Post on 13-Aug-2018
GUIA APC
MUNICIPALIDAD
Funcionarios Públicos de las Municipalidades
Conectadas por APC Octubre - 2014
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MUNICIPALIDADES
Guía a Funcionarios Públicos de Municipalidades conectadas al APC
INDICE
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
INSTRUCCIONES PARA REVISION DE PROYECTOS EN LA MUNICIPALIDAD. ....................................... 4
1. PUBLICACION DE REQUISITOS DE LA MUNICIPALIDAD. .......................................................... 4
2. INGRESO AL SISTEMA APC ....................................................................................................... 6
3. CAMBIO DE CLAVE ................................................................................................................... 8
4. DIAGRAMA DE ESTADOS DE TRÁMITE MUNICIPAL ................................................................. 8
5. REVISION DE UN PROYECTO PARA EL TRÁMITE MUNICIPAL ................................................. 9
6. REVISION DE LOS SELLOS INSTITUCIONALES ......................................................................... 11
7. REVISION DEL FORMULARIO DE SOLICITUD DE TRÁMITE MUNICIPAL ................................. 12
8. VISUALIZACION DE REQUISITOS ............................................................................................ 16
9. VISUALIZACION DE PLANOS .................................................................................................. 17
10. VISUALIZACIÓN DE INFORME DE CUMPLIMIENTO ........................................................... 21
11. RECHAZO DE UN PROYECTO.............................................................................................. 23
12. APROBACIÓN DE UN PROYECTO ....................................................................................... 26
13. REVISION ESTADO DE PAGO DE PROYECTOS .................................................................... 27
14. ENTREGA DE PERMISO DE CONSTRUCCIÓN ...................................................................... 29
15. CONSULTA DE PROYECTOS CON TRÁMITE MUNICIPAL .................................................... 31
16. CONSULTA DE IRREGULARIDADES INSTITUCIONALES ....................................................... 32
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INTRODUCCIÓN
Actualmente el sistema de Administrador de Proyectos “APC”, la herramienta digital para tramitación de
proyectos de construcción, está siendo utilizada por los profesionales para solicitar el sellado ante el Colegio
Federado de Ingenieros y Arquitectos y el permiso de construcción en las municipalidades con convenio.
Actualmente (octubre 2014) existen aproximadamente 53 municipalidades conectadas con el sistema APC, y
el propósito del CFIA es que en los próximos meses todas las municipalidades estén integradas.
Con la firma del convenio entre las municipalidades y el CFIA (coordinado por el IFAM), se acuerda que los
profesionales podrán tramitar todo tipo de proyectos por el APC (ya no es solo vivienda unifamiliar).
Las municipalidades que aprueben la “Propuesta de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites
Municipales para la Obtención de Licencias de Construcción”, solicitarán el paquete de requisitos
estandarizados que se describe en la propuesta.
El sistema de APC debe ser una herramienta que facilite el proceso de tramitación tanto para los profesionales
como para los funcionarios municipales.
Una vez que el CFIA ha hecho público el anuncio de que la municipalidad respectiva tiene convenio con el APC,
los profesionales pueden comenzar a tramitar a través del medio digital. Cuando el proyecto ha obtenido el
sellado ante CFIA, el profesional puede elegir si continúa con el trámite digital para permiso de construcción
municipal o si lo prefiere, puede imprimir las láminas y continuar con el trámite físico. Por lo tanto, el visado
municipal por APC es opcional para el profesional, siempre y cuando la municipalidad no lo tenga establecido
como tramite único en digital.
Si un profesional procede a hacer la solicitud para el trámite municipal por medio del APC, el CFIA se encarga
de enviar un mensaje al correo electrónico avisándole al funcionario municipal del ingreso de un proyecto
pendiente de revisión. A partir de entonces es responsabilidad del funcionario designado revisar el proyecto
por el medio del APC en el tiempo que lo establece la Ley de la Administración Publica o bien el reglamento
interno que maneje el Municipio.
A continuación se desarrolló una guía especial para funcionarios municipales, la cual indica paso a paso cómo
realizar una revisión a través del sistema APC.
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INSTRUCCIONES PARA REVISION DE PROYECTOS EN LA MUNICIPALIDAD.
1. PUBLICACION DE REQUISITOS DE LA MUNICIPALIDAD.
El Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos se encarga de publicar los requisitos de cada municipalidad
que tiene convenio para la utilización del APC. El funcionario puede revisar este documento a través de la
página principal del CFIA: http://www.cfia.or.cr/
Debe ingresar en el link del APC:
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En la página general del APC aparece diferente información que es importante para los profesionales.
Aparece una cinta de menus de información correspondiente al tramite que desea realizar, entre ellas
“Tramite Municipal” donde se les comunica a los profesionales algunos aspectos relativos a la tramitación de
proyectos con la municipalidad. Los requisitos de cada municipalidad conectada con el APC se pueden
encontrar en los links por provincia. Antes de realizar el trámite, el profesional debe verificar los requisitos que
la municipalidad solicita y adjuntar solamente aquellos que no han sido adjuntados antes en el contrato de
consultoría
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El profesional al accionar sobre el mapa de la provincia en la que se encuentra ubicado su proyecto
encontrara la información de su Cantón correspondiente y podrá entonces conocer los requisitos
documentales que debe aportar para el trámite.
2. INGRESO AL SISTEMA APC
A cada funcionario de la municipalidad que deba revisar los proyectos por APC, el CFIA le otorga un usuario y
una clave personal. Para ingresar al sistema APC el funcionario puede acceder a través de la página
principal del CFIA en el link del APC o digitando la siguiente barra de herramientas del navegador:
www.apc.cfia.or.cr
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Para ingresar al sistema APC, el funcionario municipal escribe su usuario y la clave asignada por el CFIA
(cuando se ingresa por primera vez, el mismo funcionario puede cambiarla).
Cuando las municipalidades lo soliciten, se habilitó la opción de crear tres niveles de perfil de usuarios con
distintos permisos.
Básico: solamente puede consultar la información sin poder tasar ni rechazar.
Intermedio: puede consultar la información, tasar, rechazar, guardar el número de permiso municipal, pero no le puede dar la “aprobación” final para emitir el permiso municipal.
Completo: tiene todos los permisos para consultar, tasar, rechazar y emitir la aprobación de permiso
municipal.
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La pantalla del APC tiene diferentes menús para realizar distintas tareas:
3. CAMBIO DE CLAVE
En “Cambiar de Clave” el funcionario puede reasignar su clave cuando lo desee. Solamente debe digitar su
clave actual y su nueva clave dos veces.
4. DIAGRAMA DE ESTADOS DE TRÁMITE MUNICIPAL
Cuando un proyecto ingresa al trámite municipal irá pasando por diferentes “Estados” conforme avanza el
proceso. A continuación se muestra un diagrama de estados:
Sellado pendiente de
Revisión de municipalidad
CANCELACIÓN DE
PAGO / PÓLIZA INS
Sellado municipalidad
Pendiente de pago
Sellado rechazado Por municipalidad
Sellado con permiso de construcción
REVISIÓN
DOCUMENTAL
ESTADOS APC
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5. REVISION DE UN PROYECTO PARA EL TRÁMITE MUNICIPAL
Cuando el funcionario ingresa al sistema APC, debe presionar el menú de “Página Principal” y si existe algún
proyecto pendiente de revisión de trámite municipal debe aparecer el siguiente cuadro de “NOTICIAS PARA
MUNICIPALIDADES”:
Para revisar los proyectos debe ingresar en el link que dice “Haga Click aquí”.
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A continuación aparece el listado de proyectos pendientes de revisión con sus respectivos datos. El
funcionario escoge el proyecto para revisar. También aparece la fecha en que el proyecto ingresó a trámite
municipal, en la columna de “ingreso a municipalidad”.
Para revisar el contrato debe ingresar en la opción de contrato “IMPRIMIR”, de esta manera se desplegara la
información del contrato que digito el profesional.
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6. REVISION DE LOS SELLOS INSTITUCIONALES
Para los proyectos de las categorias de la Sección 5- Otras Edificaciones, del Manual de Subclasificaciones
de Proyectos de Construcción del Decreto #38441.los proyectos llevaran en el Sello Institucional una leyenda
que indica “Atención Municipalidad XXXX consultar informe de Cumplimiento”.
De esta manera quedara a criterio del funcionario Municipal si otorga o no el permiso de construcción, o bien
le solicita al profesional corregir lo indicado por dicha institución
Para las categorías de la Sección 4- Urbanizaciones, Condominios y Conjuntos Residenciales el Sello
Institucional llevara una leyenda indicando el nombre del funcionario e institución que aprobó el proyecto. Si el
proyecto es rechazado por al menos una institución el mismo no contara con Sello Institucional, si no que
deberá tramitar el proyecto nuevamente.
Para verificar la información del sello debe ingresar en a sello y dar click en “VER”
SELLO INSTITUCIONAL
SELLO INSTITUCIONAL
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Para revisar la solicitud de permiso de construcción debe ingresar en “SELECCIONAR”. El funcionario tendrá
a su disposición varias opciones en el menú que le permitirá revisar el proyecto.
Formulario de Trámite Municipal: Revisar formulario de solicitud de permiso de construcción.
Tasación: Colocar los datos respectivos a la tasación municipal y aprobar el proyecto.
Rechazar: Digitar la información respectiva de un rechazo.
Historial de Rechazos: Si el proyecto ha sido rechazado en diferentes ocasiones, en el historial de
rechazos aparecerá guardado las razones del rechazo anterior.
Informe de Cumplimento: El funcionario podrá conocer la información del proyecto en el proceso
de la revisión institucional, así como, si las observaciones fueron insatisfactorias por parte del
funcionario institucional.
Requisitos documentales: Se visualizan los requisitos documentales que las instituciones revisoras
solicitaron por tipo de proyecto y que el profesional subió en el contrato APC.
7. REVISION DEL FORMULARIO DE SOLICITUD DE TRÁMITE MUNICIPAL
Desde de enero 2013, el formulario de solicitud municipal aparece con un nuevo formato de acuerdo a la
“Propuesta de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites Municipales para la Obtención de Licencias de
Construcción”
En el formulario de solicitud de permiso de construcción el funcionario puede revisar los distintos datos que
se solicitan.
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El profesional llenara la información solicitada y únicamente aportara en un ZIP los requisitos documentales
que no aporto en el contrato anteriormente.
El funcionario municipal podrá descargar los requisitos documentales adjuntados así como los planos en la
opción de Información de los archivos en los link de “BAJAR REQUISITOS” y “BAJAR PLANOS”, o bien
puede visualizar los planos en el visor de los planos PDF.
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Para observar los requisitos se debe ingresar en el link de “bajar requisitos”, dar “abrir”, descargar y extraer el
.zip. en el cual aparecerán los requisitos escaneados por el profesional.
En el momento de llenar la solicitud de permiso de construcción el profesional debe imprimir la “Solicitud de
emisión de póliza para Trámite municipal”
Con esa boleta, el propietario puede ir a cancelar a cualquiera de las oficinas del INS. Y posteriormente
cuando el proyecto esté tasado por la municipalidad, el sistema le solicitará al profesional adjuntar el
comprobante de la póliza escaneado.
Desde el “formulario” municipal el profesional puede imprimir esta boleta en cualquier momento del trámite
municipal,
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8. VISUALIZACION DE REQUISITOS
En el menú de requisitos documentales, el funcionario podrá visualizar y descargar los requisitos
documentales que le solicitaron las instituciones para la revisión de ese proyecto. Generalmente la mayoría
de los requisitos adjuntados son los requeridos por las municipalidades.
El funcionario debe seleccionar “DESCARGAR” para visualizar el documento.
Cabe aclarar que las instituciones han definido que el profesional debe adjuntar en el contrato, ciertos
requisitos documentales obligatorios. (el sistema permitirá continuar con el contrato si no adjunta todos los
documentos obligatorios). Los otros requisitos documentales solo se adjuntan si aplican para el proyecto en
trámite.
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9. VISUALIZACION DE PLANOS
Extensión .pdf:
En el CFIA, desde el 20 de setiembre del 2011 solamente se pueden tramitar láminas en formato PDF. La
visualización de estos planos se puede realizar a través de cualquier programa que visualice archivos en
formato PDF, ejemplo Adobe Reader.
El CFIA recomienda a los funcionarios municipales descargar el visor PDF- XChange Viewer, que se
descarga gratis de la página web http://infoapc.cfia.or.cr/tutoriales.html o en la siguiente dirección:
http://www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-viewer
Si accesa desde la página del APC del CFIA lo debe hacer en el menú de TUTORIALES y lo descarga en el
link de “Herramientas para medición en PDF”
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Visualización de planos:
Para visualizar los planos del proyecto existen dos opciones
1- Descargar el .zip completo de las láminas
2- Visualizar cada una de las láminas con el visor incorporado del APC.
1- Descargar el .ZIP completo de las láminas:
Si lo que desea el funcionario es descargar los planos en su computadora, debe ingresar en la opción de
“BAJAR PLANOS”, descargar y extraer el .ZIP.
Nota: Los planos que se descargan en el .zip vienen bloqueados por motivos de seguridad, por lo tanto no
podrán agregar comentarios o hacer mediciones.
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2- Visualizar cada una de las láminas con el visor incorporado del APC.
Existe la opción de visualizar los planos en la computadora sin necesidad de descargar las láminas. Se
puede revisar los planos utilizando el visor incorporado que tiene el sistema APC.
Para visualizar los planos el funcionario debe buscar el un cuadro diciendo el número de trámite y abajo
aparecerá el listado de archivos con los planos. Se selecciona el plano que desea ver y a continuación se
abrirá el visor mostrando la lámina.
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Este visor tiene la ventaja que incorpora una serie de herramientas útiles para medir, hacer comentarios y
visualizar. Para activar estas herramientas debe seleccionar el menú de Ver/ Barra de Herramientas y marcar
con un check la opción de Propiedades, Comentarios y marcas y Medición.
Al activar esas herramientas aparecerán en la parte superior del visor.
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Cuando se utiliza la herramienta de medición PDF, hay que configurar previamente el factor de escala que
trae el plano. Se divide 1000 entre la escala y eso determinará el factor de escala.(1000/50=20). Ejemplo un
plano en escala 1:50, se configura como 20 mm equivale a 1 metro.
10. VISUALIZACIÓN DE INFORME DE CUMPLIMIENTO
En el menú, en “INFORME DE CUMPLIMIENTO”, el funcionario municipal podrá ver si las instituciones que
revisaron el proyecto (AyA, Salud, Bomberos, INVU u otra) emitieron alguna observación de conformidad o
no. Además, aparecerá en la parte inferior de la pantalla el nombre del funcionario, fecha e institución que
revisó el proyecto y en caso de insatisfactoria la subsanación aparecerá la nota emitida por el funcionario
Institucional.
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Para los proyectos que se encuentren dentro la Sección 5- Otras Edificaciones del Manual de
Subclasificaciones de Proyectos de Construcción del Decreto #38441 se emitirá “De acuerdo con la
Subsanación” o “En Desacuerdo con la Subsanación” por parte de las instituciones revisoras.
De esta manera el funcionario Municipal tendrá conocimiento de la inconformidad de la institución en caso de
que la subsanación haya sido insatisfactoria.
11. RECHAZO DE UN PROYECTO
Para rechazar un proyecto, el funcionario municipal debe ingresar en el menú en “RECHAZAR” y marcar las
casillas del motivo de rechazo. También se puede anotar observaciones adicionales. Si el funcionario
solamente quiere guardar los datos del rechazo debe presionar “GUARDAR INFORMACIÓN DE RECHAZO”.
Si desea realizar de una vez las dos opciones, debe accionar “GUARDAR INFORMACIÓN Y RECHAZAR
PROYECTO”. Si un proyecto ha sido rechazado en múltiples opciones, se puede observar la información en
la pestaña de “Historial de rechazos”.
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En el “HISTORIAL DE RECHAZOS” , se muestra además el nombre del funcionario y la fecha de revisión.
Ejemplo:
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El funcionario municipal puede revisar la información del rechazo de un proyecto en el menú de “Consultas”,
“Consulta con Trámite Municipal” e ingresar en “Detalles”. Si un proyecto pasa al estado “sellado rechazado
por municipalidad”, el profesional debe realizar los cambios necesarios y volver a reingresar la solicitud de
trámite municipal.
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Si el rechazo municipal implica generar cambios en láminas, el profesional deberá realizar previamente un
“TRASLADO DE SELLOS” a través del APC, para que el CFIA ponga a disposición del funcionario las
láminas corregidas con los sellos correspondientes.
Si se solicita un “traslado de sellos”, el estado del proyecto cambiará a “sellado”. Cuando el profesional
termina el trámite de traslado de sellos, debe volver a entrar a la solicitud municipal a darle “procesar”, para
reenviar el proyecto a revisión municipal y que el detalle de estado cambie a “SELLADO PENDIENTE DE
REVISIÓN MUNICIPAL”.
12. APROBACIÓN DE UN PROYECTO
Una vez revisados los datos de la solicitud de permiso de construcción y visualizado los planos, el funcionario
puede tasar y aprobar el proyecto. El funcionario municipal puede ingresar los datos para el monto de multa y
de timbre municipal. Para que se actualice la “suma”, debe elegir el botón de “GUARDAR MONTO”.
Finalmente debe elegir el botón de “APROBAR MONTO” para que el proyecto cambie al estado “Sellado
municipalidad pendiente de pago”.
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A continuación, el profesional puede revisar por medio el APC el monto total que debe pagar y depositar en
las cuentas de la municipalidad. Una vez efectuado el pago, el profesional debe adjuntar el recibo de pago y
de la póliza escaneado. (Es obligatorio subir ambos documentos). Si por alguna razón el profesional no
requiera subir alguno de los documentos, deberá al menos subir una carta explicando la razón porque en su
caso ese punto no aplica).
Cuando el profesional adjunta el comprobante de pago y de póliza en el sistema, el APC le enviará un correo
al funcionario municipal avisándole que puede continuar con la revisión del pago.
13. REVISION ESTADO DE PAGO DE PROYECTOS
A continuación, cuando le llega el correo del APC informándole que el profesional adjunto el comprobante de
pago y póliza, el funcionario puede entrar a revisar el estado de pago de los proyectos pendientes. Cuando en
el sistema interno de la municipalidad se registra que el proyecto ha sido pagado, el funcionario encargado de
los pagos debe ingresar al menú “OTROS TRÁMITES” y “REVISAR ESTADO DE PAGO DE PROYECTOS”.
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Con el proyecto en el estado “Sellado municipalidad pendiente de pago”, el funcionario puede ingresar a
“Detalles” para proceder a emitir el permiso de construcción. Además, puede descargar los recibos de pago
de tasación y de la póliza.
El funcionario debe poner incluir la información sobre “permiso municipal” y “póliza general”, para después
seleccionar el botón de “Guardar pago”. Una vez que se guarda el pago, ese mismo botón se le selecciona
con “Aprobar proyecto”.
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14. ENTREGA DE PERMISO DE CONSTRUCCIÓN
Una vez aprobado el proyecto, el APC genera el documento de permiso de construcción. Debe ingresar en el
menú de “contratos” y acceder en “Consulta de Proyectos con Tramite Municipal” para poder imprimir el
permiso de construcción.
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Cuando el proyecto pasa al estado “SELLADO CON PERMISO DE CONSTRUCCIÓN”, el profesional
finalmente puede descargar los planos sellados e imprimir el permiso de construcción para colocarlo en un
lugar visible de la obra.
Para poder visualizar el registro de la fecha de aprobación y el nombre del funcionario que revisó el proyecto
debe ingresar a la solicitud municipal y en la parte inferior aparecerá un cuadro mostrando la información.
El Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos es quien se encarga de poner el sello de visado de la
municipalidad en el plano a través de la plataforma del APC con un sistema automático.
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15. CONSULTA DE PROYECTOS CON TRÁMITE MUNICIPAL
El funcionario municipal puede consultar todos los proyectos que han solicitado tramite municipal por el APC a
través del menú de Consultas/ Consultas de Proyectos con Trámite municipal. En esta pantalla el funcionario
podrá buscar los proyectos utilizando los filtros del sistema ( Por rango de fecha, Código CFIA, Nombre de
Propietario, Cédula de Propietario o por Estado del Proyecto).
Por ejemplo, si desea buscar los proyectos que ya tienen permiso de construcción, deben utilizar el filtro de
estado del proyecto seleccionar “sellado con permiso de construcción” y darle “buscar”.
En el listado de los proyectos se podrá consultar:
E formulario municipal
El contrato
Imprimir el permiso de construcción
Ver los detalles del rechazo
Trámite de póliza
Informe de Cumplimiento de las Instituciones
Requisitos documentales
Las Irregularidades emitidas por las instituciones
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Si el proyecto se encuentra en el estado “sellado con permiso de construcción” en la columna de solicitud
“ver”, se podrá ingresar al formulario municipal y en “bajar planos” podrá visualizar los planos finales con
el sello de visado municipal.
16. CONSULTA DE IRREGULARIDADES INSTITUCIONALES
Si sucediera el caso de que un funcionario Institucional detecta que un profesional subió al sistema la
misma información del proyecto desacatando las observaciones que le emitieron las inst ituciones
puede emitir una alerta a través del sistema a las instituciones involucradas.
El sistema enviará un correo informando la existencia de una Irregularidad a las demás instituciones
involucradas, al profesional y a la municipalidad correspondiente.
El historial de la denuncia quedará guardado en el sistema.
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Departamento de Trámite de Proyectos
Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos.
infoconstruccion@cfia.or.cr
Tel 2202-3900 Ext 4057