EVITEMOS INVOLUCRARNOS EN ESTA SITUACION

QUE DEBEMOS CUMPLIR PARA CON NUESTRO ARCHIVO DE

GESTION.

-DECALOGO-

1- ORGANIZAR NUESTROS DOCUMENTOS EN LAS CARPETAS EXIGIDAS Y DILIGENCIAR TODOS SUS CAMPOS

2- UBICACAR LOS GANCHO DE ARRIBA HACIA ABAJO, COMO SE OBSERVA EN LA GRÁFICA, ESTOS DEBEN SER PLÁSTICOS, CON EL FIN DE PROTEGER LA DOCUMENTACIÓN DE AGENTES OXIDANTES O POSIBLES CORTADURAS.

3- COMO ARCHIVAR EN EL EXPEDIENTE

El primer documento a archivar en la carpeta será el más antiguo o aquel que dá origen al proceso y el último el más reciente o el que cierra dicho proceso.EJ . Si empezamos año y al despacho llega una Resolución para archivo, con fecha de 1º de enero de 2014, este será el primer documento para abrir la carpeta de la serie Resoluciones y se archivan de manera sucesiva, es decir en orden consecutivo y cronológico

4- LOS DOCUMENTOS NO DEBERÁN LLEVAR: GANCHOS DE COSEDORA, CLIPS, PAPEL CON ADHESIVO, NI SER RAYADOS EN SU CARA RECTA, NI SER RESALTADOS. VER GRÁFICA

5- LA EXCEPCIÓN DE MARCAR EN LA CARA RECTA DEL DOCUMENTO OPERARA EN LA VENTANILLA ÚNICA, DONDE LE COLOCARAN: No. DE RADICACION, FECHA Y HORA NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE, ENTREGADO A Y FECHA DE VENCIMIENTO O ESTIQUER IMPRESO, SEGÚN EL SITEMA (SAC - ORFEO). VER GRÁFICAS

6- LEGAJAR LOS DOCUMENTOS ALINEANDOLOS POR EL BORDE SUPERIOR PARA DARLE CONSISTENCIA Y MANEJABILIDAD AL EXPEDIENTE (VER GRÁFICA : EXPEDIENTE CON PAPEL OFICIO Y CARTA)

7- CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES TENDRÁ UNA SOLA FOLIACIÓN DE MANERA CONTINUA Y SI TAL EXPEDIENTE ES COMPLEJO Y SE ENCUENTRA REPARTIDO EN MÁS DE UNA UNIDAD DE CONSERVACIÓN (CARPETA 1, CARPETA 2, CARPETA …. ), LA FOLIACIÓN SE EJECUTARÁ DE FORMA TAL QUE LA SEGUNDA SERÁ LA CONTINUACIÓN DE LA PRIMERA. (CARPETA No.1 FOLIOS DE: 1 AL 250 - CARPETA No.2 FOLIOS DEL: 251 AL 500 (Esto aplica para series complejas) (VER GRÁFICAS )

1 - 250251 - 500

8- EN LA CARA RECTA, DEL DOCUMENTO ESCRIBIR EL NÚMERO DEL FOLIO EN LA ESQUINA PARTE SUPERIOR DERECHA DE LA HOJA EN EL MISMO SENTIDO DEL TEXTO. VER GRÁFICA

9- SI SE EQUIVOCA EN LA FOLIACIÓN HAGA LO QUE SE MUESTRA EN LA GRÁFICA, NUNCA UTILICE CORRECTOR.

10- UNA VEZ TENGA LAS CARPETAS DEBIDAMENTE ORGANIZADAS Y FOLIADAS , DILIGENCIE EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, RELACIONANDO E IDENTIFICANDO TODAS LAS SERIES QUE CONTENDRA CADA UNA DE LAS CAJAS

VER FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

MAGT04.03.18.P01.F02

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE Página __________De __________

ENTIDAD PRODUCTORA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

OFICINA PRODUCTORA

OBJETO

INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO

Elaborado por ________________________________________________ Revisado por ________________________________________________ Recibido por: ________________________________________________

Cargo ______________________________________________________ Cargo ______________________________________________________ Cargo ______________________________________________________

Firma _______________________________________________________ Firma _______________________________________________________ Firma _______________________________________________________

Lugar _______________________________ Fecha __________________ Lugar _______________________________ Fecha __________________ Lugar _______________________________ Fecha __________________

SOPORTEFRECUENCIA DE

CONSULTANOTAS

NUMERO DE ORDEN

CODIGO NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTOS

FECHAS EXTREMAS (dd/mmm/aaaa)

UNIDAD DE CONSERVACION NUMERO DE FOLIOS

MAGT04.03.18.P01.F02

1VERSIÓN

08/abr/2011FECHA APROBACIÓN

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS(SGC - MECI - SISTEDA)

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTALGESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN

GESTIÓN DOCUMENTAL

No se puede mostrar la imagen en este momento.R E G IS TR O D E E N TR A D A

D ÍA M ES AÑ O N º T

N º T : N úm ero de Transferenc ia

ESTE ES EL DEBER SER Y ESTADO DE LAS CAJAS CONTENIENDO LAS CARPETAS Y SU RESPECTIVO CONTROL DE DOCUMENTOS ( FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL -MAGT04.03.18.P01.F02), EL CUAL NOS PERMITE IDENTIFICAR Y RECUPERAR FACIL Y RAPIDAMENTE LOS DOCUMENTOS Y CARPETAS A L MOMENTO DE CUALQUIER CONSULTA

MUCHAS GRACIAS POR TENER EN CUENTA ESTOS 10 PASOS PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVO.

ATTE:

EQUIPO DE GESTION ORGANIZACIONALPROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

Proyecto y elaboró: Omar Romo

.