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Archivo físico y electrónico• Guía rápida para el registro de expedientes
• Alta de expedientes• Alta de tomo
• Inclusión del número de expediente a las nuevas plantillas institucionales 2010
Noviembre 2010
Asignación de consecutivos en SAC
Noviembre 2010
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A fin de dar cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental (LFTAIPG), es obligatorio que todo oficio interno y externo, notas informativas y memorándum registrados en SAC, estén clasificados con el “Número de Expediente”.
Archivo de trámite físico y electrónico
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Inclusión del número de expediente en plantillas institucionales 2010
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Las nuevas plantillas institucionales incluyen el campo de “Número de Expediente” el cual será obligatorio a partir de 1 de diciembre de 2010
Número de expediente del
oficio de antecedente
Número de expediente del oficio generado
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Para atender esta disposición:
1. Identifica los expedientes necesarios en tu área, según la naturaleza de las funciones que se realizan con mayor frecuencia.
2. Utiliza el catálogo de disposición documental para determinar el índice correspondiente a cada expediente.
3. Registra los expedientes en el sistema RM-SAAD4. Con los “Números de expediente” creados, seleccionar el
correspondiente al oficio que generes.5. Utiliza las nuevas plantillas institucionales 2010, que incluyen este
campo.6. Si ya cuentas con expedientes 2010 dados de alta en el sistema,
solo selecciona el correspondiente para incluir en tu oficio.
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¿Dónde localizo las guías y plantillas a utilizar?
1. El catálogo de disposición documental, se encuentra disponible en: “Manuales y Formatos” de la pagina http:sud.ref.pemex.com
2. Accesa a la guía virtual en la siguiente liga: http:sufa.ref.pemex.com/procesos/servicios/Paginas/GuiaVirtualRM.aspx
3. Obtén las plantillas institucionales 2010 en la siguiente liga: http://sufa.ref.pemex.com/colaboracion/Paginas/PlantillasInstitucionales.aspx
Archivo de trámite físico y electrónico
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Debes tener en cuenta que:
1. Los Números de expedientes deben ser actualizados cada año.2. Para el 2011, se deben generar nuevos expedientes.3. Debes monitorear el grosor de los expedientes, ya que solo
pueden tener un máximo de 5 cm.4. Si has excedido este límite en algún expediente, debes registrar
un nuevo tomo, lo que generará un “Número de expediente” diferente.
5. Las plantillas institucionales se actualizan cada año.
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Alta de expedientes en RM-SAAD
Noviembre 2010
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Alta de expedientes en RM-SAAD
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Identifica la Serie o Sub-serie documental
donde se dará de alta el
expediente
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Alta de expedientes en RM-SAAD
Ingresar a la Pagina de la Subdirección de Distribución: http:sud.ref.pemex.com
En el menú Servicios, da clic en la opción en
CITAAD
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• Teclear Usuario y Contraseña proporcionada por el representante de cada unidad administrativa
• Presione el botón Inicio de Sesión.
Unidad Administrativa Representante
Gerencia de Transporte por Ducto Ing. Vicente Lima Zepeda
Gerencia de Transporte Terrestre Lic. Ma. Concepción Martínez Naranjo
Gerencia de Coordinación de Operaciones
Lic. Miguel Angel Espinosa Ayala
Gerencia de Operación Marítima y Portuaria
Lic. Róger A. Velázquez Figueroa
Gerencia de Coordinación de Mantenimiento
C.P. Hector Alonso Dueñas Gómez
Gerencia de Sistemas de Medición Lic. Cynthia De la O Romero
Unidad de Administración y Evaluación
C.P. Mario Carmona Garibay
Coordinación Enlace SIPA Sra. Lilia Saldierna Hernández
Alta de expedientes en RM-SAAD
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En el menú Administración de Expedientes, dar clic en la
opción “Alta de Expediente”
Alta de expedientes en RM-SAAD
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Dar clic en + REF para que nos
despliegue el catálogo de expedientes.
Selecciona la serie o sub-serie documental donde se dará de
alta el expediente
Alta de expedientes en RM-SAAD
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Selecciona la Subdirección o Gerencia a la que pertenece
el expediente , Clave Departamental y Centro
GestorCaptura la fecha del
primer Documento con el que se abrió el
expedienteDato opcional y sirve para identificarlo de otras áreas
Nombre del Expediente, describe el contenido del mismo
El sistema copia la fecha de apertura del expediente
automáticamente
Fecha del último documento del tomo en caso de querer cerrarlo
Alta de expedientes en RM-SAAD
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Breve descripción del tomo (periodo fecha, folio).
Al activar esta casilla el sistema copia la fecha de finalización del
último tomo del expediente
Se contabiliza el número de fojas incluyendo las que son impresas por ambos lados
Coloca la ubicación del expediente, la cual es necesaria para una ubicación
expedita del expediente (edificio, gaveta, librero)
Alta de expedientes en RM-SAAD
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Al completar los datos de expediente debe hacer clic sobre el botón “Aceptar” tal como lo muestra la siguiente figura:
Si los datos están correctos , el sistema desplegará un mensaje en una barra inferior, señalando que el Expediente fue creado satisfactoriamente con el número de expediente generado de forma automática y lo regresará a la pantalla principal.
En caso que exista algún dato obligatorio registrado erróneamente, el sistema desplegará un mensaje de error, manteniéndolo en la pantalla de atributos y adicionalmente le indicará con otro mensaje de error, cuál es el atributo faltante o mal registrado para su corrección en esa misma pantalla.
Alta de expedientes en RM-SAAD
Alta de tomo en RM-SAAD
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El módulo de administración de expedientes permite el registro de tomos, por lo que se recomienda revisarlos periódicamente a fin de determinar su limite permitido (2 pulgadas o el equivalente a 5 centímetros de grosor) y poder generar un nuevo tomo.
Para crear un tomo en el
menú Administración de Expedientes dar clic en “Alta
de Tomo”
Alta de tomo en RM-SAAD
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Dar clic en +REF
Seleccionar la Serie o Sub-serie documental
donde esta el expediente al cuál se agregará el
tomo y dar clic.
Alta de tomo en RM-SAAD
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Se mostraran los expedientes creados con anterioridad,
incluso pueden ser filtrados por
número de expediente para una búsqueda más precisa.
Alta de tomo en RM-SAAD
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Captura los datos del tomo: “Asunto del Tomo”, “Fecha
de Inicio del Tomo”, “Fecha de Finalización del
Tomo”
Al completar los datos damos clic en
“Aceptar”
Si los datos son correctos el sistema nos regresará a la pantalla principal y se desplegará el siguiente mensaje:
Alta de tomo en RM-SAAD
Asignación de consecutivos en SAC
Noviembre 2010
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Asignación de Consecutivos en SAC
El SAC cuenta con un nuevo módulo para la generación de números consecutivos (Referencias).
• Su uso es de carácter opcional.• Debe emplearse siempre la nomenclatura definida para cada
área.• Para utilizar la herramienta, es necesario dar de alta la
nomenclatura a través del perfil del área.• Se recomienda que el titular del área (o quien éste designe),
realice esta tarea.• El alta de nomenclatura se realiza con cada inicio de año.
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Noviembre 2010
Nomenclaturas de área
AltaModificación
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Alta de nomenclatura
• Para poder utilizar el control de consecutivos, es necesario el dar de alta las nomenclaturas que serán utilizadas.
• El alta de nomenclaturas solo estará disponible para los perfiles de área.
Los pasos a seguir para dar de alta la nomenclatura son:
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1. Oprime la opción “Definición de folios”
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Alta de nomenclatura
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2. En el campo de descripción coloca un nombre a la lista de consecutivos que se
asignarán3. Elegir el año
4. Registra las siglas oficiales del área
5. Registra el número anterior al que deseas iniciar
Capturar los campos correspondientes a la definición de nomenclatura:
6. Verifica que todos lo datos sean correctos y al finalizar oprime la opción
“Guardar…”
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Modificación de nomenclaturas
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Pasos a seguir para realizar la modificación de nomenclatura (solo en caso de que se halla tenido un error al darla de alta):
1. Oprime la opción “Definición de folios”
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Modificación de nomenclaturas
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2. Selecciona la nomenclatura a modificar
3.Modifica el dato
necesario
3. Verifica nuevamente los datos y al finalizar oprime la opción “Guardar…”
Noviembre 2010
Utilización de número consecutivo en registro
SAC
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Utilización del consecutivo en el registro SAC
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Una vez definida la nomenclatura de área, podrás comenzar a utilizar los consecutivos de la siguiente forma:
1. Ingresar al perfil de área – opción foliador
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3. Selecciona la nomenclatura a utilizar
4. Presiona el botón
“Generar…”
5. El sistema
genera el número
consecutivo a utilizar
6. Selecciona la casilla “Ocupar
Referencia”
Utilización del consecutivo en el registro SAC
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Automáticamente el sistema nos despliega la pantalla de “Registro de Documentos” y coloca el número de consecutivo que se acaba de crear por el foliador: 7. Oprime el botón de “Registrar” y continua
con el proceso normal de registro de documentos.
Utilización del consecutivo en el registro SAC
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Coloca el número de
expediente, el cual será dato obligatorio en
el registro
En el registro de documentos se incluirá el campo “Número de Expediente”
Utilización del consecutivo en el registro SAC
Noviembre 2010
¿Puedo apartar un número consecutivo?
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Apartar consecutivos
Si se pueden “Apartar” consecutivos, de tal forma que posteriormente puedan ser utilizados, para ello es necesario realizar los siguientes pasos:
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1. Ingresar al perfil de área – opción foliador
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Apartar consecutivos
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4. Presiona el botón
“Generar…”
3. Selecciona la nomenclatura a
utilizar5. El sistema
genera el número consecutivo a
utilizar6. Capturar el
motivo del porqué se esta apartando
el consecutivo
7. Al finalizar oprima el botón “Guardar…”
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1. Ingresar al perfil de área – opción foliador
Ocupar un consecutivo “Apartado”
¿cómo ocupar un consecutivo ya apartado?:
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3. Selecciona la nomenclatura
apartada a utilizar
5. Selecciona la casilla “Ocupar
Referencia”
4. Verificar que el consecutivo sea el
que apartaste
Ocupar un consecutivo “Apartado”
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Automáticamente el sistema nos despliega la pantalla de “Registro de Documentos” y coloca el número de consecutivo que se acaba de seleccionar de la lista de apartados:
6.Oprime el botón de “Registrar” y se continua con el proceso normal de registro
de documentos.
Ocupar un consecutivo “Apartado”