Post on 23-Jul-2016
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Facturación Electrónica
En Ecuador la emisión de documentos electrónicos, se reglamentan como mensajes de
datos en la resolución No. NAC-DGERCGC12-00105, publicada en el Registro Oficial 666 de
21 de marzo de 2012.
Un comprobante electrónico es un documento que cumple con los requisitos legales y
reglamentarios exigibles para todos los comprobantes de venta, garantizando la
autenticidad de su origen y la integridad de su contenido y que se emite a través de una
nueva modalidad electrónica autorizada por el Servicio de Rentas Internas. Un
comprobante electrónico tendrá validez legal y tributaria siempre y cuando contenga la
firma electrónica del contribuyente emisor.
Un comprobante electrónico tendrá validez legal siempre que contenga una firma
electrónica.
Antecedentes
Los servicios de facturación electrónica permiten mayor celeridad en los procesos
financieros de las instituciones además de aportar a la no utilización de papel en las
oficinas ahorrando de esta manera recursos económicos de la institución al prescindir del
uso de material de oficina de manera excedente, pudiendo emitirse en un sistema
informático Facturas, Notas de crédito, Comprobantes de Retención y Guías de Remisión;
siendo un sistema escalable de fácil adaptación a los requerimientos del SRI en el
momento que así se disponga.
Procesos
La emisión de comprobantes electrónicos según el Servicio de Rentas Internas (SRI) debe
cumplir con la totalidad de los procesos solicitados por el órgano regulador para que sean
considerados de servicio válido
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El SRI solicita que el emisor de documentos electrónicos deba generar el documento y
enviarlo a sus servidores web para su validación el mismo es devuelto de manera
inmediata para que entregado al cliente vía correo electrónico o publicación en el sitio
web del emisor para que sea posteriormente descargado.
Nuestro sistema de facturación electrónica cumple con la totalidad de los procesos
incluyendo la entrega al cliente vía correo electrónico, publicación en el sitio web de la
empresa y además la posibilidad de imprimir el mismo
EL cumplimiento de estos procesos por parte de nuestro sistema se detalla en la figura 1.
Figura 1: Secuencia de procesos
Los procesos de nuestro sistema se reconocen de la siguiente manera:
Generación del documento en XML
Firma del Documento (Firma Electrónica)
Envío de Documentación para autorización por el SRI
Recepción de Documento Autorizado
Creación de RIDE
Envío de Documentos de Manera Electrónica
Publicación en el Sitio web de la institución
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Beneficios
El Portal del SRI en su sección de facturación electrónica detalla los múltiples beneficios de
la emisión de documentos en esta metodología identificando entre los más importantes
los siguientes:
Contribuyente:
Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y garantiza la validación de
los comprobantes.
Reduce costos de emisión, envío y almacenamiento de comprobantes.
SRI
Moderniza el Estado con eficiencia y agilidad.
Acceso oportuno a la información de calidad
País.
Mejora el sistema de administración tributaria del país.
Cuida el medio ambiente ya que disminuye el uso de papel, evitando la tala de
árboles.
Beneficios de Nuestro Servicio
Además de los beneficios expuestos por el Servicio de rentas internas la utilización de
nuestro sistema aporta beneficios adicionales en su utilización:
Reduce el costo operativo ya que los nuestro sistema envía el documento por
email evitando el gasto excesivo en envíos físicos por courier.
Cumplimiento de los 2 formas de entrega al ser enviado por correo electrónico y
publicación web
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Generación de Reportes de documentos enviados con valores totales que agilitan
los manejos contables
Búsqueda inteligente de documentación enviada a clientes y/o proveedores
Almacenamiento de documentación sin deterioro evitando el almacenamiento
innecesario de papel
Paquetes adaptables a las PYMES de acuerdo a la emisión documental
Reconocimiento de documento de identificación indicando errores en el mismo o
identificándolos como persona natural, jurídica o estatal.
Acceso a clientes y/o proveedores para posibilidades de descarga
Reenvío de documentos emitidos desde el propio sistema
No necesita de instalación de equipos dedicados o especiales para manejo del
sistema
Accesibilidad multiusuario
Acceso de usuarios con privilegios de administrador, emisor y contable
Accesibilidad desde cualquier equipo con acceso a internet incluidos smartphones
y dispositivos inteligentes
Emisión de documentos aun cuando el SRI se encuentre fuera de línea caso en el
cual el sistema se encargara de la posterior autorización y envío al cliente
*La nueva normativa del SRI presentada el 6 de agosto del 2015 según lo indicado en la resolución
NAC-DGERCGC14-00790 en la cual indica un nuevo esquema de facturación denominado modo
off line define un cambio en webservices y formas de entrega al cliente de los documentos
electrónicos por tal motivo nuestro sistema harás las adecuaciones necesarias para ajustarse a
estos nuevos esquemas y futuros cambios sin costos adicionales para el cliente.
Utilización
El sistema está desarrollado en un ambiente amigable con una interfaz intuitiva para el
usuario brindando la facilidad de creación de documentos tan fácil como hacerlos de
manera manual, brindando además asistencia en la colocación de códigos aprobados por
el SRI para el cumplimiento de procesos.
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Figura 2: Llenado de factura
Como es apreciable en la figura 2 se pueden incrementar tantos artículos como la factura
necesite adjuntándose los mismos a la factura final generada
Ejemplo de Llenado de Retención
De manera similar a la factura se colocan los valores de retención con la ayuda adicional
de la selección e identificación de los códigos aprobados por el SRI y porcentajes
respectivos para su retención
Figura 3: Retenciones
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Los códigos de retención son actualizados según indique el SRI en sus comunicados
oficiales y los documentos generados tanto el archivo en formato xml así como el RIDE
(Representación Impresa de Documento Electrónico) mantienen los formatos solicitados y
aprobados por el órgano regulador estatal en este caso el servicio de rentas internas.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es una factura electrónica?
Es un archivo electrónico que tiene los mismos datos de una factura impresa. Este archivo
para que sea una factura electrónica con validez jurídica y legal, se le debe añadir una
firma electrónica. Las facturas electrónicas en un archivo XML y es el único comprobante
que tiene validez legal y jurídica ante el SRI. Los formatos PDF, HTML o cualquier otro
archivo, NO tiene valor tributario.
¿Qué es firma electrónica?
Es una secuencia de caracteres UNICA (cadena de números, letras y símbolos) que se
obtiene como resultado de ejecutar operaciones matemáticas sobre un conjunto de
datos. Sirve para garantizar que cualquier documento electrónico, no haya sido alterado.
La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos
que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos
escritos, y será admitida como prueba en juicio.
¿Qué es un certificado electrónico?
Es un documento digital mediante el cual la autoridad de certificación asegura la
vinculación entre la identidad del usuario, su clave pública, y privada. El certificado
electrónico es como un pasaporte electrónico, por lo tanto, sirve para identificar
plenamente, y sin dar lugar a ningún tipo de dudas, a quien haga uso de él.
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¿Cómo funciona la facturación electrónica?
Cada comprobante que emite la empresa en formatos XML se firma electrónicamente y se
envía a través de Web Services al SRI para que sean validados y autorizados. La
autorización es por cada comprobante emitido, esta validación y autorización por parte
del SRI es OnLine.
¿Cuál es el beneficio de utilizar facturación electrónica?
Principalmente se elimina la obligatoriedad de imprimir la factura en papel y enviarla al
destinatario, reduciendo significativamente costos asociados a la generación y
manipulación de documentos impresos, lo cual permite un ahorro en dinero, tiempo y
recursos.
¿Cuáles son los comprobantes electrónicos?
Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones y Guías de Remisión
¿Debo conservar los comprobantes electrónicos?
SI. La ley obliga el archivamiento durante el período de prescripción del documento (6
años).
¿Qué obligaciones tiene el receptor de los comprobantes electrónicos?
Comprobar la validez del documento recibido sea en el portal del SRI con el código de
acceso o en la herramienta de comprobación de nuestra empresa en el portal
www.globalbcorp.com
¿Qué se puede entregar, si el cliente exige factura impresa?
Las empresas autorizadas a emitir comprobantes electrónicos, NO están obligadas a
entregar comprobantes impresos, sin embargo, el SRI ha dispuesto que se pueda entregar
comprobantes RIDE (Representación Impresa de Documentos Electrónicos), los cuales no
tienen valor tributario.
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¿Se tiene que entregar en papel si se entrega comprobantes electrónicos?
NO. Los comprobantes electrónicos tienen validez legal y sustituyen al papel.
¿Qué obligaciones tiene el emisor de comprobantes electrónicos?
a) Conservar los comprobantes electrónicos, con los datos de firma y certificado
b) Garantizar el acceso a los comprobantes electrónicos para poder buscarlos,
visualizarlos en línea y poder descargarlos.
c) Asegurar la legibilidad de los comprobantes en su formato original (sin
alteraciones)
¿Qué se debe realizar si hay problemas de carácter técnico?
Como contingencia, si se presentaren por parte del SRI problemas técnicos, nuestro
sistema se encarga de la generación de facturas en modo “en proceso” para autorización
inmediata una vez subsanado el problema del SRI.
¿Qué sucede si un comprobante es rechazado?
Nuestro sistema realiza una comprobación de datos antes de los envíos de los mismos al
SRI disminuyendo en un 98% los rechazos de los documentos el 2% adicional son
notificados al emisor para corregirlos y volver a enviarlos
¿Cómo se anulan las facturas electrónicas?
Se puede anular una factura electrónica, usando notas de crédito electrónicas y haciendo
referencia a la correspondiente factura que se está anulando.
¿Se puede facturar al consumidor final?
SI, se emite facturas con el ruc 9999999999999 en donde el SRI lo identificará como
consumidor final
¿Qué garantía tienen los comprobantes electrónicos y que requisitos deben tener para
su valides legal y fiscal?
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El comprobante electrónico tiene garantía legal y fiscal con la firma electrónica
incorporada en el documento, que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas
por las autoridades tributarias, lo cual brinda integridad y autenticidad.
Para que sea válida debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y
la integridad de su contenido. Esto quiere decir poder identificar unívocamente al emisor
y tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado.
¿EL sistema solo sirve para emitir documentos electrónicos?
La mayoría de sistemas solo permiten la emisión de documentos electrónicos, nuestros
sistema además de emitir documentación permite el almacenamiento de documentos
recibidos con la finalidad que este le facilite su sistema contable y en futuro la generación
del Anexo Transaccional Simplificado (ATS)
¿Cómo se sabe de la existencia de un comprobante electrónico?
Se notifica vía correo electrónico que se ha generado un comprobante autorizado por el
SRI y se puede adjuntar un archivo PDF (formato RIDE), además el SRI permite a los
usuarios revisar documentos emitidos a su nombre así estos no hayan llegado al receptor
por las vías de comunicación reguladas
Si el cliente indica no haber recibido la factura ¿Debo generar una nueva?
NO, nuestro sistema permite el reenvio de documentos generados sin la necesidad de la
extracción de los datos del sistema ni de molestosas descargas del SRI, todos nuestros
servicios están al alcance de un par de “clicks”
¿Qué requisitos son necesarios para iniciar operaciones?
Gestionar una solicitud de autorización a través del portal del SRI (no se requiere
visita al SRI).
Obtener el Certificado Digital en la autoridad de certificación (Banco Central del
Ecuador o Security Data).
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Implementar una plataforma de comprobantes electrónicos
Todos los pasos nuestra empresa lo asesora para su trámite o lo realiza a su nombre en
casos que así se permita.
Para más información puede acceder a nuestro sitio web www.globalbcorp.com
contactarnos en la pestaña de contactos, llamar o escribir al 0994411796 (incluye
whatsapp)