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GESTIÓN POR PROCESOSGESTIÓN POR PROCESOS
Herramienta básica para el mejoramiento de las organizaciones
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OBJETIVOOBJETIVO
Presentar elementos para definir la estructura de las organizaciones y desarrollar directrices para su orientación hacia la gestión por procesos
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ANTECEDESTES Y EVOLUCIONANTECEDESTES Y EVOLUCION
Inspección de producto terminadoInspección en procesoControl de procesosCiclo PHVAMejora de procesosGESTION POR PROCESOS
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GESTION POR PROCESOSGESTION POR PROCESOS
Gestión organizacional, centrada en la identificación y rediseño de sus procesos, dando evidencia del mejoramiento continuo de la institución.
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Actividades que añaden
valorInsumos
Salidas
GESTION POR PROCESOSGESTION POR PROCESOS
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Conjunto de Conjunto de elementos que elementos que interactúan e inter-interactúan e inter-dependen para el dependen para el logro de un objetivo logro de un objetivo común.común.
¿QUÉ ES UN SISTEMA?¿QUÉ ES UN SISTEMA?
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ELEMENTOS DE UN SISTEMAELEMENTOS DE UN SISTEMA
ENTRADA: Energía necesaria para su funcionamiento.
PROCESO: Funciones de transformación de las entradas en el producto/servicio final del sistema.
SALIDAS: Exportaciones que el sistema realiza al medio.
RETROALIMENTACIÓN: Control del sistema para asegurarle el logro de su objetivo. Mediante información mide como lo está logrando para realizar las acciones correctivas.
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ELEMENTOS DE UN SISTEMAELEMENTOS DE UN SISTEMA
Proceso de transformación
ENTRADA
Comunicación de RETROALIMENTACIÓN
SISTEMA
Cuerpo en Movimiento
OxígenoAlimento
SALIDA
Movimiento
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GESTIÓN INTEGRALGESTIÓN INTEGRAL
Direccionamiento Estratégico.
Transformación
Cultural
Gerencia de los procesos.
Día a Día
Cultura de Calidad Organizacional
Desarrollo
Integral
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PROCESOPROCESO
Procedimiento sistemático diseñado para realizar una acción,
Realizar una serie de actividadesSerie continua o periódica de acciones
organizadas y conducidas para lograr un resultado final
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Macro procesos: conjunto de procesos,Procesos: conjunto de subprocesos que
tienen un punto de inicio y un punto de fin,
Subprocesos: Conjunto de interactividades que interrelacionadamente e interdependientes constituyen un proceso
Actividades: Eventos que concatenados integran un subproceso
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CLASIFICACION DE LOS PROCESOSCLASIFICACION DE LOS PROCESOS
Procesos gerenciales:
Conjunto de actividades a través de las cuales una organización GERENCIA el diseño, producción, mercado y entrega de sus productos y servicios.
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CLASIFICACION DE LOS PROCESOSCLASIFICACION DE LOS PROCESOS
Procesos operativos/ organizacionales:
Aquellos procesos a través de los cuales una organización, diseña, produce, mercadea y entrega productos y servicios.
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Procesos de apoyo:
Aquellos procesos que soportan el diseño, la producción y el mercadeo de productos y servicios.
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TALLER No.1TALLER No.1
1.Identificar los diferentes procesos de la institución:
- Identifique el objetivo- Las diferentes actividades de los
procesos y clasificarlos- Socializar los procesos
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ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR PROCESOSGESTION POR PROCESOS
1. Inventario de procesos: - Identificar los procesos de la empresa- Representar gráficamente los
procesos y sus interacciones
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ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR PROCESOSGESTION POR PROCESOS
2. Análisis de procesos- Definir objetivo del proceso y responsable- Especificar los limites de cada proceso
(alcance) y sus interacciones- Definir las actividades de cada proceso- Identificar los recursos necesarios de cada
proceso- Identificar la cadena de valor
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ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR PROCESOSGESTION POR PROCESOS
3. Diagramas del proceso:
- Diagrama de flujo del proceso- Listado de documentos asociados- Identificar relación de documentos y
actividades
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ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR PROCESOSGESTION POR PROCESOS
4. Rediseño del proceso:
- Especificar el diseño del proceso, identifique los elementos que agreguen valor
- Redefinir el objetivo del proceso- Determinar los recursos necesarios para el
proceso
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ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR PROCESOSGESTION POR PROCESOS
5. Documentación del proceso:
- Mapa de procesos- Diagrama- Caracterización
6. Diseñar estructura por procesos:- Roles- Interacción de procesos
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DESCRIPCION DEL PROCESODESCRIPCION DEL PROCESO
Objetivo Responsable Entradas Salidas Interacciones Parámetros de
control, mediciones, seguimiento al proceso
Procesos de soporte Recursos Documentos Requisitos ( cliente,
organización, LEY) Como y cuando se
mide, evaluación del funcionamiento
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TALLER No.2TALLER No.2
Revisión de la plataforma estrategica de la organización
DIRECCIONAMIENTODIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOESTRATÉGICO
VISIÓN
MISIÓN
POLÍTICA
Direccionamiento
PROCESOS(Indicadores de Procesos)
OBJETIVOS(Indicadores de Gestión)
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICODIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1. Misión: Razón de ser de una organización. Qué se hace
(Productos/ Servicios)
Para quién se hace Cómo se hace (Clientes) (Clientes)
2. Visión: Sueño. Elemento Diferenciador.
Factores Claves de éxito. Elemento Diferenciador
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICODIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
3. Valores y Principios: Guías de Conducta Organizacionales.
4. Competencias Corporativas: <= 5.
5. Políticas y Normas de la Institución: Personalidad.
Medibles
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a) IDENTIFICAR LOS PROCESOS
b) DETERMINAR CRITERIOS PARA ASEGURAR:
SU OPERACIÓN Y CONTROL EFICACES
c) ASEGURAR DISPONIBILIDAD DE RECURSOS E INFORMACIÓN PARA LA OPERACIÓN Y SEGUIMIENTO
e) MEDIR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS
e) IMPLEMENTAR ACCIONES Y MEJORA CONTINUA
H
P
A
V
Gerencia de los procesos. Día a Día
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GESTIÓNGESTIÓN
Me
jora
M
ejo
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Co
nti
nu
aC
on
tin
ua
TiempoTiempo
RequisitosCondición Básica
(CICLO P-H-V-A(CICLO P-H-V-A))
MEJORARMEJORAR
ASEGURARASEGURAR
CONTROLARCONTROLAR
PLANIFICARPLANIFICAR
HistorialHistorial2004
20022001
2003
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CAMBIO DE VISIÓNCAMBIO DE VISIÓNEstructura Funcional
Estructura Por Procesos
Desempeño por Funciones:
El objetivo está en las áreas de la empresa.
Cumplimiento de Funciones.
Desempeño por Procesos:
El objetivo está en los procesos de la empresa.
Resultados Obtenidos.
Mapa de ProcesosMapa de ProcesosClases de ProcesosClases de Procesos
DireccionamientoDireccionamiento
ProducciónProducciónProducto/ ServicioProducto/ Servicio
ApoyoApoyo
Cliente(Producto)
Cliente(Producto)Valor Agregado
(Actividades)Valor Agregado(Actividades)
Proveedor(Insumo)
Proveedor(Insumo)
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SOPORTE
SOPORTE
ALISTAMIENTOALISTAMIENTOEJECUCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE LA F.P.I.
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA
F.P.I.
IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
DISEÑO Y DESARROLLO CURRICULAR
DISEÑO Y DESARROLLO CURRICULAR
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y
MEJORA
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y
MEJORA
GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
GERENCIAMIENTO ESTRATÉGICO
GERENCIAMIENTO ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN OPERATIVA
NECESIDADES
Y
EXPECTATIVAS
NECESIDADES
Y
EXPECTATIVAS
CLIENTE
CLIENTE
SATISFACCIÓN F P I
SATISFACCIÓN F P I
Mapa de procesos:Mapa de procesos:
GESTIÓN HUMANA
COMPRAS
INGRESO INGRESO PROMOCIÓN Y
RELACIONAMIENTO CORPORATIVO
PROMOCIÓN Y RELACIONAMIENTO
CORPORATIVO
REGISTRO Y CERTIFICACIÓN DE ALUMNOS
REGISTRO Y CERTIFICACIÓN DE ALUMNOS
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GRACIAS POR SU GRACIAS POR SU ATENCIÓNATENCIÓN
Centro de Servicios de Centro de Servicios de la saludla salud