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Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave
El Colegio de Veracruz
MMM A A ANNNUUU A A ALLL DDDEEE
PPPR R R OOOCCCEEEDDDIIIMMMIIIEEENNNTTTOOOSSS
A A ADDDMMMIIINNNIIISSSTTTR R R A A ATTTIII V V V OOOSSS
Xalapa-Enríquez, Veracruzabril de 2004
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÍNDICE
Presentación .............................................................................4 Estructura Orgánica ..................................................................6
Simbología ................................................................................7
Descripción de Procedimientos...............................................10
Subdirección Académica...................................................11
Departamento de Servicios Escolares ................................11
Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.............11 Elaboración de boletas de calificaciones ............................16 Control de asistencia del profesorado................................20
Departamento de Docencia ..............................................23
Contratación de personal académico.................................23 Evaluación académica......................................................28
Subdirección de Investigación..........................................31
Reunión de Consejo Técnico ............................................31
Presentación, control y seguimiento de losproyectos de investigación y otras actividades. ..................34
Departamento de Biblioteca .............................................39
Adquisición, control y préstamo de libros...........................39
Subdirección de Vinculación.............................................43
Elaboración de Proyectos de contratos y conveniosde intercambio académico................................................43
Subdirección de Planeación..............................................47
Departamento de Programación y Evaluación ....................47 Elaboración y avance del Programa Operativo
Anual .............................................................................47
Departamento de Cómputo ..............................................52
Asignación de direcciones de red......................................52 Solicitud de soporte técnico..............................................55
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Elaboración Autorización
Subdirección de Administración .......................................58
Departamento de Recursos Financieros y Humanos............58
Elaboración del Estado del Ejercicio delPresupuesto....................................................................58 Elaboración del Estado Económico de los Ingresosy Egresos. ......................................................................61 Elaboración de la nómina.................................................64
Departamento de Recursos Materiales y de Servicios..........67 Solicitud y control de bienes de consumo ..........................67
Adquisición de bienes muebles y de consumo. ...................71 Control y actualización de resguardos de mobiliarioy equipo.........................................................................75
Departamento de Contabilidad .........................................78
Registro Contable de las Operaciones Financieras yElaboración de los Estados Financieros..............................78 Elaboración de conciliaciones bancarias.............................83
Directorio ................................................................................86
Firmas de Autorización ...........................................................88
Créditos...................................................................................89
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PRESENTACIÓN
El Colegio de Veracruz, como toda entidad pública, requiere contar con una
estructura de organización adecuada y realizar sus operaciones apegadas a
la normatividad vigente, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y
metas propuestas. Para ello es necesario tener dentro de los documentos
normativos que rigen las actividades internas de la Institución, los manuales
administrativos respectivos, los cuales tienen como propósito fundamental el
apoyar el funcionamiento institucional, coadyuvando a la correcta ejecución
de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el
desempeño del trabajo.
Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS”, siendo de suma
importancia para El Colegio de Veracruz en virtud que propiciará la
optimización de las tareas de la administración pública en general, teniendo
como propósitos específicos los siguientes:
Presentar ordenada y detalladamente las operaciones que se realizan
en cada área y los puestos que intervienen en ellas.
Puntualizar las responsabilidades operativas en la ejecución, control y
evaluación de las actividades.
Establecer normas, métodos y técnicas formales de trabajo.
Contar con un soporte documental que permita el análisis y ladetección de duplicidades y omisiones, y que constituya la base para
la implementación de acciones modernizadoras y de simplificación.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Elaboración Autorización
La integración de este documento, parte de los cuestionarios aplicados
durante el proceso de elaboración del Proyecto de Manual de Organización y
de la recopilación de información adicional directamente con las áreasinvolucradas a través de entrevistas y observaciones; los diagramas y
descripciones de procedimientos resultantes fueron validados por el personal
responsable de efectuarlos.
Es importante destacar que para la elaboración tanto de este manual como
el de organización, se contó con la ayuda incondicional de la Dirección
General de Desarrollo Administrativo, adscrita a la Contraloría General.
El documento se conforma de ocho apartados: Presentación, EstructuraOrgánica, Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo,
Directorio, Firmas de Autorización y Créditos.
Cabe señalar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente
manual, tomando en cuenta que la administración es por naturaleza
dinámica, es conveniente revisar periódicamente las actividades que
requiere la operación institucional para adecuarlas a los nuevos enfoques
administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a
cabo las actualizaciones necesarias en el presente manual.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Elaboración Autorización
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Director General
Subdirector dePlaneación
Subdirector Académico
Subdirector de Administración
Jefe del Departamento deProgramación y Evaluación
Jefe del Departamento dePublicaciones y Difusión
Jefe del Departamento deCómputo
Jefe del Departamento
de Contabilidad
Jefe del Departamento deRecursos Financieros y
Humanos
Jefe del Departamento deRecursos Materiales y
de Servicios
Jefe del Departamento deRegistro y Certificaciones
Jefe del Departamento deServicios Escolares
Jefe del Departamento deDocencia
Subdirector de Vinculación
Área de Apoyo del C.Director General
Subdirector deInvestigación
Jefe del Departamento deBiblioteca
Junta de Gobierno
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Elaboración Autorización
SIMBOLOGÍA
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Elaboración Autorización
Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación
Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizarcon excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos oalternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere osalga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en elinterior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el númerode copias.
Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usageneralmente combinado con el símbolo "Documento" y se le puedenagregar en su interior las siguientes instrucciones:
A = Alfabético
N = Numérico
C = Cronológico
Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Serige por las mismas condiciones del archivo permanente.
Conector
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra parte lejana del mismo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que
continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o Líneas de unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse lasdistintas operaciones.
Preparación
Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin
para poder continuar con el descrito.
Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.
Sistema Informático
Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga delprocedimiento
Aclaración
Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad delprocedimiento.
Disquete
Representa la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad magnética.
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Elaboración Autorización
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
Departamento de Servicios Escolares
PROCEDIMIENTO
Nombre: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.
Objetivo: Integrar y controlar la base de datos de los aspirantes a ingresar
a El Colegio.
Frecuencia: Anual.
NORMAS
La convocatoria de aspirantes a nuevo ingreso se publicará en losmedios de comunicación impresos y se subirá a la página de internet deEl Colegio.
El Colegio integrará un Comité de Evaluación con personal académico yde la plantilla de investigadores, de preferencia con grado de Doctor, el
cual evaluará a los aspirantes a nuevo ingreso, debiendo emitir fallo enel tiempo establecido el cual será inapelable.
La Subdirección Académica verificará que la documentación presentadapor los aspirantes a ingresar a El Colegio cumpla invariablemente losrequisitos establecidos en la convocatoria.
La Subdirección Académica remitirá al Comité de Evaluación losexpedientes y fichas técnicas de los aspirantes, dentro de los siguientescinco días hábiles posteriores a la conclusión del periodo de entrega de
solicitudes. La Subdirección Académica, una vez entrevistados los aspirantes por el
Comité de Evaluación, notificará los resultados a los aspirantesadmitidos y aspirantes rechazados.
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
Departamentode ServiciosEscolares.
1
2
2A
2A.1
3
4
5
5A
Elabora en un tanto, el proyecto de convocatoria a nuevoingreso y la presenta a la autorización del Director General.
Pasa el tiempo.
Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria deNuevo Ingreso y revisa si indicó modificaciones a la misma.
¿Indica modificaciones?En caso de haber indicado modificaciones:Elabora el Proyecto de convocatoria para entrega de solicitudesa nuevo ingreso en un tanto y desecha el documentoincorrecto.
Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria anuevo ingreso para la autorización respectiva.
Pasa el tiempo.
Continúa la actividad número 3.
En caso de no haber modificaciones:Elabora a original y dos copias el oficio dirigido a la
Coordinación General de Comunicación Social para lapublicación de la convocatoria y recaba en éste la firma delDirector General.
Envía a la Coordinación General de Comunicación Social laconvocatoria original para su publicación a través del oficiooriginal y distribuye la primera copia al Director General, lasegunda al Subdirector Académico.
Pasa el tiempo.
Una vez publicada la convocatoria e iniciado el periodoestablecido para la recepción de solicitudes, recibe de losaspirantes la documentación curricular solicitada y verifica queeste correcta y completa.
¿Esta correcta y completa?En caso de no estar correcta y completa:Devuelve al aspirante la documentación curricular.
Fin.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN6
7
8
9
9A
10
11
12
En caso de estar correcta y completa:Elabora la ficha técnica en original con los datos del aspirante.
Turna ficha técnica y documentación curricular al Comité deEvaluación para su valoración y selección, realizándolo a travésde entrevistas, exámenes y ensayos, así como considerando losantecedentes escolares de los aspirantes.
Pasa el tiempo.
Recibe del Comité de Evaluación las fichas técnicas de losaspirantes y la documentación curricular de cada aspirante ylos archiva de manera cronológica temporal.Pasa el tiempo.
Una vez realizada la valoración de los aspirantes a nuevoingreso por parte del Comité de Evaluación, recibe del propioComité la relación de los aceptados y rechazados.
¿Aprueba la evaluación?En caso de no aprobar la evaluación:Notifica al aspirante su descalificación en el proceso deevaluación, elaborando oficio en original y dos copias,entregando el original al aspirante anexando la documentacióncurricular, la cual toma del archivo cronológico temporal, laprimera copia al Director General y la segunda copia alSubdirector Académico.
Fin.
En caso de aprobar la evaluación:Notifica al aspirante su aprobación y derecho a inscribirse a ElColegio, a través de oficio en original y dos copias, entregandoel original al aspirante, la primera copia al Director General y lasegunda al Subdirector Académico.
Pasa el tiempo.
Realiza la inscripción de los alumnos a nuevo ingreso de ElColegio, tomando la documentación curricular del archivocronológico temporal.
Registra en el formato Kardex los datos de los alumnosinscritos y archiva la documentación curricular de maneracronológica permanente en los expedientes de cada alumno.
Fin del procedimiento.
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable: Departamento de Servicios Escolares.
Nombre del procedimiento: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.
INICIO
Elabora
Proyecto deconvocatoria
Recibe y revisa
Recibe yverifica
Proyecto deconvocatoria
DirectorGeneral
DirectorGeneral
¿Indicamodificaciones?
Elabora yrecaba firma
Elabora ydesecha
No
Si
Envía
− Coordinación Generalde Comunicación Social
− Director General− Subdirector Académico
Documentacióncurricular
1
PresentaDirectorGeneral
Proyectoincorrecto
Proyecto
Proyectoconvocatoria
Devuelve
Documentacióncurricular
¿Esta correctay completa? No
Si Aspirante
OficioO-2
Convocatoria
DirectorGeneral
1
1
OficioO-2
Aspirantes
FIN
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
− Aspirante− Director General− Subdirector Académico
Recibe
Relación
Comité deEvaluación
Notifica yentrega
Oficio O-2documentación
curricular
¿Apruebaevaluación?
No
Notifica
Si
− Aspirante− Director General− Subdirector
Académico
C
OficioO-2
1
Realiza
Documentacióncurricular
Registra
C
C
FIN
Comité deEvaluación
Recibe
Turna
Ficha técnica yDocumentación
curricular
C
Ficha técnica yDocumentación
curricular
Comité deEvaluación
C
Elabora
C
Ficha técnicaDocumentación
curricular
FIN
Kardex
Documentacióncurricular
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración de boletas de calificaciones.
Objetivo: Registrar en un documento oficial las calificaciones de los
alumnos obtenidas de las evaluaciones semestrales realizadas
por los profesores de asignatura.
Frecuencia: Semestral.
NORMAS
Los registros de las evaluaciones se realizarán invariablemente en los
formatos establecidos por la Subdirección Académica.
Los profesores de asignatura entregarán las calificaciones a la
Subdirección Académica a más tardar tres días hábiles posteriores a la
Evaluación correspondiente.
Los alumnos se sujetarán a las formas de evaluación que al inicio del
semestre, instruyan los profesores de cada asignatura.
Las calificaciones serán proporcionadas a los alumnos por la
Subdirección Académica, a través del Departamento de Servicios
Escolares.
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT DESCRIPCIÓN
Departamentode ServiciosEscolares.
1
2
3
3A
4
5
6
Entrega al inicio del semestre a los profesores de asignatura elformato identificado como “concentrado semestral decalificaciones” en un tanto, el cual deberá ser llenado conformea la norma establecidas.
Pasa el tiempo.
En el periodo de evaluaciones, recaba los formatos “concentrado semestral de calificaciones” debidamenterequisitados de los profesores de asignatura en original y copiaen los cuales están asentadas las calificaciones de los alumnos.
Revisa el correcto llenado de los formatos, atendiendo lasinstrucciones de llenado y las normas establecidas.
¿Está correcto?
En caso de no estar correcto:Devuelve al profesor responsable el concentrado semestral decalificaciones en original y copia para su correcto llenado.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 2.
En caso de estar correcto:Sella de recibido la copia del concentrado semestral decalificaciones y la entrega al profesor de asignatura.
Obtiene del archivo cronológico permanente el kardex de cadaalumno y registra las calificaciones de los alumnos de acuerdocon el concentrado semestral de calificaciones original.
Elabora la boleta de calificaciones por cada alumno en originaly copia y recaba la firma de validación del Subdirector Académico en las boletas y el sello correspondiente de ElColegio, archiva de manera cronológica permanente con elkardex y el concentrado semestral de calificaciones y la boletade calificaciones original y copia.
Pasa el tiempo.
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT DESCRIPCIÓN7
8
Entrega a los estudiantes en el momento que lo soliciten laboleta de calificaciones correspondiente que obtiene
previamente del archivo cronológico temporal y recaba la firmaen la copia de la boleta de calificaciones por parte del alumno.
Archiva la copia de la boleta de calificaciones de maneracronológica permanente.
Fin del procedimiento.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMAS DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Servicios Escolares.
Nombre del procedimiento: Elaboración de boletas de calificaciones.
INICIO
Entrega
Recaba
Sella derecibido yentrega
Devuelve¿Está
correcto?
Concentrado semestralde calificaciones
O-1
Revisa
No
Si
Entrega
FIN
Boleta decalificaciones
O
C
Obtiene yregistra
CElabora
C
Subdirector Académico
Estudiantes
Concentrado semestralde calificaciones
O-1
1
1
Concentrado semestralde calificaciones
O-1
Profesor de Asignatura
Concentrado semestralde calificaciones
O-1
Boleta de calificaciones
Concentrado
semestral de calificaciones
Boleta calificacionesO-1
Archiva
Copia boleta decalificaciones
C
Kardex
Concentrado semestralde calificaciones
O-1
Profesor de Asignatura
Concentrado semestralde calificaciones
O-1
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Control de asistencia del profesorado.
Objetivo: Verificar que se cumpla con las horas de enseñanza-aprendizaje
establecidas en el programa de estudios correspondiente, dando
seguimiento al desarrollo de todas y cada una de las
asignaturas, a través de un registro y control de la asistencia del
cuerpo docente a sus clases.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
El registro de asistencia de los profesores de asignatura se realizará en
los formatos establecidos por la Subdirección de Administración.
El control de asistencia se realizará en forma diaria y puntual,
debiéndose presentar a los Subdirectores Académico y de Administración, un reporte mensual por las incidencias.
Los profesores de asignatura se sujetarán a los lineamientos
establecidos para la asistencia a las cátedras impartidas.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
Subdirector de Administración.
Profesores deasignatura.
Departamentode ServiciosEscolares.
1
2
3
4
Elabora las tarjetas de control de asistencia de los profesoresde asignatura y las coloca en el reloj checador.
Registran su asistencia cada vez que asistan a El Colegio aimpartir su cátedra.
Pasa el tiempo.
Cada mes concluido, registra las incidencias en el reporte decontrol de asistencia, elaborando oficio en original y trescopias.
Turna el reporte de control de asistencia, a través del oficiooriginal, a la Subdirección de Administración y distribuye laprimera copia al Director General, la segunda copia alSubdirector Académico y archiva la tercera copia de maneracronológica permanente en el expediente de control deasistencia.
Fin de procedimiento.(Conecta con el procedimiento “elaboración de la nómina”).
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Servicios Escolares.
Nombre del procedimiento: Control de asistencia del profesorado.
INICIO
Elabora ycoloca Registran
FIN
Tarjeta deasistencia
Tarjeta deasistencia
C
Registra yelabora
Turna
− Director General− Subdirector de
Administración− Subdirector Académico
Oficio
Reporte
Control de
asistencia
OficioO-3
Conecta con el procedimiento “Elaboración de Nómina”
Subdirector de Administración
Profesor de Asignatura Departamento deServicios Escolares
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Departamento de Docencia
PROCEDIMIENTO
Nombre: Contratación de personal académico.
Objetivo: Contratar nuevos catedráticos en sus tres niveles o en su caso
recontratarlos para futuros semestres, tomando en cuenta su
profesionalidad y responsabilidad.
Frecuencia: Semestral.
NORMAS
La Subdirección Académica publicará una convocatoria en los medios
impresos y se subirá en la página de internet para invitar a los
aspirantes y elegir los que tengan mejor perfil académico.
La Subdirección Académica será la responsable de evaluar la posibilidad
de contratación de profesores de asignatura, cumpliendo siempre conlos perfiles académicos requeridos.
La contratación de profesores de asignatura se sujetará a los
lineamientos establecidos en las leyes laborales, estatutos internos y el
contrato individual de trabajo.
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode Docencia.
1
2
2A
2A.1
3
4
5
Elabora en un tanto, el proyecto de Convocatoria paraContratación de Profesores de asignatura y la presenta a laautorización del Director General.
Pasa el tiempo.
Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria deContratación de Profesores de asignatura y revisa si indicómodificaciones a la misma.
¿Indica modificaciones?
En caso de haber indicado modificaciones:Elabora el Proyecto de Convocatoria para Contratación deProfesores en un tanto y desecha el documento incorrecto.
Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria paracontratación de profesores para la autorización respectiva.
Pasa el tiempo.
Continúa la actividad número 3.
En caso de no haber modificaciones:Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a laCoordinación General de Comunicación Social para lapublicación de la convocatoria y recaba en éste la firma delDirector General.
Envía a la Coordinación General de Comunicación Social laconvocatoria original para su publicación a través del oficioorigina y distribuye la primera copia al Director General, lasegunda al Subdirector Académico.
Pasa el tiempo.
Una vez publicada la convocatoria e iniciado el procedimientoestablecido para la recepción de solicitudes, recibe de losaspirantes a profesores de asignatura la documentacióncurricular solicitada y verifica que esta completa y correcta.
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Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
5A
6
7
8
9
10
11
¿Esta correcta y completa?
En caso de no estar correcta y completa:Devuelve al aspirante la documentación curricular.
Pasa el tiempo.
Fin.
En caso de estar correcta y completa:Realiza las entrevistas a los aspirantes a profesores deasignatura y archiva de manera cronológica temporal ladocumentación curricular de cada aspirante.
Pasa el tiempo.
Elabora y turna reporte al Subdirector Académico, informandode los aspirantes que cumplen el perfil académico requerido, elcual autoriza la contratación de los profesores de asignaturauna vez analizada la documentación curricular, la cual estomada del archivo cronológico temporal.
Devuelve a los aspirantes no aceptados la documentacióncurricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal.
Notifica a los aspirantes a profesores de asignatura suaceptación a El Colegio, a través de oficio en original y doscopias, entregando el original al aspirante, la primera copia alDirector General y la segunda al Subdirector Académico.
Pasa el tiempo.
Elabora los contratos laborales a los profesores de asignatura,tomando la documentación curricular del archivo cronológicotemporal.
Realiza la contratación de los profesores de asignatura,
archivando conjuntamente con la documentación curricular demanera cronológica permanente.
Fin del procedimiento.
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Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Docencia.
Nombre del procedimiento: Contratación de personal académico.
INICIO
Elabora
Recibe
Proyecto deConvocatoria
Envía
Proyecto deConvocatoria
DirectorGeneral
DirectorGeneral
¿Indicómodificaciones?
Elabora ydesecha
Elabora yrecaba firma
Oficio O-2
Oficio O-2y convocatoria
− Coordinación General deComunicación Social
− Director General− Subdirector Académico
No
Si 1
DocumentaciónIncorrecta
Proyecto deConvocatoria
Presenta
Proyecto deConvocatoria
Recibe yverifica
Documentacióncurricular
DirectorGeneral
1
1
Aspirantes
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
1
Notifica
OficioO-2
Elabora
− Aspirante− Director General− Subdirector Académico
Realiza
Contratos yDocumentación
curricular
C
C
FIN
Realizaentrevista
Documentacióncurricular
C
Si
¿Estácompleta ycorrecta?
NoDevuelve
Documentacióncurricular
Elabora y turnaSubdirector Académico
Reporte
Devuelve Aspirantes
Documentacióncurricular
C
Aspirantes
FIN
Documentacióncurricular
Contratos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Evaluación académica.
Objetivo: Realizar evaluaciones a la plantilla de profesores de asignatura,
incluyendo a los profesores investigadores a fin de mejorar la
calidad académica de la institución.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
La evaluación a la plantilla de profesores de asignatura la realizará la
Subdirección Académica.
Se aplicará de manera general a los profesores de asignatura
incluyendo a los profesores-investigadores.
Las respuestas deberán ser con veracidad y certeza por parte de los
profesores, a fin de contar con elementos de análisis para una auto-
evaluación.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode Docencia.
1
2
3
4
5
6
Al final de cada semestre, aplica cuestionario a los catedráticosutilizando el formato elaborado para tal fin, el cual contienepreguntas relativas a la cátedra impartida, índice temático,horario asignado, entre otras cosas.
Registra las respuestas formuladas por los profesores,anotando tácitamente en el cuestionario, el cual es aplicado demanera individual en el Departamento de Docencia.
Evalúa y analiza la información asentada en los cuestionarios ydetermina las fallas que pudieran presentarse en la impartición
de la docencia.
Elabora reporte global original para presentarlo al Subdirector Académico, realizando las sugerencias de mejoras que seconsideren pertinentes.
Recibe instrucciones del Subdirector Académico, a fin derealizar actividades de mejora a la impartición de la docencia.
Archiva el reporte de manera cronológica permanente en elexpediente de evaluaciones académicas, conjuntamente conlos cuestionarios aplicados.
Fin del procedimiento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Docencia.
Nombre del procedimiento: Evaluación académica.
INICIO
Aplica
Registra
Elabora
Archiva
FIN
Cuestionarios
Cuestionarios
Evalúa y analiza
Cuestionarios
ReporteO
Subdirección AcadémicaProfesores de
Asignatura
Al final delsemestre
Recibeinstrucciones
Subdirección Académica
C
ReporteO
Expediente
Evaluaciones Académicas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
PROCEDIMIENTO
Nombre: Reunión de Consejo Técnico.
Objetivo: Reunir a los integrantes del Consejo Técnico a fin de tratar
asuntos académicos y de investigación de El Colegio.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
El Director General convocará mediante oficio a reunión a cada uno de
los integrantes del Consejo Técnico, con una anticipación de por lo
menos tres días a la celebración de la misma.
El Secretario del Consejo levantará el acta correspondiente con las
incidencias y acuerdos que sean tomados.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDirecciónGeneral.
Subdireccióndeinvestigación.
1
2
3
4
5
Convoca a reunión a los miembros del Consejo Técnico,solicitando al Subdirector de Investigación, quien funge comoSecretario, elabore oficio de convocatoria.
Elabora oficio para convocar a reunión, señalando fecha, hora yorden del día y anexando al mismo los documentos de losasuntos a tratar para cada miembro del Consejo.
Pasa el tiempo.
Una vez celebrada la reunión del Consejo Técnico, se formula
el acta en un tanto con las incidencias, acuerdos y recaba lasfirmas correspondientes en cada hoja del acta respectiva,presentándola al Director General para su conocimiento yarchiva el acta de manera cronológica permanente en elexpediente de reuniones de Consejo Técnico.
Consulta el acta y da seguimiento a los acuerdos tomados,solicitando a los miembros del Consejo, informen de losavances de los asuntos tratados para presentarlos en lapróxima reunión.
Pasa el tiempo.
Informa al Director General y a los miembros del ConsejoTécnico en la siguiente reunión del seguimiento realizado a losacuerdos.
Fin del procedimiento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Subdirección de Investigación.
Nombre del procedimiento: Reunión de Consejo Técnico.
INICIO
Convoca ysolicita
Elabora
Informa
FIN
DirecciónGeneral
OficioO
Formula,
recaba firmas ypresenta
Subdirección deInvestigación
ConsejoTécnico
Consulta y daseguimiento a
asuntos
Subdirector deInvestigación
ConsejoTécnico
DirecciónGeneral
C
ActaO
Acta
C
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Presentación, control y seguimiento de los proyectos deinvestigación y otras actividades.
Objetivo: Presentar ante el Consejo Técnico los proyectos de investigación
de los investigadores contratados por El Colegio, a fin de que
sean autorizados para su realización; así como llevar un
seguimiento de los mismos.
Frecuencia: Bimestral.
NORMAS
Los investigadores presentarán los proyectos de investigación para
someterlos ante el Consejo Técnico para su revisión y aprobación, así
como el reporte de avance bimestral para conocimiento detallando
además las actividades realizadas.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
SubdireccióndeInvestigación.
1
2
3
3A
4
4A
5
Elabora en original y copia oficio de solicitud de proyectos deinvestigación, dirigido a los investigadores.
Turna oficio original a cada uno de los investigadoressolicitando sus proyectos de investigación y entrega copia alDirector General, estipulando fecha de recepción de losmismos.
Pasa el tiempo.
Recibe de los investigadores los proyectos de investigación enun tanto y analiza que cumpla las líneas establecidas.
¿Cumple líneas de investigación?
En caso de no cumplir :Presenta el Proyecto de Investigación al Consejo Técnico parasu autorización respectiva, por caso de excepción,considerando la importancia del trabajo a desarrollar por elinvestigador.
Continúa actividad número 4.
En caso de cumplir:Presenta al Consejo Técnico para su análisis y aprobación en lareunión convocada para tal fin, el cual somete a laconsideración de los integrantes la aprobación del proyecto.
¿Aprueba el proyecto?
En caso de no aprobar:Turna el proyecto al investigador para su corrección y posteriorpresentación.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 3.
En caso de aprobar:Notifica al investigador para que inicie el desarrollo del trabajoen base al proyecto de investigación autorizado y archiva elproyecto de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN6
7
7A
8
8A
9
10
Presenta bimestralmente al Consejo Técnico los reportes deseguimiento de los investigadores, elaborando el formato
denominando “Reporte Bimestral” y archiva los mismos demanera cronológica permanente.
Pasa el tiempo.
Recibe de los investigadores el documento final y lo presenta alConsejo Técnico para su revisión, en el cual plasma el trabajode investigación desarrollado, analizando los integrantes elcontenido y realizando la aprobación respectiva.
¿Aprueba el Consejo Técnico la investigación?
En caso de no aprobar el Consejo Técnico la investigación:
Turna el trabajo de investigación al investigador para sucorrección y posterior presentación.
Continúa con la actividad número 8.
En caso de aprobar el Consejo Técnico la investigación :Envía a la Comisión Dictaminadora el documento final deltrabajo de investigación desarrollado, a fin de obtener eldictamen de autorización para la publicación del librorespectivo.
¿Autoriza la Comisión Dictaminadora?
En caso de no autorizar la Comisión Dictaminadora:Turna el trabajo de investigación al investigador para sucorrección y posterior presentación.
Pasa el tiempo.
Continúa actividad número 8.
En caso de autorizar la Comisión Dictaminadora:Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la editorialpara la impresión y publicación del libro y recaba en este lafirma del Director General.
Envía a la editorial el documento final del trabajo deinvestigación desarrollado para llevar a cabo la impresión dellibro correspondiente, a través del oficio original y distribuye laprimera copia al Director General y la segunda copia alInvestigador.
Fin del procedimiento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Subdirección de Investigación.
Nombre del procedimiento: Presentación, control y seguimiento de los proyectos deinvestigación y otras actividades.
Investigador
INICIO
Elabora
Turna
1
Recibe y analiza
OficioO-1
ProyectosInvestigadores
¿Cumple líneasde
investigación?
PresentaBimestralmente
Reporte deseguimiento
No
Si
ProyectosInvestigadores
OficioO-1
− Investigadores− Dirección General
Presentaautorización por
excepción
¿Aprueba elproyecto?
No
Si
Consejo Técnico
C
Consejo Técnico
Autorización
Notifica
Presenta ysomete
Investigadores
2
ProyectosInvestigadores
Investigadores
2
ProyectosInvestigadores
1
1
Turna paracorrección
C
ProyectosInvestigadores
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Recibe yPresenta
Documentofinal
No
1
¿Aprueba ElConsejoTécnico
investigación?
Turna paracorrección
Trabajo deinvestigación
Investigador
Si
EnvíaComisión Dictaminadora
¿Autorizadictamen?
Si
Elabora
Envía
Investigador
Turna paracorrección
No
OficioO-2
− Editorial− Director General− Investigador
FIN
Investigador
2
ConsejoTécnico
2
Documentofinal
3
3
Documentofinal
Documentofinal
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Departamento de Biblioteca
PROCEDIMIENTO
Nombre: Adquisición, control y préstamo de libros.
Objetivo: Establecer un control adecuado del material bibliográfico
propiedad de El Colegio, realizando un registro de los libros
adquiridos y prestados a los alumnos y público en general.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
El Departamento de Biblioteca será responsable del uso del material
bibliográfico, solicitando invariablemente identificación oficial del
alumno para el préstamo de los libros.
El préstamo del material bibliográfico se sujetará a la disponibilidad de
ejemplares.
El tiempo para consulta fuera de la biblioteca será de acuerdo a la
demanda que exista de los ejemplares por parte de los alumnos de El
Colegio.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode Biblioteca.
1
2
3
4
5
6
7
7A
Realiza inventario de existencias de material bibliográfico en labiblioteca de El Colegio y clasifica los libros por temas, materiasy autores en los anaqueles o libreros.
Analiza el inventario de existencias y detecta la inexistencia delibros a través de la demanda por parte de los estudiantes yprofesores de asignatura, cuando realizan la visita a labiblioteca para consulta del material que sea de su interés yarchiva el inventario de manera cronológica permanente.
Elabora requisición en original y una copia para enviarla al
Subdirector de Administración para la adquisición de libros,recabando en esta la firma del Subdirector de Investigación.
Turna a la Subdirección de Administración la requisiciónoriginal para su adquisición y distribuye la copia al DirectorGeneral para su conocimiento.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Administración la adquisición delos libros solicitados, ya sea por el presupuesto autorizado paratal fin o por medio de donaciones de casas editoriales, por elsector público o privado o por particulares.
Ordena y clasifica la adquisición de los libros para consulta enlos libreros respectivos.
Pasa el tiempo.
Los usuarios de la biblioteca solicitan los libros de su interés yverifica que existan en el acervo bibliográfico.
¿Existen libros?
En caso de no existir :Informa al usuario que se carece del libro solicitado.
Fin.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN8
9
10
En caso de existir :Entrega el libro solicitado al usuario y elabora vale de
préstamo, recaba la firma de este en el vale de préstamo yarchiva de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Devuelve el usuario el libro solicitado, cancela el vale depréstamo, el cual toma del archivo cronológico temporal yordena el libro en el casillero correspondiente.
Archiva el vale de préstamo de libro de manera cronológicapermanente, el cual servirá para tener un antecedente del usodel acervo bibliográfico.
Fin del procedimiento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Biblioteca.
Nombre del procedimiento: Adquisición, control y préstamo de libros.
INICIO
Realiza yclasifica
Analiza yDetecta
inexistencia
Inventario deexistencias
Elabora yrecaba firma
RequisiciónO-1
Turna
RequisiciónO-1
− Subdirección de Administración
− Director General
Recibe
Libros
Subdirección de Administración
Ordena yclasifica
Libros
Inventario deexistencias
C
Subdirección deInvestigación
Solicitan yverifica
¿Existenlibros?
Libros
Usuarios
Informa
No
Si
Usuarios
FIN
Entrega libro yrecaba firma
Vale depréstamo
Devuelve libro,cancela yordena
Vale depréstamo
Archiva
Vale depréstamo
C
C
C
FINUsuarios
Usuarios
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de
intercambio académico.
Objetivo: Celebrar convenios de intercambio con Instituciones de
educación superior para vincular a El Colegio, en materia de
docencia, investigación, y demás actividades afines a las líneas
de la institución.
Frecuencia: Esporádica.
NORMAS
El Director General será la persona facultada para la firma de contratos
y convenios, de acuerdo con las atribuciones que le confiere el Decreto
de Creación de El Colegio.
La Subdirección de Vinculación verificará que las instituciones de
educación superior con las cuales promueve convenios, sean de amplia
solvencia académica.
La Subdirección de Vinculación dará seguimiento al desarrollo de los
convenios firmados con dichas instituciones.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
Subdirector de Vinculación. 1
2
3
4
4A
5
6
6A
Realiza la vinculación con las instituciones de educaciónsuperior, a través de la investigación y consulta en losdirectorios de universidades de las escuelas afines a lasactividades de El Colegio, las cuales podrán ser nacionales oextranjeras, efectuando la difusión de las actividades querealiza la Institución.
Elabora borrador de convenio para presentarlo al DirectorGeneral y a la Institución con que se vincula, a fin de dar aconocer las cláusulas de derechos y obligaciones.
Turna al Director el borrador de convenio o contrato para suconocimiento y aprobación respectiva.
Pasa el tiempo.
Recibe del Director General el borrador de convenio y verifica silo aprobó.
¿Aprueba el Director General el borrador de convenio?
En caso de no aprobar el Director General el borrador deconvenio :
Realiza las correcciones al borrador de convenio y turnanuevamente el documento corregido y desecha el documentoincorrecto.
Continúa con actividad número 5.
En caso de aprobar el Director General el borrador deconvenio :Envía borrador de convenio o contrato a la institución conquien se vincula, a fin de recibir su aprobación respectiva.
Recibe de la institución el borrador de convenio y verifica si loaprobó.
Pasa el tiempo.
¿Aprueba la institución borrador de convenio?
En caso de no aprobar la institución el borrador de convenio :Realiza las correcciones correspondientes, envía nuevamente eldocumento corregido y desecha el documento incorrecto.
8/18/2019 diagramas procedimientos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
7
8
9
Continúa con actividad número 7.
En caso de aprobar la institución el borrador de convenio :Concerta a través de llamada telefónica fecha de firma deconvenio entre El Colegio y la institución vinculada, a fin depreparar el acto protocolario, el cual se desarrollara en el lugarque hayan convenido las partes involucradas.
Pasa el tiempo.
En pleno del acto protocolario recaba la firma del DirectorGeneral y el representante de las instituciones académicas,comprometiéndose a llevar a cabo actividades para elmejoramiento recíproco y archiva de manera cronológica
permanente en el expediente de convenios celebrados.
Pasa el tiempo.
Da seguimiento al convenio a través de solicitar a las áreas deEl Colegio, vía económica, las actividades desarrolladas en elámbito de los acuerdos celebrados e informa al directorGeneral mediante tarjeta informativa del desarrollo delconvenio.
Fin del procedimiento.
8/18/2019 diagramas procedimientos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área
responsable :
Subdirección de Vinculación.
Nombre delprocedimiento:
Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambioacadémico.
INICIO
Elabora
Realiza yconsulta
Borradorconvenio
Instituciones deeducación superior
nacionales yextranjeras
Turna
DirecciónGeneral
DirecciónGeneral
Borrador
convenio
¿Aprueba elirector General
borrador?
Realiza, envía ydesecha
No
EnvíaInstitución
Educación Superior
Si
Recaba firmas
FIN
Concerta
¿Aprueba lainstituciónborrador?
Realiza, envía ydesecha
Borradorconvenio
Da seguimiento
No
Si
Recibe
Borradorconvenio
DirecciónGeneral
DirecciónGeneral
1
Borrador corregido
Borradorconvenio
1
Recibe
Borradorconvenio
2
− Dirección General− Institución de Educación
Superior
2
DirecciónGeneral
Instituciónde Educación
Superior
C
Convenio
Actividadesde las áreas
Borradorconvenio
InstituciónEducación Superior
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
Departamento de Programación y Evaluación
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.
Objetivo: Integrar de manera calendarizada las actividades a realizar por
las áreas de El Colegio, a fin de presentarlo a la Junta de
Gobierno para su autorización respectiva.
Frecuencia: Anual.
NORMAS
El Departamento de Programación y Evaluación recabará las
actividades programadas por las áreas al momento de elaborar el
proyecto de presupuesto del ejercicio siguiente.
La elaboración del Programa Operativo Anual se apegará a loslineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y
la Contraloría General en materia de elaboración del Presupuesto de
Egresos.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentodeProgramacióny Evaluación.
1
2
2A
3
4
5
5A
Solicita a las áreas a través de oficio en original y dos copiaslas actividades programadas para el ejercicio siguiente,considerando los criterios emitidos por la Secretaría deFinanzas y Planeación y la Controlaría General, distribuyendo eloficio original al área respectiva, la primera copia al DirectorGeneral y la segunda copia al Subdirector de Planeación.
Recibe de las diversas áreas la información programática, laanaliza y concentra y verifica que las metas planteadas seancorrectas y congruentes con el presupuesto programado.
¿Es congruente?
En caso de no ser Congruente :Devuelve la información programática al área respectiva parasu corrección correspondiente.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 2.
En caso de ser congruente :Elabora el Programa Operativo Anual en original con base en lainformación programática, determina las metas anuales y losporcentajes mensuales por cada actividad y presenta alSubdirector de Planeación para su conocimiento.
Turna al Director General para someterlo a la autorización de laJunta de Gobierno.
Pasa el tiempo.
Recibe del Director General el Programa Operativo Anual yverifica si fue autorizado por la Junta de Gobierno.
¿Autoriza la Junta de Gobierno?
En caso de no haber autorizado la Junta de Gobierno :Recibe para las modificaciones correspondientes, desecha eldocumento incorrecto y posterior presentación.
Continúa con la actividad número 6.
8/18/2019 diagramas procedimientos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN6
7
8
9
9A
10
En caso de haber autorizado la Junta de Gobierno :Turna al Subdirector de Administración para integrarlo al
proyecto de Presupuesto de Egresos del año correspondiente.Pasa el tiempo.
Realiza en hoja de cálculo de excel, de manera mensual, elanálisis de las metas programadas contra las actividadesefectivamente realizadas por El Colegio.
Elabora el reporte de avance mensual en un tanto y presenta alSubdirector de Planeación para su conocimiento y aprobación.
Recibe del Subdirector de Planeación el reporte de avance
mensual y verifica si lo aprobó.
¿Aprueba el reporte de avance mensual?
En caso de no aprobar :Realiza correcciones del reporte de avance mensual delPrograma Operativo Anual y desecha el documento incorrecto.
Continúa con la actividad número 9.
En caso de aprobar :
Turna el reporte de avance mensual al Subdirector de Administración vía económica, para anexarlo al reporte delejercicio de presupuesto, el cual será presentado a laSecretaría de Finanzas y Planeación.
Fin del procedimiento.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Programación y Evaluación.
Nombre del procedimiento: Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.
INICIO
Recibe, analiza,concentra y
verifica
Informaciónprogramática
Elabora,determina y
presenta
Turna
Solicitainformación
− Director General− Subdirector de
Planeación− Áreas diversas
OficioO-2
¿Escongruente?
Informaciónprogramática
No
Si
Subdirector dePlaneación
ProgramaOperativo Anual
O
− Director General− Junta de
Gobierno
¿Autoriza?
No
Si Modifica ydesecha
Turna
Subdirector Administrativo
Realiza
Devuelve
1
1
Área
2 ProgramaOperativo Anual
O
DocumentoIncorrecto
ProgramaOperativo Anual
O2
ProgramaOperativo Anual
O
Elabora ypresenta
Reporte deavance
Hoja decálculo
3
Subdirector dePlaneación
1
8/18/2019 diagramas procedimientos
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
FIN
¿Aprueba?
No
Si
Realizacorrecciones y
desecha
TurnaSubdirector
Administrativo
Reporte deavance
Recibe yverifica
Reporte deavance
Subdirector dePlaneación
1
3 Reporte incorrecto
Reporte deavance
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Elaboración Autorización
Departamento de Cómputo
PROCEDIMIENTO
Nombre: Asignación de direcciones de red.
Objetivo: Verificar la asignación y detección del funcionamiento de la red
inalámbrica local.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
Se hará el cambio de posición del ordenador o direcciones de red, a
menos que en realidad no funcionen los equipos de cómputo dentro de
la Red.
Se deberá solicitar al Departamento de Informática el chequeo del mal
funcionamiento de los equipos de cómputo, para la reasignación de las
direcciones en su debido caso.
La actividad únicamente lo podrá hacer el área de informática.
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Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode Cómputo.
1
2
2A
2A.1
3
Recibe del área solicitante la tarjeta de notificación y el formatode soporte técnico original y le asigna turno de reparación.
Pasa el tiempo.
Verifica el funcionamiento de la dirección de la red en elequipo.
¿Funciona la dirección?
En caso de no funcionar:
Reasigna la dirección de red, en el debido caso de que esta nocumpla con los estándares de operación.
Elabora reporte en original y copia, turna a la Subdirección dePlaneación el original para conocimiento, y archiva copia demanera cronológica permanente en el expediente de apoyotécnico.
Fin.
En caso de funcionar:No se realiza cambio en la dirección de red.
Fin del procedimiento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Cómputo.
Nombre del procedimiento: Asignación de direcciones de red.
INICIO
Verificafuncionamiento
Direccionesde red
Recibe y asignaturno
Elabora
Reasigna
¿Funciona
direcciónde red?
No se realizancambios
FIN
Reporte
C
Subdirección dePlaneación
Si
No
reassolicitantes
Formato
Tarjeta denotificación
O
Direccionesde red
FIN
Direccionesde red
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Solicitud de soporte técnico.
Objetivo: Organizar y/o reparar los equipos o señales de red, a fin de
mantenerlos en óptimas condiciones de uso.
Frecuencia: Eventual.
NORMAS
El solicitante deberá llenar un formato de solicitud del mismo, el cual
deberá ser llenado lo más específicamente posible.
Este proceso deberá llevarse a cabo cada vez que ocurra un
desperfecto en su equipo de cómputo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
Departamentode Cómputo. 1
2
2A
2A.1
3
4
5
Recibe del área solicitante de El Colegio, el reporte dereparación en un tanto, donde solicita la reparación y/omantenimiento de su equipo de cómputo, el cual es ordenadode manera cronológica temporal para su posterior reparación.
Pasa el tiempo.
Analiza el reporte de reparación, que obtuvo del archivocronológico temporal y determina el tipo de reparación ya seade software o hardware, así como si es de su competencia.
¿Es de su competencia?
En caso que no sea de su competencia :Envía equipo de cómputo al proveedor, especificando el tipo defalla para su reparación y archiva el reporte de reparación enun tanto de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor el equipo de cómputo reparado para suposterior entrega al usuario.
Continúa con la actividad número 4.
En caso que sea de su competencia :Realiza la reparación del equipo de cómputo, ya sea en elsoftware y/o hardware, verificando el uso adecuado del mismo.
Entrega el equipo de cómputo al área solicitante, recaba lafirma de recepción en el reporte de reparación y archivamanera cronológica permanente en el expediente de soportetécnico.
Elabora reporte de servicio en original y copia, informando alSubdirector de Planeación de las incidencias detectadas para suconocimiento, archiva la copia del reporte de servicio demanera cronológica permanente en el expediente de soportetécnico.
Fin del procedimiento.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Cómputo.
Nombre del procedimiento: Solicitud de soporte técnico.
INICIO
Analiza
FIN
Recibe y asignaturno
C
reasolicitante
C
Reporte dereparación
¿Es de sucompetencia?
Envía equipo
Recibe yobtiene
Repara yverifica uso
Entrega equipoy recaba firma
Reporte dereparación
No
Si
C
Reporte dereparación
C
Elabora informe
Reporte deservicio
O-1
reasolicitante
C
Reporte de
reparación
Proveedor
Proveedor
C1
1
Reporte deservicio
O-1
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Departamento de Recursos Financieros y Humanos
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.
Objetivo: Determinar la disponibilidad de recursos con que cuenta El
Colegio a una fecha determinada, a fin de ejercer el uso racional
del presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas y
Planeación.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base en la
Balanza de Comprobación del mes.
Para el ejercicio del presupuesto las áreas considerarán las políticasemitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría
General.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode RecursosFinancieros yHumanos.
1
2
3
4
5
6
7
Recibe del Departamento de Contabilidad la balanza decomprobación del mes en un tanto, la cual contiene losmovimientos y saldos de las cuentas de gasto.
Determina el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuestoen original, entre el presupuesto ejercido y comprometido porcapítulo del gasto, reflejando la disponibilidad de recursos porpartida y capítulo para ejercer en el mes y por el resto delejercicio y archiva la balanza de comprobación de maneracronológica permanente.
Coteja del reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto lapartida 1000 de servicios personales contra la nómina del mesy los honorarios erogados, la cual obtiene del archivocronológico permanente del expediente mensual de nómina,así como los demás capítulos de gasto corriente observando laspolíticas para el uso del gasto emitida por la Secretaría deFinanzas y Planeación.
Realiza en el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto,las transferencias presupuéstales que sean necesarias, dandola suficiencia presupuestal a las partidas de gasto que se vayana ejercer en el periodo.
Elabora en un tanto el Estado del Ejercicio del Presupuestopresentándolo al Subdirector de Administración paraconocimiento y recaba la firma respectiva.
Integra al documento que contiene los Estados Financieros,para ser enviados a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Archiva el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto demanera cronológica permanente en el expediente de EstadosFinancieros.
Fin del procedimiento.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
Nombre del procedimiento: Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.
INICIO
FIN
Determina
Coteja
Realizatransferencias
Elabora yrecaba firmas
Archiva
Integra
Balanza decomprobación
Departamentode contabilidad
Recibe
Subdirector de Administración
Secretaría de Finanzasy Planeación
Expediente deEstados
Financieros
C
Nómina
C
Balanza decomprobación
C
Reporte del estadodel Ejercicio del
presupuesto
Reporte del estadodel Ejercicio del
presupuesto
Reporte del estado
del Ejercicio delpresupuesto
Reporte del estadodel Ejercicio del
presupuesto
Reporte del estadodel Ejercicio del
presupuesto
Estados Financieros
Reporte del estadodel Ejercicio del
presupuesto
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración del Estado Económico de los Ingresos yEgresos.
Objetivo: Determinar los ingresos y egresos del ejercicio.
Frecuencia: Trimestral.
NORMAS
La determinación del estado se efectúa con base en el Estado
Económico de los Ingresos y Egresos del año anterior, el Estado del
Ejercicio del Presupuesto mensual, la Balanza de Comprobación y el
Estado de Resultados.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
Departamentode RecursosFinancieros yHumanos.
1
2
3
4
5
Realiza el vaciado en el formato de reporte del EstadoEconómico de los Ingresos y Egresos, tomando como base losingresos o el presupuesto ejercido en el año anterior, los cualestoma del archivo cronológico permanente del expediente deEstados Financieros.
Analiza los ingresos aprobados y egresos ejercidos deldocumento de presupuesto del año, el cual toma del archivocronológico permanente.
Determina las variaciones de la Ley de ingresos o presupuestode egresos ejercidos respecto al período anterior y actual yelabora en original el Estado Económico de los Ingresos yEgresos.
Turna de manera económica, el Estado Económico de losIngresos y Egresos original, a la Subdirección de Administración para su conocimiento.
Envía, a través de oficio, original del Estado Económico de losIngresos y Egresos a la Secretaría de Finanzas y Planeación yprevio acuse de recibido, archiva una copia de maneracronológica permanente en el expediente de los Estados
Financieros.
Fin del procedimiento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
Página 63 de 89
Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable: Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
Nombre del procedimiento: Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos.
INICIO
Realiza
Analiza
Turna
Envía
FIN
Subdirector de Administración
Determina yelabora
Secretaría de Finanzasy Planeación
C Expediente deEstados
Financieros
Presupuesto delaño
C
Reporte del EstadoEconómico de
Ingresos y Egresos
Estado Económico deIngresos y Egresos
O
OficioO
C
Estado Económico deIngresos y Egresos
O
Estado Económico deIngresos y Egresos
O
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
Página 64 de 89
Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración de la nómina.
Objetivo: Determinar los sueldos mensuales del personal realizando los
cálculos de impuestos y retenciones que por Ley deben ser
efectuados.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
La nómina de pago se elaborará de acuerdo a los criterios establecidos
por la Secretaría de Finanzas y Planeación en la ley de Egresos del año
correspondiente y a la normatividad fiscal vigente.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
Página 66 de 89
Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
Nombre del procedimiento: Elaboración de la nómina.
INICIO
Realiza cálculosfiscales
Analiza
Elabora y turna
Recibe ydispersa
Elabora yrecaba
FIN
Determina losdías laboradosy descuentos
C
C
Recibos denómina
Subdirector Administrativo
Reportenómina
Formato auxiliar denómina
Tarjeta de
asistencia
Formato auxiliarde nómina
Hoja decálculo
Secretaría deFinanzas yPlaneación
SistemaInstituciónBancaria
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Departamento de Recursos Materiales y de Servicios
PROCEDIMIENTO
Nombre: Solicitud y control de bienes de consumo.
Objetivo: Realizar la entrega a las áreas de El Colegio de los bienes de
consumo para llevar a cabo sus actividades asignadas.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
El Departamento de Recursos Materiales y de Servicios será el
responsable de entregar los bienes de consumo.
El inventario físico de existencias de almacén se realizará de manera
semestral, tal y como lo establece la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
del Estado y el Código Financiero para el Estado de Veracruz.
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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación
Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
Departamentode RecursosMateriales y deServicios.
1
2
2A
2A.1
2A.2
3
4
5
6
Recibe del área, de manera económica, la solicitud de losbienes consumibles de papelería o de cómputo.
Verifica de manera física la existencia del artículo solicitado.
¿Existe artículo?
En caso de no existir :Solicita vía telefónica al proveedor la mercancía, realizando deesta manera la compra directa del bien o bienes.
Recibe del proveedor la mercancía y la factura en original ycopia y elabora vale de entrada al almacén de bienes y archivade manera cronológica permanente el vale de entrada alalmacén.
Sella de recibido la factura original y copia, devuelve alproveedor la factura original y archiva de manera cronológicapermanente la copia de la misma.
Continúa con la actividad número 3.
En caso de existir :
Entrega bien o bienes al área solicitante, elabora vale de saliday recaba firma respectiva de la persona que recibe lamercancía y archiva de manera cronológica permanente el valede salida.
Registra en el kardex individual de artículos la salida delalmacén de la mercancía entregada.
Pasa el tiempo.
Elabora reporte mensual de salidas de almacén, turnandomediante oficio original al Departamento de Contabilidad parala afectación contable respectiva de la cuenta de almacén,previo acuse de recibido archiva copia del mismo de maneracronológica permanente.
Pasa el tiempo.
Realiza inventario físico de existencias de artículos de consumo,cuantifica en cantidad e importe de manera individual y total lamercancía.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha:Elaboró: Dirección Ge