CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Objetivo de la Presentación •Al finalizar el taller, el participante

tendrá las herramientas para poder construir indicadores que le permitirá tomar decisiones en su institución.

Contenido de la presentación

1. Indicadores con los que cuenta la institución

2. Definiciones de Indicadores

3. Tipos de Indicadores

4. Cómo construir indicadores

5. Trabajo en equipo: Construcción de indicadores de la institución

Ventajas de los Indicadores • Sirven de guía en el análisis del comportamiento

de los procesos de toda organización

• Son instrumentos que ayudan en la planificación y evaluación de las actividades a corto, mediano y largo plazo.

• Representan de manera específica y concreta alguna situación abstracta o difícil de pensar, permitiendo manejar información

especializada con cualquier persona.

Al ser expresados en cifras, aunque la medición de los indicadores se hiciera por distintos observadores, el resultado siempre será el mismo, es decir permite la objetividad. Pueden ser expresados de forma sencilla, como puede ser una gráfica, que facilita su interpretación. Lo más importante el tomar en cuenta los indicadores de la organización, permite la toma oportuna y correcta de decisiones.

Definiciones Un indicador es un instrumento que como su

nombre lo dice sirve para mostrar o indicar algo

Un indicador es una magnitud asociada a una característica (del resultado, del proceso, de las actividades, de la estructura, etc.) que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos (estándares) establecidos.

• Escala de Magnitud utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto, programa o actividad. Resultado cuantitativo de comparar dos variables.

• Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos, son medidas verificables de cambio de resultados, diseñadas para contar con un estándar contra el cual evaluar , estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas

Los indicadores nos dicen:

• ¿Donde estamos?

• ¿Hacia donde vamos?

• ¿Qué tan lejos estamos de

la meta u objetivo que deseamos

alcanzar?

Indicadores de Resultados

Reflejan las acciones pasadas, permite medir los alcances o productos de las actividades realizadas.

Ejemplo:

• Se dieron 6 talleres

• Ventas del mes

• Numero de personas atendidas

Indicadores de Eficacia

Grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir cuánto de los resultados esperados se alcanzó, permite evaluar durante o al finalizar las actividades.

Resultado Alcanzado / Resultado Esperado

Rangos Puntos

0- 20% 0

21- 40% 1

41- 60% 2

61-80% 3

81-90% 4

< 91% 5

RA= 10 Talleres

RE= 8 Talleres

10/8=1.25

125%

5 Puntos

Indicadores de Eficiencia Es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible

Resultado Alcanzado RA

Costo Alcanzado CA

Resultado Esperado RE

Costo Esperado CE

Rangos Puntos

Muy eficiente > 1 5

Eficiente = 1 3

Ineficiente < 1 1

X Tiempo Alcanzado TA =

X Tiempo Alcanzado TA =

• Ejemplo:

Resultado Esperado= 8 talleres RE= 8

Resultado Alcanzado =10 talleres RA= 10

Costo Esperado = $2500 Recaudado CE=2500

Costo Alcanzado= $3200 Recaudado CA=3200

Tiempo Esperado= 24 Horas duración TE= 24

Tiempo Alcanzado= 24 horas Duración TE= 24

10

3200

8

2500

X 24

X 24

0.075

0.0768

= 0.9765625

<1= INEFICIENTE

1 Punto

Indicadores de Efectividad

Involucra la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles.

Puntaje eficiencia 1.25

+ +

Puntaje eficacia 0.9765625

2 2

Máximo Puntaje 1.1132812

La efectividad se expresa en porcentaje (%)

CARACTERÍSTICAS DE

LOS INDICADORES

1. Validez...

un indicador es válido en la medida que mide lo que se quiere medir

Indicadores

?

dos metros de clavos y unos 40 centímetros de arena, joven.

2. Objetividad...

un indicador objetivo expresa los hechos y no las suposiciones

Indicadores

teléfono

Indicadores 3. Sensibilidad...

un indicador sensible muestra las variaciones de los resultados

Día soleado Día nublado Día lluvioso

4. Especificidad...

un indicador específico incluye únicamente los aspectos pertinentes

Indicadores

...tenía 34 años, vivió hace unos 3,500 y comía moras silvestres aderezadas con miel; montaba a pelo y todos los viernes pintaba murales en cuevas mientras charlaba con sus compañeros sobre el clima y la política tribal...

5. Congruencia...

un indicador congruente guarda una relación lógica con la situación que aborda

Indicadores

indicador XZ-36 . .

.

o.k. defectuosas

6. Consistencia...

un indicador consistente muestra los mismos resultados bajo las mismas circunstancias

Indicadores

o.k.

7. Confiabilidad...

un indicador confiable incluye solamente márgenes de error razonables

Indicadores

Para elaborar un indicador: Saber lo que se quiere medir, lo que quiero conocer 1. Redacción del nombre del indicador El nombre debe reflejar con toda precisión la propiedad que se pretende medir 2. Objetivo del indicador Debe precisar el propósito de la medición. 3. Seleccionar expresión numérica a utilizar Puede ser un porcentaje, una proporción, un promedio o un número absoluto 4. Establecer el estándar Valor o rango de lo ideal o lo aceptable

Para elaborar un indicador:

5. Definir las fuentes de datos

Son los documentos a partir de los cuales se obtendrá la información para aplicar la fórmula del indicador.

Pueden ser expedientes, informes de estudios, reportes de encuestas u otros documentos oficiales.

Los usuarios y el personal también pueden ser identificados como fuentes de información.

6. Identificar los instrumentos para la recolección de datos

•Hojas de datos • Listas de verificación •Guías de entrevista •Cuestionarios •Planillas de inspección

7. Diseñar el procedimiento de recolectar los datos

Se refiere a la forma en que se garantizará que la obtención de los datos evita sesgos y se lleva a cabo de la manera previamente establecida.

8. Recolección de datos

9. Comparar los resultados obtenidos con los estándares

Los estándares que se establecieron inicialmente deben ser cumplibles sin mayor complicación, pero suficientemente altos que representen el trabajo de la organización.

10. Frecuencia de medida

En términos de actividades relacionadas con la aplicación del indicador, la periodicidad de cada una de ellas y sus respectivos responsables.

11. Tendencia deseada

Diferencia entre: Objetivo:

Cambio que se quiere lograr

Indicador:

Medidas específicas del progreso alcanzado en el cumplimiento de las metas y el logro de los objetivos

Meta:

Productos deseados en términos de cantidad, calidad y tiempo bien definidos

Para comprobar la idoneidad del indicador hay que hacernos algunas preguntas

¿Es útil el indicador?; ¿El indicador sirve para tomar decisiones?; ¿Simboliza y representa claramente el concepto que se desea conocer?; ¿Es compatible con el resto de indicadores de forma que permite contrastar los resultados?; ¿Compensa la utilidad que genera con el costo de recolección de información y desarrollo del indicador?; ¿Está suficientemente definido de tal forma que el resultado pueda ser comparable en el tiempo, sin dudas, sobre la fiabilidad de los datos?;

¿Es clara la representación gráfica utilizada?; ¿Es redundante con otros indicadores ya existentes?; ¿Es adecuada la periodicidad establecida?; ¿Existe una forma más sencilla de obtener la información?; ¿Se aprovechan adecuadamente los medios informáticos para optimizar el proceso de obtención del indicador?; ¿Se ha definido el nivel de divulgación y de confidencialidad que requiere el indicador?; ¿Se comunica el indicador a las personas involucradas en el área, actividad o proceso?;

Ejemplos:

Indicadores de resultados

Indicadores de eficiencia • Costo de los beneficios otorgados • Costo promedio de las acciones de recaudación • Costo total del programa/ total de beneficiarios

• No. De terapias • Personas atendidas

Indicadores de eficacia • # Beneficiarios / Universo de beneficiarios • % de proyectos ganados con fondos externos

Bibliografía • 1. Planning S.A. – www.planning. com.co

• 2. Slideshare Carmen Peña, 25 de septiembre de 2009. – www.slideshare.net

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