Avanzado sistema de ORDEN y LIMP

Fundamento de la(Ing. Ju

Una vez se le preguntó al legendario Hefracasando? Su respuesta fue: "Lo primeacumulado antes un gran montón de basayudan a causar el fracaso".

El enfoque del sistema de orden y lilograr en la empresa (planta, taller u oficinlos recursos, basado en el trabajo en ecalidad en el trabajo y en los ambientes de

¿5 eses?Las "5 S" se derivan de cinco palabra

Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. La hemos dado en Unión de Cervecerías Ba"COLPA", correspondiente a: Clasificar, Prevenir y Autocontrolar; cuyo desarrolloPlan de Calidad establecido por la emp1997.

Clasificar quiere decir distinguir loinnecesario, quedándose con lo necOrganizar es la disposición ordenada e idse clasificó como necesario (Orden). Limpambiente limpio e inmaculado (Inspecestandarizar y mantener permanentemenCOL (Directivas). Autocontrolar son acciola fijación y conservación de hábitos para

CompromisoPara que tenga éxito la aplicación de

los miembros de la gerencia y los sempresa tienen que evidenciar su firme programa. Se debe asegurar, también, lfrecuentes y estrechas entre los supervisores y el nivel gerencial en relacde COLPA.

Los resultados que indican el éxito o del sistema se pueden expresar del modo

1. El personal de un taller u oficina tipara encontrar las cosas en un mi

2. El personal de un taller u rápidamente las cosas en un minu

3. Una persona ajena al taller rápidamente las cosas del lugar un minuto.

Identificar y analizar áreas de aplicaLa aplicación del sistema comienza

analizar las Areas COLPA. Para ello "mapear" las posibles zonas, elaborandodel área de trabajo, distinguiendo árecomunes. Los criterios a tener en cuenta área parte de los objetivos establecidostiene en cuenta los impactos en: costos (areducir stock, etc.), productividad (correcursos), oportunidad (disminución del tseguridad (prevención de accidentes), prde espacio, impacto visual positivo del am

Luego se se definen los integrantes indicando el líder.

Boletín electrónicoN° 4 - Noviembre del 2001

IEZA.

seguridad...yan Andrés Lugerio Castro - Coordinado

Elaborado en base a los artíc

nry Ford ¿Qué haría usted si se ro que haría sería limpiar el negoura, y todo lo que la acompaña,

mpieza se dirige aa) el uso óptimo dequipo, para lograr trabajo.

s japonesas: Seiri,traducción que leckus y Johnston esOrganizar, Limpiar, es lineamiento delresa desde el año

necesario de loesario (Decisión).

entificada de lo queiar es asegurar un

ción). Prevenir este lo realizado ennes para fomentar

el COLP (Actitud).

l Sistema COLPA,upervisores de lacompromiso con elas comunicacionestrabajadores, losión a los aspectos

no de la aplicación siguiente:ene cierta dificultadnuto.oficina encuentrato.u oficina conocey las encuentra en

ción. por identificar yhay que listar y

una lista o croquisas comunes y nopara seleccionar el por la gerencia yhorro en consumo,recto uso de losiempo de entrega),esentación (ahorrobiente de trabajo).de cada proyecto,

Paque cproyeevidenaplicade situ

PaEl

que sfrecueretiradotra átrabajhora, promeno de

El1.

2.

3. 4.

Ladel esobsoleevitar

Pa E

artícuasignepreveerrore

Elelabovisibledetalleexternconteordentaller genereviden

Sede arpaperetiquelas co

www.seguridadygestion.com.peseguridadgestio@terra.com.pe

de la calidadr Corporativo de Seguridad de U.C.P. Backus y Johnston S.A.ulos publicados en la revista Seguridad & Gestión N° 2 y N° 7)

le pidiera que se haga cargo de un negocio que estácio. Ningún negocio que yo conozco fracasó sin haberes decir, pensamientos y proceder desordenados que

ra evidenciar el estado actual de la zona COLPA hayuantificar la situación inicial, que es un indicador delcto (se utilizan listas de chequeo) y registrar ociar cómo se encuentra la zona antes de comenzar a

r la metodología (se puede utilizar una hoja de registroación que incluya fotos).so 1: Clasificar.

objetivo de clasificar es distinguir claramente entre loe necesita y se ubica cerca del usuario -según suncia de uso-, y lo que no se necesita y debe sero a otro lugar, lo cual será evaluado si es necesario enrea o su descarte final. Sólo debe quedar en el área deo aquello que se usa con alta frecuencia, es decir, cadatodos los días o una vez a la semana; las cosas de usodio se pueden almacenar cerca al área de trabajo pero

ntro de ella. procedimiento para clasificar es como sigue:

Hacer un listado de muebles, equipos, mesas detrabajo y computadores de la zona.Hacer un listado de elementos o artículos(herramientas, útiles, economato, archivosmagnéticos) por cada mueble, equipos, mesa detrabajo de la zona.Elaborar un plan de acción.Clasificar los elementos en necesarios einnecesarios.

s ventajas de la clasificación están en optimizar el usopacio (eliminar exceso de material, descartar objetostos y eliminar exceso de muebles en oficina o taller) y

el mal uso de los recursos (derroches diversos).so 2: Organizar.

l objetivo de organizar es identificar y localizar loslos clasificados como necesarios en el lugar que se les. Esto permite eliminar el tiempo de búsqueda,

nir desabastecimiento, mejorar la seguridad y minimizars en los procesos. procedimiento para organizar comienza con laración de croquis que deben ser colocados en lugar en cada mueble, equipo, mesa de trabajo, donde se: 1. La evidencia gráfica de las cosas visiblesas, según ubicación definida (genérica) 2. Relación del

nido interior del mueble. 3. Elaborar una relación en alfabético de todas las cosas o artículos de la oficina odonde se realiza el programa COLPA (inventario

al). 4. Documentar en el Manual COLPA todas lascias del desarrollo del proyecto. recomienda definir un nombre común para cada clasetículo (por ejemplo, Resaltador y/o marcador; Liquid o corrector o borrador líquido). También colocartas visibles y código de colores. Decidir cómo ordenarsas tomando en cuenta que sean fáciles de sacar y

Auspicia

devolver a su lugar de origen, así como que sea fácilmentelocalizable por cualquier persona (autoexplicativo). Disponerde indicadores visuales para conocer quién retirótemporalmente algún artículo (tarjetas con nombre personal).Por último, identificar etiquetando escritorios, archivadores ycualquier otro mueble.

Paso 3: LimpiarEl objetivo es lograr y mantener un lugar de trabajo limpio

y ordenado con la finalidad de conservar las cosas en unambiente de trabajo grato.

Debemos considerar la limpieza como una INSPECCIÓN.Limpiar es un compromiso orientado a hacernosresponsables por la conservación-presentación de losrecursos que usamos.

"El orden y la limpieza de una oficina o taller, ordena ylimpia los procesos mentales del personal que trabaja enella".

Las Areas de Limpieza son: Area individual, una estaciónde trabajo y los equipos que contiene. Areas comunes,aquellas de uso de varias personas y/o departamentos y quees de fácil acceso y limpieza. Areas difíciles, aquellas de usode varias personas y/o departamentos y que el acceso ylimpieza es difícil o complicada.

El procedimiento para efectuar una operación de limpiezaes como sigue:

1. Identificar las áreas y mobiliario que deban serlimpiados, corregidos o reparados.

2. Diseñar un programa de limpieza que contenga lasacciones a realizar, su frecuencia y los responsablesde ejecutarlas y/o verificarlas (elaborar un formatocon estos elementos).

3. Es función de cada responsable de ejecutar-coordinar, determinar el tipo de limpieza que va aaplicar, describir los métodos y materiales a utilizar(en el caso de ser uno mismo el que ejecute lalimpieza), elaborar una lista de chequeo específicapor responsable para la zona COLPA (pudiendocontener las siguientes pautas: ¿existe polvo en lasuperficie? ¿hay papeles o desperdicios en el suelo?¿existen derrames en el piso? ¿luce limpia la zona?En muebles revisar por encima y por debajo).Determinar quién lo va a hacer y quién va a realizarlas coordinaciones respectivas. Si durante el procesode limpieza se detecta cualquier desorden odesviación, identificar las causas y estableceracciones preventivas.

Las ventajas de la limpieza son: prevenir accidentes yenfermedades, disminuir reparaciones costosas, crear loshábitos de tomar acciones correctivas inmediatas, tener unlugar agradable de trabajo, prevenir contaminaciones en losprocesos y prolongar la vida útil de las instalaciones yequipos.

Paso 4: PrevenirPrevenir significa estandarizar, es decir, definir por escrito

los procedimientos y normas para mantener y mejorar lologrado en las tres primeras etapas: Clasificar, Organizar yLimpiar (C.O.L.).

Los Controles Preventivos (POKAYOKE) son dispositivosa prueba de errores que permiten prevenir anormalidades enel desarrollo de C.O.L. Por ejemplo, identificar los artículospor alfabeto, número, tamaño, color o algún otro indicador(líneas diagonales); indicadores sobre dónde deben

colocarse las cosas (perfiles de formas); asignar indicadorvisual para conocer los máximos y los mínimos; marcassobre el lugar donde deben colocarse las cosas; alertas depeligro (luces, etc.).

El procedimiento para prevenir requiere por cadazona/área elaborar el manual de aplicación COLPA quecontenga lo siguiente:

1. Evidencias de las condiciones anteriores.2. Distribución general de áreas, mobiliario y equipos.3. Descripción del contenido de cada área y mobiliario.4. Identificación de cada documento y artículo.5. Identificación de todo lo existente en el área por

orden alfabético.6. Descripción de los controles visuales: etiquetas,

código de colores, punto de reorden, control depréstamo, etc.

7. Procedimientos de limpieza y listas de chequeo.8. Descripción de funciones y responsabilidades.El manual debe colocarse en un lugar visible y debe ser

fácil de entender.Ejemplo de Directiva. En un aula de capacitación al

término de la sesión el instructor debe: dejar limpio elpizarrón, retirar las hojas usadas del rotafolio, devolver elequipo utilizado a su lugar, no dejar nada sobre la mesa yacomodar las sillas, verificar que no se quede ningún objetoque no sea del aula, apagar el aire acondicionado, luz u otroequipo eléctrico.

Las ventajas de prevenir son: tener procedimientosescritos de cómo mantener lo logrado para conocimiento detodo el personal, con el objetivo de mejorarloscontinuamente. Facilitar el mantenimiento preventivo.Asegurar criterios iguales de aplicación. Emplear sistemasautoexplicables. Mejorar la comunicación. Disminuir eltiempo de búsqueda. Facilitar la toma de decisiones.

Paso 5: Autocontrolar.Significa "seguir manteniendo lo logrado" e implica que

todo el personal cumpla con lo establecido, y se mantengaactualizado lo descrito en el manual de aplicación COLPA decada área.

Para lograr esto se requiere de todos los trabajadores decada área-departamento: DISCIPLINA y COMPROMISO.

Disciplina se logra usando siempre los estándares,mostrando empatía hacia los demás (comunicación),estableciendo procedimientos y estándares de trabajo,compartiendo la técnica de "aprender haciendo" (aprenderen la práctica y mejorarlo constantemente).

Respecto al Compromiso, las personas comprometidasdemuestran persistencia en el logro de sus fines.Compromiso es indesligable del entusiasmo (ganas de hacerbien las cosas). Permite diferenciar entre un ambiente deapariencia favorable y uno realmente óptimo.

Las ventajas de autocontrolar son: Forma hábitos en elcumplimiento de lo establecido (estándares), fomenta elrespeto hacia los demás, sustenta el trabajo en equipo,comparte la persistencia en el logro de objetivos.

Autocontrolar también incluye evaluaciones de COLPA,es decir, periódicamente el jefe de la unidad debe realizarAuditorías COLPA con el objetivo de evidenciar el avance delproyecto (en base a los indicadores).