Comunicación en la Gestión de Proyectos

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SSK011Habilidades Blandas para la

Gestión de Proyectos

Sesión 1

Comunicación en la Gestión de Proyectos

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1. Comunicación Interpersonal

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“La comunicación es un esfuerzo bidireccional, involucra la

transmisión de información y el entendimiento de una persona o grupo de personas hacia otras, a

través del uso de símbolos comunes”.

Definiendo la Comunicación

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Importancia de la Comunicación Interpersonal

Sirve para entender los significados e intenciones de las

personas.

Sirve para ser entendido por otros.

Sirve para ganar aceptación para usted y para sus ideas.

Sirve para producir acciones o cambios.

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¿Cómo trabaja la comunicación interpersonal?

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Idea Codificación

Significado Decodificación

MensajeIniciado

MensajeFeedback IdeaCodificación

Decodificación Significado

Distracción/Diferencia perceptual

Proceso de comunicación

Experiencia compartida

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¿Cuáles son los métodos de la

comunicación?

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“La comunicación verbal es usada para

transmitir información, dar explicaciones e

instrucciones sobre una noticia corta o en situaciones donde se

da una gran interacción”.

Comunicación Verbal

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“Se refiere a una codificación sin usar palabras,

incluye: gestos, tonos de voz,

expresiones del rostro y lenguaje

corporal” .

Comunicación No Verbal

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“En el contexto del proyecto la

comunicación escrita incluye: reportes, planes, ofertas,

políticas, procedimientos,

cartas, memorándums”.

Comunicación Escrita

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¿Cuáles son las barreras para una

adecuada comunicación?

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MACRO-BARRERASExceso de

información irrelevante

Diferencias culturales

Inadecuado clima

organizacional

Exceso de enlaces para

transmitir información

Falta de conocimiento

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MICRO-BARRERASDiferencias en la percepción del

mensaje

Competencia entre el mensaje del emisor y del

receptor

La terminología del proyecto no es entendible

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2. Comunicación en el Ambiente del Proyecto

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¿Cuáles son los tipos de comunicación

dentro del proyecto?

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"Incluye escuchar, presentar, solucionar

problemas, tomar decisiones, negociar y gestionar

conflictos”.

Comunicación Interpersonal

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“ Incluye todos los esfuerzos en relacionarse con el público con el

fin de involucrarlos en

el proyecto”.

Comunicación al Público y a la Comunidad

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“Es desarrollada a través de los

canales tradicionales de comunicación descritos en el organigrama”.

Comunicación Formal

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“Esta comunicación es

desarrollada a través de grupos informales en los

cuales las relaciones

dependen de lazos comunes”.

Comunicación Informal

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3. Comunicación para lograr un Alto Rendimiento

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AMBIENTE DECOMUNICACION

CERRADA

AMBIENTE DECOMUNICACION

ABIERTA

BAJO RENDIMIENTO

ALTO RENDIMIENTO

Comunicación y Rendimiento

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¿Cómo es un ambiente de

comunicación cerrada?

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En una ambiente de comunicación cerrada, los involucrados:

• Presionan para no mostrar los avances reales o la información importante.

• Ventilan frustraciones y no problemas.

• Sabotean el proyecto, al líder del proyecto, y al equipo de proyecto.

• No terminan sus tareas y no contribuyen a los resultados del equipo.

• Influencian negativamente a otros miembros del equipo.

Comunicación Cerrada

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¿Cómo generar un ambiente de

comunicación abierta?

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Apertura en lasTareas

Apertura en las Relaciones

Cómo generar un ambiente de Comunicación Abierta

AMBIENTE DECOMUNICACIÓN

ABIERTA

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¿Cómo promover una buena

comunicación?

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• Mantenga abiertos los canales de comunicación en todas las direcciones (ascendente, descendente, y lateral).

• Evite las discusiones con los stakeholders del proyecto.

• Si se equivoca, reconózcalo y pida disculpas.

• Sea objetivo y enfóquese en el problema y no en las personas o en las personalidades .

¿Cómo promover una buena comunicación?

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4. Escucha Efectiva

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¿Cuál es la importancia de

escuchar adecuadamente?

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Importancia de escuchar adecuadamente

“El escuchar no sólo mejora la comunicación sino también desarrolla

compenetración, confianza, y respeto entre los participantes del proyecto. La escucha

efectiva es una de las más importantes habilidades que el gestor de proyecto debe

adquirir y practicar” .

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¿Cuáles son los comportamientos

verbales y no verbales de la

escucha efectiva?

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Comportamientos verbales • Hacer preguntas para

clarificar y ganar más información.

• Parafrasear lo que el emisor ha dicho para clarificar algunos términos.

• Solicitar al emisor algunos ejemplos de lo que comunica.

• Resumir lo que dijo el emisor.

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Comportamiento no verbales • Hacer contacto visual con el

emisor del mensaje.• Ser expresivo, una expresión

interesada motiva al emisor.• No estar muy lejos del que

comunica algo, la cercanía establece más confianza en la comunicación.

• Escuchar las intenciones del que comunica. Muchas veces el mensaje real no es lo que textualmente se dice.

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