Post on 04-Jul-2015
description
25 de Junio del 2014
Cruzado Gutiérrez, kennyAsistente Control DocumentarioAdministración y Finanzas
Gestión Documental: Portal y Módulo de Circulación
VivaGyM es la Empresa del Grupo Graña y Montero dedicada a la promoción y gerenciamiento de proyectos inmobiliarios. •1987 Nace GME como una división.•2002 GyM absorbe a GME y se crea la División Inmobiliaria.•2008 GME pasa a ser GMV y se consolida como empresa del Grupo Graña y Montero.•2009 VivaGyM
VivaGyM es la Empresa del Grupo Graña y Montero dedicada a la promoción y gerenciamiento de proyectos inmobiliarios. •1987 Nace GME como una división.•2002 GyM absorbe a GME y se crea la División Inmobiliaria.•2008 GME pasa a ser GMV y se consolida como empresa del Grupo Graña y Montero.•2009 VivaGyM
Equipo
Reseña
Colaboradores: 172 (7 practicantes)Colaboradores: 172 (7 practicantes)
Proyectos
Lima: 23 proyectosProvincia: 2 (Chiclayo y Piura)
Lima: 23 proyectosProvincia: 2 (Chiclayo y Piura)
Análisis: Información electrónica y físicaInformación Electrónica
Servidor FICUSAlmacenada en
* Se cuenta con 8 áreas: Finanzas, Tesorería, Administración de contratos, Contabilidad, Comercial y Marketing, Desarrollo, Gestión Social y Legal.
Estructura desorganizada de información
Nombres no estandarizados
Accesibilidad limitada
Ruido informativo
incidencias
Análisis: Información electrónica y física
Información Física Archivo Central y Oficina PrincipalAlmacenada en
Transferencias documentales no controladas
Tipología documental no estandarizada
Inventario documental desfasado
Carencia de una Política de procedimientos documentales
incidencias
Carencia de un Manual de descripción documental
Pérdida de la documentación
No se realiza un seguimiento a las solicitudes.
Retos para el Profesional de la Información
Espacio único de conservación
Espacio único de conservación
Taxonomía documentalTaxonomía documental
AccesibilidadAccesibilidadTiempos de respuesta
Tiempos de respuesta
Calidad de servicio
Calidad de servicio
PolíticasPolíticas
Profesional de la
información
Cultura “documental”
Cultura “documental”
Propuesta de Mejora:Portal de Gestión Documental
Matriz taxonómica
Biblioteca Carpeta Sub CarpetaTipo de
DocumentoFormato Elaborado por
Consultado por
Metadatos
Proyecciones Vigentes Proyección EXCEL/ WORD JA / AA / SA JA / SA / AA
Procesos EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS
Políticas EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS
Flujograma EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS
Funciones EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS
ÁreaDivisiónFecha del sistemaFecha del documentoTipo de documentoTítulo del documentoSub título
GestiónResúmenes
Estructura estándar
Información a conservarse
Personas involucradas
Metadatos de búsqueda
Estructura estándar
Información a conservarse
Personas involucradas
Metadatos de búsqueda
Información Electrónica
Niveles de acceso personalizado: Control Total, Colaborar, LecturaEstructura
taxonómica
Integración con otras herramientas
Alertas: modificación,
carga, etc.
Propuesta de Mejora: Módulo de Circulación Documental
Flujograma documental
Información Física
Cancela Solicitud
Envío solicitud
Aprobado
Prestado
Devuelto
Renovado
Codificación documental
Información Física
DIGITAL FÍSICO PROYECTO NOMENCLATURA FECHA FILTRADA NRO EJEMPLAR
x x Contrato departamento 0015- CODPTO 10122014 10015-CODPTO-
10122014/1
x x Contrato estacionamiento 8002- COESTC 14022014 18002-COESTC-
14022014/1
x Carta Cl iente 0024- CARCL 25022014 10024-CARCL-25022014/1
FORMATOTIPO DOCUMENTO
CODIFICACIÓN POR TIPO DOCUMENTO
CÓDIGO FINALESCTRUCTURA CODIFICACIÓN
DIGITAL FÍSICO PROYECTO NOMENCLATURA FECHA FILTRADA NRO EJEMPLAR
x x Contrato departamento 0015- CODPTO 10122014 10015-CODPTO-
10122014/1
x x Contrato estacionamiento 8002- COESTC 14022014 18002-COESTC-
14022014/1
x Carta Cl iente 0024- CARCL 25022014 10024-CARCL-25022014/1
FORMATOTIPO DOCUMENTO
CODIFICACIÓN POR TIPO DOCUMENTO
CÓDIGO FINALESCTRUCTURA CODIFICACIÓN
Elaboración de tablas lógicas
Definir datos administrables
Manual de Descripción documental
1 2 3
4
5
Módulo de Circulación Documental
Integración de Mejoras
Usuario: Transferencia
de información documental
PI: registra y digitaliza la
documentación
Módulo de Circulación
Portal (Repositorio)
ServidorGestión de
Información
Archivo Central
Plataforma SharePoint
Digital
Metadatos
Documento físico
Existe una lista de transferencia para cada área
Impacto
Tiempo
Costos
Decisión: Información oportuna
Valoración del PI
Búsqueda de Información
Cultura documental
Liderazgo de proyectos
Cursos de desarrollo
El usuario reconoce la importancia de tener la información ordenada
Valoración del área
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
• Conocimiento del negocio de la empresa.• Habilidad de comunicación efectiva• Integración con grupos multidisciplinarios• Vocación de servicio• Manejo de las TIC• Capacidad de análisis
• Mejorar la capacidad de gestión y liderazgo de proyectos• Generar un ambiente de colaboración y no de competencia con tu colega• Exagerada vocación de servicio• Manejo de conflictos internos (con otras personas del área y dentro de la
misma)• Compartir la información
Conclusiones
Recomendaciones
Kenny.cruzado@gym.com.pe
Mis Datos
Kenny.cruzado12Kenny.cruzado12
Gracias…