Post on 06-Mar-2021
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ELECTRÓNICO
Una Buena Gestión Documental
en el Marco de la Ley General de Archivos
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Gestión de Documentos en los Últimos Meses
¿Cuántas documentos hemos trabajado en estos últimosmeses?
¿Cuántos de esos documentos se gestionaron mediantesistemas electrónicos?
¿Cuántos de esos documentos que se gestionaron de maneraelectrónica, se imprimieronpara su firma?
¿Cuántos de esos documentos se imprimieron para tener unrespaldo?
TEMA Y OBJETIVO
TEMA: Documentos de Archivo Electrónico.
OBJETIVO: Lograr una Buena Gestión de
Documentación Electrónica de Acuerdo con lo
Previsto en las Disposiciones Jurídicas Aplicables.
PREGUNTA BÁSICA PARA LOGRAR EL OBJETIVO
¿CÓMO LOGRAR UNA BUENA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DESDE LA PERSPECTIVA
LEGAL Y UNA VISIÓN TÉCNICAMENTE JURÍDICA?
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
¿Por qué la característica de “electrónicos”?
¿Cuáles son los documentos electrónicos o cómo se
distinguen de acuerdo a la Ley General?
¿Todos los documentos se gestionan igual o
aquellos identificados como electrónicos deben de
tener una gestión diferente?
OBJETO DE LA LEY
Artículo 1. “… se establecerán los principios y bases
generales para la organización y conservación,
administración y preservación homogénea de los
archivos…”.
Artículo 2, Fracc. V. “Sentar las bases para el desarrollo y la
implementación de un sistema integral de gestión de
documentos electrónicos…”.
¿Por qué se requiere una calificación de electrónicos?
¿Cuál es la naturaleza que los distingue legalmente?
¿CUÁL ES LA NATURALEZA QUE LOS DISTINGUE LEGALMENTE?
Art. 4 Definiciones. No hay definición de documento
electrónico; ni siquiera se define documento, PERO…
Algunas definiciones legales para nuestro propósito:
“Documento de Archivo”;
“Documento Histórico”;
“Soporte Documental”; y
“Expediente Electrónico”.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
Se integra de 9 artículos en total.
Describe especificaciones que debemos de
considerar para el tratamiento de documentos dearchivo electrónico.
Concentra, en su mayoría, la atención legal que se
debe de prestar a los documentos electrónicos.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
“Artículo 41. Además de los procesos de gestión previstos
en el artículo 12 [mantener los documentos contenidos en sus
archivos en el orden original en que fueron producidos… la
producción, organización, acceso, consulta, valoración
documental, disposición documental y conservación] de esta Ley,
se deberá contemplar…”
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
“Artículo 41. … para la gestión documental electrónica la
incorporación, asignación de acceso, seguridad,
almacenamiento, uso y trazabilidad [cualidad que permite, a
través de un sistema automatizado para la gestión documental y
administración de archivos, identificar el acceso y la modificación
de documentos electrónicos].”.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
El art. 41 no permite entender la naturaleza, pero
incorpora elementos para la gestión de Documentos
Electrónicos:
Incorporar y Asignar:
Acceso;
Seguridad;
Almacenamiento;
Uso; y
Trazabilidad.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
Artículos 42 y 43. Para los documentos electrónicos deberá
de existir una planeación y programación estratégica.
Artículo 44. La misma tendencia de los dos artículos
anteriores, PERO arroja un concepto interesante, que
refrenda la necesidad de comprender la naturaleza de los
documentos electrónicos; se refiere a los correos
electrónicos.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
El Art. 44 obliga a adaptar medidas, técnicas y
tecnologías para garantizar los documentos de
archivo electrónicos que se encuentren en:
Un sistema automatizado de gestión documental;
Bases de datos; y
Correos electrónicos.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
Los artículos 45 y 46. Sistema automatizado de gestión
documental general.
Distingue entre administración de archivos y
repositorios electrónicos.
Sin definir la naturaleza electrónica, le sigue asignando
particularidades en su gestión.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
Artículo 46, 6 fracciones, referencia a 3:
II. Reconoce que los “documentos de archivo electrónico”
tienen una naturaleza distinta y deben de tener instrumentos
técnicos particulares.
III. Asume que los documentos electrónicos poseen
“contenido” y “estructura”.
V. Trazabilidad para los documentos electrónicos.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
Artículo 47. Diferencia entre electrónico y digital.
“Los sujetos obligados conservarán los documentos
de archivo aun cuando hayan sido digitalizados, en
los casos previstos en las disposiciones jurídicas
aplicables.”.
Los Documentos Electrónicos se pueden Digitalizar.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
Artículo 47. Diferencia entre electrónico y digital.
Los documentos digitales son “copias auténticas”.
Se almacenan en medios electrónicos.
Sufren un proceso de conversión de visión o lectura.
La digitalización es un proceso de conversión y no de
producción.
Capítulo IX. De Los Documentos de Archivo Electrónicos
El artículo 48 nos precisa que aquellos documentos
que requieran firma electrónica serán, también,
regulados por las leyes particulares, para su “validez
jurídica”.
El Artículo 49 impone la obligación de proteger la
“validez jurídica” de los documentos electrónicos.
HASTA AQUÍ LA LEY GENERAL
La LGA aporta 2 características de la naturaleza de
los documentos electrónicos:
Contenido Informativo; y
Estructura Informática.
Precisa la razón de la distinción: “validez jurídica”.
¿ES SUFICIENTE PARA SABER CÓMO HACER UNA BUENA GESTIÓN?
NO.
Debemos entender la naturaleza de los
documentos electrónicos para saber qué
tecnologías vamos a implementar y cumplir la ley.
Y preservar y proteger su “validez jurídica”.
¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO?
Es aquél que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable, producido, recibido y utilizado en el ejercicio
de las facultades, competencias o funciones de los sujetos
obligados, cuyo soporte material es algún dispositivo electrónico
o magnético, cuyo contenido se encuentra cifrado mediante
un código informático, que puede ser leído, interpretado y/o
reproducido con el auxilio de lectores digitales (o informáticos).
¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO?
Posee 4 características generales:
Contenido informativo;
Estructura informática;
Se encuentra en un dispositivo electrónico dealmacenamiento; y
Posee un productor o es atribuible a un dispositivo conuna asignación personal.
IMPORTANCIA DE UNA DEFINICIÓN PRECISA
Crítica a la falta de precisión del término “Expediente electrónico”:
Conjuntode documentos
No se define documento, puede interpretarse a partir de varias
definiciones y determinaciones.
Electrónicos
Una calificación que logramos identificar del método interpretativo,
el resultado, por más que se universalice, puede variar mucho para
la “validez jurídica”.
IMPORTANCIA DE UNA DEFINICIÓN PRECISA
Correspondiente a un procedimiento administrativo
Jurídicamente, es un conjunto concatenado de actuaciones
jurídico adjetivos limitado a una materia en particular, sin
aplicación supletoria, salvo expresión en contrario.
Si atendemos a la deficiente definición de “documento de
archivo”, podemos abrir otra interpretación: un conjunto
concatenado de acciones administrativas (planeación,
organización, dirección y control).
IMPORTANCIA DE UNA DEFINICIÓN PRECISA
Cualquiera que sea el tipo de información que
contenga.
Sólo se refiere al contenido informativo, pero olvida la
estructura informática.
VALIDEZ JURÍDICA
La Razón de distinguir o calificar los documentos como
electrónicos.
La “validez jurídica” de los documentos, radica en su
valor probatorio.
Para evaluar el valor probatorio de un documento, se
requiere la certeza de los hechos, actos y/o negocios
jurídicos asentados, es decir lo que narra y la voluntad.
UNA BUENA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
¿Cómo hacer una buena gestión de los documentos
de Archivo Electrónicos?
Correos Electrónicos.
Aplicaciones de celular.
Redes Sociales.
Un Oficio en formato “Word”.
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
Es el tratamiento integral [procedimiento del art. 12 LGA], en
medios electrónicos, o magnéticos, a lo largo de todo el
ciclo vital de los documentos de naturaleza electrónica,
a través de la ejecución electrónica, o magnética, de los
procesos de producción, organización, acceso, consulta,
valoración documental y conservación.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS “LA NUBE”
El art. 62 de la LGA considera los servicios de “LA NUBE”.
Son reglas generales para la prestación del servicio.
La mayoría de los prestadores cumplen con los requisitos.
Son servicios generales, no siempre adaptados al sistema
institucional.
Son servicios de renta de equipo de almacenamiento.
REGRESO A LA PREGUNTA BÁSICA PARA LOGRAR EL OBJETIVO
¿CÓMO LOGRAR UNA BUENA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DESDE LA PERSPECTIVA
LEGAL Y UNA VISIÓN TÉCNICAMENTE JURÍDICA?
¿QUÉ INFORMACIÓN LOGRAMOS OBTENER DE INTERPRETAR LA LEY?
Naturaleza de los documentos electrónicos, o de archivo,
electrónicos ¿Qué son, cómo identificarlos?
De su naturaleza se desprenden sus necesidades ¿Qué
especificaciones necesitan?
La razón de su diferencia ¿Por qué y para qué requieren
distinciones en su gestión?
Se pueden gestionar totalmente en electrónico y existe la forma
de desarrollar sistemas o contratar servicios¿Cómo?
CONCLUSIONES
1. Entender la diferencia entre documentos electrónicos y digitales.
2. Respetar las 4 características esenciales de los documentos electrónicos: Contenido informativo;
Estructura informática;
Se encuentra en un dispositivo electrónico de almacenamiento; y
Posee un productor, o es atribuible a un dispositivo con una asignación personal.
CONCLUSIONES
3. Respetar los principios de la gestión documental,
adaptando instrumentos tecnológicos, de acuerdo a su
naturaleza.
4. Todas las etapas del ciclo vital y de gestión de los
documentos electrónicos deben de ser en medios
magnéticos o electrónicos.
5. Reglas precisas dentro del sistema institucional para la
producción, circulación, recepción, administración, etc. de
los documentos electrónicos.
CONCLUSIONES
6. La “Nube” es un servicio útil y adecuado, por su naturaleza,
pero debe de estar adaptado a las reglas institucionales.
7. Los servicios gratuitos de “Nube” son una opción, pero se
debe de limitar su uso.
8. Aunque el Consejo Nacional de Archivos emita las normas
generales, maximizar las posibilidades institucionales,
adaptando la tecnología y las técnicas que garanticen al
máximo la validez jurídica.
CONCLUSIONES
9. El contenido informativo es importante en la organización,
pero también considerar los metadatos como parte
fundamental del sistema institucional.
10. Considerar que un documento electrónico, como los
mensajes de “correo electrónico”, pueden contener más
documentos electrónicos.
11. Considerar las aplicaciones y otros medios de
comunicación.
¡GRACIAS!
MTRO. JAVIER DIEZ DE URDANIVIA DEL VALLE
Instituto Coahuilense de Acceso a la
Información Pública
@10urdanivia
xd.urdanivia@icai.org.mx