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Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Construcción y Operación de Indicadores de Gestión en la
Secretaría de la Función Pública
20 de mayo de 2008
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Contenido
A. Objetivo y alcance
B. Conceptos y definiciones
C. Método de operación
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
A. Esquema de planeación y alineación de la
Secretaría de la Función Pública
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Alineación de la Estrategia
• Como parte del ejercicio de Planeación de la Secretaría, anualmente se llevan a cabo Sesiones de Planeación Estratégica, en las que se revisa y ajusta la estrategia de cada unidad administrativa.
• Dichas sesiones, tienen la finalidad de alinear la estrategia individual con la estrategia colectiva de la Secretaría, para atender los requerimientos de la Sociedad
Misión y Visión de la SFP
Compromisos y estrategiasgubernamentales
Objetivo Estratégico
Estrategia UA
Objetivo Estratégico
Objetivo Estratégico
Procesos Proyectos
Estrategia UA
Procesos Proyectos
Estrategia UA
Procesos Proyectos
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Ejemplo de alineación
Ejemplo
Objetivo - Mejorar mi salud
Línea Estratégica 1 – Control de Peso
Línea Estratégica 2 – Incremento de la actividad física
Línea Estratégica 3 – Hábitos saludables
Proceso 1.1 Controlar alimentación
Indicador 1.1.1 Peso en Kg.
Meta 1.1.1 75 Kg.
Indicador 1.1.2 Calorías ingeridas
Meta 1.1.2 1800 Calorías / día
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Beneficios de la alineación
La alineación facilita a la Unidad Administrativa la visualización de la relación entre lo que desea conseguir (enfoque), sus acciones (implementación) y los resultados
obtenidos. De esta forma puede establecerse el principio de causalidad para desarrollar una Planeación Estratégica
efectiva.
Beneficios obtenidos del ejercicio:
• Despliegue de una estrategia congruente
• Disposición para trabajar en equipo para obtener
resultados
• Visión compartida y un propósito común
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Insumos Ejecución Evaluación
Esquema de alineación en la SFP
Misión
Visión
Macroprocesos
Objetivos
ObjetivosIndicadores
Objetivo
Proyectos
Indicadoresprocesos
PrioridadesEstratégicas
Programas Gubernamentales
Ali
ne
ació
n
ReglamentoInterior
Manual deOrganización
Indicadoresproyectos
CompromisosInstitucionales
Objetivos
SECRETARÍA
SUBSECRETARIA /OFICIALÍA MAYOR
DIRECCIÓN GENERAL /JEFATURA DE UNIDAD
Procesos
Indicadores Subsecretaría
Indicadores SecretaríaG
en
era
ció
n d
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alo
r / L
og
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su
ltad
os
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Estrategia de la Unidad Administrativa
• Cada Unidad Administrativa define la estrategia que le permitirá contribuir al logro de los objetivos estratégicos.
• Igualmente, define los indicadores que permitirán dar seguimiento al cumplimiento de dicha estrategia.
ObjetivoDefine en forma clara y específica los resultados esperados
por cada Unidad Administrativa
ProcesosDefinen de que manera el valor agregado de nuestros
procesos impacta en el logro de los resultados
Proyectos
Establecen los proyectos que mejorarán el
desempeño de los procesos o incidirán en el logro del
objetivo
Indicadores estratégicos
Permiten dar seguimiento al logro de los resultados
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Tablero de Indicadores
El Tablero de Control Estratégico (TCE) permite dar seguimiento al avance de los procesos y proyectos por
medio de indicadores con el fin de conseguir los resultados esperados.
Ventajas y Beneficios:
• Identificar desviaciones con respecto a la meta original
• Tomar decisiones e implementar acciones oportunas para la corrección del rumbo
• Monitoreo efectivo de los inductores (factores críticos de éxito) para el logro de las metas
• Comunicar las estrategias de forma concreta y traducidas en acciones a todas las Unidades Administrativas
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Construcción de Indicadoresy establecimiento de Metas
• Los indicadores establecen parámetros y patrones
(variables)
• Las acciones (procesos y proyectos) inciden en el
comportamiento de los parámetros buscando su
control
• La meta define el valor cuantificable al que se
debe llevar el parámetro (resultado)
• El logro de la meta del indicador (resultado - control
del parámetro) debe evidenciar el logro del
objetivo (operativo o estratégico)
Procesosy Proyectos
Indicadores Metas Logros
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Tipo de Indicadores
Los indicadores se clasificaron en dos tipos:
Estratégicos: Miden el logro de los objetivos, impacto
en el cumplimiento del objetivo de la Unidad.
Operativos: Miden el desempeño de la unidad en
términos de eficiencia como tiempos y volumen.
Generalmente se asocian a los procesos y pueden
clasificarse en indicadores de entrada, de gestión y
de salida.
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Ejemplo: enfoque del tablero
Ejemplo: Escudería
Automovilismo
• Los indicadores más detallados
son llevados en los pits
• Los indicadores que lleva el
dueño de la escudería son
una consecuencia o
concentrado de los indicadores
detallados
•Rendimiento del Combustible•Velocidad por vuelta•Presión de las llantas
•Puntos en el campeonato•Carreras Ganadas•Patrocinios logrados
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El Tablero de Control Estratégico de la Secretaría de la Función Pública constituye el repositorio de todos los indicadores que la
Dependencia necesita para proveer información tanto de manera interna a los responsables de las Unidades, como externa a las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, y a la
sociedad en general.
SPC
ABG
MIDO
METAS
PRESIDENCIALES
PNCCTDA
METAS
PRESUPUESTARIASPRIORIDADES
ESTRATÉGICAS
SPC
ABG
MIDO
METAS
PRESIDENCIALES
PNCCTDA
METAS
PRESUPUESTARIASPRIORIDADES
ESTRATÉGICAS
Universo de Indicadores
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B. Conceptos y definiciones
Definiciones de algunos conceptos utilizados en el ejercicio
de planeación y en el TCE
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Conceptos
Misión
Visión
Objetivos
Procesos
Proyectos
¿Cual es la razón de ser, el motivo de la existencia de la SFP?
¿Hacia dónde se dirige la Secretaría con el cumplimiento de la misión?
¿Cuál es el resultado esperado por la Unidad para el cumplimiento de
la estrategia?
¿Cuáles son las actividades que debe desempeñar la Unidad para
lograr el objetivo?
¿Qué proyectos apoyan a mis procesos o directamente
contribuyen al logro del objetivo?
ObjetivoEstratégico
¿Cuál es el resultado esperado por la Secretaría para el cumplimiento
de la misión y visión?
Indicadores
Indicadores
Indicadores
Metas
Metas
Metas
¿Cómo puedo establecer un
parámetro para la medición del
objetivo?
¿Qué compromiso cuantificable debo adquirir
para el logro del objetivo?
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Definición del Objetivo
El objetivo define en forma clara y específica los resultados esperados por cada Unidad Administrativa
Características del objetivo:
•Alineados – Debe estar alineados con los objetivos del PND y las atribuciones en el Reglamento
Interior
•Orientados a resultados – Deben dar la idea de logro o resultados
•Medibles – Se debe poder cuantificar su progreso
•Alcanzables – Debe ser posible lograrlo en un cierto lapso de tiempo
•Retadores – Debe significar un compromiso
Insumos a considerar:•Misión y Visión de la SFP•Reglamento Interior (atribuciones)•Macroproceso asociado a la unidad
Preguntas a realizar:¿Qué resultado debo lograr para contribuir al logro de la misión y visión de la SFP?
¿Cuáles son las atribuciones con las que cuento para lograr el resultado?¿Cómo se relaciona mi objetivo con las demás unidades de la Secretaría?
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Redacción de objetivosSintaxis
(“¿Qué?”)
MEDIANTE
(“¿Cómo?”)
Define los resultados que se pretenden lograr, o fin último de la Unidad
Administrativa
Define las actividades o instrumentos concretos para
alcanzar los resultados
OBJETIVO ESTRATÉGICO
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EjemploCoordinación General de Órganos de Vigilancia y Control
• ¿Está alineado? Contribuye con el objetivo de Prevenir y abatir prácticas de
corrupción e impunidad, e impulsar la mejora de la calidad en la gestión pública.
• ¿Es medible? Se evalúa por el sistema MIDO.
• ¿Es retador? Se compromete a garantizar la contribución de los OICs.
• ¿Está enfocado a resultados? El resultado es el garantizar la contribución.
Resultados esperados
(“¿Qué?”)
MEDIANTE
De que manera se van a alcanzar
(“¿Cómo?”)
Garantizar que los Órganos de Vigilancia
y Control contribuyan a reducir los riesgos
de corrupción y transparentar la
Administración Pública Federal, así como a
eficientar la operación de ésta
una adecuada relación con las dependencias,
entidades, órganos desconcentrados y la
Procuraduría General de la República, con un
enfoque preventivo del control, una correcta
vigilancia de la gestión pública y una efectiva
aplicación de medidas correctivas
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ProcesosLos procesos son el conjunto de actividades que desarrolla la Unidad para lograr el resultado
planteado en el objetivo
Características de los procesos:
•Alineados – Debe estar alineados con el objetivo de la Unidad, sus atribuciones en el Reglamento
Interior y el Macroproceso de la Secretaría.
•Generan valor – Todo proceso debe tener como salida un producto o entregable con valor agregado
para el cliente y contribuir en el logro de los objetivos de la Unidad y de la Secretaría
•Medibles – Todo proceso deberá ser medible en cuanto a su desempeño (eficiencia, efectividad) y en
cuanto a su salida (producto, entregable).
•Permanentes – Los procesos son un conjunto de actividades diseñadas para que su producto de
cumplimiento a las atribuciones y objetivo de la unidad, por lo que su operación es permanente hasta que
alguna de estas condiciones cambie.
•Están encadenados – Las salidas de los procesos se convierten en los insumos de otros procesos para
generar una Cadena de Valor de procesos que atraviesa (encadena) a toda la organización más ábarcando
varias funciones y Unidades Administrativas
Preguntas para la validación de procesos:
¿Qué entregables debo producir para dar cumplimiento al objetivo de la Unidad y qué
actividades debo realizar para producirlo?
¿Cuál es el valor del entregable producido y con qué otros procesos tanto internos (dentro de la
Unidad), como externos (Otras unidades, dependencias, sociedad) se conecta?
Insumos a considerar:
Objetivo de la Unidad – Reglamento Interior (atribuciones) – Macroproceso asociado a la unidad
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Visión de procesos
PP E S C
Proveedores Entradas Proceso Salidas Clientes
Criterios de calidad
Un proceso es una serie de actividades coordinadas diseñadas para lograr un producto o entregable con valor agregado.
¿Quién provee el
insumo
disparador del
proceso?
¿Cuál es el
insumo
disparador del
proceso?
¿Qué actividades
lleva a cabo la
unidad para
producir el
entregable?
¿Cuál es el
entregable o
producto del
proceso?
¿Quién recibe el
beneficio del
producto?
¿Cuáles son las características que debe cumplir el producto para satisfacer a mi cliente?
(Criterios de calidad)
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
EjemploTrámite y resolución de inconformidades*
Proveedores Entradas Proceso Salidas Clientes
¿Quién provee el
insumo
disparador del
proceso?
¿Cuál es el insumo
disparador del proceso?
¿Qué actividades lleva
a cabo la unidad para
producir el entregable?
¿Cuál es el
entregable o
producto del
proceso?
¿Quién recibe el
beneficio del
producto?
• Inconformes.
•Convocante.
•Terceros
Interesados.
•Organismos
Públicos y
privados
• Inconformidad
• Informe de 24 Hrs.
• Informe circunstanciado
•Dictámenes Técnicos
•Escrito desahogo del
Derecho de audiencia
•Documentos Diversos
1.Recepción de
documentación
2.Integración del
expediente
3.Proyección y resolución
4.Notificación
Resolución:
•Nulidad total
•Nulidad Parcial
•Declaración
relativa a lo
infundado
•Inconformes.
•Convocante.
•Terceros Interesados.
•Organismos Públicos
y privados
¿Cuáles son las características que debe cumplir el producto para satisfacer a mi cliente? (Criterios de calidad)
Tiempo promedio de resolución, tiempo promedio de notificación, porcentaje de resoluciones confirmadas
* Elementos tomados del Manual de la Calidad de la Dirección General de Inconformidades
• ¿Está alineado? Contribuye con el objetivo de la unidad dentro del marco establecido por la normatividad.
• ¿Genera valor? Cumple con las expectativas del cliente y contribuye al objetivo de la Unidad.• ¿Es medible? Se mide tanto la calidad del producto como el desempeño del proceso• ¿Es permanente? El proceso cumple con las atribuciones de la unidad y el objetivo de la misma, por lo
que su operación es continua.• ¿Se conecta con otros procesos? El proceso forma parte de la cadena de valor de la SFP y se
relaciona con otras unidades de la SFP
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Cadena de valor de la SFP
Procesos de Apoyo
Procesos Sustantivos
Atender FiscalizarSancionar
NormarMejorar
Profesionalizar
Establecer la cultura de la legalidady la rendición de cuentas
Coordinar la política de transparencia y de rendición de cuentas
Comunicar
Coordinar los Órganos de Vigilancia y Control
Administrar patrimonio
Asuntos legales
Contraloría Interna
Administrar recursos y proveer servicios
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Proyectos
Un proyecto es una serie de actividades realizadas para el logro de un producto o
servicio que se ejecutan una sola vez dentro de un marco temporal predefinido
Características• Alineados – Debe estar alineados con el objetivo de la Unidad, con los procesos y con el Reglamento
Interior y el Macroproceso de la Secretaría.
• Finitos. Son esfuerzos temporales, con fechas de inicio y término definidas
• Generan valor – Todo proyecto debe tener al final del mismo un producto o entregable con valor
agregado para el cliente y contribuir en el logro de los objetivos de la Unidad y de la Secretaría
• Medibles – Todo proyecto deberá ser medible en cuanto a su desempeño (tiempo) y en cuanto a su
salida (producto, entregable).
Insumos a considerarObjetivo y procesos del área – Reglamento Interior (atribuciones)
Preguntas para la validación de proyectos:
¿Los entregables apoyan el cumplimiento del objetivo y dan cumplimiento a las
atribuciones de la Unidad?
¿Este esfuerzo es temporal?
¿Termina cuando se haya producido el resultado planeado?
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1. Planeación deficiente
2. Líder del proyecto inapropiado
3. Falta de apoyo ejecutivo
4. Mala definición del alcance
5. Cambio no controlado
6. Programación inadecuada del trabajo
7. Equipo de trabajo inapropiado
8. Falta de control de costos
9. Insuficiencia de recursos
10. Falta de incentivos y penalizaciones
11. Deficiente Administración de Información
12. Carencia de análisis de riesgos
Sin Administración de Proyectos
Con Administración de Proyectos se incrementa el control sobre la obtención de los beneficios esperados
¿ Fin ?
TiempoInicio
Causas principales por las que fracasan los proyectos
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Preparación
Definición Planeación Organización
Control
Acción (MS Project)
Definición Proyectos
Ejecución
¿Cuál es el objetivo?
¿Qué resultado se
busca?
¿Quiénes son los
responsables?
¿Cuáles son el
tiempo y fechas?
¿Cuáles son las
etapas del proyecto?
¿Cuáles son las
tareas a desarrollar
para lograr el
resultado?
¿Cuál es el resultado
esperado
(entregables) en
cada tarea y etapa?
¿Qué condiciones
deben cumplirse
para que el proyecto
tenga éxito?
¿En qué orden se
ejecutarán las
tareas?
¿Cuáles son las
fechas para
desarrollarlas?
¿Quién será el
responsable de cada
actividad?
¿Qué recursos
materiales o
financieros requiere
cada actividad?
¿Cómo se le dará
seguimiento al
proyecto?
Documentación en la
herramienta (MS
Project)
Seguimiento en la
herramienta (MS
Project)
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Fase
Definición
Planeación
Organización
Control
Objetivo Acción (MS Project)
Administración de proyectosGuía rápida *
Ejecución
Determinar objetivos y resultados esperados 1. Dar nombre del proyecto
¿Qué vamos a hacer? 2. Definir fecha de inicio y término
¿Qué resultados vamos a obtener? 3. Definir calendario general de trabajo (días festivos)
¿Qué beneficios vamos a conseguir?
Definir a los responsables de los resultados
Definir calendario del proyecto
Definir las etapas del proyecto 1. Definir etapas del proyecto
Definir las tareas y entregables (productos) 2. Definir tareas a detalle por fase
Desagregar tareas a detalle 3. Definir entregables (productos)
Identificar hitos 4. Definir hitos
Factores de éxito en el proyecto
Establecer duración y precedencias 1. Establecer la duración de cada tarea en días y no en fechas
Duración de cada actividad 2. Definir actividades predecesoras (vínculos) : FC, CC, FF, CF
Dependencia entre actividades 3. Definir equipo de trabajo (recursos)
Establecer responsables por tarea 4. Definir responsable por cada actividad
Asignar recursos humanos y materiales a las tareas 5. Establecer disponibilidad del recurso en el proyecto (%)
¿Quién lo va a hacer? 6. Definir calendario laboral por recurso (plan de vacaciones)
¿Recursos materiales o financieros? 7. Asignar recurso por tarea (responsable)
Definir las reglas del juego con el equipo de trabajo 8. Guardar “Línea de Base” (fijar proyecto)
¿Cómo y cuando se va a dar seguimiento?
¿Cuándo nos vamos a reunir?
Registrar avance de las actividades 1. Actualizar % de avance por tarea (0 ó 100%)
Documentar entregables de las actividades 2. Vincular entregables (documentos)
Dar seguimiento a la ejecución del proyecto 1. Ver avance: “Gantt de seguimiento”
Tomar acción previsoras o correctivas 2. Corregir: ajustar duración y/o asignar más recursos
* Curso básico de administración de proyectos (DGMAP)
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Indicadores, inductores y metas
Los Indicadores son elementos que nos permiten medir el logro de un resultado, el
avance de un proyecto y nos alertan si existe una desviación entre lo que
planeamos y lo que estamos consiguiendo para hacer correcciones y tomar acciones
Preguntas para el identificar inductores y construir los inductores:
¿Qué debe estar sucediendo para evidenciar que se cumple con el objetivo o resultado de
lo que quiero medir (inductor)?
¿Cómo puedo medir el inductor?
Insumos a considerar:Resultados esperados del elemento a medir – Objetivo de la Unidad – Inductores del elemento a medir
Características:• Medibles. Todo indicador debe contar con una meta cuantitativa que permita medir su avance y su
resultado
• Alineados. Los indicadores deben alinearse con el resultado esperado con el elemento a medir: Objetivo,
Proceso o Proyecto
• Efectivos. Los indicadores deben proveer información suficiente para la toma de decisiones del Objetivo,
proceso o proyecto. Adicionalmente, el cumplimiento de las metas debe asegurar el logro del Objetivo,
proyecto o proceso
• Estratégicos / Operativos. Los indicadores estratégicos miden el logro, fin último del elemento a medir,
los indicadores operativos miden el esfuerzo, cantidad de trabajo realizado para alcanzar dicho logro.
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Construcción de Indicadores estratégicos
1. Identificar el logro requerido para el cumplimiento
del objetivo (Resultado último esperado)
OBJETIVOResultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana
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Construcción de Indicadores estratégicos
2. Identificar las variables específicas que indicarán
que se está logrando el resultado (Inductores)
OBJETIVOResultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana
INDUCTOR Disminución de los casos de Sarampión en México
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Construcción de Indicadores estratégicos
3. Establecer el mecanismo de medición del factor de
éxito (INDICADOR)
OBJETIVOResultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana
INDUCTOR Disminución de los casos de Sarampión en México
INDICADOR Número de casos nuevos identificados cada mes
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Construcción de Indicadores estratégicos
4. Definir un parámetro cuantitativo para el para el
mecanismo de medición (metas a lograr)
OBJETIVOResultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana
INDUCTOR Disminución de los casos de Sarampión en México
INDICADOR Número de casos nuevos identificados cada mes
META 0 Casos al mes
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Construcción de Indicadores estratégicos
5. Elaborar el programa con las actividades a desarrollar
para lograr las metas (plan de acción, PROCESOS y
PROYECTOS)
OBJETIVOResultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana
INDUCTOR Disminución de los casos de Sarampión en México
INDICADOR Número de casos nuevos identificados cada mes
META 0 Casos al mes
PLAN DEACCIÓN
Proceso: Erradicar enfermedades endémicasProyecto: Campaña de vacunación contra el Sarampión
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Construcción de Indicadores estratégicos
Como en la definición de los elementos estratégicos,
la alineación y el esquema causa – efecto se
mantienen durante la definición de indicadores
OBJETIVOResultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana
INDUCTOR Disminución de los casos de Sarampión en México
INDICADOR Número de casos nuevos identificados cada mes
META 0 Casos al mes
PLAN DEACCIÓN
Proceso: Erradicar enfermedades endémicasProyecto: Campaña de vacunación contra el Sarampión
Ali
ne
ació
n Eje
cu
ció
n
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Ficha técnica
Posteriormente, para cada indicador definido, se deberá establecer una
ficha técnica conformada por la siguiente información:
– Descripción del indicador. Descripción sobre el sentido general del
indicador.
– Fórmula. Algoritmo de cálculo para obtener el valor del indicador.
– Unidad de medida. Unidades en las que será evaluado el indicador.
– Periodicidad. Frecuencia de medición del indicador (mensual, bimestral,
trimestral, semestral o anual).
– Valor inicial. Valor al inicio del año en el caso de los indicadores
acumulados.
– Proveedor. Se refiere a quién califica el indicador. Puede ser una instancia
externa, o la misma Unidad Administrativa.
– Responsable del seguimiento.
– Relación con el Reglamento Interior. Artículo y Fracción del Reglamento
Interior que dan sustento al indicador.
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C. Método de Operación
Criterios y fórmulas de calificación, de acuerdo a los
diferentes tipos de indicadores.
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Elementos de evaluación
• Cada tipo de indicador es evaluado mediante:
GRADO DE AVANCE: Evalua si estamos
llevando a cabo las acciones necesarias
para cumplir con la meta.
RESULTADOS: Muestra los resultados
obtenidos durante el año de acuerdo a la
meta programada.
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Grado de avance
Para evaluar el grado de avance se requiere elaborar un programa
de trabajo*, con las etapas y tareas requeridas
para cumplir con el indicador.
* Se cuenta con una Plantilla de trabajo en MS Project para dar seguimiento a
los programas de trabajo.
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Evaluación del grado de avance
El programa de trabajo se califica de acuerdo al cumplimiento
o retraso de las fechas programadas para cada actividad.
Si la tarea está concluida
Si la tarea no está concluida, pero está en tiempo
Si la tarea muestra un retraso de hasta el 20% de la duración
Si la tarea muestra un retraso mayor al 20% de la duración
SEMÁFOROS
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Resultados
Para evaluar los resultados, se debe establecer una
programación, es decir, el calendario de resultados
esperados a lo largo del año.
Programación
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
TOTAL
Criterios de programación:
– Programar tomando en cuenta la meta
sobresaliente
– Programar de manera mensual, para dar
un seguimiento continuo a los resultados.
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Evaluación de resultados
Los resultados se evalúan de
acuerdo al avance real,
comparado con la programación.
Programación Real
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
TOTAL
Para evaluar los resultados, se debe establecer una programación, es
decir, el calendario de resultados esperados a lo largo del año.
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Tipos de indicadores en el TCE
Dentro del Tablero, se consideran cuatro tipos de indicadores:
I. Sumatoria(Numérico)
II. Promedio(Porcentaje)
IV. Fecha
Son indicadores cuyo valor a lo largo del año es incremental, es decir, se acumula mes con mes.
Ej. Porcentaje de servidores públicos de la APF registrados en el RUSP
Son indicadores que muestran un desempeño estándar durante el año, es decir, se promedia todos los meses.
Ej. Tiempo promedio de ocupación de vacantes
Son indicadores cuya meta es el cumplimiento en un mes determinado. Generalmente asociado con indicadores de proyecto.
Ej. Fecha de entrega del Programa Anual de Capacitación
III. Calificación(SnapShot)
Son indicadores cuyo valor es independiente del resultado anterior, como puede ser el caso de una encuesta.
Ej.
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Evaluación de resultadosI. Indicador Sumatoria (Numérico)
Ejemplo.
Porcentaje de servidores públicos de la APF
registrados en el RUSP
Programación
Enero 0
Febrero 5
Marzo 5
Abril 10
Mayo 10
Junio 10
Julio 15
Agosto 15
Septiembre 10
Octubre 10
Noviembre 5
Diciembre 5
TOTAL 100%
Mes con mes se acumula el valor del indicador
para cumplir la meta al final del año.
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Evaluación de resultados II Indicador Promedio (Porcentaje)
Ejemplo.
Tiempo promedio de utilización de vacantes
Programación
Enero 30
Febrero 30
Marzo 30
Abril 30
Mayo 30
Junio 30
Julio 30
Agosto 30
Septiembre 30
Octubre 30
Noviembre 30
Diciembre 30
TOTAL 30
Durante el año, el indicador muestra un
comportamiento estándar, o bien, una tasa de desempeño
estándar.
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Evaluación de resultados III Indicador Calificación (SnapShot)
Ejemplo.
…
Programación
Enero
Febrero
Marzo 8
Abril
Mayo
Junio 8.5
Julio
Agosto
Septiembre 9
Octubre
Noviembre
Diciembre 9.5
TOTAL 9.5
El indicador presenta la última calificación presentada, y es
independiente de la calificación anterior.
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Evaluación de resultadosIV Indicador Fecha
Ejemplo.
Entrega del Programa Anual de Capacitación
Programación
Enero
Febrero 29/02/2008
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
TOTAL Febrero
La meta consiste en cumplir en un mes
determinado.
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Criterios de calificación del indicador
Tanto el grado de avance como el resultado se consideran
para generar una calificación para cada indicador
Grado de Avance en el programa de
trabajo
Semáforo Calificación
Concluido 10
En tiempo 8
Retraso de 20% en alguna actividad 7
Retraso mayor al 20% en la actividad 5
Resultado real VS metas Semáforo Calificación
Igual o mayor al sobresaliente 10
Entre satisfactorio y sobresaliente 9
Igual al satisfactorio 8
Entre mínimo y satisfactorio 7
Igual al mínimo 6
Menor al mínimo 5
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Criterios de calificación del indicador
Ambas evaluaciones se
consideran para determinar
la calificación y semáforo
general del indicador, de
acuerdo a los criterios
mostrados a continuación.
ResultadoPrograma de
TrabajoCalif. Semáforo
10 10 10
10 8 9
10 7 7
10 5 5
9 10 9
9 8 9
9 7 7
9 5 5
8 10 8
8 8 8
8 7 7
8 5 5
7 10 7
7 8 7
7 7 7
7 5 5
6 10 6
6 8 6
6 7 6
6 5 5
5 10 5
5 8 5
5 7 5
5 5 5
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Ejemplo I.
Porcentaje de servidores públicos de la APF registrados en el
RUSP
Programación Real
Enero 0 0
Febrero 5 5
Marzo 5 5
Abril 10 8
Mayo 10 7
Junio 10
Julio 15
Agosto 15
Septiembre 10
Octubre 10
Noviembre 5
Diciembre 5
TOTAL 100% 25%
Programación Real Semáforo Calificación
30% 25% 7
Entonces, al mes de mayo los resultados son:
Min Sat Sob
80% 90% 100%
Min Sat Sob
24% 27% 30%
Las metas anuales son:
De acuerdo a la programación, las metas al mes de mayo son:
Evaluación de resultados I. Indicador Sumatoria (Numérico)
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Ejemplo II.
Tiempo promedio de utilización de vacantes
Programación Real
Enero 30 26
Febrero 30 37
Marzo 30 33
Abril 30 45
Mayo 30 29
Junio 30
Julio 30
Agosto 30
Septiembre 30
Octubre 30
Noviembre 30
Diciembre 30
TOTAL 30 34
Programación Real Semáforo Calificación
30 34 9
Entonces, al mes de mayo los resultados son:
Min Sat Sob
60 45 30
Min Sat Sob
60 45 30
Las metas anuales son:
Las metas al mes de mayo son:
Evaluación de resultados II Indicador Promedio (Porcentaje)
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Ejemplo III.
Entrega del Programa Anual de Capacitación
Programación Real
Enero 31/01/2008
Febrero 29/02/2008
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
TOTAL Enero Febrero
Programación Real Semáforo Calificación
Enero Febrero 8
Los resultados son:
Min Sat Sob
Marzo Febrero Enero
Las metas son:
Evaluación de resultados IV Indicador Fecha
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Evaluación global
• La calificación general de cada indicador se pondera con respecto al total de indicadores, para obtener la Calificación Total de la Unidad Administrativa, misma que es mostrada mediante un tacómetro.
CalificaciónPonderación
Sem Calif
Indicador 1 9 35%
Indicador 2 9 30%
Indicador 3 5 15%
Indicador 4 8 10%
Indicador 5 7 10%
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Consideraciones especiales• Si algún indicador carece de Programación o Plan de Trabajo* el semáforo aparecerá en
gris y la calificación será cero.
• Si algún indicador corresponde a un proyecto que aún no ha comenzado (programado para iniciar en una fecha futura) se representará el semáforo con un reloj y por lo tanto considerará en el cálculo de la calificación de la Unidad sino hasta que comience el proyecto.
• Cuando el indicador a concluido se desplegará una paloma del color correspondiente al valor del resultado que se haya obtenido y si el valor del resultado es el mínimo o menor a este, el símbolo será de tache rojo
CalificaciónPonderación Calculo
Sem Calif
Indicador 1 9 35% 3.15
Indicador 2 9 30% 2.7
Indicador 3 5 10% 0.50
Indicador 4 0 10% 0
Indicador 5 0 5% 0
Indicador 6 - 1% -
Indicador 7 8 2% 0.16
Indicador 8 7 2% 0.14
Indicador 9 5 5% 0.25
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Documentación soporte
• Para cada indicador, se requiere integrar la siguiente
documentación soporte:
¿Qué tareas necesito llevar a cabo para lograr el resultado?
¿Qué evidencia tengo del resultado alcanzado?
¿Qué información adicional a la ficha técnica se requiere precisar para entender el indicador?
¿Qué voy a medir?
INDICADOR
Presentación ejecutiva
Plan de trabajo
Evidencia de resultados
+
Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos
Muchas Gracias
jjgomez@funcionpublica.gob.mx
guiflores@funcionpublica.gob.mx