EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IDENTIFICACIÓN Y ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS QUE LA EMPRESA REQUIERE PARA SU OPERACIÓN

• MATERIALES Y SUMINISTROS• EQUIPO• SERVICIOS: Transportación, asesoría

almacenamiento, construcción, servicios técnicos, subcontratación.

FORMAS DEL PROCESO

DE FUENTES EXTERNAS

• COMPRAS• SUBCONTRATOS• CONTRATOS• OUTSOURCING

DE FUENTES INTERNAS O EXTERNAS

• ABASTECIMIENTO• ADQUISICIONES

IMPORTANCIA DEL ABASTO EXTERNO

• COSTOS: ninguna firma puede ser generar todos sus recursos al mejor costo

(Compaq-Intel)

• FLEXIBILIDAD: producir sus propios recursos limita la capacidad de adaptarse a los cambios

IMPORTANCIA DEL ABASTO EXTERNO

• CALIDAD Y TECNOLOGÍA: las fuentes externas permiten escoger el proveedor que ofrezca la mejor calidad del mercado y tecnología de punta

• CAPACIDAD: para reaccionar a los cambios en la demanda una forma autosuficiente debe ajustar su capacidad interna; con un proveedor externo solo debe comprar mas o menos

IMPORTANCIA DEL ABASTO EXTERNO

• EXPERIENCIA TÉCNICA: un proveedor con experiencia puede ofrecer un insumo que mejore el producto final.

• PRODUCTO AJENO A LA EMPRESA:solo hacer aquello que me compete como negocio

DECISIONES CLAVE

• ¿QUÉ ADQUIRIR?: esta decisión depende de:– el propósito: como se relaciona el insumo con

el producto final y como será usado– el diseño: características específicas– el desempeño: especificaciones en cuanto a la

función que debe cumplir

DECISIONES CLAVE

• ¿ QUIEN LO PROVEE?: incluye la decisión de hacer o comprar. Conocimiento del mercado proveedor

• ¿ CUÁNTO ADQUIRIR?: cantidades a ordenar tomando en cuenta capacidad de almacenamiento, inventario disponible, punto de reorden

DECISIONES CLAVE

• ¿ CUÁNDO HACER EL PEDIDO?: depende de requerimientos de entrega y de tiempos de espera

• ¿ CÓMO ADQUIRIRLO? : relación con las actividades logísticas, procesamiento de órdenes, modos de transporte, almacenamiento y manejo de materiales

EL CICLO DE LA ORDEN

COMIENZA CON UNA SOLICITUD DE COMPRA Y TERMINA CON LA NOTIFICACIÓN DE QUE LA ORDEN HA SIDO RECIBIDA SATISFACTORIAMENTE

CICLO DE LA ORDEN

CLIENTEDetallista

Distribuidor

ordenALMACÉN

PLANTAEntrega de la orden

Entrega de la orden

Ciclo de la Orden

Transmisiónde la orden

Proceso dela orden y ensamble

Tiempo deadquisiciónde stock adicional

Tiempo deentrega

Transmisión de la orden

Solicitud defaltantesProceso de

la orden ypreparación

Proceso de laorden y preparación( de stock o deproducción)

CICLO DE LA ORDEN

• RECIBIR REQUISICIÓN: descripción del producto, cantidad, calidad, fechas de entrega y quien lo solicita

• SELECCIONAR UN PROVEEDOR

• COLOCAR LA ORDEN CON EL PROVEEDOR: seleccionar el tipo de solicitud. Orden de compra , licitación, solicitud de cotizaciones

CICLO DE LA ORDEN

• MONITOREO DE LA ORDEN: comunicación estrecha con el proveedor, modificaciones en cuanto a cantidad y fechas de entrega

• RECEPCIÓN DE LA ORDEN: revisar cantidad y calidad. Orden de pago

EL ABASTECIMIENTO COMO FUNCIÓN ESTRATÉGICA

GASTOS Y ABASTECIMIENTO

• DOS TERCIOS DEL COSTO DE UN BOEING CORREPONDEN A PARTES Y SUBENSAMBLES

• LAS TRES CUARTAS PARTES DE UNA PC CORREPONDEN A PARTES Y SUBENSAMBLES

EL ABASTECIMIENTO COMO FUNCIÓN ESTRATÉGICA

NUEVAS TENDENCIAS

• DESINTEGRACIÓN VERTICAL

• CALIDAD, SERVICIO, FLEXIBILIDAD, RAPIDEZ DE RESPUESTA ANTES QUE PRECIO

• CLIENTES MAS SOFISTICADOS REQUIEREN DE UN PROCESO MAS AGIL Y FLEXIBLE

EL ABASTECIMIENTO COMO FUNCIÓN ESTRATÉGICA

NUEVAS TENDENCIAS

• LA GLOBALIZACIÓN PERMITE AMPLIAR EL HORIZONTE DE FUENTES DE ABASTO

• TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES REDUCE COSTOS Y AGILIZA OPERACIONES

COMPRAS VS ABASTO

CONCEPTO FUNCIÓN TRADICIONAL

(compras)

FUNCIÓN INNOVADORA

(abasto)

•Función•Alcance•Visión •Personal•Cultura•Proceso•Criterio de desempeño•Relación con proveedores

•Secundaria•Estrecho•Acotada•Oficinista•Reactiva•Burocrático•Costo unitario

•Adversario

•Estratégica•Amplio•Alta dirección•Profesional•Proactiva•Dinámico•Costo total

•Cooperativo

OBJETIVO DEL NUEVO ENFOQUE

• Flujo ininterrumpido de materiales y servicios

• Inventarios a niveles mínimos

• Niveles adecuados de calidad

• Desarrollo de proveedores

• Estandarización de artículos

• Mejor precio y mínimo costo del proceso

• Mejorar la posición competitiva de la empresa

IMPORTANCIA DE LOS COSTOS EN EL ABASTO

UNA REDUCCIÓN PEQUEÑA EN LOS COSTOS DEL PROCESO DE ABASTO TIENE GRAN IMPACTO EN LAS UTILIDADES

EJEMPLO: ventas de 10 millones

el 60% son costos de abasto

¿cómo duplico utilidad?

EJEMPLO

Actual(en miles)

Ventas+25%

Precio+5%

Salarios ymano de

obra-25%

GastosGenerales

-25%

Adquisiciones-8.5%

Ventas 10000 12500 10500 10000 10000 10000

Adquisiciones 6000(60%/v)

7500 6000 6000 6000 5500

Mano de obray salarios

2000(20%/v)

2500 2000 1500 2000 2000

Gastosgenerales

1500(15%/v)

1500 1500 1500 1000 1500

Utilidad 500 1000 1000 1000 1000 1000

ESTRATEGIAS

• MRP-JIT: adquirir solo la cantidad requerida en el momento requerido. Menor costo de transporte y almacenamiento.

• POR ANTICIPADO (FORWARD): asegura precios y aprovecha economías de escala. Cantidades que exceden los requerimientos actuales pero no los pronosticados

• JIT-FORWARD: estrategia mixta

EJEMPLO: precios con patrón estacional

MES PRECIO ($ u)

ENEROFEBREROMARZOABRIL MAYO JUNIO

3.02.602.201.801.401.00

MES

JULIOAGOSTOSEPTIEMBREOCTUBRENOVIEMBREDICIEMBRE

PRECIO ($ u)

1.001.401.802.202.603.00

NUEVOS RETOS• PROCESO MAS DINÁMICO

• ESTABLECER ALIANZAS CON PROVEEDORES

• AMPLIAR A UNA FUNCIÓN DE ABASTO

• ESTRUCTURA Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS ADECUADAS

• CRITERIOS Y MEDIDAS DE DESEMPEÑO

PREGUNTAS CLAVE

• ¿CÓMO PUEDE, LA FUNCIÓN DE ABASTO, SOPORTAR EFICIENTEMENTE LA MISIÓN DE LA EMPRESA?

• ¿CUÁLES SON Y DONDE ESTÁN LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA DEL PROCESO DE ABASTO?

• ¿CÓMO PUEDE INTEGRARSE A LAS DEMAS FUNCIONES ESTRATÉGICAS DE LA EMPRESA?

• ¿QUÉ HABILIDADES REQUIERE NUESTRO PERSONAL?

• ¿CÓMO DEBEMOS MEDIR EL DESEMPEÑO DEL PROCESO?

ESTRUCTURA DEL PROCESO

• CENTRALIZADA: un departamento de compras. – Economía en eficiencia y efectividad– Mayor control: un solo responsable de todas las

compras– Se reduce duplicación de esfuerzos– Mejor conocimiento del mercado proveedor– El proveedor interctúa con menos personas

ESTRUCTURA DEL PROCESO

DESVENTAJAS:

• Órdenes fuera de tiempo

• No considera necesidades específicas

• Buen precio pero calidad inadecuada

ESTRUCTURA DEL PROCESO

• DESCENTRALIZADA: cada unidad de negocio controla el proceso. Ventajas:– Mayor conocimiento de necesidades específicas– Proceso diseñado de acuerdo a necesidades– Mayor cercanía en distancia y comunicación

Desventajas:– Duplicidad de esfuerzos– Falta de políticas estandarizadas de compras

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ABASTO

• PLANEACIÓN DE PRODUCTOS REQUERIDOS

• PLANEACIÓN DE SOLICITUDES

• PREPARACIÓN DE SOLICITUDES

• SELECCIÓN DE PROVEEDORES

• ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

• CIERRE DE CONTRATOS

PLANEACIÓN DE PRODUCTOS REQUERIDOS

• Información de entrada:

– alcance

– descripción del producto

– recursos administrativos

– restricciones

Técnicas y herramientas:

– make or buy analysis

– juicio de expertos

– selección del tipo de contrato

Resultados:

– Plan de adquisiciones

– Especificaciones

PLANEACIÓN DE SOLICITUDES

• Información de entrada:– plan de adquisiciones

– especificaciones

• Técnicas y herramientas:

– formas estándar

– juicio de expertos, asistencia legal

• Resultados:

– documentos

– criterio de evaluación

– actualización de especificaciones

PREPARACIÓN DE SOLICITUDES

• Información de entrada:

– documentos

– lista de proveedores calificados

• Técnicas y herramientas:

– reunión con proveedores

– publicidad

• Resultados:

– recepción de propuestas

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

• Información de entrada:– propuesta– criterios de evaluación– políticas de la empresa

• Técnicas y herramientas:– negociación– análisis de valor– sistemas de ponderaciones

• Resultados:– contrato

– aceptación de la orden de compra

ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

• Información de entrada:– contrato– avance del trabajo– modificaciones propuestas– solicitudes de pago

• Técnicas y herramientas:– sistemas de control de cambios– sistemas de pago– reportes de desempeño

• Resultados:– comunicación– actualización del contrato– solicitudes de pago

CIERRE DE CONTRATOS

• Información de entrada:– documentos que avalan el contrato

• Técnicas y herramientas:– auditoría

• Resultados:– archivo del contrato– aceptación formal y cierre