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INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES
DESARROLLADAS
(27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014)
Julio de 2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 i
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título:
INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES
DESARROLLADAS (27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE
2014)
Fecha elaboración
AAAA-MM-DD: 2014-07-28
Sumario:
Documento que reúne y expone los procesos y actividades realizados
durante la prestación de servicios profesionales para el desarrollo del
análisis, acompañamiento y seguimiento técnico, del proceso de
implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE) en la
Contraloría General de la República (CGR) en el período del 27 de enero
del 2014 al 28 de julio de 2014.
Palabras Claves:
Proyecto, SAE, Oportunidad Estratégica, Actividades, Procesos,
Desarrollo, Análisis, Acompañamiento, Implementación, Contrato 371
de 2014, Proceso de Responsabilidad Fiscal, Proceso Administrativo
Sancionatorio, Proceso de Jurisdicción Coactiva, Proceso Disciplinario.
Formato: DOC Lenguaje: Español
Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la
República
Código: Versión: 1.0 Estado: Generado
Categoría: Documento Técnico
Autor (es): Oportunidad Estratégica
Contrato Nº 371 de 2014
Firmas:
Revisó:
Oficina de Sistemas e Informática de
la Contraloría General de la
República
Aprobó: Supervisor del contrato Nº 371 de
2014
Información
Adicional:
Ubicación:
Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un
archivo magnético asociado al documento y está localizado bajo el
nombre 10_PCR_Contrato371.pdf en disco adjunto.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 ii
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.0 2014-07-28 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 iii
TABLA DE CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................................ 1
CRÉDITOS .................................................................................................................................. 2
1. PROPÓSITO ........................................................................................................................ 3
2. RESUMEN ........................................................................................................................... 3
3. ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE ........................................................................ 3
3.1. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL ............................................................. 4
3.1.1. Cronograma de seguimiento ................................................................................ 4
3.1.2. Información disponible ......................................................................................... 4
3.1.3. Medidas de administración y seguimiento ............................................................ 5
3.2. PROCESO DE CONTROL DISCIPLINARIO .............................................................. 20
3.2.1. Estado de implementación ................................................................................. 20
3.2.2. Pronósticos de cargue ........................................................................................ 23
3.2.3. Información disponible ....................................................................................... 25
3.2.4. Medidas de administración y seguimiento .......................................................... 26
3.3. PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA .............................................................. 30
3.3.1. Estado de implementación ................................................................................. 30
3.3.2. Pronósticos de cargue ........................................................................................ 33
3.3.3. Información disponible ....................................................................................... 37
3.3.4. Medidas de administración y seguimiento .......................................................... 38
3.4. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ................................................... 46
3.4.1. Estado de implementación ................................................................................. 46
3.4.2. Pronósticos de cargue ........................................................................................ 49
3.4.3. Información disponible ....................................................................................... 54
3.4.4. Medidas de administración y seguimiento .......................................................... 55
3.5. IMPLEMENTACIÓN DE LA MESA DE AYUDA.......................................................... 60
3.5.1. Cierre masivo de incidencias abiertas ................................................................ 60
3.5.2. Parametrización GLPI ........................................................................................ 61
3.5.3. Socialización del aplicativo de Mesa de Ayuda .................................................. 72
3.5.4. Puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda .......................................... 74
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 iv
3.5.5. Presentación del aplicativo de Mesa de Ayuda al Director de la Oficina de
Sistemas e Informática de la CGR ..................................................................................... 77
3.6. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL SAE ............................................................. 77
3.6.1. Relación de documentos cargados al SAE con tráfico de red ............................ 77
3.6.2. Tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE ....................................... 79
3.7. SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ADQUIRIDOS ................................................... 83
4. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS ALCANZADOS............... 91
4.1. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS CONTRACTUALES ALCANZADOS...
.................................................................................................................................. 91
4.1.1. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de análisis .............................. 91
4.1.2. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de acompañamiento y
seguimiento ........................................................................................................................ 93
4.1.3. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de cierre................................. 99
4.2. LOGROS ADICIONALES OBTENIDOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
.................................................................................................................................. 99
4.3. INFORMACIÓN Y METODOLOGÍA DE LOS ENTREGABLES ................................ 101
4.3.1. Informe de elaboración de los cronogramas de digitalización a Nivel Central y
Gerencias Departamentales Colegiadas .......................................................................... 101
4.3.2. Informe de elaboración de cronogramas de capacitación a Nivel Central y
Gerencias Departamentales Colegiadas .......................................................................... 102
4.3.3. Informe de estimación de recurso humano ....................................................... 102
4.3.4. Informe de seguimiento a compromisos adquiridos .......................................... 105
4.3.5. Informe de seguimiento a los hitos y/o medidas de administración y seguimiento
de SAE ......................................................................................................................... 106
4.3.6. Informe de seguimiento a expedientes digitales ............................................... 107
4.3.7. Informe de avance en el apoyo al montaje de los procesos de la Mesa de Ayuda
SAE ......................................................................................................................... 108
4.3.8. Informe de apoyo a la contratación para la definición de procesos en la Oficina de
Sistemas e Informática ..................................................................................................... 110
4.3.9. Informe de los procesos de cambio tecnológico que han permitido el desarrollo
del SAE ......................................................................................................................... 111
5. RECOMENDACIONES .................................................................................................... 113
6. ANEXOS .......................................................................................................................... 120
6.1. ANEXO A – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN DEL SAE-PRF ...................................................................................... 120
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 v
6.2. ANEXO B – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE - DISCIPLINARIOS ................................. 123
6.3. ANEXO C – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE-PJC ......................................................... 125
6.4. ANEXO D - TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE - PAS ....................................................... 128
6.5. ANEXO E – INFORMACIÓN UTILIZADA - PRF ....................................................... 131
6.6. ANEXO F - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESOS DISCIPLINARIOS ............. 141
6.7. ANEXO G - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO DE JURISDICCIÓN
COACTIVA .......................................................................................................................... 142
6.8. ANEXO H - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO ADMINISTRATIVO
SANCIONATORIO ............................................................................................................... 148
6.9. ANEXO I - HOJAS DE VIDA DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y
SEGUIMIENTO DEL SAE .................................................................................................... 152
6.10. ANEXO J - CUADRO DE RESUMEN DE REUNIONES ........................................... 165
6.11. ANEXO K – ACTAS 42 Y 43 .................................................................................... 171
6.12. ANEXO L - MATRIZ DE SEGUIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
RESOLUCION 005 DE 2014 ............................................................................................... 178
6.13. ANEXO M - PROYECTO MINERÍA DE DATOS MIDA-CGR, CONSIDERACIONES Y
RECOMENDACIONES PARA SU CREACIÓN .................................................................... 188
6.14. ANEXO N - CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO ............ 194
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 1
DERECHOS DE AUTOR
La autoría intelectual de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica,
quien a través de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo
su aprobación por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución
del contrato Nº 371 de 2014, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales
especializados para el acompañamiento al proceso de implementación del Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE. La Contraloría General de la República y Oportunidad
Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente, en cualquier formato o
medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:
1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.
3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de
la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."
4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser
reproducidos como parte de otra publicación o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la
República.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 2
CRÉDITOS
Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, de la
Contraloría General de la República – CGR, se han generado por parte de la Oficina de
Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación
Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de
Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema
General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de
Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido
liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico, un
conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de
este documento de reporte final de los procesos y actividades desarrolladas en las distintas
etapas del proyecto de prestación de servicios profesionales, para el desarrollo del análisis,
acompañamiento y seguimiento técnico del proceso de implementación del Sistema de
Aseguramiento Electrónico (SAE), en la Contraloría General de la República.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 3
1. PROPÓSITO
El presente documento reúne y expone los procesos y actividades realizados durante la
ejecución del contrato 371 de 2014, en el período comprendido del 27 de enero de 2014 al 28
de julio del mismo año, en relación con la prestación de servicios profesionales para el
desarrollo del análisis, acompañamiento y seguimiento técnico del proceso de implementación
del Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE) en la Contraloría General de la República
(CGR) por parte de la firma Oportunidad Estratégica.
Por ende, aquí se contemplan los aspectos más importantes presentes y las actividades
realizadas en la etapa de implementación del SAE. De igual forma, el documento presenta los
elementos clave y recomendaciones para tener una continuación exitosa de este proceso.
2. RESUMEN
Inicialmente, se presentan los elementos claves del estado de implementación del SAE durante
el desarrollo del proyecto, entre los cuales se encuentran las mediciones de los hitos y/o
medidas de administración y seguimiento del SAE, al igual que el estado de avance de la
implementación de la mesa de ayuda en la Contraloría General de la República y el estado de
cumplimiento de los compromisos adquiridos por los funcionarios y demás vinculados a la
Entidad en el marco del proyecto SAE.
Posteriormente, el presente documento expone el resumen de los procesos y actividades
desarrollados durante la ejecución del contrato. Adicionalmente, se exponen los aspectos más
relevantes de cada uno de los informes y/o documentos elaborados durante el desarrollo del
mismo. Esta información, se complementa con las metodologías utilizadas para el desarrollo de
cada uno de estos entregables.
Finalmente, se presentan las recomendaciones dirigidas a facilitar un cierre exitoso del
proyecto, y dar continuidad en el proceso de adopción de SAE.
3. ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en la Entidad al 21 de Julio de
2014, con base en cuatro factores de seguimiento. El primer factor corresponde a los hitos y/o
medidas de administración y seguimiento del SAE1 (indicadores) definidos en conjunto entre la
Contraloría General de la República – CGR y Oportunidad Estratégica para los Procesos de (1)
Responsabilidad Fiscal - PRF, (2) Jurisdicción Coactiva – PJC, (3) Administrativos
Sancionatorios – PAS y (4) Disciplinarios.
1 Ver Anexo I – Hoja de vida de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 4
El segundo punto corresponde a la implementación de la Mesa de Ayuda en la Oficina de
Sistemas e Informática. El tercer factor aborda el seguimiento al desempeño del SAE, a través
de los resultados de pruebas de cargue y firma de documentos. Y por último el seguimiento de
los compromisos adquiridos por los diferentes actores durante la ejecución del proyecto.
3.1. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de
Responsabilidad Fiscal, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2013.
3.1.1. Cronograma de seguimiento
El cronograma establecido para la recolección y análisis de información se puede visualizar a
continuación. Igualmente, se puede ver el cumplimiento llevado a cabo al momento de entrega
del presente documento.
3.1.2. Información disponible
A continuación se relaciona la información disponible por parte de las diferentes áreas de la
CGR, a la fecha de realización del presente documento. En verde, se muestra la información
que fue entregada por las áreas correspondientes, con la que fue posible realizar el análisis y
seguimiento. En naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de entrega
para su análisis. Finalmente, en rojo se muestra la información que no está disponible a la fecha
de elaboración del presente documento y por tanto no será entregada.
Medición 1
06/02/2014
Medición 2
20/02/2014
Medición 3
06/03/2014
Medición 4
20/03/2014
Medición 5
08/04/2014
Medición 6
23/04/2014
Medición 7
08/05/2014
Medición 8
21/05/2014
Medición 9
06/06/2014
Medición 10
20/06/2014
Medición 11
09/07/2014
Reporte Final
21/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 5
Dependencia Información solicitada
Indicador asociado Nivel Estado de la solicitud de información
Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Número de carpetas digitalizadas
Carpetas digitalizadas
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Número de expedientes digitalizados
Expedientes digitalizados
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Documentos digitalizados
entregados a los usuarios del SAE
Documentos incorporados en SAE
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Mnemo
Número de documentos
incorporados al SAE
Documentos incorporados en SAE
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Actividades realizadas en el SAE
Nivel de apropiación del SAE
Nivel Central Información no
entregada
Nivel Regional Información no
entregada
Grupo Operativo SAE
Número de usuarios capacitados SAE
Usuarios capacitados SAE
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Oficina de Sistemas e Informática
Número de firmas digitales asignadas
Firmas digitales asignadas
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Eficiencia en la gestión de casos de soporte
Eficiencia en la gestión de casos de soporte
Nivel Central Información entregada
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.1.3. Medidas de administración y seguimiento
Este informe de medidas de administración y seguimiento de hitos y/o medidas del SAE fue
elaborado en la fecha establecida por parte de Oportunidad Estratégica para cumplir con los
objetivos del contrato N° 371 de 2014.
Los indicadores definidos para su administración y seguimiento fueron establecidos junto con la
CGR para los Procesos de Responsabilidad Fiscal y la información para su uso ha sido
entregada por la entidad en la medida en que la ha tenido disponible. A continuación se indican
los analizados:
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 6
3.1.3.1. Eficiencia en los casos de soporte
Ilustración 1. Casos de Soporte Abiertos
Fuente: Mesa de Ayuda CGR
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.1.3.1.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se unificó la información del Nivel Central y el Regional, en
una única medición:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
65%
La eficiencia en la solución de los casos de soporte, se encuentra en un rango de evaluación BAJO al encontrarse por debajo del 80% de la meta establecida. Se considera que la principal causa de este avance, está relacionado con que los facilitadores solucionan los casos pero no registran su cierre en la matriz de casos de soporte.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta la tipificación de los casos
de soporte generados:
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 7
Ilustración 2. Tipificación de casos de soporte
Fuente: Mesa de Ayuda CGR
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los siguientes aspectos:
1. Número de casos de soporte generados: el cual estipula el número de casos de
soporte con ticket, reportados por los funcionarios a la Mesa de Ayuda SAE.
2. Número de casos de soporte cerrados: el cual estipula el número de casos de soporte
con ticket, resueltos por la Mesa de Ayuda SAE.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 8
3.1.3.2. Firmas digitales asignadas
Ilustración 3. Firmas asignadas en el Nivel Central
Fuente: USATI CGR
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 4. Firmas asignadas en Gerencias Departamentales
Fuente: USATI CGR.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 9
3.1.3.2.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se discriminó la medición en el Nivel Central y el Regional
(Para mayor detalle ver Anexos):
a. Nivel Central
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de firmas digitales asignadas se encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida. Este avance corresponde a la generación y entrega de nuevos tokens, de las solicitudes canalizadas a través de la Mesa de Ayuda.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de firmas digitales asignadas se encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida. Este avance corresponde a la generación y entrega de nuevos tokens, de las solicitudes canalizadas a través de la Mesa de Ayuda.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número de funcionarios con token: el cual estipula el número de funcionarios que han
recibido el token para interactuar con la Plataforma SAE.
2. Número total de funcionarios con token al 26 de febrero de 2014: corresponde a los
tokens entregados, en la actividad de actualización del software controlador de
dispositivos digitales2.
3. Programación de entrega de tokens a funcionarios: estas se convertirán en las
metas a cumplir por parte del equipo en los periodos establecidos en el cronograma de
seguimiento.
2Se reinició la medición de este indicador, teniendo en cuenta la recolección de tokens realizada para la actualización
de los dispositivos, por lo cual se estableció esta actividad como nueva línea base.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 10
3.1.3.3. Usuarios capacitados en SAE
Ilustración 5. Usuarios capacitados en el Nivel Central
Fuente: Grupo operativo SAE
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 6. Usuarios capacitados en Gerencias Departamentales
Fuente: Grupo operativo SAE
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 11
3.1.3.3.1. Resultado y Análisis
A continuación se presenta un informe discriminado de usuarios capacitados (Para mayor
detalle ver Anexos):
a. Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
90%
El avance registrado en el número de usuarios capacitados en el Nivel Central, se encuentra en el rango de evaluación ALTO, por consiguiente conforme a una meta satisfactoria. Se aclara que la Entidad ya finalizó con la ejecución de esta actividad en el Nivel Central, sin embargo la información utilizada para la medición de este indicador corresponde únicamente a la registrada en actas entregadas a Oportunidad Estratégica.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
103%
El avance real del número de usuarios capacitados se encuentra en el rango de evaluación ALTO, por consiguiente conforme a una meta satisfactoria. Este resultado corresponde a la finalización del proceso de capacitación en las 31 Gerencias Departamentales Colegiadas.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de usuarios a capacitar: el cual estipula el número de funcionarios que
deben ser capacitados en la operación de la Plataforma SAE.
2. Número total de usuarios capacitados al 23 de diciembre de 2013: el avance
realizado hasta el momento de implementación de este indicador.
3. Programación del número de usuarios a capacitar por periodo: estas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de capacitación en los periodos establecidos
en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 12
3.1.3.4. Documentos incorporados en SAE
Ilustración 7. Documentos incorporados en SAE en el Nivel Central
Fuente: DIAC – Aplicativo SAE
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 8. Documentos incorporados en SAE en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC – Aplicativo SAE
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 13
3.1.3.4.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se discriminó la medición en Nivel Central y el Regional
(Para mayor detalle ver Anexos):
a. Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
87%
El avance real del número de documentos incorporados en SAE por las dependencias del Nivel Central, se encuentra en un rango de evaluación MEDIO, al encontrarse entre el 80% y 90%.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta una estimación del nivel
de avance frente al total digitalizado:
Ilustración 9. Avance de cargue en el Nivel Central
Fuente: DIAC – Aplicativo SAE
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Avance ≥ 100% 100 > Avance ≥ 80 80 > Avance ≥ 60 Avance < 60
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 14
b. Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
105%
El avance real del número de documentos incorporados en SAE por las Gerencias Departamentales, se encuentra en un rango de evaluación ALTO, por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta una estimación del nivel
de avance frente al total, en las Gerencias Departamentales que iniciaron con este proceso:
Ilustración 10. Avance de cargue en las Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC – Aplicativo SAE Elaboración: Oportunidad Estratégica
Avance ≥ 100% 100 > Avance ≥ 80 80 > Avance ≥ 60 Avance < 60
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 15
Para la medición de este indicador, se contemplan los dos aspectos siguientes:
1. Número total de documentos a incorporar en SAE: el cual estipula el número de
documentos que deben ser incorporados en el Sistema de Aseguramiento Electrónico
SAE.
2. Número total de documentos incorporados al 23 de diciembre de 2013: el avance
realizado hasta el momento de implementación de este indicador.
3. Meta de documentos a cargar por periodo: estas se convertirán en las metas de
cargue a cumplir por parte de los diferentes funcionarios.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 16
3.1.3.5. Expedientes digitalizados
Ilustración 11. Expedientes Digitalizados en el Nivel Central
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 12. Expedientes Digitalizados en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 17
3.1.3.5.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se discriminó la medición en Nivel Central y Gerencias
Departamentales (Para mayor detalle ver Anexos):
a. Análisis Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de expedientes digitalizados en el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO debido a que el avance es superior al 90%. Por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de expedientes digitalizados se encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de expedientes a digitalizar: el cual estipula el número de expedientes
que deben ser digitalizados en la totalidad del proceso.
2. Número total de expedientes digitalizados al 23 de diciembre de 2013: el avance
realizado hasta el momento de implementación de este indicador.
3. Programación del número de expedientes a digitalizar por periodo: estas se
convertirán en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos
establecidos en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 18
3.1.3.6. Carpetas digitalizadas
Ilustración 13. Carpetas Digitalizadas en el Nivel Central
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 14. Carpetas Digitalizadas en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 19
3.1.3.6.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se discriminó la medición en el Nivel Central y Gerencias
Departamentales (Para mayor detalle ver Anexos):
a. Análisis Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
99%
El avance real del número de expedientes digitalizados en el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de carpetas digitalizadas se encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir con el 100% de la meta establecida en el proyecto.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de carpetas a digitalizar: el cual estipula el número de carpetas que
deben ser digitalizadas en la totalidad del proceso.
2. Número total de carpetas digitalizadas al 23 de diciembre de 2013: el avance
realizado hasta el momento de implementación de este indicador.
3. Programación del número de carpetas a digitalizar por periodo: estas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos establecidos
en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 20
3.2. PROCESO DE CONTROL DISCIPLINARIO
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de Control
Disciplinario, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.
3.2.1. Estado de implementación
Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos Disciplinarios requiere el
desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el seguimiento planteado en este
informe es estructurado a partir de un cronograma general de actividades de implementación,
el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por ciclos del contrato 0402 de
2014 entregado por el proveedor de la plataforma3:
Ilustración 15. Cronograma de desarrollo por ciclos - Contrato 0402 de 2014
Fuente: Mnemo Elaboración: Oportunidad Estratégica
3 Cronograma oficialmente entregado el 28 de mayo de 2014 por el grupo Mnemo a la Entidad.
AGRUPADOR FASE ENTREGLABLES FECHA INICIOFECHA APROBACIÓN
CGR
Asignación y presentación equipo de trabajo lunes, 27-ene miércoles, 12-feb
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 13-feb viernes, 04-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) miércoles, 02-abr viernes, 11-abr
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) viernes, 11-abr jueves, 24-abr
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 03-abr jueves, 24-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) viernes, 25-abr viernes, 02-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 05-may viernes, 16-may
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) miércoles, 23-abr miércoles, 14-may
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 12-may viernes, 23-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 26-may viernes, 13-jun
PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas lunes, 16-jun jueves, 26-jun
DESPLIEGUE CICLOS Validación/versiones, despliegue, pruebas (HITO 3) miércoles, 18-jun jueves, 19-jun
PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) viernes, 27-jun miércoles, 02-jul
CRONOGRAMA DESARROLLO DISCIPLINARIO
DEFINICIONES INICIALES
CICLO 1
CICLO 2
CICLO 3
DESPLIEGUE
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 21
Ilustración 16. Cronograma general de implementación SAE en Procesos Disciplinarios
Elaboración: Oportunidad Estratégica
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-f
eb
.
10
-fe
b.
17
-fe
b.
24
-fe
b.
3-m
ar.
10
-ma
r.
17
-ma
r.
24
-ma
r.
31
-ma
r.
7-a
br.
14
-ab
r.
21
-ab
r.
28
-ab
r.
5-m
ay.
12
-ma
y.
19
-ma
y.
26
-ma
y.
2-j
un
.
9-j
un
.
16
-ju
n.
23
-ju
n.
30
-ju
n.
7-j
ul.
14
-ju
l.
21
-ju
l.
28
-ju
l.
4-a
go
.
11
-ag
o.
7-f
eb
.
14
-fe
b.
21
-fe
b.
28
-fe
b.
7-m
ar.
14
-ma
r.
21
-ma
r.
28
-ma
r.
4-a
br.
11
-ab
r.
18
-ab
r.
25
-ab
r.
2-m
ay.
9-m
ay.
16
-ma
y.
23
-ma
y.
30
-ma
y.
6-j
un
.
13
-ju
n.
20
-ju
n.
27
-ju
n.
4-j
ul.
11
-ju
l.
18
-ju
l.
25
-ju
l.
1-a
go
.
8-a
go
.
15
-ag
o.
Definiciones inicales
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pre producción
Despliegue ciclos
Producción
Sensibilización PSA
Plan píloto
Digitalización - Central
Capacitación Central
Acompañamiento Nivel Central
Ejecución programada de la actividad
Mes7
Definiciones
Ciclo 1
Ciclo 2
Agrupador Fase/Actividad
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
Digitalización
Capacitación
Cargue
Mes 5 Mes 6
Ciclo 3
Despliegue
Pilotos
Sensibilización
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 22
La elaboración de este informe, se encuentra en la semana comprendida entre los días 21 y 25
de julio, fecha para la cual se registraron los siguientes avances:
Ciclo 1
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014, pero no son aprobadas por parte
de la Entidad. A la fecha la CGR se encuentra en un nuevo ciclo de pruebas,
verificando las modificaciones solicitadas.
Ciclo 2
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014, pero no son aprobadas por parte
de la Entidad. A la fecha la CGR se encuentra en un nuevo ciclo de pruebas,
verificando las modificaciones solicitadas.
Ciclo 3
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014, pero no son aprobadas por parte
de la Entidad. A la fecha la CGR se encuentra en un nuevo ciclo de pruebas,
verificando las modificaciones solicitadas.
Producción
− De acuerdo a compromiso del proveedor se realizará el 4 de agosto de 2014.
Digitalización
− Se evidencia incumplimiento en la entrega de carpetas a la DIAC por parte de la Oficina
de Control Disciplinario.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 23
Capacitación
− No ha sido posible iniciar las actividades de capacitación, teniendo en cuenta que aún
no existe una entrega que cumpla con las especificaciones definidas por la CGR, por lo
que no se ha dado una aceptación formal de las nuevas funcionalidades.
3.2.2. Pronósticos de cargue
El principal objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y
aseguramiento electrónico de los procesos de la Entidad, para lo cual es necesario que la
totalidad de los documentos electrónicos generados en las actividades de digitalización, sean
cargados y registrados en SAE por cada uno de los funcionarios responsables de los mismos.
Esta actividad de implementación es crítica para asegurar la continuidad del SAE, por lo cual la
entidad debe conocer y entender la inversión en tiempo y recurso humano que debe disponer
para su realización.
Con el fin de mostrar, desde un nivel general a uno más detallado, lo que implica para la
entidad la finalización del proceso de implementación, se presentan las siguientes
estimaciones.
3.2.2.1. Pronósticos de digitalización
En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado la actividad de
digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor
aproximado de documentos, el cual permitirá conocer los recursos necesarios para su cargue:
Cálculos: Oportunidad Estratégica
De esta forma, teniendo como base que el 85% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y
corresponden a 7.253 documentos, se extrapola al 100% de las carpetas, obteniendo un total
de 8.494 documentos, los cuales deberán ser cargados al sistema.
3.2.2.2. “Días hombre” laborales, dispuestos para el cargue total
A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantea la siguiente Matriz de
generación de pronósticos por escenarios, la cual pretende estimar la cantidad de días
laborales que una persona puede gastar, al combinar diferentes capacidades de cargue (RATIO
PRODUCCIÓN/DIA) y disposición de tiempo laboral (DEDICACIÓN HORA/DÍA):
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADASDOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
534 456 85% 7.253 8.494
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 24
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Los cuartiles utilizados en RATIO PRODUCCIÓN/DIA fueron calculados a partir de una muestra
depurada, con los datos de producción diaria de un grupo de usuarios SAE con dedicación
exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminaron los datos menores a 20
documentos/día/persona y mayores a 200 documentos/día/persona, para evitar distorsiones.
Por el otro lado en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la
entidad permite a sus funcionarios que se dediquen 1, 2 o 4 horas a cargar documentos en
SAE.
Así, se tiene que para una dedicación de 2 horas al día y una producción de 67
documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la entidad 507 “días hombre” laborales para
cargar los 8.494 documentos mencionados.
3.2.2.3. “Días hombre” laborales por funcionario
Finalmente, se realiza una estimación detallada para cada funcionario, utilizando la información
de digitalización suministrada por la DIAC, y un ratio de producción de 67
documentos/día/persona (2do. cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:
SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
JOSÉ FERNANDO ZULUAGA MARÍN 1167 139 70 35
ALVARO HERNANDO AVILA BELTRÁN 919 110 55 27
MAGDA IVONNE MORENO ROMERO 648 77 39 19
JUAN FELIPE ZAPATA ALVAREZ 642 77 38 19
CARMEN LUCERO RUÍZ CAMACHO 623 74 37 19
NYDIA JANETH BEJARANO 448 53 27 13
LUZ STELLA AMAYA 416 50 25 12
EDGAR HERNANDEZ FLOREZ 333 40 20 10
ANGELA VIVIANA RAMOS RIVERA 295 35 18 9
EDGAR NEIRA 292 35 17 9
WILLIAM ANTONIO GALLEGO BELTRÁN 288 34 17 9
VLADIMIR DAZA QUINTERO 277 33 17 8
ALEJANDRA TOBÓN DÍAZ 271 32 16 8
LUZ ESPERANZA MELO REY 241 29 14 7
1 2 4
1er cuartil 37 1836 918 459
2do cuartil 67 1.014 507 254
3er cuartil 116 586 293 146
RATIO PRODUCCIÓN/DIADEDICACIÓN HORA/DÍA
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 25
SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
DORIS FUENTES LÓPEZ 206 25 12 6
LUZ AMPARO POLANCO LÓPEZ 157 19 9 5
JAVIER SALAMANCA ALDANA 17 2 1 1
ALEJANDRO RUÍZ OROZCO 13 2 1 1 Cálculos: Oportunidad Estratégica
Es así como, tomando como ejemplo a José Fernando Zuluaga Marín, le tomará 139 días
hábiles si dedica a esta labor con un promedio de 1 hora al día, y 70 días hábiles, si dedica 2
horas.
La anterior información es útil por cuanto le permite a la CGR prepararse para destinar
recursos, bien sea en tiempo o en cantidad de personas, para asumir esta actividad.
3.2.3. Información disponible
A continuación se relaciona la información disponible por parte de las diferentes áreas de la
CGR, a la fecha de realización del presente documento. En verde, se muestra la información
que fue entregada por las áreas correspondientes, con la que fue posible realizar el análisis y
seguimiento. En naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de entrega
para su análisis. En rojo la información que no es entregada a la fecha de elaboración del
presente documento y finalmente blanco para la información que no se encuentra disponible por
aun no iniciar con las actividades planteadas:
Dependencia Información solicitada Indicador asociado Estado de la solicitud de información
Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia
Número de carpetas digitalizadas
Carpetas digitalizadas Información entregada
Número de expedientes digitalizados
Expedientes digitalizados
Información entregada
Documentos digitalizados entregados a los usuarios
del SAE
Documentos incorporados en SAE
Información entregada*
Mnemo
Número de documentos incorporados al SAE
Documentos incorporados en SAE
Información no Disponible
Actividades realizadas en el SAE
Nivel de apropiación del SAE
Información no Disponible
Grupo Operativo SAE Número de usuarios
capacitados SAE Usuarios capacitados
SAE Información no
Disponible
Oficina de Sistemas e
Informática
Número de firmas digitales asignadas
Firmas digitales asignadas
Información entregada
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 26
Dependencia Información solicitada Indicador asociado Estado de la solicitud de información
Oficina de Sistemas e
Informática Eficiencia en la gestión de
casos de soporte
Eficiencia en la gestión de casos de
soporte
Información no Disponible
* Se cuenta con la información para desplegar este indicador, pero aún no se cuenta con el sistema en producción, por lo que no es
posible adelantar la medición.
Fuente: Mnemo
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.2.4. Medidas de administración y seguimiento
Este informe de medidas de administración y seguimiento de hitos y/o medidas del SAE fue
elaborado en la fecha establecida por parte de Oportunidad Estratégica para cumplir con los
objetivos del contrato N° 371 de 2014.
Los indicadores definidos para su administración y seguimiento fueron establecidos junto con la
CGR y la información de éstos ha sido entregada por la entidad en la medida en que la ha
tenido disponible. A continuación se indican los analizados:
3.2.4.1. Firmas digitales asignadas
Ilustración 17. Firmas asignadas en el Nivel Central
Fuente: USATI CGR
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 27
3.2.4.1.1. Resultado y Análisis
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de firmas digitales asignadas se encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los aspectos siguientes:
1. Número de funcionarios con token: el cual estipula el número de funcionarios que han
recibido el token para interactuar con la Plataforma SAE.
2. Programación de entrega de tokens a funcionarios: estas se convertirán en las
metas a cumplir por parte del equipo en los periodos establecidos en el cronograma de
seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 28
3.2.4.2. Expedientes digitalizados
Ilustración 18. Expedientes Digitalizados
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.2.4.2.1. Resultado y Análisis
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
79%
El avance real del número de expedientes digitalizados se encuentra en un rango de evaluación BAJO al encontrarse por debajo del 80%. Se evidencia incumplimiento en la entrega de carpetas a la DIAC por parte de la Oficina de Control Disciplinario.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de expedientes a digitalizar: el cual estipula el número de expedientes
que deben ser digitalizados en la totalidad del proceso.
2. Programación del número de expedientes a digitalizar por periodo: estas se
convertirán en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos
establecidos en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 29
3.2.4.3. Carpetas digitalizadas
Ilustración 19. Carpetas Digitalizadas
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.2.4.3.1. Resultado y Análisis
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
85%
El avance real del número de carpetas digitalizadas se encuentra en un rango de evaluación MEDIO al encontrarse por debajo entre el 90% y el 80%
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los siguientes aspectos:
1. Número total de carpetas a digitalizar: el cual estipula el número de carpetas que
deben ser digitalizadas en la totalidad del proceso.
2. Programación del número de carpetas a digitalizar por periodo: éstas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos establecidos
en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 30
3.3. PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de
Jurisdicción Coactiva, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.
3.3.1. Estado de implementación
Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos de Jurisdicción Coactiva
requiere el desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el seguimiento planteado
en este informe es estructurado a partir de un cronograma general de actividades de
implementación, el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por ciclos del
contrato 0398 de 2014 entregado por el proveedor de la plataforma4:
Ilustración 20. Cronograma de desarrollo por ciclos - Contrato 0398 de 2014
Fuente: Mnemo Elaboración: Oportunidad Estratégica
4 Cronograma oficialmente entregado el 28 de mayo de 2014 por el grupo Mnemo a la Entidad.
AGRUPADOR FASE ENTREGLABLES FECHA INICIOFECHA APROBACIÓN
CGR
Asignación y presentación equipo de trabajo lunes, 27-ene miércoles, 12-feb
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 13-feb martes, 01-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 31-mar lunes, 07-abr
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 07-abr miércoles, 16-abr
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 31-mar lunes, 28-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) jueves, 24-abr martes, 06-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) miércoles, 07-may viernes, 23-may
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 21-abr martes, 13-may
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) viernes, 09-may jueves, 22-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) viernes, 23-may viernes, 04-jul
PRUEBAS Pruebas Ciclo 1 y Ciclo 2 miércoles, 18-jun martes, 24-jun
PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas lunes, 07-jul jueves, 10-jul
PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) viernes, 11-jul viernes, 11-jul
CICLO 2
CICLO 3
DESPLIEGUE
DEFINICIONES INICIALES
CRONOGRAMA DESARROLLO JURISDICCIÓN COACTIVA
CICLO 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 31
Ilustración 21. Cronograma general de implementación SAE en PJC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-f
eb
.
10
-fe
b.
17
-fe
b.
24
-fe
b.
3-m
ar.
10
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r.
17
-ma
r.
24
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r.
31
-ma
r.
7-a
br.
14
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r.
21
-ab
r.
28
-ab
r.
5-m
ay.
12
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y.
19
-ma
y.
26
-ma
y.
2-j
un
.
9-j
un
.
16
-ju
n.
23
-ju
n.
30
-ju
n.
7-j
ul.
14
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l.
21
-ju
l.
28
-ju
l.
4-a
go
.
11
-ag
o.
7-f
eb
.
14
-fe
b.
21
-fe
b.
28
-fe
b.
7-m
ar.
14
-ma
r.
21
-ma
r.
28
-ma
r.
4-a
br.
11
-ab
r.
18
-ab
r.
25
-ab
r.
2-m
ay.
9-m
ay.
16
-ma
y.
23
-ma
y.
30
-ma
y.
6-j
un
.
13
-ju
n.
20
-ju
n.
27
-ju
n.
4-j
ul.
11
-ju
l.
18
-ju
l.
25
-ju
l.
1-a
go
.
8-a
go
.
15
-ag
o.
Definiciones inicales
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pruebas
Preproducción
Producción
Sensibilización PSA
Plan píloto
Digitalización - Central
Revisión documental - gerencias
Iteración 1 - Gerencias
Iteración 2 - Gerencias
Iteración 3 - Gerencias
Iteración 4 - Gerencias
Capacitación Central
Capacitación Gerencias
Acompañamiento Gerencias
Acompañamiento Nivel Central
Ejecución programada de la actividad
Definiciones
Mes 6
Digitalización
Capacitación
Mes7
Cargue
Mes 5
Ciclo 1
Ciclo 2
Ciclo 3
Despliegue
Agrupador Fase/Actividad
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
Pilotos
Sensibilización
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 32
La elaboración de este informe, se encuentra en la semana comprendida entre los días 21 y 25
de julio, fecha para la cual se registraron los siguientes avances:
Ciclo 1
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014. Se registra un avance del 100%.
Ciclo 2
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014. Se registra un avance del 100%.
Ciclo 3
− Especificación Funcional – Ciclo 3: 100% de cumplimiento en el levantamiento,
elaboración, aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 7 de julio de 2014. Se registra un avance del 100%.
Digitalización
− Nivel Central: Se continúa con el proceso de digitalización.
− Gerencias Departamentales: Se finalizó con la digitalización en Gerencias
Departamentales.
Producción
− Se espera que la actividad se finalice en los tiempos del cronograma definido.
Capacitación
− Se iniciaron las capacitaciones para los funcionarios del nivel central y para los líderes
SAE de cada una de las gerencias.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 33
3.3.2. Pronósticos de cargue
El principal objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y
aseguramiento electrónico de los procesos de la Entidad, para lo cual es necesario que la
totalidad de los documentos electrónicos generados en las actividades de digitalización, sean
cargados y registrados en SAE por cada uno de los funcionarios responsables de los mismos.
Esta actividad de implementación es crítica para asegurar la continuidad del SAE, por lo cual la
entidad debe conocer y entender la inversión en tiempo y recurso humano que debe disponer
para su realización.
Es por esto que se presentan las siguientes estimaciones, que buscan mostrar desde un nivel
general a uno más detallado lo que implica para la entidad la finalización del proceso de
implementación.
3.3.2.1. Pronósticos de digitalización
En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado con la actividad
de digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor
aproximado de documentos, el cual permitirá conocer los recursos necesarios para su cargue:
a. Análisis Nivel Central:
Cálculos: Oportunidad Estratégica
De tal forma, teniendo como base que el 96% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y
corresponden a 31.024 documentos, se extrapola al 100% de las carpetas, obteniendo un total
de 32.192 documentos, los cuales deberán ser cargados al sistema.
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Teniendo en cuenta que el 100% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y corresponden
a 144.847 documentos, éste será el valor definitivo de documentos a cargar.
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADASDOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
1.378 1.328 96% 31.024 32.192
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADASDOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
5.785 5.785 100% 144.847 144.847
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 34
3.3.2.2. “Días hombre” laborales, dispuestos para el cargue total
A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantean las siguientes matrices de
generación de pronósticos por escenarios, las cuales pretenden estimar la cantidad de días
laborales que una persona puede gastar, al combinar diferentes capacidades de cargue (RATIO
PRODUCCIÓN/DIA) y disposición de tiempo laboral (DEDICACIÓN HORA/DÍA):
a. Análisis Nivel Central:
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Los cuartiles utilizados en RATIO PRODUCCIÓN/DIA fueron calculados a partir de una muestra
depurada, con los datos de producción diaria de un grupo de usuarios SAE con dedicación
exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminó los datos menores a 20
documentos/día/persona y mayores a 200 documentos/día/persona, para evitar distorsiones.
Por el otro lado, en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la
entidad permite a sus funcionarios que se dediquen 1, 2 o 4 horas a cargar documentos en
SAE.
Así, se tiene que en el Nivel Central con una dedicación de 2 horas al día y una producción de
67 documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la Entidad 1.922 “días hombre” laborales,
para cargar los 32.192 documentos mencionados. Mientras que con estos mismos parámetros,
para las Gerencias Departamentales le tomará a la Entidad 8.648 días laborales para cargar los
144.847 documentos.
1 2 4
1er cuartil 37 6960 3.480 1740
2do cuartil 67 3.844 1.922 961
3er cuartil 116 2.220 1.110 555
RATIO PRODUCCIÓN/DIADEDICACIÓN HORA/DÍA
1 2 4
1er cuartil 37 31318 15.659 7830
2do cuartil 67 17.295 8.648 4.324
3er cuartil 116 9.989 4.995 2.497
RATIO PRODUCCIÓN/DIADEDICACIÓN HORA/DÍA
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 35
3.3.2.3. “Días hombre” laborales por funcionario
Finalmente, se realiza una estimación detallada para cada funcionario, utilizando la información de digitalización suministrada por la DIAC, y un ratio de producción de 67 documentos/día/persona (2do cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:
a. Análisis Nivel Central:
SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
JOSE TOBIAS ZAQUEDA 6268 748 374 187
JAVIER L GUERVARA 5471 653 327 163
LUIS JESUS ACEVEDO GUTIERREZ 4246 507 253 127
IVONNE YESENIA PUENTES 2861 342 171 85
LUIS A. ALEMAN 2740 327 164 82
JAIRO ENRIQUE HERNANDEZ C 2218 265 132 66
JAVIER TIBERIO PINZON 2191 262 131 65
FANNY A. RODRIGUEZ R 2033 243 121 61
JAIME POVEDA 1526 182 91 46
RICHARD M. VERGARA 645 77 39 19
MARCELA PEÑALOZA CRUZ 626 75 37 19
CLAUDIA MONTOYA 199 24 12 6 Cálculos: Oportunidad Estratégica
De tal forma, a José Tobías Zaqueda, por ejemplo, le tomará 748 días hábiles si dedica a esta
labor con un promedio de 1 hora al día, y 374 días hábiles, si se dedica 2 horas.
b. Análisis Gerencias Departamentales:
GERENCIA SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
AMAZONAS FERNAN FIGUEREDO BLANCO 2875 343 172 86
ANTIOQUIA ELIZABETH HERNANDEZ 10071 1203 601 301
ARAUCA DIEGO ALEJANDRO VARGAS BÁEZ 1187 142 71 35
ATLANTICO GASPAR PUGLIES V. 2420 289 144 72
ATLANTICO MARINA ROMERO C. 2112 252 126 63
BOLÍVAR MANUEL OCHOA MONTES 5380 642 321 161
BOYACÁ ORLANDO SALAMANCA FLECHAS 7944 949 474 237
CALDAS ELISEO LARGA TABA 4578 547 273 137
CAQUETA CARMEN ALICIA ENRIQUEZ SANTACRUZ 6703 800 400 200
CASANARE ADUL ANTONIO REYES GALVAN 1849 221 110 55
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 36
GERENCIA SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
CAUCA JAVIER H. NARVAEZ V 6819 814 407 204
CESAR IRENE BEATRIZ MARTINEZ 7503 896 448 224
CHOCO ZULY ROBLEDO ROBLEDO 6443 769 385 192
CHOCO JUAN CARLOS LOPEZ ARBOLEDA 3744 447 224 112
CORDOBA ANGELA FUENTES 5261 628 314 157
GUAINIA LUISA LORENA VELASQUEZ 279 33 17 8
GUAINIA MARIA ILVANY GOMEZ ORTIZ 246 29 15 7
GUAINIA CESAR AUGUSTO PELAEZ GUZMÁN 199 24 12 6
GUAJIRA PATRICIA IBARRA 3447 412 206 103
GUAJIRA MARYORIS MIRANDA 1830 219 109 55
GUAVIARE HENRY CORREDOR 407 49 24 12
HUILA MARÍA FERNANDA SILVA RODRÍGUEZ 4302 514 257 128
MAGDALENA NEREYDA COTES DODINO 2788 333 166 83
META GLADIS BECERRA MEJIA 1621 194 97 48
NARIÑO SANDRA P. CAICEDO RAMOS 1599 191 95 48
NORTE DE SANTANDER ANGHELA S.E. SÁNCHEZ G 3386 404 202 101
PUTUMAYO FLOR LENY MONTENEGRO GUACA 3759 449 224 112
QUINDÍO FEDERMAN DIAZ ZULUAGA 3009 359 180 90
RISARALDA JOHN JAIRO GÓMEZ GONZÁLEZ 1004 120 60 30
SAN ANDRES SIN ASIGNACIÓN 1197 143 71 36
SANTANDER PEDRO JULIO JAIME TORRADO 4925 588 294 147
SANTANDER ANGEL MARIA FLOREZ PICO 4682 559 280 140
SUCRE MIGUEL MARTINEZ P 8365 999 499 250
TOLIMA HECTOR MARIO OROZCO 4667 557 279 139
VALLE JENNY CRISTINA BENAVIDES QUINTAZ 12077 1442 721 361
VAUPES XIMENA CURVELO 2907 347 174 87
VAUPES ALBERTO ROYEROS 2376 284 142 71
VICHADA FERNANDO AMERICO BENJUMEA 440 53 26 13
VICHADA JOSÉ ALEXANDER ROJAS SUÁREZ 351 42 21 10
VICHADA JORGE ANDRES MARTINEZ MARTINEZ 95 11 6 3 Cálculos: Oportunidad Estratégica
Es así como, tomando el caso de Fernán Figueredo Blanco de la Gerencia Departamental de
Amazonas, se observa que le tomará 343 días hábiles si dedica a esta labor con un promedio
de 1 hora al día, y 172 días hábiles, si se dedica 2 horas.
La anterior información es útil por cuanto le permite a la CGR prepararse para destinar
recursos, bien sea en tiempo o en cantidad de personas, para asumir esta actividad.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 37
3.3.3. Información disponible
A continuación se relaciona la información disponible por parte de las diferentes áreas de la
CGR, a la fecha de realización del presente documento: (1) En verde, se muestra la información
que fue entregada por las áreas correspondientes, con la que fue posible realizar el análisis y
seguimiento, (2) en naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de
entrega para su análisis, (3) en rojo la información que no es entregada a la fecha de
elaboración del presente documento y finalmente (4) blanco para la información que no se
encuentra disponible por aun no iniciar con las actividades planteadas:
Dependencia Información solicitada
Indicador asociado Nivel Estado de la solicitud de información
Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Número de carpetas digitalizadas
Carpetas digitalizadas
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Número de expedientes digitalizados
Expedientes digitalizados
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Documentos digitalizados
entregados a los usuarios del SAE
Documentos incorporados en SAE
Nivel Central Información entregada*
Nivel Regional Información entregada*
Mnemo
Número de documentos
incorporados al SAE
Documentos incorporados en SAE
Nivel Central Información no
disponible
Nivel Regional Información no
disponible
Actividades realizadas en el SAE
Nivel de apropiación del SAE
Nivel Central Información no
disponible
Nivel Regional Información no
disponible
Grupo Operativo SAE
Número de usuarios capacitados SAE
Usuarios capacitados SAE
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Oficina de Sistemas e Informática
Número de firmas digitales asignadas
Firmas digitales asignadas
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información no
disponible
Eficiencia en la gestión de casos de soporte
Eficiencia en la gestión de casos de soporte
Nivel Central Información no
disponible
* Se cuenta con la información para desplegar este indicador, pero aún no se cuenta con el sistema en producción, por lo que no es
posible adelantar la medición.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 38
3.3.4. Medidas de administración y seguimiento
Este informe de medidas de administración y seguimiento de hitos y/o medidas del SAE fue
elaborado en la fecha establecida por parte de Oportunidad Estratégica para cumplir con los
objetivos del contrato N° 371 de 2014.
Los indicadores definidos para su administración y seguimiento fueron establecidos junto con la
CGR y la información de éstos ha sido entregada por la entidad en la medida en que la ha
tenido disponible. A continuación se indican los analizados:
3.3.4.1. Firmas digitales asignadas
Ilustración 22. Firmas asignadas en el Nivel Central
Fuente: USATI CGR
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 39
3.3.4.1.1. Resultado y Análisis
A la fecha de medición de este indicador únicamente se contó con la información del Nivel
Central:
a. Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de firmas digitales asignadas se encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número de funcionarios con token: el cual estipula el número de funcionarios que han
recibido el token para interactuar con la Plataforma SAE.
2. Programación de entrega de tokens a funcionarios: estas se convertirán en las
metas a cumplir por parte del equipo en los periodos establecidos en el cronograma de
seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 40
3.3.4.2. Usuarios capacitados en SAE
Ilustración 23. Usuarios capacitados en el Nivel Central
Fuente: Grupo operativo SAE
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 24. Usuarios capacitados en Gerencias Departamentales
Fuente: Grupo operativo SAE
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 41
3.3.4.2.1. Resultado y Análisis
A continuación se presenta un informe discriminado de usuarios capacitados (Para mayor
detalle ver Anexos):
a. Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
93%
El avance real del número de funcionarios capacitados en el nivel Central, se encuentra en un rango de evaluación ALTO, es decir conforme a una meta satisfactoria.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
81%
El avance real del número de funcionarios capacitados en Gerencias Departamentales, se encuentra en un rango de evaluación MEDIO, al estar entre el 90% y 80% de la meta establecida. Se esperaba capacitar un funcionario de cada Gerencia Departamental, para ser líder y replicador de conocimiento. Sin embargo no todas las Gerencias Departamentales pudieron enviar sus respectivos representantes.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Se observaron dificultades técnicas en el desarrollo de la capacitación, por lo cual se
recomienda su repetición, en la que se incluyan a los funcionarios que no pudieron asistir en la
primera jornada.
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de usuarios a capacitar: el cual estipula el número de funcionarios que
deben ser capacitados en la operación de la Plataforma SAE.
2. Programación del número de usuarios a capacitar por periodo: estas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de capacitación en los periodos establecidos
en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 42
3.3.4.3. Expedientes digitalizados
Ilustración 25. Expedientes Digitalizados en el Nivel Central
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 26. Expedientes Digitalizados en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 43
3.3.4.3.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se discriminó la medición en Nivel Central y Gerencias
Departamentales (Para mayor detalle ver Anexos):
a. Análisis Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de expedientes digitalizados en el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO debido a que el avance es superior al 90%. Por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de expedientes digitalizados se encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de expedientes a digitalizar: el cual estipula el número de expedientes
que deben ser digitalizados en la totalidad del proceso.
2. Programación del número de expedientes a digitalizar por periodo: estas se
convertirán en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos
establecidos en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 44
3.3.4.4. Carpetas digitalizadas
Ilustración 27. Carpetas Digitalizadas en el Nivel Central
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 28. Carpetas Digitalizadas en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 45
3.3.4.4.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se discriminó la medición en el Nivel Central y Gerencias
Departamentales (Para mayor detalle ver Anexos):
a. Análisis Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
96%
El avance real del número de expedientes digitalizados en el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de carpetas digitalizadas se encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir con el 100% de la meta establecida en el proyecto.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de carpetas a digitalizar: el cual estipula el número de carpetas que
deben ser digitalizadas en la totalidad del proceso.
2. Programación del número de carpetas a digitalizar por periodo: estas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos establecidos
en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 46
3.4. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso
Administrativo Sancionatorio, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.
3.4.1. Estado de implementación
Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos Administrativos
Sancionatorios requiere el desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el
seguimiento planteado en este informe es estructurado a partir de un cronograma general de
actividades de implementación, el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por
ciclos del contrato 0398 de 2014 entregado por el proveedor de la plataforma5:
Ilustración 29. Cronograma de desarrollo por ciclos - Contrato 0398 de 2014
Fuente: Mnemo Elaboración: Oportunidad Estratégica
5 Cronograma oficialmente entregado el 28 de mayo de 2014 por el grupo Mnemo a la Entidad.
AGRUPADOR FASE ENTREGLABLES FECHA INICIOFECHA APROBACIÓN
CGR
Asignación y presentación equipo de trabajo lunes, 27-ene miércoles, 12-feb
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 13-ene viernes, 11-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) miércoles, 09-abr martes, 22-abr
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) martes, 22-abr viernes, 02-may
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 10-abr miércoles, 07-may
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 05-may miércoles, 14-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) jueves, 15-may jueves, 29-may
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) martes, 06-may lunes, 19-may
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) jueves, 15-may miércoles, 28-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) jueves, 29-may miércoles, 18-jun
PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas jueves, 19-jun martes, 01-jul
DESPLIEGUE CICLOS Validación/versiones, despliegue, pruebas (HITO 3) viernes, 20-jun martes, 24-jun
PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) miércoles, 02-jul viernes, 04-jul
CICLO 3
DESPLIEGUE
CRONOGRAMA DESARROLLO SANCIONATORIOS
DEFINICIONES INICIALES
CICLO 1
CICLO 2
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 47
Ilustración 30. Cronograma general de implementación SAE en PAS
Elaboración: Oportunidad Estratégica
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-f
eb
.
10
-fe
b.
17
-fe
b.
24
-fe
b.
3-m
ar.
10
-ma
r.
17
-ma
r.
24
-ma
r.
31
-ma
r.
7-a
br.
14
-ab
r.
21
-ab
r.
28
-ab
r.
5-m
ay.
12
-ma
y.
19
-ma
y.
26
-ma
y.
2-j
un
.
9-j
un
.
16
-ju
n.
23
-ju
n.
30
-ju
n.
7-j
ul.
14
-ju
l.
21
-ju
l.
28
-ju
l.
4-a
go
.
11
-ag
o.
7-f
eb
.
14
-fe
b.
21
-fe
b.
28
-fe
b.
7-m
ar.
14
-ma
r.
21
-ma
r.
28
-ma
r.
4-a
br.
11
-ab
r.
18
-ab
r.
25
-ab
r.
2-m
ay.
9-m
ay.
16
-ma
y.
23
-ma
y.
30
-ma
y.
6-j
un
.
13
-ju
n.
20
-ju
n.
27
-ju
n.
4-j
ul.
11
-ju
l.
18
-ju
l.
25
-ju
l.
1-a
go
.
8-a
go
.
15
-ag
o.
Definiciones inicales
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pre producción
Despliegue ciclos
Producción
Sensibilización PSA
Plan píloto
Digitalización - Central
Revisión documental - gerencias
Iteración 1 - Gerencias
Iteración 2 - Gerencias
Iteración 3 - Gerencias
Iteración 4 - Gerencias
Capacitación Central
Capacitación Gerencias
Acompañamiento Gerencias
Acompañamiento Nivel Central
Ejecución programada de la actividad
Digitalización
Capacitación
Cargue
Mes 5 Mes 6
Ciclo 3
Despliegue
Pilotos
Sensibilización
Mes7
Definiciones
Ciclo 1
Ciclo 2
Agrupador Fase/Actividad
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 48
La elaboración de este informe, se encuentra en la semana comprendida entre los días 21 y 25
de julio, fecha para la cual se registraron los siguientes avances:
Ciclo 1
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas funcionales el 14 de julio de 2014.
Ciclo 2
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas funcionales el 14 de julio de 2014.
Ciclo 3
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 90%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas funcionales el 14 de julio de 2014.
Digitalización
− Nivel Central: Se continúa con el proceso de digitalización.
− Gerencias Departamentales: Se finalizó con la digitalización en Gerencias
Departamentales.
Producción
− De acuerdo a compromiso del proveedor se realizará el 4 de agosto de 2014.
Capacitación
− No se pueden iniciar las actividades de capacitación hasta que se entreguen y
acepten la totalidad de las nuevas funcionalidades.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 49
3.4.2. Pronósticos de cargue
El principal objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y
aseguramiento electrónico de los procesos de la Entidad, para lo cual es necesario que la
totalidad de los documentos electrónicos generados en las actividades de digitalización, sean
cargados y registrados en SAE por cada uno de los funcionarios responsables de los mismos.
Esta actividad de implementación es crítica para asegurar la continuidad del SAE, por lo cual la
entidad debe conocer y entender la inversión en tiempo y recurso humano que debe disponer
para su realización.
Es por esto que se presentan las siguientes estimaciones, que buscan mostrar desde un nivel
general a uno más detallado lo que implica para la entidad la finalización del proceso de
implementación.
3.4.2.1. Pronósticos de digitalización
En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado con la actividad
de digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor
aproximado de documentos, el cual permitirá conocer los recursos necesarios para su cargue:
a. Análisis Nivel Central:
Cálculos: Oportunidad Estratégica
De tal forma, teniendo como base que el 95% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y
corresponden a 1.306 documentos, se extrapola al 100% de las carpetas, obteniendo un total
de 1.368 documentos, los cuales deberán ser cargados al sistema.
b. Análisis Gerencias Departamentales
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Teniendo en cuenta que el 100% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y corresponden
a 24.208 documentos, éste será el valor definitivo de documentos a cargar.
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADASDOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
66 63 95% 1.306 1.368
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADASDOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
1.314 1.314 100% 24.208 24.208
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 50
3.4.2.2. “Días hombre” laborales, dispuestos para el cargue total
A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantean las siguientes matrices de
generación de pronósticos por escenarios, las cuales pretenden estimar la cantidad de días
laborales que una persona puede gastar, al combinar diferentes capacidades de cargue (RATIO
PRODUCCIÓN/DIA) y disposición de tiempo laboral (DEDICACIÓN HORA/DÍA):
a. Análisis Nivel Central:
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Los cuartiles utilizados en RATIO PRODUCCIÓN/DIA fueron calculados a partir de una muestra
depurada, con los datos de producción diaria de un grupo de usuarios SAE con dedicación
exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminó los datos menores a 20
documentos/día/persona y mayores a 200 documentos/día/persona, para evitar distorsiones.
Por el otro lado en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la
entidad permite a sus funcionarios que se dediquen 1, 2 o 4 horas a cargar documentos en
SAE.
Así, se tiene que en el Nivel Central con una dedicación de 2 horas al día y una producción de
67 documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la Entidad 82 “días hombre” laborales, para
cargar los 1.368 documentos mencionados. Mientras que con estos mismos parámetros, para
las Gerencias Departamentales le tomará a la Entidad 1.445 días laborales para cargar los
24.208 documentos.
1 2 4
1er cuartil 37 296 148 74
2do cuartil 67 163 82 41
3er cuartil 116 94 47 24
RATIO PRODUCCIÓN/DIADEDICACIÓN HORA/DÍA
1 2 4
1er cuartil 37 5234 2.617 1309
2do cuartil 67 2.891 1.445 723
3er cuartil 116 1.670 835 417
RATIO PRODUCCIÓN/DIADEDICACIÓN HORA/DÍA
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 51
3.4.2.3. “Días hombre” laborales por funcionario
Finalmente, se realiza una estimación detallada para cada funcionario, utilizando la información
de digitalización suministrada por la DIAC, y un ratio de producción de 67
documentos/día/persona (2do cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:
a. Análisis Nivel Central:
SECTORIAL SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
AGROPECUARIO NELLY ROJAS VILLAMIZAR 224 27 13 7
DEFENSA LUZ ANGELLY ALVAREZ 225 27 13 7
DEFENSA MARTIN ESTEBAN GIRALDO 100 12 6 3
INFRAESTRUCTURA NUBIA STELLA TALERA 462 55 28 14
INFRAESTRUCTURA EDGAR SEGUNDO MORANTES 53 6 3 2
MEDIO AMBIENTE DAYANA LOPEZ NIÑO 43 5 3 1
MINAS Y ENERGÍA YOLY MARGARITA OCHOA 199 24 12 6 Cálculos: Oportunidad Estratégica
De tal forma, a Nelly Rojas Villamizar del Sector Agropecuario, por ejemplo, le tomará 27 días
hábiles si dedica a esta labor con un promedio de 1 hora al día, y 13 días hábiles, si se dedica 2
horas.
b. Análisis Gerencias Departamentales:
GERENCIA SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
AMAZONAS EDWIN ALONSO RODRÍGUEZ MARTÍNEZ 25 3 1 1
AMAZONAS NEIDA LUCÍA GARCÍA SANTANA 17 2 1 1
AMAZONAS GUSTAVO ALBERTO HERNÁNDEZ SABALZA 9 1 1 0
ANTIOQUIA ALVARO MARTINEZ T. 787 94 47 23
ANTIOQUIA MARTHA VILLALBA 633 76 38 19
ANTIOQUIA CARLOS M.LONDOÑO V. 592 71 35 18
ANTIOQUIA LUIS EMILIO DURAN 448 53 27 13
ARAUCA EDNA ROCIO JIMENEZ GRANADOS 558 67 33 17
ATLANTICO EFIGENIO MENDOZA ZAYAS 125 15 7 4
ATLANTICO ROCÍO ESPINOSA AGUIRRE 113 13 7 3
ATLANTICO MARTHA LIGIA ARIZA LÓPEZ 88 11 5 3
ATLANTICO MANUEL ALBA ARTETA 17 2 1 1
BOLÍVAR CELSO MANOTAS RANGEL 1848 221 110 55
BOYACÁ ALEXANDRA MARIA OJEDA PULIDO 923 110 55 28
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 52
GERENCIA SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
CALDAS DIEGO MAURICIO OSPINA LÓPEZ 202 24 12 6
CAQUETA JOHANNA MABEL MÉNDEZ 189 23 11 6
CAQUETA JUAN PABLO RUIZ 101 12 6 3
CAQUETA SANDRA MILENA RODRIGUEZ PRETELT 90 11 5 3
CAQUETA ROGER LEANDRO RAMOS LOZANO 76 9 5 2
CAQUETA DIANA CAROLINA CALDERON 59 7 4 2
CAQUETA JULIE ALEXANDRA ARIAS 39 5 2 1
CAQUETA NAYRA 30 4 2 1
CAQUETA JULIE ALEXANDRA ARIAS 22 3 1 1
CAQUETA ALEXANDRA 18 2 1 1
CASANARE CATALINA SABOGAL 381 45 23 11
CAUCA ANGELA BOLAÑOS REBOLLEDO 717 86 43 21
CAUCA CLAUDIA LORENA TEJADA 366 44 22 11
CAUCA AURA LORENA MESIAS 314 37 19 9
CESAR PILAR DE LA HOZ VALLE 300 36 18 9
CESAR JOSE XAVIER VANEGAS 203 24 12 6
CESAR DARIO GARCIA 140 17 8 4
CESAR MILTON ARIAS MANJARRES 68 8 4 2
CESAR JOSÉ TRUJILLO PACHECO 63 8 4 2
CESAR JAIME FANDIÑO 57 7 3 2
CESAR LEONIS GAMEZ CAMARGO 57 7 3 2
CESAR ARMANDO IBAÑEZ TRESPALACIOS 56 7 3 2
CESAR RAFAEL DAJER 42 5 3 1
CESAR MARIA EUGENIA CASTRO 18 2 1 1
CHOCÓ BERTHA AURORA MENA COPETE 545 65 33 16
CHOCÓ JUAN CARLOS LOPEZ ARBOLEDA 253 30 15 8
CHOCÓ OSCAR DIAZ BETANCUR 248 30 15 7
CHOCÓ VICTOR MANUEL MURILLO 63 8 4 2
CÓRDOBA DONAR MONTERROSA VERGARA 3120 373 186 93
CÓRDOBA WILLIAM GARCIA MENDOZA 69 8 4 2
GUAINIA ANA LORENA CASTRO ESCORCIA 131 16 8 4
GUAINIA JUAN CARLOS CASTILLO 82 10 5 2
GUAJIRA CIRO A. JIMENEZ SUAREZ 430 51 26 13
GUAJIRA DEIDER A. PEREZ GAMEZ 137 16 8 4
GUAJIRA ALVARO JOSE GONZALEZ 105 13 6 3
GUAJIRA LEYLA POLO 105 13 6 3
GUAVIARE CAROLINA LÓPEZ CÓRDOBA 443 53 26 13
HUILA MARIA FERNANDA SILVA RODRÍGUEZ 715 85 43 21
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 53
GERENCIA SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
MAGDALENA ANDRES MORELO JULIO 89 11 5 3
MAGDALENA MANUEL JOSE BONETT LOCARNO 52 6 3 2
MAGDALENA RAYMUNDO BONILLA NAVAS 33 4 2 1
MAGDALENA LIGIA URBINA LOPEZ DE MEZA 29 3 2 1
MAGDALENA FRANCISCO GUTIERREZ BLANCO 28 3 2 1
MAGDALENA FELIPE MOLINA CORREA 27 3 2 1
MAGDALENA ALBERTO JOSE PUERTA ROSADO 26 3 2 1
MAGDALENA CARLOS EDUARDO CASTILLA BAENA 25 3 1 1
MAGDALENA BEATRIZ EUGENIA MONTOYA 24 3 1 1
MAGDALENA JUAN CARLOS REDONDO ANDRADE 22 3 1 1
MAGDALENA ANTENOR DE LA HOZ MOVILLA 21 3 1 1
MAGDALENA JORGE ELLER RUBIO 21 3 1 1
MAGDALENA CARLOS EDUARDO CAICEDO OMAR 19 2 1 1
MAGDALENA EVYS DEL AMPARO MEZA SAGBINI 19 2 1 1
MAGDALENA JOSE SCOPPETTA OROZCO 18 2 1 1
MAGDALENA LEANDRO LOPERA AGUILAR 18 2 1 1
MAGDALENA LUZ STELLA DURAN MANJARREZ 18 2 1 1
MAGDALENA MANUEL DE LA HOZ DE LA HOZ 15 2 1 0
MAGDALENA CARLOS CAICEDO OMAR 14 2 1 0
MAGDALENA JOSE DE AVILA CANTILLO 12 1 1 0
MAGDALENA SEBASTIAN CARO NIETO 12 1 1 0
MAGDALENA WILLIAM LARA MIZAR 11 1 1 0
MAGDALENA CARMEN ACOSTA MARRIAGA 10 1 1 0
MAGDALENA YANEXY OSPINO GUTIERREZ 10 1 1 0
MAGDALENA ALEX RANGEL ARAMENDI 9 1 1 0
MAGDALENA JOAQUIN CORTINA SULBARAN 9 1 1 0
MAGDALENA LUIS MOLINARES FELIPE 9 1 1 0
MAGDALENA OMAR DIAZ GUTIERREZ 9 1 1 0
MAGDALENA OMAR VANEGAS LORA 9 1 1 0
MAGDALENA CARLOS CASTILLA BAENA 8 1 0 0
MAGDALENA JAIME PEÑA PEÑARANDA 8 1 0 0
MAGDALENA CARLOS GUERRERO 7 1 0 0
MAGDALENA LICET BELEN PRIETO MONTEJO 6 1 0 0
META ANTONIO BORDA ALONSO 1345 161 80 40
NARIÑO ALVARO PEÑA HERNÁNDEZ 41 5 2 1
PUTUMAYO JONNY UNIGARRO DE LA PORTILLA 962 115 57 29
QUINDÍO FEDERMAN DIAZ ZULUAGA 103 12 6 3
RISARALDA MARÍA LUCELLY PINZÓN 40 5 2 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 54
GERENCIA SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES
1 2 4
SAN ANDRES SIN ASIGNACIÓN 85 10 5 3
SANTANDER EDITH MARITZA PEREZ ANGULO 1548 185 92 46
SUCRE LUIS G. MIER JIMENEZ 1012 121 60 30
TOLIMA JESUS RODRIGO DAZA ACOSTA 855 102 51 26
VALLE MIRTA ARBELAEZ 560 67 33 17
VALLE ELIZABETH SALAZAR LÓPEZ 271 32 16 8
VALLE LUZ ESTELLA ESPINOSA CHACÒN 151 18 9 5
VAUPES LORENA ANDREA BORRERO 55 7 3 2
VAUPES ANGELA PATRICIA CALDERON 26 3 2 1
VICHADA FERNANDO AMERICO BENJUMEA 270 32 16 8 Cálculos: Oportunidad Estratégica
De acuerdo con lo anterior, por ejemplo a Edwin Alonso Rodríguez Martínez de la Gerencia
Departamental de Amazonas, le tomará 3 días hábiles si dedica a esta labor con un promedio
de 1 hora al día, y 1 día hábil, si se dedica 2 horas. La anterior información es útil por cuanto le
permite a la CGR prepararse para destinar recursos, bien sea en tiempo o en cantidad de
personas, para asumir esta actividad.
La anterior información es útil por cuanto le permite a la CGR prepararse para destinar
recursos, bien sea en tiempo o en cantidad de personas, para asumir esta actividad.
3.4.3. Información disponible
A continuación se relaciona la información disponible por parte de las diferentes áreas de la
CGR, a la fecha de realización del presente documento: (1) En verde, se muestra la información
que fue entregada por las áreas correspondientes, con la que fue posible realizar el análisis y
seguimiento, (2) en naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de
entrega para su análisis, (3) en rojo la información que no es entregada a la fecha de
elaboración del presente documento y finalmente (4) blanco para la información que no se
encuentra disponible por aun no iniciar con las actividades planteadas:
Dependencia Información solicitada
Indicador asociado Nivel Estado de la solicitud de información
Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Número de carpetas digitalizadas
Carpetas digitalizadas
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
Número de expedientes digitalizados
Expedientes digitalizados
Nivel Central Información entregada
Nivel Regional Información entregada
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 55
Dependencia Información solicitada
Indicador asociado Nivel Estado de la solicitud de información
Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Documentos digitalizados
entregados a los usuarios del SAE
Documentos incorporados en SAE
Nivel Central Información entregada*
Nivel Regional Información entregada*
Mnemo
Número de documentos
incorporados al SAE
Documentos incorporados en SAE
Nivel Central Información no
disponible
Nivel Regional Información no
disponible
Actividades realizadas en el SAE
Nivel de apropiación del SAE
Nivel Central Información no
disponible
Nivel Regional Información no
disponible
Grupo Operativo SAE
Número de usuarios capacitados SAE
Usuarios capacitados SAE
Nivel Central Información no
disponible
Nivel Regional Información no
disponible
Oficina de Sistemas e Informática
Número de firmas digitales asignadas
Firmas digitales asignadas
Nivel Central Información no
disponible
Nivel Regional Información no
disponible
Eficiencia en la gestión de casos de soporte
Eficiencia en la gestión de casos de soporte
Nivel Central Información no
disponible
* Se cuenta con la información para desplegar este indicador, pero aún no se cuenta con el sistema en producción, por lo que no es
posible adelantar la medición.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.4.4. Medidas de administración y seguimiento
Este informe de medidas de administración y seguimiento de hitos y/o medidas del SAE fue
elaborado en la fecha establecida por parte de Oportunidad Estratégica para cumplir con los
objetivos del contrato N° 371 de 2014.
Los indicadores definidos para su administración y seguimiento fueron establecidos junto con la
CGR y la información de éstos ha sido entregada por la entidad en la medida en que la ha
tenido disponible. A continuación se indican los analizados:
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 56
3.4.4.1. Expedientes digitalizados
Ilustración 31. Expedientes Digitalizados en el Nivel Central
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 32. Expedientes Digitalizados en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 57
3.4.4.1.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se discriminó la medición en Nivel Central y Gerencias
Departamentales (Para mayor detalle ver Anexos):
a. Análisis Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de expedientes digitalizados en el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO debido a que el avance es superior al 90%. Por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de expedientes digitalizados se encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de expedientes a digitalizar: el cual estipula el número de expedientes
que deben ser digitalizados en la totalidad del proceso.
2. Programación del número de expedientes a digitalizar por periodo: estas se
convertirán en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos
establecidos en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 58
3.4.4.2. Carpetas digitalizadas
Ilustración 33. Carpetas Digitalizadas en el Nivel Central
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 34. Carpetas Digitalizadas en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 59
3.4.4.2.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se discriminó la medición en el Nivel Central y Gerencias
Departamentales (Para mayor detalle ver Anexos):
a. Análisis Nivel Central:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
95%
El avance real del número de expedientes digitalizados en el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
b. Análisis Gerencias Departamentales:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
100%
El avance real del número de carpetas digitalizadas se encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir con el 100% de la meta establecida en el proyecto.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número total de carpetas a digitalizar: el cual estipula el número de carpetas que
deben ser digitalizadas en la totalidad del proceso.
2. Programación del número de carpetas a digitalizar por periodo: estas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos establecidos
en el cronograma de seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 60
3.5. IMPLEMENTACIÓN DE LA MESA DE AYUDA
Se enumeran a continuación las actividades desarrolladas por Oportunidad Estratégica, en
colaboración con la CGR, para la implementación de la Mesa de Ayuda.
Estas actividades de acompañamiento al montaje e implementación de la Mesa de Ayuda en la
CGR, se desarrollaron en el periodo comprendido entre el día 10 de julio hasta el día 18 de julio
del año en curso.
Tabla 1. Actividades desarrolladas
No. ACTIVIDAD
2.1 Cierre Masivo de Incidencias Abiertas.
2.2 Parametrización GLPI
2.3 Socialización del Aplicativo de Mesa de Ayuda
2.4 Puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda
2.5 Presentación del aplicativo de Mesa de Ayuda al Director de la Oficina de Sistemas e Informática de la CGR
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.5.1. Cierre masivo de incidencias abiertas
El cierre masivo de incidencias es una actividad que ha desarrollado el equipo de Mesa de
Ayuda de la CGR. El desarrollo de esta actividad presenta los siguientes resultados.
Tabla 2. Avance en el cierre masivo de incidencias
INCIDENCIAS CON TIEMPO VENCIDO PARA CIERRE MASIVO
Total de
incidencias Incidencias Cerradas
Porcentaje de Avance
Incidencias Abiertas
20 de Junio 3pm 897 176 20 % 721
8 de Julio 5pm 721 239 33 % 482
14 de Julio 5pm 482 162 66.3 % 320
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Esta actividad fue monitoreada por parte de Oportunidad Estratégica, en conjunto con CGR,
hasta el día 14 de julio del año en curso.
La persona de la CGR que desarrollaba de esta actividad, terminó su vínculo laboral con la
Entidad, sin embargo como actividad de entrega realizó el reporte en donde indicó el avance
obtenido hasta el 14 de julio.
Las incidencias que reporta Oportunidad Estratégica como “Incidencias Abiertas”, son aquellas
a las que se les hizo el respectivo seguimiento (llamada al solicitante), pero seguía pendiente la
respuesta del funcionario al cual se le asignó.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 61
Finalmente durante el último mes, el cierre de incidencias de forma general tuvo el siguiente
avance.
Tabla 3. Cierre masivo de incidencias
CIERRE MASIVO DE INCIDENCIAS DURANTE EL ÚLTIMO MES
Estado Incidencias Cantidad de Incidencias Porcentaje (%)
Abiertas 11 de Junio 2014 897 100 %
Cerradas al 14 de Julio 2014 577 64.33 %
Abiertas al 14 de Julio 2014 320 35.67 %
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Se puede evidenciar un cierre de un total de 577 Incidencias correspondientes al 64,33 %. Falta
cerrar 320 incidencias que corresponden al 35,67%, las cuales ya fueron escaladas a los
facilitadores y equipo técnico asignado a SAE.
3.5.2. Parametrización GLPI
Oportunidad Estratégica en conjunto con la CGR ha desarrollado los siguientes avances en la
parametrización del aplicativo de Mesa de Ayuda - GLPI.
3.5.2.1. Sincronización usuarios Contraloría General de la República (CGR)
Oportunidad Estratégica, en conjunto con la CGR, realizó la sincronización de 8.314 usuarios
en GLPI, conformados por los usuarios del Directorio Activo (DA) de la Entidad.
Ilustración 35. Cantidad de usuarios sincronizados entre GLPI y da de la CGR
Fuente: GLPI
Todos los usuarios que se encuentran en el DA de la CGR ya están sincronizados en el
aplicativo y pueden acceder, generar un ticket, solucionar y escalar una incidencia, según el
perfil al que están asociados.
Oportunidad Estratégica recomienda revisar la parametrización del Directorio Activo, ya que
como se puede evidenciar se han sincronizado un total de 8.314 usuarios que no corresponde
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 62
con la cantidad de usuarios con que cuenta la Entidad, los cuales son alrededor de 4.500
personas.
3.5.2.2. Definición de acuerdos de servicios
Oportunidad Estratégica, en conjunto con del equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, definió los
siguientes Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) en lo que respecta al soporte de SAE.
Soporte primer nivel de SAE: El equipo de Mesa de Ayuda escalará las incidencias
formuladas por los funcionarios de SAE de la siguiente forma:
Asignación de incidencias funcionales de SAE: Cuando las incidencias sean reportadas
por un funcionario de una Gerencia Departamental Colegiada, serán escaladas al líder SAE
asignado para brindar apoyo en dicha Gerencia Departamental.
Cuando el líder funcional no logra resolver el inconveniente asignado, lo escalará al
“padrino” SAE de la misma Gerencia Departamental.
El “padrino” SAE de la Gerencia Departamental será el responsable de dar solución al caso
si éste obedece a aspectos funcionales.
En el caso de que la incidencia sea reportada por parte de algún funcionario del Nivel
Central, se escalará directamente al “padrino” SAE asignado a la correspondiente
Dependencia.
A continuación se presenta la asignación de los funcionarios, en cada una de las Gerencias
Departamentales Colegiadas, con las que se parametrizó el GLPI.
Tabla 4. Líderes SAE - Gerencias Departamentales Colegiadas
No Gerencia Departamental
Colegiada Líder Funcional
1 Amazonas Carolina del Pilar López Osorio
2 Antioquia Carlos Bermúdez
3 Arauca Oscar Gerardo Peñuela Lozano
4 Atlántico José Manuel Villa Cantillo
5 Bolívar Domingo Atencio Beleño
6 Boyacá Betsy Johana Barrera Coronado
7 Caldas Luz Fanny Muñoz Arias
8 Caquetá Paola Andrea Calderón,
9 Casanare Hermes Humberto Forero Moreno
10 Cauca Indira Suhaida Bernardita López
11 Cesar Juan Camilo Paz Burgos
12 Choco Gerson Blandón Valencia
13 Córdoba Ángela María Fuentes Alvis
14 Guañía Luisa Lorena Velásquez
15 Guaviare Diana Carolina Rodríguez Agudelo
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 63
No Gerencia Departamental
Colegiada Líder Funcional
16 Huila Luz Karine Perez Charry
17 La Guajira Vanessa Margarita López García
18 Magdalena Adriana Patricia Gallardo Obregón
19 Meta Luis Alfonso Villalba Cruz
20 Nariño Natalia Alexandra Vallejo Hernández
21 Norte De Santander Samuel Alberto Sandoval Camacho
22 Putumayo Yolanda Elizabeth Jurado Melo
23 Quindío Martha Helena Duque Giraldo
Wiston Alexander Cabrera Tamayo Villa
24 Risaralda Alexander Velásquez Villa
25 Santander Fernando Mauricio Gómez León
26 Sucre Diana Patricia Vallejo Bertel
27 Tolima Ferney Antonio Rodríguez Díaz
28 Valle del Cauca Adriana Franco Londoño
29 Vaupés Ilsy Ximena Curvelo Prado
30 Vichada Jorge Andrés Martínez Martínez
31 San Andrés Katherine Cardona Trujillo
32 Cundinamarca
33 Bogotá Fabián Leonardo Vanegas Fuente: Gerente del Proyecto - Gladys Rubiela Rodríguez.
Asignación de incidencias técnicas de SAE: De la misma forma que en el caso
funcional, las incidencias técnicas serán escaladas.
Si ésta proviene de un funcionario en alguna Gerencia Departamental, la incidencia se
escalará al tecnólogo de la Gerencia correspondiente. En el caso de que la incidencia se
produzca desde el Nivel Central, ésta será escalada al tecnólogo de la Dependencia
correspondiente.
Se escalarán como incidencias técnicas asociadas al SAE, las que se enuncian a
continuación.
− Configuración del Safe-Net Cliente
− Configuración de la Máquina Virtual de Java
− Configuración de excepciones en cada uno de los exploradores.
Cierre de incidencias automático: Después de tres días hábiles, se hará un cierre automático
de las incidencias que hayan sido resueltas en el aplicativo. Se estima que es un tiempo en el
que el usuario podrá hacer el cierre del caso o en su defecto reportar a Mesa de Ayuda que la
respuesta obtenida no es la respuesta con la que ha solucionado su inconveniente.
3.5.2.3. Perfiles en el aplicativo de Mesa de Ayuda
Oportunidad Estratégica había hecho la presentación de los siguientes perfiles definidos en el
aplicativo de Mesa de Ayuda, para los roles que cada usuario tiene en la Entidad.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 64
Súper Administrador
Supervisor
Técnico
Usuario Normal
Sin embargo con el fin de independizar la administración de las incidencias y la administración
de la parametrización del aplicativo, Oportunidad Estratégica estimó conveniente crear un perfil
Administrador dentro del aplicativo.
Perfil Administrador: Los usuarios o grupos a los que se les asocia este perfil, tendrán total
autonomía para la administración de incidencias dentro del aplicativo. Podrán editar, crear,
borrar y asignar incidencias, según se estime conveniente.
A continuación se puede observar la parametrización de este perfil dentro del aplicativo de
Mesa de Ayuda.
Ilustración 36. Perfil de los usuarios en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR
Fuente: GLPI
3.5.2.4. Acciones automáticas dentro del aplicativo de Mesa de Ayuda
Teniendo la definición de algunos procesos, se procedió a hacer la parametrización de los
Acuerdos de Nivel de Servicio.
A continuación se pueden observar los dos acuerdos de servicio anteriormente mencionados,
los cuales fueron parametrizados en el aplicativo de Mesa de Ayuda.
Ilustración 37. Acuerdos de Nivel de Servicio parametrizados en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR
Fuente: GLPI
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 65
Estos Acuerdos de Nivel de Servicio están sujetos a las modificaciones que la Entidad estime
conveniente.
3.5.2.5. Parametrización de las categorías de software
El equipo de Mesa de Ayuda en conjunto con Oportunidad Estratégica, parametrizó las
siguientes categorías dentro del software:
Ilustración 38. Categorías del software parametrizadas en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR
Fuente: GLPI
Sistema de información misional: En esta categoría se clasificarán los sistemas de
información misional que obedecen a aquellos que se emplean para el desarrollo de las
actividades misionales de la Entidad.
Sistema de información de apoyo: En esta categoría se incluirán los sistemas de
información que son transversales en la Entidad, es decir, que aunque tienen una finalidad
establecida, sirven como recurso para los demás sistemas.
3.5.2.6. Parametrización de las categorías de las incidencias
Oportunidad Estratégica había hecho la presentación de las siguientes categorías creadas en el
aplicativo de Mesa de Ayuda para las incidencias.
Otro es mi Inconveniente
SAE – Sistema de Aseguramiento Electrónico
SICA – Sistema Integrado para el Control de Auditoria
SIGEDOC – Sistema de Gestión Documental
SIPAR – Sistema de Participación Ciudadana
SIRECI – Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes
Por solicitud del director de la Oficina de Sistemas e Informática de la CGR, se realizó la
parametrización básica del SIBOR – Sistema de Boletines de Responsabilidad Fiscal, el cual
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 66
fue incluido. Sin embargo la Mesa de Ayuda no tiene información sobre los responsables
técnicos o responsables funcionales de este sistema, los cuales son datos básicos para finalizar
la parametrización.
Ilustración 39. Categorías de las incidencias en el aplicativo de Mesa de Ayuda en la CGR
Fuente: GLPI
GLPI es un sistema que integra varios elementos. Para este caso, las anteriores categorías de
incidencias, están asociadas al Inventario que administra el aplicativo y corresponden al tipo de
elemento “Software”. Aquí también se incluyó al SIBOR como un sistema de apoyo, tal como se
puede evidenciar en la siguiente imagen.
Ilustración 40. Software parametrizado en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR
Fuente: GLPI
El parámetro de identificar a los sistemas misionales y de apoyo como “software” fue definido de
forma conjunta, entre el equipo de Oportunidad Estratégica y el de Mesa de Ayuda de la CGR.
3.5.2.7. Parametrización de las ubicaciones
Para reportar la incidencia, Oportunidad Estratégica en conjunto con la CGR, había presentado
una propuesta que incluía un total de 86 ubicaciones, que obedecían a los centros de costo de
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 67
la Entidad. Sin embargo estas ubicaciones se redefinieron y se parametrizaron teniendo en
cuenta la estructura organizacional de la CGR y no los centros de costo, como se había hecho
inicialmente.
A continuación se puede evidenciar que dentro del aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR,
quedan parametrizados un total de 89 ubicaciones que corresponden al organigrama de la
Entidad6.
Ilustración 41. Ubicaciones parametrizadas en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR
Fuente: GLPI
3.5.2.8. Parametrización de las reglas de negocio
Dentro del aplicativo de Mesa de Ayuda Oportunidad Estratégica, en conjunto con el equipo de
Mesa de Ayuda de la CGR, deja parametrizadas un total de 37 reglas para la asignación
automática de Incidencias.
Esto se puede observar en la imagen que se presenta a continuación.
Ilustración 42. Reglas de direccionamiento parametrizadas en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR
Fuente: GLPI
3.5.2.9. Parametrización de las categorías de la base de conocimiento
Oportunidad Estratégica parametrizó en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda, un total de 8
categorías para la base de conocimiento:
6 Contraloría General de la República de Colombia, 2011
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 68
Ilustración 43. Categorías de la base de conocimiento parametrizadas en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR
Fuente: GLPI
Estas categorías se definieron partiendo de una categoría denominada base de conocimientos -
Mesa de Ayuda, que es la categoria general de toda la base de conocimiento. Por esta razón,
se puede ver en el aplicativo de Mesa de Ayuda que esta es la que contiene las otras
categorías.
Las demás categorias se han cofigurado para las incidencias asociadas a cada sistema de
Información y con base en éstas, se desarrollará la creación de plantillas de respuesta, a la vez
que se extraerán las respuestas para las preguntas frecuentes.
3.5.2.10. Documentación de la base de conocimiento de SAE
De las categorías presentadas anteriormente, el equipo de Oportunidad Estratégica en conjunto
con los facilitadores SAE, ha generado la documentación que se muestra a continuación, para
la base de conocimiento de SAE.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 69
Ilustración 44. Documentación de la base de conocimiento de SAE
Fuente: GLPI
Los títulos de color café de la columna de la izquierda, corresponden a los artículos compartidos
y de visualización, en la sección de preguntas y respuestas frecuentes. Los de color verde,
también en la columna de la izquierda, son aquellos que hacen parte de la base de
conocimiento, pero que no se han publicado y no hacen parte de las preguntas y respuestas
frecuentes visibles al usuario normal. Sin embargo, estas últimas son visibles para el usuario
técnico.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 70
A continuación se ilustra la consulta al módulo de preguntas y respuestas frecuentes por parte
de un usuario que aún no se ha autenticado en el aplicativo de Mesa de Ayuda.
Ilustración 45. Enlace a las preguntas y respuestas frecuentes
Fuente: GLPI
Ilustración 46. Visualización de las preguntas y respuestas frecuentes sin que el usuario deba autenticarse en el aplicativo
de Mesa de Ayuda
Fuente: GLPI
A continuación se presenta la visualización de estas preguntas y respuestas frecuentes, una
vez se haya iniciado sesión por parte de un usuario con perfil Usuario Normal.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 71
Ilustración 47. Visualización de las preguntas y respuestas frecuentes desde la sesión de un usuario autenticado en el aplicativo de Mesa de Ayuda
Fuente: GLPI
Oportunidad Estratégica, en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda, parametrizó esta
preguntas y respuestas para que puedan ser consultadas sin que el usuario deba autenticarse
dentro del aplicativo.
3.5.2.11. Parametrización plantillas solución para SAE
Oportunidad Estratégica, en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda, parametrizaron las
siguientes plantillas de respuesta a incidencias reportadas por los usuarios del SAE. Estas
respuestas se configuraron con información suministrada por algunos de los “padrinos” SAE.
Ilustración 48. Plantillas solución parametrizadas para SAE en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR
Fuente: GLPI
A continuación se ilustra el listado de las plantillas que un usuario con un perfil técnico podrá
escoger desde la pestaña Solución, al momento de dar una respuesta a una incidencia
reportada por un funcionario de la Entidad.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 72
Ilustración 49. Selección de una plantilla desde la pestaña solución de una incidencia
Fuente: GLPI
3.5.2.12. Configuración del servidor OCS
Oportunidad Estratégica, en conjunto con la CGR, configuró el servidor de OCS para realizar el
almacenamiento de la información capturada por el plugin de OCS. Este plugin se instala en los
equipos cliente, con el fin de obtener el inventario de hardware y software de la CGR y cruzar
esta información con las solicitudes de soporte, para brindar una solución oportuna al usuario.
Actualmente el equipo de Mesa de Ayuda trabaja en la instalación del plugin en el Nivel Central.
A continuación se especifican las características de éste servidor y las versiones del software.
Tabla 5. Especificaciones técnicas de los servidores de GLPI
Especificaciones Técnicas Servidor OCS
Hardware
Cluster Cluster_SAE
IP 192.168.24.134
RAM 16 GB
Procesador Intel Xeon E5
Almacenamiento (Capacidad) 500 GB
Sotfware
Sistema Operativo y Versión Linux Server 6.5
Versión de OCS Server 2.1.1
Versión de OSC Cliente 2.0.1 Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.5.3. Socialización del aplicativo de Mesa de Ayuda
Oportunidad Estratégica, desarrolló actividades de capacitación sobre el uso del aplicativo GLPI
con los facilitadores SAE y el equipo de soporte técnico de la Mesa de Ayuda.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 73
3.5.3.1. Capacitación a facilitadores SAE
Oportunidad Estratégica capacitó al equipo de facilitadores SAE, en los temas presentados a
continuación:
Acceso al aplicativo: Se les indicó que la forma de acceder al aplicativo de Mesa de
Ayuda debe hacerse con el usuario y contraseña que emplean al momento de acceder a un
computador en la Entidad.
Perfiles dentro del aplicativo de Mesa de Ayuda: Oportunidad Estratégica explicó a los
facilitadores de SAE, que tendrán asociados el perfil Técnico y el perfil de Usuario Normal.
Interacción en cada uno de los perfiles: Oportunidad Estratégica explicó a los
facilitadores SAE, cuales son las actuaciones que pueden desarrollar según el perfil
(Técnico o Usuario Normal) que escojan al momento de interactuar con el aplicativo.
De igual forma, explicó la forma de cómo deben reportar una incidencia en el aplicativo de
Mesa de Ayuda, si están haciendo uso del perfil de Usuario Normal, al tiempo que se les
indicó la forma de cómo deben dar una respuesta si hacen uso del perfil técnico.
Presentación de las plantillas de repuesta: Oportunidad Estratégica presentó a los
facilitadores SAE, las plantillas que pueden emplear en el aplicativo de Mesa de Ayuda,
para dar respuestas estandarizadas a las preguntas comunes generadas por parte de los
funcionarios de la Entidad.
3.5.3.2. Socialización de preguntas y respuestas con los facilitadores SAE
Oportunidad Estratégica en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda y el equipo facilitador,
realizó una asignación de las preguntas y respuestas para las plantillas, cubriendo los
siguientes temas:
Tabla 6. Asignación de preguntas y respuestas frecuentes a líderes SAE
Preguntas y Respuestas Frecuentes en SAE
Preguntas Asignadas Responsable Elaboración de Plantilla
Procedimiento sobre las firmas múltiples Cristian Bautista SI
Procedimiento para la descarga de un proceso y expedición de copias Diana Orjuela SI
Cómo veo organizado mi expediente? Edwin Saavedra SI
Cómo eliminar un archivo en SAE Juan Leal SI
Respuesta error: “Error 80”- (Respuesta de servicio al usuario) Jairo Monsalve SI
Respuesta error: “Error EAW96” - (Respuesta de servicio al usuario) Jairo Monsalve SI
Procedimiento para el traslado a segunda instancia Fernando Peña NO
Respuesta al error: “no existen tareas pendientes para este expediente” Fernando Peña NO
Existe un índice electrónico? Luisa Romero NO
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 74
Preguntas y Respuestas Frecuentes en SAE
Preguntas Asignadas Responsable Elaboración de Plantilla
Cómo paso de carpetas a carpetas pendientes? Magda Molano NO
Reasignación (Asignación o Traslado) de expedientes en SAE Gloria Blandón NO
Cómo denominar los archivos PDF Alexander Guerrero
NO
Cómo y cuándo comprimir documentos (.ZIP) Gladys Rodríguez NO Elaboración: Oportunidad Estratégica
Facilitadores SAE que SI enviaron respuesta para la elaboración de la plantilla en el aplicativo de Mesa de Ayuda Facilitadores SAE que NO enviaron respuesta para la elaboración de la plantilla en el aplicativo de Mesa de Ayuda
Oportunidad Estratégica, en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda, generó en el aplicativo
las Plantillas7 de aquellas respuestas recibidas.
3.5.4. Puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda
Para la puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda, Oportunidad Estratégica en
conjunto con la CGR, desarrollaron las siguientes estrategias de publicidad para dar a conocer
el aplicativo de Mesa de Ayuda dentro de la Entidad.
3.5.4.1. Creación del ícono de Mesa de Ayuda
Oportunidad Estratégica trabajo conjuntamente con el equipo de Mesa de Ayuda de la CGR y la
diseñadora de la Oficina de Sistemas e Informática Claudia Viviana González Suspes, en la
elaboración del siguiente ícono para la Mesa de Ayuda:
Ilustración 50. Ícono de Acceso a Mesa de Ayuda
Elaboración: Claudia Viviana González Suspes – OSEI
3.5.4.2. Vinculación del ícono de Mesa de Ayuda en el Portal Institucional
Posteriormente se realizó la vinculación de este ícono en el menú de Aplicativos Institucionales
del Portal Institucional de la CGR, Clic-Online:
7 3.5.2.11 Parametrización plantillas solución para SAE
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 75
Ilustración 51. Visualización del icono en los aplicativos institucionales de la CGR
Fuente: http://www.contraloriagen.gov.co/
3.5.4.3. Elaboración del banner publicitario
Oportunidad Estratégica, el equipo de Mesa de Ayuda y la Oficina de Comunicaciones y
Publicaciones de la CGR, trabajaron conjuntamente en la elaboración del siguiente banner
publicitario.
Ilustración 52. Banner publicitario aplicativo de Mesa de Ayuda
Fuente: Oficina de Comunicaciones y Publicidad de la CGR
Este banner se colocó en las carteleras digitales de la CGR, de tal forma que todos los
funcionarios de la entidad conocieran el aplicativo que la OSEI ha puesto a disposición para la
solución de incidencias tecnológicas.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 76
3.5.4.4. Creación del vídeo instructivo Usuario Final
Oportunidad Estratégica en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, crearon un
video instructivo para el usuario final, en el que se indica la forma de registrar una incidencia en
el aplicativo.
Este video se ha compartido con los usuarios a través de correo electrónico y a través de la
Oficina de Comunicaciones y Publicaciones de la CGR.
3.5.4.5. Respuesta automática a usuarios que solicitan soporte
Oportunidad Estratégica en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, generaron
una respuesta automática cuando un usuario solicita apoyo al correo
mesadeayuda@contraloria.gov.co.
Esta respuesta informa y da instrucciones detalladas del nuevo esquema de soporte que se
brindará a través del aplicativo GLPI. A continuación se ilustra la respuesta generada:
Apreciado usuario, por favor lea la información que se indica a continuación:
Su incidencia NO SERÁ atendida por este medio, ya que la Contraloría ha dispuesto
una nueva plataforma, especialmente diseñada para la gestión de sus necesidades
informáticas.
Este aplicativo de Mesa de Ayuda, permitirá brindarle un mejor servicio y una
respuesta más oportuna. El acceso a esta aplicación podrá hacerlo a través del
siguiente link: http://mesadeayuda.contraloria.gov.co/
Igualmente, lo invitamos a consultar el video instructivo, para proceder con el registro
de su incidencia: \\SCOSEI102\Compartida
Las incidencias reportadas previamente a este correo, seguirán siendo gestionadas
por el Equipo de Mesa de Ayuda.
Este mensaje es una respuesta automática. La presente cuenta de correo NO
SEGUIRÁ SIENDO MONITOREADA, por lo que no deberá responder a este mensaje.
Con el mayor ánimo de prestar cada día un mejor servicio,
Equipo Mesa de Ayuda
Oficina de Sistemas e Informática
Contraloría General de la República
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 77
3.5.5. Presentación del aplicativo de Mesa de Ayuda al Director de la Oficina de
Sistemas e Informática de la CGR
Oportunidad Estratégica realizó una presentación del aplicativo GLPI de Mesa de Ayuda, al
Director de la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI) de la CGR.
En esta actividad el director de la OSEI, realizó el registro de una incidencia, al tiempo que
recibió en su correo electrónico, todos los mensajes en los que se le notificaba la trazabilidad de
la incidencia reportada.
3.6. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL SAE
3.6.1. Relación de documentos cargados al SAE con tráfico de red
Con el propósito de tener una medida de desempeño ligada directamente a la operación diaria
del aplicativo del SAE, el tráfico de la red de la CGR se filtró por las direcciones IP exclusivas
del servicio SAE (172.18.2002.15/16) y se relaciona con la información disponible de los
documentos cargados en el SAE, tanto en el Nivel Central, como en Gerencias
Departamentales. Este corte comprende el periodo del 20 de junio al 21 de julio de 2014.
Tabla 7. Relación de los documentos cargados al SAE con el tráfico de red
Fecha Tráfico de red de SAE
(MB) Documentos
cargados al SAE Relación data
(MB)/Documento
20/06/2014 32.709 6.169 5,30
24/06/2014 12.229 2.963 4,13
25/06/2014 12.705 2.381 5,34
26/06/2014 20.128 3.885 5,18
27/06/2014 32.249 5.416 5,95
01/07/2014 44.088 8.045 5,48
02/07/2014 21.887 2.309 9,48
03/07/2014 14.568 5.420 2,69
04/07/2014 5.531 2.293 2,41
07/07/2014 18.968 1.738 10,91
08/07/2014 19.392 1.880 10,31
09/07/2014 22.972 1.422 16,15
10/07/2014 26.380 3.079 8,57
11/07/2014 12.754 1.771 7,20
14/07/2014 32.665 2.369 13,79
15/07/2014 14.775 3.949 3,74
16/07/2014 12.126 2.857 4,24
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 78
Fecha Tráfico de red de SAE
(MB) Documentos
cargados al SAE Relación data
(MB)/Documento
17/07/2014 3.613 1.075 3,36
18/07/2014 12.227 1.145 10,68
21/07/2014 2.291 1.662 1,38
Total 374.257 3.091 6,82
Fuente: EXINDA y Reportes de Cargue OE – CGR
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Ilustración 53. Cantidad de documentos cargados y MB utilizados por documento (20/06/2014 - 07/07/2014)
Fuente: EXINDA y Reportes de Cargue OE – CGR
Elaboración: Oportunidad Estratégica
6169
29632381
3885
5416
8045
2309
5420
22931738
5,30
4,13
5,34
5,185,95
5,48
9,48
2,69 2,41
10,91
0,00
2,00
4,00
6,00
8,00
10,00
12,00
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
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laci
ón
dat
a (M
B/D
ocu
me
nto
)
Can
tid
ad d
e d
ocu
me
nto
s
Fechas
Documentos cargados Relación de MB por documento
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 79
Ilustración 54. Cantidad de documentos cargados y MB utilizados por documento (08/07/2014 -217/07/2014)
3.6.2. Tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE
En cuanto a los tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE, a continuación se
presenta únicamente el último mes (20 de junio a 21 de julio de 2014) de las pruebas cuyo inicio
se remonta al 27 de marzo de 2014. Durante este último mes, Oportunidad Estratégica realizó
las pruebas durante el periodo del 20 de junio al 9 de julio y a partir de esa fecha, éstas fueron
realizadas por el NOC8 de la CGR. De tal forma, los datos para la elaboración de estos gráficos,
proviene de las 2 fuentes mencionadas.
Para realizar las pruebas de cargue y firma, de un documento estándar de 95 MB en el SAE, se
utilizó un equipo (computador) de la Contraloría General de la República y se generaron dos
pruebas, tanto en Internet Explorer 10 como en Mozilla Firefox 29. La ubicación del archivo en
el equipo se mantiene en la misma ruta. Igualmente, el punto de acceso (red) del equipo es
siempre el mismo (Sala de Juntas – Oficina de Capacitación).
8 Network Operations Center
1880
1422
3079
1771
2369
3949
2857
1075 1145
166210,31
16,15
8,57
7,20
13,79
3,74 4,243,36
10,68
1,38 0,00
2,00
4,00
6,00
8,00
10,00
12,00
14,00
16,00
18,00
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
Re
laci
ón
dat
a (M
B/D
ocu
me
nto
)
Can
tid
ad d
e d
ocu
me
nto
s
Fechas
Documentos cargados Relación de MB por documento
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 80
Ilustración 55. Tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE del 20 de junio al 1ro de julio de 2014
Fuente: Pruebas de cargue y firma de Oportunidad Estratégica en el SAE
Elaborado por: Oportunidad Estratégica.
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20/06/2014 24/06/2014 25/06/2014 26/06/2014 27/06/2014 01/07/2014
Cargue Firma
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 81
Ilustración 56. Tiempos de cargue y firma de documentos SAE del 2 al 9 de julio de 2014
Fuente: Pruebas de cargue y firma de Oportunidad Estratégica en el SAE.
Elaborado por: Oportunidad Estratégica.
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zilla
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02/07/2014 03/07/2014 04/07/2014 07/07/2014 08/07/2014 09/07/2014
Cargue Firma
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 82
Ilustración 57. Tiempos de cargue y firma de documentos SAE del 10 al 21 de julio de 2014
Fuente: Pruebas de cargue y firma realizadas por el NOC de la CGR.
Elaborado por: Oportunidad Estratégica.
De tal forma, se observa irregularidad en el desempeño del SAE, con tiempos de cargue que en ocasiones sobrepasan los 14
minutos, en donde ambos navegadores presentan este comportamiento. En ocasiones no se logra el inicio del cargue en el
sistema, ni la firma, por lo que en el gráfico no se observan barras en las mediciones. En los momentos de operación estable y
eficiente (Ej. 3 y 4 de julio), se registraron tiempos de cargue de alrededor de 50 segundos.
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10/07/2014 11/07/2014 14/07/2014 15/07/2014 16/07/2014 21/07/2014
Cargue Firma
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 83
3.7. SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ADQUIRIDOS
INFORME DE SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ADQUIRIDOS
Seguimiento a los compromisos establecidos en las diferentes reuniones realizadas en el período comprendido entre el 11 y el
23 de Julio de 2014. Adicionalmente, se incluyen algunas tareas que se encuentran en proceso o pendientes de ejecución,
pertenecientes a fechas anteriores. Todos los compromisos se han consignado en las actas como tareas pendientes.
En el cuadro anexo se presenta el resumen de las reuniones y las fechas en que se adelantaron.
NÚMERO DE ACTA
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS
4 Enviar informe de cargue y productividad cada día de por medio.
Oportunidad Estratégica
14/02/2014 Cumplido
10 Seguimiento a las modificaciones de los canales de comunicación de Telefónica.
OSEI Cumplido
13 Contratación de canales (ampliación y alterno). OSEI 14/03/2014 Cumplido
28 Reubicar la Secretaria Común en el cuarto piso, y asignar un archivo temporal.
Oportunidad Estratégica
19/05/2014 Cumplido
Se definió junto con la DIAC, que el archivo temporal debería ubicarse en el espacio donde se ubican las tulas de correspondencia.
31 Asignar las 3 personas para realizar la transferencia de conocimientos.
Ing. César Beltrán – Ing. Gladys Rodríguez.
30/05/2014 Cumplido
34 Realizar Reunión con los Ingenieros Duber Beltrán y Fernando Peña para establecer los plazos de respuesta de requerimientos de la
Gladys Rodríguez 13/06/2014 Cumplido Se realizó a través de correo electrónico como directriz general para la
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 84
NÚMERO DE ACTA
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS
Mesa de Ayuda. Mesa de Ayuda.
35
Solicitarle a la Vicecontralora que emita un lineamiento en donde asigne a los líderes SAE un 50% del tiempo durante un periodo, para que apoyen el proceso de capacitación y cargue de sus gerencias.
Gladys Rodríguez 20/06/2014 Cumplido
Ya se realizó para algunos de los capacitadores y se evaluará posteriormente si se realiza una mayor asignación de recursos.
37 Almacenar la información de la USATI de las iteraciones 2, 3 en el servidor del Nivel Central.
Giovanny Quiroga - William Villarruel
27/06/2014 Cumplido
40
Emitir directriz para el uso de una nomenclatura única en los Procesos de Responsabilidad Fiscal de todas las dependencias.
Ligia Helena Borrero
09/07/2014 Cumplido
40 Emitir directriz para la creación de bases de datos actualizadas de procesos por dependencias.
Ligia Helena Borrero
09/07/2014 Cumplido
40 Emitir directriz para la asignación de un enlace de documentación por cada dependencia.
Ligia Helena Borrero
09/07/2014 Cumplido
40
Emitir directriz para la generación un punto de recepción de documentos (ventanillas DIAC piso 4), para la digitalización de documentos pendientes por digitalizar.
Ligia Helena Borrero
09/07/2014 Cumplido
40 Asignar coordinador de documentación (Reasignación de personal de Secretaría común).
María Patricia Lozano
09/07/2014 Cumplido
41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para el Contralor Auxiliar.
Pedro Nel Castro – Jorge Rocha
11/07/2014 Cumplido Ya alcanzó el 100% del cargue y no se realizaron descuentos.
41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para la Sectorial de Infraestructura.
Sebastián Carbono Barrios
04/07/2014 Cumplido
42 Adicionar el SIBOR a Mesa de Ayuda. Mesa de Ayuda 25/07/2014 Cumplido Ya se parametrizó el
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 85
NÚMERO DE ACTA
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS
aplicativo SIBOR en el GLPI. Falta ingresar los responsables de brindar soporte técnico y funcional.
43 Realizar videoconferencia con las Gerencias no incluidas en los planes piloto.
Magda Molano 23/07/2014 Cumplido
43 Que Pedro Nel Castro se ubique tiempo completo en la DIAC para realizar únicamente las funciones de enlace coordinador.
Pedro Nel Castro / Dr. Javier Lastra / Dra. Lesvia Molina
22/07/2014 Cumplido
10 Realizar inventario de los puertos del firewall Leonidas (SOC) Descartado
La tarea se reformuló en el acta 42, ya que la CGR quedó a cargo de la administración del firewall, por lo que este envío no se debe realizar a Mnemo.
35
Programar sesiones de transferencia de conocimiento entre el equipo de capacitadores SAE-PRF y Líderes de otros procesos, en donde se enseñe a capacitadores el procedimiento de los otros procesos.
Gladys Rodríguez 18/06/2014 Descartado
Amanda Camacho es la encargada de manejar los calendarios para los nuevos procesos.(PJC, PAS, Disciplinario). Esta tarea se debe cumplir, pero la responsable es la Dra. Camacho, y no la Ing. Rodríguez.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 86
NÚMERO DE ACTA
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS
35
Programar sesiones de transferencia de conocimiento entre el equipo de capacitadores SAE-PRF y Líderes de otros procesos, en donde se exponga a los Líderes de otros procesos, al SAE-PRF.
Gladys Rodríguez 18/06/2014 Descartado
Amanda Camacho es la encargada de manejar los calendarios para los nuevos procesos.(PJC, PAS, Disciplinario). Esta tarea se debe cumplir, pero la responsable es la Dra. Camacho, y no la Ing. Rodríguez.
1 Verificar las solicitudes realizadas a MNEMO. Gladys Rodríguez 07/02/2014 En Proceso
2 Cambio de los balanceadores virtuales por un balanceador físico, dentro de la estructura de SAE.
MNEMO 08/02/2014 En Proceso
4 Enviar reporte diario de avance sobre el proceso de digitalización.
DELOITTE 31/03/2014 En Proceso
Se acordó que el informe se realizará semanalmente y Deloitte deberá enviarlo a la CGR.
10 Terminar configuración de los balanceadores. OSEI/AFINA En Proceso
13
Supervisar la realización de las siguientes tareas: Operación y parametrización de los balanceadores. Configuración de la VPN. Configuración del Firewall.
OSEI 14/03/2014 En Proceso La configuración de la VPN y del Firewall ya se concluyó.
13 Generar un reglamento o protocolo para el manejo de software en las terminales.
USATI 14/03/2014 En Proceso
18 Realizar seguimiento a inconvenientes presentados en cada una de las Gerencias.
Capacitadores / Padrinos
05/04/2014 En Proceso Se estará haciendo seguimiento durante la implementación del SAE.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 87
NÚMERO DE ACTA
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS
35 Entregar a la Oficina de Capacitación la lista de funcionarios a involucrar en la capacitación del Módulo de notificaciones (Secretaría Común).
Gladys Rodríguez 18/06/2014 En Proceso
35 Entregar a la Oficina de Capacitación la lista de funcionarios a involucrar en las capacitaciones de SAE en PJC y PAS (líderes SAE).
Luz Amanda Camacho
13/06/2014 En Proceso
35 Programar la capacitación de Secretaría Común para Gerencias Departamentales y Nivel Central.
Martha Patricia Tovar
18/06/2014 En Proceso
Ya se realizaron las capacitaciones en el Nivel Central, está pendiente en las Gerencias.
37 Trasladar la información de las iteraciones 1, 3 y 4, desde el Nivel Central a los servidores de las Gerencias Departamentales.
Fernando Peña - Jaqueline Vargas
27/06/2014 En Proceso De 24 Gerencias se ha realizado el traslado de información a 12 de ellas.
39 Traer a los abogados de los procesos Coactivo y Sancionatorio de las gerencias de Antioquia y Valle a Bogotá, en la semana del 8 de julio.
Javier Alonso Lastra
08/07/2014 En Proceso
Los sustanciadores de Jurisdicción Coactiva viajaron a Bogotá para realizar la capacitación. Falta la capacitación de PAS y un refuerzo a la de Coactiva, ya que se presentaron inconvenientes técnicos.
40 Emitir directriz para la implementación del plan piloto en la correspondencia masiva
Lesvy Molina 09/07/2014 En Proceso
42 Asignar a un nuevo funcionario para continuar con la configuración y administración de GLPI.
OSEI 14/07/2014 En Proceso El proceso de contratación de la persona que asumirá esta tarea, está en proceso.
43 Realizar videoconferencia con las Gerencias incluidas en los planes pilotos: (1) Casanare, (2) Córdoba y (3) Risaralda.
Magda Molano 22/07/2014 En Proceso
La totalidad de las gerencias fueron contactadas y se socializó la Resolución. Falta comunicarles a los pilotos que deben adelantar con mayor celeridad la
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 88
NÚMERO DE ACTA
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS
implantación de ésta.
2 Informe con los resultados arrojados por las pruebas de estrés y cargue, realizadas por MNEMO a la aplicación SAE
MNEMO 02/07/2014 Pendiente
4 Realizar un reporte sobre las pruebas realizadas para verificar la Comunicación entre la base de datos y el servidor del SAE.
MNEMO 14/02/2014 Pendiente
6 Generación del reporte de Logs. MNEMO 14/02/2014 Pendiente
10 Entrega de los resultados de las pruebas de stress
MNEMO Pendiente
13 Generar un reglamento o protocolo para el horario de actualizaciones del antivirus.
Olga Lucía García (SOC), Libardo Lizcano (NOC)
14/03/2014 Pendiente
Dicho protocolo deberá estar enfocado para los días después de fines de semana o festivos
13 Hacer seguimiento a Mnemo para que realice y entregue las pruebas de stress, sin filtro.
OSEI 14/03/2014 Pendiente
27 Realizar reglamentación de manejo de cajas a ser enviadas al archivo externo y las frecuencias relacionadas.
DIAC 01/08/2014 Pendiente
35
Solicitarle a la Vicecontralora que emita un lineamiento según el cual se adicionarán los líderes funcionales de SAE Sancionatorio, Disciplinario y de Jurisdicción Coactiva, al actual equipo de capacitación (SAE-PRF), indicando su dedicación (carga laboral) y compromisos.
Gladys Rodríguez 20/06/2014 Pendiente
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 89
NÚMERO DE ACTA
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS
39
Realizar circular para que los abogados de los nuevos procesos dispongan del 100% del tiempo en el cargue al SAE, una vez éste se encuentre en funcionamiento.
Luz Amanda Camacho
04/07/2014 Pendiente
40 Emitir directriz para el uso de la sala de consulta del piso sexto.
Javier Alonso Lastra
09/07/2014 Pendiente
Aunque la tarea estaba asignada a la Dra. María Patricia Lozano, ésta debe reasignarse al Delegado de Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Dr. Javier Lastra.
40
Enviar carta a Talento Humano para poder establecer horarios alternos (Horas extras o entradas y salidas tardías) para los funcionarios de Secretaría Común.
Javier Alonso Lastra
09/07/2014 Pendiente
Aunque la tarea estaba asignada a la Dra. María Patricia Lozano, ésta debe reasignarse al Delegado de Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Dr. Javier Lastra.
40 Elaboración del sello con información de contacto.
Lesvy Molina 09/07/2014 Pendiente
40 Asegurar el despliegue de las nuevas funcionalidades de SIGEDOC
Lesvy Molina 09/07/2014 Pendiente
40 Definir los protocolos para el envío de grandes archivos a sustanciadores: CD, USB, entre otros.
Oficina de Sistemas
09/07/2014 Pendiente
41 Analizar el personal requerido para cumplir las metas de cargue de Anticorrupción.
Laura Olivares 11/07/2014 Pendiente
41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para la Sectorial de Agropecuario.
Luz Adriana Martínez
04/07/2014 Pendiente
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 90
NÚMERO DE ACTA
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS
41 Realizar la verificación de los documentos por descontar de la Delegada y Dirección de Investigaciones.
Pedro Nel Castro – Jorge Rocha
11/07/2014 Pendiente
42 Enviar formalmente a la OSEI, el listado de los puertos de firewall requeridos para el SAE.
MNEMO 18/07/2014 Pendiente
42 Verificar la configuración y desempeño de los nodos y la base de datos, en conjunto con MNEMO.
OSEI – MNEMO 18/07/2014 Pendiente
Las actas 42 y 43 se podrán encontrar en el Anexo K.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 91
4. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS
ALCANZADOS
En esta sección se presenta la totalidad de actividades desarrolladas, así como los logros
alcanzados durante la ejecución del contrato. Adicionalmente, se encuentra la información
relacionada con aspectos como la estructura de los documentos e informes presentados por
Oportunidad Estratégica, al igual que las diversas metodologías utilizadas para su elaboración.
4.1. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS CONTRACTUALES ALCANZADOS
El objetivo principal del proyecto adelantado, es el desarrollo del análisis, acompañamiento y
seguimiento técnico, del proceso de implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico.
Por consiguiente, y con el propósito de cumplir dicho objetivo, el contrato de Oportunidad
Estratégica, contó con 3 etapas: i) Análisis, ii) Acompañamiento y Seguimiento y iii) Cierre.
A continuación se muestran los logros sobresalientes de cada una de esas etapas, resultado de
la ejecución de los objetivos contractuales, al igual que aquellos que fueron agregados por
petición de la Contraloría General de la República, o surgieron como fruto del apoyo brindado
por Oportunidad Estratégica a lo largo del desarrollo del proyecto.
4.1.1. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de análisis
Inicialmente, se estableció la estrategia de implementación para todos los procesos que hacen
parte del SAE, como lo es el Proceso de Responsabilidad Fiscal y los nuevos procesos a ser
incluidos en el SAE, tales como los Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y
Administrativos Sancionatorios. Esta estrategia fue utilizada como base para la definición de los
cronogramas, tanto de digitalización como de capacitación y para la estimación del recurso
humano requerido para llevar a cabo las actividades referidas.
Igualmente, se alcanzaron los siguientes logros:
4.1.1.1. Recopilación de información
Se identificó, solicitó y recopiló la información relacionada y requerida para la ejecución
de la etapa de análisis.
4.1.1.2. Cronogramas de digitalización
Se definieron los cronogramas de digitalización para el Proceso de Jurisdicción Coactiva
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 92
(Nivel Central y Gerencias Departamentales), el Proceso Administrativo Sancionatorio9
(Gerencias Departamentales) y el Proceso Disciplinario (Nivel Central). Paralelamente,
se desarrollaron los cronogramas para los saldos del Proceso de Responsabilidad Fiscal
(Nivel Central y Gerencias Departamentales).
Respecto a los expedientes de los procesos de Jurisdicción Coactiva y Administrativo
Sancionatorio en las Gerencias Departamentales, se acompañó igualmente a la Entidad
para cumplir con la meta de digitalización a mediados del mes de junio de 2014.
Se apoyó en la definición del esquema de recepción, transferencia y almacenamiento
electrónico de los documentos digitalizados, pertenecientes a los procesos
Administrativos Sancionatorios y Jurisdicción Coactiva en Gerencias Departamentales.
Esto se hizo a través de las distintas reuniones con las partes involucradas: Dirección de
Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC), Unidad de Seguridad y Aseguramiento
Tecnológico e Informático (USATI) y la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI).
Se realizaron dos (2) entregas ordinarias del Informe de Cronograma de Digitalización.
4.1.1.3. Cronogramas de capacitación
Se definió el cronograma de capacitación de SAE, para los Procesos de
Responsabilidad Fiscal.
Se apoyó y documentó la definición de la estrategia de capacitación, de los procesos de
Jurisdicción Coactiva, Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios.
Se definieron los cronogramas de capacitación de los procesos de Jurisdicción Coactiva,
Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios.
Se realizaron dos (2) entregas ordinarias del Informe de Cronogramas de Capacitación.
4.1.1.4. Estimación del recurso humano
Se estableció el número óptimo de funcionarios, destinados a la ejecución de cada una
de las actividades (Digitalización, Capacitación y Acompañamiento), relacionadas con la
implementación del SAE en los diferentes procesos.
Se realizaron cuatro (4) entregas ordinarias del Informe de Estimación del Recurso
humano.
9 Este cronograma sólo se definió para las Gerencias Departamentales, debido a que la Entidad nunca reportó el
volumen de información, a Nivel Central.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 93
4.1.1.5. Definición de líneas base
Para el Proceso de Responsabilidad Fiscal, se tomó como línea base, los resultados
obtenidos durante las mediciones realizadas durante el año 2013. Por otra parte, para el
monitoreo de los procesos Administrativo Sancionatorio, Disciplinario y de Jurisdicción
Coactiva se inició en cero.
4.1.1.6. Socialización de resultados
Se presentaron los resultados del análisis y el estado de avance del contrato, a través
de entregas periódicas a la gerencia del proyecto, a la Contralora y Vicecontralora, al
Director de la Oficina de Sistemas e Informática y a quienes él indicaba.
Se dieron a conocer los avances de implementación del SAE y las principales
recomendaciones mediante tres reuniones a la Comisión Directiva.
4.1.2. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de acompañamiento y
seguimiento
4.1.2.1. Recopilación de información
Se identificó, solicitó y recopiló la información relacionada y requerida para la ejecución
de la etapa de acompañamiento y seguimiento.
4.1.2.2. Seguimiento a compromisos
Se elaboraron 43 actas de las reuniones realizadas durante la ejecución del proyecto,
dentro de las cuales se establecieron diferentes tareas para la correcta implementación
del SAE.
Se realizó el acompañamiento y monitoreo de 172 actividades, establecidas durante las
reuniones desarrolladas en el periodo contractual y que fueron consignadas en las
actas. Durante este tiempo, se cumplieron 126 actividades, correspondientes al 73% del
total de éstas. Igualmente, quedaron en proceso el 9% (15 actividades) y pendientes el
11% correspondiente a 19 actividades. Se descartaron 12 actividades correspondientes
al 7%.
Se realizaron en total doce (12) entregas del Informe de Seguimiento a Compromisos
Adquiridos. Once (11) de estas entregas, de forma quincenal y una (1) con el presente
Documento de Reporte Final de Procesos y Actividades.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 94
4.1.2.3. Hitos y/o medidas de administración y seguimiento
Se realizó el seguimiento de los hitos y/o medidas de administración y seguimiento del
SAE, a través de mediciones quincenales. Hay que tener presente que la entrega de
estos informes se había establecido con una periodicidad mensual en el contrato 371 de
2014.
Por medio de este seguimiento, se fomentó la formalización de las capacitaciones del
Proceso de Responsabilidad Fiscal, del nivel central, que aún no se encontraban
registradas.
Se brindó acompañamiento a la Entidad, para lograr la capacitación del 100% de los
usuarios del SAE para el Proceso de Responsabilidad Fiscal.
Se acompañó a la CGR en el proceso de digitalización, logrando cumplir con el 100% de
las carpetas de Responsabilidad Fiscal, reportadas durante el año 2013, tanto en las
Dependencias del Nivel Central como en las Gerencias Departamentales.
Se generaron pronósticos, para la estimación del tiempo total de cargue de los
documentos digitalizados, para los procesos de Jurisdicción Coactiva, Administrativos
Sancionatorios y Disciplinarios. El resultado de estos pronósticos permitirá a la Entidad
desarrollar las estrategias necesarias para culminar las actividades de cargue.
Se documentaron los avances de los cronogramas de desarrollo en SAE de los
procesos de Jurisdicción Coactiva, Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios,
realizados por el proveedor de la plataforma.
El seguimiento realizado al proceso de digitalización de expedientes permitió que la
Entidad generara medidas de mitigación, en las ocasiones que no se cumplían las metas
establecidas en los cronogramas propuestos.
4.1.2.4. Actuaciones que estimulen el uso del sistema y su apropiación
Se presentó en un documento, un conjunto de actividades a realizar una vez el SAE esté
implementado y funcionando. Esto con el fin de dar seguimiento al uso del sistema y
apropiación por parte de los usuarios.
4.1.2.5. Seguimiento a expedientes
Se realizó y presentó la propuesta de estandarización del proceso de aprobación de
providencias, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal, para las diferentes
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 95
Dependencias de la Contraloría General de la República. Esta estandarización fue
incorporada en la Resolución REG-EJE-0005-2014.
Se brindó apoyó en la creación de salas destinadas a la consulta de los expedientes
digitales, por parte de personas externas a la Entidad.
Se realizó acompañamiento en el montaje de las carteleras digitales, en la sala de
consulta para la Secretaría Común de la Contraloría Delegada de Investigaciones,
Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, ubicada en el sexto piso. Igualmente, se
destinaron dos carteleras digitales en la sala de consulta de la Unidad de
Investigaciones Especiales contra la Corrupción, ubicada en el décimo piso de la CGR.
Se crearon las plantillas destinadas a la proyección de Estados, Traslados, Citaciones
vía Web, Notificaciones vía Web, entre otros, al igual que el apoyo de su implementación
en las carteleras digitales, ubicadas en las salas de consulta de Secretaría Común.
Se realizó el registro diario de mediciones, del 20 de febrero de 2014 al 20 de julio de
2014, de:
- Tráfico de la red local (LAN) de la CGR.
- Top 10 de los servicios que más tráfico generaron.
- Incidentes evidenciados en la red de la CGR.
- Desempeño de la base de datos del SAE.
Se establecieron, con apoyo de la Entidad, medidas de eficiencia del SAE, por medio de:
- Relación de los documentos cargados al SAE y su tráfico de red.
- Tiempos de cargue y firma en el SAE.
Se construyó la correlación entre el rendimiento del SAE y el comportamiento de las
conexiones realizadas a la base de datos de este sistema. Gracias a esta correlación se
lograron identificar eventos causantes de intermitencias y caídas del SAE.
Se recomendó el manejo de un archivo temporal y un archivo permanente, para la
gestión de los documentos físicos con destino a los distintos procesos. Esta
recomendación fue incorporada en la Resolución REG-EJE-0005-2014.
Se identificó una serie de servicios (actualizaciones de antivirus, tráfico del servidor
CIFS, Facebook, etc.) que causaban saturaciones de la red local de la CGR. Esto
permitió que la entidad tomara acciones correctivas, para mejorar la velocidad y
disminuir la saturación de la red.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 96
4.1.2.6. Acompañamiento a la implementación de la Mesa de Ayuda
Se capacitaron a los distintos miembros de Mesa de Ayuda sobre el esquema de
soporte que sería adoptado por la Entidad. Este esquema fue presentado por
Oportunidad Estratégica y aprobado por la CGR en diciembre de 2013.
Se implementó en el equipo de Mesa de Ayuda el esquema de soporte propuesto.
Inicialmente se hizo por medio de procedimientos manuales que permitieron validar las
necesidades y procesos para un funcionamiento eficiente. Estos procesos fueron
asumidos posteriormente, con el la entrada en producción del aplicativo que soportaría
la operación.
Se construyeron los mecanismos de monitoreo y operación de la Mesa de Ayuda, en
Google Docs, los cuales serían utilizados durante esta etapa inicial, mientras no se
tuviese un aplicativo que soportara la operación.
Se realizó un registro diario de incidencias, desde el 3 de marzo de 2014 al 11 de julio
de 2014, con el fin de generar los siguientes reportes:
- Reporte acumulado de incidencias.
- Reporte de tickets abiertos de Mesa de Ayuda.
- Reporte de incidencias por Gerencia Departamental/Delegada.
Considerando que la CGR indicó que no tenía recursos disponibles para adelantar un
proceso de licitación o contratación, se definió con el Director de la Oficina de Sistemas
e Informática, explorar alternativas de freeware.
Se analizó un conjunto de herramientas freeware de Mesa de Ayuda, con el fin de
seleccionar un aplicativo que se ajustara a las necesidades presentadas por la Entidad,
en aspectos tales como:
- Necesidades de ofimática.
- Necesidades de los sistemas de información.
Se recomendó el fortalecimiento del equipo de Mesa de Ayuda, lo cual fue acogido por
la CGR, pasando de dos a nueve funcionarios en un periodo de 4 meses.
Se realizó una prueba piloto durante seis semanas, con dos de los freeware que
brindaban mayor funcionalidad y se seleccionó, junto con la CGR, el freeware GLPI
como el aplicativo a ser implementado en la Entidad.
Se configuraron, en conjunto con la CGR, los servidores asignados para la instalación
del freeware GLPI.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 97
Se parametrizaron varios módulos del aplicativo, los cuales constituían los principales
elementos para el funcionamiento del mismo. Igualmente, se profundizó en la
parametrización de los módulos asociados al SAE. Sin embargo, aunque no se haya
profundizado en otros sistemas, no se afecta la funcionalidad para prestar el soporte a
todas las incidencias tecnológicas, reportadas por los funcionarios de la CGR.
Se capacitó a los distintos miembros de Mesa de Ayuda sobre el manejo del freeware de
Mesa de Ayuda GLPI.
Se creó una base inicial de conocimiento asociada al SAE, con la cual es posible
generar respuestas estandarizadas a las preguntas frecuentes de los usuarios.
Se apoyó a la CGR en la elaboración y lanzamiento de la estrategia de publicidad del
freeware de Mesa de Ayuda GLPI.
4.1.2.7. Apoyo al componente técnico de los términos de referencia para la
formulación e implementación de los procesos en la OSEI
Se realizó el apoyo solicitado por la CGR, en los ajustes presentados al componente
técnico de los términos de referencia, en el marco de la formulación e implementación
de procesos para la Oficina de Sistemas e Informática.
Se analizaron los procedimientos que la CGR buscaba definir y se formularon las
observaciones pertinentes.
Con base en la información remitida, se formuló una propuesta de procedimientos,
enmarcada en estándares ITIL, que conforman estándares altos y globalizados.
Se esquematizaron estos procedimientos en su ficha respectiva, la cual incluye campos
como el Objetivo, Alcance, Definiciones, Marco Normativo y/o, y Consideraciones.
Del mismo modo, en esta ficha se generó el flujograma para cada uno de los
procedimientos en mención.
4.1.2.8. Acompañamiento gerencial a la Oficina de Sistemas e Informática
Se realizó el acompañamiento durante el periodo indicado en el contrato, que
comprendió del 27 de enero de 2014 al 11 de julio del mismo año. Este periodo
comprende la etapa de Análisis, y de Acompañamiento y Seguimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 98
Este acompañamiento se realizó con una reunión semanal, excepto en las semanas del
28 de abril y del 30 de junio, ya que por motivos laborales, el Director de la Oficina de
Sistemas e Informática, se encontraba fuera del país.
Sin embargo, el tiempo programado para la reunión de estas dos semanas, se
aprovechó para efectuar las reuniones de seguimiento, con el grupo de trabajo “Grupo
de BI Regalías”, para verificar el avance de este proyecto, y la segunda con el “Grupo
SIG-CGR”, para conocer la estructura de la bodega de datos y demás temas
relacionados con el proyecto MIDA – CGR. No obstante, y a pesar de haberse utilizado
el tiempo semanal en reuniones de seguimiento, las dos reuniones de acompañamiento
que no se pudieron realizar en las fechas programadas, se reprogramaron la semana
siguiente, es decir, se efectuaron dos reuniones en dichas semanas.
Con este acompañamiento se logró reflexionar, sobre algunas medidas a tomar, así
como los cursos de acción más eficientes a emprender, a nivel tecnológico, por parte de
la Entidad.
Con este acompañamiento se logró generar el Cronograma de Desarrollo de Mediano y
Largo Plazo de Aplicativos Misionales, el cual constituye una versión consolidada y
preliminar de un Plan Estratégico de Tecnologías de Información –PETI-.
También, se generaron unas recomendaciones para la sostenibilidad de la plataforma
informática misional de la CGR, enfocándose en 4 acciones de altísimo impacto:
Implementación de la política de Cero Papel, Implementación del BI (Minería de Datos),
Integración de los Sistemas y el planteamiento del mencionado Cronograma de
Desarrollo de Mediano y Largo Plazo de Aplicativos Misionales (PETI consolidado).
Se generaron y entregaron unas consideraciones y recomendaciones para la creación
del Proyecto Minería de Datos MIDA-CGR, las cuales se pueden observar en el Anexo
M.
En el Anexo N, se entrega la respectiva Constancia de Cumplimiento de
Acompañamiento, en la que el Director de la Oficina de Sistemas e Informática y
Oportunidad Estratégica, dejan constancia de lo aquí expuesto.
4.1.2.9. Documentación de cambio tecnológico
Se recopiló, organizó y analizó la información sobre los procesos involucrados en el
cambio tecnológico de la Contraloría General de la República, desde el periodo del
Contralor Carlos Ossa Escobar (1998-2002), hasta el periodo de Sandra Morelli Rico
(2010-2014).
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 99
Se narran los hitos que han conformado el cambio tecnológico en la CGR durante los
últimos años, los cuales han permitido sentar las bases para concebir y desarrollar un
proyecto de alta complejidad técnica, logística y funcional, como el SICA y
recientemente el SAE.
El documento sirvió de insumo para que la Contralora Sandra Morelli estructurara
apartes del informe de gestión que presentará al Congreso de la República, en aquellos
elementos relacionados con sistemas y modernización tecnológica.
4.1.3. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de cierre
4.1.3.1. Recopilación de Información
Se identificó, solicitó y recopiló la información relacionada y requerida para la ejecución
de cada componente durante la fase de cierre.
4.1.3.2. Documento de Procesos y Actividades Desarrolladas
El presente documento muestra el estado de la implementación del SAE conforme a las
dimensiones de análisis expuestas en el presente documento.
Incluye el resumen de todas las actividades desarrolladas y logros alcanzados durante la
ejecución del contrato.
Adicionalmente, presenta las recomendaciones formuladas por Oportunidad Estratégica
para una exitosa continuación en la implementación del SAE.
4.1.3.3. Socialización de Resultados
Durante la etapa de cierre se llevó a cabo la presentación de los informes finales junto
con el presente documento, a la gerencia del proyecto y al Director de la Oficina de
Sistemas e Informática.
4.2. LOGROS ADICIONALES OBTENIDOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Se definió un nuevo protocolo de recepción documental, en el que la DIAC es el
responsable de llevar a cabo las actividades de recepción, digitalización y envío
electrónico de los documentos asociados a actuaciones procesales, a cada uno de los
funcionarios responsables de éstos (sustanciadores y/o competentes). Este protocolo
fue incorporado en la Resolución Ejecutiva 005 de 2014.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 100
Se recomendó la entrega periódica de la información de los documentos digitalizados, a
través de un formato unificado, generado por la Entidad. Esta recomendación fue
incorporada en la Resolución Ejecutiva 005 de 2014.
Se recomendó la utilización de una nomenclatura única, para la denominación de los
expedientes. La mencionada recomendación fue incorporada en la Resolución Ejecutiva
005 de 2014.
Se sugirió la implementación de unas bases de datos homogéneas, con su
administrador correspondiente. Estas bases de datos contienen los siguientes datos:
profesional sustanciador, nomenclatura actual, entidad afectada, código SAE IP previo y
código SAE PRF previo. Esta recomendación fue incorporada en la Resolución Ejecutiva
005 de 2014.
Se recomendó establecer criterios y manejos diferenciados, según el tipo de documento
que ingresa a la Entidad (documentos normales, formatos especiales, alto volumen y
medios digitales). La Resolución 005 de 2014 incorporó esta recomendación.
Se realizó un acompañamiento a un Plan Piloto de recepción, digitalización y envío
digital en el punto de recepción documental. El resultado de este Plan Piloto, sirvió de
insumo para el diseño de la Resolución que regularía la materia (REG-EJE-0005-2014).
Igualmente, permitió que los funcionarios de la DIAC se familiarizaran con el este nuevo
proceso.
Teniendo en cuenta la importancia de implementar la mencionada para dar continuidad
al proyecto SAE, se realizó y entregó a la CGR, una matriz de seguimiento dinámico de
tareas, en la que se registró de forma puntual, las actividades necesarias para el
cumplimiento de la Resolución. La matriz incluye: actividades, nivel (Central o
Gerencias), responsables, fechas y estado de cumplimiento (Cumplida, Pendiente). Esta
matriz se puede observar en el Anexo L.
Se realizaron entregas quincenales del Informe de Hitos y/o Medidas de Administración
y Seguimiento del SAE, teniendo en cuenta que la obligación contractual sólo implicaba
entregas mensuales de dicho informe.
Se realizaron seguimientos diarios al cargue de documentos en SAE, por Gerencia y/o
Dependencia de Nivel Central, así como la cantidad de documentos por funcionario.
Esto permitió la estimación de porcentajes de avance, respecto a los documentos
digitalizados por la DIAC. Adicionalmente, facilitó que la Entidad tomara medidas
correctivas, sobre las desviaciones que se presentaban respecto a las metas de cargue
establecidas.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 101
Se brindó la información requerida a los directivos del proyecto de implementación del
SAE, durante diversas reuniones y Comisiones Directivas, que permitieron tomar
decisiones y correctivos en el proyecto.
Se apoyó a la Contraloría General de la República en el proceso de entrega masiva de
tokens y actas, organizado durante la actualización del software de los dispositivos
criptográficos. Esta actividad se realizó en una ocasión, durante el mes de febrero de
2014.
Se apoyó en la elaboración del formato de descuento de documentos digitalizados para
ser cargados al SAE.
Se realizó la compilación de los archivos correspondientes a “Situación de Expedientes”
emitida por el SAE, la cual sirvió de insumo para la generación de información histórica
en el proyecto de Minería de Datos (MIDA) para la CGR, coordinado por el despacho de
la Vicecontralora y apoyado por Oportunidad Estratégica. Los informes compilados
comprenden el periodo del 13 de septiembre de 2013 - 25 de junio de 2014.
Se realizó una presentación sobre la Modernización del Control Fiscal en Colombia, para
el evento de Innovación del Sector Público, en el marco de la Feria Empresarial de la
Universidad de la Sabana. Dicha presentación se realizó con el aval de la Contralora y
Vicecontralora General de la República.
Se construyó la correlación de las conexiones realizadas a la base de datos de SICA,
con el fin de verificar que éstas no tuvieran el mismo comportamiento que las
conexiones presentadas en el SAE, ya que ambas soluciones estuvieron instaladas en
el mismo servidor de aplicaciones.
En conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, se generó un video instructivo
dirigido a usuarios finales, en el que se ilustra la forma de registrar incidencias a través
del freeware de Mesa de Ayuda GLPI.
4.3. INFORMACIÓN Y METODOLOGÍA DE LOS ENTREGABLES
4.3.1. Informe de elaboración de los cronogramas de digitalización a Nivel Central
y Gerencias Departamentales Colegiadas
Teniendo en cuenta la nueva meta de la Entidad de implementar SAE en los Procesos
Disciplinarios, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios, además del Proceso de
Responsabilidad Fiscal, en este informe se presenta el plan de trabajo a través de
cronogramas de digitalización de todas las carpetas relacionadas a dichos procesos.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 102
Para estimar los cronogramas de digitalización en cada una de las Dependencias y/o Gerencias
Departamentales, se tuvieron en cuenta los siguientes parámetros:
Los ratios de productividad del equipo digitalizador, estimados durante el proceso de
digitalización del año 2013.
La cantidad de carpetas reportadas por las diferentes dependencias a digitalizar.
Las fechas de inicio y finalización.
Las restricciones del recurso físico y humano (escáneres y digitalizadores).
Márgenes de seguridad para contrarrestar posibles eventos no programados.
4.3.2. Informe de elaboración de cronogramas de capacitación a Nivel Central y
Gerencias Departamentales Colegiadas
La adquisición del SAE, se encuentra alineada al Plan Estratégico 2010-2014 de la CGR, que
define en sus objetivos corporativos el fortalecimiento de los procesos de Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción Coactiva, la modernización de la estructura tecnológica y el
robustecimiento del talento humano y del esquema institucional de la Entidad, además de ser
una medida para el cumplimiento de la política del Gobierno Nacional de “Cero Papel” en las
Entidades Públicas.
La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de (1)
Responsabilidad Fiscal, (2) Jurisdicción Coactiva, (3) Disciplinarios y (4) Administrativos
Sancionatorios, lo que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el
Nivel Central como a las Gerencias Departamentales Colegiadas.
El equipo de Oportunidad Estratégica presentó, a través de este documento, el cronograma de
capacitación para el proceso de implementación del SAE, trabajo realizado en conjunto con la
Entidad.
4.3.3. Informe de estimación de recurso humano
La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de (1)
Responsabilidad Fiscal, (2) Jurisdicción Coactiva, (3) Control Disciplinario y (4) Administrativos
Sancionatorios, lo que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el
Nivel Central como a las Gerencias Departamentales Colegiadas.
El alcance de esta meta corresponde a un reto institucional importante para la Entidad, ya que
se deben realizar un conjunto de acciones relevantes, tanto en adquisición y puesta en marcha
de la infraestructura tecnológica, como en la conformación y fortalecimiento de competencias
del recurso humano responsable de la administración y operación del SAE.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 103
Es en este contexto que a través de este documento, el equipo de Oportunidad Estratégica
busca apoyar a la CGR, dando pautas y recomendaciones a tener en cuenta, en relación con el
recurso humano necesario para continuar avanzando con la adopción de la solución, lo que en
últimas se traduce en garantizar no solo la operación óptima de la plataforma, si no su
sostenibilidad en el mediano y largo plazo.
Metodología para la elaboración de los cronogramas
Con el fin de tener un panorama general y delimitar la generación de cronogramas, así como
estimar los recursos necesarios, el equipo de Oportunidad Estratégica, en conjunto con los
líderes del proyecto SAE de la Entidad, plantearon las siguientes estrategias de implementación
de la plataforma SAE:
4.3.3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal
La estrategia de implementación de SAE en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, fue definida
durante la ejecución del contrato 291 de 2013. La estrategia se definió a partir de la
identificación de las actividades necesarias para la operación y adopción por parte de los
funcionarios, de los módulos desarrollados por el proveedor de la plataforma10. A continuación
se observa un gráfico que sintetiza la mencionada estrategia de implementación:
Ilustración 58. Estrategia de Implementación PRF
Elaboración: Oportunidad Estratégica
10
Mnemo SAS
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 104
4.3.3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y
Administrativos Sancionatorios
La estrategia de implementación de los nuevos procesos en SAE, se generó teniendo en cuenta
la construcción de los módulos que soportaran dichos procesos. De acuerdo con esto, las
nuevas actividades y cronogramas a realizar deben alinearse tanto a la construcción como a la
operación de las nuevas funcionalidades.
a. Digitalización: esta actividad se debe realizar teniendo en cuenta que el principal
objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y
aseguramiento electrónico de los procesos, para lo cual es necesario que la CGR
convierta la totalidad de sus expedientes físicos en expedientes digitales.
b. Levantamiento de requerimientos: esta actividad consiste en la identificación de la
información necesaria para la construcción de los nuevos Módulos (Procesos
Sancionatorios, Disciplinario, Jurisdicción Coactiva), la integración de SAE con las
salas de audiencia y la integración en SAE de los Procesos de Responsabilidad con
los Procesos de Jurisdicción Coactiva. Esta actividad se deberá realizar en conjunto
entre el proveedor y los líderes funcionales de la Entidad.
c. Modelamiento y desarrollo: corresponde a las actividades del proveedor para el
desarrollo de los nuevos módulos de SAE.
d. Pruebas: corresponde a la realización por parte del proveedor de las pruebas
funcionales y no funcionales a los módulos desarrollados, previo a la puesta en
producción en la Entidad.
e. Pilotos: corresponde a la realización de seguimientos a procesos por parte de los
líderes funcionales de la plataforma.
f. Capacitación: La realización de actividades de enseñanza a los funcionarios
usuarios de las nuevas funcionalidades.
g. Acompañamiento: Las actividades de seguimiento al uso del sistema y cargue de
documentos, por parte de los usuarios.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 105
Ilustración 59. Estrategia de Implementación Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y
Administrativos Sancionatorios
Elaboración: Oportunidad Estratégica
4.3.4. Informe de seguimiento a compromisos adquiridos
El objetivo de este informe es ser una herramienta que permitiese realizar un seguimiento
periódico a las diferentes actividades que debían adelantarse para el correcto desarrollo del
proyecto.
A través de una matriz de seguimiento, se organizó esta información y se realizó la verificación
del estado de cada una de las tareas, consignadas en las actas correspondientes de las
reuniones adelantadas durante el desarrollo del presente contrato.
Durante cada una de las reuniones realizadas entre el equipo de Oportunidad Estratégica y
funcionarios de la Contraloría General de la República, se levantaron las actas o memorias de
las reuniones, realizando las labores de secretaría técnica, y consignando las diferentes tareas
establecidas y los responsables de las mismas.
Para cada compromiso se establecieron el número del acta, la fecha de cumplimiento, el
compromiso, el responsable y el estado.
Quincenalmente se entregó la matriz con las actualizaciones de acuerdo a los siguientes
estados de las tareas.
Pendiente No se ha realizado ninguna actividad para adelantar dicha labor.
En proceso Presenta avances respectivos a la tarea, pero no se ha dado por finalizada.
Cumplido La tarea se ha finalizado satisfactoriamente.
Descartado La tarea no se llevará a cabo.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 106
Adicionalmente se incluyó la tabla resumen de las reuniones adelantadas, con el fin de facilitar
la búsqueda de las tareas en las actas correspondientes.
4.3.5. Informe de seguimiento a los hitos y/o medidas de administración y
seguimiento de SAE
Este informe recopila el acompañamiento realizado en el proceso de implementación del SAE
en los procesos de Responsabilidad Fiscal (PRF), Administrativo Sancionatorio (PAS),
Jurisdicción Coactiva (PJC) y Disciplinarios, a través de la recolección, monitoreo y análisis
de los los hitos y/o medidas de administración y seguimiento (indicadores) definidos en
conjunto entre la CGR y Oportunidad Estratégica durante el contrato 291 de 2013. Su
estructura contiene el avance real de cada uno de estos hitos y/o medidas y un tablero de
control que muestra la información global del conjunto completo de los mismos.
Este informe, entregado quincenalmente, presentó los valores de los indicadores relacionados
con el estado de avance en la digitalización de expedientes, la digitalización de carpetas, la
incorporación de documentos a SAE, el número de usuarios capacitados, el número de tokens
(certificados digitales y llaves) entregados y la eficiencia en la gestión de casos de soporte.
Teniendo en cuenta las diferentes etapas de implementación, en que se encontraban cada uno
de los tipos de proceso a implementar en SAE, se definió realizar informes individuales, para lo
cuales se entregaron once (11) informes de PRF, ocho (8) de PJC, ocho (8) de PAS, y nueve
(9) para Disciplinarios.
Para el seguimiento de los distintos Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento del SAE
para los diferentes procesos, se hizo necesaria la recopilación de la información base para cada
uno de los hitos y la información de avance semanal aportada por diferentes agentes, los
cuales se describen a continuación para cada uno de los hitos.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 107
Elaboración: Oportunidad Estratégica
4.3.6. Informe de seguimiento a expedientes digitales
La elaboración del informe de seguimiento a expedientes digitales, consiste en registrar el
desarrollo de los Procesos de Responsabilidad Fiscal en medios digitales, desde distintos
aspectos. La metodología empleada para la realización de estos registros, denominados
pilotos, consiste en hacer uso de medios digitales, específicamente de correo electrónico y
las funcionalidades incorporadas en SAE.
De acuerdo con estos desarrollos, este informe presenta los resultados del seguimiento de
los expedientes digitales, por medio de: i) la estandarización de los procesos de aprobación
de proyectos de providencia, en las diferentes Dependencias de la Entidad, ii) el monitoreo
del desempeño y estado de la infraestructura de la plataforma del SAE, iii) el establecimiento
de carteleras digitales y iv) la implementación del punto de retención documental de la
Entidad.
Se incluye por consiguiente, los diferentes procesos de aprobación de proyectos de
providencia, el comportamiento y estado de la red, el tráfico de SAE y su relación con la
Eficiciencia en los casos de soporte
•Informe de Mesa de Ayuda: Número de casos de soporte generados y número de casos de soporte cerrados
Firmas digitales asignadas
•USATI : Número total de firmas digitales asignadas
Usuarios capacitados en SAE
•Oficina de Capacitaciones: Entrega periódica de los formatos de asistemcia a la capacitaciones
Documentos incorporados al SAE
•Situación de expedientes SAE (Reporte de cargue): Número de documentos cargados al SAE
•DIAC y DELOITTE: Número de documentos digitalizados para cada Dependencia y/o Gerencia
Expedientes digitalizados
•DIAC: Número total de expedientes reportados por las Dependencias y/o Gerencias y el número total de expedientes digitalizados a la fecha
Carpetas digitalizadas
•DIAC:Total de carpetas reportadas, y digitalizadas a la fecha.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 108
cantidad de documentos cargados, los tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE, y
el desempeño del servidor de la base de datos del SAE. Esta información se presenta para
consignar el comportamiento de la infraestructura informática de la CGR y buscar establecer si
la misma afecta al SAE y a los expedientes que se están gestionando en el aplicativo.
Igualmente, pretende evidenciar la influencia de los demás aplicativos, a lo largo del periodo
presentado, en el comportamiento y desempeño de dicha infraestructura.
La primera sección del documento incluye un capítulo dedicado a los procesos de aprobación
de proyectos de Providencias en la Contraloría General de la República. La estandarización de
dichos procedimientos es de gran importancia para la creación y gestión de los expedientes
digitales bajo las características actuales y las metas establecidas. Igualmente, son necesarios
para manejar los expedientes de manera digital dentro de la Entidad.
Posteriormente, se documentó la información correspondiente al monitoreo de la infraestructura
del SAE y la red informática de la CGR, por medio del tráfico de red, los tiempos de cargue y
firma del SAE, al igual que los incidentes presentados tanto en la red informática como en el
aplicativo del SAE. Igualmente, se muestran los aspectos técnicos del desempeño de la base
de datos del SAE y un análisis de la correlación entre las conexiones generadas a la base de
datos y el funcionamiento del SAE. Esto como parte de una administración técnica de los
expedientes que deben ser cargados y gestionados a través de este aplicativo.
En último lugar, se incluyen los avances logrados tanto en el establecimiento de carteleras
digitales como la implementación del punto de retención documental, ubicados en el 4to, 6to y
10mo pisos de las instalaciones de la CGR. Estas carteleras permiten que el proceso se
adelante en medios digitales, no solo a nivel de la producción de providencias, sino a nivel de la
notificación en cartelera de las mismas.
4.3.7. Informe de avance en el apoyo al montaje de los procesos de la Mesa de
Ayuda SAE
El objetivo de este informe es presentar las distintas actividades desarrolladas por Oportunidad
Estratégica, en conjunto con la CGR, durante el proceso de acompañamiento en el montaje de
la Mesa de Ayuda y la parametrización para la implementación del aplicativo para la Mesa de
Ayuda GLPI. Igualmente, se presentan las principales conclusiones y elementos a tener en
cuenta para el fortalecimiento y la adopción de la Mesa de Ayuda en la CGR.
Inicialmente se identificaron las necesidades de la Entidad respecto a soporte informático y
Mesa de Ayuda, y se elaboraron unos procesos para ejecutar bajo un esquema de operación
manual, es decir, sin el apoyo de una herramienta informática dedicada a la administración de
incidencias.
El esquema de soporte para la Mesa de Ayuda fue presentado por Oportunidad Estratégica en
diciembre de 2013 y aprobado en su momento por la CGR. Éste se adoptó durante el periodo
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 109
del presente contrato, tanto para la operación manual, como posteriormente para su
implementación en GLPI.
El informe constata cómo el montaje de la Mesa de Ayuda inició con 2 personas de la CGR
asignadas al proyecto, con la expectativa de que el equipo aumentaría, en la medida en que se
fuesen incluyendo más sistemas (Ej. SAE, SICA, SIGEDOC), o si la demanda por soporte lo
llegaba a justificar.
Una vez se contó con este equipo y considerando que la CGR no dispondría de recursos
económicos para la adquisición de un Help Desk pago, se procedió, por solicitud del Director de
la Oficina de Sistemas e Informática, con el análisis de varias alternativas de freeware
disponibles.
El proceso de selección del freeware inició con la identificación de 9 proyectos líderes. De estos
proyectos se levantó una matriz de comparación y se seleccionaron 2 proyectos: GLPI y OTRS.
Estos aplicativos fueron analizados simultáneamente, durante un periodo de seis (6) semanas,
con el fin de dejar aquel freeware que se ajustara mejor a las necesidades y capacidades de la
Entidad.
Durante este periodo se documentó una prueba piloto realizada con los dos freeware
seleccionados. Durante la ejecución de esta prueba se evaluaron aspectos asociados a: a)
Tiempo de instalación de cada aplicativo; b) configuración básica de cada aplicativo; c)
configuración de la base de datos de cada aplicativo; d) lenguaje de la aplicación; e) apoyo
interinstitucional; f) idioma de la información de soporte del aplicativo.
Una vez surtido este análisis, se seleccionó a GLPI como el aplicativo que sería implementado
en la CGR. Esta selección se surtió por parte de Oportunidad Estratégica, con el apoyo del
Director de la Oficina de Sistemas e Informática.
En los documentos entregados se observa que el análisis técnico tuvo en cuenta los siguientes
aspectos: a) entorno WEB; b) Sistema de Autenticación; c) Gestión de enlaces externos hacia
otras aplicaciones; d) Sistema Operativo bajo el que debería ser instalado; e) Memoria RAM
necesaria; f) Procesador; g) Almacenamiento y h) Lenguaje en el que se encontraba
desarrollado el freeware.
En el análisis funcional, se tuvo en cuenta que el freeware se pudiera parametrizar en aspectos
como: a) La trazabilidad de un requerimiento o incidencia; b) solicitud de seguimiento a través
de la interfaz web o el correo electrónico para incidencias, requerimientos y todos los tipos de
material del Inventario; c) administración de grupos, roles y perfiles; d) administración de multi-
entidades, multiniveles y multi-estructura (Niveles de Servicio); e) generación y análisis de
reportes estadísticos asociados al estado de las incidencias, tiempos de servicio, problemas
frecuentes entre otros; f) manejo de inventarios de hardware y de software y g) la administración
de base de conocimiento.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 110
Se observa en los documentos cómo se realizó la configuración de los servidores asignados por
la CGR para la instalación de GLPI. Durante esta configuración se desarrollaron las siguientes
actividades: a) instalación del sistema operativo Red-Hat; b) asignación de direcciones IP; c)
configuración de puertos e d) instalación de herramientas utilitarias.
Finalmente se documenta la manera como se procedió con la parametrización de los siguientes
módulos del aplicativo: a) Configuración – Menús Desplegables. b) Configuración –
Notificaciones. c) Configuración – Acuerdos de Nivel de Servicio. d) Configuración – General. e)
Configuración – Acciones Automáticas. f) Configuración – Autenticación. g) Configuración –
Enlaces Externos. h) Administración - Usuarios. i) Administración - Grupos. j) Administración –
Entidades. k) Administración - Reglas. l) Administración - Perfiles. m) Plugin – OCS Inventory
NG. n) Útiles – Base de Conocimiento. o) Soporte – Incidencias. p) Inventario – Software.
Aunque se haya profundizado en la parametrización y automatización de las incidencias del
SAE, el GLPI cuenta con la capacidad de brindar soporte a cualquier requerimiento informático
que se pueda presentar en la Entidad.
4.3.8. Informe de apoyo a la contratación para la definición de procesos en la
Oficina de Sistemas e Informática
Este apoyo y su respectivo documento fue generado por solicitud de la Entidad, conforme a lo
planteado en el presente contrato, durante la etapa de Acompañamiento y Seguimiento. De tal
forma, la CGR solicitó el acompañamiento para definir los siguientes procedimientos: 1-
Protocolo: Certificación de no disponibilidad, 2- Procedimiento: Atención a eventos de soporte, y
3- Procedimiento: Atención de requerimientos de soporte.
Cada uno de estos procedimientos fue analizado y se realizaron las observaciones pertinentes,
especialmente respecto al documento a partir del cual, la CGR extrae los mencionados
protocolos (Contratos con terceros). Igualmente formula comentarios respecto a la información
necesaria para que cada procedimiento se pueda diseñar e implementar de manera armónica
en la Entidad.
Con base en la información entregada, se procede a realizar una propuesta de procedimientos,
la cual interpreta la solicitud formulada por la CGR y se enmarca en estándares ITIL, que le
permitirán a la Entidad, alinear estos esfuerzos, bajo estándares altos y globales.
Así, los procedimientos propuestos son los siguientes: 1- Procedimiento para asignación de
bien informático, 2- Procedimiento para gestión de novedad en bien informático, y 3-
Procedimiento para devolución de bien informático.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 111
Este apoyo tuvo como referencia los procedimientos definidos por ITIL, y se trabajó en conjunto
con el Ingeniero Anyerson Ortiz de la CGR, quien organizó y remitió la información necesaria
para hacer los análisis de los procedimientos que la Entidad buscaba definir.
Los procedimientos propuestos fueron debidamente documentados y entregados a la CGR, en
donde se esquematizan en su respectiva ficha, la cual incluye el Objetivo, Alcance,
Definiciones, Marco Normativo y/o Reglamentario (en caso de que aplique), y Consideraciones,
así como el flujograma correspondiente.
4.3.9. Informe de los procesos de cambio tecnológico que han permitido el
desarrollo del SAE
El objetivo de este documento fue generar un registro del cambio tecnológico que se ha dado al
interior de la CGR, en el periodo comprendido entre el año 2000 y el año 2014, y la forma en
que dicho cambio ha impactado la gestión y capacidades de la Entidad.
Así mismo, busca que al ilustrar el recorrido y cambio que se ha experimentado, especialmente
en términos de sistemas de información, se tenga una visión más pertinente respecto al
funcionamiento de los sistemas de la Entidad, los retos más significativos que tiene la CGR y
los desafíos que enfrenta.
Para el desarrollo de este documento se emplearon fuentes de información primaria y
secundaria. Entre las fuentes primarias, se encuentra el desarrollo de múltiples entrevistas, con
diferentes personas que han sido parte del proceso de cambio tecnológico, bien sea como
usuarios de los sistemas, líderes de los procesos de modernización o personal vinculado a los
mismos. Entre la información secundaria, se cuenta con el desarrollo de un exhaustivo recuento
documental, consultando contratos, artículos de prensa, documentos oficiales, estadísticas,
reportes, informes de gestión, entre muchos otros.
El documento se divide en tres partes: En la primera, se analizan los grandes programas de
modernización, con sus respectivos sistemas. En una segunda, se desarrollan hitos
institucionales desarrollados durante la administración Morelli. En la parte final se plantea una
visión de mediano y largo plazo respecto al uso de la tecnología en la CGR.
El estudio parte por ilustrar el estado del arte, a nivel tecnológico, al inicio del proceso de
modernización. Este génesis tecnológico se asume con el comienzo de la administración Ossa
Escobar, quien tuvo la iniciativa de presentar un plan tecnológico bajo estándares
contemporáneos.
Posteriormente, se estudia la puesta en marcha del programa de modernización durante el
periodo 2000 – 2006, en el cual, se incluyen sistemas planteados durante la administración
Ossa Escobar, así como aquellos desarrollados en la administración Hernández Gamarra.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 112
Se analizan los sistemas que surgen durante la administración Turbay Quintero, aquellos que
terminan su actividad (producción) de las administraciones pasadas y los que se desarrollan
internamente, como resultado de la necesidad de suplir diversas necesidades que para ese
momento tenía la Entidad.
Igualmente, se estudian los sistemas generados e implementados durante la administración
Morelli Rico, así como otros hitos transversales, resultado de este gran cambio tecnológico.
El documento finaliza con una descripción de las formas en que la CGR está utilizando la
tecnología para ser una institución fiscalizadora de vanguardia y cómo su uso la acerca cada
vez más a ser una entidad innovadora-analítica.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 113
5. RECOMENDACIONES
En pro de una implementación exitosa del SAE, en esta sección se exponen las actividades
cuyo desarrollo Oportunidad Estratégica recomienda a la CGR adelantar, con posterioridad a la
conclusión del contrato 371 de 2014.
- Respecto a las dimensiones de seguimiento del proyecto SAE, es importante que la
CGR continúe, por lo menos, con el monitoreo al cargue de documentos en el sistema,
para los procesos de Responsabilidad Fiscal, Administrativos Sancionatorios,
Disciplinarios y de Jurisdicción Coactiva, ya que este hito y/o medida de administración,
incorpora dos variables claves de éxito: la cantidad de documentos digitalizados, por un
lado, y el cargue de dichos documentos, por el otro. Sin embargo, si la CGR realiza
mediciones periódicas a todos los hitos y/o medidas de administración y seguimiento del
SAE, podrá realizar acciones correctivas y generar medidas de mitigación en todos los
frentes, manteniendo un mayor control en la implementación.
- Se recomienda mantener centralizada la gerencia del proyecto SAE, en donde los
componentes de los distintos procesos (Proceso de Responsabilidad Fiscal, Proceso
Administrativo Sancionatorio, Proceso de Jurisdicción Coactiva y Proceso Disciplinario)
estén coordinados por una sola persona. Esto, sin perjuicio de que el gerente se articule
con responsables de aspectos específicos del proyecto.
- Integrar al equipo capacitador, con los líderes funcionales de los procesos Disciplinarios,
Administrativos Sancionatorios y de Jurisdicción Coactiva. Se puede considerar un líder
por proceso. De esta forma se hará transferencia de conocimiento sobre la manera en
que funciona SAE y los detalles de los procedimientos jurídicos mencionados.
Adicionalmente se buscará fortalecer al equipo capacitador con usuarios expertos,
brindando también un apoyo experto.
- Para culminar la implementación del SAE en los nuevos procesos (Jurisdicción Coactiva,
Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios), se debe contar con una capacitación
con los temarios unificados y actualizados con las últimas novedades del SAE. Se
recomienda utilizar los cronogramas de capacitación entregados por Oportunidad
Estratégica y realizar los ajustes que se requieran considerando las novedades del
proyecto.
- Continuar con las actividades de acompañamiento de los “padrinos” actuales, así como
los líderes que ingresen, hasta la apropiación de todos los procesos: Responsabilidad
Fiscal, Jurisdicción Coactiva, Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios, para así
garantizar la apropiación completa del SAE.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 114
- Capacitar a la totalidad de funcionarios de Secretaría Común, a Nivel Central y en las
Gerencias Departamentales Colegiadas, para el uso del módulo de Notificaciones del
SAE. Esta capacitación se debe realizar nueva y reiteradamente, así ya la hayan
recibido algunos funcionarios.
- Estandarizar los nombres de las Gerencias Departamentales y/o Dependencias que
utiliza la USATI para el proceso de asignación de firmas digitales (tokens).
- Implementar la Resolución Ejecutiva 005 de 2014, en la cual se formalizan los
procedimientos y tareas del proceso de recepción, digitalización y envío de documentos,
recibidos en las ventanillas de atención de la DIAC (Puntos de retención documental).
Igualmente, en ésta se estandariza la nomenclatura de los expedientes, se dispone la
generación y envío de la base de datos de los procesos y se dictan otras disposiciones.
- Que la DIAC, evalúe y defina los nuevos lineamientos de archivística (índices, tablas de
retención documental, ente otros.), con el fin de realizar la transición de carpetas de
expedientes físicos a expedientes electrónicos, manteniendo las respectivas carpetas de
soporte.
- Se recomienda que la DIAC, el Enlace Coordinador y el equipo facilitador (encabezado
por el Gerente del Proyecto), realice una supervisión muy cercana del proceso de
digitalización y archivo que están adelantando las Gerencias Departamentales
Colegiadas, con base en la Resolución Ejecutiva 005 de 2014, estableciendo
videoconferencias rutinarias y viajes para constatar la adopción de la misma.
- Implementar el proceso estandarizado de aprobación de proyectos de providencia en el
Proceso de Responsabilidad Fiscal, con base en la Resolución Ejecutiva 005 de 2014.
- Con el fin de hacer un seguimiento puntual a la implementación de la Resolución
Ejecutiva 005 de 2014, se recomienda utilizar la matriz de seguimiento de la resolución
diseñada por Oportunidad Estratégica, la cual deberá ser complementada y ajustada,
pero que conforma un tablero de control práctico para la puesta en marcha de los
diferentes componentes que contiene la mencionada directriz.
- Implementar a Nivel Central y posteriormente a Nivel Nacional, el uso único de
carteleras digitales, teniendo las carteleras físicas como un respaldo frente a
contingencias. Se debe definir así, las fechas y condiciones en que se implementará su
uso, mediante un lineamiento emitido por el líder del macroproceso, que en este caso es
la Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.
- Se recomienda que la Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción
Coactiva, emita el respectivo lineamiento para abrir las salas de consulta al público,
ubicadas en el piso 6 y en el piso 10. La OSEI deberá brindar el apoyo para que los
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 115
equipos de cómputo dispuestos cuenten con la conectividad y condiciones para la
prestación de este servicio.
- Con el fin de contar con la información actualizada del rendimiento del SAE, se
recomienda continuar las mediciones diarias de tiempos de cargue y firma en este
sistema. Estas mediciones fueron asignadas por el Director de Sistemas e Informática a
un funcionario de la OSEI, con ocasión de la terminación del contrato con Oportunidad
Estratégica.
- Igualmente, se recomienda continuar con las mediciones de la información de tráfico de
red en SAE y top de los servicios e incidentes de la red. Estas pruebas fueron asignadas
por el Director de Sistemas e Informática al NOC, con ocasión de la terminación del
contrato con Oportunidad Estratégica.
- Considerando que se evidenció que el SAE ha presentado periodos con intermitencias
en su desempeño, posiblemente asociado a un número importante de conexiones
abiertas sin clausurar en la base de datos, es importante que la OSEI examine las
posibles causas, contando también con la participación del proveedor, con el fin de
tomar las medidas correctivas.
- La CGR debe continuar con la supervisión cercana al desempeño de la plataforma SAE,
buscando la estabilización de dicho sistema. Debe realizar pruebas y exigir al proveedor
que realice y entregue las pruebas que acrediten un funcionamiento estable y
consistente en un periodo de tiempo determinado.
- Para la recepción a satisfacción de los sistemas, especialmente de los desarrollos
asociados al SAE, se recomienda que el proveedor explique cuál fue la causa de los
incidentes que se han presentado y cómo se resolvieron.
- Para esta entrega, se recomienda solicitar al proveedor unas recomendaciones muy
claras sobre el mantenimiento del sistema, procedimientos periódicos, rutinarios,
correctivos, alarmas, advertencias, entre otros, para cada uno de los siguientes
elementos: sistema operativo, bases de datos, aplicativo y comunicaciones asociadas a
SAE.
- Es deseable que el sistema no se reciba hasta que no se tengan por lo menos 30 días
continuos, sin incidentes asociados al desempeño del sistema y posteriormente a este
periodo, un lapso adicional de 60 días en donde los incidentes no deben superar un
umbral y nivel de impacto previamente establecidos. En caso de que esto no se cumpla,
no se debe asumir la administración del SAE. Esta medida con ocasión de la
inestabilidad que ha presentado el sistema y que se ha observado en las mediciones
realizadas a los tiempos de cargue, al consumo de red asociada a SAE, en los reportes
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 116
de incidencias que ingresan a Mesa de Ayuda, y en la experiencia de usuario que ha
reportado el equipo facilitador.
- Se deben aprovechar las herramientas de control de procesos del sistema Procesa
(BPM) para implementar alarmas a los procesos de SAE tales como: volúmenes de
arranque de procesos, represamiento de procesos, agotamiento tiempos de ejecución,
vencimiento de términos y plazos, concentración por áreas, etc.
- Se recomienda que la OSEI establezca un protocolo para el manejo de las
actualizaciones de antivirus a nivel nacional. Este protocolo debe considerar, entre otros
aspectos, las horas de encendido de los servidores ubicados en las Gerencias
Departamentales Colegiadas, para que realicen la actualización y estén disponibles,
antes de que los demás equipos de los funcionarios de las gerencias sean encendidos.
Es muy importante que este proceso de encendido y actualización se cumpla
especialmente para el primer día laboral de la semana.
- Con el propósito de continuar brindando soporte a los usuarios funcionales de SAE, se
recomienda darle continuidad al proceso de parametrización del software GLPI, ya que
aunque hoy es un software totalmente funcional y cuenta con plena capacidad para
prestar el apoyo que requiere la CGR, la parametrización debe continuar madurando con
el fin de contar con una administración más fluida, automática (algunos pasos), eficiente
(menos consumo de recursos) y oportuna (mejores tiempos de respuesta) de las
incidencias.
- Se recomienda la puesta en marcha del módulo de inventarios del GLPI. Este módulo es
el que permite hacer la administración del inventario de hardware y software de la
Entidad. Con la parametrización de este módulo, la CGR, podrá tener centralizada la
información asociada a los contratos de adquisición, soporte y garantías de toda la
infraestructura tecnológica de la Entidad, brindando un soporte más rápido y pertinente.
- Para la parametrización del módulo de inventarios, se recomienda hacer el compendio
de la siguiente información: 1) Datos contables y financieros: Valor de compra, Fecha de
compra, Fecha de puesta en servicio (hardware o software), Número de Contrato, Plazo
de Garantía entregada por el Proveedor. 2) Datos de Proveedores: Nombre Proveedor,
Datos de Ubicación del Proveedor, Datos de Contacto del Proveedor, Insumos
Comprados.
- Se recomienda continuar avanzando en el Módulo de Soporte. Inicialmente el equipo de
Mesa de Ayuda, en conjunto con los líderes funcionales, deberán trabajar en la
elaboración de más plantillas de respuesta rápida, no sólo de SAE, sino para los demás
sistemas. De esta forma, se disminuirá la cantidad de incidencias escaladas, a la vez
que optimizan los tiempos de respuesta a los usuarios.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 117
- Se recomienda la adopción formal de GLPI mediante resolución, como el aplicativo de
gestión de las incidencias tecnológicas e informáticas de la CGR.
- Igualmente, que mediante esta resolución se formalice un esquema de soporte con
personal (tecnólogos) asignado de manera central a la OSEI. La asignación a la OSEI
debe aplicarse tanto para el personal de Nivel Central, como para aquellos que se
encuentren ubicados en las Gerencias Departamentales Colegiadas. Este esquema
permitirá que la atención a los requerimientos se pueda atender de forma más eficiente y
dinámica, ya que no estarán asignados a una Dependencia o Gerencia específica, sino
a disposición de las necesidades de la Entidad, cubriendo picos, eventos especiales,
tecnologías específicas y demás necesidades que bajo el esquema actual (tecnólogo
por dependencia), no se logran cubrir de manera eficiente.
- Referente a la cantidad de funcionarios prestando soporte en Mesa de Ayuda, es
representativa la experiencia del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, el cual cuenta
con 13 personas asignadas directamente a dar soporte. El mencionado instituto ha
implementado GLPI exitosamente, cuenta con sistemas de información contemporáneos
y tiene una cantidad de funcionarios similares a la CGR.
- Se recomienda que se revise la parametrización del Directorio Activo, ya que se
observan 8.314 usuarios, lo que no corresponde con la cantidad de usuarios con que
cuenta la Entidad, los cuales son alrededor de 4.500 personas.
- Es necesario que la CGR elimine los usuarios y contraseñas utilizadas por Oportunidad
Estratégica durante el proceso de parametrización del GLPI.
- Igualmente, se recomienda que las claves del superadministrador de GLPI sean
entregadas por Leonardo Tovar (CGR) al Director de la Oficina de Sistemas e
Informática.
- Se recomienda que el grupo de Mesa de Ayuda de la CGR, genere un video dirigido a
usuarios técnicos, en el que se ilustre la forma de brindar soporte a las incidencias
registradas por los usuarios a través del freeware de Mesa de Ayuda GLPI.
- Se recomienda la expedición de una Resolución a través de la cual se proceda a la
creación de un grupo interdisciplinario y permanente de trabajo (MIDA-CGR), el cual
deberá absorber las funciones del Grupo IDE-CGR y buscará disponer la infraestructura
y gestionar un sistema de Minería de Datos que facilite el análisis estratégico de
información proveniente de distintos sistemas, con miras al mejoramiento de la eficacia
en el desarrollo de las funciones misionales de la CGR. Se recomienda tener en cuenta
el documento de Proyecto Minería de Datos MIDA-CGR Consideraciones y
Recomendaciones Para su Creación, entregado por Oportunidad Estratégica.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 118
- La OSEI debe continuar con la formalización y estandarización de procesos. Es
recomendable contar con el apoyo de una firma que genere el levantamiento,
formulación, implementación y acompañamiento en este proyecto.
- Es recomendable ejecutar y actualizar el Cronograma de Desarrollo de Mediano y Largo
Plazo de Aplicativos Misionales, con miras al empalme con la administración entrante,
para ilustrar la visión y rumbo que se tiene sobre el direccionamiento de las tecnologías
de la Entidad.
- Se recomienda que se asignen y empleen los recursos económicos necesarios para
asegurar la sostenibilidad en el corto plazo de los diferentes componentes de la
estrategia de sistemas e informática definida.
- Es recomendable continuar trabajando en una integración de los sistemas de
información, definiendo con claridad la arquitectura de sistemas de la Entidad, haciendo
uso de herramientas como el Bus Empresarial Procesa. Con tal fin, se pueden buscar
apoyos, como firmas o consultores especializados en la materia.
- Revisar el protocolo del sistema de respaldo de energía y asegurar que el
mantenimiento de las plantas eléctricas (responsabilidad del arrendador), el
mantenimiento de la UPS de la CGR y el sistema de alerta entre la UPS y los
Servidores, estén debidamente habilitados para una falla de energía y habilitado un
apagado propiciado en caso de falla o agotamiento de los sistemas de respaldo,
evitando a toda costa un apagado abrupto de los equipos.
- Considerando la magnitud del cambio tecnológico que ha experimentado la Entidad, se
recomienda que se publique en formato digital, para descarga desde la página web de la
Entidad, el Informe de los Procesos de Cambio Tecnológico que han Permitido el
Desarrollo del SAE, el cual deja constancia de la magnitud de los procesos adelantado,
el impacto que han generado y las posibilidades que estos sistemas brindan a futuro a la
CGR y al país en general.
- Fortalecer la política desarrollada por la CGR que busca la disminución del uso del
papel, la cual está alineada con las directivas de “Cero Papel” del Ejecutivo. Esta política
contribuye de manera directa a la conservación del entorno.
- Hacer énfasis en mantener y fortalecer los procesos de cambio organizacional,
buscando dar continuidad a la construcción de una cultura tecnológica que le permita a
la CGR consolidarse como una entidad innovadora- analítica.
- Facilitar y estimular los ejercicios de auditoría forense que se basen en procesos y
tecnologías de informática forense, los cuales incorporan análisis de big data, minería de
datos, entre otras tecnologías.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 119
- Que la CGR continúe avanzando con los procesos de capacitación, buscando que el
personal desarrolle cada vez más habilidades en el análisis de información contenida en
sistemas, con capacidades para el uso de aplicativos avanzados, que les permitan el
desarrollo de procesos cada vez más eficientes y transparentes, brindando todas las
garantías y resultados contundentes al país.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 120
6. ANEXOS 6.1. ANEXO A – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN DEL SAE-PRF
Elaboración: Oportunidad Estratégica
LINEA
BASE
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
VA
LO
R A
CU
MU
LA
DO
(23/1
2/2
013)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
1 ECSEFICIENCIA EN LA GESTION DE
CASOS DE SOPORTE
• CSc: Número de casos de soporte
cerrados
• CSa: Número de casos de soporte
abiertos
X 809 923 932 440 567 610 65%
La eficiencia en la solución de los casos de soporte, se
encuentra en un rango de evaluación BAJO al encontrarse
por debajo del 80% de la meta establecida.
2 NA NIVEL DE APROPIACION DEL SAE
• FA: Número de funcionarios que han
recibido el token de firma digital para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• UI: Número de funcionarios que realizan
en el Sistema de Aseguramiento
Electrónico – SAE un determinado número
de transacciones en un periodo de tiempo
i.
X
Sin datos.
3 FAFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS
NIVEL CENTRAL
• FaNci: Número de funcionarios del nivel
central que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de funcionarios del nivel
central que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, .al
momento de implementar el indicador
X 253 306 332 245 303 332 100%
El avance real del número de firmas digitales asignadas se
encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el
100% de la meta establecida.
Este avance corresponde a la generación y entrega de
nuevos tokens, de las solicitudes canalizadas a través de
la mesa de ayuda.
4 FAFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS
NIVEL REGIONAL
• FaNri: Número de funcionarios del nivel
regional que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de funcionarios del nivel
regional que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, .al
momento de implementar el indicador
X 259 470 470 486 463 463 486 100%
El avance real del número de firmas digitales asignadas se
encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el
100% de la meta establecida.
Este avance corresponde a la generación y entrega de
nuevos tokens, de las solicitudes canalizadas a través de
la mesa de ayuda.
META AVANCE
GRÁFICO
ANALISIS
ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
A
CT
IVID
AD
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAENIVEL DE APROPIACION DEL SAE
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
AV
AN
CE
A
CT
IVID
AD
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEEFICIENCIA EN LA GESTION DE CASOS DE SOPORTE
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
LPERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS - NIVEL REGIONAL
100) CSaCScECS
100) FAUINA
LBNcFaNcFAn
i
ic 1
LBNrFaNrFAn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 121
Elaboración: Oportunidad Estratégica
LINEA
BASE
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
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AC
IA
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(23/1
2/2
013)
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7/2
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21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
5 UC
USUARIOS CAPACITADOS EN
SAE
NIVEL CENTRAL
• UcNci: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel central que han
participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel central han participado
en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE al
momento de implementar el indicador
X 136 289 289 106 261 261 90%
El avance registrado en el número de usuarios capacitados
en el Nivel Central, se encuentra en el rango de evaluación
ALTO, por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Se aclara que la Entidad ya finalizó con la ejecución de
esta actividad en el nivel central, sin embargo la
información utilizada para la medición de este indicador
corresponde únicamente a la registrada en actas
entregadas a Oportunidad Estratégica.
6 UC
USUARIOS CAPACITADOS EN
SAE
NIVEL REGIONAL
• UcNri: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel regional que han
participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel regional han participado
en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE al
momento de implementar el indicador
X 297 374 374 374 386 386 386 103%
El avance real del número de usuarios capacitados se
encuentra en el rango de evaluación ALTO, por
consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Este resultado corresponde a la finalización del proceso de
capacitación en las 31 Gerencias Departamentales
Colegiadas.
7 EIDOCUMENTOS INCORPORADOS
EN SAE - NIVEL CENTRAL
• EiNci: Número de documentos del nivel
central que están incorporados en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de documentos que en el
nivel central se han incorporado en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE al momento de implementar el
indicador
X 23.531 193441 186818 190215 151036 157751 165251 87%
El avance real del número de documentos incorporados en
SAE por las dependencias del Nivel Central, se encuentra
en un rango de evaluación MEDIO, al encontrarse entre el
90% y el 80%
8 EIDOCUMENTOS INCORPORADOS
EN SAE - NIVEL REGIONAL
• EiNri: Número de documentos del nivel
regional que están incorporados en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de documentos que en el
nivel regional se han incorporado en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE al momento de implementar el
indicador
X 52.137 380093 380093 376815 369809 390978 396002 105%
El avance real del número de documentos incorporados en
SAE por las Gerencias Departamentales, se encuentra en
un rango de evaluación ALTO, por consiguiente conforme a
una meta satisfactoria.
META ACUMULADA POR HITOS AVANCE POR HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
USUARIOS CAPACITADOS EN SAE - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
DO
CU
ME
NT
OS
IN
CO
RP
OR
AD
OS
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE NIVEL REGIONAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
USUARIOS CAPACITADOS EN SAE - NiVEL REGIONAL
LBNcUcNcUCn
i
ic 1
LBNrUcNrUCn
i
ir 1
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
DO
CU
ME
NT
OS
IN
CO
RP
OR
AD
OS
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE NIVEL CENTRAL
LBNcEiNcEIn
i
ic 1
LBNrEiNrEIn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 122
Elaboración: Oportunidad Estratégica
LINEA
BASE
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
VA
LO
R A
CU
MU
LA
DO
(23/1
2/2
013)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
9 EDEXPEDIENTES DIGITALIZADOS
NIVEL CENTRAL
• EdNci: Número de expedientes del nivel
central que tiene el 100% de los
documentos que los conforman
incorporados en servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de expedientes que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 654 1136 1188 1210 1120 1181 1206 100%
El avance real del número de expedientes digitalizados en
el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación
ALTO debido a que el avance es superior al 90%. Por
consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
10 EDEXPEDIENTES DIGITALIZADOS
NIVEL REGIONAL
• EDNri: Número de expedientes del nivel
regional que tiene el 100% de los
documentos que los conforman
incorporados en servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de expedientes que en el
nivel regional se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 3.570 4164 4164 4164 4164 4164 4164 100%
El avance real del número de expedientes digitalizados se
encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir el
100% de la meta establecida.
11 DDCARPETAS DIGITALIZADAS
NIVEL CENTRAL
• DdNci: Número de carpetas incorporadas
en el nivel central al servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de carpetas que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 7.426 12703 13398 13734 12517 13367 13662 99%
El avance real del número de expedientes digitalizados en
el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación
ALTO por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
12 DDCARPETAS DIGITALIZADAS
NIVEL REGIONAL
• CdNci: Número de carpetas incorporadas
en el nivel central al servidor digital en el
periodo i.
• CdNri: Número de carpetas incorporadas
en el nivel regional al servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de carpetas que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
• LBNr: Número de carpetas que en el nivel
regional se han incorporado en el servidor
digital al momento de implementar el
indicador
X 14.536 16551 16551 16551 16551 16551 16551 100%
El avance real del número de carpetas digitalizadas se
encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir el
100% de la meta establecida.
META ACUMULADA POR HITOS AVANCE POR HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS - NIVEL REGIONAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS - NIVEL REGIONAL
LBNcDdNcDDn
i
iC 1
LBNrDdNrDDn
i
ir 1
LBNcEdNcEDn
i
iC 1
LBNrEdNrEDn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 123
6.2. ANEXO B – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL
SAE - DISCIPLINARIOS
Elaboración: Oportunidad Estratégica
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
1 ECSEFICIENCIA EN LA GESTION DE
CASOS DE SOPORTE
• CSc: Número de casos de soporte
cerrados
• CSa: Número de casos de soporte
abiertos
X #¡DIV/0!
Sin datos.
2 NA NIVEL DE APROPIACION DEL SAE
• FA: Número de funcionarios que han
recibido el token de firma digital para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• UI: Número de funcionarios que realizan
en el Sistema de Aseguramiento
Electrónico – SAE un determinado número
de transacciones en un periodo de tiempo
i.
X
Sin datos.
3 FAFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS
• FaNci: Número de funcionarios d que han
recibido el token de firma digital para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de funcionarios d que han
recibido el token de firma digital para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, .al
momento de implementar el indicador
X 22 22 100%
El avance real del número de firmas digitales asignadas se
encuentra en un rango de evaluación ALTO al cumplirse el
100% de la meta establecida.
META ACUMULADA POR
HITOSAVANCE POR HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
A
CT
IVID
AD
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAENIVEL DE APROPIACION DEL SAE
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
A
CT
IVID
AD
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEEFICIENCIA EN LA GESTION DE CASOS DE SOPORTE
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS
100) CSaCScECS
100) FAUINA
n
i
ic FaNcFA1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 124
Elaboración: Oportunidad Estratégica
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
4 UC
USUARIOS CAPACITADOS EN
SAE
• UcNci: Número de funcionarios y/o
terceros d que han participado en procesos
de capacitación para interactuar con el
Sistema de Aseguramiento Electrónico –
SAE, en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
X
Sin datos.
5 EIDOCUMENTOS INCORPORADOS
EN SAE -
• EiNci: Número de documentos d que
están incorporados en el Sistema de
Aseguramiento Electrónico - SAE en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
X
Sin datos.
6 EDEXPEDIENTES DIGITALIZADOS
• EdNci: Número de expedientes d que
tiene el 100% de los documentos que los
conforman incorporados en servidor digital
en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
X 290 286 306 204 211 241 79%
El avance real del número de expedientes digitalizados se
encuentra en un rango de evaluación BAJO al encontrarse
por debajo del 80%.
7 DDCARPETAS DIGITALIZADAS
• DdNci: Número de carpetas incorporadas
en al servidor digital en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4. X 534 530 534 388 396 456 85%
El avance real del número de carpetas digitalizadas se
encuentra en un rango de evaluación MEDIO al encontrarse
por debajo entre el 90% y el 80%.
META ACUMULADA POR
HITOSAVANCE POR HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
USUARIOS CAPACITADOS EN SAE -
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS
n
i
iC DdNcDD1
n
i
iC EdNcED1
n
i
ic UcNcUC1
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
DO
CU
ME
NT
OS
IN
CO
RP
OR
AD
OS
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE
n
i
ic EiNcEI1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 125
6.3. ANEXO C – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL
SAE-PJC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
1 ECSEFICIENCIA EN LA GESTION DE
CASOS DE SOPORTE
• CSc: Número de casos de soporte
cerrados
• CSa: Número de casos de soporte
abiertos
X #¡REF!
Sin datos disponibles
2 NA NIVEL DE APROPIACION DEL SAE
• FA: Número de funcionarios que han
recibido el token de firma digital para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• UI: Número de funcionarios que realizan
en el Sistema de Aseguramiento
Electrónico – SAE un determinado número
de transacciones en un periodo de tiempo
i.
X #¡REF!
Sin datos disponibles
3 FAFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS
NIVEL CENTRAL
• FaNci: Número de funcionarios del nivel
central que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de funcionarios del nivel
central que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, .al
momento de implementar el indicador
X 14 14 100%
El avance real del número de firmas digitales asignadas se
encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el
100% de la meta establecida.
4 FAFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS
NIVEL REGIONAL
• FaNri: Número de funcionarios del nivel
regional que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de funcionarios del nivel
regional que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, .al
momento de implementar el indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
META ACUMULADA POR
HITOSAVANCE POR HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
A
CT
IVID
AD
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAENIVEL DE APROPIACION DEL SAE
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
AV
AN
CE
A
CT
IVID
AD
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEEFICIENCIA EN LA GESTION DE CASOS DE SOPORTE
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS - NIVEL CENTRAL
100) CSaCScECS
100) FAUINA
0%
20%
40%
60%
80%
100%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS - NIVEL REGIONAL
LBNcFaNcFAn
i
ic 1
LBNrFaNrFAn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 126
Elaboración: Oportunidad Estratégica
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
5 UC
USUARIOS CAPACITADOS EN
SAE
NIVEL CENTRAL
• UcNci: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel central que han
participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel central han participado
en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE al
momento de implementar el indicador
X 14 13 93%
El avance real del número de funcionarios capacitados en
el nivel Central, se encuentra en un rango de evaluación
ALTO, es decir conforme a una meta satisfactoria.
6 UC
USUARIOS CAPACITADOS EN
SAE
NIVEL REGIONAL
• UcNri: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel regional que han
participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel regional han participado
en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE al
momento de implementar el indicador
X 31 25 81%
El avance real del número de funcionarios capacitados en
Gerencias Departamentales, se encuentra en un rango de
evaluación MEDIO, al estar entre el 90% y 80% de la meta
establecida.
Se esperaba capacitar un funcionario de cada Gerencia
Departamental, para ser líder y replicador de conocimiento.
Sin embargo no todas las gerencias departamentales
pudieron enviar sus respectivos representantes.
7 EIDOCUMENTOS INCORPORADOS
EN SAE - NIVEL CENTRAL
• EiNci: Número de documentos del nivel
central que están incorporados en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de documentos que en el
nivel central se han incorporado en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE al momento de implementar el
indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
8 EIDOCUMENTOS INCORPORADOS
EN SAE - NIVEL REGIONAL
• EiNri: Número de documentos del nivel
regional que están incorporados en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de documentos que en el
nivel regional se han incorporado en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE al momento de implementar el
indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
META ACUMULADA POR
HITOSAVANCE POR HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
USUARIOS CAPACITADOS EN SAE - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
DO
CU
ME
NT
OS
IN
CO
RP
OR
AD
OS
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
USUARIOS CAPACITADOS EN SAE - GERENCIAS DEPARTAMENTALES
LBNcUcNcUCn
i
ic 1
LBNrUcNrUCn
i
ir 1
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
DO
CU
ME
NT
OS
IN
CO
RP
OR
AD
OS
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE NIVEL CENTRAL
LBNcEiNcEIn
i
ic 1
LBNrEiNrEIn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 127
Elaboración: Oportunidad Estratégica
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
9 EDEXPEDIENTES DIGITALIZADOS
NIVEL CENTRAL
• EdNci: Número de expedientes del nivel
central que tiene el 100% de los
documentos que los conforman
incorporados en servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de expedientes que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 292 291 286 238 268 285 100%
El avance real del número de expedientes digitalizados en
el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación
ALTO por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
10 EDEXPEDIENTES DIGITALIZADOS
NIVEL REGIONAL
• EDNri: Número de expedientes del nivel
regional que tiene el 100% de los
documentos que los conforman
incorporados en servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de expedientes que en el
nivel regional se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 1732 1936 1936 1659 1936 1936 100%
El avance real del número de expedientes digitalizados en
las Gerencias Departamentales se encuentra en un rango
de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta
establecida.
11 DDCARPETAS DIGITALIZADAS
NIVEL CENTRAL
• DdNci: Número de carpetas incorporadas
en el nivel central al servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de carpetas que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 1366 1356 1378 1113 1216 1328 96%
El avance real del número de carpetas digitalizadas en el
Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO
por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
12 DDCARPETAS DIGITALIZADAS
NIVEL REGIONAL
• CdNci: Número de carpetas incorporadas
en el nivel central al servidor digital en el
periodo i.
• CdNri: Número de carpetas incorporadas
en el nivel regional al servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de carpetas que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
• LBNr: Número de carpetas que en el nivel
regional se han incorporado en el servidor
digital al momento de implementar el
indicador
X 4981 5785 5785 4976 5785 5785 100%
El avance real del número de carpetas digitalizadas en las
gerencias departamentales se encuentra en un rango de
evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta
establecida.
META ACUMULADA POR
HITOSAVANCE POR HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS - NIVEL REGIONAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
LPERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS - NIVEL REGIONAL
LBNcDdNcDDn
i
iC 1
LBNrDdNrDDn
i
ir 1
LBNcEdNcEDn
i
iC 1
LBNrEdNrEDn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 128
6.4. ANEXO D - TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL
SAE - PAS
Elaboración: Oportunidad Estratégica
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE
REAL
DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
1 ECSEFICIENCIA EN LA GESTION DE
CASOS DE SOPORTE
• CSc: Número de casos de soporte
cerrados
• CSa: Número de casos de soporte
abiertos
X #¡REF!
Sin datos disponibles
2 NA NIVEL DE APROPIACION DEL SAE
• FA: Número de funcionarios que han
recibido el token de firma digital para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• UI: Número de funcionarios que realizan
en el Sistema de Aseguramiento
Electrónico – SAE un determinado número
de transacciones en un periodo de tiempo
i.
X #¡REF!
Sin datos disponibles
3 FAFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS
NIVEL CENTRAL
• FaNci: Número de funcionarios del nivel
central que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de funcionarios del nivel
central que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, .al
momento de implementar el indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
4 FAFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS
NIVEL REGIONAL
• FaNri: Número de funcionarios del nivel
regional que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un
periodo de tiempo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de funcionarios del nivel
regional que han recibido el token de firma
digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, .al
momento de implementar el indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
META ACUMULADA POR
HITOS
META ACUMULADA POR
HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
A
CT
IVID
AD
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAENIVEL DE APROPIACION DEL SAE
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
AV
AN
CE
A
CT
IVID
AD
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEEFICIENCIA EN LA GESTION DE CASOS DE SOPORTE
0%
20%
40%
60%
80%
100%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS - NIVEL CENTRAL
100) CSaCScECS
100) FAUINA
0%
20%
40%
60%
80%
100%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS - NIVEL REGIONAL
LBNcFaNcFAn
i
ic 1
LBNrFaNrFAn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 129
Elaboración: Oportunidad Estratégica
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE
REAL
DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
5 UC
USUARIOS CAPACITADOS EN
SAE
NIVEL CENTRAL
• UcNci: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel central que han
participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel central han participado
en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE al
momento de implementar el indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
6 UC
USUARIOS CAPACITADOS EN
SAE
NIVEL REGIONAL
• UcNri: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel regional que han
participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de funcionarios y/o
terceros del nivel regional han participado
en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE al
momento de implementar el indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
7 EIDOCUMENTOS INCORPORADOS
EN SAE - NIVEL CENTRAL
• EiNci: Número de documentos del nivel
central que están incorporados en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de documentos que en el
nivel central se han incorporado en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE al momento de implementar el
indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
8 EIDOCUMENTOS INCORPORADOS
EN SAE - NIVEL REGIONAL
• EiNri: Número de documentos del nivel
regional que están incorporados en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE en el periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de documentos que en el
nivel regional se han incorporado en el
Sistema de Aseguramiento Electrónico -
SAE al momento de implementar el
indicador
X #¡REF!
Sin datos disponibles
META ACUMULADA POR
HITOS
META ACUMULADA POR
HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
USUARIOS CAPACITADOS EN SAE - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
DO
CU
ME
NT
OS
IN
CO
RP
OR
AD
OS
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
USUARIOS CAPACITADOS EN SAE
LBNcUcNcUCn
i
ic 1
LBNrUcNrUCn
i
ir 1
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
DO
CU
ME
NT
OS
IN
CO
RP
OR
AD
OS
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE NIVEL CENTRAL
LBNcEiNcEIn
i
ic 1
LBNrEiNrEIn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 130
Elaboración: Oportunidad Estratégica
INS
UM
O
EF
ICIE
NC
IA
(GE
ST
IÓN
)E
FIC
AC
IA
(PR
OD
UC
TO
)E
FE
CT
IVID
AD
(IM
PA
CT
O)
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
AVANCE
REAL
DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE
MEDICIÓN
9 EDEXPEDIENTES DIGITALIZADOS
NIVEL CENTRAL
• EdNci: Número de expedientes del nivel
central que tiene el 100% de los
documentos que los conforman
incorporados en servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de expedientes que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 82 64 63 54 52 63 100%
El avance real del número de expedientes digitalizados en
el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación
ALTO, al cumplir el 100% de la meta
establecida.expedientes reportados.
10 EDEXPEDIENTES DIGITALIZADOS
NIVEL REGIONAL
• EDNri: Número de expedientes del nivel
regional que tiene el 100% de los
documentos que los conforman
incorporados en servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNr: Número de expedientes que en el
nivel regional se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 1070 1290 1290 1084 1290 1290 100%
El avance real del número de expedientes digitalizados en
las gerencias departamentales se encuentra en un rango
de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta
establecida.
11 DDCARPETAS DIGITALIZADAS
NIVEL CENTRAL
• DdNci: Número de carpetas incorporadas
en el nivel central al servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de carpetas que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
X 93 74 66 57 56 63 95%
El avance real del número de carpetas digitalizadas en el
Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación
ALTO, es decir en un porcentaje de avance satisfactorio.
12 DDCARPETAS DIGITALIZADAS
NIVEL REGIONAL
• CdNci: Número de carpetas incorporadas
en el nivel central al servidor digital en el
periodo i.
• CdNri: Número de carpetas incorporadas
en el nivel regional al servidor digital en el
periodo i.
• n: Último periodo de consideración,
1<=n<=4.
• LBNc: Número de carpetas que en el
nivel central se han incorporado en el
servidor digital al momento de implementar
el indicador
• LBNr: Número de carpetas que en el nivel
regional se han incorporado en el servidor
digital al momento de implementar el
indicador
X 1092 1314 1314 1108 1314 1314 100%
El avance real del número de carpetas digitalizadas en las
gerencias departamentales se encuentra en un rango de
evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta
establecida.
META ACUMULADA POR
HITOS
META ACUMULADA POR
HITOS
GRÁFICO
ANALISIS
Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA
TIPO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE R
EA
L
PERIODO DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS - NIVEL CENTRAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS - NIVEL REGIONAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
AV
AN
CE
R
EA
L
PERIODOS DE HITO
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS - NIVEL REGIONAL
LBNcDdNcDDn
i
iC 1
LBNrDdNrDDn
i
ir 1
LBNcEdNcEDn
i
iC 1
LBNrEdNrEDn
i
ir 1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 131
6.5. ANEXO E – INFORMACIÓN UTILIZADA - PRF
1. Firmas digitales asignadas
a. Nivel Central
DEPENDENCIA
ACTUALIZACION TOKENS
SOLICITUD TOKENS TOTAL
PROGRAMADAS ENTREGADAS PROGRAMADAS ENTREGADAS PROGRAMADAS ENTREGADAS
Agropecuario 3 3 3 3 6 6
Anticorrupción 5 5 32 32 37 37
Defensa Justicia y Seguridad 2 2 4 4 6 6
Delegada de Investigaciones, 21 21 29 29 50 50
Despacho Contralor Delegado 6 6 6 6
Despacho Contralor General 4 4 4 4
Despacho Vicecontralor 2 2 2 2
Dirección de estudios Macroeconómicos 1 1 1 1
Dirección de Investigaciones 34 34 22 22 56 56
Dirección de Juicios Fiscales 21 21 16 16 37 37
Gestión Publica 8 8 2 2 10 10
Infraestructura Física 7 7 6 6 13 13
Jurídica 8 8 3 3 11 11
Medio Ambiente 4 4 9 9 13 13
Minas y Energía 7 7 1 1 8 8
Regalías 8 8 14 14 22 22
Sector Social 1 1 5 5 6 6
Sistemas 27 27 27 27
USATI 1 1 1 1
Oficina Jurídica 16 16 16 16
Total 129 129 203 203 332 332
Fuente: USATI.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 132
b. Gerencias Departamentales
GERENCIA
ACTUALIZACION TOKENS
SOLICITUD TOKENS TOTAL
PROGRAMADAS ENTREGADAS PROGRAMADAS ENTREGADAS PROGRAMADAS ENTREGADAS
Amazonas 6 6 4 4 10 10
Antioquia 18 18 6 6 24 24
Arauca 9 9 2 2 11 11
Atlántico 19 19 5 5 24 24
Bolívar 16 16 16 16
Boyacá 13 13 8 8 21 21
Caldas 11 11 3 3 14 14
Caquetá 15 15 1 1 16 16
Casanare 11 11 6 6 17 17
Cauca 10 10 3 3 13 13
Cesar 12 12 2 2 14 14
Choco 8 8 4 4 12 12
Córdoba 13 13 9 9 22 22
Cundinamarca 14 14 14 14
Distrito Capital 6 6 6 6
Guainía 6 6 1 1 7 7
Guajira 12 12 1 1 13 13
Guaviare 4 4 2 2 6 6
Huila 13 13 3 3 16 16
Magdalena 8 8 16 16 24 24
Meta 10 10 7 7 17 17
Nariño 13 13 4 4 17 17
Norte de Santander 9 9 3 3 12 12
Putumayo 11 11 4 4 15 15
Quindío 9 9 4 4 13 13
Risaralda 10 10 3 3 13 13
San Andrés 7 7 2 2 9 9
Santander 15 15 5 5 20 20
Sucre 13 13 3 3 16 16
Tolima 13 13 5 5 18 18
Valle 13 13 4 4 17 17
Vaupés 5 5 5 5 10 10
Vichada 7 7 2 2 9 9
Total 339 339 147 147 486 486
Fuente: USATI.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 133
2. Usuarios capacitados en SAE
a. Nivel Central
Fuente: Grupo Operativo SAE.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva 34 13 38%
Dirección de Investigaciones 45 37 82%
Contraloría Auxiliar Para el Sistema General de Regalías 14 14 100%
Unidad de Investigaciones Especiales Contra La Corrupción 12 12 100%
Contraloría Delegada Sectorial de Infraestructura Física, Telecomunicaciones y Comercio Exterior 2 2 100%
Contraloría Delegada Sectorial de Gestión Publica E Instituciones Financieras 6 6 100%
Contraloría Delegada Sectorial de Minas y Energía 2 2 100%
Contraloría Delegada Sectorial de Agropecuario 1 1 100%
Contraloría Delegada Sectorial de Medio Ambiente 3 3 100%
Contraloría Delegada Sectorial de Defensa Justicia y Seguridad 1 1 100%
Contraloría Delegada del Sector Social 4 4 100%
Despacho de la Contralora 16 16 100%
Dirección de Juicios Fiscales 71 71 100%
Oficina Jurídica 71 72 101%
Oficina de capacitaciones 1 1 100%
Oficina de sistemas 6 6 100%
TOTAL 289 261 90%
PROGRAMADOS CAPACITADOS
% EJECUCIÓN
POR
DEPENDENCIA
DEPENDENCIA
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 134
b. Gerencias Departamentales
ITERACIÓN GERENCIA
PROGRAMADO REALIZADO
%EJECUCIÓN POR
GERENCIA
% EJECUCIÓN POR ITERACIÓN
Su
sta
nc
iad
or
Te
cn
ólo
go
Pro
vin
cia
les
Gere
nte
TO
TA
L
Su
sta
nc
iad
or
Tecn
ólo
go
Pro
vin
cia
les
Gere
nte
Co
ord
inad
or
Otr
os
TO
TA
L
1 Quindío 6 1 2 1 10 6 1 2 1 1
11 110%
111% 1 Risaralda 7 1 2 1 11 7 1 2 1 1 1 13 118%
1 Caldas 8 1 2 1 12 9 1 2 1 1 1 15 125%
1 Tolima 9 1 2 1 13 8 1 2 1 0 0 12 92%
2 Antioquía 12 1 4 1 18 12 1 4 1 1 0 19 106%
110% 2 San Andrés 4 1 2 1 8 4 1 2 1 1 0 9 113%
2 Boyacá 9 1 2 1 13 9 1 2 1 1 0 14 108%
2 Valle 8 1 3 1 13 8 1 3 1 1 1 15 115%
3 Meta 9 1 2 1 13 9 1 2 1 1
14 108%
103%
3 Santander 12 1 3 1 17 12 1 3 1 1 0 18 106%
3 Guajira 9 1 2 1 13 9 1 2 1 0 0 13 100%
3 Norte de Santander 6 1 3 1 11 6 1 2 1 0 0 10 91%
3 Nariño 10 1 2 1 14 10 1 2 1 0 0 14 100%
3 Magdalena 6 1 2 1 10 4 1 2 1 1 2 11 110%
4 Sucre 12 1 2 1 16 12 1 2 1 0 0 16 100%
100%
4 Chocó 5 1 2 1 9 4 1 2 1 0 0 8 89%
4 Vichada 3 1 2 1 7 3 1 2 0 0 1 7 100%
4 Cauca 6 1 2 1 10 6 1 2 1 1 0 11 110%
4 Atlántico 17 1 4 1 23 17 1 4 1 0 0 23 100%
4 Casanare 8 1 1 1 11 8 1 1 1 0 0 11 100%
4 Bolívar 13 1 2 1 17 13 1 2 1 0 0 17 100%
4 Córdoba 12 1 2 1 16 12 1 2 1 0 0 16 100%
5 Vaupés 2 1 2 1 6 2 1 2 1 0 0 6 100%
100%
5 Amazonas 3 1 2 1 7 3 1 2 1 0 0 7 100%
5 Putumayo 8 1 2 1 12 8 1 2 1 0 0 12 100%
5 Huila 8 1 2 1 12 8 0 2 1 0 1 12 100%
5 Arauca 7 1 1 1 10 7 1 1 1 0 0 10 100%
5 Caquetá 11 1 2 1 15 11 1 2 1 0 0 15 100%
5 Guaviare 3 1 2 1 7 3 1 2 1 0 0 7 100%
5 Guainía 3 1 2 1 7 3 1 2 1 0 0 7 100%
5 Cesar 9 1 2 1 13 9 1 2 1 0 0 13 100%
TOTAL 245 31 67 31 374 242 30 66 30 11 7 386 103% 103%
Fuente: Grupo Operativo SAE.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 135
3. Documentos incorporados en SAE
a. Nivel Central
Fuente: DIAC – Aplicativo SAE.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
62015
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
62015
09/0
7/2
014
21/0
7/2
14
1 Unidad de Investigaciones Especiales Contra La Corrupción – Nivel
Central 63.071 62.739 62.057 63.071 43.160 44.959 47620
2 Contraloría Auxiliar Para el Sistema General de Regalías – Nivel
Central 22.862 28.068 22.185 22.862 20.786 22.129 22673
3 Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y
Jurisdicción Coactiva – Nivel Central 28.482 26.452 26.828 28.482 24.049 25.828 23217
4 Dirección de investigaciones 57.241 57.095 57.240 57.241 44.188 43.628 47769,5
5 Oficina Jurídica 4.568 4.568 4.568 4.568 3.904 6.729 7603
6 Contraloría Delegada Sectorial de Infraestructura Física,
Telecomunicaciones y Comercio Exterior 2.755 3.341 2.755 2.755 2.908 3.108 3599
7 Contraloría Delegada Sectorial de Gestión Publica E Instituciones
Financieras 1.113 1.113 1.113 1.113 1.385 1.385 1388
8 Contraloría Delegada Sectorial de Minas y Energía 798 798 798 798 1.136 1.245 1245
9 Contraloría Delegada Sectorial de Agropecuario 374 323 323 374 345 309 325
10 Contraloría Delegada Sectorial de Medio Ambiente 873 866 873 873 784 899 906
11 Contraloría Delegada Sectorial de Defensa Justicia y Seguridad 89 89 89 89 375 649 1753
12 Contraloría Delegada del Sector Social 748 748 748 748 672 805 805
13 Despacho contralor auxiliar 7.241 7.241 7.241 7.241 7.344 6.078 6347
190.215 193.441 186.818 190.215 151.036 157.751 165.251 TOTAL
Nº NOMBRE DE AREA O DEPENDENCIA DEL NIVEL CENTRAL
TOTAL
DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS
METAS MEDICIÓN
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 136
b. Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC – Aplicativo SAE.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20
/06
20
15
09
/07
/20
14
21
/07
/20
14
20
/06
20
15
09
/07
/20
14
21
/07
/21
4
1 Amazonas 6.018 6.018 6.018 6.018 7143 7330 7.401
2 Antioquia 10.881 10.881 10.881 10.881 10699 11140 11.283
3 Arauca 4.851 4.851 4.851 4.851 7614 7649 7.678
4 Atlántico 10.970 10.970 10.970 10.970 10988 11081 11.154
5 Bolívar 46.057 46.057 46.057 46.057 27070 33685 35.284
6 Boyacá 22.614 22.614 22.614 22.614 25079 25212 25.730
7 Caldas 11.039 11.039 11.039 11.039 10865 10919 10.965
8 Caqueta 15.506 16.958 16.958 15.506 15365 16291 16.389
9 Casanare 6.964 6.964 6.964 6.964 8652 8702 8.726
10 Cauca 8.657 8.657 8.657 8.657 8992 9158 9.255
11 Cesar 11.136 11.136 11.136 11.136 9707 11018 11.154
12 Choco 7.129 7.129 7.129 7.129 7014 7044 7.144
13 Córdoba 23.701 25.419 25.419 23.701 20346 24466 25.011
14 Cundinamarca 49 49 49 49 144 210 222
15 Guainía 1.809 1.809 1.809 1.809 2245 2258 1.975
16 Guajira 13.494 13.602 13.602 13.494 11977 13492,5 13.574
17 Guaviare 2.776 2.776 2.776 2.776 3188 3409 3.498
18 Huila 21.579 21.579 21.579 21.579 27237 27950 28.168
19 Magdalena 5.033 5.033 5.033 5.033 5673 5699 5.746
20 Meta 7.124 7.124 7.124 7.124 5729 6376 6.492
21 Nariño 32.497 32.497 32.497 32.497 29198 31076 31.382
22 Norte de Santander 2.818 2.818 2.818 2.818 3886 3890 3.977
23 Putumayo 17.871 17.871 17.871 17.871 19004 19137 19.145
24 Quindío 7.026 7.026 7.026 7.026 7186 7192 7.213
25 Risaralda 6.058 6.058 6.058 6.058 6464 6645 6.773
26 San_Andrés 1.820 1.820 1.820 1.820 3031 2845 2.867
27 Santander 16.983 16.983 16.983 16.983 20215 20314 20.758
28 Sucre 18.260 18.260 18.260 18.260 16628 17623 17.602
29 Tolima 10.735 10.735 10.735 10.735 11457 11831 11.878
30 Valle 18.176 18.176 18.176 18.176 17699 17881 17.921
31 Vaupes 4.406 4.406 4.406 4.406 5670 5772 5.955
32 Vichada 2.778 2.778 2.778 2.778 3644 3682 3.682
376.815 380.093 380.093 376.815 369.809 390.978 396.002 TOTAL
Nº GERENCIA DEPARTAMENTAL
TOTAL
DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS
METAS MEDICIÓN
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 137
4. Expedientes digitalizados
a. Nivel Central
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Unidad de Investigaciones Especiales Contra La Corrupción 157 106 151 157 97 149 156
2Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y
Jurisdicción Coactiva235 223 228 235 218 226 233
3Dirección - Contraloría Delegada de Investigaciones,
Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva442 441 441 442 439 441 442
4 Contraloría Auxiliar Para el Sistema General de Regalías 196 188 190 196 188 187 196
5 Oficina Jurídica 28 27 27 28 27 27 27
6Contraloría Delegada Sectorial de Infraestructura Física,
Telecomunicaciones y Comercio Exterior88 88 88 88 88 88 88
7Contraloría Delegada Sectorial de Gestión Publica E
Instituciones Financieras15 15 15 15 15 15 15
8 Contraloría Delegada Sectorial de Minas y Energía 5 5 5 5 5 5 5
9 Contraloría Delegada Sectorial de Agropecuario 4 3 3 4 3 3 4
10 Contraloría Delegada Sectorial de Medio Ambiente 22 22 22 22 22 22 22
11Contraloría Delegada Sectorial de Defensa Justicia y
Seguridad1 1 1 1 1 1 1
12 Contraloría Delegada Sectorial Social 17 17 17 17 17 17 17
1210 1136 1188 1210 1120 1181 1206TOTAL
Nº NOMBRE DE AREA O DEPENDENCIA DEL NIVEL CENTRAL
Nº TOTAL DE
EXPEDIENTES A
DIGITALIZAR
META MEDICION
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 138
b. Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
62015
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Gerencia Departamental Colegiada de Quindío 66 66 66 66 66 66 66
2 Gerencia Departamental Colegiada de Risaralda 83 83 83 83 83 83 83
3 Gerencia Departamental Colegiada de Caldas 121 121 121 121 121 121 121
4 Gerencia Departamental Colegiada de Tolima 109 109 109 109 109 109 109
5 Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía 159 159 159 159 159 159 159
6 Gerencia Departamental Colegiada de Atlántico 162 162 162 162 162 162 162
7 Gerencia Departamental Colegiada de Boyacá 170 170 170 170 170 170 170
8 Gerencia Departamental Colegiada de San Andrés 12 12 12 12 12 12 12
9 Gerencia Departamental Colegiada de Valle 177 177 177 177 177 177 177
10 Gerencia Departamental Colegiada de Nariño 175 175 175 175 175 175 175
11 Gerencia Departamental Colegiada de Santander 214 214 214 214 214 214 214
12 Gerencia Departamental Colegiada de Guajira 183 183 183 183 183 183 183
13 Gerencia Departamental Colegiada de Meta 110 110 110 110 110 110 110
14 Gerencia Departamental Colegiada de Magdalena 74 74 74 74 74 74 74
15 Gerencia Departamental Colegiada de Norte de Santander 37 37 37 37 37 37 37
16 Gerencia Departamental Colegiada de Sucre 145 145 145 145 145 145 145
17 Gerencia Departamental Colegiada de Chocó 106 106 106 106 106 106 106
18 Gerencia Departamental Colegiada de Vichada 30 30 30 30 30 30 30
19 Gerencia Departamental Colegiada de Cauca 85 85 85 85 85 85 85
20 Gerencia Departamental Colegiada de Casanare 120 120 120 120 120 120 120
21 Gerencia Departamental Colegiada de Bolívar 627 627 627 627 627 627 627
22 Gerencia Departamental Colegiada de Córdoba 229 229 229 229 229 229 229
23 Gerencia Departamental Colegiada de Vaupés 33 33 33 33 33 33 33
24 Gerencia Departamental Colegiada de Caquetá 202 202 202 202 202 202 202
25 Gerencia Departamental Colegiada de Arauca 50 50 50 50 50 50 50
26 Gerencia Departamental Colegiada de Guaviare 27 27 27 27 27 27 27
27 Gerencia Departamental Colegiada de Guanía 22 22 22 22 22 22 22
28 Gerencia Departamental Colegiada de Amazonas 72 72 72 72 72 72 72
29 Gerencia Departamental Colegiada de Cesár 233 233 233 233 233 233 233
30 Gerencia Departamental Colegiada de Putumayo 101 101 101 101 101 101 101
31 Gerencia Departamental Colegiada de Huila 230 230 230 230 230 230 230
4164 4164 4164 4164 4164 4164 4164
MEDICION
TOTAL
Nº GERENCIA DEPARTAMENTAL
Nº TOTAL DE
EXPEDIENTES A
DIGITALIZAR
META
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 139
5. Carpetas digitalizadas
a. Nivel Central
Fuente: DIAC Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Unidad de Investigaciones Especiales Contra La Corrupción 5992 5179 5891 5992 5081 5883 5959
2Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción
Coactiva2138 1982 1946 2138 1904 1932 2102
3Dirección - Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y
Jurisdicción Coactiva3009 3004 3006 3009 2994 3006 3009
4 Contraloría Auxiliar Para el Sistema General de Regalías 1478 1439 1456 1478 1439 1447 1478
5 Oficina Jurídica 207 204 204 207 204 204 204
6Contraloría Delegada Sectorial de Infraestructura Física,
Telecomunicaciones y Comercio Exterior640 640 640 640 640 640 640
7Contraloría Delegada Sectorial de Gestión Publica E Instituciones
Financieras43 43 43 43 43 43 43
8 Contraloría Delegada Sectorial de Minas y Energía 74 74 74 74 74 74 74
9 Contraloría Delegada Sectorial de Agropecuario 38 23 23 38 23 23 38
10 Contraloría Delegada Sectorial de Medio Ambiente 65 65 65 65 65 65 65
11 Contraloría Delegada Sectorial de Defensa Justicia y Seguridad 12 12 12 12 12 12 12
12 Contraloría Delegada Sectorial Social 38 38 38 38 38 38 38
Nº NOMBRE DE AREA O DEPENDENCIA DEL NIVEL CENTRAL
Nº TOTAL DE
CARPETAS A
DIGITALIZAR
META MEDICION
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 140
b. Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Gerencia Departamental Colegiada de Quindío 324 324 324 324 324 324 324
2 Gerencia Departamental Colegiada de Risaralda 355 355 355 355 355 355 355
3 Gerencia Departamental Colegiada de Caldas 603 603 603 603 603 603 603
4 Gerencia Departamental Colegiada de Tolima 448 448 448 448 448 448 448
5 Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía 546 546 546 546 546 546 546
6 Gerencia Departamental Colegiada de Atlántico 533 533 533 533 533 533 533
7 Gerencia Departamental Colegiada de Boyacá 723 723 723 723 723 723 723
8 Gerencia Departamental Colegiada de San Andrés 46 46 46 46 46 46 46
9 Gerencia Departamental Colegiada de Valle 993 993 993 993 993 993 993
10 Gerencia Departamental Colegiada de Nariño 1142 1142 1142 1142 1142 1142 1142
11 Gerencia Departamental Colegiada de Santander 1005 1005 1005 1005 1005 1005 1005
12 Gerencia Departamental Colegiada de Guajira 466 466 466 466 466 466 466
13 Gerencia Departamental Colegiada de Meta 398 398 398 398 398 398 398
14 Gerencia Departamental Colegiada de Magdalena 369 369 369 369 369 369 369
15 Gerencia Departamental Colegiada de Norte de Santander 189 189 189 189 189 189 189
16 Gerencia Departamental Colegiada de Sucre 801 801 801 801 801 801 801
17 Gerencia Departamental Colegiada de Chocó 389 389 389 389 389 389 389
18 Gerencia Departamental Colegiada de Vichada 147 147 147 147 147 147 147
19 Gerencia Departamental Colegiada de Cauca 315 315 315 315 315 315 315
20 Gerencia Departamental Colegiada de Casanare 470 470 470 470 470 470 470
21 Gerencia Departamental Colegiada de Bolívar 1413 1413 1413 1413 1413 1413 1413
22 Gerencia Departamental Colegiada de Córdoba 819 819 819 819 819 819 819
23 Gerencia Departamental Colegiada de Vaupés 148 148 148 148 148 148 148
24 Gerencia Departamental Colegiada de Caquetá 921 921 921 921 921 921 921
25 Gerencia Departamental Colegiada de Arauca 268 268 268 268 268 268 268
26 Gerencia Departamental Colegiada de Guaviare 131 131 131 131 131 131 131
27 Gerencia Departamental Colegiada de Guanía 117 117 117 117 117 117 117
28 Gerencia Departamental Colegiada de Amazonas 199 199 199 199 199 199 199
29 Gerencia Departamental Colegiada de Cesár 637 637 637 637 637 637 637
30 Gerencia Departamental Colegiada de Putumayo 466 466 466 466 466 466 466
31 Gerencia Departamental Colegiada de Huila 1170 1170 1170 1170 1170 1170 1170
16551 16551 16551 16551 16551 16551 16551
MEDICION
TOTAL
Nº GERENCIA DEPARTAMENTAL
Nº TOTAL DE
CARPETAS A
DIGITALIZAR
META
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 141
6.6. ANEXO F - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESOS DISCIPLINARIOS
1. Firmas digitales
DEPENDENCIA PROGRAMADAS ENTREGADAS
Oficina de Control Disciplinario 22 22
Total 22 22
Fuente: DIAC.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
2. Expedientes digitalizados
Fecha Corte Cantidad total de
Expedientes Meta Medición
Avance - Meta
Avance - General
20/03/2014 231 231 180 78% 78%
08/04/2014 231 231 180 78% 78%
23/04/2014 210 210 180 86% 86%
07/05/2014 210 210 180 86% 86%
20/05/2014 210 210 180 86% 86%
05/06/2014 287 287 201 70% 70%
20/06/2014 290 290 204 70% 70%
09/07/2014 286 286 211 74% 74%
21/07/2014 306 306 241 79% 79% Fuente: DIAC.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3. Carpetas digitalizadas
Fecha Corte Cantidad total de Carpetas
Meta Medición Avance -
Meta Avance - General
20/03/2014 436 436 349 80% 80%
08/04/2014 436 436 349 80% 80%
23/04/2014 436 436 349 80% 80%
07/05/2014 395 395 349 88% 88%
20/05/2014 395 395 349 88% 88%
05/06/2014 503 503 382 76% 76%
20/06/2014 534 534 388 73% 73%
09/07/2014 530 530 396 75% 75%
21/07/2014 534 534 456 85% 85%
Fuente: DIAC.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 142
6.7. ANEXO G - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA
1. Firmas digitales asignadas
a. Nivel Central
DEPENDENCIA PROGRAMADAS ENTREGADAS
Dirección de Jurisdicción Coactiva 14 14
Total 14 14
Fuente: USATI.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
2. Usuarios capacitados en SAE
a. Nivel Central
DEPENDENCIA PROGRAMADAS CAPACITADOS
Dirección de Jurisdicción Coactiva 14 13
Total 14 13
Fuente: Grupo Operativo SAE.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 143
b. Gerencias Departamentales
DEPENDENCIA PROGRAMADAS CAPACITADOS
Amazonas 1 1
Antioquia 1 1
Arauca 1 1
Atlántico 1 1
Bolívar 1 0
Boyacá 1 1
Caldas 1 1
Caquetá 1 1
Casanare 1 1
Cauca 1 1
Cesar 1 0
Choco 1 1
Córdoba 1 1
Cundinamarca 0 0
Distrito Capital 0 0
Guainía 1 0
Guajira 1 1
Guaviare 1 1
Huila 1 1
Magdalena 1 1
Meta 1 1
Nariño 1 0
Norte de Santander 1 1
Putumayo 1 0
Quindío 1 1
Risaralda 1 1
San Andrés 1 1
Santander 1 1
Sucre 1 1
Tolima 1 1
Valle 1 0
Vaupés 1 1
Vichada 1 1
Total 31 25
Fuente: Grupo Operativo SAE.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 144
3. Expedientes digitalizados
a. Nivel Central
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1
Contraloría
Delegada de
Investigaciones,
Juicios Fiscales y
Jurisdicción
Coactiva
286 292 291 286 238 268 285
286 292 292 286 238 238 285
MEDICION
TOTAL
Nº
NOMBRE DE AREA
O DEPENDENCIA
DEL NIVEL
CENTRAL
Nº TOTAL DE
EXPEDIENTES A
DIGITALIZAR
META
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 145
b. Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Antioquia 156 156 156 156 156 156 156
2 Arauca 24 24 24 24 24 24 24
3 Boyacá 84 84 84 84 84 84 84
4 Huila 43 43 43 43 43 43 43
5 Meta 24 24 24 24 24 24 24
6 Putumayo 28 28 28 28 28 28 28
7 Risaralda 9 9 9 9 9 9 9
8 Tolima 74 74 74 74 74 74 74
9 Santander 95 95 95 95 95 95 95
10 Atlántico 215 215 215 215 215 215 215
11 Cauca 91 91 91 91 91 91 91
12 Cesar 114 114 114 114 114 114 114
13 Chocó 102 102 102 102 102 102 102
14 Córdoba 111 111 111 111 111 111 111
15 Guajira 44 44 44 44 44 44 44
16 San Andrés 5 5 5 5 5 5 5
17 Amazonas 25 25 25 25 25 25 25
18 Caldas 26 26 26 26 26 26 26
19 Caquetá 52 52 52 52 52 52 52
20 Casanare 70 70 70 70 70 70 70
21 Guaviare 9 9 9 9 9 9 9
22 Nariño 99 99 99 99 99 99 99
23 Valle 48 48 48 48 48 48 48
24 Vaupés 19 19 19 19 19 19 19
25 Bolívar 104 70 104 104 30 104 104
26 Guainía 11 9 11 11 11 11 11
27 Magdalena 83 26 83 83 18 83 83
28 Nte de Santander 34 9 34 34 10 34 34
29 Quindío 20 6 20 20 5 20 20
30 Sucre 97 35 97 97 11 97 97
31 Vichada 20 9 20 20 7 20 20
1936 1732 1936 1936 1659 1936 1936TOTAL
NºGERENCIA
DEPARTAMENTAL
Nº TOTAL DE
EXPEDIENTES A
DIGITALIZAR
META MEDICION
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 146
4. Carpetas digitalizadas
a. Nivel Central
Fuente: DIAC Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1
Contraloría
Delegada de
Investigaciones,
Juicios Fiscales y
Jurisdicción
Coactiva
1378 1366 1356 1378 1113 1216 1328
1378 1366 1356 1378 1113 1216 1328
MEDICION
TOTAL
Nº
NOMBRE DE AREA
O DEPENDENCIA
DEL NIVEL
CENTRAL
Nº TOTAL DE
CARPETAS A
DIGITALIZAR
META
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 147
b. Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Antioquia 312 312 312 312 312 312 312
2 Arauca 63 63 63 63 63 63 63
3 Boyacá 471 471 471 471 471 471 471
4 Huila 169 169 169 169 169 169 169
5 Meta 71 71 71 71 71 71 71
6 Putumayo 125 125 125 125 125 125 125
7 Risaralda 28 28 28 28 28 28 28
8 Tolima 161 161 161 161 161 161 161
9 Santander 297 297 297 297 297 297 297
10 Atlántico 644 644 644 644 644 644 644
11 Cauca 240 240 240 240 240 240 240
12 Cesar 201 201 201 201 201 201 201
13 Chocó 240 240 240 240 240 240 240
14 Córdoba 301 301 301 301 301 301 301
15 Guajira 124 124 124 124 124 124 124
16 San Andrés 26 26 26 26 26 26 26
17 Amazonas 76 76 76 76 76 76 76
18 Caldas 127 127 127 127 127 127 127
19 Caquetá 140 140 140 140 140 140 140
20 Casanare 173 173 173 173 173 173 173
21 Guaviare 21 21 21 21 21 21 21
22 Nariño 190 190 190 190 190 190 190
23 Valle 181 181 181 181 181 181 181
24 Vaupés 77 77 77 77 77 77 77
25 Bolívar 256 173 256 256 74 256 256
26 Guainía 46 38 46 46 46 46 46
27 Magdalena 413 108 413 413 274 413 413
28 Nte de Santander 107 32 107 107 25 107 107
29 Quindío 62 20 62 62 23 62 62
30 Sucre 400 133 400 400 64 400 400
31 Vichada 43 20 43 43 12 43 43
5785 4981 5785 5785 4976 5785 5785TOTAL
NºGERENCIA
DEPARTAMENTAL
Nº TOTAL DE
CARPETAS A
DIGITALIZAR
META MEDICION
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 148
6.8. ANEXO H - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO ADMINISTRATIVO
SANCIONATORIO
1. Expedientes digitalizados
a. Nivel Central
Fuente: DIAC.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Agropecuario 20 27 20 20 26 20 20
2 Defensa 14 14 14 14 12 12 14
3 Infraestructura 16 22 17 16 5 7 16
4 Medio Ambiente 2 2 2 2 0 2 2
5 Minas y egergía 11 11 11 11 11 11 11
6 Social 0 6 0 0 0 0 0
63 82 64 63 54 52 63
MEDICION
TOTAL
Nº
NOMBRE DE AREA O
DEPENDENCIA DEL
NIVEL CENTRAL
Nº TOTAL DE
EXPEDIENTES A
DIGITALIZAR
META
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 149
b. Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Antioquia 134 134 134 134 134 134 134
2 Arauca 15 15 15 15 15 15 15
3 Boyacá 47 47 47 47 47 47 47
4 Huila 48 48 48 48 48 48 48
5 Meta 62 62 62 62 62 62 62
6 Putumayo 75 75 75 75 75 75 75
7 Risaralda 1 1 1 1 1 1 1
8 Tolima 32 32 32 32 32 32 32
9 Santander 41 41 41 41 41 41 41
10 Atlántico 16 16 16 16 16 16 16
11 Cauca 65 65 65 65 65 65 65
12 Cesar 69 69 69 69 69 69 69
13 Chocó 51 51 51 51 51 51 51
14 Córdoba 130 130 130 130 130 130 130
15 Guajira 31 31 31 31 31 31 31
16 San Andrés 6 6 6 6 6 6 6
17 Amazonas 3 3 3 3 3 3 3
18 Caldas 15 15 15 15 15 15 15
19 Caquetá 32 32 32 32 32 32 32
20 Casanare 18 17 17 17 17 17 17
21 Guaviare 10 10 10 10 10 10 10
22 Nariño 8 8 8 8 8 8 8
23 Valle 42 42 42 42 42 42 42
24 Vaupés 3 3 3 3 3 3 3
25 Bolívar 145 48 145 145 70 145 145
26 Guainía 6 5 6 6 6 6 6
27 Magdalena 45 15 45 45 44 45 45
28 Nte de Santander 7 2 7 7 0 7 7
29 Quindío 7 2 7 7 0 7 7
30 Sucre 113 38 113 113 0 113 113
31 Vichada 14 6 14 14 11 14 14
1291 1070 1290 1290 1084 1290 1290TOTAL
NºGERENCIA
DEPARTAMENTAL
Nº TOTAL DE
EXPEDIENTES A
DIGITALIZAR
META MEDICION
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 150
2. Carpetas digitalizadas
a. Nivel Central
Fuente: DIAC.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Agropecuario 20 28 20 20 26 20 20
2 Defensa 14 17 17 14 14 14 14
3 Infraestructura 19 28 24 19 6 9 16
4 Medio Ambiente 2 2 2 2 0 2 2
5 Minas y egergía 11 11 11 11 11 11 11
6 Social 0 7 0 0 0 0 0
66 93 74 66 57 56 63
MEDICION
TOTAL
Nº
NOMBRE DE AREA O
DEPENDENCIA DEL
NIVEL CENTRAL
Nº TOTAL DE
CARPETAS A
DIGITALIZAR
META
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 151
b. Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC.
Elaboración: Oportunidad Estratégica
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
20/0
6/2
014
09/0
7/2
014
21/0
7/2
014
1 Antioquia 136 136 136 136 136 136 136
4 Arauca 20 20 20 20 20 20 20
2 Boyacá 47 47 47 47 47 47 47
3 Huila 55 55 55 55 55 55 55
7 Meta 62 62 62 62 62 62 62
8 Putumayo 75 75 75 75 75 75 75
6 Risaralda 1 1 1 1 1 1 1
5 Tolima 32 32 32 32 32 32 32
9 Santander 44 44 44 44 44 44 44
10 Atlántico 16 16 16 16 16 16 16
11 Cauca 65 65 65 65 65 65 65
12 Cesar 69 69 69 69 69 69 69
13 Chocó 51 51 51 51 51 51 51
14 Córdoba 130 130 130 130 130 130 130
15 Guajira 32 32 32 32 32 32 32
16 San Andrés 6 6 6 6 6 6 6
17 Amazonas 3 3 3 3 3 3 3
18 Caldas 15 15 15 15 15 15 15
19 Caquetá 32 32 32 32 32 32 32
20 Casanare 17 17 17 17 17 17 17
21 Guaviare 11 11 11 11 11 11 11
22 Nariño 8 8 8 8 8 8 8
23 Valle 44 44 44 44 44 44 44
24 Vaupés 3 3 3 3 3 3 3
25 Bolívar 145 48 145 145 71 145 145
26 Guainía 7 6 7 7 7 7 7
27 Magdalena 45 15 45 45 45 45 45
28 Nte de Santander 7 2 7 7 0 7 7
29 Quindío 7 2 7 7 0 7 7
30 Sucre 115 38 115 115 0 115 115
31 Vichada 14 6 14 14 11 14 14
1314 1092 1314 1314 1108 1314 1314TOTAL
NºGERENCIA
DEPARTAMENTAL
Nº TOTAL DE
CARPETAS A
DIGITALIZAR
META MEDICION
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 152
6.9. ANEXO I - HOJAS DE VIDA DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y
SEGUIMIENTO DEL SAE
En este anexo se incluyen las hojas de vida de las siete (7) medidas de administración y
seguimiento de SAE.
1. Eficiencia en la gestión de casos de soporte
2. Nivel de apropiación del SAE
3. Firmas digitales asignadas
a. Nivel central
b. Nivel regional
4. Usuarios capacitados en SAE
a. Nivel central
b. Nivel regional
5. Documentos incorporados en SAE
a. Nivel central
b. Nivel regional
6. Expedientes digitalizados
a. Nivel central
b. Nivel regional
7. Carpetas digitalizadas
a. Nivel central
b. Nivel regional
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 153
NOMBRE DEL
INDICADOR
EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE CASOS DE
SOPORTE TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Determinar el nivel de eficiencia que se tiene respecto de la gestión de los casos de soporte reportados por los
usuarios
VARIABLES DEL
INDICADOR
CSc: Número de casos de soporte cerrados
CSa: Número de casos de soporte abiertos
FÓRMULA DE
CÁLCULO 100)( CSaCScECS UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
La Oficina de Sistemas e Informática y el Grupo Operativo del SAE determinan la información de las variables a
partir del instrumento que se establezca para el registro y seguimiento de las solicitudes de apoyo y gestión que
realizan los usuarios que interactúan con la solución.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA
DE ANÁLISIS Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Oficina de Sistemas e Informática RESPONSABLE DEL
ANÁLISIS
Grupo Operativo del
SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< ECS >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 154
NOMBRE DEL
INDICADOR NIVEL DE APROPIACIÓN DELSAE TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR Determinar el grado de apropiación que tiene los usuarios del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE.
VARIABLES DEL
INDICADOR
FA: Número de funcionarios que han recibido el token de firma digital para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE, en un periodo de tiempo i.
UI: Número de funcionarios que realizan en el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE un determinado
número de transacciones en un periodo de tiempo i.
FÓRMULA DE
CÁLCULO 100)( FAUINA UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
Se obtiene el valor del indicador a partir de los indicadores: FIRMAS DIGITALES ASIGNADAS y USUARIOS
HACIENDO USO DE SAE
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA
DE ANÁLISIS Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Oficina de Sistemas e Informática RESPONSABLE DEL
ANÁLISIS
Grupo Operativo del
SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< NA >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/201
3 31/10/2013 30/11/2013
N.A. N.A. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 155
NOMBRE DEL
INDICADOR FIRMAS DIGITALES ASIGNADAS NIVEL CENTRAL TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Cuantificar la cantidad de firmas digitales asignadas a los funcionarios para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE.
VARIABLES DEL
INDICADOR
FaNci: Número de funcionarios del nivel central que han recibido el token de firma digital para interactuar con
el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, en un periodo de tiempo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNc: Número de funcionarios del nivel central que han recibido el token de firma digital para interactuar con
el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, .al momento de implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNcFaNcFA
n
i
ic 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
A partir de los registros o actas de entrega y recibo del token asociado a la firma digital, la Oficina de Sistemas e
Informática cuantifica el número de firmas asignados.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA
DE ANÁLISIS Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Oficina de Sistemas e Informática RESPONSABLE DEL
ANÁLISIS
Grupo Operativo del
SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< FA >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 156
NOMBRE DEL
INDICADOR FIRMAS DIGITALES ASIGNADAS NIVEL REGIONAL TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Cuantificar la cantidad de firmas digitales asignadas a los funcionarios para interactuar con el Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE.
VARIABLES DEL
INDICADOR
FaNri: Número de funcionarios del nivel regional que han recibido el token de firma digital para interactuar con
el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, en un periodo de tiempo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNr: Número de funcionarios del nivel regional que han recibido el token de firma digital para interactuar con
el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, .al momento de implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNrFaNrFA
n
i
ir 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
A partir de los registros o actas de entrega y recibo del token asociado a la firma digital, la Oficina de Sistemas e
Informática cuantifica el número de firmas asignados.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA
DE ANÁLISIS Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Oficina de Sistemas e Informática RESPONSABLE DEL
ANÁLISIS
Grupo Operativo del
SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< FA >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 157
NOMBRE DEL
INDICADOR USUARIOS CAPACITADOS EN SAE – NIVEL CENTRAL TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Cuantificar la cantidad de funcionarios y/o terceros que han participado en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico -SAE
VARIABLES DEL
INDICADOR
UcNci: Número de funcionarios y/o terceros del nivel central que han participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, en el periodo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNc: Número de funcionarios y/o terceros del nivel central han participado en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE al momento de implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNcUcNcUC
n
i
ic 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
Tanto para el nivel central como regional, el informe que genera la Oficina de Capacitación Producción de
Tecnología y Cooperación Internacional, respecto del número de funcionarios y/o terceros que fueron
certificados por asistir a la capacitación en el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal
FRECUENCI
A DE
ANÁLISIS
Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación
Internacional
RESPONSABLE DEL
ANÁLISIS
Grupo
Operativo del
SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< UC >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/201
3
N.D. N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 158
NOMBRE DEL
INDICADOR
USUARIOS CAPACITADOS EN SAE – NIVEL
REGIONAL TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Cuantificar la cantidad de funcionarios y/o terceros que han participado en procesos de capacitación para
interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico -SAE
VARIABLES DEL
INDICADOR
UcNri: Número de funcionarios y/o terceros del nivel regional que han participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, en el periodo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNr: Número de funcionarios y/o terceros del nivel regional han participado en procesos de capacitación
para interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE al momento de implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNrUcNrUC
n
i
ir 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
Tanto para el nivel central como regional, el informe que genera la Oficina de Capacitación Producción de
Tecnología y Cooperación Internacional, respecto del número de funcionarios y/o terceros que fueron
certificados por asistir a la capacitación en el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA
DE ANÁLISIS Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación
Internacional
RESPONSABLE DEL
ANÁLISIS
Grupo
Operativo del
SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< UC >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 159
NOMBRE DEL
INDICADOR
DOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE – NIVEL
CENTRAL TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Cuantificar la cantidad de documentos que están incorporados en el Sistema de Aseguramiento Electrónico –
SAE
VARIABLES DEL
INDICADOR
EiNci: Número de documentos del nivel central que están incorporados en el Sistema de Aseguramiento
Electrónico - SAE en el periodo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNc: Número de documentos que en el nivel central se han incorporado en el Sistema de Aseguramiento
Electrónico - SAE al momento de implementar el indicador.
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNcEiNcEI
n
i
ic 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
En lo que respecta al nivel central, el informe que Oficina de Sistemas e Informática, reporta diariamente
respecto de documentos que han sido incorporados desde el servidor digital al SAE.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal
FRECUE
NCIA DE
ANÁLISIS
Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia
Nivel Regional: Responsable del proceso de digitalización
RESPONSABLE
DEL ANÁLISIS
Grupo Operativo del
SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< EI >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL CENTRAL NIVEL
REGIONAL
META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D.
NIVEL CENTRAL
NIVEL
REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 160
NOMBRE DEL
INDICADOR
DOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE – NIVEL
REGIONAL TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Cuantificar la cantidad de documentos que están incorporados en el Sistema de Aseguramiento Electrónico –
SAE
VARIABLES DEL
INDICADOR
EiNri: Número de documentos del nivel regional que están incorporados en el Sistema de Aseguramiento
Electrónico - SAE en el periodo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNr: Número de documentos que en el nivel regional se han incorporado en el Sistema de Aseguramiento
Electrónico - SAE al momento de implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNrEiNrEI
n
i
ir 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
En lo que respecta al nivel central, el informe que Oficina de Sistemas e Informática, reporta diariamente
respecto de documentos que han sido incorporados desde el servidor digital al SAE.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal
FRECUE
NCIA DE
ANÁLISIS
Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia
Nivel Regional: Responsable del proceso de digitalización
RESPONSABLE
DEL ANÁLISIS
Grupo Operativo del
SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< EI >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL CENTRAL NIVEL
REGIONAL
META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D.
NIVEL CENTRAL
NIVEL
REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 161
NOMBRE DEL
INDICADOR EXPEDIENTES DIGITALIZADOS – NIVEL CENTRAL
TIPO DE
INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Cuantificar la cantidad de expedientes que tiene el 100% de los documentos que los conforman incorporados
en servidor digital
VARIABLES DEL
INDICADOR
EdNci: Número de expedientes del nivel central que tiene el 100% de los documentos que los conforman
incorporados en servidor digital en el periodo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNc: Número de expedientes que en el nivel central se han incorporado en el servidor digital al momento
de implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNcEdNcED
n
i
iC 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE DATOS -
METODOLOGÍA
• En lo que respecta al nivel central, el informe que la Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia, reporta diariamente respecto de los expedientes cuyo 100% de los documentos que
lo conforman han sido incorporados al servidor digital.
• En lo que respecta al nivel regional, el informe que el grupo operativo de la Gerencia Departamental,
reporta diariamente respecto de los expedientes cuyo 100% de los documentos que lo conforman han
sido incorporados al servidor digital.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA
DE ANÁLISIS Semanal
RESPONSABLE DE
LA MEDICIÓN Y
REPORTE
Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Nivel Regional: Responsable del proceso de digitalización
RESPONSABLE
DEL ANÁLISIS Grupo Operativo del SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< ED >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 162
NOMBRE DEL
INDICADOR EXPEDIENTES DIGITALIZADOS – NIVEL REGIONAL
TIPO DE
INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Cuantificar la cantidad de expedientes que tiene el 100% de los documentos que los conforman incorporados
en servidor digital
VARIABLES DEL
INDICADOR
EDNri: Número de expedientes del nivel regional que tiene el 100% de los documentos que los conforman
incorporados en servidor digital en el periodo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNr: Número de expedientes que en el nivel regional se han incorporado en el servidor digital al
momento de implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNrEdNrED
n
i
ir 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE DATOS -
METODOLOGÍA
• En lo que respecta al nivel central, el informe que la Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia, reporta diariamente respecto de los expedientes cuyo 100% de los documentos que
lo conforman han sido incorporados al servidor digital.
• En lo que respecta al nivel regional, el informe que el grupo operativo de la Gerencia Departamental,
reporta diariamente respecto de los expedientes cuyo 100% de los documentos que lo conforman han
sido incorporados al servidor digital.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA
DE ANÁLISIS Semanal
RESPONSABLE DE
LA MEDICIÓN Y
REPORTE
Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Nivel Regional: Responsable del proceso de digitalización
RESPONSABLE
DEL ANÁLISIS Grupo Operativo del SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< ED >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 163
NOMBRE DEL
INDICADOR CARPETAS DIGITALIZADAS – NIVEL CENTRAL TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR Cuantificar la cantidad de carpetas que son incorporadas al servidor digital
VARIABLES DEL
INDICADOR
DdNci: Número de carpetas incorporadas en el nivel central al servidor digital en el periodo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNc: Número de carpetas que en el nivel central se han incorporado en el servidor digital al momento de
implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNcDdNcDD
n
i
iC 1
UNIDAD DE MEDIDA Número
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
• En lo que respecta al nivel central, el informe que la Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia-
DIAC, reporta diariamente respecto de las carpetas que son digitalizadas e incorporadas al servidor digital
• En lo que respecta al nivel regional, el informe que el grupo operativo de la Gerencia Departamental,
reporta diariamente respecto de las carpetas que son digitalizadas e incorporadas al servidor digital.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA
DE ANÁLISIS Semanal
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Nivel Regional: Responsable del proceso de digitalización
RESPONSABLE DEL
ANÁLISIS Grupo Operativo del SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< DD >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE
Proceso: Implantación y puesta en operación
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Fecha 26/09/2013
Versión 1.1
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 164
NOMBRE DEL
INDICADOR
CARPETAS DIGITALIZADAS – NIVEL
REGIONAL TIPO DE INDICADOR
Insumo
Eficacia/Producto
Eficiencia/Gestión
Efectividad/Impacto
OBJETIVO DEL
INDICADOR Cuantificar la cantidad de carpetas que son incorporadas al servidor digital
VARIABLES DEL
INDICADOR
DdNri: Número de carpetas incorporadas en el nivel regional al servidor digital en el periodo i.
n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.
LBNr: Número de carpetas que en el nivel regional se han incorporado en el servidor digital al momento de
implementar el indicador
FÓRMULA DE
CÁLCULO LBNrDdNrDD
n
i
ir 1
UNIDAD DE MEDIDA Semanal
FUENTE DE
DATOS -
METODOLOGÍA
• En lo que respecta al nivel central, el informe que la Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia-
DIAC, reporta diariamente respecto de las carpetas que son digitalizadas e incorporadas al servidor digital
• En lo que respecta al nivel regional, el informe que el grupo operativo de la Gerencia Departamental,
reporta diariamente respecto de las carpetas que son digitalizadas e incorporadas al servidor digital.
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN Y
REPORTE
Semanal FRECUENCIA DE
ANÁLISIS Mensual
RESPONSABLE
DE LA MEDICIÓN
Y REPORTE
Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y
Correspondencia
Nivel Regional: Responsable del proceso de digitalización
RESPONSABLE
DEL ANÁLISIS Grupo Operativo del SAE
COBERTURA
Nivel Central: Áreas y/o dependencias
Nivel Regional: Gerencias Departamentales
Nacional: Nivel Central y Regional
RANGOS DE
EVALUACIÓN
ALTO MEDIO BAJO
>89% 90%< DD >79% <80%
LÍNEA DE BASE
NIVEL
CENTRAL
NIVEL
REGIONAL META
PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013
N.D. N.D. NIVEL CENTRAL
NIVEL REGIONAL
SOPORTE
NORMATIVO O
PROCEDIMENTAL
Por definir
PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.
RESTRICCIONES Ninguna.
Convenciones:
N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.
N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 165
6.10. ANEXO J - CUADRO DE RESUMEN DE REUNIONES
A continuación se presenta la tabla de resumen de las reuniones realizadas y de las cuales se han extraído los compromisos.
OBJETO ALGUNOS -
ASISTENTES CGR AISTENTES OE FECHA
HORA INICIO
HORA FIN LUGAR ESTADO AGENDA
NÚMERO ACTA
Inicio de Proyecto SAE
Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora - Natalia Monje
30/01/2014 3:00 PM 4:00 PM Piso 7 - OSEI
CUMPLIDA 1
Seguimiento proyecto SAE
César Beltrán, Gladys Rodríguez, MNEMO
Pablo Cubillos - Astrid Mora
03/02/2014 2:30 PM 4:00 PM Piso 7 - OSEI
CUMPLIDA 2
Mesa de Ayuda
Gladys Rodríguez, César Beltrán, Irene Martínez, Eduardo García, Anyerson Ortiz
Pablo Cubillos - Astrid Mora - Ana María González
03/02/2014 4:20 PM 5:30 PM Piso 7 - OSEI
CUMPLIDA 3
Comisión Directiva 1
Vicecontralora, César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González
07/02/2014 8:30 AM 11:00 AM Piso 7 - OSEI
CUMPLIDA 4
Video conferencia SAE - 1
Vicecontralora, César Beltrán, Gladys Rodríguez
José David Tovar - Ana María González
10/02/2014 8:00 AM 11:30 AM Piso 7 - OSEI
CUMPLIDA 5
Entrega de Informes 1
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora
10/02/2014 2:00 PM 4:00 PM Piso 7 - OSEI
CUMPLIDA 6
Definición de nuevos líderes funcionales
Gladys Rodríguez, Jairo Valencia, Luisa Romero, Esperanza Melo, Javier Salamanca, Jaime Poveda, Sandra Chuquin
José David Tovar 11/02/2014 2:00 P M 4:00 PM Piso 7 - OSEI
CUMPLIDA 7
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 166
OBJETO ALGUNOS -
ASISTENTES CGR AISTENTES OE FECHA
HORA INICIO
HORA FIN LUGAR ESTADO AGENDA
NÚMERO ACTA
Entrega de Informes 1.1
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda - Astrid Mora
12/02/2014 8:00 AM 9:30 AM Piso 7 - OSEI
CUMPLIDA 8
Seguimiento proyecto SAE - equipo de trabajo - Dirección
Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI
Pablo C - Ana María G. - Astrid
19/02/2014 8:30 AM 10:00 AM CUMPLIDA 9
Reunión de seguimiento mejoras SAE
César Beltrán - Gladys Rodríguez - Javier Alfonso - Jacqueline-Anyerson
Pablo C - Rafael Q. - Fabián
18/02/2014 11:00 AM 12:45 PM Piso 7 CUMPLIDA 10
Reunión con la Contralora
Contralora - Dr. Lastra - César Beltrán - Mónica Cano - Sandra Chuquín - MNEMO
Eliecer - Fabián 18/02/2014 5:45 PM 6:30 PM Piso 10 CUMPLIDA 11
Estrategia de recolección de tokens
Vicecontralora - Dr. Lastra - OSEI-USATI-DIAC-GFYA
José David 20/02/2014 10:00 AM 11:00 AM Piso 7 CUMPLIDA 12
Reunión con la Contralora
Contralora-Vicecontralora-Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI
Jorge Hernán - Rafael Q. - Francisco R. Pablo C.
20/02/2014 5:00 PM 8:00 PM Piso 10 CUMPLIDA 13
Seguimiento proyecto SAE - equipo de trabajo - Dirección
Vicecontralora-Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI
Pablo C - Ana María G.- José David
26/02/2014 10:00 AM 11:00 AM Piso 9 CUMPLIDA 14
Balanceadores César Beltrán Pablo Cubillos - José David Tovar
10/03/2014 2:00 PM 3:30 PM Piso 8 CUMPLIDA 15
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 167
OBJETO ALGUNOS -
ASISTENTES CGR AISTENTES OE FECHA
HORA INICIO
HORA FIN LUGAR ESTADO AGENDA
NÚMERO ACTA
Definición de requerimientos Coactiva-SAE
Vice-Sistemas-Mnemo-Coactiva
Pablo Cubillos - Ana María González
12/03/2014 9:15 AM 10:30 AM Piso 9 CUMPLIDA 16
Definición de requerimientos Sancionatorio - Disciplinarios - SAE
Vice-Sistemas-Mnemo-Coactiva
Pablo Cubillos - Ana María González
12/03/2014 9:15 AM 10:30 AM Piso 9 CUMPLIDA 17
Reunión Capacitadores - Mesa de Ayuda
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - Ana María González
21/03/2014 4:30 PM 6:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 18
Entrega de informes 4
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora
25/03/2014 10:00 AM 1:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 19
Comisión Directiva 2
Vicecontralora, César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - Ana María González-José David Tovar
26/03/2014 8:30 AM 10:00 AM Piso 9 CUMPLIDA 20
Secretaria Común - notificaciones
Gladys Rodríguez, Luisa Romero , Secretaria Común - Blanca
Pablo Cubillos - Fabián Pineda
03/04/2014 2:30 PM 5:00 PM Piso 9 CUMPLIDA 21
Cronogramas Mnemo
Mónica Cano, Gladys Rodríguez, Doriam Flórez
José David Tovar 04/04/2014 2:30 PM 3:30 PM Piso 7 CUMPLIDA 22
Manejo del archivo físico de los expedientes PRF de la CGR
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - Fabián Pineda
07/04/2014 3:30 PM 5:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 23
Integración SAE y GIS
César Beltrán, Ángela Montero, Renán Quintero,
Pablo Cubillos - José David Tovar
24/04/2014 10:00 AM 12:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 24
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 168
OBJETO ALGUNOS -
ASISTENTES CGR AISTENTES OE FECHA
HORA INICIO
HORA FIN LUGAR ESTADO AGENDA
NÚMERO ACTA
Definición de entrega de documentos con Coactiva
Martha Patricia Tovar, Claudia Montoya
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González
28/04/2014 9:00 AM 10:00 AM Piso 5 CUMPLIDA 25
Optimización de canales en las Gerencias
Martha Patricia Tovar - César Beltrán-Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar
05/05/2014 4:00 PM 5:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 26
Actualización temas de SAE
Luz María Arbeláez - Julia Pinto – Lesvy Molina - Jorge Manchola - Martha P. Tovar
Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda
07/05/2014 8:00 AM 9:30 AM Piso 9 CUMPLIDA 27
Comisión Directiva 3
Vicecontralora, César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora
09/05/2014 8:00 AM 11:00 AM Piso 9 CUMPLIDA 28
Entrega de informes 6 y 7
César Beltrán,
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora
12/05/2014 2:00 PM 4:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 29
Reunión redes César Beltrán, Gladys Rodríguez, Cora Mabel
Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda
22/05/2014 2:00 PM 3:30 PM Piso 7 CUMPLIDA 30
Entrega de informes 8
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora
23/05/2014 3:00 PM 6:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 31
Seguimiento al proyecto SAE
César Beltrán, Gladys Rodríguez, Fernanado Peña, Duber Beltrán
Pablo Cubillos - José David Tovar
27/05/2014 9:40 AM 10:30 AM Piso 7 CUMPLIDA 32
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 169
OBJETO ALGUNOS -
ASISTENTES CGR AISTENTES OE FECHA
HORA INICIO
HORA FIN LUGAR ESTADO AGENDA
NÚMERO ACTA
Digitalización nuevos procesos
Gladys Rodríguez - Martha P. Tovar - Lesvy Molina
Pablo Cubillos - José David Tovar
27/05/2014 10:45 AM 11:30 AM Piso 5 CUMPLIDA 33
Entrega de informes 9
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora
12/06/2014 9:00 AM 12:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 34
Capacitación -Proyecto SAE
Gladys Rodríguez - Martha P. Tovar - Javier Lastra - Luz Amanda Camacho
Pablo Cubillos - José David Tovar
12/06/2014 2:00 PM 07:20 PM Piso 5 y 7
CUMPLIDA 35
Plan Piloto-Secretaría Común
Lesvy Molina-Carlos Jiménez-Misael Valencia-Pedro Nel Castro-Félix Fernández
Pablo Cubillos - José David Tovar
16/06/2014 9:30 AM 11:00 AM Piso 4 CUMPLIDA 36
Modelo de digitalización en Gerencias Departamentales
Gladys Rodríguez-Fernando Peña-Jacqueline Vargas - Marieni Daza - Cindy Forero-Carlos Jiménez- William Villaruel
Jose David Tovar 18/06/2014 11:10 AM 11:50 AM Piso 7 CUMPLIDA 37
Entrega de informes 10
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Astrid Mora
26/06/2014 2:00 PM 5:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 38
Avance SAE Vicecontralora - Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho
Pablo Cubillos - Ana María González
02/07/2014 11:00 AM 12:00 PM Piso 9 CUMPLIDA 39
Implementación del punto de contención documental de la DIAC
Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho - Lesvy Molina
Pablo Cubillos - José David Tovar
03/07/2014 8:30 AM 10:00 AM Piso 4 CUMPLIDA 40
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 170
OBJETO ALGUNOS -
ASISTENTES CGR AISTENTES OE FECHA
HORA INICIO
HORA FIN LUGAR ESTADO AGENDA
NÚMERO ACTA
Avance SAE con los delegados
Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho - Delegados
Pablo Cubillos - Ana María González - José David Tovar
03/07/2014 10:00 AM 3:00 PM Piso 6 CUMPLIDA 41
Entrega de informes 11
César Beltrán, Gladys Rodríguez
Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora
11/07/2014 3:00 PM 5:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 42
Implementación de la resolución de Cero Papel
Dr. Javier Lastra, Magda Molano, Pedro Nel Castro, Luz Amanda Camacho
Pablo Cubillos - José David Tovar
18/07/2014 9:30 AM 10:30 AM Piso 6 CUMPLIDA 43
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 171
6.11. ANEXO K – ACTAS 42 Y 43
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ACTA N° 42
Fecha: 11 de Julio de 2014
Hora Inicio: 3:00 pm
Hora Fin: 5:00 pm
Lugar: Piso 7
ASISTENTES
Contraloría General de la República Oportunidad Estratégica (OE)
SISTEMAS
César Mauricio Beltrán
Gladys Rodríguez
Mario Martínez
Pablo Cubillos
Ana María González
José David Tovar
Astrid Mora
OBJETIVOS
Realizar la entrega de los siguientes informes:
1. Informe de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento de SAE – PRF.
2. Informe de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento de SAE – Procesos de
control Disciplinarios.
3. Informe de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento de SAE – Procesos de
Jurisdicción Coactiva.
4. Informe de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento de SAE – Proceso
Administrativo Sancionatorio.
5. Informe de seguimiento a expedientes digitales, Décimo primer Informe.
6. Informe de Mesa de ayuda – SAE, Décimo primer Informe.
7. Informe de seguimiento a compromisos y Actas
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 172
DESARROLLO
A continuación se realiza la explicación de cada uno de los informes contenidos en la entrega y
se destacan los siguientes aspectos, a tener en cuenta.
Mesa de Ayuda:
Se reitera la necesidad de que todas las respuestas a los requerimientos que llegan a la
mesa de ayuda, sean dadas por éste mismo medio. Con el fin de alimentar una base de
conocimientos que permita en futuras ocasiones dar soluciones con base en dicha
información.
Dentro del informe se muestra que una vez finalizada la configuración entre el directorio
activo y el aplicativo de Mesa de Ayuda, la totalidad de usuarios sincronizados es de 8.314
usuarios activos en la entidad. Hay que tener presente que la entidad tiene alrededor de
4.500 usuarios (personas). Oportunidad Estratégica aclara que esta inconsistencia se
presenta probablemente por razones asociadas a la administración del directorio activo.
Esto debido a que al realizar una consulta por parte de un usuario sin permisos de
administrador, el directorio permite la visualización de usuarios de aplicativos, grupos
creados para SAE, el nombre de algunos equipos, entre otros, por lo que se recomienda
hacer una verificación de la configuración de permisos del directorio activo.
Se valida con el Ingeniero César que el aplicativo que Mesa de Ayuda empleará para
realizar el seguimiento y trazabilidad a las incidencias es GLPI. Confirma que no se ha
emitido ninguna autorización para la parametrización y puesta en marcha de otro aplicativo
(Ej. PC SECURE) como herramienta de Mesa de Ayuda. Aclara que el PC SECURE se
compró para fines asociados a la seguridad de los equipos en la entidad.
El Ingeniero Cesar Beltrán solicita adicionar el SIBOR a Mesa de Ayuda. El equipo de Mesa
de Ayuda (CGR) vinculará y parametrizará este Sistema de Información.
Oportunidad Estratégica aclara que GLPI cuenta con una parametrización detallada del
esquema de soporte del SAE, y que los demás sistemas de información deben
parametrizarse en detalle por parte de la Contraloría. Sin embargo, el GLPI actualmente
permite recibir incidencias de todos los sistemas de la Entidad.
Se tenía planeado realizar el lanzamiento de la herramienta el día de hoy, pero dado a
inconvenientes técnicos se decide posponerla para el día lunes 14 de Julio, una vez
realizadas las últimas pruebas de funcionamiento, con los técnicos de la Mesa de Ayuda.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 173
Debido al posible retiro de la persona encargada de la parametrización del GLPI por parte
de la Entidad, se solicita la asignación de un funcionario que cuente con las capacidades
técnicas necesarias para continuar con la configuración, parametrización y administración
de la herramienta.
Informe de hitos y/o medidas de administración:
PRF: El proceso de digitalización ya se encuentra al 100%. El proceso de Cargue está en el
84%, el proceso de capacitación en el 100% en las gerencias departamentales, mientras
que el nivel central continúa en el 90% dado a que no se tiene el soporte que acredita el
cumplimiento de esta actividad.
Asignación de firmas digitales: se recomienda estandarizar los nombres de las
dependencias, con el fin de lograr uniformidad y facilidad en la consulta de dichos datos.
Disciplinarios: Durante la ejecución de las pruebas del aplicativo, la CGR solicitó un ajuste al
desarrollo, ya que no se encontraba de acuerdo a la especificación realizada. Se finalizó la
digitalización en Gerencias, mientras que en el nivel central esta actividad continua, por
atrasos en la entrega de carpetas.
Jurisdicción Coactiva: Se han presentado avances en el desarrollo para realizar el
despliegue en producción. Se finalizó la digitalización en Gerencias, mientras que en el nivel
central se continua digitalizado, por atrasos en la entrega de carpetas.
Se estimaron pronósticos de cargue, que permitieron realizar una aproximación a los
tiempos requeridos para los Procesos Disciplinarios, de Jurisdicción Coactiva y
Administrativos Sancionatorios.
A partir de los pronósticos, se evidencia que en el proceso de Jurisdicción Coactiva existe
un alto número de documentos por cargar, que excede los plazos de cargue esperados. De
acuerdo a lo anterior, se propone que desde un inicio se identifiquen los procesos que han
sido archivados en estos días, se proceda con descontarlos del inventario y omitir su
cargue. Adicionalmente se deberá iniciar el cargue de los expedientes más recientes, de
forma que las metas se logren alcanzar en los tiempos establecidos.
Seguimiento a expedientes electrónicos:
A la fecha no se encuentran capacitados, para el uso del módulo de notificaciones del SAE,
la totalidad de los funcionarios de Secretaría Común. Faltan principalmente los líderes.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 174
La Ingeniera Gladys comenta que aunque las personas encargadas de las actualizaciones
de los Antivirus, informaron que no se observaba la necesidad de crear un protocolo de
horarios de actualizaciones, ya que se venía manejando de forma adecuada, en el informe
presentado se observa la saturación de los canales debido, en mayor proporción, a las
actualizaciones de Antivirus después de los fines de semanas y festivos. Por lo tanto, se
recomienda continuar elaborando la propuesta de dicho protocolo.
Se encontró una correlación entre algunas caídas del SAE y un número alto de conexiones
sin cerrar en la base de datos de este sistema. Dicho incidente se evidenció inicialmente el
13 de mayo de 2014 en el nodo 2 de la base de datos. Esto se presentó de nuevo el 2 de
julio de 2014, pero esta vez en el nodo 1. Se le recomienda a la OSEI revisar con Mnemo, el
funcionamiento de estas conexiones, que se generan desde la aplicación del SAE.
Se reitera la necesidad de involucrar a funcionarios del NOC en la transferencia de
conocimientos, para que puedan realizar los reportes de redes que viene adelantando
Oportunidad Estratégica.
Informe de seguimiento a compromisos y Actas
Se revisan una a una las tareas y su estado actual, contenidos en la Matriz de Seguimiento
a Compromisos.
El Ingeniero César Beltrán, informa que la administración de los puertos de firewall ya está a
cargo de la Entidad y por tal motivo se descarta la tarea de realizar el inventario de los
mismos, para que sean remitidos a Mnemo. Sin embargo, el Ing. Beltrán aclara que Mnemo
debe responder formalmente a la solicitud realizada por la OSEI, de enviarle el listado de los
puertos de firewall requeridos por el SAE.
El Ingeniero César asegura que ya se realizó con Telefónica la adquisición de nuevos
canales, pero que el proveedor no ha iniciado la instalación de los mismos.
Oportunidad Estratégica realizará una entrega final con las actualizaciones a dichas tareas.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 175
TAREAS PENDIENTES
TAREA RESPONSABLE FECHA
CUMPLIMIENTO
Asignar a un nuevo funcionario para
continuar con la configuración y
administración de GLPI.
OSEI 14/07/2014
Verificar la configuración de los
nodos y la base de datos en
conjunto con MNEMO.
OSEI – MNEMO 18/07/2014
Enviar formalmente a la OSEI, el
listado de los puertos de firewall
requeridos para el SAE.
MNEMO 18/07/2014
Adicionar el SIBOR a Mesa de
Ayuda. Mesa de Ayuda 25/07/2014
FIN DE LA REUNIÓN
Se da por terminada la reunión satisfactoriamente y se agradece a los presentes por su
asistencia.
Acta Elaborada por Oportunidad Estratégica.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 176
IMPLEMENTACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE CERO PAPEL
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ACTA N° 43
Fecha: 18 de Julio de 2014 Hora Inicio: 9:30 am Hora Fin: 10:30 am Lugar: Piso 6 – Delegada de Investigaciones ASISTENTES
Contraloría General de la República Oportunidad Estratégica (OE)
INVESTIGACIONES
Javier Lastra
Magda Molano
Pedro Nel Castro
CONTROL INTERNO
Luz Amanda Camacho
Pablo Cubillos
José David Tovar
OBJETIVOS
Socializar la Resolución Ejecutiva 005 de 2014.
Definir los funcionarios responsables del seguimiento y ejecución de las actividades
definidas en la Resolución.
DESARROLLO
Se da inicio a la reunión, introduciendo a los asistentes al objetivo de la misma.
Se presenta a los asistentes el contenido de la Resolución 005, por la cual se establecen los
parámetros para la administración de los documentos relacionados con el Expediente
Electrónico.
Teniendo en cuenta la necesidad de la Entidad de implementar dicha Resolución, Pablo
Cubillos entrega al Doctor Lastra, una matriz de seguimiento a las actividades incluidas en
la Resolución, esperando que sirva como una herramienta de control a las tareas a realizar.
El doctor Javier Lastra define que el señor Pedro Nel Castro asumirá el rol de Enlace
Coordinador, basado en la experiencia de este funcionario en Secretaría Común y en la
Delegada de Investigaciones, además de su participación en el plan piloto ejecutado en la
oficina de la DIAC.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 177
Se indica que bajo el nuevo modelo planteado en la Resolución, el rol de Enlace
Coordinador servirá además como un punto satelital de la Secretaría Común, que permitirá
la recepción de poderes y documentos que necesitan algún protocolo (sellos, recepción,
etc.), desde las ventanillas de la DIAC.
Dada la importancia de asegurar la implementación de la Resolución en las Gerencias
Departamentales, la Doctora Luz Amanda Camacho define las Gerencias en las que se
realizaran planes piloto: (1) Casanare, (2) Córdoba y (3) Risaralda.
Se define que para la implementación de los planes pilotos en las Gerencias, será necesario
que algunos funcionarios (Pedro Nel Castro, Magda Molano y Gloria Blandón) realicen
visitas para coordinar y supervisar la implementación del proceso.
Se establece que el día martes 22 de julio se realizará una videoconferencia con las
Gerencias donde se realizarán los planes pilotos, con el fin de involucrar a sus respectivos
Gerentes en la ejecución de los mismos. De igual forma, se establece que el día miércoles
23 de julio se harán nuevas videoconferencias con el resto de las Gerencias, para
informarlas sobre las tareas a realizar.
TAREAS PENDIENTES
TAREA RESPONSABLE FECHA
CUMPLIMIENTO
Realizar videoconferencia con las Gerencias
incluidas en los planes pilotos: (1) Casanare,
(2) Córdoba y (3) Risaralda.
Magda Molano
CGR 22/07/2014
Realizar videoconferencia con las Gerencias
no incluidas en los planes piloto.
Magda Molano
CGR 23/07/2014
Que Pedro Nel Castro se ubique tiempo
completo en la DIAC para realizar únicamente
las funciones de enlace coordinador.
Pedro Nel Castro /
Dr. Javier Lastra /
Dra. Lesvia Molina
22/07/2014
FIN DE LA REUNIÓN
Se da por terminada la reunión satisfactoriamente y se agradece a los presentes por su
asistencia.
Acta Elaborada por Oportunidad Estratégica.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 178
6.12. ANEXO L - MATRIZ DE SEGUIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
RESOLUCION 005 DE 2014
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Nivel Central
Adriana Corredor Hacer Piloto de Recepción y Archivo Documental en una Gerencia.
18/07/2014
Nivel Central
Adriana Corredor Programar visitas de las GDC que tienen dificultades, a la gerencia donde se hace el piloto.
21/07/2014
Nivel Central
Anticorrupción Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Anticorrupción Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Control Disciplinario
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Control Disciplinario
Envío de Bases de datos de procesos - Disciplinarios
21/07/2014
Nivel Central
Delegada de Investigaciones
Asignar el "Enlace coordinador" 15/07/2014
Nivel Central
Delegada de Investigaciones
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Delegada de Investigaciones
Diseñar y enviar a todas las gerencias el formato de base de datos de procesos.
15/07/2014
Nivel Central
Delegada de Investigaciones
Agendar visita de Gerentes Departamentales, para introducirlos en el nuevo manejo documental y de Secretaría Común
16/07/2014
Nivel Central
Delegada de Investigaciones
Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
DIAC Asignación de responsables para el archivo de carpetas
15/07/2014
Nivel Central
DIAC Asignar espacio físico para que se ubique el "Enlace coordinador" (Escritorio en Ventanilla)
15/07/2014
Nivel Central
DIAC Solicitar las actualizaciones necesarias de SIGEDOC al proveedor de la herramienta
15/07/2014
Nivel Central
DIAC
Revisar con proveedores quién va a realizar y bajo qué parámetros la digitalización de formatos especiales (Ej. proveedor fotocopiado)
16/07/2014
Nivel Central
DIAC Definir nuevos lineamientos (Índices, Tablas de Retención, etc.) para el manejo de los archivos temporales y permanentes.
18/07/2014
Nivel Central
DIAC Elaborar el sello de Radicación de documentos
16/07/2014
Nivel Central
DIAC Emitir Reglamento de envío de cajas al archivo externo, para que no permanezcan en la sede central
18/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 179
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Nivel Central
Dirección de Investigaciones
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Dirección de Investigaciones
Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Jurisdicción Coactiva
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Jurisdicción Coactiva
Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Nivel Central
Oficina Jurídica Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Oficina Jurídica Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
OSEI Asignar al responsable de enviar BD SAE
15/07/2014
Nivel Central
OSEI Crear las carpetas compartidas para el envío de información contenida en Medios Digitales
15/07/2014
Nivel Central
OSEI Capacitar a los funcionarios de la DIAC en el uso de las carpetas compartidas para los Medios Digitales
16/07/2014
Nivel Central
OSEI Crear carpeta compartida para la administración de las Bases de datos de los Procesos
16/07/2014
Nivel Central
OSEI Realizar el primer envío de la BD SAE
16/07/2014
Nivel Central
Regalías Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Regalías Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Sectorial Agropecuario
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Sectorial Agropecuario
Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Sectorial Agropecuario
Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Defensa
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Defensa
Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Defensa
Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Gestión Publica
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Gestión Publica
Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Gestión Publica
Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 180
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Nivel Central
Sectorial de Infraestructura
Física
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Infraestructura
Física Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Infraestructura
Física Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Medio Ambiente
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Medio Ambiente
Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Medio Ambiente
Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Minas y Energía
Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Minas y Energía
Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Sectorial de Minas y Energía
Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Nivel Central
Sectorial Social Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Nivel Central
Sectorial Social Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Nivel Central
Sectorial Social Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Nivel Central
USATI Realizar la definición del procedimiento para la extracción de la información y almacenamiento en las carpetas
16/07/2014
Nivel Central
Vice contralora Generar Resolución 11/07/2014 Cumplido
Gerencias GDC Amazonas Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Amazonas Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Amazonas Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Amazonas Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Amazonas Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Amazonas Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Antioquía Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Antioquía Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 181
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Gerencias GDC Antioquía Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Antioquía Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Antioquía Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Antioquía Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Arauca Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Arauca Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Arauca Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Arauca Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Arauca Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Arauca Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Atlántico Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Atlántico Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Atlántico Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Atlántico Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Atlántico Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Atlántico Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Bolívar Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Bolívar Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Bolívar Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Bolívar Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Bolívar Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Bolívar Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Boyacá Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Boyacá Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Boyacá Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Boyacá Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Boyacá Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Boyacá Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 182
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Gerencias GDC Caldas Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Caldas Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Caldas Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Caldas Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Caldas Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Caldas Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Caquetá Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Caquetá Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Caquetá Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Caquetá Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Caquetá Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Caquetá Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Casanare Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Casanare Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Casanare Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Casanare Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Casanare Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Casanare Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Cauca Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Cauca Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Cauca Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Cauca Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Cauca Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Cauca Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Cesár Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Cesar Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Cesar Definir responsable de digitalización (Ej.
Enlace DIAC - SIGEDOC) 15/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 183
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Gerencias GDC Cesar Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Cesar Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Cesar Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Chocó Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Chocó Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Chocó Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Chocó Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Chocó Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Chocó Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Córdoba Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Córdoba Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Córdoba Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Córdoba Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Córdoba Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Córdoba Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC
Cundinamarca Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC
Cundinamarca Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC
Cundinamarca Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC
Cundinamarca Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC
Cundinamarca Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC
Cundinamarca Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Guajira Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Guajira Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Guajira Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Guajira Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Guajira Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Guajira Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Guainía Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 184
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Gerencias GDC Guainía
Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Guainía Definir responsable de digitalización (Ej.
Enlace DIAC - SIGEDOC) 15/07/2014
Gerencias GDC Guainía Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Guainía Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Guainía Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Guaviare Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Guaviare Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Guaviare Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Guaviare Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Guaviare Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Guaviare Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Huila Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Huila Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Huila Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Huila Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Huila Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Huila Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Magdalena Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Magdalena Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Magdalena Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Magdalena Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Magdalena Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Magdalena Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Meta Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Meta Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Meta Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Meta Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Meta Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 185
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Gerencias GDC Meta Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Nariño Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Nariño Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Nariño Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Nariño Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Nariño Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Nariño Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Norte de
Santander Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Norte de
Santander Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Norte de
Santander Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Norte de
Santander Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Norte de
Santander Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Norte de
Santander Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Putumayo Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Putumayo Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Putumayo Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Putumayo Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Putumayo Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Putumayo Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Quindío Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Quindío Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Quindío Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Quindío Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Quindío Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Quindío Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Risaralda Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 186
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Gerencias GDC Risaralda Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Risaralda Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Risaralda Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Risaralda Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Risaralda Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC San Andrés Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC San Andrés Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC San Andrés Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC San Andrés Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC San Andrés Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC San Andrés Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Santander Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Santander Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Santander Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Santander Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Santander Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Santander Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Sucre Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Sucre Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Sucre Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Sucre Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Sucre Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Sucre Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Tolima Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Tolima Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Tolima Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Tolima Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Tolima Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 187
NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
Gerencias GDC Tolima Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Valle Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Valle Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Valle Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Valle Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Valle Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Valle Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Vaupés Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Vaupés Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Vaupés Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Vaupés Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Vaupés Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Vaupés Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
Gerencias GDC Vichada Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos
15/07/2014
Gerencias GDC Vichada Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente
15/07/2014
Gerencias GDC Vichada Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)
15/07/2014
Gerencias GDC Vichada Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014
Gerencias GDC Vichada Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014
Gerencias GDC Vichada Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 188
6.13. ANEXO M - PROYECTO MINERÍA DE DATOS MIDA-CGR,
CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES PARA SU CREACIÓN
Consideraciones
Necesidades
La CGR se encuentra en una etapa de transición en lo que a uso de la información se refiere:
o Del análisis basado en la experiencia se debe pasar al análisis basado en el cruce de
información confiable de diversas fuentes.
o Del manejo individual de la información, con sus consecuentes debilidades en calidad,
confiabilidad y oportunidad, se debe pasar al manejo centralizado, parametrizado y
clasificado de la información.
o De la detección manual de hallazgos se debe pasar al monitoreo y prevención del fraude
con el uso de herramientas de gestión masiva de información.
Escenario actual
Los recientes avances en seguridad informática y sistematización de los procesos misionales en
la CGR permiten que en este momento se cuente con fuentes confiables y oportunas de
información:
o Con la implementación de los sistemas SICA y SAE la CGR logró llevar a un medio
digital y confiable información relevante y abundante de sus procesos misionales.
o Herramientas de apoyo a la gestión misional como el SIPAR también han venido
recopilando y almacenando información relevante, en algunos casos parametrizada y
clasificada que no está siendo aprovechada en su real magnitud.
Se dispone del Software y Hardware requerido para la implementación de una primera fase de
un Sistema de Minería de Datos.
Limitantes
Se tienen algunas limitantes para el aprovechamiento de la información:
o Los aplicativos misionales funcionan sobre Bases de Datos independientes e inclusive
con distintos Motores de Base de Datos, dificultando el análisis trasversal de
información.
o En su mayoría estos aplicativos no cuentan con módulos de análisis de datos que
permitan siquiera el análisis de su propia información, limitándolos a solo herramientas
de tipo operativo.
o Algunos de estos aplicativos utilizan codificación distinta para elementos comunes como
por ejemplo los Sujetos de Control impidiendo el cruce de información.
Antecedentes
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 189
En un intento por resolver las necesidades de información han surgido esfuerzos aislados en
distintas áreas de la CGR por desarrollar y/o implementar sistemas de almacenamiento,
consulta y/o análisis de datos y que han obedecido más a inquietudes particulares que una
directriz de la Contraloría. Unos ejemplos de estos esfuerzos son el Equipo SIG IDE-CGR, BI en
Regalías, Equipo GiiA en Planeación, SPSS Modeler e Idea Data Analysis, Bases de Datos de
Economía y Finanzas en la Intranet y seguramente hay otros.
Mediante la Res. 0279 en el mes de abril de 2014 se dio un paso importante y exitoso en la
captura, depuración, clasificación y almacenamiento de información con la creación del Grupo
de Trabajo interdisciplinario con carácter permanente llamado “IDE-CGR”, al que se le
encomendó el diseño, implementación y mantenimiento de una infraestructura de Datos
Espaciales propia.
Con la creación del Grupo interdisciplinario y permanente de trabajo denominado MIDA-CGR se
busca aprovechar la experiencia y grupo de trabajo IDE-CGR y darle un mayor alcance que
contribuya en forma integral al proceso de transformación en el uso de la información e
involucre todas las dependencias en la CGR.
Propuesta
Conformación del Grupo de Trabajo Interdisciplinario con carácter permanente MIDA-
CGR
Objetivo General:
Implementar la infraestructura que permita poner en operación un sistema de Minería de Datos
que facilite el análisis estratégico de información con miras al mejoramiento de la eficacia del
objetivo misional de la CGR.
Objetivos Específicos:
Integrar en una sola área y bajo una misma cabeza todos los esfuerzos aislados que
actualmente adelanta la CGR en la construcción de Bodegas de Datos para la generación
de indicadores de gestión y análisis estructurado de información.
Desarrollar las tablas de conversión requeridas para hacer compatible y almacenable en
forma estructurada la información proveniente de distintas Bases de Datos.
Implementar sistemas o rutinas de validación de la calidad de información recibida y/o
obtenida para garantizar su consistencia y confiabilidad.
Conformar bodegas de datos únicas que sean compartidas por el sistema de visualización
de Datos Espaciales (SIG) y por uno de visualización Numérica, Gráfica y Estadística (BI)
para garantizar la consistencia de la información independiente del medio por el que se
visualice.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 190
Identificar las necesidades de indicadores de gestión de la CGR (Tablero de Control) y
priorizar su implementación según su aplicabilidad en las distintas dependencias desde lo
General hacia lo Particular.
En la medida en que se vayan conformando Bases de Datos estructuradas y estén siendo
almacenadas en forma regular en el tiempo, se deberán ir sofisticando las herramientas de
análisis buscando una mayor profundidad y transversalidad.
Alcance:
El equipo MIDA-CGR será el responsable por la captura, depuración, asociación,
clasificación, almacenamiento, generación de alertas de calidad de información e
indicadores para monitoreo de objetivos y puesta a disposición de los usuarios de
herramientas para hacer Minería de Datos de acuerdo con necesidades y alcances
específicos.
El equipo MIDA-CGR facilita el acceso a información pero no es responsable del análisis.
El equipo trabajará en conjunto con los Enlaces designados por cada dependencia para
orientarlos en la información disponible, en el uso de herramientas para hacer Minería de
Datos y en la generación de indicadores de alerta de variaciones de importancia en
determinados objetivos de análisis.
Cada Dependencia deberá postular la información que considera se debe llevar a las Bases
de Datos de MIDA y proponer los indicadores de Monitoreo que considere sean los
adecuados para el aprovechamiento de esta información.
Aprovechar las Bases de Datos que Economía y Finanzas ha depurado y construido y que
recientemente las puso a disposición de toda la CGR a través de la Intranet, llevarlas a
Bodegas de Datos estructuradas e implementar las rutinas de actualización para
mantenerlas vigentes.
El Observatorio de Política Pública (Res 7131 May 2013) será el responsable de identificar
las necesidades trasversales de información y las de articulación entre los procesos de
control fiscal micro y macro y con este fin deberá postular las Bodegas de Datos requeridas
y/o la complementación de las existentes.
El Grupo MIDA-CGR establecerá las prioridades de captura de información y conformación
de Bodegas de Datos con un criterio de mayor a menor número de usuarios internos
potenciales.
Se deberá diseñar y presentar a aprobación un Plan Anual de Construcción de Nuevas
Bodegas de Datos (PAC-BD) y su nivel de cumplimiento será el indicador de desempeño del
Equipo MIDA-CGR.
La construcción de una Bodega de Datos adicional no contemplado en el PAC-BD deberá
ser concertada con el Vicecontralor precisando si se adiciona al Plan o desplaza la
construcción de otra Bodega menos prioritaria y así deberá constar en la concertación.
Se considerarán tres tipos de Bodegas de Datos según su nivel de acceso: Público, Interno
o Reservado. Este último para aquellas Bases de Datos protegidas (Ley 1581 de 2012
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de Habeas Data) y la herramienta de Minería de Datos deberá controlar este acceso según
el perfil del usuario.
Priorización de Actividades:
Se propone un plazo de 4 meses para adelantar las siguientes actividades previas a la
formulación del Plan Anual de Construcción de Nuevas Bodegas de Datos 2015 (PAC-BD
2015):
1. Comenzar a guardar copia diaria de la BD SIG (Julio 01, 2014)
2. Recopilar las copias existentes de los reportes diarios generados por SAE PRF, definir
los campos de valor para la Bodega de Datos, extractarlos con su fecha correspondiente
y crear la BD SAE PRF (Oportunidad Estratégica ya facilitó los que tenía desde el 2013)
y asumir la generación diaria y su correspondiente almacenamiento.
3. Conformación del Equipo MIDA-CGR con dedicación exclusiva
4. Capacitación del Equipo MIDA-CGR en las funcionalidades y uso de la herramienta de
BI de Microsoft que adquirió la CGR
5. Coordinar con Economía y Finanzas la replicación o traslado de las BD que se tienen
actualmente y los requerimientos para asumir su actualización (fuentes, validaciones,
clasificaciones, periodicidad, etc.)
6. Montar un Piloto con una propuesta de indicadores de monitoreo sobre las BD SIG y BD
SAE PRF y BD Eco y Fin.
7. Diseñar e implementar un portal de información de la Data disponible en las BD MIDA y
de consulta de los indicadores desarrollados. Precisar los niveles de acceso a la
información.
8. Validar el estado de desarrollo del sistema de BI de regalías y concretar las actividades
previas requeridas para asumir su administración (BD REGALIAS)
9. Evaluar experiencia de Usuarios y hacer los ajuste necesarios al Piloto
10. Recopilar las sugerencias de captura de datos enviadas por las distintas dependencias,
precisar su viabilidad técnica y de calidad, priorizar y trazar el Plan de Desarrollo de
MIDA-CGR.
Equipo de Trabajo:
El proyecto MIDA-CGR contará con un equipo de trabajo de dedicación exclusiva y bajo la
dependencia de la Vicecontraloría, integrado por:
Líder de proyecto: Profesional con amplia experiencia en procesos misionales de la CGR,
conocimiento de los aplicativos SICA, SAE y SIPAR y nociones sobre Bodegas de Datos,
Tableros de Control, Minería de Datos (se sugiere líder actual Grupo IDE-CGR por cumplir
requisitos y resultados demostrados)
ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 192
Responsable de la captura de datos: Será el responsable de asegurar que la “Data” que se
defina llevar a la Base de Datos MIDA sea extraída en la forma, periodicidad y calidad
establecidas y almacenada en la Bodega de Datos de BI en la forma, calidad y periodicidad
igualmente definidas.
Responsable de depuración, almacenamiento y modelamiento de datos: Será el
responsable de definir la arquitectura y periodicidad de almacenamiento de datos,
implementación de asociadores de datos cuando las fuentes utilicen codificaciones o
identificaciones distintas a las adoptadas en la Bodega de Datos, construcción de cubos de
datos y aseguramiento de la custodia de la información.
Responsable de acceso y uso de la información: Será el responsable de facilitar que los
autorizados tengan acceso a las Base de Datos a través de la publicación en línea de
indicadores o vistas preestablecidas o de herramientas de Minería de Datos que le faciliten al
Usuario el cruce de la información disponible de la Bodega de Datos y generación de análisis
particulares.
Enlaces con las Contralorías Delegadas, Contralorías Sectoriales y Gerencias
Departamentales: Cada Contraloría Delegada, Sectorial y Gerencia Departamental designará
un funcionario para que actúe como enlace entre el Equipo MIDA y la respectiva Contraloría.
Estos funcionarios atenderán sus funciones propias en las respectivas dependencias sin
perjuicio de las siguientes responsabilidades como enlaces del Sistema MIDA-CGR:
Ser el canal oficial de comunicación entre el Equipo MIDA-CGR y la respectiva Contraloría
Consolidar y canalizar las necesidades de información de su dependencia
Capacitarse en el uso de los instrumentos y herramientas que el Equipo MIDA-CGR ponga
a disposición para la gestión de información.
Presentar en su respectiva dependencia estos instrumentos y herramientas y promover su
utilización.
Trasmitir al Grupo MIDA-CGR toda posible inconsistencia de información que se identifique
en su dependencia
Definiciones y consideraciones
Con el fin de contribuir a la formulación de la estrategia para adelantar el Proyecto MIDA-CGR
se presentan las siguientes definiciones y consideraciones:
Bodega de datos es el lugar donde se consolidan y almacenan datos de fuentes internas y
externas con el objetivo de facilitar las tareas de consulta y análisis de la información.
Tablero de control es un conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica
permite contar con un mayor conocimiento de una situación.
Minería de datos es un proceso que intenta descubrir patrones en grandes volúmenes de
conjuntos de datos.
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Hasta que no se disponga de las Bodegas de Datos no es posible adelantar procesos de
Minería de Datos, por lo tanto este proceso debe ser entendido como un proyecto a mediano y
largo plazo.
Se debe comenzar a construir las Bodegas de Datos partiendo de las fuentes internas de datos
y luego ir incorporando fuentes externas que garanticen igualmente confiabilidad y continuidad.
Construir un Tablero de Control ayuda a direccionar el proceso de identificación de fuentes
relevantes de información y la generación de indicadores y su seguimiento por parte de los
usuarios contribuye al proceso de control de calidad de la información almacenada en las
Bodegas de Datos y va familiarizando a los Usuarios con las herramientas y datos disponibles
para más adelante poder realizar procesos de Minería de Datos.
Se recomienda igualmente tener en cuenta el memorando de “Recomendaciones para la puesta
en marcha .del Proyecto de Minería de Datos - MIDA en la CGR” entregado por Oportunidad
Estratégica