1

2

GUÍA PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS,

ECONÓMICAS Y FINANCIERAS DE LOS CONSEJOS COMUNALES

2012

3

BASE LEGAL

Artículo 274: Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela (Gaceta Oficial Nº 5.908 Extraordinario del 19-02-09).

Artículos 2, 4, 23, 24 numeral 4 y 52: Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del el Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial Nº 6.013 Extraordinario del 23-12-10).

Artículo 34: Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial Nº 39240 del 12-08-09).

Artículo 31, 34 y 57 numeral 9: Ley Orgánica de los Consejos Comunales (Gaceta Oficial Nº 39.335 del 28-12-09)

4

CONSIDERACIONES PREVIAS

Ley de los Consejos Comunales (Gaceta Oficial Nº 5.806 Extraordinario del 10-04-2006)

1 Libro de Actas de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias

1 Libro de Asistencia a las Asambleas

1 Libro para Registro de los asociados

3 Libros para Actas para las instancias básicas

Unidad de Gestión Financiera(BANCO COMUNAL) en forma de Cooperativas, regida por la Ley

Especial de Asociaciones Cooperativas

LIBROS

1 Libro Diario

1 Libro Mayor

1 Libro de Inventario

6 Sociales

3 Contables

5

Se crea la Unidad Administrativa Financiera Comunitaria

CONSIDERACIONES PREVIAS

Ley Orgánica de los Consejos Comunales

(Gaceta Oficial Nº 39.335 del 28-12-2009)

ADECUACIÓN

Disposición Transitoria Tercera:Se disuelven las asociaciones cooperativas y bancos comunales, en su carácter de unidad de gestión financiera de los consejos comunales.

Ley de los Consejos Comunales (Gaceta Oficial Nº 5.806 Extraordinario del 10-04-2006)

DERO

GADA

Artículos 30 y 31 LOCC

6

OBJETIVO

La Guía para el Registro de las Operaciones

Administrativas, Económicas y Financieras de los

Consejos Comunales tiene como propósito ofrecer

orientaciones conceptuales y metodológicas, de carácter

general, para registrar las operaciones realizadas con ocasión

de la administración de los recursos financieros y bienes

muebles e inmuebles del consejo comunal; así como para la

rendición de cuentas ante la asamblea de ciudadanos y

ciudadanas, la unidad de contraloría social, el órgano o ente del

sector público que haya otorgado los recursos y el órgano de

control fiscal competente.

7

REGISTRO DE LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y

FINANCIERAS

8

Para llevar los referidos registros en el consejo comunal se establecen tres (3) libros:

Libro de Transacciones Bancarias.

Libro de Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles.

Libro de Proyecto.

REGISTRO DE LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS,

ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

9

LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

FECHA

CONCEPTONUMERO

DE CHEQUE

ENTRADA DE DINERO

(INGRESO)

SALIDA DE DINERO

(EGRESO)SALDOAÑO

MES DÍA

10

EJEMPLO 1 ( Para los registros en la ejecución de una obra por Autogestión – Autoconstrucción)

FECHACONCEPTO CHEQUE

NUMEROENTRADA

DE DINERO (INGRESO)

SALIDA DE DINERO

(EGRESO)SALDOAÑO

2012

MES DÍA

Enero 20

Depósito Nº 0323, realizado por el Fondo de Compensación Interterritorial (FCI). Para el Proyecto Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

600.000,00 600.000,00

Enero 25

Compra de materiales de construcción y 3 tanques de agua a Ferretería Propatria, Factura N° 0256. Para el Proyecto Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

63312365 50.000,00 550.000,00

Enero 26

Compra de 6 piezas sanitarias a la Ferretería El Amparo, Factura N° 0365. Para el Proyecto Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

63312366

10.000,00 540.000,00

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS

11

EJEMPLO 2 (Para la realización de una obra Contratada con una Empresa)

FECHACONCEPTO CHEQUE

NUMEROENTRADA

DE DINERO (INGRESOS)

SALIDA DE DINERO

(EGRESOS)SALDOAÑO

2012

MES DÍA

Enero 20

Depósito Nº 0323, realizado por el Fondo de Compensación Interterritorial (FCI). Para el Proyecto Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

600.000,00 600.000,00

Enero 22

Cancelación 20% Anticipo a la empresa XXX del Contrato N° 001-12 para la Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

63312363 120.000,00 480.000,00

Marzo 23

Pago de Valuación N° 1 a la empresa XXX de la obra Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

63312364

10.000,00 470.000,00

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS

12

LIBRO DE PROYECTO

1. NOMBRE DEL PROYECTO

2. ORGANISMO FINANCIADOR

3. PLAZO DE EJECUCIÓN4. MONTO TOTAL DEL PROYECTO

5. TIPO DE EJECUCIÓN

DESDE HASTA AUTOGESTIÓN AUTOCONSTRUCCIÓN

CONTRATADA

6.FECHA.

7.DESCRIPCIÓN

DE LA OPERACIÓN

8.APROBADO POR ASAMBLEA DE

CIUDADANOS (AS)

9.APROBADO POR

ORGANISMO FINANCIADOR

10. INGRESOS

11. EGRESOS

12.SALDO

AÑO

MES DÍA ACTA N°

FECHA OFICIO N°

FECHA

13

1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)

3.PLAZO DE EJECUCIÓN6 Meses

4. MONTO TOTAL DEL PROYECTO 5. TIPO DE EJECUCIÓN

DESDE HASTA AUTOGESTIÓNAUTOCONSTRUCCIÓN

CONTRATADA

20-01-12 20-07-12 600.000,00 X

6.FECHA. 7.

DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

8.APROBADO POR ASAMBLEA DE CIUDADANOS

9.APROBADO POR

ORGANISMO FINANCIADOR

10. INGRESOS

11. EGRESOS

12.SALDOAÑO

2012

MES DÍA ACTA N°

FECHA OFICIO N° FECHA

Enero 20 Depósito Nº 0323 FCI-03-01-12 20-01-2012 600.000,00600.000,0

0

Enero 25

Compra de materiales de construcción y 3 tanques de agua a Ferretería Propatria, Fact N° 0256, cheque Nº 63312365.

0123-01-2012

50.000,00550.000,0

0

Enero 26

Compra de 06 piezas sanitarias, Ferretería El Amparo, Fact. Nº 0365, cheque N° 63312366.

01 23-01-2012

10.000,00 540.000,00

EJEMPLO

LIBRO DE PROYECTO

14

LIBRO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

(Propiedad Social del Consejo Comunal)

1. DESCRIPCIÓN

2. Nº SERIAL/ DATOS

DEL REGISTRO

3. RESPONSABLE

4. UBICACIÓN FISICA

15

1. DESCRIPCIÓN2. SERIAL/ DATOS DE

REGISTRO3. RESPONSABLE 4. UBICACIÓN FÍSICA

Trompo Mezclador M-300 Fact. 0555Vocero: Pedro Pérez,C..I. 4586391Firma

Casa Comunal

Carretilla Fact. 0233Vocero: Pedro Pérez,C..I. 4586391Firma

Casa Comunal

Cortadora de Cerámica

Fact. 0356Vocero: Pedro Pérez,C..I. 4586391Firma

Casa Comunal

Pala Fact. 0555Vocero: Pedro Pérez,C..I. 4586391Firma

Casa Comunal

Pico Fact. 0555Vocero: Pedro Pérez,C..I. 4586391Firma

Casa Comunal

Casa Comunal y Terreno sobre el cual

está construida.

Oficina subalterna de Registro del Municipio

Libertador del D.C, anotado bajo el N° 25, Tomo 3, folios 23 al 26., 1er Trimestre año

2012.

Vocera: Maria BlancoC.I. 15.856.941

Barrio Morán, Catia Municipio Libertador D.C.

LIBRO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES(Propiedad Social del Consejo Comunal)

EJEMPLO

16

REGISTRO DE ERRORES U OMISIONES

1. Reversar el registro original

2. Registrar correctamente la transacción

•Se recomienda realizar los registros en bolígrafo azul o negro.

•No se deben hacer tachaduras o enmendaduras y/o borrones.

•Los errores u omisiones en los libros se podrán corregir en la fecha en

que éste se detecte. Adicionalmente, en el caso de los errores se

procederá de la siguiente manera:

17

EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL REGISTRO AFECTA EL LIBRO TRANSACCIONES BANCARIAS

Y EL LIBRO DE PROYECTO)

El día 06 de Febrero de 2012 se detectó que el día 22 de Enero se efectuó un registro por concepto de compra de 100 sacos de cemento para la ejecución del proyecto Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el Barrio Morán, por la cantidad de Bs. 200,00, siendo la cantidad correcta Bs. 2.000,00.

(1) (2) (3) (4) (5)

FECHACONCEPTO DE LA OPERACIÓN

BANCARIAENTRADA DE

DINERO (INGRESOS)

SALIDA DE DINERO (EGRESOS) SALDOAÑO

2012

MES DÍA

…Vienen500.000,00

Enero 22

Compra de 100 sacos de cemento a la ferretería Construcciones C.A. con cheque N° 01020304, factura N° 150.

200,00 499.800,00

Febrero 06

Anulación del registro de compra de 100 sacos de cemento a la ferretería Construcciones C.A. con cheque N° 01020304, factura N° 150, por monto errado.

200,00 500.000,00

Febrero 06

Compra de 100 sacos de cemento, a la ferretería Construcciones C.A. con cheque N° 01020304, factura N° 150.

2.000,00 498.000,00

LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS

18

EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL REGISTRO AFECTA EL LIBRO DE PROYECTO)

1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)

3.PLAZO DE EJECUCIÓN6 meses

4. MONTO TOTAL DEL PROYECTO

5. TIPO DE EJECUCIÓN

DESDE HASTA AUTOGESTIÓN - AUTOCONSTRUCCIÓN CONTRATADA

20-01-12 20-07-12 600.000,00 X

6.FECHA.

7.DESCRIPCIÓN DE LA

OPERACIÓN

8.APROBADO POR ASAMBLEA DE

CIUDADANOS (AS)

9.APROBADO POR

ENTE/ ORGANISMO FINANCIADOR

10. INGRESOS

11. EGRESOS

12.SALDOAÑO

2012

MES DÍA ACTA N°

FECHA OFICIO N°

FECHA

Enero 20 Depósito Nº 0323 03-01-12 20-01-2012 600.000,00 600.000,00

Enero 22

Compra de 100 sacos de cemento a ferretería Construcciones C.A. con cheque N° 01020304, factura N° 150.

01 10-01-2012 200,00 599.800,00

Febrero 06

Anulación del registro de compra de 100 sacos de cemento a la ferretería Construcciones C.A. con cheque N° 0102, factura N° 150, por monto errado.

01 10-01-2012 200,00 600.000,00

Febrero 06

Compra de 100 sacos de cemento, a la ferretería Construcciones C.A. con cheque N° 0102, factura N° 150.

01 10-01-2012 2.000,00 598.000,00

EJEMPLO (Para el caso de una obra ejecutada por autogestión – autoconstrucción)

19

EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL LIBRO DE PROYECTO)

1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el Barrio Morán.

2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)

3.PLAZO DE EJECUCIÓN

6 meses

4. MONTO TOTAL DEL PROYECTO

5. TIPO DE EJECUCIÓN

DESDE HASTA AUTOGESTIÓN -AUTOCONSTRUCCIÓN CONTRATADA

20-01-12 20-07-12 600.000,00X

6.FECHA. 7.

DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

8.APROBADO POR ASAMBLEA DE

CIUDADANOS (AS)

9.APROBADO POR

ENTE/ ORGANISMO FINANCIADOR

10. INGRESOS

11. EGRESOS

12.SALDOAÑO

2012

MES DÍA ACTA N°

FECHA OFICIO N°

FECHA

Enero 20 Depósito Nº 0323 03-01-12 20-01-2012 600.000,00 600.000,00

Enero 22Cancelación 20% Anticipo del Contrato N° 001-12.

0120-01-2012

12.000,00 588.000,00

Enero 23

Anulación del registro Cancelación 20% Anticipo del Contrato N° 001-12.

12.000,00 600.000,00

Enero 23

Cancelación 20% Anticipo del Contrato N° 001-12.

120.000,00 480.000,00

EJEMPLO (Para el caso de una obra contratada con una empresa)

20

GLOSARIOTransacción

Una transacción es un hecho o condición que requiere un registro contable. Es el

intercambio de valores, por compra, venta, permuta, pagos, cobros, préstamos,

depósitos, descuentos, entre otras, operaciones que efectúan los Consejos

Comunales.

Cheque

Es un titulo valor que incorpora una orden de pago emitida por el titular de una

cuenta corriente bancaria a favor de una persona beneficiaria, quien cobrara su

importe dirigiéndose a un banco o empresa del sistema financiero nacional

especialmente autorizado para ello.

Nota de Débito

La nota de débito es una transacción realizada por el banco en la cuenta de su

cliente, en la que se le notifica las transferencias realizadas a otra cuenta o

descuentos por gastos de servicio prestado por el banco (emisión de chequera,

emisión de estado de cuenta, cheque de gerencia, entre otros).

21

GLOSARIONota de Crédito

La nota de crédito es una transacción realizada por el banco en la cuenta de su

cliente, en la que se le notifica del ingreso de una suma de dinero a su cuenta, el

cual pudo haber provenido de una transferencia desde otra cuenta, o como

consecuencia del abono por concepto de intereses ganados en un período de

tiempo.

Depósito

Es una modalidad típica de depósito, en la que el cliente o depositante entrega

una suma de dinero al banco, mediante una operación formalizada, obligándose

la institución a devolverle las sumas recibidas a su requerimiento,

Transferencia

La transferencia bancaria es un modo de mover dinero de una cuenta bancaria a

otra, bien de la misma institución financiera o de otra distinta. Es decir, es una

manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente el

dinero.

22

EL SISTEMA DE GOBIERNO MÁS PERFECTO

ES AQUEL QUE PRODUCE MAYOR SUMA DE

FELICIDAD POSIBLE, MAYOR SUMA DE

SEGURIDAD SOCIAL Y MAYOR SUMA DE

ESTABILIDAD POLÍTICA.

Simón BolívarDiscurso de Angostura15 de Febrero de 1811