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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
División: TodasDocumento: Gestión de documentosCódigo del documento:
IM-OP.01.00
Tipo de documento: Procedimiento OperativoVigilancia del documento:
Original
REGISTRO DE APROBACIÓN INTERNO
Revisión
Fecha Aprobaci
ónElaborado por: Revisado por: Aprobado por:
0028/07/20
14D. Olmos J. López J. López
Firmas de la revisión en vigencia:
PENDIENTE PENDIENTE
HISTORIAL DE REVISIONES
Revisión
Fecha Revisió
n
Paginas afectada
sMotivo de la revisión
0028/07/20
14Todo Elaboración del documento
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
Ubicación OriginalCopia
controlada
Copia no controlad
aDivisión de Gestión de Calidad X XGerente General XDivisión de Asesoría Legal XDivisión Administrativa y Financiera XDivisión de Seguridad Salud y Ambiente XDivisión de Ingeniería, Construcción y Mantenimiento
X
División de Inspección XContratistas X
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ÍNDICE
1. OBJETIVO.........................................................................................................................................2
2. ALCANCE..........................................................................................................................................2
3. REFERENCIAS...................................................................................................................................2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES.............................................................................................................2
4.1. DEFINICIONES...........................................................................................................................2
4.2 ABREVIATURAS..........................................................................................................................3
5. DESCRIPCIÓN...................................................................................................................................3
5.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS............................................................................3
5.1.1. Codificación de los documentos internos...........................................................................3
5.1.1.1. Codificación utilizada antes o durante la planificación del proyecto...........................3
5.1.1.2. Codificación utilizada durante la ejecución del proyecto............................................4
5.1.2. Estructura de los capítulos del manual de calidad, procedimientos operativos, procedimientos técnicos e instructivos........................................................................................4
5.1.2.1 Portada.........................................................................................................................5
5.1.2.2 Índice...........................................................................................................................8
5.1.2.3 Cuerpo del documento.................................................................................................8
5.1.2.4 Cuerpo del documento para instructivos...................................................................10
5.1.2.5 Encabezado del documento.......................................................................................10
5.1.2.6 Pie de página.............................................................................................................10
5.1.3. Estructura de los formatos...............................................................................................11
5.1.3.1 Comentarios en formatos...........................................................................................11
5.2. REVISIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS..................................................................................12
5.2.1. Revisión técnica...............................................................................................................12
5.2.2. Revisión de gestión..........................................................................................................13
5.3. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS............................................................................13
5.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS INTERNOS...................................................................13
5.4.1. Listas de documentos internos........................................................................................14
5.5. CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.......................................................14
5.5.1. Control de documentos....................................................................................................14
5.5.1.1 Control de hojas de cálculo........................................................................................15
5.5.2 Distribución y difusión de documentos internos...............................................................15
5.5.2.1. Distribución de documentos contratistas..................................................................16
5.6. CONTROL DE CAMBIOS (ACTUALIZACIÓN) DE DOCUMENTOS INTERNOS...............................16
5.4.1. Control de cambios formatos...........................................................................................16
5.5. GESTIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS..................................................................................17
5.5.1. Documentos externos utilizados durante ejecución del proyecto....................................18
5.6. RESPONSABILIDADES..............................................................................................................18
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6. FORMATOS.....................................................................................................................................18
7. ANEXOS.........................................................................................................................................18
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1. OBJETIVO
Describir la sistemática que INGEMAPRE aplica para elaboración, aprobación,
control y distribución de la documentación empleada en el sistema de gestión de
la calidad.
2. ALCANCE
El procedimiento operativo, es de obligatoria aplicación para todos los
documentos del sistema de gestión descritos a continuación:
Manual de Calidad.
Procedimientos Operativos.
Procedimientos Técnicos.
Instructivos.
Formatos.
3. REFERENCIAS
IM-DE-2014-01: NTE INEN ISO/IEC 17020:2013 Evaluación de la
conformidad: Requisitos para el funcionamiento de diferentes organismos
que realizan inspección.
IM-DE-2014-15: ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad –
Requisitos.
IM-DE-2014-19: ISO/TR 10013 Directrices para la documentación del
sistema de gestión de la calidad.
IM-OP-01.00: Gestión de Documentos.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
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4.1. DEFINICIONES
Nota: A lo largo de la documentación se colocará la palabra nota para
realizar alguna aclaración específica o para realizar alguna recomendación.
4.2 ABREVIATURAS
Con fines de la documentación se utilizaran las siguientes abreviaturas.
NA: Para expresar que no se aplica.
ND: Para expresar que no se dispone.
5. DESCRIPCIÓN
5.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
La sistemática de elaboración de documentos internos es la siguiente:
5.1.1. Codificación de los documentos internos
Se realizaran dos clases de codificación de los documentos correspondientes a la
etapa en la cual se los elaboran, es decir una codificación cuando se elaboran
antes o durante la etapa de planificación del proyecto y otra cuando se elaboran
durante la ejecución del proyecto.
5.1.1.1. Codificación utilizada antes o durante la planificación del proyecto
Manual de Calidad (capítulos), Procedimientos Operativos, Procedimientos
Técnicos e Instructivos:
IM-XX-YY.RV
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IM Indica las siglas de INGEMAPRE
XX
Se colocará MC cuando: Indica que es un capítulo del manual de calidadSe colocará OP cuando: Indica que es un Procedimiento OperativoSe colocará OT cuando: Indica que es un Procedimiento TécnicoSe colocará IN cuando: Indica que es un Instructivo
YY Número de capítulo o procedimiento que es consecutivo empezando desde 01
RV Número revisión del documento, en la revisión inicial se coloca el número 00 y en las siguientes el número consecutivo
Formatos:
IM-F-YY.ZZ.AA Rv.NN
IM Indica las siglas de INGEMAPRE
F Indica que es un Formato
YY
La siglas del documento en que se generó: MC para los capítulos del Manual de Calidad, OP para los procedimientos Operativos, OT para los Procedimientos Técnicos o IN para los instructivos.
ZZ Número del capítulo o procedimiento en el que se generó el instructivo o formato
AA Número de instructivo o formato que va en orden secuencial desde 01
NNNúmero revisión del instructivo o formato, en la revisión inicial se coloca el número 00 y en las siguientes el número consecutivo
5.1.1.2. Codificación utilizada durante la ejecución del proyecto
Se utilizarán el siguiente código:
PP-XX-YY.RV
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PPCódigo que hace referencia al proyecto: Orden de compra (OC), Orden de trabajo (OT), Orden de servicio (OS), la que corresponda
XX
Se colocará MC cuando: Indica que es un capítulo del manual de calidadSe colocará OP cuando: Indica que es un Procedimiento OperativoSe colocará OT cuando: Indica que es un Procedimiento TécnicoSe colocará IN cuando: Indica que es un InstructivoSe colocará F cuando: Indica que es un formatoSe colocará DE cuando: Indica que es un documento externo
YY Número de capítulo, procedimiento, etc. que es consecutivo empezando desde 01
RV Número revisión del documento, en la revisión inicial se coloca el número 00 y en las siguientes el número consecutivo
5.1.2. Estructura de los capítulos del manual de calidad, procedimientos
operativos, procedimientos técnicos e instructivos.
El formato de letra del cuerpo de los documentos será indicado utilizando la
siguiente simbolización (tipo de letra, tamaño de letra, especificación del tipo de
letra “negrita, cursiva”, tipo de oración “mayúscula, minúscula”).
5.1.2.1 Portada
Los documentos indicados a continuación contendrán la portada indicada en el
formato IM-F-OP.01.01; indiferentemente de la etapa del proyecto en que fueron
elaborados.
Capítulos del manual de calidad.
Procedimientos operativos.
Procedimientos técnicos.
Instructivos.
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La portada se divide en las secciones: identificación del documento, registro de
aprobación interno, registro de identificación y aprobación del cliente, historial de
revisiones y control de distribución los cuales son descritos a continuación:
Identificación del documento: En la Figura 5.1 se indica los campos que
identifican al documento.
Figura 5.1. Sección de identificación de la portada de los documentos
Campo 1: División en la cual fue elaborado el documento (Perpetua, 12).
Campo 2: Nombre del documento (Perpetua, ajustar el tamaño al nombre
del documento).
Campo 3: Código del documento, acorde a los puntos 5.1.1.1 o 5.1.1.2
(Perpetua, 12).
Campo 4: Indicar que tipo de documento es: Capítulo del manual de
calidad, Procedimiento operativo, procedimiento técnico, instructivo
(Perpetua, 12).
Campo 5: Indicar si el documento es original, copia controlada o copia no
controlada (Perpetua, 12).
Nota: ORGINAL: Corresponde a los documentos en formato editable los cuales
son custodiados y mantenidos por el director de gestión de calidad para evitar su
alteración no autorizada; estos documentos están protegidos con una clave la
cual está registrada en el formato IM-F-OP.01.10 “Lista de claves”.
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Nota: COPIA CONTROLADA: Corresponden a copias sujetas de control, es decir
se las entregan a las partes interesadas manteniendo un control de entrega o
difusión en el formato IM-F-OP.01.04 “Lista de distribución/difusión de
documentos”.
Nota: COPIA NO CONTROLADA: Corresponde a copias para difusión masiva sin
limitaciones.
Registro de aprobación interno: En la Figura 5.2 se indica los campos del
registro de aprobación interno, en este registro se colocará únicamente el
registro correspondiente a la última revisión aprobada.
Figura 5.2. Sección de registro de aprobación interno
Campo 6: Indicar el número de revisión del documento en vigencia es
decir la última revisión que elaborada, revisada y aprobada (Perpetua, 11).
Campo 7: Indicar la fecha de aprobación del documento en formato
DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).
Campo 8: Colocar los nombres de los responsables de elaboración, revisión
y aprobación en la casilla correspondiente (Perpetua, 11).
Campo 9: Firmar los documentos del responsable que correspondan en la
casilla correspondiente (Preferentemente color azul).
Registro de identificación y aprobación del cliente: En la Figura 5.3 se
indica los campos del registro de identificación y aprobación del cliente, este
registro es opcional, se lo requiere utilizar únicamente en los documentos que el
cliente requiera revisión y aprobación, cuando este colocado se dejaran vacías
las casillas.
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Figura 5.3. Sección de identificación y aprobación del cliente
Campo 10: Logo tipo o nombre del cliente o ambos; tomar en cuenta que
permita identificar claramente al cliente (Perpetua, ajustar tamaño que
permita identificar claramente).
Campo 8: Colocar los nombres de los responsables de revisión y
aprobación en la casilla correspondiente (Perpetua, 11).
Campo 9: Firmar los documentos del responsable que correspondan en la
casilla correspondiente (Preferentemente color azul).
Campo 10: Fecha de aprobación o de revisión del cliente según
corresponda en formato DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).
Historial de revisiones: En la Figura 5.4 se indica los campos del historial de
revisiones, el cual contendrá todas la revisiones ordenadas de menor a mayor.
Figura 5.4. Sección de historial de revisiones
Campo 6: Indicar el número de revisión del documento; si es elaborado por
vez primera contendrá la revisión número 00 y el resto de revisiones en
orden secuencial (Perpetua, 11).
Campo 11: Indicar la fecha de revisión del documento en formato
DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).
Campo 12: Indicar las pagina afectadas en la revisión, si es todo se puede
colocar todo el documento (Perpetua, 11).
Campo 13. Indicar el motivo de la revisión.
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Control de distribución: En la Figura 5.5 se indica el control de la distribución
interna o externa del documento, lo cual permite identificar claramente el tipo de
control de distribución antes de realizarlo.
Figura 5.5. Sección de control de distribución
Campo 14. Indicar la división interna o externa donde será ubicado o
destinará el documento por ejemplo:
UbicaciónDivisión de Gestión de CalidadGerente GeneralDivisión de Asesoría LegalDivisión Administrativa y FinancieraDivisión de Seguridad Salud y AmbienteDivisión de Ingeniería, Construcción y MantenimientoDivisión de InspecciónSubcontratistasProveedoresCliente
Campo 15. Colocar una equis (X) donde corresponda según el tipo de te
control del documento, por ejemplo colocar una (X) en original si el
documento lo es.
5.1.2.2 Índice
El índice se coloca únicamente en los documentos que no son elaborados durante
ejecución del proyecto en la segunda página (Perpetua, 11) y contendrá los
campos Título 1, Título 2, Título 3, Título 4 y números de página.
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5.1.2.3 Cuerpo del documento
El cuerpo del documento contendrá las características indicadas en el formato
IM-F-OP.01.02 “hoja de cuerpo manual de calidad”, es de aplicabilidad a los
siguientes documentos:
Capítulos del manual de calidad.
Procedimientos operativos.
Procedimientos técnicos.
Contiene los siguientes títulos principales:
OBJETIVO: Indicará claramente el cual es el objetivo del documento
(Perpetua, 12, mayúscula, negrita).
ALCANCE: Establecerá el campo de aplicación del documento (Perpetua,
12, mayúscula, negrita).
REFERENCIAS: Se indicarán los documentos internos o externos
utilizados como referencia para realizar el procedimiento (Perpetua, 12,
mayúscula, negrita).
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Cuando sea necesario, este apartado
detallará toda aquella información que se considere útil y/o ayude a la
utilización y comprensión del documento (Perpetua, 12, mayúscula,
negrita).
DESCRIPCIÓN: Detallará, siempre que sea posible, la secuencia de
actuación en la actividad objeto del documento, medios necesarios,
responsabilidades, registros generados, criterios de aceptación o rechazo,
si procede, y archivo o registro (Perpetua, 12, mayúscula, negrita).
FORMATOS: Se detallaran todos los formatos generados en los distintos
documentos (Perpetua,12, mayúscula, negrita).
ANEXOS: Contendrán todos aquellos documentos, planos, fotos, gráficos,
etc., que se consideren necesarios (Perpetua, 12, mayúscula, negrita).
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Cualquiera de los títulos puede tener subtítulos los cuales corresponden a la
siguiente secuencia:
TÍTULO 1: OBJETO, ALCANCE, REFERENCIAS, DEFINICIONES Y
ABREVIATURAS, DESCRIPCIÓN, FORMATOS Y ANEXOS (Perpetua,
12, mayúscula, negrita)
TÍTULO 2: (Perpetua, 11, mayúscula negrita)
Título 3: (Perpetua, 11, Tipo oración, negrita)
Título 4: (Perpetua, 11, cursiva)
Adicionalmente cualquier figura o tabla que sea colocada en los documentos
mencionados será numerada de acuerdo al capítulo al que corresponda, además
el formato de letra será Perpetua número 10, las tablas se enumeran en la parte
superior indicando la palabra Tabla y el número que corresponda con negrilla
y las figuras en la parte inferior indicado la palabra Figura y el número que
corresponda con negrilla.
Nota 1: Los documentos generados durante la etapa de ejecución del proyecto
no necesariamente requieren mantener el formato de especificación del tipo de
letra, tamaño, etc. pero si es necesario mantener el contenido indicado en el
formato IM-F-OP.01.02 “hoja de cuerpo manual de calidad”.
Nota 2: Al mencionar los formatos durante la redacción de los documentos se
recomienda colocar el nombre y código del formato; no obstante en el código del
formato se puede omitir el número de revisión. Sin embargo en el capítulo
formatos si se debe indicar el número de revisión al que corresponde.
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5.1.2.4 Cuerpo del documento para instructivos
La estructura, formato y nivel de detalle de los instructivos serán adaptados a las
necesidades del personal de la organización y esto depende de la complejidad
del trabajo, métodos utilizados, formación recibida, habilidades y calificaciones
del personal.
Estas instrucciones pueden estar incluidas en los procedimientos documentados,
deben hacer referencia a los documentos pertinentes, el contenido puede
reducirse a instrucciones detalladas que permitan al personal ejecutar su trabajo
correctamente.
5.1.2.5 Encabezado del documento
El encabezado indicado en la figura 5.6 será colocado desde la segunda página
en adelante y contiene los siguientes campos:
Campo 1
CODIGO:
Campo 3
REVISIÓN:
Campo 4
FECHA: Campo 5
Campo 2Campo 6
Página Campo7 de Campo 7
Figura 5.6. Encabezado de los documentos
Campo 1: Indicar que tipo de documento es: Capítulo del manual de
calidad, Procedimiento operativo, procedimiento técnico, instructivo
(Perpetua, 10, negrita).
Campo 2: Nombre del documento (Perpetua, 10).
Campo 3: Código del documento, acorde a los puntos 5.1.1.1 o 5.1.1.2
(Perpetua, 10).
Campo 4: Indicar el número de revisión vigente (Perpetua, 10).
Campo 5: Indicar fecha en el formato DD/MM/AAAA (Perpetua, 10).
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Campo 6: Indicar si el documento es original, copia controlada o copia no
controlada (Perpetua, 10, negrita).
Campo 7: Indicar el número de página (Perpetua, 10, negrita)
5.1.2.6 Pie de página
En el píe de página de los documentos en todas las páginas se indicara el código
del formato ocupado en la portada y la hoja de cuerpo según corresponda y la
siguiente leyenda “La información del presente documento es de propiedad
exclusiva de INGEMAPRE Ingeniería y Mantenimiento Petrolero S.A. y no debe ser
usada para otros propósitos distintos a los especificados” (Perpetua, 7).
5.1.3. Estructura de los formatos
Los formatos únicamente contendrán el encabezado normalizado descrito en la
Figura 5.6, mientras que el resto del documento será elaborado conforme a las
necesidades que deba solventar, sin embargo no es necesario colocar la palabra
original, copia o copia controlada en el encabezado.
Formatos como planificaciones, bases de datos u hojas de cálculo no contendrán
el encabezado cuando los programas en los que se los crea no lo permiten, sin
embargo deben contener información acerca del nombre del formato, código,
revisión y fecha de revisión; esta información puede estar contenida dentro del
formato o en el nombre de almacenamiento del formato como se indica en el
ejemplo.
Los requerimientos de cronogramas y planificación que se generen en la
estructura documental del sistema de gestión de la calidad serán elaborados en
el software informático Microsoft Project, para casos especiales en los que no se
puede utilizar esta herramienta se creara formatos de planificación o
cronogramas.
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EJEMPLO: Nombre de identificación del formato al ser almacenado en la nube
electrónica:
IM-F-OP.01.00 Rv.00 Gestión de documentos 15012014
Dónde:
5.1.3.1 Comentarios en formatos
Con el fin de asegurar la total comprensión de los formatos creados en la
documentación, cuando sea necesario se indicaran comentarios del contenido de
los formatos utilizando la herramienta comentarios del programa WORD o EXCEL
tal como se observa en la Figura 5.7.
Figura 5.7. Ejemplo de comentarios en formatos WORD o EXCEL
5.2. REVISIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
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Existen dos clases de revisión que serán realizadas a los documentos generados,
la cual consisten en: la revisión técnica y la revisión de gestión.
5.2.1. Revisión técnica
Esta revisión consiste en la verificación de todos los lineamientos técnicos
descritos en el documento normalmente la realizan los directores de división o
los supervisores en su campo de competencia de acorde a la etapa en que se
haya generado el documento (ver capítulo IM-MC-11 “Documentos del sistema de
gestión de calidad”); cuando los documentos tienen observaciones las
correcciones las realiza el director o el encargado de la elaboración del
documento. Cuando sea practicable los usuarios de los documentos también
tendrán la oportunidad de evaluar y comentar sobre la facilidad de uso de los
documentos y sobre si los mismos reflejan prácticas reales.
Cuando el encargado de la revisión del documento fue el que elaboró el
documento, la revisión la realizara personal de la organización delegado con
competencias similares u organizando un comité para revisión del documento
(esta revisión puede ser registrada en el formato IM-F-OP.02.04 “Ficha de
capacitación interna”), además si es necesario se puede utilizar personal externo
el cual demostrará competencia por medio de su curriculum vitae y firmara una
carta de confidencialidad tal como se especifica en el procedimiento operativo
IM-OP-07 “Gestión de subcontratistas”.
5.2.2. Revisión de gestión
La revisión de gestión se la realiza una vez que el documento fue revisado por la
parte técnica, esta notificación se la realizará vía mail o por medio del registro
del comité.
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La revisión de gestión la realiza la división de gestión de calidad y consiste en
cumplimentar la portada, encabezado, pie de página del documento, en resumen
revisar que la elaboración del documento cumpla con los lineamientos descritos
en este procedimiento. Una vez terminada la revisión el director de calidad
firmará la portada del documento en la sección de revisado.
5.3. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
La aprobación o liberación de los documentos será llevada a cabo por la división
responsable de su implementación tal como se indica en el capítulo del manual
de calidad IM-MC-11 “Documentos del sistema de gestión de la calidad”.
5.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS INTERNOS
Los documentos se almacenan en los computadores personales de cada uno de
los responsables, estos contendrán en su nombre de identificación en la nube
electrónica el Código del documento, nombre del documento y la fecha de
elaboración o revisión (la más actual) en formato día, mes y año; ejemplo:
EJEMPLO: IM-OP-01.00 Gestión de documentos 15012014
Los documentos físicos serán almacenados en carpetas de anillos las cuales se
etiquetaran en su lomo según el formato IM-F-OP.01.06; tomando en cuenta que
el nombre de la carpeta permita identificar claramente los documentos
contenidos. Preferentemente cuando sea apropiado se prefiere digitalizar los
documentos físicos de modo que sean almacenados en la nube electrónica.
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PROCEDIMIENTO
OPERATIVO
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5.4.1. Listas de documentos internos
Los documentos que forman parte del sistema de gestión global se registrarán en
la “Lista maestra de documentos internos” IM-F-OP.01.03.
Los documentos internos creados durante la ejecución de los proyectos serán
ingresados en la “lista de documentos por proyecto” IM-F-OP-01.11
5.4.2. Copias de seguridad de los documentos internos
El director de gestión de calidad o el QA/QC realizará una copia de seguridad de
los documentos de la nube electrónica cada quince días y los guardara en un
disco duro externo acorde a la planificación del mantenimiento del SGC (IM-F-
OP.01.07).
5.5. CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
5.5.1. Control de documentos
Previo a su distribución los documentos serán controlados para evitar
modificaciones de la siguiente manera:
Documentos solo de lectura: Utilizarán documentos en formato PDF.
Documentos que requieran acceso de datos: de acuerdo a la importancia
del contenido los formatos se permitirá total edición de los documentos o
edición de ciertas partes del documento.
Hojas de cálculo: se bloquearan las celdas de tal manera que no se puedan
modificar cálculo y se permita el acceso únicamente a las celdas de
ingreso de datos (ver procedimiento IM-OP-06 “Elaboración de hojas de
cálculo”).
IM-F-OP.01.02 Rv.00La información del presente documento es de propiedad exclusiva de INGEMAPRE Ingeniería y Mantenimiento Petrolero S.A. y no debe ser usada para otros propósitos distintos a los especificados.
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Cuando se requiera utilizar claves para bloquear alguna parte del documento o
todo el documento, las claves serán ingresadas en el formato IM-F-OP.01.10
“Lista de claves”; cuando las claves sean generadas en documentos durante
ejecución del proyecto serán registradas en el formato IM-F-OP.01.12 “Lista de
claves por proyecto”, las serán custodiadas por el director de gestión de calidad
o el QA/QC según corresponda; además el GG será el encargado de autorizar el
cambio de claves y el Director de gestión de calidad o el QA/QC de ejecutar la
disposición. En este listado se mantiene las claves anteriores, puesto que no se
requiere cambiar las claves de todos los registros generados anteriormente;
únicamente se cambia y actualiza desde la fecha de cambio de clave.
El cambio y actualización de claves se da por:
Reemplazo permanente del personal clave de la división.
Reemplazo del GG de la empresa (cambio de todas las claves).
Reemplazo del Director de la división (cambio de todas las claves de la
división que corresponda)
Detección de algún tipo de intromisión voluntaria o involuntaria (se
requiere tratar como incidencia ver IM-MC-15.00 “Acciones correctivas”).
5.5.1.1 Control de hojas de cálculo
Las hojas de cálculo serán controladas a través de claves de protección de
acceso (contraseña cifrada) y si es necesario de protección contra modificaciones
tal como se especifica en el procedimiento operativo IM-OP-06 “Elaboración de
hojas de cálculo”.
5.5.2 Distribución y difusión de documentos internos
IM-F-OP.01.02 Rv.00La información del presente documento es de propiedad exclusiva de INGEMAPRE Ingeniería y Mantenimiento Petrolero S.A. y no debe ser usada para otros propósitos distintos a los especificados.
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La distribución de documentos se la realizara utilizando los documentos que
fueron previamente sujetos de control; esta distribución se la realizará por medio
del Dropbox de cada uno de los miembros de la organización, vía e-mail o en
medio físico.
Los documentos originales y copias controladas se llevara registro de difusión y
distribución por medio de la “Lista de distribución/difusión de documentos” IM-F-
OP.01.04. Donde la difusión del documento consiste en la instrucción de la parte
interesada en el documento. La cual se evidenciara por medio del acuse de
recibido de la difusión del documento o a través de la firma del registro de
difusión.
Además este tipo de difusiones se las puede realizar como capacitaciones
internas cuya difusión de la registrará en el formato IM-F-OP.02.04 “Ficha de
capacitación interna”.
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5.5.2.1. Distribución de documentos contratistas
Normalmente los documentos distribuidos a los contratistas se los realizará en la
etapa de planificación del proyecto enviando en formato digital o físico, los
documentos que sean necesarios para el buen hacer de su trabajo; la división de
gestión de calidad realizara esta actividad. La distribución y difusión de los
documentos seguirán los mismos lineamientos descritos anteriormente.
5.6. CONTROL DE CAMBIOS (ACTUALIZACIÓN) DE DOCUMENTOS
INTERNOS
Una vez que se actualicen los documentos, los que quedan fuera de uso serán
identificados como OBSOLETOS, a través de marca de agua en el documento
digital, y escrito en un lugar visible en el documento de soporte físico.
Los cambios de los documentos se los realizarán en el formato editable siguiendo
la siguiente secuencia:
1. Abrir el documento de Word editable.
2. Activar la función control de cambios.
3. Realizar los cambios pertinentes.
4. Guardar esta versión colocando en el nombre la palabra “control de
cambios” y el documento con marca de agua con la palabra “control de
cambios”.
5. Aprobar los cambios realizados y guardar el documento actualizando el
código de revisión y llenando el cuadro de control de cambios. Este
documento será el nuevo que entra en vigencia; mientras que el
documento establecido en la parte 4 solo permite identificar los cambios
realizados a la versión anterior.
Una vez que se realice un conjunto de cambios a un documento se establecerá
este como una nueva revisión actualizando la fecha de revisión del documento y
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el número de revisión tanto en el documento como tal, en los documentos que se
hace referencia y en el nombre del documento en la nube virtual.
5.4.1. Control de cambios formatos
Los cambios realizados en los formatos serán descritos en el formato IM-F-
OP.01.09 el cual describe en que formato, qué cambio y porque se realizó el
cambio y la revisión; únicamente los cambios realizados a los formatos
correspondientes a planificaciones y cronogramas serán identificados en el
formato IM-F-OP.01.08, puesto que permite mejor seguimiento.
Una vez que se realice un conjunto de cambios a un formato se establecerá este
como una nueva revisión actualizando la fecha de revisión del formato y el
número de revisión tanto del formato como tal, en los documentos que se hace
referencia y en el nombre del formato en la nube virtual.
5.5. GESTIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Los documentos externos que INGEMAPRE emplee, tales como normas,
manuales, leyes, etc. serán controlados a través del formato IM-F-OP.01.05 “Lista
maestra de documentos externos”. El director de gestión de calidad debe realizar
semestralmente una verificación para comprobar la edición de cada documento
externo de acuerdo a la planificación del mantenimiento del SGC (IM-F-OP.01.07).
En caso de requerir serán almacenados en medio físico con la misma sistemática
descrita para los documentos internos, acápite 5.3.2.
Cuando los documentos externos sean suministrados por el cliente la división de
gestión de calidad revisara que la versión de estos documentos antes de la
ejecución de cada proyecto de modo que se utilicen las versiones vigentes, esta
confirmación de versión se la aceptará por medio del comunicado vía mail u otro
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medio; opcionalmente los documentos serán aceptados como versión vigente
cuando sean entregados por el cliente como parte de la documentación para
ofertar.
Los documentos externos serán codificados de la siguiente manera:
IM-DE-XXXX-YY
IM Indica las siglas de INGEMAPRE S.A.
DE Indica que es un documento externo
XXX
XSe colocara el año de ingreso al sistema de calidad o de actualización del documento
YY Número de documento externo que es consecutivo empezando desde 01
Además serán distribuidos o difundidos al personal personalmente o vía correo
electrónico en el formato IM-F-OP.01.04 y serán almacenados en la nube
electrónica. Los documentos externos que salgan de circulación serán retirados
de la nube electrónica de documentos y se informara al personal vía mail de su
retiro.
Para mayor facilidad los documentos externos serán vinculados a su código en el
formato IM-F-OP.01.05 “Lista maestra de documentos externos”, al igual que se
indicara el vínculo de la página web en la cual se puede revisar su estado de
vigencia.
5.5.1. Documentos externos utilizados durante ejecución del proyecto
Los documentos externos utilizados durante la ejecución del proyecto serán
registrados en la lista de documentos por proyecto (IM-F-OP.01.11); serán
codificados acorde a lo descrito en el acápite 5.1.1.2 y gestionados conforme lo
descrito anteriormente.
5.6. RESPONSABILIDADES
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Gestión de calidad: Velar por el cumplimiento de las directrices aquí
descritas en los ámbitos aplicables a la documentación del sistema de
gestión.
QA/QC: Ejecutar los lineamientos descritos en este procedimiento en lo
que respecta a la generación de documentos durante ejecución del
proyecto.
Contratista: Cumplir con los lineamientos descritos en este procedimiento.
6. FORMATOS
Portada del manual de calidad: IM-F-OP.01.01 Rv.00
Hoja de cuerpo del manual de calidad: IM-F-OP.01.02
Rv.00
Lista maestra de documentos internos: IM-F-OP.01.03
Rv.00
Lista de distribución/difusión de documentos: IM-F-OP.01.04
Rv.00
Lista maestra de documentos externos: IM-F-OP.01.05
Rv.00
Lomo de carpetas: IM-F-OP.01.06 Rv.00
Planificación del mantenimiento del SGC: IM-F-OP.01.07
Rv.00
Control de cambios en cronogramas y planificaciones: IM-F-OP.01.08
Rv.00
Control de cambios en formatos: IM-F-OP.01.09
Rv.00
Lista de claves: IM-F-OP.01.10 Rv.00
Lista de documentos por proyecto: IM-F-OP.01.11 Rv.00
Lista de claves por proyecto: IM-F-OP.01.12 Rv.00
IM-F-OP.01.02 Rv.00La información del presente documento es de propiedad exclusiva de INGEMAPRE Ingeniería y Mantenimiento Petrolero S.A. y no debe ser usada para otros propósitos distintos a los especificados.
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7. ANEXOS
No aplica.
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