“Automatización de procesos de

captura electrónica de datos,

enfocada en la Gestión de la enfocada en la Gestión de la

Calidad Total”.

INE – Uruguay

IntroducciónAntecedentes:

Los procesos productivos de las encuestas llevadas a cabo por la

Institución, resultan ser engorrosos y costosos.

El proceso de recogida de información por parte del Instituto

implica altos costos en tiempo, recursos humanos y materiales, re–

procesos producto de no conformidades (errores) detectadas

durante el envío de formularios a los informantes y en la digitacióndurante el envío de formularios a los informantes y en la digitación

de los datos contenidos en el formulario de la encuesta. Así como

también los costos asociados con la no calidad del proceso

productivo.

Esta aplicación informática tiende a minimizar estos costos,

simplificando los procesos de envío y captura de información

contenida en el formulario de las encuestas y los procesos relativos

a la difusión de los resultados finales a través de medios

electrónicos.

Introducción (continuación)

Objetivo:

El objetivo de este proyecto es la automatización de los procesos

de producción de encuestas mediante una aplicación informática

integral enfocada en la gestión de la calidad total.

En ese marco la Internet pasa a ser el canal principal de captura

de la información por parte de las encuestas a empresas y

paralelamente se reconoce como el elemento idóneo para la

difusión de resultados o datos agregados.

Temario de la presentación

�Módulo de generación y envío de formularios electrónicos.

La aplicación informática genera y envía los formularios personalizados (con los

datos de la empresa correspondiente) de acuerdo con el medio de comunicación

que haya solicitado la empresa (formulario electrónico por e-mail o página Web,

fax automático, o papel). Difusión de cuadros de resultados junto con el

formulario electrónico.

Presentación del módulo y comentarios sobre los resultados obtenidos en las

experiencias realizadas en las diferentes encuestas.

�Módulo de captura de información de los formularios electrónicos.

Presentación de la herramienta de captura automática de la información contenida

en los formularios electrónicos recibidos.

Formulario electrónico en la página Web del INE.

�Módulo de administración de la muestra.

�Módulo de crítica.

�Módulo de cálculos e imputaciones.

Temario de la presentación (continuación)

�Módulo de generación de cuadros de resultados finales en formatos preestablecidos.

Los cuadros finales son generados por las aplicaciones informáticas de las

respectivas encuestas y quedan disponibles para la publicación en la página Web.

�Sistema de publicación y difusión de resultados.

�Sistema de mantenimiento de la página Web del INE.

Proceso productivo del INE

•Generación de la Muestra

•Generación y envío de formularios electrónicos

•Captura de formularios electrónicos

Esta presentación está

enfocada en estos dos

módulos

•Captura de formularios electrónicos

•Administración de formularios de la muestra

•Crítica e imputación de formularios

•Generación de cuadros de resultados finales

•Publicación de cuadros finales

Especificación del sistema informático

�Cada empresa elige el método de envío/recepción que prefiera para

hacer llegar su información: Página Web, correo electrónico, Fax

automático, Fax, Correo o entrega personalmente.

�Se envían avisos por e-mail de que están disponibles en la página

Web del INE los formularios electrónicos correspondientes al mes en

curso para su llenado.

�Los informantes de las encuestas (empresas) completan el�Los informantes de las encuestas (empresas) completan el

formulario disponible en la página Web del INE y la información se

almacena directamente en la base de datos de la encuesta. Uso de la

firma digital a los efectos de preservar la información intercambiada

entre el INE y sus informantes (empresas).

�Una vez recibida la información en el formulario Web, se envía

automáticamente por correo electrónico comprobante de acuse de

recibo.

Especificación del sistema informático (continuación)

�El módulo de generación y envío formularios electrónicos, genera

los formularios personalizados mediante la definición de

METADATOS a partir de la información de cada empresa

contenida en la Base de Datos. Inmediatamente son enviados como

adjunto vía e-mail al informante de cada empresa.

�Los mensajes de e-mail enviados por las empresas al INE son

capturados, interpretados y transferidos por el módulo de entradacapturados, interpretados y transferidos por el módulo de entrada

de datos.

�Genera los formularios en formato adecuado para su envío

automático vía Fax, con su correspondiente registro y control de

envío.

�La digitación de los formularios recibidos por correo o

personalmente se efectúa por personal del INE en el propio

formulario WEB.

ES-732-03ESPECIFICACIÓN:

ENTRADA DE DATOS

Base de Datos

de la Encuesta

Programa de Generación

de Formularios Mensuales

Formulario

electrónico en

página Web

e-mail para la Empresa con acuse

de recibo de la información

ingresada por Internet

e-mail para la Empresa con

aviso para completar el

formulario por Internet

Formulario

electrónico

mensual

(archivo)Programa de Recepción de e-mails

e-mails para las Empresas con

formulario personalizado adjunto

Digitación por Internet fuera del INE,

por parte de la Empresa

ELABORADO POR: Unidad Sistemas. Instituto Nacional de Estadística - Uruguay.

APROBADO POR

CARGO FIRMA FECHA

Jefe Unidad Sistemas 2002-07-15

Fax

Automático

Impresión

e-mail con

formulario adjunto

Programa de

Captura de datos de

los formularios

recibidos por e-mail

Digitación por Intranet dentro del INE

Digitación por Intranet dentro del INE

Recepción de e-mails

con formulario adjunto

BD de la

Encuesta

Generar Formularios

(Componente ActiveX)

Componente COM para

la conexión a la BD

en MTS (.dll en VB)

Página

DHTML/ASP

en IIS

e-mail acuse

de recibo

e-mail aviso c/Nro.

INE y contraseña.

Captura de datos de los

formularios Excel recibidos

por e-mail

(Componente ActiveX)

Digitación por Internet fuera del INE

Recepción de e-mails con

formulario Excel adjunto

Planilla Excel

con el formulario

mensual

Fax (WinFax)

Impresión

Planillas Excel

para adjuntar al

mail de cada

informante

e-mail con formulario

Excel adjunto e instructivo

Digitación por Intranet dentro del INE

Digitación por Intranet dentro del INE

Comunicación entre aplicaciones Windows

Intercambio Dinámico de Datos ó

Dynamic Data Exchange (DDE)

Mediante DDE se puede enviar un comando a otra

aplicación:aplicación:

•Enviar datos del Número de Fax y el contenido

de éste a la aplicación WinFax.

•Enviar la dirección de e-mail y la planilla Excel a

la aplicación MS Outlook

Módulo de generación y envío de Formularios Electrónicos

Nro_INE Informante C11461 Martín Gómez 216353 Eduardo Pérez 125345 Carla Díaz 1... ... ...

Generación de Formularios Electrónicos vía E-Mail

Base de Datos

de la Encuesta

Campo CeldaTipo deDato Edit

Nro_INE B20 Numérico Validar en BD

Informante D8 Texto -

C1 B30 Numérico Entre 0 y 99

... ... ...

Definición de

METADATOS

Modelo del mensaje enviado en el e-mail

Contenido del e-mail enviado a las Empresas junto con el formulario electrónico (planilla Excel)

Contenido del e-mail con el aviso para completar el formulario electrónico en la página Web del INE

Lista de e-mails enviados

Módulo de captura de Formularios Electrónicos recibidos por e-mail

Lista de e-mails recibidos

Captura y lectura de formularios electrónicos adjuntados a los e-mails

Lista de e-mails capturados

Formulario electrónico en el sitio Web (1a. Parte)

Formulario electrónico en el sitio Web (2a. Parte)

Envío de Fax Automático

Reportes del Módulo de Administración de la Encuesta

Forma de Envío de Formularios en la

Encuesta de Servicios y Comercio Minorista

Internet

3%

Personalmente

1%

Fax Manual

4%E-mail

83%

Fax

Automático

5%

Resultados (directos) obtenidos en la

Encuesta de Servicios y Comercio

Minorista (1a. Parte)

• Muestra de 730 empresas

• 600 empresas vía e-mail (83% de la muestra)

• Los 600 formularios electrónicos se envían • Los 600 formularios electrónicos se envían

en 1 hora

• 90% recibido al día 30 del mes

• Disminución del 50% de los RRHH

necesarios para la gestión de formularios (estimado en base a encuestas similares)

• Aumento del tamaño de la Muestra♦ Disminución de errores por muestra pequeña (errores de muestreo)

• Calidad de los datos

Resultados obtenidos en la Encuesta de

Servicios y Comercio Minorista (2a. Parte)

• Calidad de los datos♦ Disminución de errores de digitación

♦ Crítica exhaustiva de los formularios recibidos

♦ Personal altamente especializado en crítica

• Disminución de costos (tiempo, RRHH)

• Disminución de re-procesos debido a producto no conforme

• Calidad del proceso productivo♦ Disminución de empresas omisas (0,15% de omisas)

♦ Disminución de errores y re-procesos

Resultados (indirectos) obtenidos en la

Encuesta de Servicios y Comercio

Minorista (3a. Parte)

♦ Disminución de errores y re-procesos

♦ Disminución de los costos asociados con la no calidad

• Motivación del personal♦ Pasan a desempeñar tareas de mayor especialización

♦ Requiere mayor compromiso con la tarea

♦ Tareas de mayor responsabilidad

• Mejora la imagen institucional del INE

• Facilidad para las empresas encuestadas

• Varios medios posibles para el intercambio de

Resultados obtenidos en la Encuesta de

Servicios y Comercio Minorista (4a. Parte)

• Varios medios posibles para el intercambio de

formularios

• Internet (formulario electrónico)

• E-mail (formulario electrónico en Excel)

• Fax

• Correo

• Personalmente

• Re-utilización del componente ActiveX en

diferentes encuestas.

• Disminución de costos informáticos.

Resultados desde un enfoque tecnológico

• Disminución de costos informáticos.

• Disminución de errores de programación.

• Utilización de estándares.

• Simplicidad. (planillas Excel, formulario Web)

• Utiliza herramientas de uso común y

ampliamente difundidas. (Excel, Outlook, IE)

• Las áreas sustantivas (productoras, promotoras)

no dependen del área informática para diseñar y

Claves para el éxito del proyecto

no dependen del área informática para diseñar y

crear el formulario de la encuesta.

• El personal del área sustantiva ha apoyado e

impulsado en gran medida este proyecto.

• Las empresas en Uruguay cuentan con acceso a

Internet en su gran mayoría.

• Gran aceptación por parte de las empresas.

• Mejora continua de la aplicación informática en

función del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Captura centralizada de todas las encuestas.

• XML como estándar de formulario electrónico:

• Excel

De aquí en adelante...

• Excel

• Internet

• XML como estándar para la difusión

electrónica:

• Publicaciones en CD-ROM (aplicado actualmente)

• Internet

Autor: A/P Federico Segui

(fsegui@ine.gub.uy)

Análisis y desarrollo de sistemas

Unidad SistemasUnidad Sistemas

Instituto Nacional de Estadística – INE

Río Negro 1520

Montevideo – Uruguay

Tel.: (598 2) 902 73 03 ext. 1508