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“PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A., A FÍN DE
PROVEERLE DE UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN”
CHRISTIAN ROLANDO GUANO ROBAYO
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
Constitución
La Compañía de Transporte Ejecutivo Rapitrans S.A. se constituyó mediante escritura pública otorgada en la ciudad de Quito ante el Notario Vigésimo Noveno del cantón Quito, el 20 de junio del 1995.
Objeto Social
El objeto social de la compañía es: brindar servicio de transporte de pasajeros en el Distrito Metropolitano de Quito, cubriendo la zona Noroccidental a la Antigua Terminal de Cumanda. .
Capital Suscrito y pagado
El capital suscrito es de cuatro mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$ 4.000,00), está dividido en mil acciones ordinarias y nominativas, de cuatro dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $4,00), cada una, numeradas de la cero uno a la mil.
Representante Legal de la Compañía
La representación legal, judicial, extrajudicial de la Compañía la ejercerá el Gerente General. En caso de falta o ausencia del mismo lo reemplazará el Presidente.
Organigrama Estructural
Elaborado por: Cristian Guano
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
DIRECTORIO
PRESIDENCIA
GERENCIA
ADMINISTRACION
OPERACIONES
CONTROLADORES DE RUTA
FINANCIERO
CONTABILIDAD
COMISARIO
SECRETARIO DE GERENCIA
Organización Interna
CAPÍTULO II
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Misión “El propósito fundamental de RAPITRANS S.A. es ofrecer un servicio de transporte urbano, seguro, ágil de excelencia y con sentido de respeto a todos nuestros usuarios, propiciando en ellos confianza, fidelidad, la renovación permanente de la flota vehicular, capacitación continua del personal para satisfacer la necesidad de transporte de nuestros usuarios.”
Visión“La compañía RAPITRANS S.A., aspira dar servicio a todos los sectores Nor- Occidental de la ciudad hasta la Marín, para llegar a constituirse en una empresa solida y con capacidad de integrarse o fusionarse con otras compañías que sirven a estos sectores, capaz de aportar en la planificación y desarrollo del Plan Maestro de Transporte, acorde con el requerimiento del Ilustre Municipio de Quito”
Alianzas Estratégicas para un mejor servicio.
Asociaciones con empresas de transporte.
Mejora constante.
Nuevos Segmentos de mercado.
Incrementar la eficiencia en el rendimiento del elemento humano, a través de su capacitación y motivación constantes.
La integridad.
La responsabilidad.
El respeto.
La solidaridad.
La puntualidad.
La responsabilidad.
La cortesía.
El Respeto; a las personas en todos los niveles.
Ética, compromiso e integridad.
Trabajo en equipo.
Objetivos y Valores
VALORES EMPRESARIALES
Compromiso con el Socio/Clientes.
Compromiso con el Logro
Compromiso con la Calidad Total
Compromiso con la Claridad y la
Transparencia
Compromiso con el Trabajo en Equipo
Compromiso con la Responsabilidad
Social
ESCENARIO LEGAL
Constitución de la Republica del Ecuador
Ley de CompañíasÓrgano Regulador Superintendencia de
Compañías
Ley de Régimen tributario InternoSRI (Servicio de Rentas Internas)
Código LaboralMinisterio de Relaciones LaboralesIESS (Instituto de Seguridad Social)
Entre los principales cuerpos jurídicos encargados de regulara las actividades de las compañías están:
CAPÍTULO III
ANÁLISIS SITUACIONAL
Compras
Ventas
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Nómina
Inventarios
ANÁLISIS INTERNO
ANALISIS EXTERNO
Factor Político
Federaciones.
Subsidios.
Comercio Exterior
Factor Económico
Inflación (6,12%)
Salario mínimo vital (USD 292)
Canasta Básica (USD 587,36)
P.I.B. (6,5%)
Tasas de Interés (11,83%)
Factor Social
Desempleo (5,1%)Factor Tecnológico
Cámaras de Seguridad
Seguridad al Pasajero
INFLUENCIAS MICROECONÓMICAS
Clientes
Proveedores
Competencia
Precios
CAPÍTULO IV
PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO
RAPITRANS S.A., A FIN DE PROVEERLE DE UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN
ÁREA DE TESORERIÁ
Desagregación de funciones
Soporte de las transacciones
Boletines diarios de fondos de la empresa Aplicación
de medidas
necesarias
FUNCIONES
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A. COMPROBANTE DE EGRESO N #
Ciudad y Fecha Factura No.
Beneficiario: US $
Dirección: Suma en letras:
Boucher # Cheque N:
Por concepto de: Banco:
Depósito #
CÓDIGO CUENTA DEBITOS CRÉDITOS
Gerente: Asistente Contable: Contador: Recibido por:
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A. COMPROBANTE DE INGRESO N #
Ciudad y Fecha Factura No.
Beneficiario: US $
Dirección: Suma en letras:
Boucher # Cheque N:
Por concepto de: Banco:
Depósito #
CÓDIGO CUENTA DEBITOS CRÉDITOS
Gerente: Asistente Contable: Contador: Recibido por:
ACTIVIDAD DEL
MES
COBROS XXXX
Ventas de
mercaderías
XXX
Ingresos por
arrendamiento
XXX
Otros Ingresos XXX
PAGOS XXXX
Compras de
mercaderías
XXX
Sueldos y salarios XXX
Suministros XXX
Seguro Social a
cargo de la empresa
XXX
Tributos XXX
Transportes XXX
Reparación y
conservación
XXX
Otros Pagos XXX
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS
DEL........ ..... AL………DEL 20XX.
ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR
Oportuna Gestión de
Cobro Limite de tiempo máximo de cartera 60
días
Cobro inmediato de los ingresos Aplicación
de multas y
sanciones
FUNCIONES
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
Del ………..al……….del 20XX.
Área: Tesorería.
Responsable
# UNIDAD SOCIO Y/O
CLIENTE
MOTIVO FECHA DE
LA FACTURA
# FACTURA VALOR
TOTAL
VALOR
ANTICIPO
SALDO
ÁREA DE INVENTARIOS
Observación de los movimient
os
Sistema de inventarios actualizado y adecuado
Comprobar salida e ingreso de la mercadería Adecuació
n y seguridad
de los inventarios
FUNCIONES
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
CONTROL DE ENTRADAS DE MERCADERÍA
DEL………….AL………..DEL 20XX
FECHA DE
ENTRADA
ARTÍCULO CATEGORÍA MARCA PROVEEDOR CANTIDAD VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
DEFECTOS
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
CONTROL DE ENTRADAS DE MERCADERÍA
DEL………….AL………..DEL 20XX
FECHA DE
ENTRADA
ARTÍCULO CATEGORÍA MARCA PROVEEDOR CANTIDAD VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
DEFECTOS
Documentos del Área
ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR
Segregación de
funciones
Conciliación con Proveedores
Expedientes de pago al día
Verificación de
saldos con los
mayores del diario.
FUNCIONES
Documentos del Área
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
Fecha: Del………….al…………..del……..20XX.
Responsable:
Área de Tesorería.
# UNIDAD SOCIO/
PROVEEDO
R
MOTIVO # FACTURA VALOR
TOTAL
VALOR
ANTICIPO
SALDO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Revisión de costo beneficio
por empleado
Revisión de presupuestos para el
personal
Pago a empleados
Manejo de roles de la empresa y
por empleado
FUNCIONES
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
Nombres INGRESOS EGRESOS
Cargo Dias.
Lab
Dias.
Trab.
Sueldo
Base
Sueldo
Ganado
Bonificaciones Total
Ingreso.
Ret. Fte
Imp.
Renta
IESS
9.35%
Prestamo
IESS
Total
Egresos
Liquido
a Recibir
Firmas
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
Nombres Ingresos Egresos Total Firmas
Cargo T. Ingresos 13
Sueldo
14
Sueldo
Vacaciones Fondos de
Reserva
Aporte
Patron.
Egresos
Documentos del Área
Plan de Cuentas
Es la lista de cuentas ordenada sistemáticamente
Creada e ideada de manera específica para una empresa
o ente
Base al sistema de procedimiento
contable para el logro de sus fines.
ÁREA DE CONTABILIDAD
Documentos fuenteDocumentos fuente
Diario general o Libro Diario
Diario general o Libro Diario
Mayor General o Libro Mayor
Mayor General o Libro Mayor
Balance de ComprobaciónBalance de Comprobación
· Prueba evidente con soportes·Requiere análisis·Se archiva cronológicamente
· Prueba evidente con soportes·Requiere análisis·Se archiva cronológicamente
AjustesAjustes
Estados FinancierosEstados Financieros
BalanceBalance
Reconocimientos de la operaciónReconocimientos de la operación
· Registro oficial ·Requiere criterio y orden·Se presenta como asiento
· Registro oficial ·Requiere criterio y orden·Se presenta como asiento
· Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas·Requiere criterio y orden·Brinda idea del estado de cada cuenta
· Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas·Requiere criterio y orden·Brinda idea del estado de cada cuenta
· Actualiza y depura saldos·Permiten presentar saldos razonables
· Actualiza y depura saldos·Permiten presentar saldos razonables
· Resumen significativo·Válida el cumplimiento de normas y concepto de general aceptación
· Resumen significativo·Válida el cumplimiento de normas y concepto de general aceptación
· Financieros·Económicos
· Financieros·Económicos
FLUJO DEL CICLO O
PROCESO CONTABLE
El libro de Diario tiene por objeto registrar y reflejar cronológicamente los hechos contables.
El libro de Diario
Mayorización La mayorización es el proceso mediante el cual conforme van
apareciendo las cuentas en el Libro Diario se trasladan sistemáticamente y de manera clasificada los valores registrados en la jornalizacion.
Balance de Comprobación Es un cuadro o documento contable que enlista los
movimientos y los saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor.
Ajustes y reclasificaciones contables
Omisión
Por la falta de registro de operaciones afectadas, que el sistema contable no los ha conocido
Errores
Por la selección equivocada de cuentas y aplicación de valores incorrectos..
Desactualización
Por uso sistemático de bienes y servicios, por realización de rentas que fueran presentadas o que no pudieran ser liquidadas en el período; por gastos que se pagaron por anticipado o que aun no se han pagado.
Uso indebido
Por abusos o excesos de confianza de parte de las estadías de dinero, bienes, etc., se suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia física de recursos.
Los ajustes permiten presentar saldos razonables a través de la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que por diversas causas no presentan valores que puedan ser comprobados y por ende, no muestran la verdadera situación del negocio o empresa.
ESTADOS FINANCIEROS • Los Estados financieros son informes que debe preparar la empresa al terminar
el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un periodo.
•El Estado de Resultados.
•El Estado de Situación Financiera
•El Estado de Evolución Del Patrimonio
•El Estado de Flujos De Efectivo.
•Notas explicativas a los Estados Financieros
Análisis financiero• Es un método para establecer las consecuencias
financieras de las decisiones de negocios, aplicando diversas técnicas que permiten seleccionar la información relevante, realizar mediciones y establecer conclusiones.
Método de
Análisis
Vertical:
•Analiza los Estados Financieros como el Balance General y el Estado de Resultados, comparando las cifras en forma vertical.
Método de
Análisis
Horizontal:
•Compara Estados Financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro.
Razones Financieras
Se basa en la combinación de dos o más grupos de cuentas,
con el fin de
obtener un índice
cuyo resultado
permita inferir
alguna
característica
especial de dicha
relación.
El objetivo de los estados financieros es proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de una amplia gama de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.
Comprensibilidad
Relevancia
Materialidad Fiabilidad
Escencia
Prudencia Integridad
Comparabilidad
Oportunidad Equilibrio
CAPÍTULO V
APLICACIÓN PRACTICA DE LA PROPUESTA
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
Del 1 de enero al 31 de enero de 2012.
Área: Tesorería.
Responsable: Fernando Letamendi.
# UNIDAD SOCIO Y/O
CLIENTE
MOTIVO FECHA DE LA
FACTURA
# FACTURA VALOR
TOTAL
VALOR
ANTICIPO
SALDO
23 Manuel SaldañaRubro por ingreso de
nuevo socio.3.000,00 3.000,00 -
TOTAL 3.000,00 3.000,00 -
CUENTAS POR COBRAR
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A. COMPROBANTE DE INGRESO # 01
Ciudad y Fecha: Quito, 31 de enero de 2012. Factura N
Recibido de (Cliente y/o Socio): Manuel Saldaña US $ 3.000,00
Dirección: Avenida América y las Casas. Suma en letras: Tres mil dólares.
Boucher # Cheque N:06030103
Por concepto de: Rubro de pago por ingreso de nuevo socio. Banco: Procredit.
Deposito #
CÓDIGO CUENTA DEBITOS CRÉDITOS
Bancos 3.000,00
Cuentas por Cobrar 3.000,00
Gerente: Asistente Contable: Contador: Recibido por:
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
Fecha: Del 1 de enero del al 31 de enero de 2012.
Responsable: Fernando Letamendi.
Área de Tesorería.
# UNIDADSOCIO/
PROVEEDORMOTÍVO # FACTURA VALOR TOTAL
VALOR
ANTICIPOSALDO
SACHS Importación No.-
56
0018976550 1.500,00 1.500,00 -
TOTAL 1.500,00 1.500,00 -
CUENTAS POR PAGAR:
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A. COMPROBANTE DE EGRESO # 01
Ciudad y Fecha: Quito, 31 de enero del 2012. Factura No.0018976550
Beneficiario: SACHS US $ 1.500,00
Dirección: Brasil, San Pablo. Suma en letras: Mil quinientos dólares.
Boucher # Cheque N:132
Por concepto de: Pago importación # 56. Banco: Amazonas
Deposito #
CÓDIGO CUENTA DEBITOS CRÉDITOS
Cuentas por pagar 1.500,00
Bancos 1.500,00
Gerente: Asistente Contable: Contador: Beneficiario:
ACTIVIDAD DEL MES
INGRESOS 3,000,00
Manuel Saldaña 3.000,00
EGRESOS 1,500,00
SACHS 1.500,00
DIFERENCIA
INGRESOS - EGRESOS1,500,00
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE ENERO DEL 2012
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.
CONTROL DE ENTRADA DE MERCADERÍA
Del 1 de enero al 31 de enero de 2012.
FECHA ARTICULO CATEGORIA MARCA PROVEEDOR CANTIDAD VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
DEFECTOS
15/01/2012 Blocs De Motor Repuestos AUTOLINEA AUTOLINEA 10 980,00 9800,00 Ninguno
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EJECUTIVO RAPITRANS S.A.KARDEX
DESCRIPCIPCION DEL PRODUCTO BLOCS DE MOTORCOMPRA InternacionalPROCEDENCIA BrasileraAPLICACIÓN Bus Mercedes Benz 1620,1721.PROVEEDOR AUTOLINEA
FECHA DESCRIPCIONENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
CANT V. UNIT V. TOTAL CANT V. UNIT V. TOTAL CANT V. UNIT V. TOTAL
15/01/2012Compra mercadería 10 980,00 9.800,00 10 980,00 9.800,00
ÁREA DE CONTABILIDAD
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
ÁREA DE COMPRAS LOCALES
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONESY
RECOMENDACIONES
•La inexistencia de un modelo contable ha constituido un grave problema para la Compañía de Transporte Ejecutivo “Rapitrans S.A.” ya que no ha permitido una correcta gestión administrativa por parte de la administración en el manejo de los recursos económicos; esto provoca que la compañía no tenga una visión clara de sus movimientos ocasionando una mala toma de decisiones e incertidumbre en su accionar diario, por lo que la compañía aporto información necesaria y útil para el desarrollo del proyecto.
•Por la falta de aplicación de las normas contables en la compañía no se lleva un control de depreciaciones de su propiedad planta y equipo, generando una inseguridad en la valoración económica real, induciendo a una sobrevaloración o subestimación de estos activos.
CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
•La contabilidad actual no refleja en los estados financieros la verdadera realidad de las empresas, es por ello que las NIIF para PYMES establecen los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar que se refieren a las transacciones y otros sucesos y condiciones que son importantes en los estados financieros con propósito de información general.
•La compañía debe adoptar nuevas medidas tanto financieras como administrativas principalmente en donde exista mayor circulación de dinero, sean estas, pago a proveedores, cobro a clientes, adquisición de bienes y servicios, entre otras.
RECOMENDACIONES
•Implementar en la Compañía de Transporte Ejecutivo Rapitrans S.A. el Modelo Contable propuesto para que exista mayor control y eficiencia en el desarrollo de todas sus actividades económicas, al momento de poner en práctica el diseño propuesto se deberá manejar de manera disciplinada, ordenada y registrar las transacciones en el momento que se realiza las operaciones.
•Aplicar las normas contables que se exigen tanto nacional como internacional pues con esto los órganos de control estatal dispondrán de información más razonable a partir de los que pueden efectuar pruebas de cumplimiento a fin de verificar el acatamiento de parámetros de confiabilidad, transparencia de las cifras dando la confianza a los antiguos y nuevos inversionistas.
RECOMENDACIONES
•Cambiar el paradigma de lo que realmente es la contabilidad, no solo se ve reflejado el campo fiscal, al contrario se debe tomar como un enfoque de una visión financiera integrando a toda la empresa. Por tanto es fundamental ahora adquirir conocimientos contables para poder adoptar al desarrollo de la empresa y a su vez la economía ecuatoriana.
•Establecer procesos que permitan tener en cuenta las actividades que se deben realizar en cada uno de los cargos, logrando un desempeño funcional exitoso, que contribuya al desarrollo organizacional.
Gracias por su atenció
n