FASES DE LA

ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

“Nosotros comenzaremos a cavar desde este lado de la montaña. Usted y su

grupo comenzarán a cavar desde el otro lado. Cuando nos encontremos en el

centro, habremos hecho un túnel.

Y si no nos encontramos, !Habremos hechos dos túneles!”

“La administración de proyectos es el proceso de combinar

sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto

dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.”

(Baker, 1999).

Fases de la

Administración de Proyectos

Inicio

Planeación

Ejecución Control

Conclusión

•Mecanismos de selección de proyecto •Carta del proyecto •Determinar la meta global del proyecto •Precisar el alcance general del proyecto •Seleccionar los miembros iniciales del equipo •Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados

Fase 1:

Inicio

*El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuántos recursos y tiempo se requieren.

Proyecto

Necesidades del sector o de la

industria

Requerimientos del cliente

Necesidades de la institución

Avances tecnológicos

Requerimientos legales

Carta de Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados

• Proporciona información general

CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:

•Identificación de actividades o tareas •Secuenciación de actividades •Estimación de la duración/esfuerzo de las actividades •Estimación de las necesidades de recursos •Estimación de los costes de las actividades •Representación gráfica del flujo de actividades •Optimización de la planificación •Estructura de Descomposición del Trabajo

Fase 2:

Planeación

En un EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) las tareas se definen con claridad y pueden emplearse con fines de selección de

personal, calendarización, presupuestación, etc.

La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales.

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Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

Fin

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4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

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Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario

Director de Planificación

Director de Planificación

Director Administrativo

Director de Control

Director de Planificación

Subsecretario

Director Administrativo

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Clave de la

actividad Actividad Duración ResponsableActividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:

Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

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Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

Fin

Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

Fin

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4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

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2.5 meses

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0.5 meses

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2.5 meses

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Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario

Director de Planificación

Director de Planificación

Director Administrativo

Director de Control

Director de Planificación

Subsecretario

Director Administrativo

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Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario

Director de Planificación

Director de Planificación

Director Administrativo

Director de Control

Director de Planificación

Subsecretario

Director Administrativo

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Clave de la

actividad

Clave de la

actividad Actividad Duración ResponsableActividades

precedentes

Actividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:

Fecha:

Elaboró:

Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en que se ejecutarán.

Diagrama de Gantt

1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

PERT

(Técnica de Revisión y Evaluación de Programas)

Es una técnica para el Planeamiento y Control; Su fundamento lo constituye el gráfico de redes, que representa el trabajo necesario para alcanzar un objetivo.

Es la representación gráfica de las relaciones entre todos los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.

•Dirigir el equipo •Reunirse con los miembros del equipo •Comunicarse con los terceros involucrados •Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir •Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)

Fase 3:

Ejecución

Reportes de avances Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero (hito)

*Hito (milestones)

Es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto

•Vigilar las desviaciones del plan •Emprender acciones correctivas •Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados •Cambiar los calendarios del proyecto •Adaptar los niveles de recursos •Cambiar el alcance del proyecto •Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

Fase 4:

Control

Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento: Técnico.- Controlando el avance de las tareas. Económico.- De las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.

Para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto: •Recoger datos

•Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios. •Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados. •Informar •Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos •Replanificación

•Reconocimiento de logros y resultados •Cierre de las operaciones y dispersión del equipo •Aprendizaje de la experiencia del proyecto •Revisión del proceso y resultados •Redacción del informe final

Fase 5:

Conclusión

Cierre Administrativo

Cierre del

Contrato

Producto, Servicio ó

Resultado final

–Reporte final: Presupuesto, Programa,

Evidencias, Lecciones aprendidas, Reporte

de control de cambios.

-Archivos de contrato, Manuales, planos, Bitácoras, Comunicados, Lecciones aprendidas

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto…