen

§ Creación de espacios de trabajodiferenciados

ProyectoG

IM

Debilidades§ Los desarrollos personalizados

tienen costes elevados para una organización pequeña-mediana

§ Necesidad de desarrollos específicos y complejos para poder utilizar Alfresco como interface única de acceso a datos de otras aplicaciones

§ Evolución y actualización continuada de la plataforma

Plan de migración y actualización constante

§ Cambio tecnológico importante§ La evolución de la aplicación

condiciona la evolución del sistema tecnológico corporativo

(compatibilidad con navegadores)

Alfresco

Metadatos

Alfresco en el proyecto Resultados

Prácticamente la totalidad de metadatos son insertados automáticamente.

Metadatos Expedientes(Inserción automática)

Datoúnicovinculante:

DNIUsuarioADyRRHH

Alfrescoen el

Proyecto

Resultados

ResultadosR

esultados

Registro y copia auténticade documentos(Metadatos+ e-signatura+ sello de tiempo)

Gestor documental

MUX

Usuario web

RIM

WEB

Futurosusos

Oficina de registro y digitalitzación

Alfresco en el proyecto de gestión de la información del MMB

Ø Alfresco es la base de nuestra gestión de documentosØ Nos permite incorporar los documentos administrativos , las

digitalizaciones de los documentos históricos y los documentos de archivo

Ø Nos permite integrar los datos de las aplicaciones con los documentos(objetos digitales) relacionados

Ø Nos permitirá el acceso externo a nuestra gestión documental desde la web pública

Ø Nos permitirá difundir los objetos digitales asociados a nuestracolección

Presentey futuro

Muchas gracias por la atención

¿Alguna pregunta?

Pilar Cuervacuervacp@mmb.cat

Eva Carralerocarraleroze@mmb.cat