La intranet del IGNLa intranet del IGN

Francisco Javier Sánchez GarcíaInstituto Geográfico Nacional

21/04/23 2La intranet del IGN

ÍndiceÍndice

Introducción

ECM´s, portales, Intranets

Alternativa tecnológica escogida

La implantación de la intranet

Apéndice

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Objetivos de la presentaciónObjetivos de la presentación

Poner de manifiesto el papel de una intranet en las organizaciones.

Mostrar el papel de un CMS dentro de una intranet.

Presentación de la alternativa tecnológica escogida para la intranet del IGN.

Mostrar la evolución de la intranet en base a los objetivos cubiertos.

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IntroducciónIntroducción

Uso creciente de internet como instrumento de comunicación y distribución de información.

Necesidad de gestionar grandes volúmenes de datos

Necesidad de proporcionar mecanismos de comunicación eficiente y efectiva en el interior de las organizaciones.

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IntroducciónIntroducción

Objetivos que se desean cubrir:

◦Concentrar el acceso a la Información

◦Dotar de eficiencia la comunicación

◦Favorecer la interacción entre miembros de un grupo de trabajo

◦Posibilitar el control de las actividades de un departamento a través de los flujos de trabajo (workflows)

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IntroducciónIntroducción

La respuesta del mercado a estas necesidades son un tipo de soluciones que se conocen como Enterprise Content Management (ECM).

Si a esto le añadimos una gestión de usuarios y herramientas para la colaboración entre estos tendremos las líneas maestras de lo que implica una intranet.

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IntroducciónIntroducción

Una implementación típica de una intranet distingue dos elementos:

◦Gestor de portales◦Gestor de contenidos empresariales (ECM)

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PortalesPortales

Un portal es el punto de acceso de los usuarios a los servicios ofrecidos por una organización a través de internet y/ó de su intranet

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¿Qué nos aporta un portal?¿Qué nos aporta un portal?

Un aspecto uniforme a todos los contenidos y aplicaciones

Gestión de usuarios. Posibilidad de restringir el acceso a ciertos contenidos.

Personalización de los contenidos para distintos grupos de usuarios.

Herramientas de colaboración (foros, wikis, chat, etc)

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ECMECM

Gestión de Contenidos Empresariales es la tecnología empleada para Capturar, Gestionar, Almacenar, Conservar y Distribuir los contenidos y documentos relacionados con los procesos de las organizaciones.

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¿Qué nos aporta un ECM?¿Qué nos aporta un ECM?

Disponer de un Repositorio centralizado de contenidos, lo cual facilita la gestión de los mismos (almacenamiento, políticas de copia de seguridad, control del acceso a los datos).

21/04/23 12La intranet del IGN

¿Qué nos aporta un ECM?¿Qué nos aporta un ECM?

MetainformaciónAccesibilidadMotor de búsqueda potenteWorkflows

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Alternativa tecnológica escogidaAlternativa tecnológica escogida

Liferay+Alfresco: una apuesta al alza

◦Amplia implantación

◦Nivel de integración A nivel de usuarios A nivel de estructura organizativa

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Alternativa tecnológica escogidaAlternativa tecnológica escogida

Integración a nivel de usuarios

Gestor de portales

LiferayECM Alfresco

Central Authentication Service (CAS)

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Alternativa tecnológica escogidaAlternativa tecnológica escogida

Formas de agrupar usuarios

Dirección General X

Subdirección General A

Subdirección General B

Subdirección General N

Comunidad de interés 1

Comunidad de interés 2

Comunidad de interés N

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ECM: AlfrescoECM: Alfresco

Entorno JAVA. Software de código abierto con soporte comercial (en su

versión Enterprise), proporcionado por empresas especializadas españolas.

Funcionalidad comparable a la proporcionada por los ECMs de software propietario analizados.

Basado en estándares abiertos (JSR-170). Proporciona acceso al repositorio mediante CIFS, FTP y

WEBDAV. Utiliza componentes de software libre ampliamente difundidos

(Hibernate,Lucene,...) Posibilidad de instalación en cluster.

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Gestor de portales: LiferayGestor de portales: Liferay

Software libre.Ampliamente implantado.Basado en el estándar Java JSR-168 (actualmente

JSR-286)Facilidad para su integración con Alfresco.Existen numerosos portlets ya desarrollados para el

mismo.Proporciona herramientas de colaboración

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La evolución de la intranet del IGNLa evolución de la intranet del IGN

Fase Inicial: La intranet como repositorio de información corporativa

Siguiente paso: El impulso del trabajo colaborativo

Objetivo final: Automatización de flujos de trabajo

21/04/23 19La intranet del IGN

Paso 1: Repositorio de informaciónPaso 1: Repositorio de información

La intranet como repositorio de documentación actualizada. Corresponde a una fase inicial de la intranet, la cual funciona como un “kiosco”

Se garantiza la veracidad y validez de los contenidos

21/04/23 20La intranet del IGN

Paso 1: Repositorio de informaciónPaso 1: Repositorio de información

Restituciónfotogramétrica

MTN25

BCN25

MTN50Vuelo fotogramétrico

OrtofotosMosaicos

MDT25

21/04/23 21La intranet del IGN

Fase inicial: Repositorio de informaciónFase inicial: Repositorio de información

Modelo que se pretende evitar (“Islas de información”, modelo al que se tiende debido a la naturaleza estanca de los distintos departamentos)

Elaboración de mapa

Web del IGN Aplicaciones geográficas

Repositorio de contenidos 1

Repositorio de contenidos 2

Repositorio de contenidos 3

21/04/23 22La intranet del IGN

Fase inicial: Repositorio de informaciónFase inicial: Repositorio de información

Problemas que se evitan tras esta primera fase:

Información redundante

Dificultad de mantener la información debidamente actualizada en todos los repositorios

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Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo

La intranet como groupware (el impulso del trabajo colaborativo)

Groupware se refiere al conjunto de programas que integran el trabajo de usuarios con un objetivo común. Es lo que llamamos “comunidades de interés”

21/04/23 24La intranet del IGN

Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo

La intranet debe aportar funcionalidades útiles a aquellos equipos de trabajo que funcionan de modo cooperativo.

Ventajas

Repositorio de documentación

Sistema centralizado de avisos

Foros, hilos de discusión

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Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo

Factores críticos

La organización

Los usuarios

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Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo

La organización

Fuertemente jerarquizada y burocratizada.

Se ajusta al modelo “Catedral” mientras que los CMS pretenden optimizar las ventajas de un modelo “Bazar” (La Catedral y el Bazar es un ensayo a favor del software de código abierto escrito por el Eric S. Raymond en 1997)

El “Bazar” precisa de usuarios, si no comprometidos, al menos no abiertamente hostiles.

21/04/23 27La intranet del IGN

Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo

Los usuarios

Tener en cuenta la media de edad/grado de motivación

Preguntas a las que debemos dar respuesta

¿Qué es esto?

¿Qué gano yo con esto?

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Paso 3: Flujos de trabajoPaso 3: Flujos de trabajo

Un proceso de gestión documental no es más que un conjunto de pasos o tareas ordenados en una secuencia. Cada una de las tareas está asignada a una persona o grupo de personas y el sistema sabe qué tiene que hacer cuando se termine la tarea (por supuesto, puede hacer cosas distintas en función del resultado de la tarea)

21/04/23 29La intranet del IGN

Paso 3: Flujos de trabajoPaso 3: Flujos de trabajo

Supone un paso importante desde el punto de vista de la dirección de un departamento.

El CMS pasa a ser una pieza clave el día a día del departamento ya que es un auténtico controlador de los procesos que en el se definan.

21/04/23 30La intranet del IGN

Paso 3: Flujos de trabajoPaso 3: Flujos de trabajo

Ejemplo de workflow

21/04/23 31La intranet del IGN

Paso 3: Flujos de trabajoPaso 3: Flujos de trabajo

Ejemplo de workflow

Entrega Recibido Plot 1

OK Plot 1

FME

OK FME

Revisión Temática

Revisión Toponimi

a

Revisión Comunicaci

ones

Revisión General

Envío Delegacion

es

Recepción Delegacion

es1

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Apéndice 1Apéndice 1

Tendencias actuales

El estandar CMIS

Integración con las webs sociales

Desarrollos en la nube (cloud computing)

21/04/23 33La intranet del IGN

Apéndice 1: El estandar CMISApéndice 1: El estandar CMIS

Apostar por la interoperabilidad (El estandar CMIS)

Content Management Interoperability Services (CMIS) es una especificación para mejorar la interoperabilidad entre CMS . Ha sido aprobada por OASIS (OASIS Specification on May 1, 2010). Define un conjunto de metadatos y servicios genéricos que deben proveer los CMS que adopten este estandar

21/04/23 34La intranet del IGN

Apéndice 1: Redes socialesApéndice 1: Redes sociales

Integración con webs sociales

Muchos empleados ya están involucrados en una cultura 2.0 que adquieren fuera y quieren introducir en las empresas.

Publicación de contenidos en redes sociales, integración de usuarios de facebook, twitter

21/04/23 35La intranet del IGN

Apéndice 1: Cloud computingApéndice 1: Cloud computing

¿Es adecuada para la administración?Responsabilidad de custodia

Ley 11/2007. Artículo 31. Archivo electrónico de documentos. 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos

21/04/23 36La intranet del IGN

ConclusionesConclusiones

El alcance de los ECM´s va mas allá de ofrecer un repositorio centralizado de documentos.

Combinado con un gestor de portales ofrece la infraestructura para facilitar el trabajo colaborativo

En última instancia puede incluso llegar a ser el instrumento que coordine los procesos de un departamento a través de los workflows

21/04/23 37La intranet del IGN

ConclusionesConclusiones

El éxito de un CMS se va a medir en la medida en que es utilizada por los usuarios.

Esto precisa de un estímulo constante por parte de la dirección del departamento