Cómo mejorar la productividad de tu

PYME un 20% en tiempos de crisis

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Joan Pons

Fundador y CEO de WorkMeter

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#productividadWM

1. Puntos críticos de una empresa no

productiva

• ¿Qué es la productividad?

• ¿Qué es una empresa poco productiva?

» Recursos no optimizados

• ¿Cuál es principal recurso de las organizaciones?

» Las personas

Según la Real Academia Española:

f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados, tales

como mano de obra, materiales, energía, etc. .

Productividad de las personas

Skills X Focus X Strategy = Productivity

Capacidad (Skills)•Determina la

capacidad que tiene

una persona para hacer

su trabajo. Sus

conocimientos. Las

herramientas que

utiliza. Su preparación

y su formación. A más

capacidad, más

productividad.

Enfoque (Focus)•Referido al tiempo y el

esfuerzo que haga la

persona para realizar su

trabajo. La gestión del

tiempo, y la cantidad

de horas que se

dedique a las tareas

productivas. A más

tiempo, más

productividad.

Estrategia (Skills)•La dirección de las

personas también

afecta a su

productividad. La

utilidad de su trabajo,

el estilo de gestión o el

entorno de la

organización. A mejor

gestión, más

productividad.

Capacidad (Skills)

• Reclutamiento

• Formación continuada

• Herramientas

Foco

• Gestión del tiempo

• Entorno

• Interrupciones

• Robatiempos

• Estado físico

Estrategia

• Relativa al

producto/servicio

• Estilo de gestión

• Transparencia

• Objetivos

Depende del Management

Oportunidades de mejora

•Reclutamiento

•Formación

•HerramientasSkills

•Gestión del tiempo

•Foco en herramientas productivas

• Interrupciones

•Consciencia del tiempo

Focus

•Estilo de gestión

•Estrategia de empresa

Strategy

2. Problemas de gestión del tiempo

• Falta de consciencia.

• Falta de objetivos.

• Exceso o dispersión del tiempo personal.

• “Reunionitis” y reuniones de bajo rendimiento.

• Abuso de herramientas como elcorreo electrónico.

• Excesivas interrupciones.

• Presentismo vs trabajo productivo.

Nuestra experiencia

• Productividad mejorable– La inexistente gestión del tiempo, la falta de

consciencia y las interrupciones o exceso de reuniones ineficientes producen perdidas enormes de productividad de entre el 30% y el 40%, y es recuperable.

• Mala praxis en gestión del tiempo personal– Las pausas, los asuntos personales en el puesto de

trabajo o las distracciones roban como media 8h a la semana a cada empleado. No se pueden eliminar, pero si reducir considerablemente.

• Mejora en conciliación– La falta de confianza, el desorden y otros elementos

afectan a que los empleados alarguen su jornada de trabajo 10h más a la semana. Mas cansancio, menos tiempo personal, menos sueño, menos productividad.

3. Fórmulas para solucionarlo

• Implementar metodologías más productivas» Para evitar la procrastinación.

» Para mejorar nuestra capacidad de terminar las cosas.

• Utilizar herramientas y procesos de “feedback”.» Para identificar las oportunidades de mejora.

» Para mejorar nuestra gestión del tiempo.

• Eliminar interrupciones y el presentismo.» Para mejorar nuestra productividad.

» Satisfacción y vida personal.

Metodologías

Getting Things Done (GTD)

• Gestión x actividades

• Listas escritas (fuera de la

cabeza)

• Método y cubos

Diagrama de Gantt

• Planificación de proyectos

• Cálculo de costes

• Previsión de desvíos

Quick Wins

• Identificación de mejoras

• Implementación rápida

• Consenso

Scrum

• Basado en “sprints”

• Enfocado en la gestión de

desarrollo de software

• Aplicable a proyectos cíclicos

Herramientas

Software de medición

• Conciencia del tiempo

• Reporting valorado

• Coste/Beneficio

Sistemas de evaluación

• Evaluación desempeño

• Evaluaciones externas

• Evaluaciones internas

Software de productividad

• Ofimática

• Comunicación

• Documentación

Compactación del tiempo

Cálculo de tiempos

• En actividades

• En proyectos

• En temas personales

Herramientas y métodos

• Pomodoro

• Aislamiento

• Flexibilidad

Compactación horaria

• Menos interrupciones

• Más tiempo personal

• Horario Europeo

4. El principio de Pareto

• Pequeños cambios que podemos hacer

para mejorar nuestra productividad• Hacer cambios cuesta mucho, ¡somos humanos!

• El principio de Pareto (también conocido como la

regla del 80-20) afirma que, en muchos casos, el

80% de los efectos provienen del 20% de las

causas.

• ¿Qué cosas podemos implementar rápidamente

para mejorar la productividad?

5. Problemáticas de resolución prioritaria

• Para implementar hoy mismo» Disminución de las interrupciones

» Disminución del uso del correo

» Normativa para las reuniones

» Normativa para el uso del teléfono interno

» Feedback sobre la gestión del tiempo

» Gestión por objetivos / Mejora continua

Interrupciones y correo electrónico

Desactivar las notificaciones de

Outlook u otro gestor de correo.

Abrir el correo y cerrarlo, 3 o 4

veces al día, no dejarlo abierto.

Desactivar Messenger, Skype

etc.

Auriculares (headsets) para

evitar ser molestado.

El tiempo medio por actividad pasará de 1 minuto a 3 minutos como media.

Las reuniones y el teléfono

Crear unas normas para las

reuniones.

Medir el tiempo invertido y

tratar de reducirlo mes a mes.

Eliminar llamadas internas de

confirmación de email.

Evitar llamadas y visitas

innecesarias.

Se puede llegar a ahorrar entre 15 y 45 minutos al día de reuniones y llamadas.

Gestión del tiempo y mejora continua

Implementar herramienta de

medición automática del tiempo.

Utilizar las métricas para saber

como vamos.

Tratar de establecer una mejora

continua.

Tomando consciencia del tiempo se puede mejorar la productividad hasta un 40%.

6. Importancia de las métricas

• ¿Qué indicadores debes tener en cuenta?

» Tiempos dedicados a las aplicaciones

» Tiempos dedicados a temas no

profesionales

» Foco: Interrupciones, distracciones

etc.(tiempo medio por actividad)

Ebook: “Indicadores de productividad en una empresa – imprescindibles

para la gestión de equipos altamente eficaces”http://es.workmeter.com/indicadores-productividad-empresa/

Resumen

• SIEMPRE hay oportunidad de mejora.

• La mejor forma de mejorar, es identificar

donde están las oportunidades, y definir

un plan de acción.

• Las personas son el componente

fundamental (pero no el único).

• Sólo podemos mejorar, aquello que

podemos medir.

7. Libros y autores recomendados

• “Who: The A Method Hiring” –

Geoff Smart & Randy Street

• “Eat That Frog” – Brian Tracy

• “Gestiona mejor tu vida” – Alberto

Pena

• “Haz que funcione” – David Allen

• “La semana laboral de 4 horas” –

Timothy Ferris

• “La sorprendente verdad sobre qué

nos motiva” – Daniel H. Pink

http://www.briantracy.com/

http://www.geoffsmart.com/

http://thinkwasabi.com/

http://www.davidco.com/

http://www.fourhourworkweek.com/blog/

http://www.danpink.com/

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