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8/16/2019 Go Sgl Sgc p 001 Compras_aprobado v12[1]
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GO/SGL-SGC-P-001Versión : 01
Fecha: 01/02/2011
Sistema de Gestión IntegradoSistema de Gestión IntegradoINGENIERIA DINAMICA S.A.
ComprasCompras
Elaborado por: Re isado por:Coordinador SGC Comité del SGI
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GO/SGL-SGC-P-001Versión : 01
Fecha: 01/02/2011
!probado por:
Gerente Operaciones
1" O#$E%&VO
Establecer n procedimiento ! e determine los lineamientos para aseg rar ! e los prod ctos ad! iridosc mplan los re! isitos solicitados en los procesos de la Organi"aci#n$
'" !LC!(CE
Se aplica a los prod ctos %/o ser&icios ad! iridos para la reali"aci#n de todas las acti&idades de lagesti#n de la empresa$
)" RESPO(S!#&L&*!*
El 'e(e de Compras es el responsable de la aplicaci#n e(ecti&a del presente procedimiento$
+" REFERE(C&!
)orma Internacional ISO *001:200+ re! isito ,$-," *EF&(&C&O(ES
• Pro eedor: Se aplica a la organi"aci#n o persona ! e se dedica a pro&eer o abastecer deprod ctos$
• Re .erimien o: .lgo ! e se le pide o solicita a alg ien$
• Especi icaciones: oc mento ! e establece re! isitos$
" S&2#OLOS 3 !#REV&!%4R!S
$CP 'e(e de Compras $!L 'e(e de .lmacén
G& Gerente de Ingenier a GO Gerente de Operaciones
!L2 .lmacenero
5" POL6%&C!S
• El Personal de I)GE IS. antes de generar el re! erimiento solicita la aprobaci#n a los 'e(es de área$ osre! erimientos pro&enientes de los consorcios son entregados a la GO o GI seg n corresponda para dar eltrámite correspondiente$
• C ando se compre n e! ipo de medici#n %/o se re! iera na calibraci#n de los mismos se solicitará alpro&eedor en la orden de compra o ser&icio el certi(icado de calibraci#n del e! ipo indicando la seriemarca modelo % copia de calibraci#n del patr#n$
• C ando se solicite el mantenimiento de e! ipos se pedirá al pro&eedor n in(orme del ser&icio prestadotareas reali"adas a cada e! ipo$
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GO/SGL-SGC-P-001Versión : 01
Fecha: 01/02/2011• a solicit d de n prod cto será reali"ado mediante el (ormato GO4SG 4SGC454006 donde se registrará:
)7 re! erimiento (ec8a de solicit d (ec8a má9ima de entrega área ! e solicita pro%ecto Centro deCostos ;isto < eno de .probaci#n % doc mentos ad= ntos seg n el caso$
• Si se tiene ! e reali"ar la compra a n pro&eedor no e&al ado l ego de la primera compra se reali"ará lae&al aci#n seg n los criterios establecidos para la e&al aci#n de pro&eedores teniendo como pla"o paradic8a e&al aci#n 30 d as a partir de la (ec8a de la compra$
• a &eri(icaci#n de las compras de los e! ipos de c#mp to será reali"ada por el personal de sistemas$
• Para la n meraci#n del re! erimiento se antepondrá los sig iente c#digos antes de la n meraci#n:
77-333-!!
onde:
77: >rea o Gerencia ! e reali"a el re! erimiento
333: ) mero Correlati&o
!!: ?ltimos dos d gitos del a@o ! e en c rso$
8rea &nicialGerencia General GGGerencia !dminis ra i a Financiera G!F
S b Gerencia de Aec rsos B manos SAB 'e(at ra de Personal 'PS b Gerencia de .dministraci#n % 5inan"as SG.5 'e(at ra de .dministraci#n de Consorcios '.C 'e(at ra de esorer a ' 'e(at ra de Contabilidad 'CO
Gerencia de Operaciones GOS.b Gerencia Lo9 s ica SGL
'e(at ra de E! ipo Decánico 'ED 'e(at ra de .lmacén '.
'e(at ra de Compras $CP
S.b Gerencia de Sis emas SGS 'e(at ra de Sistemas $S&
S.b Gerencia de Calidad; Se9.ridad; Sal.d Oc.pacional < 2edio!mbien e S2C
Residencia de Obra RO$e a .ra de ser icios $SVCoordinador de Obras COCoordinador de Cone9iones C)Coordinador de .l mbrado P blico C.PCoordinador Dantenimiento de Aedes C2R
Gerencia de &n9enier a G& $e e de S.per isión $S Coordinador de S per&isi#n CS $e e de Es .dios $E
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GO/SGL-SGC-P-001Versión : 01
Fecha: 01/02/2011S.b9erencia de Promoción < *esarrollo SP* Coordinador de est dios CE
'e(e de licitaciones $L 'e(e de Conc rsos $C
Represen an e de la *irección R*
Coordinador del SG& CSG& Coordinador del SGC CSGC Coordinador del SG! CSG! Coordinador del SGS CSGS
=" *ESPL&EG4E
(> RESP" !C%&V&*!* REG&S%ROS
Selección; E al.ación < Se9.imien o de Pro eedores
Selección de Pro eedores
1 SGL/$CP
Identi(ica a pro&eedores de prod ctos % ser&icios bicados mediante laspáginas amarillas p blicidad in(ormaci#n del personal otros$Aeali"a la selecci#n de los pro&eedores en base a criterios como precio(acilidades de pago e9periencia en el mercado % s capacidad paras ministrar prod ctos %/ o ser&icios de ac erdo con los re! isitosestablecidos por la organi"aci#n estos se enc entran especi(icados enlos Criterios de Selecci#n % E&al aci#n de Pro&eedores
(o a 1: En el caso de las o(icinas peri(éricas el .dministrador de laObra/Pro%ecto podrá reali"ar la selecci#n de los pro&eedores en base alos criterios establecidos$
Criterios de selecci#n %E&al aci#n dePro&eedores
GO/SG 4SGC4C4001
E al.ación de Pro eedores
2 SGL/$CPE&al a a los pro&eedores en ( nci#n a los criterios de Selecci#n %E&al aci#n en el (ormatoE&al aci#n % Seg imiento a Pro&eedores$Aegistra el res ltado de la cali(icaci#n (inal FAeg lar F< eno % FD %< eno en la lista de ista de Pro&eedores Cali(icados$
E&al aci#n % Seg imientode Pro&eedores
GO4SG 4SGC454001
ista de Pro&eedoresCali(icados
GO4SG 4SGC454003
3 SGL/$CP
Ae4e&al a a los pro&eedores en laE&al aci#n % Seg imiento aPro&eedores seg n las (rec encias establecidas por la cali(icaci#nobtenida en la ltima e&al aci#n$ .ct ali"a la ista de Pro&eedores Cali(icados seg n los res ltados$
E&al aci#n %Seg imiento de
Pro&eedoresGO4SG 4SGC454001
Se9.imien o de Pro eedores
-SG /
'CP/'. /'SIS
Aeali"a seg imiento permanente a los pro&eedores en la E&al aci#n %Seg imiento a Pro&eedores registrando los e&entos ! e p dieranpresentarse lo c al permite tomar acciones % conocer el desempe@o delpro&eedor en el tiempo para las sig ientes e&al aciones$(o a ': Para los pro&eedores de tiles de o(icina el encargado de estasacti&idades es la secretaria de Operaciones$
E&al aci#n %Seg imiento de
Pro&eedoresGO4SG 4SGC454001
Re .erimien os
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http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/LISTA%20DE%20PROVEEDORES%20CALIFICADOS/LISTA%20DE%20PROVEEDORES%20CALIFICADOS%202008.xlshttp://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/LISTA%20DE%20PROVEEDORES%20CALIFICADOS/LISTA%20DE%20PROVEEDORES%20CALIFICADOS%202008.xlshttp://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007
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Fecha: 01/02/2011(> RESP" !C%&V&*!* REG&S%ROS
1 Personal deI)GE IS.
Identi(ica la necesidad de alg n rec rso % genera el pedido %/ore! erimiento en el (ormato Re .erimien o colocando lascaracter sticas %/o especi(icaciones del rec rso solicitado$Si se trata de materiales de o(icina lo solita a la Secretaria deOperaciones$Si se trata de n re! erimiento de otra ndole lo solicita directamente al'e(e de .lmacén H'. $• Si e9iste stocJ le entrega el material % contin a con la acti&idad$
5ormato deAe! erimiento de
Compras %/o Ser&iciosGO/SG 4SGC454006
3 '.
El 'e(e del .lmacén solicita al =e(e de compras reali"ar la ad! isici#nconsiderando las sig ientes ca sales :1$4 C ando el Prod cto lleg# al stocJ m nimo$2$4 C ando el prod cto es n e&o % se re! iere para c al! ier procesode las acti&idades de I)GE IS.$
E4mail
- GO/GI .pr eba n re! erimiento mediante correo electr#nico$ E4mailCompras
6 'CP
Aecibe el re! erimiento de compra aprobado$Solicita coti"aciones a los pro&eedores m nimo 3 con la in(ormaci#ntécnica respecti&a del bien/ser&icio$Si el pro&eedor se en enc entra registrado como Pro&eedor aprobado %proporciona las me=ores condiciones de mercado se genera la orden sincoti"aci#n$
Solicit d de coti"aci#n
E&al aci#n %Seg imiento de
Pro&eedoresGO4SG 4SGC454001
K 'CPC ando la Gerencia de >rea lo re! iera el =e(e de Compras prepara elc adro comparati&o de las coti"aciones$ Seleccionando el pro&eedor más adec ado seg n: precio calidad empresa conocida tiempo en elmercado recomendaci#n % ! e tenga stocJ del prod cto$
C adro Comparati&o deCoti"aciones
, GO/ GI Ae&isa c adro Comparati&o % ordena emitir de la compra$ E4mail
+ 'CPEmite la orden de compra ser&icio con la in(ormaci#n necesaria parala compra en el sistema contable$ El Donto m nimo para la generaci#nde na orden de compra es de L de MI o c ando la Gerencia lore! iera$ .simismo colocará el l gar % (ec8a de entrega de losprod ctos/ ser&icios$
Orden de Compra
* GO / GI /'S .pr eba na Orden de Compra mediante (irma o correo Orden de compra/ e4mail
10 PAO;EE OA Aecepciona Orden de Compra E4mail
11 .SIS E) E EESOAEAI.Aecepciona Orden de compra re&isa condiciones % procede a lacancelaci#n$
C8e! e / eposito /;o c8er
12
Aesponsable deCompras /Aesponsable de
>rea
Aecepciona el prod cto = nto con la g a de remisi#n %/o (act ra$ Encaso de Ser&icios se deberá emitir na con(ormidad de ser&icio$
G a de Aemisi#n /5act ra / .cta deCon(ormidad
!lmac?n de 2a eriales
13 .lmacenero
;eri(ica materiales si es con(orme registra el ingreso al almacén % sedeclara la con(ormidad de los prod ctos comprados en el 5ormato GO4SG 4SGC454002$ e no ser con(orme coordina s cambio % com nica a'CP para ! e el e&ento sea registrado en el (ormato E&al aci#n %Seg imiento a Pro&eedores$
G a de Aemisi#n /orden de Compra / )ota
de ingreso ( sica %l#gica/ Control de
Prod ctos comprados1- Pro&eedor
Procede a emitir % a entregar s (act ra para cobran"a a las o(icinas deI)GE IS. dentro de los marcos legales % condiciones de pagoacordadas$
5act ra
16
Secretaria
de GerenciadeOperaciones
Ae&isa doc mentaci#n % solicita ;isto de la GO/GI % procede a deri&ar los doc mentos a Contabilidad$ Cargo
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Fecha: 01/02/2011(> RESP" !C%&V&*!* REG&S%ROS
1K
.sistente deContabilidad
Aecepciona la doc mentaci#n reali"a el registro contable en el registrode compras$ N en& a doc mentos originales a esorer a para el pago$
Aegistro de Compras /Copia SM). del
comprobante de Pago1, esorero
Aecepciona doc mentos originales para el pago correspondientedentro del pla"o acordado$
5act ra/ g a remisi#n/nota de ingreso/ orden
de compra Originales
@" REG&S%ROS
Códi9o (ombre Responsable del Con rol
GO/SG 4SGC454001 E;. M.CI ) N SEGMIDIE) O EPAO;EE OAES S bgerente de log stica/'CP
GO/SG 4SGC454002 CO) AO E PAO MC OS CODPA. OS S bgerente de log stica/'CP
GO4SG 4SGC454003 IS . E PAO;EE OAES C. I5IC. OS S bgerente de log stica/'CP
GO/SG 4SGC45400- SEGMIDIE) O . PAO;EE OA S bgerente de log stica /'CP
GO4SG 4SGC454006AE MEAIDIE) O E CODPA.S N/O
SEA;ICIOS Aesponsables de .rea
10" A&S%OR&!L *E *OC42E(%OS
(o deersión
(o de cap .lo/em
PBrra o/i9.ra/ abla/
no a2odi icaciones
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Fecha: 01/02/201111" !(E7OS
11"1 GO/SGL-SGC-C-001 - CR&%ER&OS *E EV!L4!C& ( *E PROVEE*ORES
Cali icación 2.< b.eno #.eno Re9.lar 2alo
%iempo de en re9adel prod.c o/ser icio
El tiempo de entrega de losproductos y/o servicios siempre sehace en los plazos establecidos.Rápida respuesta de atención.
El tiempo de entrega del productoy/o servicio generalmente se hacedentro del plazo establecido.
Se comunica que el requerimiento(producto y/o servicio) no puedeser a tendido en los plazosestablecidos reprogramándose elplazo de entrega.
o se cumple con el tiempo deentrega del producto/servicioestablecido y no se in!orma enrelación al requerimientosolicitado.
Con ormidad delprod.c o/ser icio /
C.mple conespeci icaciones
El producto y/o servicio entregadoes con!orme y supera lase"pectativas.
El producto y/o servicio entregadoes con!orme seg#n elrequerimiento e!ectuado.
Se comunica que el producto y/oservicio requerido no puede ser
entregado de acuerdo a losolicitado y se sustenta el motivo.
El producto/servicio entregadono es con!orme de acuerdo a lorequerido.
Com.nicación delpro eedor
Siempre se es tablece unacomunicación adecuada con elproveedor para realizar losrequerimientos y cotizaciones.
$sualmente se puede estableceruna buena comunicación con elproveedor en relación a losrequerimientos y a las cotizaciones.
Suele presentarse a lgunadi%cultad con el proveedor parahacer los requerimientos&cotizaciones y entregas.
Es !recuente el problema decomunicación con el proveedor.
Capacidad delpro eedor
Evidencia potencial adicional paraasumir requerimientos deproductos/servicios mayores.
Evidencia potencial para asumir losactuales requerimientos.
En ocasiones se presentadi%cul tad para asumir losrequerimientos.
$sualmente no puede asumir losrequerimientos.
EDperiencia en elmercado / car era de
clien es / alian ases ra ?9icas
'resenta mucha e"periencia en elmercado& una cartera de clientesreconocidos y presenta alianzaestrat gica con la empresa.
E"periencia en el mercado& carterade cli entes peque a peroreconocida y en algunos casospresenta alianza estrat gica con laempresa.
'oca e"periencia en el mercado&cartera de clientes no muyimportante& pero no presentaal ianza es trat gica con laempresa.
o tiene e"periencia en elmercado& no presenta cartera declientes y no mantiene alianzaestrat gica con la empresa.
Garan a *torga largos plazos de garant+a. *torga garant+a por un periodoaceptable.o otorga periodo de garant+a
pero si acepta devoluciones.o otorga periodo de garant+a ni
acepta devoluciones.
Precio de prod.c os
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11"' GO/SGL-SGC-F-00' H CO(%ROL *E PRO*4C%OS CO2PR!*OS
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Fecha: 01/02/2011
11") GO-$CP-SGC-F-001 - EV!L4!C& ( 3 SEG4&2&E(%O *E PROVEE*ORES
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Fecha: 01/02/2011
0*/S012S0 234456ersión 473echa 4724828477
Requerimiento de Compras y/o Servicios
Nº deRequerimiento : 992::2;;Fecha de Solicitud :Fecha Max. De
ntre!a :"rea :#royecto/Contrato :Centro de Costos :
mpresa/Consorcio :Solicitado #or :
Solicita apro$aci%n 0*
0<
=S
Documentos&d'untos(o'a xcel derequerimiento
speci)caciones*+cnicas
Cuadro de Datos*+cnicos
MemoriaDescriptiva
#lanos
Formatos demantenimiento
,tros
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Fecha: 01/02/2011
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