Enfoque Integral de

Proyectos y Operaciones

Ing. María de los Ángeles Arroyo Sánchez

Octubre 2013

AgendaDía 1

8:00 Presentación

8:30-9:30 Introducción a la gestión de proyectos

9:30-10:00 Factores de éxito y fracaso de un proyecto

10:00-10:10 Descanso

10:10-11:45 Enfoque Sistémico proyectos y operaciones. Gestión ágil.

12:00-13:00 Caso Práctico

13:00-14:00 Almuerzo

14:00-15:30 Gestión de alcance y tiempo

15:30-15:40 Descanso

15:40-16:30 Gestión de costos y calidad

16:30-18:00 Herramientas

Objetivos

• Dar a conocer los conceptos y herramientas para la

gestión de proyectos y operaciones bajo un enfoque

integral y ágil.

• Los participantes conocerán herramientas para la

planificación de portafolio de proyectos, seguimiento de

proyectos, así como la planificación y seguimiento de las

actividades de operaciones en IT.

Qué no es este curso

• Curso de estándares.

• Curso para certificarse.

• Curso sobre procesos o herramientas internas

del Banco Sofitasa.

Acuerdos y Compromisos

• Cumplir con los tiempos establecidos para cada fase de los casos prácticos.

• Respetar el derecho de palabra.

• Las intervenciones son bienvenidas, a lo largo del curso se fomentarán las tormentas de ideas.

• Cumplir con los tiempos de descanso.

Contenido

• Módulo 1: Introducción a la gestión de

proyectos.

• Módulo 2: Enfoque Integral de Proyectos y

Operaciones.

• Módulo 3: Estrategia y Proyectos.

Módulo I

Introducción a la gestión de proyectos

1.1 Introducción a la gestión de proyectos

• Debate 1:

▫ ¿Qué es un proyecto?

▫ ¿ Qué es la gestión de proyectos?

▫ ¿ Para qué sirve la gestión de proyectos?

1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)

• Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio y/o resultado único.

• La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

• La gestión de proyectos sirve para la Toma de Decisiones efectivas a través de la implantación de un lenguaje común.

1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)

• Ciclo de Vida de Producto y de Proyecto

Fuente: PMBOK

1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)

• Ciclo de Vida de Proyecto

1.2 Factores de éxito y fracaso de proyectos

• Actividad:

▫ Identificar 5 factores que influenciaron en el

retraso de un proyecto.

▫ Escoger un proyecto exitoso e identificar las

actividades que apoyaron ese resultado.

1.2 Receta para el fracaso de proyectos

• No definas los criterios de éxito de tu proyecto,

el cliente/usuario nunca sabe lo que quiere.

• El tiempo es ahora, la planificación quedará en el

papel, por lo tanto empieza a ejecutar.

• Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, no

definas roles.

• No documentes es una pérdida de tiempo

1.2 Receta para el fracaso de proyectos (cont.)

• Con validar la información esporádicamente con

el equipo es más que suficiente.

• Los riesgos están afuera y no me afectan, por lo

tanto no los planifico.

• Como tengo herramientas de comunicación no

necesito definir cómo gestionaré la información

a lo largo del proyecto.

1.3 Gestión de Proyectos en la Realidad

HACER

Definiralcance

Crearlenguajecomún

Construirel equipo

Gestionarexpectativas

Gestionarriesgos

Disposiciónde la

información

1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones

INFORMACIÓN

1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones (cont.)

• Definir circuitos de peticiones de servicios e incidencias que permitan cuantificar la capacidad de trabajo.

• Definir niveles de servicio y operacionales.

• Comunicar los proyectos que apoyan la estrategia.

• Revisar la capacidad de trabajo para la estimación de los proyectos.

• Establecer una estrategia de comunicación.

1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones (cont.)

• Proyectos reales:

▫ Despliegue de 200 cajeros en país latinoamericano

y 200 cajeros en el Reino Unido bajo plataforma

Linux.

▫ Proyecto de Transformación de Redes.

1.5 Gestión Ágil

• Actividad:

▫ Indicar en tres palabras lo que se entiende por

proyectos ágiles.

▫ Identificar tres beneficios de la agilidad.

▫ Indicar las características que debe tener una

organización ágil.

1.5 Gestión Ágil (cont.)

• Agilidad no es ausencia Total de documentación.

• Agilidad no es ausencia total de planificación.

• El cliente/usuario debe hacer todo el trabajo y

será el jefe de proyecto.

• El equipo puede modificar la metodología sin

justificación.

1.5 Gestión Ágil (cont.)

• Es una filosofía más que una metodología .

• Es ser flexible y darle la bienvenida a los cambios. Lo que no representa que no se definan alcances e hitos.

• Personas sobre procesos y herramientas.

• Se basa en la iteración y el incremento.

1.5 Gestión Ágil (cont.)

• Se fundamenta y persigue la entrega de valor

real al cliente

• Se amolda a los requisitos

• Esta de moda pero no es una moda

• No todo el tiempo se puede ser ágil

• No todo proyecto puede ser ágil

• No toda organización puede ser ágil

1.5 Gestión Ágil (cont.)

• Bajo este enfoque el equipo es responsable de la calidad.

• Con la agilidad desaparecen los héroes y apagafuegos.

• Se genera una gestión de productos mas compleja.

• Aumenta la comunicación y puede aumentar el conflicto.

• Los problemas y deficiencias de funcionalidad serán más visibles.

1.6 Buenas Prácticas de Proyectos

• Identificar requisitos.

• Definir el alcance.

• Planificar las actividades.

• Identificar riesgos.

• Definir roles y responsabilidades.

• Realizar seguimiento del proyecto.

• Cierre del proyecto: lecciones aprendidas.

1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0

• La audiencia se dividirá en dos equipos.

• El equipo A gestionará el proyecto de la manera

tradicional.

• El equipo B gestionará el proyecto de manera

ágil.

• Se deberá asignar un responsable de proyecto.

• Una persona del equipo apuntará los problemas

que se presentan.

1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0

• Instrucciones:

▫ Se dispondrán de 30min para planificar el

proyecto.

▫ Para la ejecución se contará con 20min.

▫ Se requerirá de 10min para la entrega del

proyecto.

Módulo II

Enfoque Integral de Proyectos y Operaciones

2.1 Introducción al PMBOK.

CAOS AUTOMATIZADOFRUSTRACIÓN

ALINEACIÓN

2.2 Áreas y Grupos de Procesos del PMBOK.

2.3 Gestión de la Integración.

2.4 Pautas

• La explicación de las siguientes áreas

de procesos se realizará con la

aplicación de un proyecto real o

escogido por la audiencia.

2.5 Gestión del Alcance.

2.6 Gestión del Tiempo.

2.7 Gestión de Costos.

2.8 Gestión de Calidad.

2.9 Herramientas.

• Una vez realizado el ejercicio de planificación, se recomienda realizar un RoadMap que contenga los criterios de éxitos e hitos del proyecto. Esta información permitirá a la Gerencia tener una visión rápida del proyecto.

• Los diagramas de barras no son planes para la dirección de proyectos, evidencian una planificación débil, sin embargo son útiles para la elaboración de informes de avances.

• Los diagramas de Red, permite ver las dependencias de tareas y son útiles para el seguimiento con el equipo del proyecto.

2.9 Herramientas (cont).

• Para lograr un seguimiento efectivo, se debe revisar la información del desempeño, a saber:▫ Cumplimiento de hitos.

▫ Cumplimiento de acuerdos y compromisos.

▫ Cumplimiento en la estimación realizada.

▫ Cambios aprobados.

▫ Riesgos activados.

• El desempeño se evalúa sobre los procesos no sobre las personas.

• Para realizar una evaluación de la LB de rendimiento se recomienda la técnica del Valor Ganado.

2.9 Herramientas (cont).

• Método del Valor Ganado:

▫ Este método se utiliza para realizar un

seguimiento de las LB del proyecto: alcance,

tiempo y coste.

▫ Al integrar las tres líneas bases el resultado

permitirá realizar proyecciones presupuestales,

solicitudes de cambio y otras actividades que

deban ser comunicadas.

• Caso Práctico.

2.10 Enfoque Integral de Operaciones.

2.10 Enfoque Integral de Operaciones (cont).

• Los principales procesos asociados directamente a la Fase de Operación del Servicio son:

• Gestión de Eventos: responsable de monitorizar todos los eventos que acontezcan en la infraestructura TI con el objetivo de asegurar su correcto funcionamiento y ayudar a prever incidencias futuras.

• Gestión de Incidencias: responsable de registrar todas las incidencias que afecten a la calidad del servicio y restaurarlo a los niveles acordados de calidad en el más breve plazo posible.

• Petición de Servicios TI: responsable de gestionar las peticiones de usuarios y clientes que habitualmente requieren pequeños cambios en la prestación del servicio.

• Gestión de Problemas: responsable de analizar y ofrecer soluciones a aquellos incidentes que por su frecuencia o impacto degradan la calidad del servicio

• Gestión de Acceso a los Servicios TI: responsable de garantizar que sólo las personas con los permisos adecuados pueda acceder a la información de carácter restringido.

2.11 KANBAN en IT.

• Es una técnica que sirve para gestionar el avance

del trabajo, en el contexto de una línea de

producción.

• Surge dentro de la metodología LEAN y fue

desarrollado en TOYOTA.

• KANBAN se basa en el desarrollo incremental,

dividiendo el trabajo en tareas.

2.11 KANBAN en IT (cont).

• Se fundamenta en tres pilares:

▫ Visualizar los Estados.

▫ Limitar el trabajo en progreso (WIP).

▫ Medir el Flujo de Tareas.

• Esta herramienta permite determinar la

capacidad de los equipos de trabajo, lo que sirve

como input para la planificación de los

proyectos.

2.11 KANBAN en IT (cont).

• Palabras claves:

▫ Work in progress WIP (2n-1)

▫ Lead Time: tiempo que ha pasado desde que el

ítem entra en el tablero.

▫ Cycle time: tiempo que se ha estado trabajando

en una tarea.

▫ Buffer: columnas de espera.

2.12 Tablero KANBAN.

2.13 Caso Práctico.

• Los equipos construirán dos tableros KANBAN:

▫ Tablero de Sistemas.

▫ Tablero de Portafolio de Proyectos.

Módulo III

Estrategia y Proyectos

3.1 Enfoque Estratégico

3.1 Enfoque Estratégico (cont).

• Para lograr que los proyectos apoyen la

estrategia definida por la compañía se

recomienda:

▫ Establecer una estrategia funcional común entre

las diferentes áreas involucradas.

▫ Definir prioridades sobre los proyectos que

forman parte de la estrategia.

▫ Definir personas responsables de los proyectos.

▫ Realizar una reunión de arranque.

3.2 Procesos que apoyan la Estrategia

• Gestión de Riesgos.

• Gestión de las Comunicaciones.

• Gestión de contratos.

• Gestionar las expectativas de los interesados.

3.3 Qué debemos mantener de la filosofía 1.0

3.4 Pasos para desplegar una cultura organizacional.

• Detectar las fortalezas y debilidades del equipo de

trabajo.

• Definir y ejecutar proyectos de mejora pequeños.

• Construir equipo: Hora de Socialización.

• Definir el rol y autoridad de los Jefes de Proyectos:

expedidor, coordinador y/o jefe de proyectos.

• Definir un rol de gestión de servicios que garantice

la comunicación entre proyectos y operaciones.

3.5 Recomendaciones Finales.

• Existen muchas metodologías en el mercado,

define la que se adapte a tu manera de trabajar.

• Recuerda, agilidad no es sinónimo de caos.

• La gestión de proyectos está en el HACER y en el

MEDIR, desde allí se podrá iniciar la toma de

decisiones efectivas.

• La resistencia al cambio siempre existirá, lo

importante es hacer.

• No corras el riesgo de NO tomar decisiones.

3.6 Bibliografía

• Guía de los fundamentos para la Dirección de

Proyectos (Guía del PMBOK) cuarta edición.

• Gestión ágil de proyectos de software. Javier

Garzás.

• ITIL Foundation v3.0

• Kanban. David J. Anderson

• Imágenes descargadas de Google Imagenes.

Muchas Gracias

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