EMPALME DE OPERADORES LOGÍSTICOS DE MEDICAMENTOS

Bogotá D.C. 22-Enero-2015- (CÓDIGO: MDN – CGFM – PRODIRES –COMES –FU.95.1-5 - V08)

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AGENDA

1. Funciones del Jefe de Establecimiento de Sanidad Militar de Dispensación.

2. Funciones de los delegados de la DGSM en cada ESM de dispensación. (Agenda).

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3. Funciones del Operador Logístico DROSERVICIO Ltda para el inicio de operaciones en los ESM.

4. Auditoria y supervisión.

AGENDA

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FUNCIONES DEL JEFE DE ESTABLECIMIENTO DE SANIDAD

MILITAR DE DISPENSACIÓN

El Jefe de cada ESM en modalidad de dispensación:

• Solicitará Stock de medicamentos (Como requisición para 2 días según oficio). Ver.

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• Verificar la racionalidad de la requisición de Stock de medicamentos.

• Stock inventariado y disponible debe estar en el espacio designado desde los días 26 y 27 de enero de 2015.

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• Designará el espacio físico para dispensar de manera temporal (31/01/2015 – 01/02/2015).

• Designará el funcionario (Enfermera Jefe o Regente de farmacia) para dispensar.

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• Garantizar que la Unidad Militar pueda realizar el estudio de seguridad a los funcionarios de Droservicio Ltda que laborarán en cada ESM.

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• Garantizar el acceso de los funcionarios de la DGSM, Operado Logístico Droservicio Ltda (Administrativos) y La firma Auditora SAMA desde 23 enero 2015 (Según cartas) y en especial el Viernes 30 de enero de 2015.

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• Facilitar los procesos de realización del contrato de arrendamiento entre la Unidad Militar y Droservicio Ltda.

• Garantizar la presentación del delegado de la DGSM, ante el comandante de la Unidad Militar, Brigada ó División según la ubicación de cada ESM

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• Garantizar punto de red (Internet) para el acceso del funcionario de MEDMFEN19 con el Auditor de medicamentos de cada ESM, para liquidación de los contratos 075-DGSM-2012 y 046-DGSM-2014.

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• Garantizar la custodia de toda la formulación, facturación de los Contratos 075-DGSM-2012 y 046-DGSM-2014.

• Garantizar el acceso de los funcionarios, vehículos, enseres y medicamentos para el inicio de operaciones de Droservicio Ltda el dia 30/01/2015 desde el medio dia.

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• Diligenciar las actas de entrega en cada punto de dispensación. Archivo físico y medio magnético, para entregar copia al delegado de la DGSM.

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La función es garantizar el cumplimiento de las actividades y directrices impartidas en la Directiva Transitoria 0001 de 2015.

La DGSM designará a un delegado desde el 30/01/2015 hasta el 02/02/2015, como veedores.

FUNCIONES DE LOS DELEGADOS DE LA DGSM EN CADA ESM DE DISPENSACIÓN (AGENDA)

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• El delegado se presentará en la Unidad o Establecimiento el día 30 de enero 2015 a primera hora.

• Se realizará la presentación con el comandante de unidad, Brigada o División según la ubicación del ESM y su jurisdicción desde las 9:30 de la mañana

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• El delegado de la DGSM realizará la presentación y socialización de las actividades de empalme ante:– Jefe de ESM.– Ordenador del Gasto de la Unidad Militar– Oficial y Suboficial de Servicio del fin de semana.

(Oficial de inspección/Guarnicion)– Representante del OPL Medmfen19– Representante del OPL Droservicio

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• El delegado de la DGSM entregara la documentación enviada por el señor MGA. Julio Roberto Rivera Jimenez - Director General de Sanidad Militar y socializara la lista verificación.

• Esta lista será la base para el informe de las actividades realizadas por cada delegado.

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• El delegado de la DGSM y el Jefe de ESM estarán realizando desde las 14:00 horas, las inspecciones y verificaciones siguientes:– Espacio de farmacia alterna.– Documento de requisición y los medicamentos.– Persona designada para la dispensación temporal

(Enfermera jefe o Farmacia).– Lista de funcionarios que ingresaran el dia Sábado 31

desde la 13:00 por parte de los operadores logísticos, con los enterados de los comandantes de Guardia.

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– El puesto de trabajo con punto de red (Internet) para el funcionario de Medmfen19 que realizará las conciliaciones y liquidaciones con el auditor de punto. Contratos 075-2012 y 046-2014.

– Que el ordenador del gasto y el OPL Droservicio este tramitando el contrato de arrendamiento (Según la información de Minuta, contrato 060-DGSM-2014 y lista de valores de alquiler socializados)

– Toda la lista de verificación del delegado que se pueda realizar antes del 31 de enero 2015

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• Durante el día 31 Se verificará a las 12:00 horas, que el Jefe ESM realice con el representante de Medmfen19, el cierre de la dispensación en la farmacia.

• Se verificará que este la información para los Usuarios (Avisos), Donde se realizará la dispensación temporal por parte del ESM

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• El día 31 de enero de 2015 a las 15:30 Horas, se verificará que el espacio físico de la farmacia, este desocupado (Pertenencias de OPL Medmfen19 según negociaciones con Droservicio Ltda) para hacer la devolución del espacio físico de dispensación a la Unidad Militar.

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El 31/01/2015 a las 16:00 horas, empieza la devolución del espacio físico donde participan:•Ordenador del Gasto de la Unidad Militar, su delegado o el que haga sus veces.•El Jefe del ESM•Químico, Administrador o Regente de Farmacia, responsable del punto de dispensación por parte del OPL SALIENTE.•Delegado de DGSM (Veedor)

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El 31/01/2015 a las 17:00 horas se inicia la Entrega del espacio físico participan al OPLE:

•Ordenador del Gasto de la Unidad Militar, su delegado o el que haga sus veces.•El Director o Jefe del ESM•Químico, Administrador o Regente de Farmacia, responsable del punto de dispensación por parte del OPL ENTRANTE.•Delegado de DGSM (Veedor)

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• Se verificará durante esta entrega, que se entregue las carpetas y documentos al Jefe de ESM, para iniciar los estudios de seguridad a los funcionarios del OPL Entrante. Por parte de la Unidad Militar.

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• Durante la entrega del punto de dispensación, se verificará que el Operador Logístico Entrante, entregue al Jefe de ESM una copia del Listado de medicamentos ofertados con marcas y presentaciones para que la formulación no genere entregas en cantidades diferentes a la orden medica. (Se socializará con el personal medico de cada ESM)

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• Verificar el inicio de la prestación de servicios los días Domingo con Jefe de ESM el 01/02/2015. desde las 08:00 horas. Los ESM (24 Horas)

• Verificar con el Jefe de ESM, que el día Lunes 02/02/2015 se preste atención de forma correcta, con la ayuda de campañas informativas para los procesos de dispensación.

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• Entregar con antelación al Jefe de ESM, la información de los funcionarios, que van a laborar en la farmacia. para realizar las respectivos autorizaciones por parte de la Unidad Militar.

FUNCIONES DEL OPERADOR LOGÍSTICODROSERVICIO LTDA PARA EL INICIO DE

OPERACIONES EN LOS ESM

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• Entregar con antelación al Jefe de ESM, el listado de personal, enseres, vehículos y cajas de medicamentos que ingresarán el día sábado 31/01/2015 al medio día, para realizar la autorización respectiva.

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• Auditores de Establecimiento – Contratos 075-2012 y 046-DGSM-2014.

• Proceso de Auditoria – Consorcio SAMA – Contrato 060-DGSM-2014

• Jefes de ESM - Supervisores de los Puntos• Fortalecimiento de Atención al Usuario

(Quejas y requerimientos del servicio farmacéutico) Nueva Directiva de ejecución

AUDITORÍA Y SUPERVISIÓN

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MAPA DE RIESGOS - EMPALMECLASE Especifico Especifico Especifico Especifico

Especifico

Especifico

Especifico

Especifico

FUENTE Externa Externa Externa Externa Externa Externa Externa Externa

ETAPA Empalme Empalme Empalme Empalme Empalme Empalme Empalme Empalme

TIPO Operacional

DESCRIPCIÓN (que puede

pasar y como puede ocurrir)

Dificultades para el

acceso a la Unidad.

Que no pueda llegar el OPLE por dificultades

en el transporte

(derrumbe-vias de acceso- accidentes,

orden público, etc.)

Fallas de la Energia

Falla el internet

Que no lleguen

los medicamentos en su

totalidad

El OPLS no este

en el punto para

empalme

El OPLS no este listo con

lo establecido en la directiva

para empalm

e

Dificultades

entre los OPLE y OPLS

por negociaciones

internas.

CONSECUENCIA DE LA

OCURRENCIA DEL EVENTO

Incumplimiento del contrato por parte del contratista al no entregar

los medicamentos descritos en la propuesta tecnica, por

no poder mantener los

precios ofertados

Que no se de el empalme en

el tiempo previsto y la operación no inicie el 2 de febrero de

2015.

No permitiria que se ingresara

información al sistema y

medicamentos de la cadena de

frio podrian deteriorarse.

No se puede manejar el sistema para

manejo de inventarios y no se podria

consultar base de datos del SSFM.

Aumentarian los pendientes y se

proyecta una mala

imagen del

servicio con el OPLE

Impediria que la operació

n del OPLE incie

dentro de lo

previsto

Causa trastornos para el inicio de

la operació

n por parte del

OPLE

Dificulta la

entrada de la

operación

impactando el

servicio de cara

al usuario

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