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ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS ESTADÍSTICOS Y DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DE LA BIBLIOTECA CARDENAL DARÍO CASTRILLÓN
HOYOS AL PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL (INTRANET)
SEBASTIÁN JARAMILLO RESTREPO
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES
PEREIRA - RISARALDA
2014
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 2
ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS ESTADÍSTICOS Y DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DE LA BIBLIOTECA CARDENAL DARÍO CASTRILLÓN
HOYOS AL PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL (INTRANET)
SEBASTIÁN JARAMILLO RESTREPO
Proyecto de Grado
Asesora
DIANA CAROLINA LÓPEZ LÓPEZ.
Ingeniera de Sistemas y Telecomunicaciones
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES
PEREIRA - RISARALDA
2014
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Nota de Aceptación
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Firma del Presidente del Jurado
___________________________________
Firma del Jurado
Pereira, 2015
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DEDICATORIA
En primer lugar quiero dedicar mi trabajo de grado a Dios por que no me dejo desistir en
momentos difíciles y antes me dio más fuerzas para seguir luchando por ser Ingeniero de
Sistemas y Telecomunicaciones.
Dedico este proyecto a mi PADRE, Jhon Alberto Jaramillo Soto que aunque no se encuentre ya
en el mundo terrenal, siempre me acompañado y me ha dado fuerzas para continuar y sé que se
siente muy orgulloso de este logro.
A las dos mujeres de mi vida, mi MADRE y mi HERMANA, quien me han apoyado en todos mi
objetivos que me he propuesto en la vida, también agradecerles por el amor y la confianza
brindada, este triunfo no es solo mío sino también de ustedes.
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AGRADECIMIENTOS
Quiero agradecer en primer lugar a esta institución UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
por formarme como profesional y como persona, también agradecer a la Biblioteca Cardenal
Darío Castrillón Hoyos por permitirme desarrollar este proyecto en especial a la Doctora Judith
Gómez Gómez por apoyarme en el desarrollo de este proyecto y cumplir con el objetivo de ser un
profesional.
A todos los docentes que me acompañaron en este proceso y que aportaron con su conocimiento
y contribuyeron en mi formación.
A mi Tutora Diana Carolina López Lopez, gracias por el apoyo y conocimiento compartido por
siempre estar dispuesta a resolver mis dudas e inquietudes.
Y a todos esas personas con las que compartí y también aportaron su granito de arena para poder
obtener este triunfo.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 6
RESUMEN
Este proyecto de grado tiene como objetivo la articulación de los modelos estadísticos y de
gestión documental de la Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos al nuevo sistema de
información de la Universidad Católica de Pereira. El proyecto abarca diferentes etapas del
desarrollo del software (análisis, diseño, desarrollo y pruebas), además de la identificación de los
principales procesos de la Biblioteca con respecto a estadísticas y gestión documental, realizando
un diagnóstico, también se encontraran las diferentes teorías implementadas en el desarrollo de
este proyecto y se muestra los resultados de la creación del sitio de la Biblioteca en la
INTRANET institucional el nuevo sistema de información.
PALABRAS CLAVES: SharePoint, Software, intranet, Gestión Documental, Estadísticas.
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ABSTRACT
This project aims grade joint statistical models and document management of the Library
Cardinal Dario Castrillón Hoyos to the new information system of the Catholic University of
Pereira. The project includes different stages of software development (analysis, design,
development and testing), along with the identification of the main library procedures regarding
statistics and document management, making a diagnosis, the different theories implemented also
found in the development of this project and the results of the creation of the site of the Library in
the institutional Intranet the new system information is displayed.
KEYWORDS: SharePoint, Software, Intranet, Document Management, Statistics.
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TABLA DE CONTENIDO
DEDICATORIA 4
AGRADECIMIENTOS 5
RESUMEN 6
ABSTRACT 7
TABLA DE CONTENIDO 8
INTRODUCCION 13
1. CONTEXTULIZACIÓN 14
2. ANTECEDENTES 15
2.1 SOFTWARE SIMILAR 18
2.1.1 ALFRESCO 18
2.1.2 OPENKM 21
2.1.3 SELENNE 24
2.1.4 NUXEO 25
2.1.5 ZETTA INGENIERÍA 26
2.1.6 MICROSOFT SHAREPOINT 27
3. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 31
4. OBJETIVOS 32
4.1 OBJETIVO GENERAL 32
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 32
5. JUSTIFICACIÓN 33
6. DELIMITACIÓN 34
7. APORTE TEORICO 35
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8. APORTE PRÁCTICO 36
9. FACTIBILIDAD 37
9.1 FACTIBILIDAD OPERATIVA 37
9.2 FACTIBILIDAD ECONOMICA 37
9.3 FACTIBILIDAD TECNICA 37
10. MARCO CONTEXTUAL 38
10.1 DATOS GENERALES 38
HISTORIA. 38
MISIÓN. 38
VISIÓN. 39
VALORES 39
11. MARCO TEÓRICO 41
11.1 DOCUMENTO 41
11.2 ESTADÍSTICA 42
11.3 GESTIÓN DOCUMENTAL 43
11.4 GESTION ESTADISTICA 44
11.5 GESTION DE LA INFORMACION 45
11.6 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 46
11.7 SOFTWARE DEL LADO DEL CLIENTE 46
11.8 SOFTWARE DEL LADO DEL SERVIDOR 47
11.9 COMPUTACION EN LA NUBE 48
11.10 NUBE PRIVADA 49
11.11 INTRANET 49
11.12 INGENIERIA DEL SOFTWARE 50
11.12.1 ¿QUÉ ES LA INGENIERÍA DEL SOFTWARE? 50
11.12.2 ¿QUE ES UN PROCESO DE SOFTWARE? 51
11.13 ¿METODOLOGIA DE SOFTWARE? 51
11.14 CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE 55
11.15 MODELOS DE CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE 55
11.16 ANALISIS Y DISEÑO 56
11.17 DESARROLLO 57
12. ESTIMACIÓN PRESUPUESTAL 60
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13. ENFOQUE METODOLÓGICO 64
14. MODELO TEORICO 66
14.1 MODELADO DE GESTION 70
14.2 MODELADO DE DATOS Y PROCESO 85
14.3 PRUEBAS DEL SISTEMA 103
15. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS 113
16. CONCLUSIONES 127
17. RECOMENDACIONES GENERALES 128
18. RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS 129
ANEXOS 130
MANUAL DE USUARIO 130
BIBLIOGRAFIA 145
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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Portal de la INTRANET de la Universidad Nacional de Colombia _______ 18
Ilustración 2: Ciclo de vida del documento ____________________________________ 42
Ilustración 3: Modelo de funcionamiento Software del lado del Servidor _____________ 47
Ilustración 4: Diagrama de cómo funciona la nube ______________________________ 48
Ilustración 5: Modelo para gestión y desarrollo de software _______________________ 52
Ilustración 6: Diagrama del ciclo de vida del software ___________________________ 55
Ilustración 7: Logo de Alfresco. _____________________________________________ 18
Ilustración 8: Alfresco software de control documental ___________________________ 20
Ilustración 9: Alfresco y sus diferentes formas de administrar _____________________ 20
Ilustración 10: Logo de OpenKM ____________________________________________ 21
Ilustración 11: OpenKM Software Administración Documental. ____________________ 23
Ilustración 12: Logo de Selenne Software Administración Documental ______________ 24
Ilustración 13: Selenne software de gestión documental __________________________ 24
Ilustración 14: Logo de Nuxeo Software Administración Documental _______________ 25
Ilustración 15: Nuxeo Software Administración Documental ______________________ 26
Ilustración 16: Logo de Zetta Ingeniería Software Administración Documental ________ 26
Ilustración 17: Logo de SharePoint Software para la creación de Intranets __________ 27
Ilustración 18: Fases de la Metodología de SharePoint___________________________ 29
Ilustración 19: Funciones de Sharepoint ______________________________________ 29
Ilustración 20: Funciones de Sharepoint ______________________________________ 30
Ilustración 21: Funciones de Sharepoint ______________________________________ 30
Ilustración 22: Estimación Presupuestal ______________________________________ 60
Ilustración 23: Datos de la estimacion ________________________________________ 61
Ilustración 24: Resultados de la estimacion ____________________________________ 61
Ilustración 25: Variables de la estimación _____________________________________ 62
Ilustración 26: Forma de almacenamiento de la información en la Biblioteca ________ 68
Ilustración 27: Diagrama de flujo general de la biblioteca ________________________ 85
Ilustración 28: Prototipo de formato de adquisiciones ___________________________ 93
Ilustración 29:Prototipo de formato de analíticas de revistas ______________________ 94
Ilustración 30: Prototipo Evaluación de Textos _________________________________ 95
Ilustración 31: Evaluación de Monitores ______________________________________ 96
Ilustración 32: Solicitud de Bibliografía ______________________________________ 97
Ilustración 33: Reporte Anomalías Técnicas ___________________________________ 98
Ilustración 34:Prototipo Anomalías Infraestructura _____________________________ 99
Ilustración 35: Capacidad Instalada ________________________________________ 100
Ilustración 36: Registro de comunidades vecinas _______________________________ 101
Ilustración 37: Registro Equipos Multimedia __________________________________ 102
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TABLA DE TABLAS
Tabla 1: Costos Anexos del Presupuesto ............................................................................. 63
Tabla 2: Modelo de Gestión estadística de la Biblioteca .................................................... 70
Tabla 3: Modelo de Gestión Documental de la Biblioteca .................................................. 71
Tabla 4: formato de levantamiento de requerimientos ........................................................ 78
Tabla 5: Codificación de los requerimientos de la organización ........................................ 79
Tabla 6: Codificación de los requerimientos por parte del ingeniero desarrollador ......... 80
Tabla 7: Ponderación de los requerimientos ....................................................................... 81
Tabla 8: clasificación de los requerimientos ....................................................................... 83
Tabla 9: pruebas de verificación de requerimientos ......................................................... 105
Tabla 10: Prueba Evaluación de Textos ............................................................................ 108
Tabla 11: Prueba Solicitud de Bibliografía ....................................................................... 108
Tabla 12: Prueba Evaluación de Monitores ...................................................................... 108
Tabla 13: Reporte Anomalía Técnica ................................................................................ 109
Tabla 14: Prueba Anomalía de Infraestructura ................................................................. 109
Tabla 15: Prueba Capacidad Instalada ............................................................................. 109
Tabla 16: Prueba Consulta Interna ................................................................................... 110
Tabla 17: Prueba Registro de Comunidades Vecinas ....................................................... 110
Tabla 18: Prueba Préstamo Equipos Multimedia .............................................................. 110
Tabla 19: Prueba Material Especial .................................................................................. 111
Tabla 20: Prueba Material Catalogado ............................................................................. 111
Tabla 21: Prueba registro de material de oficina .............................................................. 111
Tabla 22: Prueba Donaciones canje y despacho de Material ........................................... 112
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 13
INTRODUCCION
Las Bibliotecas son herramientas de conocimiento que cada día necesitan ir mejorando en
cuanto a la gestión documental y procesos, con el fin de brindar un servicio más organizado a sus
usuarios y de paso un trabajo más estructurado entre el personal involucrado en ella. Debido a
esto, es importante implementar nuevas herramientas de búsqueda y control de los documentos,
así como nuevas tecnologías de comunicación con el fin de obtener eficiencia en los procesos.
La web se ha convertido en una alternativa para lograr este equilibrio, donde los nuevos
sistemas de información contribuyen para llevar a cabo las actividades fundamentales requeridas
en este tipo de espacios educativos.
Así mismo se debe de tener en cuenta que están en un mundo postmoderno donde las bibliotecas
ya no son visitadas de igual forma que antes, por eso se empiezan a mirar nuevos rumbos para
lograr captar nuevamente el interés del usuario, a través de herramientas como la Web, Telefonía
Móvil etc..
En tal sentido se torna importante dar un trato adecuado a los datos a través de la implementación
de los sistemas estadísticos y de gestión documental articulado con la propuesta institucional
Intranet, que le permita a la biblioteca fortalecer sus procesos y de paso tener mejor interacción
con los departamentos, facultades, programas y colaboradores de la Universidad.
Con la vinculación de la biblioteca a esta nueva herramienta se va a mejorar los modelos de
gestión documental y el modelo estadístico, así como se crearán nuevas herramientas para la
captura de la información, implementación de flujos de trabajo y creación de nuevos métodos
para la administración de la información. Esta nueva herramienta tiene un respaldo de copia de
seguridad lo cual conlleva a mayor confiabilidad en la información.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 14
1. CONTEXTULIZACIÓN
Este proyecto está dirigido a la organización de las estadísticas y la documentación de la
Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos, las bibliotecas son centros de conocimiento que son
altamente visitados por los estudiantes y docentes de la Universidad.
La categoría de las estadísticas para la Biblioteca surgen de la demostración de la importancia de
una biblioteca para la comunidad y se vuelven datos indispensables a la hora de gestionar y de
buscar los recursos, pero también ayudan a la planificación estratégica y ayudan a mantener la
confianza de la biblioteca.
"Las bibliotecas y los servicios de información sirven a la sociedad mediante la preservación de
la memoria, fomentando el desarrollo, lo que permite la educación y la investigación y apoyan la
comprensión internacional y el bienestar de la comunidad." (Byrne, 2005)
Conociendo la información anterior se puede hablar sobre las estadísticas de la Biblioteca
Cardenal Darío Castrillón Hoyos, se mencionará a continuación algunas de las principales
estadísticas:
Número de personas que ingresan a la Biblioteca
Capacidad Instalada = número de personas que utilizan las diferentes salas de la
Biblioteca
Consultas de usuarios internos
Consultas de usuarios externos
Cuál es el material más consultado
Programas o facultades que más movilizan usuarios a la Biblioteca
Numero de textos adquiridos por semestre
Número de usuarios que utilizan los equipos de la sala informática
Equipos audiovisuales más pedidos en préstamo en la Biblioteca
De otro lado el manejo de la documentación en la biblioteca no es muy organizado y no hay unos
flujos de trabajo establecidos, en muchas ocasiones la falta de un sistema de información que
apoye esta labor o ayude a su gestión hace perder tiempo y hace que los procesos tomen más
tiempo de lo normal.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 15
2. ANTECEDENTES
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS
PROFESIONALES DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA.
Indagando en diferentes fuentes de estudio de la Universidad Católica de Pereira, se encontró un
trabajo realizado por dos estudiantes egresados1 del programa de Ingeniería de Sistemas y
Telecomunicaciones, (Harold Andrés Verjan Díaz y Johana Constanza Jaramillo Arce) donde
desarrollan un sistema de gestión documental para el departamento de prácticas de la Universidad
Católica Popular del Risaralda llamado (SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL
DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS PROFESIONALES DE LA UNIVERSIDAD
CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA ) y fue proyecto que se realizó bajo la asesoría del
docente de la Universidad Católica de Pereira (Álvaro Ignacio Morales G. Ingeniero de
Sistemas), realizado por petición de la directora encargada del departamento en ese momento,
pues el objetivo era realizar un proceso para la digitalización de todos los documentos manejados
por el departamento de prácticas. Implementando un portal web donde se manejara toda la
información de las solicitudes de práctica de los estudiantes, sus hojas de vida, las diferentes
solicitudes de practicantes de las empresas.
Esto con el fin de empezar con la modernización de los sistemas y empezar a establecer normas
para que los sistemas gestores de documentación tenga un funcionamiento adecuado y así lograr
el objetivo de culturizar la gente para que puedan trabajar sin papel ya que los documentos
electrónicos también tienen validez y están reglamentados, por otra parte traería ahorros a nivel
de papelería e impresiones.
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA
También se cuenta con el aporte de otros egresados del programa de Ingeniería de Sistemas y
Telecomunicaciones2, (Juan Guillermo Gálvez Botero, Jhonattan Córdoba Ramírez), donde
realizan un trabajo de gestión de información, para el CAPSI de la Universidad Católica Popular
del Risaralda, este es un centro de atención psicológico que hay dentro de la universidad donde
los estudiantes de psicología ponen en práctica sus conocimientos, entonces lo que se realizó
principalmente fue la gestión de la información que se manejaba en el CAPSI y entrega de un
prototipo funcional para el manejo de la (gestión de citas, gestión de facturación, gestión de
1Sistema de gestión documental para el departamento de prácticas profesionales de la
universidad católica popular del Risaralda, 2011 URL: http://ribuc.ucp.edu.co:8080/jspui/handle/10785/191
2 Sistema de información para la gestión de la información clínica, 2011 URL:
http://ribuc.ucp.edu.co:8080/jspui/handle/10785/190
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 16
historias clínicas, gestión de usuarios, gestión de horarios, gestión de diagnóstico, gestión de
procedimiento, gestión de consultorios y generar informes), todo esto con fin de que todo se
manejara digital y buscando brindar un mejor servicio a las personas que asisten a citas médicas a
este centro de atención psicológico.
PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA UNIVERSIDAD CATÓLICA
POPULAR DEL RISARALDA
La Universidad se ha visto beneficiada por diferentes procesos similares que le han servido para
su desarrollo. En el año 2010 también se desarrolló un proyecto de gestión documental3
desarrollado por las estudiantes ya egresadas del programa de Ingeniería de Sistemas y
Telecomunicaciones, (Yenifer Eliana Pérez Acero, Viviana Andrea Duque Agudelo), quienes se
enfocaron en desarrollar, un plan estratégico sistemas de información para todo el complejo
educativo que ayudara a la a vinculación de los diferentes sistemas de los que se trabaja en la
Universidad siendo este un proyecto a largo plazo, se realizó bajo la supervisión del decano de la
facultad en ese momento el docente, (Luis Eduardo Peláez Valencia), además de esto se basaron
en una de las teorías más completas sobre ingeniería procesos de desarrollo y de gestión como lo
es Métrica V.3 que es una guía para la planificación de procesos que se viene utilizando desde
1989 cuando salió su primera versión.
En estos momentos también hay dos estudiantes del programa de Ingeniería de Sistemas y
Telecomunicaciones desarrollando un proyecto similar para la empresa Café Águila Roja, donde
se quiere realizar toda la parte de gestión documental y entregaran un prototipo web no funcional.
También se están basando mucho en la guía de procesos y de gestión mencionada anteriormente.
INTRANET UNIVERSITARIA(Universidad de Antioquia)
También se puede mencionar dentro de los antecedentes el adelanto tecnológico que está
realizando la Universidad de Antioquia, la cual está vinculando todas sus dependencias de
bibliotecas a través de una red o mejor dicho están realizando la implementación de una
INTRANET pues el objetivo es lograr una mejor comunicación entre todas las dependencias de
3 Plan de sistemas de información para la universidad católica popular del Risaralda, 2013 URL:
http://ribuc.ucp.edu.co:8080/jspui/handle/10785/1568
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 17
la biblioteca de las diferentes sedes de la universidad, como también la vinculación de los
departamentos y dependencias y así lograr una red para darle el mejor trato a la información.
El objetivo es disponer de un sistema sinérgico que, al integrar las fortalezas de cada uno de los
actores, optimice la potencialidad del sector de información de la Universidad de Antioquia,
dando como resultado un sistema sólido, integrado y transparente para el usuario final.(Sistema
de Bibliotecas Universidad de Antioquia)
Para poder llevar este objetivo a cabo se han planteado diferentes estrategias para solidificar la
estructura organizacional de la UdeA como de las diferentes sedes de bibliotecas y sus
dependencias a continuación algunas de las estrategias.
Establecer políticas para la creación y el funcionamiento de centros de documentación,
bibliotecas y colecciones especializadas.
Integrar la información de las dependencias en bases de datos.
Desarrollar la cooperación para compartir recursos y servicios.
Estructurar una Intranet que facilite la comunicación interactiva en las diferentes unidades
de información.
Pero mientras la Universidad de Antioquia se encuentra en su implementación ya hay otras
organizaciones universitarias, empresariales y del gobierno que ya tienen este tipo de
herramientas desarrolladas pues es de gran ayuda a la hora de las comunicaciones internas y el
manejo de la gestión documental de una manera más organizada a continuación se puede
observar diferentes portales de intranet de organizaciones que están a la vanguardia en el uso de
los recursos tecnológicos y en un punto muy alto en el trato de la información y la comunicación
interna.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 18
Fuente: http://intranet.manizales.unal.edu.co/
Ilustración 1: Portal de la INTRANET de la Universidad Nacional de Colombia
En si todos son procesos que buscan el mismo objetivo, ayudar a la organización para mejorar el
manejo de archivos creando una documentación eficaz donde se pueda pasar de tener un archivo
manual que requiere de personal, de tiempo y de mucho cuidado a tener un archivo electrónico
que va ser confiable, va a ocupar poco espacio y va ser sencilla su administración, mejorar los
procesos en las diferentes dependencias de las empresas y así mejorar los servicios.
2.1 SOFTWARE SIMILAR
2.1.1 Alfresco
Fuente: www.alfresco.com/es
Ilustración 2: Logo de Alfresco.
Alfresco en la nube es una solución SaaS de gestión de contenido empresarial que permite a los
usuarios acceder de forma segura a los documentos y ficheros de la empresa desde cualquier
dispositivo y ubicación.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 19
Alfresco permite la gestión de los documentos de una entidad de manera automatizada, con
Importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como tóner de impresora, papel,
Fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos y las versiones de estas.4
Características
Gestión de documentos de código abierto
Control de versiones: El control completo de versiones en esta solución de gestión
de documentos permite a los usuarios ver quién cambió qué y cuándo.
Visualizaciones previas en línea: Los documentos pueden verse en línea sin
necesidad de descargar y abrir el documento en otra aplicación, incluyendo la
mayoría de los archivos de Office, imágenes, fotografías, documentos escaneados,
archivos de vídeo y de audio.
Flujo de trabajo eficaz: Ofrece un motor de flujo de trabajo completamente
configurable para ayudarle a gestionar sus procesos empresariales internos. Este
podría ser un simple flujo de trabajo de revisión y aprobación o un proceso
empresarial más complejo de varias fases.
Integración con MS Office y GoogleDocs
Grupos y tipos de propiedades: Alfresco proporciona una serie de atributos
estándares para los documentos almacenados, como Nombre, Título y
Descripción. Pero los clientes pueden definir tipos personalizados.
Búsqueda exhaustiva: Los usuarios pueden elegir una búsqueda sencilla, en la cual
la solución de gestión de contenido de Alfresco buscará un término en el
contenido o los atributos, o una opción de "Búsqueda avanzada" más eficaz que
permite a los usuarios ser más específicos y definir qué atributos buscar para
encontrar el término.
4 (Lopez, ESTUDIO DE PLATAFORMAS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL
CONOCIMIENTO, 2013)
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 20
Fuente: www.alfresco.com/es
Ilustración 3: Alfresco software de control documental
Fuente: www.alfresco.com/es
Ilustración 4: Alfresco y sus diferentes formas de administrar
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 21
2.1.2 Openkm
Fuente: www.openkm.com/es/
Ilustración 5: Logo de OpenKM
OpenKM proporciona capacidades completas de gestión de documentos incluyendo el control de
versiones, metadatos, escaneo, comentarios, foros sobre el documento, workflow, etc. Esto
permite que las actividades sociales en torno al contenido se utilicen para conectar a las personas
a otras personas, la información a la información, y las personas a la información., ayudando a
gestionar, de forma más eficiente, la inteligencia colectiva que reside en los recursos humanos de
la compañía.5
Características
Cliente
Cliente web: Se puede acceder a los documentos desde cualquier lugar.
Rápida y agradable interfaz de usuario utilizando AJAX.
Funciona con los navegadores más populares.
Traducido a múltiples lenguajes.
Pre visualización de ficheros multimedia.
Configuración del idioma por defecto.
Soporte para iPhone y Android (sólo algunas funcionalidades).
Soporte a Microsoft Office Addln
Correo electrónico
Captura del correo electrónico desde un servidor IMAP, Pop3.
Configuración de la cuenta de usuario.
Importación de texto, html y los attachments.
Captura de metadatos.
Importación automática y ordenación por filtros.
Sincronización con Google Contacts.
5 (Lopez, ESTUDIO DE PLATAFORMAS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL
CONOCIMIENTO, 2013)
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 22
Antivirus
Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus. (Previene de añadir
documentos con virus en el repositorio).
Gestión de documentos
Subida masiva de documentos utilizando ficheros ZIP.
Descarga de carpetas como ficheros ZIP.
Bloqueo / Desbloqueo de documentos.
Gestión de favoritos.
Seleccionar carpeta de inicio por defecto.
Soporte para plantillas de documentos.
Documentos personales para cada usuario.
Papelera de reciclaje para cada usuario.
Notificación de eventos por correo electrónico (cuando se producen cambios).
Envío de la url del documento por correo electrónico.
mensajes a usuarios).
Servicio de chat.
Extracción de metadatos de los documentos.
Identificador único del documento.
Clasificación por categorías.
Grapado (documentos / carpetas / correos electrónicos).
Foros.
Generación de documentos con asistente (conjuntamente con formularios y documentos
se genera un documento final con los valores).
Marca de agua en documentos (texto o imagen).
Macros. Material de apoyo
Pre visualización de documentos en diferentes formatos
Control de versiones
Permite añadir comentarios a las versiones.
Permite acceder a versiones anteriores del documento.
Permite restaurar versiones anteriores del documento.
Permite compactar el histórico para liberar espacio.
Seguridad
Plug-in para autentificación basado en JAAS.
Flexibilidad en la opción de herencia de las listas de control de acceso.
Seguridad por usuario y roles.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 23
Permisos en documentos y carpetas.
Quedan registradas todas operaciones del usuario.
Criptografía (encriptar y desencriptar documentos).
Firma electrónica
Administración
Mostrar usuarios logueados.
Desbloquear y cancelar documentos editados.
Vista del repositorio.
Búsquedas avanzadas utilizando XPATH y SQL.
Detalle del log de actividad.
Importar documentos / carpetas desde el sistema de ficheros.
Exportar el repositorio al sistema de ficheros.
Vista de los parámetros de configuración.
Perfiles de usuario (funcionalidades a las que puede acceder un usuario). Programador de
tareas (scheduler).
Tareas inteligentes.
Macros.
Fuente: www.openkm.com/es/
Ilustración 6: OpenKM Software Administración Documental.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 24
2.1.3 Selenne
Fuente: www.openkm.com/es/
Ilustración 7: Logo de Selenne Software Administración Documental
Selenne ERP está totalmente integrado con la solución de Microsoft SharePoint para la Gestión
Documental. En el momento que se abre una entidad de Selenne se genera, de forma automática
una Intranet Documental centralizada, donde se podrá incluir todos los documentos vinculados,
personalizar accesos y privilegios, accesos remotos sobre toda su información y en cualquier
momento. 6
Características
Plataforma Selenne ERP es un software de gestión transversal para empresas y pymes con
soluciones sectoriales.
Plataforma centralizada con todos los procesos.
Brinda respuestas muy ágiles, robustas y flexibles para empresas y pymes.
Diseñado para responder con inmediatez a los cambios y la evolución empresarial.
Fuente: www.openkm.com/es/
Ilustración 8: Selenne software de gestión documental
6Tomado directamente del sitio del fabricante del software URL: http://www.erp-selenne.es/
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 25
2.1.4 Nuxeo
Fuente: www.nuxeo.com/
Ilustración 9: Logo de Nuxeo Software Administración Documental
Nuxeo es una potente herramienta de ECM y gestión documental open source desarrollado por la
empresa del mismo nombre.
Nuxeo tiene una arquitectura ágil y flexible de última generación, además de unos precios
realmente competitivos. Especialmente frente a vendedores tradicionales como Microsoft
Sharepoint, Documentum, IBM FileNet, Open Text, Oracle UCM, OnBase o Docuware, frente a
los que Nuxeo consigue ofrecer funcionalidad más completa a una fracción del coste, sin escalar
por licencias ni obligarte a ninguna permanencia, otorgando acceso al código y sin atarte de por
vida.7
Características
Capturar contenidos multi-formato de una manera unificada: por ejemplo,
imágenes digitalizadas, correo electrónico, documentos de Office, archivos
CAD, etc.
Incorpora estándares de metadatos como Dublín Core, o propios.
Los documentos se conectan entre sí mediante relaciones estructuradas
Navegar por el repositorio en los planes de archivos físicos y virtuales con
múltiples puntos de vista.
Hacer cumplir las políticas corporativas que utilizan reglas de automatización
de contenido
7 (Lopez, ESTUDIO DE PLATAFORMAS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL
CONOCIMIENTO, 2013)
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 26
Definir flujos de trabajo seguras con los participantes internos y externos, para
alinearse con los procesos de negocio
Asegurar la accesibilidad contenidos en el tiempo
Flujo de trabajo - un motor de enrutamiento de contenido personalizable con
acceso seguro interno y externo.
Modelo de contenido flexible - Contenido personalizable y modelo de
metadatos que permite la captura y almacenamiento de cualquier tipo de activo
empresarial.
Autenticación, control de acceso y seguridad.
Fuente: www.nuxeo.com/
Ilustración 10: Nuxeo Software Administración Documental
2.1.5 Zetta Ingeniería
Fuente: http://www.zettaingenieria.com.co/es/
Ilustración 11: Logo de Zetta Ingeniería Software Administración Documental
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 27
Zetta Ingeniería, ofrece una herramienta empresarial de gestión documental, que permite crear y
administrar el flujo de contenido de acuerdo a cada negocio. El contenido se puede gestionar y
seguir, desde su creación, control de versiones, hasta su publicación y archivo.8
Características
Pre visualización
Workflow
Reportes
Reconocimiento de caracteres
Metadatos
Webservices
Motor de búsqueda
Control de versiones
Arrastrar y soltar
2.1.6 Microsoft Sharepoint
Fuente: products.office.com/es-es/sharepoint/collaboration
Ilustración 12: Logo de SharePoint Software para la creación de Intranets
Se trata de un conjunto de herramientas de Microsoft que incluyen gran cantidad de
funcionalidades y modelos que permiten, de forma ágil, flexible y escalable, construir soluciones
de intranet, portal del empleado, portales web con una potente gestión de contenidos, extranet y
sitios de colaboración con clientes y proveedores, gestiones de calidad o de incidencias
y peticiones, o de proyectos, o de lanzamientos de productos, o de comités, a la vez que cuadros
de mando integral, gestiones de proceso basadas en solicitud de todo tipo, frontales web de
8 (Lopez, ESTUDIO DE PLATAFORMAS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL
CONOCIMIENTO, 2013)
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 28
aplicación y de backoffices, y un sin fin de soluciones empresariales que tengan que ver con la
colaboración, la comunicación, la gestión del conocimiento y la inteligencia de negocio. (Juan,
2014)
Características
Acceso a bibliotecas y listas sincronizadas de SharePoint de forma local desde el PC,
incluso cuando esté desconectado del servidor de SharePoint.
Editar contenido cuando no esté conectado al servidor de SharePoint y almacenar los
datos en la memoria caché mientras espera la sincronización.
Carga y descarga de contenido.
Cuando los archivos experimentan modificaciones en el sitio de SharePoint, SharePoint
Workspace muestra la información más reciente.
Se podrá trabajar con archivos desde un sitio de SharePoint, examinarlos en las carpetas
locales o incluso guardar archivos de otras aplicaciones en esas mismas carpetas.
Podrá personalizar las consultas de búsqueda para identificar los resultados de manera
exacta.
Realizar la búsqueda desde la barra de inicio, el área de trabajo o directamente desde el
botón Inicio de Windows.
Usar el control Proteger y Desproteger para restringir el acceso al contenido sobre el que
se encuentra trabajando.
Revisar el título, las etiquetas y las palabras clave agregados al contenido (mediante las
propiedades de SharePoint), lo que facilita la búsqueda del contenido.
Ver el historial de versiones e incluso volver a una versión anterior, si es necesario.
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Fuente: products.office.com/es-es/sharepoint/collaboration
Ilustración 13: Fases de la Metodología de SharePoint
Permite la creación de sitios de colaboración Intranets y sitios web de uso público.
Fuente: products.office.com/es-es/sharepoint/collaboration
Ilustración 14: Funciones de Sharepoint
Permite guardar y acceder a datos estructurados y no estructurados mediante diversas opciones de
SharePoint
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Fuente: products.office.com/es-es/sharepoint/collaboration
Ilustración 15: Funciones de Sharepoint
Permite la exposición de las aplicaciones creadas en línea mediante servicios y tecnologías en
nube y web, a través de extremos proporcionados por SharePoint
Fuente: products.office.com/es-es/sharepoint/collaboration
Ilustración 16: Funciones de Sharepoint
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 31
3. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Desde sus inicios, la Biblioteca “Cardenal Darío Castrillón Hoyos” ha considerado prestar un
buen servicio a todos sus visitantes y, para ello ha establecido algunos formatos para llevar el
registro de procesos tales como visitas a las diferentes salas, compras de ejemplares, canjes,
donaciones y el manejo de algunos servicios tales como el préstamo de equipos audiovisuales y
de computo.
De la recopilación de la información a través de dichos formatos la biblioteca puede tener mayor
comprensión de las necesidades de los usuarios y mejorar sus procesos. Para obtener dicha
información la biblioteca tiene definidos los siguientes mecanismos:
Formularios creados con Google Drive para tabular la información capturada.
Formularios físicos para el control de las estadísticas en las diferentes salas y espacios de
la biblioteca.
Manejo de documentos en Excel para llevar el control de algunos de los procesos técnicos
de los ejemplares y el modelo estadístico.
Por otro lado, la Universidad Católica de Pereira a través de su dependencia Gestión Tecnológica
definió un plan estratégico de sistemas de información que acoge a todas las dependencias de la
institución, siendo uno de sus pilares lograr que todas los desarrollos con que cuentan las
dependencias queden integrados a través de una plataforma institucional intranet, para así poder
obtener calidad en éstos desarrollos y contribuir a una mejor consecución de los procesos
realizados. Debido a esto, la Biblioteca comenzará a articular sus sistemas estadísticos y de
gestión documental a esta propuesta de la Universidad.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 32
4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL
Articular los sistemas estadísticos y de gestión documental de la Biblioteca Cardenal Darío
Castrillón Hoyos al plan estratégico de sistema de información institucional (INTRANET).
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Realizar un diagnóstico de los sistemas estadísticos y de gestión documental de la biblioteca.
● Definir los nuevos requerimientos de los sistemas estadísticos y de gestión documental de la
biblioteca de acuerdo al plan estratégico de sistemas de información institucional.
● Diseñar los componentes funcionales de la dependencia en torno a los modelos estadísticos y
de gestión documental.
● Implementar los sistemas estadísticos y de gestión documental de la biblioteca con la
propuesta institucional Intranet.
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5. JUSTIFICACIÓN
Este trabajo se realiza con el fin de lograr que la Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos se
encuentre incluida en el plan estratégico de sistema de información institucional. Es fundamental
la realización del análisis de los procesos de la biblioteca tales como el modelo de gestión
documental y estadístico, así como la documentación de los mismos, para que apoyados por el
Departamento de Gestión Tecnológica se pueda implementar el plan de tal forma que el proceso
ocurra de manera más ordena y confiable, trayendo beneficios al personal de planta pues se
podrán adaptar más rápido al nuevo sistema y beneficiando también a la Universidad, pues traerá
reducción en los costos y permitirá implementar de forma más eficiente el plan de sistemas de
información institucional, mejorando muchos de los procesos presentes tanto en la Biblioteca
como en la Universidad.
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6. DELIMITACIÓN
Este proyecto tiene como propósito realizar la articulación de los modelos de gestión documental
y estadístico de la Biblioteca “Cardenal Darío Castrillón Hoyos” de la Universidad Católica de
Pereira, los cuales ayudarán a mejorar el manejo de las estadísticas de la biblioteca y a tener
resultados más certeros y un manejo de los documentos más adecuado.
Este proyecto trae benéficos a la Biblioteca y al departamento de Gestión Tecnológica, pues
aporta documentos que servirán para el soporte de los procesos que se realizaron y los modelos
quedarán implementados en la intranet de la biblioteca en la plataforma SharePoint, Bajo la
supervisión del Departamento de Gestión Tecnológica debido a que la dependencia se encuentra
en la implementación de todos los nuevos sistemas en la universidad.
Finalmente, el desarrollo del proyecto cuenta con el acompañamiento académico de la biblioteca
y el departamento de sistemas, quienes proporcionarán la información necesaria y
documentación que se requiera.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 35
7. APORTE TEORICO
El manejo de las estadísticas en las Bibliotecas es un proceso que es llevado por los
administrativos de éstas, pero es un proceso que se realiza manualmente y esto produce que se
origine un poco de desorden a la hora de presentar informes de gestión estadística.
Teniendo en cuenta lo anterior se considera que es importante intervenir y poner en práctica
nuevos métodos para la recolección de los datos pues se necesita generar un impacto de
innovación y poner en práctica nuevas tecnologías.
También es de tener en cuenta que el impacto que se espera tener con este proyecto es la mejora
en la captura de las estadísticas, que la plataforma ayude a la hora de realizar el informe
estadístico y así también se busca un mejor manejo en la documentación de la biblioteca y tener
unos flujos de trabajo bien definidos.
En la busca de un producto de calidad se siguen las respectivas metodologías de desarrollo de
software y así mismo siguiendo los respectivos lineamientos de ésta para obtener al final del
proceso un producto de calidad y que cumpla con lo requerido por el usuario final y que brinde la
solución adecuada.
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8. APORTE PRÁCTICO
Desde los puntos de vista prácticos el proyecto ayuda a estudiantes de Ingeniería de Sistemas y
Telecomunicaciones a que realicen nuevos aportes a los sistemas de información de la
institución, y así ayudar a dar solución a los problemas que la institución presenta.
Se cuenta con un componente adicional que es un desarrollo que brinda una solución a un
problema particular de la universidad y que ayuda a ésta, pues hay un beneficio debido a que se
está ahorrando en la contratación de desarrolladores externos para que realicen dicha labor,
además de minimizar los riesgos con respecto a la información confidencial ya que la asesoría es
realizada por personal de la Universidad.
De igual forma el personal de la biblioteca notará la reducción de carga laboral a la hora de
realizar actividades relacionadas con informes estadísticos y gestión documental, pues los
procedimientos que se tornaban dispendiosos ahora se podrán realizar de una manera más rápida
y efectiva
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 37
9. FACTIBILIDAD
9.1 FACTIBILIDAD OPERATIVA
A la hora de la recopilación de la información y el levantamiento de los requerimientos para
llevar a cabo todo el proceso metodológico de desarrollo, se cuenta con la facilidad de poder
entrevistar a las personas encargadas de estas labores en la Biblioteca, para entender sus puntos
de vista y tener una aprobación, así mismo motivar la utilización del resultado y facilitar la
realización de dichas labores.
También el conocimiento del autor del proyecto es fundamental para su realización.
9.2 FACTIBILIDAD ECONOMICA
Respecto al tema económico se cuenta con los recursos necesarios para su desarrollo, los
dispositivos de cómputo necesarios, el tiempo para su realización y la mano de obra del
estudiante de Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones.
9.3 FACTIBILIDAD TECNICA
Para el desarrollo de este proyecto se tiene a disposición los diferentes equipos que son
necesarios para su desarrollo, así como el apoyo del Departamento de Gestión Tecnológica de la
Universidad Católica de Pereira, quien ha proveído el acceso a las diferentes herramientas para
el desarrollo del proyecto como el acceso al sistema de información institucional (INTRANET).
Para la ejecución del proyecto son necesarios los siguientes implementos:
• Servidor con la herramienta instalada Microsoft SharePoint.
• Estación de trabajo para poder realizar todo el proceso de creación del sitio.
• No se hace necesario que tanto el equipo (Servidor) como la maquina o estación de trabajo se
encuentra en una misma red de comunicaciones debido a que el acceso a esta plataforma de hace
a través de internet.
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10. MARCO CONTEXTUAL
10.1 DATOS GENERALES
Nombre: Universidad Católica de Pereira
Dirección: Carrera 21 No. 49-95 Avenida de las Américas
Teléfono: 3124000 FAX: (57) (6) 312 7613
Página Web: www.ucp.edu.co
NIT: 891.408.261-1
Sector al que pertenece: Educativo
Nombre Biblioteca: Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos
Teléfono: 3124000 Ext. (5000)
Página Web: www.biblioteca.ucp.edu.co
HISTORIA.
La Universidad Católica de Pereira (antes Universidad Católica Popular del Risaralda) nació
gracias a la iniciativa, la capacidad emprendedora y decisión de un grupo de estudiantes que
deseaban una alternativa académica diferente a las existentes en la ciudad de Pereira, para su
formación profesional. En medio de grandes limitaciones financieras y académicas lograron crear
un centro de estudios que llamaron "Fundación Autónoma Popular del Risaralda", en el cual se
ofrecían los programas de Derecho y Economía Industrial. Este grupo de estudiantes que,
empleando sus propios recursos, logró reunir fondos para asumir el sostenimiento de la
institución y enfrentó grandes dificultades y retos en los aspectos pedagógicos y académicos. En
1973 pidieron al entonces Obispo Coadjutor de Pereira Monseñor Darío Castrillón Hoyos que
fuese el Rector de la Institución y él con gusto aceptó.
MISIÓN.
La Universidad Católica de Pereira es una institución de Educación Superior inspirada en los
principios de la fe católica, que asume con compromiso y decisión su función de ser apoyo para
la formación humana, ética y profesional de los miembros de la comunidad universitaria y
mediante ellos, de la sociedad en general.
La Universidad existe para el servicio de la sociedad y de la comunidad universitaria. El servicio
a los más necesitados, es una opción fundamental de la institución, la cual cumple formando una
persona comprometida con la sociedad, investigando los 8 problemas de la región y
comprometiéndose interinstitucionalmente en su solución. Es así como se entiende su carácter de
Popular.
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VISIÓN.
La Universidad inspirada por los principios y valores cristianos será líder en los procesos de
construcción y apropiación del conocimiento y en los procesos de formación humana, ética y
profesional de sus estudiantes, de todos los miembros de la comunidad universitaria y de la
sociedad. Será un escenario permanente para el diálogo riguroso y constructivo de la fe con la
razón, en el contexto de la evangelización de la cultura y la inculturación del Evangelio.
Será reconocida por su capacidad para actuar como agente dinamizador del cambio y promover
en la comunidad y en la familia sistemas armónicos de convivencia. La Universidad tendrá un
claro sentido institucional de servicio orientado hacia sus estudiantes, profesores, personal
administrativo y la comunidad.
VALORES
- Ética: La Universidad está comprometida con el bien común y actuará siempre en conformidad
con los valores de justicia, equidad, honestidad, libertad, solidaridad, verdad y responsabilidad.
Como institución académica, es consciente de su responsabilidad científica tanto en la
transmisión como en la producción y aplicación del conocimiento.
- Verdad: La Universidad Católica de Pereira está inspirada en la búsqueda y el amor a la
verdad. Como institución educativa y científica, pretende conservar, transmitir, producir y
aplicar el conocimiento, pero su propósito va más allá: llegar a la verdad.
- Dignidad humana: La Dignidad Humana es aquella condición especial que reviste todo ser
humano por el hecho de serlo, y lo caracteriza de forma permanente y fundamental desde su
concepción hasta su muerte. Esta condición eleva al ser humano por encima de cualquier otro ser
de la naturaleza y lo constituye en señor de la misma.
- Servicio: La Universidad Católica de Pereira se concibe como una organización al servicio de
la sociedad, en particular la de su zona de influencia, y para el bien de los estudiantes y demás
miembros. Por lo tanto, La Universidad Católica de Pereira no existe para sí misma, sino para
contribuir al desarrollo sostenible de la sociedad, a la formación de sus estudiantes y a la
realización del proyecto de vida de sus docentes y administrativos.
- Calidad: La Calidad, entendida como búsqueda de la perfección, es el valor que moviliza el ser
y el quehacer de la comunidad universitaria de la UCP, tanto en el desarrollo de los procesos
como en la obtención de los resultados, con miras a alcanzar el bienestar y el desarrollo de la
persona y de la sociedad.
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- Compromiso: La Universidad Católica de Pereira, más que un lugar físico, es una unión de
fuerzas de todos sus miembros. La Universidad somos todos. Es por eso que las personas que a
ella se vinculan deben tener capacidad para empeñarse en el logro de su misión, a través de una
actitud de pertenencia y de su apropiación del ser y del que hacer de la institución.
La Universidad Católica de Pereira, ubicada en Pereira, Risaralda se ha enfocado en entregar a la
sociedad profesionales con calidad humana como lo expresa la frase misional de la institución:
“Somos apoyo para llegar a ser gente, gente de bien y profesionalmente capaz”.
Además de esto cuenta con una de las bibliotecas más completas e importantes de la ciudad de
Pereira, pues a pesar de pertenecer a una universidad privada, la biblioteca es para toda clase de
público, recibe visitantes de los barrios aledaños que acuden para realizar sus tareas, así como a
estudiantes de otras universidades debido a que cuenta con un convenio con las demás
instituciones las cuales se apoyan para prestar un buen servicio y así ofrecer todo el material
bibliográfico. Por esta razón, la biblioteca procura tener siempre sus colecciones actualizadas y
un personal de plata capacitado para brindar el mejor servicio.
La biblioteca tiene diferentes servicios como préstamo de equipos audiovisuales, préstamo de
ejemplares, préstamo de equipos de cómputo, brinda diferentes espacios de estudio para la
comodidad de los visitantes además de capacitaciones constantes a todo el personal estudiantil y
visitantes sobre el conocimiento de los repositorios institucionales y las bases de datos con las
cuales cuenta la Biblioteca.
La Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos cuenta con 10 funcionarios de planta que son los
encargados de los diferentes procesos que tiene la biblioteca y tiene el acompañamiento de
estudiantes de la institución que realizan monitoria con el fin de contribuir a un funcionamiento
ordenado y adecuado de la dependencia.
Además de estar en constante crecimiento e innovación es un lugar que requiere de
actualizaciones e ideas para su mejoramiento a nivel de procesos y manejo de la documentación,
pues cuenta con una cantidad de procesos técnicos que requieren una intervención. De acuerdo a
lo anterior se plantea el desarrollo de un modelo de gestión documental y estadístico. Para la
biblioteca es de vital importancia llevar estadísticas de visitas y préstamos que realiza y mejorar
el manejo de la documentación resultante de los procesos técnicos que se llevan a cabo como la
catalogación de los libros, monografías, prácticas empresariales etc.
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11. MARCO TEÓRICO
11.1 DOCUMENTO
Documento es “cualquier testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual, o legible por
máquina, que posee una información, que ha sido producida en función de las actividades de una
entidad, y se custodia con una finalidad administrativa, jurídica o científica-cultural” (Aguilar M.
A., 2007).
El manejo de documentos es algo necesario en las organizaciones, en cualquier dependencia o
departamento de una empresa se le tiene que dar manejo a la documentación y esto se representa
en diferentes formatos, son estos documentos los que dan confianza de las actividades realizadas
por la organización.
Un manejo adecuado de la documentación da soporte a cada una de las actividades realizadas por
una empresa, teniendo un soporte valedero de las decisiones tomadas y llevando un histórico que
pueden dar como resultado el buen funcionamiento de una organización.
La documentación debe ser administrada de manera responsable pues allí se conserva todo la
información de la organización, debido a su importancia existe un ciclo de vida para el manejo
de los documentos.
Creación y Recibo
Archivo y protección
Utilización
Remisión o transferencia
Eliminación
Creación y recibo: se forman la mayoría de los títulos manejando un gran volumen y se crean
documentos como, cartas, actas, solicitudes.
Archivo y protección: cuando la organización maneja títulos de gran importancia que pueden ser
utilizados en un proceso, se toma la decisión de darle su debida administración de
almacenamiento y proporcionar una vida útil al documento.
En las siguientes etapas se obedece al respectivo trato que se le va dar al documento pues es allí
donde van a ser utilizados, con respecto a la parte de la eliminación se manejan ciertas
estadísticas dependiendo la actividad del documento para tomar las respectivas decisiones si pasa
a ser un archivo inactivo o si es eliminado totalmente.
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Fuente: gestion-documental-la-organizacion-de.html
Ilustración 17: Ciclo de vida del documento
11.2 ESTADÍSTICA
Como dijera Huntsberger “La palabra estadística a menudo trae a la mente imágenes de números
apilados en grandes arreglos y tablas, de volúmenes de cifras relativas a nacimientos, muertes,
impuestos, poblaciones, ingresos, deudas, créditos y así sucesivamente”. Huntsberger tiene razón
pues al instante de escuchar esta palabra estas son las imágenes que llegan a nuestra cabeza.
(Muñoz, 2002)
La estadística es una rama tan antigua como la misma escritura que sirve de apoyo para las demás
ciencias pues sus bases son fundamentales para todos los demás profesionales y su ausencia
llevaría a colapso total y traería un caos generalizado pues los administrador y ejecutivos no
tendrían valores e indicadores para tomar decisiones y seria todo a la incertidumbre.
Los métodos estadísticos siempre se han utilizado para diferentes propósitos, organización y
manejo de grandes cantidades de datos, también hay métodos más estrictos de donde se obtiene
resultados más tabulados con gráficas y medidas descriptivas.
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11.3 GESTIÓN DOCUMENTAL
El término gestión documental suele utilizarse para hacer referencia al control automatizado de
documentos electrónicos a través de su ciclo de vida completo en una organización, desde su
creación inicial hasta su archivado final. Este control influye mecanismos tales como
identificación, almacenamiento, seguimiento, recuperación, y presentación de los documentos,
que sirven para explotar el conocimiento contenido en los documentos y ponerlo al alcance de los
usuarios del sistema. (Martinez-Sánchez & Hilera-Gonzalez, 1997)
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación9
Puede observarse que todo se enfoca a la automatización de los archivos pues ayudaría a tener
mejor control sobre ellos y llevar mejores registros, pero también hay que tener en cuenta que
esto tiene sus necesidades, pues se requiere de gran espacio de memoria en un servidor donde se
almacenaran todos los archivos que resultan de la actividad diaria de la organización.
❖ Principales actividades de un sistema de gestión documental
● Entradas de información: El sistema de información toma los datos que requiere para
procesar la información.
● Almacenamiento de información: El sistema puede reconocer la información guardada.
● Procesamiento de información: El sistema tiene la capacidad para efectuar cálculos, de
acuerdo a las solicitudes.
● Salida de información: El sistema tiene la capacidad para dar como resultado la
información procesada.
La gestión documental se puede definir como “el conjunto de actividades que permiten coordinar
y controlar los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento,
preservación, acceso y difusión de documentos” (Gallo, 2009)
La idea de la gestión documental es proporcionar mecanismos para que el documento no se
reproducido innecesariamente. Brindar un manejo adecuado para lograr una recuperación lo más
ágil posible, y así mismo correr con la seguridad adecuada técnicas y equipos para que la
documentación siempre este segura y en un lugar confiable.
9 Definicion de Gestión Documental según archivo general de la nación, URL:
http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental
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❖ Fases de la gestión documental
Producción
Organización
Utilización
Conservación
Recuperación
Eliminación
En estas diferentes etapas se llevan procesos de normalización y prevención, utilización y
conservación se hace toda la reglamentación sobre el control y el trámite de la correspondencia,
también se tiene en cuenta para darle la respectiva clasificación ordenación y descripción.
11.4 GESTION ESTADISTICA
No se pode hablar de gestionar si se tiene ninguna medida para tener un control, la medición es la
clave si no se puede medir no se puede controlar y mucho menos gestionar y debido a esto se
hace muy difícil mejorarlo. Muchos de los errores y la mala administración de las organizaciones
se deben al mal manejo de las estadísticas.
No solo se puede dirigir a base de intuiciones o extrapolaciones sin tener las suficientes bases y
tener las probabilidades de éxito son los problemas con los que cuentan las empresas y
organizaciones hoy en día.
Tener un buen manejo de estadísticas y tener unas mediciones concretas ayuda a que muchas
empresas marchen bien y siempre estén liderando el mercado, como dice Peter Drucker en dos
afirmaciones básicas. Pocos factores son tan importantes para la organización como la medición
y lamenta que la medición sea el área más débil de muchas empresas.
Diferentes autores lamentan que la medición siempre sea ese punto crítico para poder tener éxito
y que muchos de los líderes empresariales no tengan esas capacidades para leer y convertir esos
valores cuantitativos adecuados en valores para la organización en producción y en
productividad.
Las estadísticas de una u otra manera ayudan a mejorar algunos puntos clave de las
organizaciones aquí algunos:
El control de calidad.
El nivel de averías y sus frecuencias.
Los tiempos para cambios o preparación de herramientas.
Los niveles de productividad de distintos procesos, actividades y productos.
Los costos correspondientes a distintos tipos de conceptos y actividades.
La gestión de créditos y cobranzas.
El seguimiento del flujo de fondos.
Los niveles de satisfacción de los clientes y usuarios.
Los tipos de accidentes y sus frecuencias.
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11.5 GESTION DE LA INFORMACION
“Los sistemas de información, su desarrollo y explotación, son una pieza clave para la gestión de
la información, cada organización es única, tiene su propia composición de hombres, recursos
económicos, maquinas, materiales y métodos” (Escuela Andaluza de Salud Publica , 2013). Esto
hace que cada organización o empresa desarrolle sus propias normas, reglas y especificaciones
para los sistemas de información institucionales, pues allí es donde se tiene en cuenta con que se
van a intervenir las tareas diarias que se realizan en la empresa, pues se hace varios tipos de
evaluaciones del entorno y se mira las necesidades que se tienen, teniendo en cuenta el punto de
vista del usuario.
Los sistemas han venido interactuando cada día más con el usuario, pues estos le han dado
solución a algunos inconvenientes, haciendo que su trabajo sea más cómodo, impregnándole
calidad, exactitud y mejorando la comunicación entre las diferentes cuerpos de una organización.
Esta nueva situación está propiciando un cambio desde una sociedad que basaba su riqueza en la
producción de bienes de consumo a otra cuya base de riqueza es la gestión de la información y el
conocimiento; todo esto conlleva la utilización de nuevos enfoques en la solución de problemas y
procesos que servirán para mejorar nuestra vida cotidiana (Arévalo, 2007).
También hay que tener en cuenta las empresas desarrolladoras que se preocupan por pensar en el
cliente, pues ellos ven que la demanda de información cada día es más alta y que para mantenerla
disponible se deben realizar desarrollos para buscar la satisfacción del cliente.
Las bibliotecas avanzan cada día hacia la implementación de modelos tecnológicos eficientes que
les aporten en la toma de decisiones para obtener mejores resultados.
Por dichos beneficios la tecnología viene desempeñando un papel importante en las instituciones
bibliotecarias, las cuales activan procesos y permiten una gestión eficaz. Por dicha razón para el
desarrollo de este proyecto es fundamental conocer los siguientes conceptos al respecto.
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11.6 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Todos los sistemas de gestión documental están relacionados directamente con el termino
calidad, pues lo que se busca es mejorar la calidad en el servicio y en la disponibilidad de los
recursos de información pues lo que se buscan es que estos sean consultados, modificados y
retroalimentados por el personal que se encarga del debido material.
Según (Valhondo, 2003) existen unos sistemas que se encargan de toda la parte de la gestión
documental y tienen las siguientes características.
Administración de grandes volúmenes de documentación.
Respectiva copia de seguridad ante una falla que produzca la perdida de información
Registro de acceso a los datos
Control y manejo de los diferentes formatos producidos en la compañía
Seguridad ente la perdida catastrófica de la información
Acceso a la información controlado
Un sistema de gestión documental implica empezar a utilizar nuevas metodologías y nuevas
técnicas para la digitalización de los documentos, pues re quiere de funciones básicas como
escanear, empezar a utilizar metadatos para la búsqueda de los documentos, y es allí donde se
empiezan aplicar las tecinas de la gestión documental donde se define el contenido la disposición,
uso y los trabajos colectivos para la relación de documentación, pues así mismo se tienen unos
beneficios ya que las consultas van hacer mucho más productivas y rápidas y esto traerá
reducción en los costos y los ciclos de trabajo van hacer muchos más cortos.
11.7 SOFTWARE DEL LADO DEL CLIENTE
El software del lado del cliente está dirigido a elementos que requieren de una manipulación de
objetos, que sirven para el complemento de otro software o sitios web, estos elementos de la
programación son independientes del uso de un servidor ya que se ejecutan de manera local en
una computadora.
La programación del lado del cliente, se trata de la creación de pequeños programas que se
encargan de ciertas acciones dentro de un sitio web, lo importante de este es que puede asumir la
carga de la información al procesarla y no depende principalmente de un servidor o una maquina
más poderosa para poder realizar la labor.
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11.8 SOFTWARE DEL LADO DEL SERVIDOR
Fuente: http://www.desarrolloweb.com/articulos/arquitectura-cliente-servidor.html
Ilustración 18: Modelo de funcionamiento Software del lado del Servidor
Un servidor debe de contar con la capacidad necesaria para llevar a cabo todos los
procedimientos, para así satisfacer las necesidades de las maquinas que a este se conectan, debe
de contar con un disco duro de gran tamaño para almacenar el sistema operativo y los diferentes
aplicativos que sobre este se pongan en funcionamiento y para el almacenamiento de los
archivos de los usuarios. Los servidores son computadoras muy robustas que tienen los
periféricos disponibles a otros equipos de cómputo asociados a este.
El software según (Sommerville, 2005), está definido como “los programas de ordenador y la
documentación asociada. Los productos de software se pueden desarrollar para algún cliente en
particular o para un mercado general.”
En el mundo de la computación y el software se encuentran diferentes tipos de servidores que
ayudan a las empresas y a las grandes compañías a tener un comportamiento normal y exitoso,
por eso es que se puede encontrar con diferentes tipos de servidores:
Servidor de bases de datos
Servidor de archivos:
Servidor DHCP
Servidor de correo electrónico
Servidor DNS
Servidor WEB
Servidor FTP
Servidor de aplicaciones
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Cuando se habla de software del lado del servidor se habla de que todos los programa están
alojados en este y que se ejecutan directamente en el servidor, esto provoca muchas veces que el
servidor se sobre sobrecargue con procesos y trabajos y puede producir fallas y que los resultados
sean demasiado lentos. Cuando se ejecuta el programa en el servidor el cliente solo recibe el
resultado de la petición y todas las peticiones recaen en el servidor, por eso es que del lado del
cliente no se necesita hacer ninguna instalación.
La seguridad es algo muy importante cuando se habla del software del lado del servidor, porque
los clientes o usurarios que se conectan al servidor solo tiene acceso a lo que necesitan para
trabajar pues esto cuenta con un control de permisos que permite catalogar los usuarios y así
realizarle las asignaciones de permisos.
11.9 COMPUTACION EN LA NUBE
Fuente: http://www.computacionennube.org/computacion-en-nube/
Ilustración 19: Diagrama de cómo funciona la nube
La nube o computación en la nube (Cloud Computing) es la plataforma tecnológica por
excelencia de la década actual y, posiblemente, del futuro de la computación. Cloud Computing
se ha convertido en el término de moda de todos los medios de comunicación a nivel mundial.
Los desarrolladores, organizaciones y empresas analizan el nuevo modelo, sus tecnologías, sus
herramientas y los proveedores, junto a toda la infinidad de aplicaciones en los números campos
donde ahora tienen un gran impacto: tecnológicos, económicos y sociales (Aguilar L. J., 2012).
La nube ha sido algo que ha venido generando un impacto muy fuerte en el mundo empresarial,
sobre todo en las empresas de tecnología o que prestan algún servicio tecnológico, están
tendiendo a migrar a la nube porque les abrirá nuevas fuentes de ingresos, seguridad, y ser más
eficientes.
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La computación en la nube parte desde la tecnología de internet y pensando en la forma de
administrar centros de datos informáticos de forma remota, la computación en la nube permite
que las empresas gestionen sus archivos y utilicen aplicaciones sin necesidad de tenerlas
instaladas en sus medios de computo en las instalaciones de la empresa, es una tecnología que
permite la explotación al máximo de los recursos como los son almacenamiento, memoria,
procesamiento, y ancho de banda.
11.10 NUBE PRIVADA
La infraestructura de esta nube esta operada únicamente por una organización. Puede ser
administrada por la organización o por un tercero y puede existir dentro de la misma (on
premises) o fuera de la misma (off premises) (NIST 2009). La nube privada se caracteriza por
que es propiedad de la empresa que la utiliza y, por consiguiente, está bajo su control, y en
consecuencia decide quién debe tener acceso a la nube. En la práctica significa que el centro de
datos de la nube (normalmente virtualizado) está localizado dentro del perímetro de seguridad
(cortafuegos, firewall) de la empresa (Aguilar L. J., 2012).
La nube privada es un espacio dedicado únicamente para la empresa pues se crea la
infraestructura de, (máquinas, redes, almacenamiento, centros de datos, etc.) pero además la
seguridad no es tan crítica como la seguridad de una nube pública donde se corre el riesgo de que
se acceda a la información indebidamente.
Esta es una herramienta de solución organizacional y privada, generalmente no se encuentra
alojada o ubicada en las instalaciones de la empresa, puede estar fuera de la organización y ahí es
donde se mencionan estos dos términos (on premise) en la organización o (off premise) fuera de
la organización.
11.11 INTRANET
INTRANET es una red interna que sirve para manejar y distribuir, unificadamente, información
que reside en varios servidores, utilizando la misma tecnología que se usa en INTERNET. Es la
prolongación de INTERNET dentro de la empresa, para su uso interno. (Nieto, 2000)
Una de las causas que ha dispuesto a las organizaciones a la implantación de una intranet es que
la cantidad de información disponible se ha expandido de manera desmesurada provocando que
las organizaciones tengan que invertir en equipo para almacenar toda esta información en sus
bases de datos, además que las intranets hacen posible que de una manera fácil y económica la
empresa ponga dicha información frente a la gente que la necesite, sin requerir para ello mucha
capacitación.
La intranet es una herramienta que cada día se utiliza más en las empresas, sirve para compartir
archivos, sistemas operativos o sistemas de información dentro de una organización, utilizando
los mismos protocolos de internet, se encarga de enlazar todos los recursos informáticos de una
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 50
empresa, desde documentos de texto hasta archivos multimedia, bases de datos y sistemas de
gestión documental todo esto utilizando una red privada de internet o VPN.
Ventajas
Aumenta la productividad y eficiencia de las empresas.
Mantener la información disponible.
Mejoramiento de las comunicaciones dentro de la empresa.
Mejoramiento en la gestión de los recursos humanos.
Apoyan operaciones administrativas que ayudan a la reducción de costos.
Es fácil su manejo e implementación.
Desventajas
Riesgos en la seguridad de la información.
Caos y problemas al momento de traslado de un sistema a otro.
Beneficios
Beneficia la empresa pues optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y
dinero en capacitaciones, soporte y apoyo técnico relacionado con el Software y Hardware.
También se puede plantear nuevos procesos de trabajos que son resultados de información y
productos, que trabajen en círculo de un mismo interés de la empresa y no solo los de ellos.
También se benefician el cliente directamente pues se le va tener información más oportuna y
pertinente, pues la información siempre va a estar actualizada y los datos van a ser fiables
pues todo se maneja bajo una misma interfaz.
11.12 INGENIERIA DEL SOFTWARE
La ingeniería del software es un área en la cual se pueden encontrar diferentes métodos y técnicas
que ayudan a desarrollar software de alta calidad, para que este resuelva problemas de toda
índole, el software se ha convertido en el punto clave para la progreso de los sistemas y productos
informáticos. El software se ha convertido en un solucionador de problemas en grandes
proporciones y esto ha debido a que se vuelva una gran industria.
11.12.1 ¿QUÉ ES LA INGENIERÍA DEL SOFTWARE?
Como dice el autor (Pressman, 2005) “La ingeniera del software es una disciplina de la ingeniería
que comprende todos los aspectos de la producción de software desde las etapas iniciales de la
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 51
especificación del sistema, hasta el mantenimiento de este después de que se utiliza”. En esta
definición, existen dos frases claves:
Disciplina de la ingeniería. Los ingenieros hacen que las cosas funcionen. Aplican
teorías, métodos y herramientas donde sean convenientes, pero las utilizan de forma
selectiva y siempre tratando de descubrir soluciones a los problemas, aun cuando no
existan teorías y métodos aplicables para resolverlos. Los ingenieros también saben que
deben trabajar con restricciones financieras y organizacionales, por lo que buscan
soluciones tomando en cuenta estas restricciones.
Todos los aspectos de producción de software. La ingeniería del software no solo
comprende los procesos técnicos del desarrollo de software, sino también con actividades
tales como la gestión de proyectos de software y el desarrollo de herramientas, métodos y
teorías de apoyo a la producción de software.
11.12.2 ¿QUE ES UN PROCESO DE SOFTWARE?
Según (Sommerville, 2005) “Un proceso de software es un conjunto de actividades y resultados
asociados que producen un producto de software. Estas actividades son llevadas a cabo por los
ingenieros de software”. Existen cuatro actividades fundamentales de que son comunes para
todos los procesos de software. Estas actividades son:
Especificación del software donde los clientes e ingenieros definen el software a
producir y las restricciones sobre su operación.
Desarrollo del software donde le software se diseña y se programa.
Validación del software donde el software se válida para asegurar que es lo que
cliente requiere.
Evolución del software donde el software se modifica para adaptarlo a los
cambios requeridos por el cliente y el mercado.
11.13 ¿METODOLOGIA DE SOFTWARE?
Para desarrollar un proyecto de software es necesario establecer un enfoque disciplinado y
sistemático. Las metodologías de desarrollo influyen directamente en el proceso de construcción
y se elaboran a partir del marco definido por uno o más ciclos de vida (Piattini, 1996)
Según (Piattini, 1996), no hay un consenso entre los autores sobre el concepto de metodología, y
por lo tanto no existe una definición universalmente aceptada. Sí hay un acuerdo en considerar a
la metodología como
“un conjunto de pasos y procedimientos que deben seguirse para el desarrollo del software”
Las metodologías se basan en una combinación de los modelos de procesos genéricos (cascada,
evolutivo incremental, espiral), además de esto una metodología debe definir con precisión los
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 52
artefactos, roles y actividades junto con las prácticas y técnicas recomendadas para desarrollar y
llevar a cabo el proyecto con el cual se está trabajando.
Fuente: http://informaticaadsi.blogspot.com/2010/03/informatica-adsi.html
Ilustración 20: Modelo para gestión y desarrollo de software
METRICA
Métrica es una metodología que es implementada en las organizaciones para sistematizar
actividades que respaldan todo el ciclo de vida del software, y también ayudan alcanzar objetivos
y adquirir software que ayuden a la satisfacción de la organización. Pero para esto toca tener en
cuenta todos los términos de calidad, costos y plazos.
Métrica esta principalmente enfocado a dos tipos de desarrollos y es el estructurado y el orientado
a objetos, métrica también cuenta con unos métodos primordiales como los son:
Planificación
Desarrollo
Mantenimiento de sistemas de información
En la planificación se tiene en cuenta todo el levantamiento y el análisis de los requisitos y
arquitectura y estos a su vez compuestos por unos modelos de información, modelos de sistemas
de información y arquitectura tecnológica. En la parte de desarrollo lo que se busca es mirar la
viabilidad del proyecto, el determinado análisis y diseño la construcción e implantación y
finalmente su aceptación.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 53
En el análisis se encarga de determinar que requerimientos son funcionales o no funcionales se
identifican los subsistemas se elabora el plan de pruebas, en la parte de diseño se obtiene la
arquitectura del sistema y el entorno en el cual va hacer utilizado, y por último se pasa a la
entrega y a la parte de la aceptación del sistema en su totalidad.
La función principal de un mantenimiento en el software es obtener una nueva versión del
sistema de información desarrollado con métrica, y esto empieza desde las solicitudes de
mantenimiento de los usuarios, y esto ayuda a determinar si son mantenimientos correctivos o
evolutivos del sistema de información
RUP (RATIONAL UNIFIED PROCESS)
Es una metodología cuyo resultado es entregar un producto de software. Se realiza una
distribución de todos los procesos y también se aprovecha para realizar una medición de la
eficiencia en la organización, está basado en el lenguaje unificado UML, compone la
metodología modelo más manejada para el análisis, implementación y documentación de
sistemas orientados a objetos.
El RUP es un conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada
organización. Describe cómo aplicar enfoques para el desarrollo del software, llevando a cabo
unos pasos para su realización. Se centra en la producción y mantenimiento de modelos del
sistema10
Características
Forma disciplinada de asignar tareas y responsabilidades (quién hace qué, cuándo y
cómo)
Pretende implementar las mejores prácticas en Ingeniería de Software
Desarrollo iterativo
Administración de requisitos
Uso de arquitectura basada en componentes
Control de cambios
Modelado visual del software
Verificación de la calidad del software
10
Tomado de la página web procesos de software.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 54
SCRUM
Metodología que agrupa un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente en
equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto, basándose en equipos autos
gestionados.
Scrum es una metodología ágil de desarrollo, aunque surgió como modelo para el desarrollo de
productos tecnológicos, también se emplea en entornos que trabajan con requisitos inestables y
que requieren rapidez y flexibilidad; situaciones frecuentes en el desarrollo de determinados
sistemas de software.
Asimismo Scrum es un framework o conjunto de herramientas, para la gestión y desarrollo de
software basada en un proceso iterativo e incremental utilizado comúnmente en entornos basados
en el desarrollo ágil de software.
Características
Es un modelo de desarrollo de carácter adaptable más que predictivo
Orientado a las personas más que a los procesos
Emplea la estructura de desarrollo ágil: incremental basada en iteraciones y revisiones
Scrum es una metodología de desarrollo muy simple, que requiere trabajo duro porque no se basa
en el seguimiento de un plan, sino en la adaptación continua a las circunstancias de la evolución
del proyecto. Scrum es una metodología ágil, y como tal no requiere mucho proceso.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 55
11.14 CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE
La producción de software es algo más que la programación; hay etapas que la preceden y otras
que la siguen. El ciclo de vida del software está constituido por el conjunto de todas estas etapas.
Los métodos y técnicas de la ingeniería del software se inscriben dentro del marco delimitado por
el ciclo de vida del software, y más concretamente, por las diferentes etapas que se distinguen
(Falgueras, 2003)
Fuente: libro de ingeniería del software un enfoque práctico (Roger Pressman).
Ilustración 21: Diagrama del ciclo de vida del software
11.15 MODELOS DE CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE
Cascada: el modelo de cascada original se desarrolló entre las décadas de los sesenta y
setenta, y se define como una secuencia de actividades, donde la estrategia principal es
seguir un progreso del desarrollo de software hacia puntos de revisión bien definidos
mediante entregas calendarizadas (Weitzenfeld, 2005)
Espiral: el modelo en espiral desarrollado durante la década de los ochenta, es una
extensión del modelo en cascada. A diferencia del modelo en cascada, que es dirigido por
documentos, el modelo en espiral se basa en una estrategia para reducir el riesgo del
proyecto en áreas de incertidumbre, como requerimientos iniciales incompletos e
inestables.
El modelo enfatiza ciclos de trabajo, cada uno de los cuales estudia el riesgo antes de
proceder al siguiente ciclo. Cada ciclo comienza con la identificación de los objetivos,
soluciones alternativas, restricciones asociadas con cada alternativa y, finalmente, se
produce a su evaluación (Weitzenfeld, 2005).
1/6 Codificación
1/4 Pruebas
Componentes
1/4 Pruebas Sistema
1/3 Planeación
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 56
Desarrollo evolutivo : el desarrollo evolutivo se basa en la idea de desarrollar una
implementación inicial, exponiéndola a los comentarios del usuario y refinándola a
través de las diferentes versiones hasta que se desarrolla un sistema adecuado
(Sommerville, 2005)
Interactivo incremental la idea principal detrás del mejoramiento iterativo es
desarrollar un sistema de programas de manera incremental, permitiéndole al
desarrollador sacar ventaja de lo que se ha aprendido a lo largo del desarrollo anterior,
incrementando, versiones entregables del sistema. El aprendizaje viene de dos vertientes:
el desarrollo del sistema, y su uso (mientras sea posible). Los pasos claves en el proceso
son comenzar con una implementación simple de los requerimientos del sistema, e
iterativamente mejorar la secuencia evolutiva de versiones hasta que el sistema completo
esté implementado. En cada iteración, se realizan cambios en el diseño y se agregan
nuevas funcionalidades y capacidades al sistema.
11.16 ANALISIS Y DISEÑO
Es una metodología de ingeniería del software orientada a objetos y basada en UML, definida y
presentada por Alfredo Weitzenfeld quien es doctor en ciencia de la computación y maestro de
ingeniería de computación, en la Universidad del sur de California, en su libro Ingeniería de
software Orientada a Objetos con UML, Java e Internet, 5ta Edición.
Lenguaje de Modelamiento unificado UML
UML se trata de un lenguaje gráfico para construir, visualizar, documentar y especificar un
sistema de software con una serie de diagramas para modelar la distribución de sistemas, los
cuales se describen a continuación y se desarrollan de acuerdo la ingeniería de software planteada
por Alfredo Weintzenfeld en su libro “Ingeniería de Software orientada a objetos con UML,
JAVA e internet” (Weitzenfeld, 2005).
Es un leguaje de modelado que sirve para la especificación de procesos y métodos, de igual
forma se utiliza para definir sistemas, para obtener los factores de intervención en ese sistema e ir
documentándolos y construyendo, además de esto es la forma en la cual esta descrito el modelo
y se puede aplicar en gran variedad de formas para dar soporte al desarrollo de software
utilizando un metodología en específico.
Etapas a seguir en el desarrollo de sistemas con UML
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 57
El desarrollo de sistemas con UML siguiendo el proceso unificado incluye actividades
específicas y directas, cada una de estas actividades tiene unas acciones secundarias las cuales
sirven como una guía de desarrollo de las actividades planeadas y secuenciadas con el fin de
lograr un sistemas exitoso; consecuentemente el desarrollo de cada sistema puede variar en la
persona que lo desarrolle, pues se tienen diferentes lógicas y tiene diferentes formas de solucionar
los problemas, así como los proyectos son diferentes al igual que sus metas por cumplir.
Herramientas del modelado UML
● Diagramas de caso de uso
● Diagramas de clases
● Diagrama de secuencias
● Diagrama de colaboraciones
● Diagrama de subsistemas
● Diagrama de componentes con tarjetas CRC
11.17 DESARROLLO
❖ Requisitos
Los requisitos tienen como objetivo poner un límite al el sistema y proporcionar las
funcionalidades que ofrecerá dicho sistema desde los diferentes puntos de vista o roles que se
deseen manejar. (Pressman, 2005) Este modelo es algo fundamental en cualquier desarrollo pues
es cuando se hace el contrato entre el desarrollador y el cliente, o usuario del sistema, por lo que
debería proyectar lo que el cliente desea según la percepción de desarrollador. Por ello, es
esencial que para las dos partes quede claro ya que si hay confusiones los clientes pueden no
quedar satisfechos con el producto final.
Los modelos de requisitos son los primeros en desarrollarse y principalmente se comienzan con
un análisis de la estructura de la empresa y de las peticiones del cliente, y es de donde se tiene
que partir para empezar en el desarrollo de software, pues resulta más fácil realizar cualquier
cambio a este nivel del proceso que a una etapa más avanzada del proyecto y con menores
consecuencias, además los costos de pérdidas en este nivel pueden ser menores.
El modelo de requisitos que se desarrollara se base en la metodología Objectory (Jacobson et al.
1992), que tiene su fundamento en el modelo de casos de uso. Actualmente esta metodología es
parte del Proceso unificado racional (RUP) [RationalUnified Process].
❖ Codificación
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 58
En la etapa siguiente cuando ya el análisis está aprobado por el cliente y los requisitos del sistema
se tienen claros de parte de la empresa que va a realizar el desarrollo, se procede a la generación
de código final, donde se dejaran claras todas las funcionalidades que puede hacer el sistema
atreves de un lenguaje de programación.
Existen diversos tipos de lenguajes de programación, pero el uso de un lenguaje que sea
orientado a objetos facilita la programación y la implementación de un diseño orientado a
objetos. Para mayor confiabilidad y seguimiento, es deseable siempre tener una buena y fácil
correspondencia entre objetos y modelo de diseño y objetos del lenguaje de programación.
❖ Pruebas
Para este punto se debe tener en cuenta que las pruebas son un punto muy independiente de la
metodología que se haya utilizado.
Existen diferentes tipos de pruebas que se pueden aplicar durante las diferentes actividades del
proceso de desarrollo, las cuales requieren de tiempo y presupuesto adicionales, que pueden
llegar a significar un alto porcentaje del costo total. Por tal motivo, el modelo de pruebas debe ser
planificado con anticipación y de manera integral junto con el desarrollo del sistema. Es un error
pensar que las son la última actividad del desarrollo, ya que no se puede lograr software de alta
calidad solo mediante pruebas finales y depuraciones.
Implementación
Para esta fase se requiere de tener seleccionadas las herramientas adecuadas que faciliten nuestro
trabajo, entorno de desarrollo adecuado y lenguaje de programación apropiado para el sistemas
que se vaya a desarrollar, muchas de estas características y de decisiones se toman dependiendo
de la etapa de diseño pues dependiendo del prototipo que se desea montar se debes escoger
nuestro entorno y en el que el sistema debe de funcionar.
La implementación es una de las etapas más importantes en el proceso del ciclo de vida del
software pues es aquí donde se le da una solución al problema, realizando todo el desarrollo,
mediante una herramienta computacional determinada.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 59
Documentación
A través de todas las etapas que se van realizando van saliendo documentos de apoyo al sistema
que sirven para la guía, teniendo en cuenta que el sistema va a tener diferentes usuarios toca
realizar diferentes manuales pues se tiene que tener en cuenta que hay personas más técnicas que
otras y unos tendrán acceso a partes importantes del sistema, entonces siempre se tiene que tener
en cuenta el usuario final ya que es este quien va a empezar a utilizar el software y es a quien le
van a resultar dudas y preguntas.
A continuación menciono algunos de los manuales que se crearían
● Manual del Usuario
● Manual del Operador
● Manual del Administrador
❖ Mantenimiento
El mantenimiento de un sistema es la continuación del ciclo de la vida, pues después de que se
entrega una primera versión siempre saldrán a relucir algunas fallas en el sistema. Pero el
objetivo involucra resolver problemas, pero también hay que tener en cuenta las nuevas
extensiones el sistema de acuerdo a nuevos requerimientos y necesidades de la empresa, de cierta
manera lo que busca el mantenimiento es seguir con el ciclo de vida del software y además
comienza un nuevo ciclo de actividades de desarrollo teniendo en cuenta que ya hay un sistemas
existente y termina siendo una de las partes más importantes de cualquier desarrollo, pues de
cualquier implementación de software siempre surgen dudas y anomalías y estos se convierten en
otros proyectos.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 60
12. ESTIMACIÓN PRESUPUESTAL
La estimación presupuestal para este proyecto se realizó utilizando la técnica de puntos de
función, la cual es una métrica que ayuda a cualificar la funcionalidad de un sistema de software
tal como la percibe el usuario o comprador final, de igual forma también permite la medición del
tamaño del sistema a partir de los requisitos levantados inicialmente.
La simulación de la estimación se realizó en el aplicativo web, COCOMO el cual es una
herramienta de estimación para proyectos de software, permite jugar con las variables de
estimación si son puntos de función o líneas de código, además de esto también permite trabajar
diferentes variables dependiendo del conocimiento del personal del proyecto, los requerimientos
y uso de plataformas, también determinando un salario promedio se determina el valor final del
proyecto y la cantidad de tiempo y personas requeridas para dicho desarrollo.
Ilustración 22: Estimación Presupuestal
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 61
Definiendo que los requisitos del sistema son 17 en los cuales se encuentra 7 fáciles y 10 de
rango medio en cuanto nivel de complejidad, y que para la solución de estos se requiere la
creación de 21 interfaces, se definió las variables con respecto a los conductores de costos del
sistema las cuales definen el costo promedio del proyecto. También se debe definir el salario
promedio que se ganaran las personas que trabajaran en el proyecto como lo son, el analista, el
desarrollador, la persona de pruebas, el jefe del proyecto, teniendo en cuenta un salario de USD
500 dólares americanos o
$ 1.000.000 de pesos colombianos aproximadamente como pago a las personas del proyecto
Ilustración 23: Datos de la estimacion
Se definió que la estimación se va a realizar por puntos de función debido a que la interacción
con la plataforma fue netamente de objetos y basada en requerimientos.
Ilustración 24: Resultados de la estimacion
Como se puede observar en la ilustración de la estimación COCOMO, una vez ingresado las
diferentes variables solicitadas, y después de arrojar el cálculo COCOMO informa lo siguiente:
Se requieren 60 personas para llevar a cabo el proyecto como lo son: Analista(s),
Desarrollador(es), (Diseñador(es), entre otros.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 62
EL proyecto con esta cantidad de personas tendría una duración aproximada de 6 meses.
Finalmente arroja un costo total de USD 30.219.dolares americanos o $ 60.438.300 de
pesos colombianos.
En esta tabla se puede observar la distribución del proyecto y cuál es el número de
personas que van a ser utilizadas en cada una de las etapas durante los seis meses.
Ilustración 25: Variables de la estimación
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Tabla 1: Costos Anexos del Presupuesto
Costos Anexos
Actividad Descripción Insumos Cantidad Valor
Análisis
Diagnóstico de la Organización
Papelería
Impresiones
Fotocopias
Internet
Trasporte
Alimentación
10 $ 600.000
Diagnóstico de los Modelos Estadísticos
y Documentales
Reuniones Generales con el Grupo de
Administrativos
Levantamiento de Requerimientos
Aprobación de los requerimientos
Desarrollo Desarrollo de la Aplicación
Recursos de
Maquina
Computador
Lenovo - 1T,
4GB RAM,
Procesador Intel
i5.
1 $ 1.500.000
Pruebas Pruebas del Sistema Capacitaciones 5 $ 500.000
Total $2.600.000
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13. ENFOQUE METODOLÓGICO
La metodología a seguir para el desarrollo de este Proyecto, será DRA (Desarrollo Rápido de
Aplicaciones) la cual cuenta con unas fases de desarrollo que poniendo en práctica con un
modelo de ciclo de vida se podrán obtener buenos resultados y presumir de calidad en el producto
final.
Esta metodología se utilizó por el carácter del trabajo de grado enfocado a los procesos de la
biblioteca y a la mejora de los modelos de gestión que maneja. Basados en la metodología y en
modelo de ciclo de vida se podrán realizar entregas periódicas para revisar el avance del proyecto
y ayudará a llevar una implementación y adaptación de alta velocidad, ayudando a un desarrollo
rápido y óptimo teniendo en cuenta cada uno de los requisitos ya analizados.
DRA (Desarrollo Rápido de Aplicaciones)
El modelo DRA es una adaptación a «alta velocidad» del modelo lineal secuencial en el que se
logra el desarrollo rápido utilizando una construcción basada en componentes. Si se comprenden
bien los requisitos y se limita el ámbito del proyecto, el proceso DRA permite al equipo de
desarrollo crear un «sistema completamente funcional » dentro de períodos cortos de tiempo (por
ejemplo: de 60 a 90 días).
FASES
Cuando se utiliza principalmente para aplicaciones de sistemas de información, el enfoque DRA
comprende las siguientes fases:
Modelado de Gestión
El flujo de información entre las funciones de gestión se modela de forma que responda a las
siguientes preguntas: ¿Qué información conduce el proceso de gestión? ¿Qué información se
genera? ¿Quién la genera? ¿A dónde va la información? ¿Quién la procesa?
Modelado de Datos
El flujo de información definido como parte de la fase de modelado de gestión se refina como un
conjunto de objetos de datos necesarios para apoyar la empresa. Se definen las características
(llamadas atributos) de cada uno de los objetos y las relaciones entre estos objetos.
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Modelado del Proceso
Los objetos de datos definidos en la fase de modelado de datos quedan transformados para lograr
el flujo de información necesario para implementar una función de gestión. Las descripciones del
proceso se crean para añadir, modificar, suprimir, o recuperar un objeto de datos.
Generación de aplicaciones
El DRA asume la utilización de técnicas de cuarta generación. En lugar de crear software con
lenguajes de programación de tercera generación, el proceso DRA trabaja para volver a utilizar
componentes de programas ya existentes (cuando es posible) o a crear componentes reutilizables
(cuando sea necesario). En todos los casos se utilizan herramientas para facilitar la construcción
del software
Pruebas y entrega
Como el proceso DRA enfatiza la reutilización, ya se han comprobado muchos de los
componentes de los programas. Esto reduce tiempo de pruebas. Sin embargo, se deben probar
todos los componentes nuevos y se deben ejercitar todas las interfaces a fondo.
Es de tener en cuenta que esta metodología se basa en la rapidez y es utilizada cuando se
necesitan desarrollos rápidos y efectivos, cuenta con una características especiales que la hacen
una metodología ágil, a la hora de realizar el análisis se tiene que tener cuenta que se debe de
realizar con los usuarios que más conozcan de los procesos de la biblioteca y son quienes
determinan la principales funciones del sistema de información.
Para esto se deben de plantear preguntas estructuradas para realizar entrevista a los usuarios y
poder tener una discusión estructurada y enfocar muy bien las preguntas a los temas de interés y
poder pensar en los problemas que necesitan una pronta solución.
Se debe de tener en cuenta los bajos costos de esta metodología, debido a que no es necesario
formar grandes grupos para el desarrollo del proyecto y la utilización de herramientas que ayudan
a la agilidad del proyecto y a que el producto final sea un producto de calidad.
Es importante tener en cuenta que cuando se desea implementar esta metodología se debe contar
con mucho compromiso de las dos partes tanto como del cliente y el equipo que va desarrollar el
proyecto.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 66
14. MODELO TEORICO
Diagnostico Modelo Estadístico de la Biblioteca
Balance General
La Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos, es el principal eje que ayuda a la Universidad
Católica de Pereira, para el fomento de la investigación y la consulta de material de alta calidad,
y debido a esto la biblioteca debe de llevar un cierto número de estadísticas que ayuden al soporte
ante las altas directivas de la universidad a la hora de gestionar nuevos recursos y la compra de
nuevo material bibliográfico, aparte de esto las estadísticas en la Biblioteca son tan importantes y
de tan vital importancia mantenerlas actualizadas pues son estas ellas las que ayudan a la hora
dela visita de expertos externos a la universidad como los pares académicos, quienes se basan en
las estadísticas de la Biblioteca para la aprobación de Nuevos programas y Re acreditación de los
ya existentes.
Una Mirada Mas Especifica
Las estadísticas de las Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos se guían principalmente por
dos documentos o dos informes que se realizan, buscando en estos la centralización de las
estadísticas, estos documentos son LA AUDITORIA DOCUMENTAL Y ESTADARES DE
BIBLIOTECA, en estos documentos siempre se encuentran las estadísticas de la biblioteca
tabuladas y organizadas debido al factor que se desee consultar, las estadísticas que allí se
concentran son:
Adquisición anual de libros en calidad de compra (títulos y volúmenes)
Adquisición anual de libros en calidad de compra, canje y/o donación
Adquisición de bases de datos
Publicaciones seriadas adquiridas en calidad de suscripción y/o compra
Consulta en salas
Registro de ingreso de usuarios a la biblioteca
Número de consultas por programa
Préstamo a domicilio de material bibliográfico
Préstamos a domicilio de material bibliográfico estudiantes por programa
Estadísticas de préstamos a domicilio de material bibliográfico docentes por
programa
Estadísticas de préstamos a domicilio de material bibliográfico graduados por
programa
Consulta base de datos
Base de datos bibliotechnia
Nota: estas solo son algunas de las estadísticas más importantes de la biblioteca
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La generación y tabulación de la información a la hora de construir un informe estadístico para la
actualización mensual del documento que soporta estos datos, se vuelve muy tedioso debido a
que no cuenta con un sistema de información que centralice todas estas referencias y ayuden a su
organización para la generación de informes.
Debido a que no se cuenta con un sistema de información que se encargue de ayudar a esta labor
la biblioteca, ha venido desarrollando algunos aplicativos y se apoya de herramientas gratuitas
que ayuden a agilizar estos procesos.
Se encuentra que las personas encargadas de realizar los informes se apoyaban de diferentes
herramientas como los son:
Google Drive
Imagen de Alguna tabla en Drive
Excel
Documento en Excel
SIABUC (Sistema de Información de Bibliotecas)
Formatos en Físico
El trascribir la información de un lado a otro ha llevado a que los procesos tomen más tiempo de
lo normal y que a veces los informes no sean entregados en las fechas propuestas y generando
incumplimiento y malestares entre las personas encargadas de realizar el informe estadístico y
revisar el informe.
Teniendo en cuenta lo anterior se decide realizar la evaluación de los diferentes formatos y
revisar el funcionamiento para generar unas mejores prácticas y hacer que estos procesos se
realicen de una forma más rápida y que no se pierda tiempo en la generación de éstos.
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Diagnóstico Modelo de Gestión Documental de la Biblioteca
La Biblioteca desde sus inicios la única herramienta en la que se podía apoyar para llevar una
gestión de la documentación es un servidor, donde lo que se hizo fue la creación de las diferentes
carpetas y subcarpetas de las clases de documentos que trabaja la Biblioteca, se compartieron en
cada equipo y así cada persona administrativa de la biblioteca pudo acceder a los archivos
necesarios para la gestión de la biblioteca, trayendo esto problemas técnicos debido a que se
crearon varias copias de documentos, se borraron archivos importantes, y nunca se le realizaba
copia de seguridad y esto causo que el no conocimiento de un método de gestión documental por
parte del equipo administrativo de la biblioteca, diera a la creación de carpetas con la misma
información en varios puntos de archivo de la biblioteca y así también llegaron problemas de
confusión y de borrado de archivos importantes
Ilustración 26: Forma de almacenamiento de la información en la Biblioteca
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 69
Debido a que la biblioteca no cuenta por el momento con ningún método de gestión documental,
que los archivos no tienen ningún tratamiento para tener una mejor organización y que gracias a
este proyecto se están dando los primeros pasos en el tema de Gestión documental.
Respecto al tema gestión documental se encuentra un poco atrasada, debido a que no cuenta con
unas normas técnicas, reglas o buenas prácticas para el almacenamiento de archivos. Debido a
esto no existen flujos de documentos establecidos, ni ciclos de vida documentales, a pesar de que
es una organización que genera y maneja flujos manuales de documentos todavía no se ha
involucrado buenas prácticas para el manejo de la documentación.
Debido a esto se puede establecer que la mayoría de la información de la biblioteca no se
encuentra estructurada y por el contrario desorganizada, pero las personas administrativas de la
Biblioteca ya se encuentran trabajando en el tema de Gestión Documental, debido a que ya
construyeron un documento muy importante para la gestión de documentos que va apoyar la
estructuración de los archivos, se cuenta con un documento llamado Series Documentales en el
cual se encuentran las diferentes Bibliotecas de archivos que tiene la organización. En este
documento también se puede encontrar las series y las sub series de los documentos.
14.1 MODELADO DE GESTION
Modelado de Gestión Estadística
Tabla 2: Modelo de Gestión estadística de la Biblioteca
MODELO DE GESTIÓN
Proceso: GESTIÓN ESTADÍSTICA
Información Conduce Proceso Información que se genera Quién genera Quién Procesa
Solicitud de Bibliografía Programas que solicitan, número de solicitudes
por semestre, efectividad de compra de material solicitado
Estudiantes, docentes, administrativos y
directivos Procesos Técnicos de Biblioteca
Auditoría Documental Recopilación con la información resultante de las
estadísticas de Biblioteca Personal administrativo
de Biblioteca Coordinadora Hemeroteca
Adquisiciones
Por Programas Años (comienza desde el 2008) Títulos y volúmenes adquiridos
El valor de estos por año Total por año de las adquisiciones en valor
monetario Total de las adquisiciones de los últimos 6 años Total por año de títulos y volúmenes y el valor
monetario
Procesos Técnicos de Biblioteca
Procesos Técnicos de Biblioteca
Capacidad Instalada Visitas a bibliotecas por salas, meses, año,
programa y departamento. Visitantes Biblioteca Monitores Administrativos
Consulta Interna
Total consulta de libros durante el período académico., Total préstamos por semestre,
Promedio de consultas por textos y semestre, consulta por población estudiantil, consultas por
programa y departamento.
Visitantes Biblioteca Coordinadora de servicios al público
Préstamo Equipo Multimedia Estadísticas de préstamos multimedia por materia,
programa y equipo solicitados.
Estudiantes, docentes, administrativos y
directivos Coordinadora de servicios al público
Modelado de Gestión Documental
Tabla 3: Modelo de Gestión Documental de la Biblioteca
MODELO DE GESTIÓN
Proceso: GESTION DOCUMENTAL
Información Conduce Proceso Información que se genera Quién genera Quién Procesa
Acreditación
Factor
Perso
nal ad
min
istrativo d
e Bib
lioteca
Perso
nal ad
min
istrativo d
e Bib
lioteca
Característica
Indicador
Actas
Actas arqueo de caja
Actas de biblioteca
Actas comité central de investigación
Actas semillitas
Actas comité básico
Actas comité curricular
Actas comité de admisiones
Actas comité de archivo
Actas comité de bienestar social laboral
Actas comité de calidad
Actas comité de control interno
Actas comité de posgrados
Actas comité pedagógico y curricular
Actas comité rectoral
Actas consejo académico
Actas consejo de facultad
Actas consejo superior
Actas de ceremonia de grado
Actas de comité institucional de matrículas financieras
Actas de inventarios
Actas de posesión
Actas reuniones interinstitucionales
Actas traslado de bienes
Comité de acreditación
Comité de capacitación
Comité de escalafón docente
Comité de ética
Copaso
Desarrollo humano
Junta directiva rredsi
Mesa de investigación de Risaralda
Proceso disciplinario
Publicaciones
Red universitaria de Risaralda
Semilleros de investigación
Técnico de ondas
Vicerrectoría proyecto de vida
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 72
Acuerdos
Acuerdos de consejo superior
Perso
nal ad
min
istrativo d
e B
iblio
teca
Perso
nal ad
min
istrativo d
e
Bib
lioteca
Acuerdos de consejo académico
Acuerdos consejo de facultad
Boletín
Boletín centro de investigaciones
Boletín de adquisiciones bibliográficas
Boletín estadístico ucp
Boletines de caja y bancos
Boletines diarios de tesorería
Informativo
Publicaciones
Certificados
Certificaciones académicas
Certificaciones de contador
Certificaciones existencias de bienes
Certificaciones laborales
Certificados de ingresos y retenciones
Certificados fiscales
Comprobantes Comprobantes de ingreso
Comprobantes de egreso
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 73
Convocatoria
Convocatoria de eventos de investigación
Perso
nal ad
min
istrativo d
e Bib
lioteca
Perso
nal ad
min
istrativo d
e Bib
lioteca
Convocatorias a concursos
Convocatorias a eventos administrativos
Convocatorias a eventos educativos
Formatos Especiales
Actas
Análisis de solicitud de certificación
Autorización salida de equipos
Autorizaciones de permanencia
Bajas de inventario
Carta
Evaluaciones docentes
Guías de mensajería interna
Libro de diario
Libro mayor y balances
Liquidaciones de matrículas
Lista de asistencia
Notas débito
Órdenes de compra software
Ordenes de monitoria
Órdenes de pago
Pedidos de almacén
Recibo de caja
Salidas
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 74
Gremios Andi
Perso
nal ad
min
istrativo d
e Bib
lioteca
Perso
nal ad
min
istrativo d
e Bib
lioteca
Fenalco
Grupos De Investigación Líneas de investigación
Historias
Historial de asociados (fondo de empleados)
Historias académicas-pregrado
Historias académicas-posgrado
Historias académicas-graduados
Historias académicas-no matriculados
Historias de acompañamiento académico
Historias clínicas
Historias de equipos de audiovisuales
Historias de equipos de cómputo
Historias laborales
Informes
De asistente administrativo
De autoevaluación
De dirección
Información encuesta socioeconómica
Información proyectos de inversión
Informe administración de salas de cómputo
Informe conciliaciones bancarias
Informe de evaluación docente
Informe diagnostico organizacional
Informe servicios de capacitación
Informe servicios de soporte técnico
Informes a entes de control
Informes contables
Informes contables mensuales
Informes de actividades
Informes de asignación de monitores
Informes de auditoria
Informes de balance social
Informes de carga académica
Informes de evaluación de investigación
Informes de gestión
Informes de los estados financieros
Informes de novedades en servicios
Informes de prestación de servicios
Informes de sistema de información banco de proyectos
Informes de soporte informático
Informes de vigilancia
Informes de visitas
Informes estadísticos
Informes externos
Informes presupuestales
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 75
Informes publicación de resultados
Informes técnicos
Notas de contador
Notificaciones de siniestros por perdida o daño de elementos
Relación de adquisiciones
Relación movimientos bancarios
Reportes administrativos sala de computo
Reportes caja menor
Reportes de nómina
Reportes de notas
Solicitudes informes das
Instrumentos De Control
Bitácoras vigilantes
Perso
nal ad
min
istrativo d
e Bib
lioteca
Perso
nal ad
min
istrativo d
e Bib
lioteca
Consecutivo de actas de grado
Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas
Consecutivo de notas crédito
Consecutivo de notas débito
Consecutivo de facturas
Consecutivo de informes de recepción
Consecutivo de órdenes de compra
Consecutivo de órdenes de servicio
Listados de nómina
Listados de asistencia a capacitaciones
Política de asignación de recursos
Registro de certificados de educación no formal
Registro de comunicaciones oficiales
Registro de contratos
Registro de convenios
Registro de títulos académicos
Títulos de propiedad (escrituras)
Inventarios
Inventario general de bienes
Inventarios documentales
Inventario físico y digital
Movimiento de inventario
Reporte individual de inventarios
Libros Contables
Libro auxiliar mensual
Libro caja diario
Libro mayor y balance
Libros auxiliares
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 76
Manuales
Manuales archivísticos
Manuales de calidad
Manuales de funciones
Manuales de inducción
Manuales de procedimientos
Memorias Eventos Memorias congreso de estudiantes
Memorias encuentro de investigadores
Memoria Institucional
Fotografías
Plegables informativos
Gacetas
Boletines de prensa
Planes
Plan de capacitación
Plan de curso
Plan de desarrollo institucional
Plan estratégico de desarrollo
Planes de acción
Planes de mejoramiento
Política de asignación de recursos
Presupuesto
Presupuesto anual
Presupuesto capacitación docente
Presupuesto de proyectos institucionales
Relación presupuesto de investigación
Soportes de ejecución presupuesto facultad
REQUERIMIENTOS
Los requerimientos son la parte fundamental de todo proyecto ya que allí quedan consignadas todas las funcionalidades que deben
llevar el producto final o software entregable. Estos requerimientos generalmente son tomados iniciando el proyecto donde se realiza
un estudio del problema de la organización.
Hay diferentes opciones para realizar el levantamiento de requerimientos, en el caso de este proyecto se realizó la visita a las diferentes
áreas de la Biblioteca, donde trabaja el personal de planta y se tuvo una reunión con el equipo de trabajo de cada área y allí se
realizaron preguntas relacionadas con los modelos de gestión estadística y documental. Los requerimientos se tomaron de forma oral a
través de una entrevista y observaciones de los diferentes procesos de cada área de la biblioteca.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 78
Tabla 4: formato de levantamiento de requerimientos
FORMATO DE LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS
UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA - BIBLIOTECA CARDENAL DARIO CASTRILLON HOYOS
ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS ESTADÍSTICOS Y DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA BIBLIOTECA CARDENAL DARÍO CASTRILLÓN HOYOS AL PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL (INTRANET)
INTRANET BIBLIOTECA
DATOS DEL REQUERIMIENTO
Nombre del Requerimiento
Permitir Trazabilidad
Identificador REO 01 Responsable SEBASTIAN JARAMILLO
Versión 01 Metodología a Utilizar RAD (Desarrollo Rápido de Aplicaciones)
REQUERIMIENTO
Fecha del levantamiento
Día 10 Mes 10 Año 201
4 Medio por el cual se recibió
el requerimiento Oral X Tel
Correo
Otro
Tipo de requerimiento
Funcional x No
Funcional Se relaciona con otro sistema Si
No X
Prioridad Según el Cliente
Alta X Media
Baja
Prioridad según el desarrollador
A
M x B
Ponderación 30%
Estado Recibi
do X Apro.. x Rech..
Descripción del requerimiento
El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de Biblioteca en cuento a fechas y horas de creación y modificación.
Existen Riesgos
Si
Si existen describa cuales son Fecha Inicio
Fecha Fin
No x Responsable Empresa Judith Gómez Gómez
CODIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
Los requerimientos se codifican y se identifican de la siguiente manera.
REO: Requerimientos por parte de la Organización (Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos)
REI: Requerimientos importantes por parte del Ingeniero desarrollador del proyecto.
Tabla 5: Codificación de los requerimientos de la organización
REO: REQUERIMIENTOS ENTREGADOS POR LA ORGANIZACIÓN
REO-01 El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de Biblioteca
en cuento a fechas y horas de creación y modificación.
REO-02 Todos los formatos desarrollados en la INTRANET deben de llevar los colores institucionales
REO-03
En el sistema deben estar creados los formularios que manejan en físico en Biblioteca como: Evaluación de Textos, Solicitud de bibliografía, Evaluación servicio al usuario,
Evaluación de monitores, Reporte de sala multimedia, Reporte Anomalías Infraestructura, Capacidad Instalada, Consulta Interna, Préstamo Equipos Multimedia, Registro
Comunidades Vecinas, Analíticas de Revistas.
REO-04 El sitio de la Biblioteca en INTRANET debe contener un Menú que ayude a su navegación
en la plataforma
REO-05 El sistema debe contener a nivel de listas, vistas que permitan ordenar los datos más
relevantes para las áreas de la Biblioteca.
REO-06 El sistema debe contener un formato para llevar un mejor control de las adquisiciones de
libros electrónicos y material especial que compra la Biblioteca
REO-07 Se requiere la construcción de un formato para llevar el control del material procesado por
los monitores de la Biblioteca
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 80
REO-08 Creación de formato para el registro de las Donaciones, Canjes y Despacho de Revistas
Institucionales
REO-09 Implementación de un flujo de trabajo para el cumplimiento a la hora de entregar los
informes de cada área
REO-10 Se requiere la creación de un formato llevar el control de las suscripciones
REO-11 Se requiere la creación de un formato para llevar el control de las publicaciones
institucionales.
REO-12 El sistema debe de llevar gestión documental en términos de: carga, consulta,
modificación, eliminación y control de versiones de los documentos.
Tabla 6: Codificación de los requerimientos por parte del ingeniero desarrollador
REI: REQUERIMIENTOS IMPORTANTES POR PARTE DEL INGENIERO DESARROLLADOR DEL PROYECTO.
REI-01 El sistema debe de permitir la creación de usuarios para la autenticación en la plataforma
REI-02 El sistema debe de permitir la gestión permisos de usuarios
REI-03 Los formatos solo podrán ser diligenciados por personal de la Biblioteca
REI-04 Cada usuario podrá descargar y manipular la información dependiendo de los permisos
asignados.
REI-05 Toda la información que allí se registre debe de tener un respaldo de seguridad para su protección
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 81
PONDERACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
En la siguiente tabla se encuentra los requerimientos definidos por la organización e ingeniero
desarrollador del proyecto, cada uno de estos requerimientos fueron definidos dentro de unas
variables (Esenciales, Deseables Opcionales) estas variables muestran la importancia de cada uno
de los requerimientos, los esenciales refiere a los requerimientos que son más importantes para la
organización y en los que hay que poner toda la atención, los deseables son los requerimientos
que son importantes pero no son indispensables en la organización y los opcionales son los
requerimientos son los que se pueden realizar pero se les puede dar de baja en el proceso.
La variable extra es la ponderación de cada uno de los requerimientos donde se le da un valor a
cada uno de ellos, esto también ayuda al equipo de desarrollo a saber su prioridad para así lo de
mayor valor serán los primeros en ser intervenidos.
Tabla 7: Ponderación de los requerimientos
IDENTIFICADOR REQUERIMIENTO ESENCIALES DESEABLES OPCIONALES PONDERACION
REO: REQUERIMIENTOS ENTREGADOS POR LA ORGANIZACIÓN
REO-01
El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de Biblioteca en cuento a
fechas y horas de creación y modificación.
✔
30%
REO-02 Todos los formatos desarrollados en la INTRANET
deben de llevar los colores institucionales ✔
5%
REO-03
En el sistema deben estar creados los formularios
que manejan en físico en Biblioteca como:
Evaluación de Textos, Solicitud de bibliografía, Evaluación servicio al usuario, Evaluación de
monitores, Reporte de sala multimedia, Reporte Anomalías Infraestructura, Capacidad Instalada,
Consulta Interna, Préstamo Equipos Multimedia,
Registro Comunidades Vecinas, Analíticas de Revistas.
✔
30%
REO-04
El sitio de la Biblioteca en INTRANET debe
contener un Menú que ayude a su navegación en la
plataforma ✔
10%
REO-05
El sistema debe contener a nivel de Bibliotecas,
vistas que permitan ordenar los datos más relevantes
para las áreas de la Biblioteca.
✔
5%
REO-06
El sistema debe contener un formato para llevar un
mejor control de las adquisiciones de libros
electrónicos y material especial que compra la Biblioteca
✔
15%
REO-07
Se requiere la construcción de un formato para llevar el control del material procesado por los monitores
de la Biblioteca ✔
20%
REO-08
Creación de formato para el registro de las
Donaciones, Canjes y Despacho de Revistas
Institucionales ✔
25%
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 82
REO-09
Implementación de un flujo de trabajo para el
cumplimiento a la hora de entregar los informes de
cada área ✔
40%
REO-10 Se requiere la creación de un formato que para la
solicitud y entrega de material de oficina ✔
25%
REO-11 Se requiere la creación de un formato para llevar el
control de las publicaciones institucionales. ✔
20%
REO-12
El sistema debe de llevar gestión documental en términos de: carga, consulta, modificación,
eliminación y control de versiones de los
documentos.
✔ 35%
IDENTIFICADOR REQUERIMIENTO ESENCIALES DESEABLES OPCIONALES PONDERACION
REI: REQUERIMIENTOS IMPORTANTES POR PARTE DEL INGENIERO DESARROLLADOR DEL PROYECTO.
REI-01
Creación de los respectivos usuarios a las personas administrativas para el ingreso a la
plataforma ✔
15%
REI-02
Definir el alcance de cada usuario para así definirle su máximo rango de colaboración
en la plataforma ✔
10%
REI-03 Los formatos solo podrán ser diligenciados
por personal de la Biblioteca ✔
15%
REI-04
Cada usuario podrá descargar y manipular
que allí se encuentre dependiendo de su alcance de colaboración
✔
20%
REI-05
Toda la información que allí se registre debe
de tener un respaldo de seguridad para su
protección ✔
20%
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 83
CLASIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
En la siguiente tabla se evidencia los requerimientos clasificados en tres variables donde se podrá
saber qué tipo de requerimiento es: funcionales son aquellos que si llegan a no cumplirse
afectaría la funcionalidad del software, el no funcional trata los requerimientos que al no
cumplirse no compromete el funcionamiento del software.
Tabla 8: clasificación de los requerimientos
REQUERIMEINTOS FUNCIONAL NO FUNCIONAL
REO: REQUERIMIENTOS ENTREGADOS POR LA ORGANIZACIÓN
REO-01
El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e
informes de Biblioteca en cuento a fechas y horas de creación y modificación.
✔
REO-02 Todos los formatos desarrollados en la INTRANET deben de llevar los
colores institucionales ✔
REO-03
En el sistema deben estar creados los formularios que manejan en físico
en Biblioteca como: Evaluación de Textos, Solicitud de bibliografía, Evaluación servicio al usuario, Evaluación de monitores, Reporte de sala
multimedia, Reporte Anomalías Infraestructura, Capacidad Instalada,
Consulta Interna, Préstamo Equipos Multimedia, Registro Comunidades Vecinas, Analíticas de Revistas.
✔
REO-04 El sitio de la Biblioteca en INTRANET debe contener un Menú que
ayude a su navegación en la plataforma ✔
REO-05 El sistema debe contener a nivel de Bibliotecas, vistas que permitan
ordenar los datos más relevantes para las áreas de la Biblioteca. ✔
REO-06
El sistema debe contener un formato para llevar un mejor control de las
adquisiciones de libros electrónicos y material especial que compra la
Biblioteca ✔
REO-07 Se requiere la construcción de un formato para llevar el control del
material procesado por los monitores de la Biblioteca ✔
REO-08 Creación de formato para el registro de las Donaciones, Canjes y
Despacho de Revistas Institucionales ✔
REO-09 Implementación de un flujo de trabajo para el cumplimiento a la hora de
entregar los informes de cada área ✔
REO-10 Se requiere la creación de un formato que para la solicitud y entrega de
material de oficina ✔
REO-11 Se requiere la creación de un formato para llevar el control de las
publicaciones institucionales. ✔
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 84
REO-12
El sistema debe de llevar gestión documental en términos de: carga,
consulta, modificación, eliminación y control de versiones de los
documentos. ✔
REI-01 Creación de los respectivos usuarios a las personas administrativas para
el ingreso a la plataforma ✔
REI-02 Definir el alcance de cada usuario para así definirle su máximo rango de
colaboración en la plataforma ✔
REI-03 Los formatos solo podrán ser diligenciados por personal de la Biblioteca
✔
REI-04 Cada usuario podrá descargar y manipular que allí se encuentre
dependiendo de su alcance de colaboración ✔
REI-05 Toda la información que allí se registre debe de tener un respaldo de
seguridad para su protección ✔
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 85
14.2 MODELADO DE DATOS Y PROCESO
Diagrama de flujo de información general de la biblioteca
Ilustración 27: Diagrama de flujo general de la biblioteca
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 86
Diagrama: Gestión Estadística
uc Gestión Estadística
Realiza Solicitud
Bilbiografica
Realiza Auditoria
Documental
Realiza
Adquisiciones
Registro Capacidad
Instalada
Realiza Consulta
Interna
Realiza Prestamo
Equipos Multimedia
Visitantes
Administrativ os Biblioteca
Docentes, Administrativ os,
Docentes, Estudiantes
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 87
Diagrama: Realiza Adquisiciones
ID Realizar Adquisición
Actores
Auxiliar de Procesos Técnicos
Monitores
Dirección Biblioteca
Coordinación de Procesos Técnicos
Descripción La coordinación de procesos de técnicos realiza el procesos de adquisición
Precondición Compra del material.
Condición El usuario debe de conocer todo el procesos de catalogación
uc Realiza Adquisiciones
Auxiliar de Procesos
Tecnicos
Direccion Biblioteca
Monitores
Coordinacion de Procesos
Tecnicos
Cotizacion de
Material Con Casas
Editoriales
Rev ision de
Cotizaciones
Efectuar Compra con la
Mejor Editorial
Recepcion de
Material y Rev ison
del Mismo
Preparacion Tecnica
del Material
Registro en SIABUC y
Puesto a Disposicion del
Publico
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 88
Diagrama: Realiza Auditoria Documental
uc Realiza Auditoria Documental
Coordinacion de Porcesos
Tecnicos
Coordinacion de
Circulacion y Prestamos
Coordinacion de Serv icios
al Publico
Coordinacion de
Hemeroteca
Direccion de la Biblioteca
Recoleccion de Estadisticas
por Parte de Cada Area de la
Biblioteca
Recoleccion, Tabulacion y
Organizacion de la Informacion
Recolectada en Los Diferentes
Sistemas de Informacion
Organizacion de las
Estadisticas en
Documento
Env io de Documento
Para Rev ision
Rev ision de Documentos y
Compilacion de la Informacion
en Informe de Auditoria
Documental
Realizar Correciones
Publicacion en PW y
Env iar a Direccion de la
Biblioteca
Rev ision de
Documento Final
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 89
Diagrama: Realizar Solicitud Bibliográfica
ID Solicitud de Bibliografía
Actores Docentes Administrativos Directivos
Administrativos Biblioteca
Descripción Realizar la solicitud de Bibliografía
Precondición Administrativos de biblioteca deben de validarse en la plataforma
Condición Administrativos deben iniciar sesión
uc Realizar Solicitud Bibliográfica
Docentes Administrativ os
Estudiantes Directiv os
Administartiv os Biblioteca
Consultar Material
Relacionado
Registrar Bibliografía
Requerida en Formato
Estudiar Solicitud
Bibliográfica
Aprobar o Rechazar
Solicitud
Bibliográfica
Realizar Cotización
en Casa Editoriales
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 90
Diagrama: Registro de Capacidad Instalada
ID Registrar Capacidad Instalada
Actores Estudiantes, Visitantes, Administrativos, Docentes
Monitor
Descripción El Monitor Registra la Capacidad Instalada
Precondición El monitor debe de validar su ingreso a la plataforma
Condición El monitor debe iniciar sesión
uc Registro de Capacidad Instalada
Monitor
Estudiantes, Visitantes,
Administrativ os, Docentes
Visitas a las Salas de la
Biblioteca
Registro de Numero de
Visitantes De Cada Sala,
Cada Hora
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 91
Diagrama: Consulta Interna
ID Consulta Interna
Actores Estudiantes, Visitantes, Administrativos, Docentes
Monitor
Descripción Realizar el Registro de la Consulta Interna
Precondición El monitor debe de validar su ingreso a la plataforma
Condición El monitor debe iniciar sesión
uc Consulta Interna
Monitor
Estudiantes, Visitantes,
Administrativ os, Docentes
Visitas a las Salas de la
Biblioteca
Conuslta de Material
Bibliografico
Encuesta del Material
Consultado
Registro de la Consulta en el
Sistema de Informacion
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 92
Diagrama: Realiza Préstamo Equipos Multimedia
ID Préstamo Equipos Multimedia
Actores Monitores
Estudiantes, Visitantes, Administrativos, Docentes
Descripción Prestamos de Equipos Multimedia
Precondición El monitor debe de validar su ingreso a la plataforma
Condición El monitor debe iniciar sesión
uc Realiza Prestamo Equipos Multimedia
Monitor Estudiantes, Docentes,
Administrativ os
Reserv acion de
Equipos Multimedia
Registro en SIABUC del
Prestamo
Retiro de Equipos
Dev olucion de
Equipos
Registro en el Sistema de
Informacion del Prestamo del
Equipo
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 93
DISEÑO DE PROTOTIPOS NO FUNCIONALES
Antes de comenzar con la etapa de desarrollo se realizaron bosquejos de los diferentes formatos
que serán implementados en la intranet de Biblioteca
Ilustración 28: Prototipo de formato de adquisiciones
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 94
Ilustración 29:Prototipo de formato de analíticas de revistas
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 95
Ilustración 30: Prototipo Evaluación de Textos
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 96
Ilustración 31: Evaluación de Monitores
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 97
Ilustración
32: Solicitud de Bibliografía
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 98
Ilustración 33: Reporte Anomalías Técnicas
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 99
Ilustración 34:Prototipo Anomalías Infraestructura
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 100
Ilustración 35: Capacidad Instalada
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 101
Ilustración 36: Registro de comunidades vecinas
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 102
Ilustración 37: Registro Equipos Multimedia
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 103
14.3 PRUEBAS DEL SISTEMA
Cuando se ha culminado con el proceso del diseño y la programación, se deben de realizar
algunos procesos para encontrar los errores o bug, todo esto con el fin de que el sistema
desencadene un resultado no esperado.
Pero no solo se prueba el software o la aplicación como tal también se verifican los diseños para
que la aplicación lleve los colores apropiados, que lleve la tipografía adecuada la cual facilite la
lectura y el diligenciamiento de los formatos.
PLAN DE PRUEBAS
El objetivo de este plan de pruebas por iteración es poner el sistema en su máximo
funcionamiento para así verificar su capacidad de respuesta y que las funciones que debe de
realizar cada uno de los formularios cumplan con su tarea, de igual forma encontrar sus diferentes
fallas o errores que se presenten en este periodo de pruebas.
Debido a que se está trabajando con el modelo del ciclo de vida interactivo incremental, para
cada interacción se realizaron pruebas con el personal administrativo de la Biblioteca, quienes
pusieron en funcionamiento los diferentes formatos que allí se manejan, las pruebas duraban
entre 5 y 10 minutos por formato y cada persona evaluaba varios formatos.
Luego se procedía a llenar un formato de pruebas del software, diseñado para capturar la
satisfacción del usuario con la herramienta, tanto con los resultados obtenidos como con el uso y
la facilidad de la plataforma, los resultados cada vez fueron satisfactorios y lo cometarios muy
positivos.
El personal administrativo de la Biblioteca manifiesta que los formatos están quedando muy bien
y que le da un orden a la información muy importante, que la facilidad en el uso va ayudar mucho
a los procesos de la Biblioteca, también se recibieron sugerencias y cometarios del personal de
prueba.
Sugerencias y Comentarios
El banner del sitio debe de mejorar porque está muy sencillo.
En la página Mi Biblioteca sería bueno que estuvieran las diferentes salas de la
biblioteca y que se presenten las actividades que se realizan en la Biblioteca.
El formato de solicitud de bibliografía no puede tener los campos ISBN y Edición
como obligatorios debido a que no siempre el solicitante se sabe estos datos.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 104
En el formato de solicitud de bibliografía el campo ocupación debería de cambiarse
por cargo.
Revisar en los diferentes formatos que todos los programas si sea con los que cuenta
la universidad.
El formulario de reporte de sala multimedia debe replantearse para generar el reporte
de las fallas técnicas de la Biblioteca.
El formulario de anomalías de infraestructura debe de enviar al correo la notificación
de las anomalías a las encargadas de reportar en la plataforma GPLI.
El formato de rondas de revisión debe de tener un campo que ayude a llevar el
seguimiento del caso.
Para el formato de capacidad instalada se debe de tener en cuenta la pinacoteca para
saber la cantidad de visitantes cuando se realizan eventos allí.
El formulario de capacidad instalada y comunidades vecinas debe de contar con un
campo hora y fecha.
Revisar la tipografía y ortografía de todo el sitio.
Cada formulario debe de contar con un banner que lo identifique.
Para el formulario de evaluación de textos se deben agregar los campos fecha, correo
y programa.
Dentro de los formularios de capacidad instalada, consulta interna y externa se debe
de agregar el área de GTI debido a que se van a empezar a llevar estadísticas de este
lugar.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 105
Igualmente se aplicaron otras pruebas como son:
Verificación de requerimientos: Permite garantizar que las necesidades del cliente se están
cumpliendo. Para esa prueba se utiliza una lista con los principales requisitos y determinar si se
cumplen o no.
Caja Negra: Permite identificar los errores que se puedan presentar en cada uno de los
componentes del sistema.
PRUEBAS DE VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS
Tabla 9: pruebas de verificación de requerimientos
Requisito General Requisito Especifico Cumple Observaciones
El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de
Biblioteca en cuanto a fechas y horas de creación y
modificación.
Registro de Modificación Si
Registro de Creación Si
Hora de Creación Si
Fecha de Creación Si
Evaluación de Textos Guardar Información Si
Consultar Información Si
Descargar Información Si
Solicitud de bibliografía Guardar Información Si
Consultar Información Si
Descargar Información Si
Evaluación servicio al usuario Guardar Información Si
Consultar Información Si
Descargar Información Si
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 106
Requisito General Requisito Especifico Cumple Observaciones
Evaluación de monitores
Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si
Reporte de Anomalía Técnica
Guardar Información Si Consultar Información Si
Envió a Correo Electrónico Si
Reporte Anomalías Infraestructura
Guardar Información Si
Consultar Información Si
Descargar Información Si
Capacidad Instalada
Guardar Información Si
Consultar Información Si
Descargar Información Si
Consulta Interna
Guardar Información Si
Consultar Información Si
Descargar Información Si
Préstamo Equipos Multimedia
Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si
Comunidades Vecinas
Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 107
Requisito General Requisito Especifico Cumple Observaciones
Material Especial
Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si
Material Catalogado
Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si
Donaciones, Canje y Despacho de Material
Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si
Registro de Material de Oficina
Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si
Publicaciones Institucionales
Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 108
PRUEBA DE CAJA NEGRA
Tabla 10: Prueba Evaluación de Textos
Prueba Evaluación de Textos
Formato a Evaluar Evaluación de Textos
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y guarda la información.
Datos de Prueba: Parámetros y datos del libro
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para evaluar un texto
Resultado esperado: Creación de la evaluación del texto
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Los datos se almacenaron correctamente
Tabla 11: Prueba Solicitud de Bibliografía
Prueba Solicitud de Bibliografía
Formato a Evaluar Solicitud de bibliografía
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y guarda la información.
Datos de Prueba: Solicitar Un Libro a la Biblioteca
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para la solicitud de un ejemplar
Resultado esperado: Creación de una solicitud nueva de bibliografía
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Los datos se almacenaron correctamente
Tabla 12: Prueba Evaluación de Monitores
Prueba Evaluación de Monitores
Formato a Evaluar Evaluación de Monitores
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda la información.
Datos de Prueba: Parámetros y datos del monitor a evaluar
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para evaluar el monitor
Resultado esperado: Creación de la evaluación del monitor
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Los datos se almacenaron correctamente
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 109
Tabla 13: Reporte Anomalía Técnica
Prueba Reporte Anomalía Técnica
Formato a Evaluar Reporte de anomalía técnica
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos, guarda y envía al correo del responsable
Datos de Prueba: Parámetros para el reporte de la anomalía técnica
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para enviar la anomalía
Resultado esperado: Envió al correo con la anomalía técnica
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Los datos fueron enviados al correo correctamente
Tabla 14: Prueba Anomalía de Infraestructura
Prueba Reporte Anomalía de Infraestructura
Formato a Evaluar Reporte de anomalía de infraestructura
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos, guarda y envía al correo del responsable
Datos de Prueba: Parámetros para el reporte de la anomalía
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para enviar la anomalía
Resultado esperado: Envió de correo con la anomalía de infraestructura
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Los datos son enviados correctamente
Tabla 15: Prueba Capacidad Instalada
Prueba Capacidad Instalada
Formato a Evaluar Capacidad Instalada
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda
Datos de Prueba: Parámetros del número de usuarios de la biblioteca en ese momento
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para ingresar la capacidad instalada
Resultado esperado: Registro de Capacidad Instalada
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: La capacidad instalada se almaceno correctamente
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 110
Tabla 16: Prueba Consulta Interna
Prueba Consulta Interna
Formato a Evaluar Consulta Interna
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda
Datos de Prueba: Parámetros del usuario si es interno o externo
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para registrar la consulta interna
Resultado esperado: Registro de la consulta interna
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: El registro es exitoso
Tabla 17: Prueba Registro de Comunidades Vecinas
Prueba Comunidades Vecinas
Formato a Evaluar Comunidades Vecinas
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda
Datos de Prueba: Evaluar texto
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para evaluar un texto
Resultado esperado: Creación de la evaluación del texto
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Los datos se almacenaron correctamente
Tabla 18: Prueba Préstamo Equipos Multimedia
Prueba Préstamo Equipos
Multimedia
Formato a Evaluar Préstamo Equipos Multimedia
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda
Datos de Prueba: Parámetros de Registro de préstamo equipos multimedia
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para el registro del préstamo
Resultado esperado: Registro del préstamo
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios:
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Tabla 19: Prueba Material Especial
Prueba Material Especial
Formato a Evaluar Material Especial
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda
Datos de Prueba: Catalogación de Material Especial
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para la catalogación del material especial
Resultado esperado: Material catalogado
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Catalogación exitosa
Tabla 20: Prueba Material Catalogado
Prueba Material Catalogado
Formato a Evaluar Material Catalogado
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda
Datos de Prueba: Registro de actividad de los Monitores
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para registro de actividades
Resultado esperado: Registro del material catalogado por el monitor
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios:
Tabla 21: Prueba registro de material de oficina
Prueba Registro de Material de
Oficina
Formato a Evaluar Registro de Material de Oficina
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda
Datos de Prueba: Ingresar lo datos para la solicitud de material de oficina
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para crear la solicitud de material de oficina
Resultado esperado: Solicitud creada
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Mejor control de todo el material de cada área de la biblioteca
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 112
Tabla 22: Prueba Donaciones canje y despacho de Material
Prueba Donaciones, Canje y
Despacho de Material
Formato a Evaluar Donaciones, Canje y Despacho de Material
Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo
Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda
Datos de Prueba: Parámetros de las instituciones para el canje o el despacho de material
Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para registro del material
Resultado esperado: Creación del nuevo despacho
Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()
Comentarios: Los datos se almacenaron correctamente
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 113
15. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de
Biblioteca en cuento a fechas y horas de creación y modificación.
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Todos los formatos desarrollados en la INTRANET deben de llevar los colores
institucionales
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 115
En el sistema deben estar creados los formularios que manejan en físico en Biblioteca
como: Evaluación de Textos, Solicitud de bibliografía, Evaluación servicio al usuario,
Evaluación de monitores, Reporte de sala multimedia, Reporte Anomalías Infraestructura,
Capacidad Instalada, Consulta Interna, Préstamo Equipos Multimedia, Registro
Comunidades Vecinas, Analíticas de Revistas.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 116
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 117
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 118
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 119
El sitio de la Biblioteca en INTRANET debe contener un Menú que ayude a su
navegación en la plataforma
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 120
El sistema debe contener a nivel de listas, vistas que permitan ordenar los datos más
relevantes para las áreas de la Biblioteca.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 121
El sistema debe contener un formato para llevar un mejor control de las adquisiciones de
libros electrónicos y material especial que compra la Biblioteca
Creación de formato para el registro de las Donaciones, Canjes y Despacho de Revistas
Institucionales
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 122
Implementación de un flujo de trabajo para el cumplimiento a la hora de entregar los
informes de cada área
Se requiere la creación de un formato llevar el control de las suscripciones
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 123
El sistema debe de llevar gestión documental en términos de: carga, consulta,
modificación, eliminación y control de versiones de los documentos.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 124
El sistema debe de permitir la gestión permisos de usuarios
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 125
El sistema debe de permitir la creación de usuarios para la autenticación en la plataforma
Los formatos solo podrán ser diligenciados por personal de la Biblioteca
El sistema debe de permitir la gestión permisos de usuarios
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Cada usuario podrá descargar y manipular la información dependiendo de los permisos
asignados.
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16. CONCLUSIONES
Cuando se está desarrollando un proyecto de software siguiendo los pasos de una
metodología para la gestión y el desarrollo, se deben tener muy claros todos los procesos
a seguir y cuál va a ser ese equipo de trabajo que va apoyar el proceso, para así tener un
desarrollo preciso y conciso para obtener un producto de calidad.
Cuando se hace uso adecuado de las herramientas y se levantan los requerimientos del
sistema, se puede conocer más a fondo la necesidad del cliente y así crear un cronograma
para saber cómo va a ser intervenido el proyecto a desarrollar, y así mismo tener muy
presente el factor económico para no salirse del presupuesto.
Es importante siempre llevar una buena relación con el cliente, tener buena comunicación
con los usuarios finales del desarrollo debido a que si se está utilizando un modelo de
ciclo de vida basado en iteraciones es muy importe que en cada iteración el cliente este
presente y vea los avances.
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17. RECOMENDACIONES GENERALES
Es necesario hacer unas recomendaciones después del conocimiento adquirido en este proceso
para tener unas buenas prácticas en futuros proyectos que se relacionen con la temática aquí vista
y aplicada.
Las buenas prácticas en cada proyecto siempre llevarán al éxito, pero este solo se obtiene cuando
se sigue con rigurosidad una metodología y se tiene una buena disciplina, es bueno que antes
del comienzo de cada proyecto se defina cuál es la metodología con la que se va a trabajar.
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18. RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS
Se debe tener mucho cuidado al momento de diligenciar los formularios y capturar la
información, puesto que es parte fundamental para un buen funcionamiento del software y la
tabulación de la información.
El correcto funcionamiento de los formularios y la administración del sitio dependen de varios
factores, por ende es recomendable la asistencia a las capacitaciones de intranet.
Se debe tener en cuenta que para el mejor funcionamiento y trabajo en la plataforma se debe de
utilizar el explorador (Internet Explorer).
Es importante que cada vez que salga de la plataforma cierre sesión debido a que la
información que allí se hospeda es información netamente de la organización.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 130
ANEXOS
Manual de Usuario
INICIO DE SESION Y NAVEGACION EN LA PRINCIPALES PAGINAS
Para ingresar a la plataforma se deben de seguir los siguientes pasos se recomienda que siempre
se utilice el navegador Internet Explorer para su mejor funcionamiento.
Teniendo Internet Explorer abierto
Escribimos en la parte superior del buscador: intranet.ucp.edu.co
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Presionando la tecla enter nos conducira a la siguiente Pagina
En el menú escogemos la opción Autenticación de Windows
intranet.ucp.edu.co
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 132
A continuación nos aparecerá la siguiente ventana para la autenticación de Windows.
Ingresamos nuestras credenciales de autenticación teniendo en cuenta la palabra
Administrativos\ para definir el dominio y acompañado del nombre de usuario, como se verá en
la siguiente imagen.
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Y presionamos la tecla Aceptar, y nos debe de conducir a la página principal de la INTRANET.
Nota: si tenemos algún inconveniente con el ingreso a la plataforma la recomendación es
comunicarnos con el Departamento de Gestión Tecnológica paras la verificación del
usuario.
Después del ingreso satisfactorio nos debe de aparecer la página principal de la INTRANET.
En la parte superior encontramos los diferentes sitios incluyendo el nuestro Biblioteca
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Ingresamos a nuestro sitio Biblioteca, en el que encontraremos un Menú con la diferente
información relacionada con esta.
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En la página de Mi Biblioteca se encuentra la información relacionada con las diferentes salas de
la Biblioteca y los horarios de Servicio.
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En la página de Gestión se encuentra los enlaces a los diferentes formatos de registro de
información.
En la página de Contacto se encuentra la información relacionada con el personal administrativo
de Biblioteca, Cargo y Correo.
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TRABAJAR SITIO BIBLIOTECA
En la página de Gestión se encuentra los enlaces a los diferentes formatos de registro de
información.
Allí encontramos los enlaces para los diferentes formatos con los que cuenta el sitio de
Biblioteca
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Todos los formatos se deben de diligenciar y llenar los campos correspondientes a la infromacion
que allí se nos pregunta.
REGISTRO DE INFORMACION
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Diligenciamiento de uno de los formatos
Al presionar el botón enviar la información se almacena y muestra el siguiente Mensaje
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MANIPULACION DE LA INFORMACION
La consulta y manipulación de la información registrada
En la parte superior encontramos un icono igualito a una tuerquita donde se encuentran las
opciones de contenidos del sitio
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En la página de contenidos del sitio
Encontramos las diferencias entre Bibliotecas y Listas
Bibliotecas de Documentos Listas de Datos
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En las Bibliotecas de Documentos encontramos todos los Archivos y Documentos
En las Listas de Datos encontramos los datos registrados a través de los formularios
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CERRAR SESION
Para cerrar sesión es muy sencillo nos tenemos que dirigir a la parte superior derecha y pararnos
sobre nuestro usuario.
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Escogemos la opción Cerrar Sesión, hasta que nos aparezca esta pantalla.
Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 145
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