Post on 17-Oct-2018
BENCHMARKING Y REINGENIERIA
APLICADA A LA GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL
MISIÓN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos,valores y competencias del saber administrativo público,para el desarrollo de la sociedad, el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestión de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopúblico; en los diferentes niveles de educación superior,educación para el trabajo y el desarrollo humano, lainvestigación y asistencia técnica en el ámbito territorial,nacional y global.
VISIÓN
La ESAP en el 2019 será una institución de
carácter universitario, de calidad académica
acreditada, líder en la transformación de la
sociedad, las entidades públicas y las
organizaciones sociales y el órgano consultor
del Estado en el saber administrativo público,
difundiendo y generando conocimiento en los
ámbitos nacional territorial y global.
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1. PERSPECTIVA HISTORICA
•Sin benchmarking
•Enfoque interno
•No inventado aquí
•Decisiones intuitivas
•Cambio evolutivo
•El rezagado del
sector
•Con benchmarking
•Enf. competitivo externo
•Ideas innovadoras
•Decisiones – hechos
•Cambio revolucionario
•El líder de la industria
2. ¿QUE ES EL BENCHMARKING?
DEFINICIONES:
“PONERSE METAS UTILIZANDO NORMAS
EXTERNAS Y OBJETIVAS Y APRENDIENDO DE
LOS OTROS, APRENDIENDO CUÁNTO Y,
QUIZA LO MÁS IMPORTANTE, APRENDIENDO
CÓMO.”
2. ¿QUE ES EL BENCHMARKING?
DEFINICION FORMAL:
“ES EL PROCESO CONTÍNUO DE MEDIR
PRODUCTOS, SERVICIOS Y PRÁCTICAS
CONTRA LOS COMPETIDORES MÁS
DUROS O AQUELLAS COMPAÑIAS
RECONOCIDAS COMO LIDERES EN LA
INDUSTRIA” David T. Kearns.
2. ¿QUE ES EL BENCHMARKING?
“ES LA BUSQUEDA DE LAS
MEJORES PRÁCTICAS DE LA
INDUSTRIA QUE CONDUCEN A UN
DESEMPEÑO EXCELENTE.
Robert C. Camp.
NELSON ALEJANDRO MORALES
3.LO QUE ES, LO QUE NO ES
•BENCHMARKING no es un mecanismo para
determinar reducciones de recursos.
•BENCHMARKING no es una panacea o un
programa.
•BENCHMARKING no es un proceso de recetas
de libros de cocina que solo requieren buscar los
ingredientes y utilizarlos para tener éxito.
3.LO QUE ES, LO QUE NO ES
•BENCHMARKING es un proceso de
descubrimiento y una experiencia de aprendizaje.
•BENCHMARKING no sólo es una moda
pasajera, sino que es una estrategia de negocios
ganadora que ayuda a tener un desempeño
excelente.
•BENCHMARKING es una nueva forma de
prestar servicios.
NELSON ALEJANDRO MORALES
3.LO QUE ES, LO QUE NO ES
•BENCHMARKING es un nuevo enfoque
administrativo.
•BENCHMARKING es una estrategia que
fomenta el trabajo de equipo.
3.ASPECTOS DEL BENCHMARKING
•CALIDAD:
•PRODUCTIVIDAD
•TIEMPO
4. CATEGORIAS DEL BENCHMARKING
• BM INTERNO
• BM COMPETITIVO
• BM FUNCIONAL
• BM GENÉRICO
5. PROCESO DE BENCHMARKING
El proceso consta de cinco fases:
PLANEACION
ANALISIS
LA INTEGRACION
LA ACCION
LA MADUREZ
5. PROCESO DE BENCHMARKING
1. FASE DE PLANEACION
• Identificar que se va a someter a
BENCHMARKING
• Identificar entidades comparables
• Determinar el método para recopilación
de datos
5. PROCESO DE BENCHMARKING
2. FASE DE ANALISIS
• Determinar la brecha de desempeño
actual
• Proyectar los niveles de desempeño
futuros.
5. PROCESO DE BENCHMARKING
3. FASE DE INTEGRACIÓN
• Comunicar los hallazgos de
BENCHMARKING y obtener aceptación.
• Establecer metas funcionales ( metas y
prácticas)
5. PROCESO DE BENCHMARKING
4. FASE DE ACCIÓN
• Desarrollar planes de acción (qué, cómo
quién y cuándo)
• Implementar acciones especificas y
supervisar el progreso.
NELSON ALEJANDRO MORALES
5. PROCESO DE BENCHMARKING
5. FASE DE MADUREZ
5. PROCESO DE BENCHMARKING
DETERMINE EN QUÉ
ACTIVIDADES HACER
BENCHMARKING
DETERMINE QUÉ FACTORES CLAVE
MEDIR
IDENTIFIQUE LAS COMPAÑIAS CON PRÁCTICAS MÁS
AVANZADAS
MIDA LA ACTUACIÓN COMPAÑIAS CON PRÁCTICAS MÁS
AVANZADAS
MIDA SU PROPIA ACTUACIÓN
DESARROLLE EL PLAN PARA IGUALAR Y
SUPERAR EL MODELO
OBTENGA EL COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Y
DE LOS EMPLEADOS
PONGA EN PRÁCTICA EL
PLAN Y SUPERVISE LOS
RESULTADOS
6. 5 ETAPAS PARA UN BENCHMARKING DE ÉXITO PROPUESTAS POR SPENDOLINI.
1. DETERMINAR A QUE SE LE VA A HACER BM.
2. FORMACIÓN DE UN EQUIPO DE BM.
3. IDENTIFICACIÓN DE SOCIOS DE BM.
4. RECOPILAR Y ANALIZAR LA INFORMACIÓN DE BM.
5. ACTUAR.
8. CRÍTICAS HABITUALES AL BENCHMARKING.
• ESPIONAJE
• COPIA
• NO INVENTADO AQUÍ.
2. Reingeniería
Definición
• Reingeniería significa volver a empezar arrancando denuevo; reingeniería no es hacer más con menos, es conmenos dar más al usuario.
• "reingeniería es la revisión fundamental y el rediseñoradical de procesos para alcanzar mejoras espectacularesen medidas críticas y actuales de rendimiento, tales comocostos, calidad, servicio y rapidez”.
¿Qué se va a rediseñar?
• Procesos Quebrantados.
• Procesos Importantes ( Vertebrales).
• Procesos Factibles.
REINGENIERIA GRACIAS A LAS TRD
• El análisis durante el proceso diagnóstico, permite evidenciar procesos “cuello de botella”
• El trabajo interdisciplinario ofrece nuevas opciones.
• La entidad evoluciona y con ella sus TRD
NELSON ALEJANDRO MORALES
Reconstrucción de los Procesos.
• A continuación se presentan algunas características comunes de procesos renovados mediante reingeniería:
• Varios oficios se combinan en uno.
• Los trabajadores toman decisiones.
• Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural.
• Los trabajos tienen múltiples versiones.
• El trabajo se realiza en el sitio razonable.
• Se reducen las verificaciones y los controles.
• La conciliación se minimiza.
• Prevalecen las operaciones híbridas centralizadas-descentralizadas.
NELSON ALEJANDRO MORALES
Tipos de cambios que ocurren al rediseñar los procesos.
1. Cambian las unidades de trabajo: de departamentos funcionales a equipos de proceso.
2. Los oficios cambian: de tareas simples a trabajo multidimensional.3. El papel del trabajador cambia: de controlado a facultado.4. La preparación para el oficio cambia: de entrenamiento a educación.5. El enfoque de medias de desempeño y compensación se desplaza:
de actividad a resultados.6. Cambian los criterios de ascenso: de rendimiento a habilidad.7. Los valores cambian: de proteccionistas a productivos.8. Los gerentes cambian: de supervisores a entrenadores .9. Estructuras organizacionales cambian: de jerarquía a planas.
Roles De la Reingeniería.
• Para llevar a cabo la reingeniería de procesos se han identificado los siguientes roles:
• Líder.
• Dueño o responsable del proceso.
• Equipo de reingeniería.
• Comité directivo.
• "Zar" de reingeniería.