FOLIO: hoja

FOLIAR: acción de enumerar hojas

FOLIACIÓN: acto de enumerar los folios solo por sucara recta, operación incluida en los trabajos deordenación que consiste en numerarcorrelativamente todos los folios de cada unidaddocumental.

FOLIO RECTO: primera cara de un folio, cuyaenumeración se aplica solo a esta.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, y a lacual no se le escribe numero.

PAGINA: cara de una hoja, lo escrito o impreso enuna cara.

PAGINAR: acción de numerar paginas

La documentación que va a ser objeto de

foliación debe estar previamente debe estar

previamente clasificada. La de las oficinas

se encontrara relacionada en la tabla de

retención documental (TRD). En fondos

acumulados, tabla de valoración documental

(TVD) sea objeto de conservación en

archivo central o archivo histórico

La documentación que va a ser objeto de

foliación debe estar previamente ordenada.

La documentación que va a ser objeto de

foliación debe estar depurada.

Se deben todas y cada una de las unidades

documentales de una serie.

La foliación también debe efectuarse

utilizando lápiz de mina negra y blanda HB o

B otra alternativa es el uso del esfera de

tinta negra insoluble.

No se debe foliar con lápiz de mina roja ya

que este color no es capturado , en la

mayoría de las cosas ,por las maquinas

reprográficas.

Se debe enumerar de manera consecutiva ,

sin omitir ni repetir números.

No sede foliar utililizando numeros con el

suplemento A,B,C, o bis.

Se debe escribir el numero en la esquina

superior derecha de la cara recta del folio en

el mismo sentido del texto del documento.

No se debe escribir con trazo fuerte porque

se puede causar daño irreversible al

soportar papel.

No se debe foliar las pastas ni las hojas –

guarda en blanco.

Los planos , mapas , dibujos ,etc., que se

encuentren tendrán el numero de folio

consecutivo que les corresponde , aun

cuando este plegados.

Los anexos impresos ( folletos, boletines ,

periódicos, revistas) que se encuentren se

numeraran como un solo folio. En el área de

notas del instrumento de control o de

consulta se debe dejar constancia de titulo,

año y numero total de paginas.

Cuando se encuentran varios documentos de forma

pequeña adheridos a una hoja , a esta se escribe su

respectivo numero de folio , dejando en el área de notas

del instrumento de control o de consulta las caracterizas

del documento foliado.

Las fotografías cuando están sueltas se foliaran en la cara

vuelta , utilizando lápiz de mina negra y blanda , tipo HB o

B , correspondiendo un numero para cada una de ellas.

Las radiografías , diapositivas , negativas o

documentos en soportes similares , deben

colocarse en un sobre antes de almacenar el

material para evitar marcas, dejando constancia

en el área de notas del instrumento de control o

de consulta del contenido del sobre: cantidad,

tamaño,color,titulo,asunto,fecha y otros datos

que se consideran pertinentes.

En caso de unidades de conservación

( copiadores de correspondencia ,legajos, tomos ,libro de

contabilidad, etc.) que ya vienen empastados ,foliados

y/ o paginados de fabrica pueden aceptarse como

mecanismos de control sin necesidad de defoliar a

mano.de todos modos deben registrarse en el área de

notas del instrumento de control o de consulta , la

cantidad de folios o paginas que contienen.

Para el caso de unidades documentales

que se generan foliadas por impresora , se

dejara esta foliación siempre y cuando en

una unidad de conservación no haya mas de

una , en caso contrario, cuando haya mas

de una, deberá defoliarse toda la unidad de

conservación

.

Si existen errores en la foliación , esta seanulara con una línea oblicua , evitandotachones.

La foliación es una tarea previa a cualquierempaste , proceso de descripción o procesotécnico de reprografía (microfilmación odigitalización).

La documentación que ya se encuentrahaciendo parte del acervo documental enarchivos históricos cuyos folios estén sueltos yen blanco, se retiraran. Si por el contrario, seencuentran empastados o cocidos deberánfoliarse y se dejara la anotación respectiva enel área de nota del instrumento de control o deconsulta que tienen en esta condición.

No se deben numerar los folios totalmenteen blanco ( cocidos o estampados) que seencuentren en tomos o legajos en archivosde gestión o archivos centrales, pero sidejar la constancia en el área de notas delinstrumento de control o de consulta.

No se debe foliar ni retirar los folios enblanco cuando estos cumplen una funciónde conservación como: aislamiento demanifestación de deterioro bilologico,deprotección de fotografias,dibujos, grabadosu otros o para evitar migración de tintas porcontacto.

No se deben foliar documentos en soportes

distintos a papel ( casetes, discos

digitales,CD,disquetes, videos,etc ) pero sin

dejar constancia de su existencia y de la

unidad documetal ala que pertenecen, en el

área de notas del instrumento de control o de

consulta. Si se opta para separar este

material se hará el correspondiente cruce de

referencia.