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El Sendero de la Auditoria de Compras

Capitulo 6.

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Contenido Del Capitulo• El flujo de los documentos fuenteEl flujo de los documentos fuente• Flujo de los documentos antes de las compras Flujo de los documentos antes de las compras

- Requisición - Requisición - Controles contables del almacén - Controles contables del almacén - Solicitud de compra o requisición de compras- Solicitud de compra o requisición de compras

• Documentos de compras Documentos de compras - Orden de compra - Orden de compra - Registros de compras o Kardex- Registros de compras o Kardex

• Procedimientos de ReciboProcedimientos de Recibo• Actividades post-Recibo Actividades post-Recibo

- Una mirada al proceso de facturación - Una mirada al proceso de facturación - Procesamiento de memorandos de crédito - Procesamiento de memorandos de crédito - Procesamiento de solicitudes de cheque para pagos- Procesamiento de solicitudes de cheque para pagos

• El departamento de contabilidad y compras de bienes de capitalEl departamento de contabilidad y compras de bienes de capital• La importancia de la cooperación.La importancia de la cooperación.

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Objetivos de Aprendizaje1.1. Explicar la importancia de los documentos fuente para las funciones Explicar la importancia de los documentos fuente para las funciones

contablescontables

2.2. Diferenciar entre una requisición y una requisición de comprasDiferenciar entre una requisición y una requisición de compras

3.3. Explicar el sistema perpetuo de inventarios para el control del Explicar el sistema perpetuo de inventarios para el control del almacénalmacén

4.4. Comparar los métodos de registros de comprasComparar los métodos de registros de compras

5.5. Explicar los pasos básicos, involucrados en el recibo de productosExplicar los pasos básicos, involucrados en el recibo de productos

6.6. Describir los dos métodos para el pago de facturasDescribir los dos métodos para el pago de facturas

7.7. Resumir como los memorandos de créditos, son utilizados para Resumir como los memorandos de créditos, son utilizados para ajustar los problemas de despachosajustar los problemas de despachos

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El Flujo de los Documentos Fuente

Los documentos fuente, son los puntos de origen de entrada Los documentos fuente, son los puntos de origen de entrada de la información financiera dentro del sistema de de la información financiera dentro del sistema de

contabilidad e incluye formatos como las requisiciones de contabilidad e incluye formatos como las requisiciones de compras, ordenes de compras, registros de compras (kardex) compras, ordenes de compras, registros de compras (kardex)

reportes de recibo de mercancía, facturas, desembolsos o reportes de recibo de mercancía, facturas, desembolsos o pagos recibos de caja.pagos recibos de caja.

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Flujo de los Documentos antes de las Flujo de los Documentos antes de las ComprasCompras

La requisición, es usada para comunicar la La requisición, es usada para comunicar la información del departamento solicitante . información del departamento solicitante . Esta forma identifica el tipo y la cantidad Esta forma identifica el tipo y la cantidad del producto que debe ser removido del del producto que debe ser removido del inventario.inventario.

- Requisición al Almacén- Requisición al Almacén- Requisición de cocina- Requisición de cocina- - Formato de Inventario PerpetuoFormato de Inventario Perpetuo- Requisición de Compra- Requisición de Compra

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CUADRO 2. Requisición al Almacén

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Formato de Inventario Perpetuo• Cuando los ítems entran en almacenamiento, la cantidad es Cuando los ítems entran en almacenamiento, la cantidad es

registrada al formato de inventario perpetuo para mostrar el registrada al formato de inventario perpetuo para mostrar el incremento en el inventario. incremento en el inventario.

• Cuando los inventarios son removidos a causa de una Cuando los inventarios son removidos a causa de una requisición, la cantidad en salida se baja y es registrada en el requisición, la cantidad en salida se baja y es registrada en el mismo formato. Los saldos que están en movimiento, mismo formato. Los saldos que están en movimiento, permiten el controlpermiten el control

• (Se recomienda un miembro del departamento de (Se recomienda un miembro del departamento de contabilidad)contabilidad)

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Inventario PerpetuoNombre del Producto: Camarones Tamaño Unidad de Compra___5 libras / bolsa

FECHA Entradas Salidas Saldo Máximo___15____

Fecha Entradas Salidas SaldoMáximo_________

Colum 1 2 3 4 1 2 3 4

5/16 3 12

5/17 3 9

5/18 6 15

5/19 2 13

Formato de Inventario Perpetuo

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Requisición de Compras• Otra herramienta contable, es la requisición de compras en Otra herramienta contable, es la requisición de compras en

nuestro medio llamada solicitud de compras.nuestro medio llamada solicitud de compras.

• El personal de almacén, envía este formato a la sección El personal de almacén, envía este formato a la sección compras cuando los niveles de las cantidades, alcanzan los compras cuando los niveles de las cantidades, alcanzan los mínimos preestablecidos.mínimos preestablecidos.

• Las requisiciones de compra (solicitudes de compras), indican Las requisiciones de compra (solicitudes de compras), indican cuales items son solicitados, cuando ordenarlos y cuantos de cuales items son solicitados, cuando ordenarlos y cuantos de cada item es necesario para mantener los niveles.cada item es necesario para mantener los niveles.

• Un departamento profesional de compras, desarrolla y hace Un departamento profesional de compras, desarrolla y hace circular, las especificaciones de compras con los proveedores circular, las especificaciones de compras con los proveedores elegibles.elegibles.

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Formato Tradicional Colombia

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Orden de Compra• La documentación se somete a la sección de recibo, la que La documentación se somete a la sección de recibo, la que

necesita los detalles con respecto a los ítems, las necesita los detalles con respecto a los ítems, las cantidades y los precios de cada orden que entre. Esta cantidades y los precios de cada orden que entre. Esta documentación debe tener una copia de la orden de documentación debe tener una copia de la orden de compra, si una es expedida o si debe haber un registro compra, si una es expedida o si debe haber un registro interno del acuerdo de compras.interno del acuerdo de compras.

• Una copia de la orden es enviada también al departamento Una copia de la orden es enviada también al departamento de contabilidad, de esta manera la auditoria, puede ser de contabilidad, de esta manera la auditoria, puede ser desempeñada como parte del proceso de facturacióndesempeñada como parte del proceso de facturación

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Orden de Compra

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Registro de la Compra• El personal de recibo puede ser dotado con una copia del El personal de recibo puede ser dotado con una copia del

registro de la compra y de esa manera se pueden preparar registro de la compra y de esa manera se pueden preparar apropiadamente para recibir los productos cuando sean apropiadamente para recibir los productos cuando sean despachados y por lo tanto eliminar, sorpresas de último despachados y por lo tanto eliminar, sorpresas de último minuto. minuto.

• Los miembros de compras con la responsabilidad de recibir, Los miembros de compras con la responsabilidad de recibir, necesitan revisar los artículos contra los registros de las necesitan revisar los artículos contra los registros de las compras que indiquen el producto pedido, la cantidad y el compras que indiquen el producto pedido, la cantidad y el precio.precio.

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Procesos de Recibo

• El recibo adecuado, demanda un completo El recibo adecuado, demanda un completo conocimiento de las especificaciones de conocimiento de las especificaciones de calidad y una cuidadosa atención de los calidad y una cuidadosa atención de los

detalles con respecto al precio y la cantidad.detalles con respecto al precio y la cantidad.

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Procesos de Recibo

• Con frecuencia, los procedimientos son Con frecuencia, los procedimientos son escasos después de realizar un seguimiento, escasos después de realizar un seguimiento, haciendo que sea haga imposible confirmar, haciendo que sea haga imposible confirmar,

que los productos recibidos, sean los que los productos recibidos, sean los correctos.correctos.

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Procesos de Recibo• En las operaciones muy grandes, deben tener personal de En las operaciones muy grandes, deben tener personal de

tiempo completo con responsabilidades para el recibo. tiempo completo con responsabilidades para el recibo. • El Chef, el gerente de alimentos y Bebidas y otro personal, El Chef, el gerente de alimentos y Bebidas y otro personal,

deben desempeñar estas tareas para los productos deben desempeñar estas tareas para los productos entrantes. entrantes.

• El personal auxiliar que maneja el despacho, debe El personal auxiliar que maneja el despacho, debe notificar al guardia de seguridad en la entrada del notificar al guardia de seguridad en la entrada del

personal acerca de una mercancía que este arribandopersonal acerca de una mercancía que este arribando• Se recomienda que un representante del Ama de llaves, Se recomienda que un representante del Ama de llaves,

se haga presente en el área designada para desempeñar se haga presente en el área designada para desempeñar responsabilidades de recibo.responsabilidades de recibo.

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Procesos básicos de los productos recibidos

• Paso 1:Paso 1:Revisar los productos entrantes contra la orden de Revisar los productos entrantes contra la orden de compra o contra en registro interno de compras.compra o contra en registro interno de compras.

• Paso 2:Paso 2: Revisar los productos entrantes contra las Revisar los productos entrantes contra las

especificaciones.especificaciones. En este punto, alguien con entrenamiento especializado es En este punto, alguien con entrenamiento especializado es

necesario para reconocer las Características de calidad necesario para reconocer las Características de calidad requeridas en cada ítem comprado en cada departamentorequeridas en cada ítem comprado en cada departamento..

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Procesos básicos de los productos recibidos

• Paso 3:Paso 3: Revisar la factura del pedido y las copias Revisar la factura del pedido y las copias de la solicitud del área lo mismo que la orden de de la solicitud del área lo mismo que la orden de compra. Después de que la calidad y las cantidades compra. Después de que la calidad y las cantidades del producto han sido verificadas, la factura puede del producto han sido verificadas, la factura puede ser firmada. La factura se convierte en un documento ser firmada. La factura se convierte en un documento de información requerido para el procesamiento de de información requerido para el procesamiento de la posterior tratamiento de esas cuentas.la posterior tratamiento de esas cuentas.

• Paso 5:Paso 5: Revisar que los productos son Revisar que los productos son removidos rápidamente del área de recibo a su lugar removidos rápidamente del área de recibo a su lugar de almacenamiento. de almacenamiento.

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Procesos básicos de los productos recibidos

• Para acomodar los horarios del personal Para acomodar los horarios del personal responsable, los tiempos de despacho son responsable, los tiempos de despacho son

limitados.limitados. • La orden de compra y registro de compras, la La orden de compra y registro de compras, la factura y el reporte de recibo debe ensamblarse, factura y el reporte de recibo debe ensamblarse,

y finalmente alcanza el departamento de y finalmente alcanza el departamento de contabilidad para el proceso final del pago de la contabilidad para el proceso final del pago de la

factura.factura.

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Comprobante de recibo de Mercancías

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Actividades Post Recibo • Si existen discrepancias entre las calidades,

cantidades y precios acordados con el pedido despachado.

• Si es un pedido con productos atrasados o fuera de stock

• Si los resultados del despacho fueron efectivos• Si alguno de los problemas, requirió ajustes en la

factura. (Los memos de notas crédito se discutirán mas adelante en este capitulo.)

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Reporte diario de recibo de Suministros

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Cuadro Reporte diario de Recibo de Alimentos

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ORDEN DE COMPRAESTA ORDEN DE COMPRA No.. OOOOODEBE APARECER EN TODAS LAS FACTURAS, SELLOS DE EMPAQUE, Facturas De fletes ETC

Hotel, Camas & botellas Av. Del Mar. 32-12

Bogota D.C. TEL 57435

VENDEDORORDEN DE COMPRA TRANPORTAR EN

LEA TODAS LAS INSTRUCCIONES, CONDICIONES DE LOS TÉRMINOS AQUÍ ESCRITOS Y OBLIGACIONES. SOLAMENTE TALES INSTRUCCIONES, TÉRMINOS, CONDICIONES Y OBLIGACIONES, SE CONSTITUYEN EN ACUERDO ENTRE LAS PARTES

POR FAVOR DE ENTRADA AL NUMERO DE NUESTRA ORDEN DE COMPRA, SUJETO A TODAS LAS INSTRUCCIONES, TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTA

Fecha de Orden Fecha de Arribo Transporte Vía F.O.B. Términos Según su Ref. No

Cantidad Cantidad ÍTEM UND Ordenada Recibida Precio ÍTEM UND Ordenada Recibida Precio

Orden recibida por______________________________ Asistente de compras_________________________Fecha______________________________________ Firma autorizada____________________________Copia blanca para Recibo / contabilidad, amarilla para almacén de Alimentos & Bebidas, Rosada archivo consecutivo.

Otra distribución e Instrucciones sugeridas1. El plazo de entrega es improrrogable.2. La mercancía se entiende puesta en el Hotel, no cesando la responsabilidad del proveedor hasta que esta se encuentre en nuestro almacén.3. Nota de entrega debe acompañar a la mercancía4. No se aceptara substitución o cambio de mercancía especificada 5. Las facturas deben ser enviadas por duplicado al Hotel Sena en el momento de entregar la mercancía1.COPIA COMPRAS; 2.COPIA RECIBO DE MERCANCÍA; 3.COPIA: AUDITORÍA, EGRESOS; ORIGINAL :CLIENTE O PROVEEDOR

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Cuadro Reporte diario de Recibo de Bebidas -

Cigarrillos

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Tarjeta de Bind Card

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Una mirada al proceso de facturación• Un paso inicial en el proceso de pago de las facturas, ocurre cuando los Un paso inicial en el proceso de pago de las facturas, ocurre cuando los

vencimientos son revisados (idealmente en la segunda revisión.)vencimientos son revisados (idealmente en la segunda revisión.)

• Cuando las facturas se pagan por declaraciones de informes, el comprador Cuando las facturas se pagan por declaraciones de informes, el comprador debe alcanzar acuerdos con los proveedores que cubren todas las debe alcanzar acuerdos con los proveedores que cubren todas las entregas aplicables a la facturación que serán enviadas al establecimiento entregas aplicables a la facturación que serán enviadas al establecimiento en un horario regular. Las facturas que han sido archivadas “por en un horario regular. Las facturas que han sido archivadas “por proveedor” con anticipación se recuperan cuando se recibe el informe.proveedor” con anticipación se recuperan cuando se recibe el informe.

• Cuando las cuentas se pagan por factura, se debe registrar la misma Cuando las cuentas se pagan por factura, se debe registrar la misma

información básica en cada factura. La diferencia es que no se recibe un información básica en cada factura. La diferencia es que no se recibe un informe o declaración de las facturas. informe o declaración de las facturas.

• En cualquier caso, los documentos fuente se deben archivar En cualquier caso, los documentos fuente se deben archivar alfabéticamente por nombre de proveedor después del pago. alfabéticamente por nombre de proveedor después del pago.

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GRACE Fuera de Bogotá Factura No. xxxxxxxDistribuidor Alimento & Bebidas Pedidos al No. 091 0000000Calle del Ruido # 30-28 Ext. 000Bogota D.C.VENDIDO A Enviado a:

Cliente No Orden Recibida por Ordenado por Fecha de entrada

Orden No. Fecha de la factura

INFORMACIÓN ESPECIAL Nombre de la Ruta

Ruta No.

CANTIDAD CÓDIGO PRODUCTO DESCRIPCIÓN PESO PRECIO UNITARIO

$ VALOR

ORDEN DESPACHO

PESO TOTAL DE LA FACTURA VALOR FLETES VALOR TOTAL

Fuente : Golden Nugget adaptación Alvaro Goenaga

Cuadro 6. Ejemplo de Factura

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Método apropiado para procesar las notas crédito • Se anota el problema y se llama la atención del conductor cuando se están recibiendo los items. El conductor Se anota el problema y se llama la atención del conductor cuando se están recibiendo los items. El conductor

acuerda que hay diferencias entre el despacho y lo incluido en el pedido ordenado y en la factura.acuerda que hay diferencias entre el despacho y lo incluido en el pedido ordenado y en la factura.

• La información a aplicable, es anotada en el memorando, incluyendo el numero de la factura enviada.La información a aplicable, es anotada en el memorando, incluyendo el numero de la factura enviada.

• El conductor firma la nota o el memorando después de haber registrado la información pertinente.El conductor firma la nota o el memorando después de haber registrado la información pertinente.

• El personal de recibo, firma la factura y anota el numero del memorando o de la nota crédito sobre la factura.El personal de recibo, firma la factura y anota el numero del memorando o de la nota crédito sobre la factura.

• El personal de recibo, retiene una copia del memorando, normalmente el original. Este debe ser adjuntado a la El personal de recibo, retiene una copia del memorando, normalmente el original. Este debe ser adjuntado a la factura correspondiente.factura correspondiente.

• La factura con la nota adjunta, es aplicable a la orden de compra ( o al registro de compras) y es dirigida, a La factura con la nota adjunta, es aplicable a la orden de compra ( o al registro de compras) y es dirigida, a través de la sección compras al departamento contable. El personal de compras, debe verificar las situaciones través de la sección compras al departamento contable. El personal de compras, debe verificar las situaciones o problemas, consideradas en el memorando con el personal de recibo y el representante del departamento o problemas, consideradas en el memorando con el personal de recibo y el representante del departamento involucrado. La frecuencia con que ocurra esta situación o problemas, genera información útil para evaluar involucrado. La frecuencia con que ocurra esta situación o problemas, genera información útil para evaluar como funciona el proveedor en el proceso.como funciona el proveedor en el proceso.

• Tan pronto como se reciba la nota crédito y la factura por contabilidad, se debe realizar una revisión aritmética, Tan pronto como se reciba la nota crédito y la factura por contabilidad, se debe realizar una revisión aritmética, para comprobar todas correcciones.para comprobar todas correcciones.

• Algunos establecimientos, requieren que se llame al proveedor para confirmar que una copia de la nota o Algunos establecimientos, requieren que se llame al proveedor para confirmar que una copia de la nota o memorando del crédito, fue recibida y esta siendo procesada. memorando del crédito, fue recibida y esta siendo procesada.

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Cuadro 8. Memorando de Corrección de facturas

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• OBJETIVOOBJETIVO• Informar al área de compras y al proveedor las discrepancias presentadas entre la negociación y la

facturación efectuada por el proveedor. Estas pueden ser en cuanto a precio, calidad, cantidad u otra diferente. La información conlleva una labor por parte del área de compras, la cual consiste en contactar al proveedor para resolver la discrepancia.

• INFORMACIÓN• Día, mes, año de elaboración del documento• Área que elabora y envía la información, así como el área a la cual va dirigida la misma.• Número de la factura que presentó la discrepancia y nombre del proveedor.• Discriminación de la discrepancia presentada, explicando el valor cuando se trate de diferencia entre

el precio facturado y el negociado; la cantidad facturada y solicitada, cuando la mercancía que llegó no fue la misma cantidad solicitada; cuando se trate de discrepancias de calidad, se debe exponer la referencia, el gramaje, etc. Si es otra diferente se debe explicar cual.

• Observaciones: Las relevantes que merezcan mayor aclaración.• Firmas del encargado de recibo de mercancías, cuando diligencia el formato y del encargado o jefe de

compras cuando recibe la copia enviada por parte del área de recibo.• Gestión ante el proveedor: Compromiso que adquiere el proveedor para solucionar la discrepancia.

Ejemplo, enviará nota crédito por valor de XXXXX. • ELABORA: El encargado de recibo en original y dos copias.• DISTRIBUCIÓN• Original: Para el proveedor.• Primera copia: Para compras.• Segunda copia: Se adjunta al comprobante de recibo de mercancía

Ejemplo Proceso de manejo Ejemplo Proceso de manejo MEMORANDO DE CORRECCIÓN DE FACTURASMEMORANDO DE CORRECCIÓN DE FACTURAS

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Procesamiento de solicitudes de cheque para pagos

• A menos que el propietario o el gerente realice las actividades A menos que el propietario o el gerente realice las actividades de depósito y pagos, el procesamiento de factura o de las de depósito y pagos, el procesamiento de factura o de las declaraciones de pagos y la firma de cheques, debe ser declaraciones de pagos y la firma de cheques, debe ser realizada por dos empleados diferentes. Por razones similares, realizada por dos empleados diferentes. Por razones similares, las personas que procesan los ingresos, y prepara los las personas que procesan los ingresos, y prepara los depósitos no debe estar involucrada en los procedimientos de depósitos no debe estar involucrada en los procedimientos de elaboración de cheques. elaboración de cheques.

• Las facturas o las cuentas de cobro u informes de declaración Las facturas o las cuentas de cobro u informes de declaración con los registros soportados, con las órdenes de compra o con los registros soportados, con las órdenes de compra o registros de compra, la factura, los reportes de recibo deben registros de compra, la factura, los reportes de recibo deben tenerse para que la firma oficial de la administración lo firme.tenerse para que la firma oficial de la administración lo firme.

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El departamento de contabilidad y compras de bienes de capital

• La gerencia debe aprobar la compra especial, como por ejemplo la compra de La gerencia debe aprobar la compra especial, como por ejemplo la compra de muebles para el muebles para el

Lobby del hotel.Lobby del hotel.

• La localización de los fondos utilizados para compras el equipo, el personal de La localización de los fondos utilizados para compras el equipo, el personal de compras, debe Investigar la información para facilitar la decisión final para el compras, debe Investigar la información para facilitar la decisión final para el departamento que lo requiere. departamento que lo requiere.

• Una vez tomada la decisión se elabora la orden de compra, una copia se adelanta Una vez tomada la decisión se elabora la orden de compra, una copia se adelanta al departamento de contabilidad, así los fondos pueden apartarse cuando sea al departamento de contabilidad, así los fondos pueden apartarse cuando sea necesario. La sección de compras,necesita confirmar la disponibilidad de fondos necesario. La sección de compras,necesita confirmar la disponibilidad de fondos con el personal de contabilidad.con el personal de contabilidad.

• El equipo, puede ser comprado en efectivo, financiado, o alquilado. Debido al flujo El equipo, puede ser comprado en efectivo, financiado, o alquilado. Debido al flujo de efectivo y las implicaciones tributarias, consideradas dichas alternativas, el de efectivo y las implicaciones tributarias, consideradas dichas alternativas, el personal de contabilidad debe estar involucrado al evaluar las opciones.personal de contabilidad debe estar involucrado al evaluar las opciones.

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La importancia de la cooperación. El trabajo en equipo y la comunicación entre compras y el El trabajo en equipo y la comunicación entre compras y el

departamento de contabilidad, se ha representado a través de departamento de contabilidad, se ha representado a través de este capitulo. En ocasiones los establecimientos grandes, este capitulo. En ocasiones los establecimientos grandes, tienen especialistas contables con responsabilidades para tienen especialistas contables con responsabilidades para cada una de las actividades discutidas. En contraste, las cada una de las actividades discutidas. En contraste, las operaciones pequeñas no tiene contabilidad de tiempo operaciones pequeñas no tiene contabilidad de tiempo

completo; el propietario o el gerente, deben desempeñar completo; el propietario o el gerente, deben desempeñar varias de estas tareas con asistencia externa y personal varias de estas tareas con asistencia externa y personal

profesional dedicado a la contabilidad. Otros establecimientos profesional dedicado a la contabilidad. Otros establecimientos utilizan un tenedor de libros para el proceso de facturación, utilizan un tenedor de libros para el proceso de facturación,

elaboración de cheques y mirar otras responsabilidades. elaboración de cheques y mirar otras responsabilidades. Indiferente al plan organizacional, de cualquier manera los Indiferente al plan organizacional, de cualquier manera los

“expertos” en compras, deben trabajar muy de cerca con los “expertos” en compras, deben trabajar muy de cerca con los expertos en contabilidad, para diseñar sistemas para la expertos en contabilidad, para diseñar sistemas para la

apropiación de los fondos limitados a la disposición de la apropiación de los fondos limitados a la disposición de la propiedad.propiedad.

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