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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
20081/71
Facultad de Ingeniería
Universidad de Buenos Aires
Cátedras
Proyectos Informáticos 75.18
Administración y Control de Proyectos Informáticos I 75.44
Administración y Control de Proyectos Informáticos II 75.46
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
20082/71
La Oficina de Proyectos
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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20083/71
La Oficina de Proyectos
• Contexto de la Oficina de Proyectos.
• Información básica producida por la Oficina de Proyectos.
• Los procesos de la Oficina de Proyectos.
• Los roles en la Oficina de Proyectos.
• La implementación de la Oficina de Proyectos.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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20084/71
Contexto de la
Oficina de Proyectos
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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20085/71
La necesidad de la
Oficina de Proyectos
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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2008
El ambiente multi-proyecto
• Es más que un lugar donde se ejecutan
varios proyectos a la vez:
– Comparten por ejemplo:
• Los miembros del equipo
• Los mismos servicios y recursos de la empresa
• Pueden tener el mismos cliente
• Pueden tener el mismo sponsor
• Incluyen actividades similares
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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2008
El ambiente multi-proyecto
• Para lograr lo mejor de estos proyectos
inter-elacionados
– Se debe decidir ejecutar en base a beneficios
que genera cada uno
– Conocer las dependencias y restricciones que
surgen de los otros proyectos
– Resolver conflictos de demanda de recursos
– Monitorear e informar la performance de cada
proyecto
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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2008
Administración de la Cartera de
Proyectos• Es el proceso coordinado de
– seleccionar,
– planificar,
– organizar,
– ejecutar,
– y controlar grupos de proyectos para lograr
un objetivo de negocio.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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20089/71
Se debe considerar…
• Decisiones en un Proyecto pueden
impactar en otros.
• Estos impactos y recursos ajustados
pueden llevar a que una Organización por
proyecto se detenga.
• Es necesario crear una función de negocio
responsable de la coordinación del trabajo
de proyectos en la Organización.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200810/71
Función de Negocio responsable de la
coordinación de todo el trabajo de
proyectos a lo largo de la
Organización y de proveer los
recursos y competencias necesarios
para manejar múltiples proyectos.
Objetivo: Completar todos los proyectos
lo mejor posible
La Oficina de Proyecto
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200811/71
Tipos de
Oficina de Proyectos
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200812/71
Cómo se define a nivel de
responsabilidad esa Oficina de
Proyecto
Una posibilidad:
Actúa como repositorio
de los proyectos y su estado
Otra posibilidad:
Tiene la responsabilidad total
por los proyectos de la
Organización.
Grados de
injerencia
en los proyectos
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200813/71
Tipo Administrativo
• Define
– los procesos de Administración de Proyectos.
– es el responsable del mantenimiento de estos
procesos y prácticas.
• Sugiere
– prácticas aplicables a proyectos.
• No interviene
– en las decisiones de los proyectos.
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Tipo Administrativo
• Fortalezas
– Permite tener un responsable por la definición y custodia del proceso de proyectos.
– Permite tener conocimiento de todos los proyectos en curso en la Organización.
• Debilidades
– Los equipos de proyecto no lo consideran parte integrante de ellos.
– La fuerza para imponer nuevas prácticas puede ser escasa.
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Tipo Consejero
• Actúa como guía y consulta
– del Jefe de Proyecto y mantiene el proceso estándar.
• Efectúa revisiones de los proyectos.
• Informa
– a la Gerencia sobre el estado de los proyectos y
consolida reportes de performance.
• Interviene en el kick-off / cierre del proyecto.
• Puede ayudar
– a tomar decisiones en los proyectos.
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Tipo Consejero
• Fortalezas
– Sirve de guía y permite unificar las prácticas.
– Tiene además las fortalezas del otro modelo.
• Debilidades
– Debe ser una persona que los Jefes de
Proyecto respeten.
– Los equipos de proyecto no lo consideran
parte integrante de ellos.
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200817/71
Tipo Gerente
• Mantiene el proceso estándar.
• Gerencia
– el conjunto de proyectos de la Organización.
• Prepara el plan general de trabajo
– de los proyectos, el plan de utilización de los recursos
y el presupuesto financiero.
• Asigna Jefes de Proyectos
– que pertenecen a su Sector.
• Toma acciones correctivas en los proyectos.
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Tipo Gerente
• Fortalezas
– Tiene las fortalezas de los modelos
anteriores.
– Toma un papel ejecutivo en los proyectos.
• Debilidades
– Es compleja su inserción en las
organizaciones.
– Puede acumular más poder que el deseable.
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Responsabilidades de
Oficina de Proyectos
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• Administración del conjunto de proyectos.
• Coordinación inter-proyectos.
• Control global de los proyectos.
• Estimación de costos.
• Planificación de contingencias.
Sobre las Actividades
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• Planificación de ocupación de recursos.
• Provisión de recursos de Jefatura de
Proyectos.
• Desarrollo de los Jefe de Proyecto.
Sobre los Recursos
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• Quality Assurance de los proyectos.
• Manejo de proceso de administración de
proyectos.
• Provisión de herramientas para soporte a
la Administración de Proyectos.
Sobre el Proceso y la Calidad
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200823/71
El problema de administrar
múltiples proyectos
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200824/71
Cartera de Proyectos
• Conjunto de todos los proyectos
planificados o en ejecución.
• Los proyectos están formalmente
reconocidos.
• Como mínimo existe un documento de
Alcance con objetivos, recursos y tiempos.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200825/71
Preguntas a nivel de cartera
• Tenemos los recursos para ejecutar el
Proyecto x?
• Cuál es el costo de Proyecto x?
• Cómo se compara el costo/beneficio del
Proyecto x con el resto?
• Cómo podemos reordenar los proyectos
para maximizar los beneficios?
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200826/71
Cartera de Proyectos
• Permite como en una cartera de
inversiones seleccionar la mezcla de
proyectos con mejor nivel de retorno y
menor riesgo.
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Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3Proyecto 4
Proyecto 5
Proyecto 6
Eventos
No planificados
Urgencias
R
R
R
R
R
R
H
H
H
Múltiples Proyectos
Compitiendo
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200828/71
Múltiples Proyectos Compitiendo
• Las decisiones en un proyecto tienden a
afectar a otros al parecer no relacionados.
• Los proyectos mejor planificados tiene
incertidumbres.
• Los proyectos interfieren entre si.
• El ambiente multiproyecto es un sistema
complejo.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200829/71
Proyecto 1 Proyecto 2
Actividades no
Planificadas
Actividades
Urgentes
Interferencia e incertidumbre
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto 5
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200830/71
Ubicación en la Organización
de la
Oficina de Proyectos
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200831/71
Área
funcional 1
Jefe de
Producto
Área
funcional 2
Oficina de
Proyectos
Gerencia
El Jefe de la Oficina de Proyectos debe tener acceso al
mismo nivel de Gerencia que los responsables de los
recursos, no depende de ellos.
Ubicación en la Organización de la Oficina de Proyectos
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Funciones de la Oficina de Proyectos y
Objetivos de cada función
• Administración de cartera
– Completar todos los proyectos lo mejor posible.
• Administración de Proyectos
– Coordinar recursos para obtener una serie de entregables en tiempo y costo.
• Jefatura funcional
– Proveer recursos competentes para los proyectos.
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200833/71
Gerencia
Proveedores
Proyectos
Jefes
Funcionales
Oficina
de
Proyectos
Plan Estratégico
Plan de Proyectos,
Plan de Recursos,
Presupuestos
Contratos,
RFP
Temas a Resolver,
Cambios, Planes,
prácticas
Acciones correctivas,
procesos
Disponibilidad de Recursos,
Asignaciones
Plan de Proyectos,
Plan de Recursos
Interfases de la Oficina de Proyectos
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200834/71
Información básica producida por
Oficina de Proyectos
El Plan de Proyectos
El Plan de Recursos
El Presupuesto Financiero
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200835/71
El Plan Maestro de Proyectos
En Ejecución
Planificados
Comprometidos
HOY 1 AÑO
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto N
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200836/71
El Plan de Proyectos
• Visión en el tiempo de todos los proyectos en un horizonte de 1 año o más.
• Los proyectos se representan como una sola actividad con:– Fecha tentativa de comienzo
– Duración
– Esfuerzo requerido
– Costos
– Grado de compromiso (ejecución, comprometido o tentativa)
– Estado de los comenzados (en fecha, atrasados)
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200837/71
El Plan de Recursos
• Visión en el tiempo de los recursos necesarios para ejecutar el Plan de Proyectos.
• El Plan cubre – la capacidad actual,
– las competencias o perfiles,
– el orden de reclutamiento
• El Plan muestra si los recursos – están siendo utilizado actualmente,
– Asignados,
– o previstos en el futuro.
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200838/71
El Presupuesto Financiero
• Visión en el tiempo de los ingresos y egresos provenientes de la ejecución del Plan de Proyectos.
• Ayuda a determinar – la mejor configuración de proyectos en función a los
fondos.
– Incluye costos de mano de obra, equipos, fuentes de financiamiento.
• Preparación del presupuesto semestral o anual para los proyectos en ejecución y los presupuestados.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200839/71
Los procesos de la
Oficina de Proyectos
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200840/71
Ejecución de
Proyectos
Administración
de cartera
Procesos de Soporte
Procesos de la Oficina de Proyectos•Formulación
•Planificación
•Ejecución
•Finalización
•Revisión
•Planificación
•Seguimiento y
Control
•Medición
•Cambio
•Adquisición
•QA
•Administración
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200841/71
Alcance
Inicio
Ejecución
Cierre
Revisiones de continuación
Auditorias de Proyecto
Proceso de Ejecución de Proyectos
Para cada Proyecto
La Oficina de Proyecto:• Asigna el Jefe de Proyecto
que desarrolla todas las
actividades que permitan
entregar el producto /
servicio objeto del Proyecto.
Ciclo de Vida de Proyecto
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200842/71
Proceso de Ejecución de Proyectos
• Auditoria de Proyectos
– Evaluación del estado del Proyecto conducido
por una persona que no pertenece al Equipo.
• Busca cumplimiento de procedimientos.
• Estado real en costos, esfuerzo, calendario.
• Revisiones de Continuación (pasa / no pasa)
– Se hace en puntos establecidos buscando:
• Proyecto versus realidad del negocio hoy.
• Evaluación de progreso.
• Evaluación de la utilización de recursos.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200843/71
Proceso de Administración de cartera
Administración de cartera
Planificación
Seguimiento
Individual
Control de
cartera
Busca
maximizar los
beneficios de
todos los
Proyectos
encarados
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200844/71
Proceso de Planificación• Balancea trabajo, resultados, riesgos y
recursos de acuerdo a los objetivos de la Organización.
– Indica qué proyectos se ejecutan y cuándo.
– Proyecta los recursos y el capital necesarios.
• El proceso de balanceo se ejecuta a intervalos regulares.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200845/71
Proceso de Seguimiento Individual
• Complementa el proceso de seguimientodetallado efectuado por el Jefe de Proyecto.
• El objetivo es activar en forma temprana la corrección ante desvíos.
– Analiza variaciones de costo y calendario.
– Proyecta performance.
– Verifica puntos críticos.
– Diagnostica al Proyecto.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200846/71
Proceso de Control de cartera
• Acciona para compensar el impacto sobre
el cartera de problema en los proyectos.
– Se analizan estimaciones y liberación de
recursos de los proyectos.
– Se toman acciones correctivas si es
necesario.
– Se efectúa un rebalanceo el cartera.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200847/71
Soporte
Procesos y herramientas comunes
Indicadores
Administración de cambios
QA
Adquisición
Soporte administrativo
Contabilización
Recursos Humanos
Procesos de Soporte
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200848/71
Los Roles en la
Oficina de Proyectos
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200849/71
Jefe de la Oficina de Proyectos
• Es el responsable de conducir la Oficina de
Proyectos y el dueño del cartera de Proyectos.
– Preparación y mantenimiento del Plan de Proyectos y
de Recursos.
– Evaluación continua de la performance de los
proyectos.
– Asignación de Jefes de Proyecto a los proyectos.
– Administración de los recursos de su área funcional.
– Consultoría sobre el proceso y las herramientas de
su área de responsabilidad.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200850/71
Jefes de Proyecto
• Es el responsable de la planificación y ejecución del proyecto. Es el Dueño del Proyecto.
– Lleva a cabo la planificación de los proyectos.
– Asegura la consistencia entre objetivos, planes y calendarios.
– Conduce al equipo de trabajo.
– Mantiene el dialogo con el sponsor.
– Controla los cambios en el alcance de su trabajo.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200851/71
Auditor y QA
• Es el responsable de verificar el estado de los proyectos en base a evidencias objetivas, efectuando QA y revisiones. Es el dueño de la calidad de ejecución de los proyectos.– Conduce entrevistas.
– Analiza los entregables de los proyectos.
– Produce métricas.
– Define oportunidades de mejora.
– Promueven el proceso.
– Informa sobre no conformidades y efectúa su seguimiento.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200852/71
Contralor
• Es el responsable por toda la contabilización y control de costos dentro de la Oficina de Proyectos. Es el dueño del Presupuesto Financiero.– Valida todos los cargos a los proyectos.
– Autoriza desembolso de fondos.
– Asiste en la creación de la WBS para determinar qué costos deben controlarse.
– Mantiene el control sobre la facturación de los proyectos.
• Establece los números de cuenta para los proyectos.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200853/71
La Implementación de la
Oficina de Proyectos
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
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200854/71
La implementación
• Una Oficina de Proyectos requiere más procesos y herramientas.
• Requiere cambios en los sistemas de recompensas.
• Debe tenerse en cuenta la cultura de la Organización.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200855/71
El Alcance del Cambio
Procesos Tecnología Organización
Métodos de
GerenciaMétricas Recompensas
Cultura
Organizativa
Estructura de
Poder
Modelos
Mentales
Cambios
Operativos
Compromiso
para ejecutar
Cambios
Culturales
Habilidad para
ejecutar
Cambios
Gerenciales
Institucionalización
Sencillo de
Cambiar
Complejo
de Cambiar
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Set
200856/71
Como comenzar
• Diagnóstico de la situación actual.– Fortalezas y puntos a mejorar.
• Compatibilizar visiones respecto de cómo se está y los puntos en los que se puede mejorar.
• Implementación incremental de los cambios en función del negocio.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200857/71
Bibliografía
y
Material de Lectura
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200858/71
Bibliografía
– Running the Successful Hi-Tech Project Office
• Eduardo Miranda, Artech House; (March 1, 2003)
– Project Management• H. Kerzner 5th Edition, 1995 VNR
– Software Project Management• W. Royce, 1998, Addison Wesley
– Software project Dynamics: An integrated approach.
• Abdel-Hamid, Tarek – Madnick, S. Prentice 1991
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
2008
Apéndice
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200860/71
Soporte
Procesos y herramientas comunes
Indicadores
Administración de cambios
QA
Adquisición
Soporte administrativo
Contabilización
Recursos Humanos
Procesos de Soporte
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200861/71
Procesos y Herramientas
• Definición y mantenimiento de Procesos
Comunes relacionados con la
Administración de Proyectos.
• Selección e implementación de
Herramientas Comunes para la
Administración de Proyectos.
• Mejora del proceso.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200862/71
Recursos Humanos
• Administración de la fuerza de trabajo.
• Ambiente laboral.
• Desarrollo de carrera.
• Desarrollo de competencia, capacitación.
• Ingreso / egreso / rotación de personal.
• Mentores y consejeros.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200863/71
Soporte Administrativo
• Lleva a cabo la administración interna de
la Oficina de Proyectos.
• Comprende todo lo relacionado con
preparación de viajes, reporte de gastos,
archivo y comunicación.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200864/71
Contabilización
• Este proceso analiza, registra y reporta
todos los eventos financieros ocurridos en
un Proyecto.
– Valida gastos.
– Analiza transacciones para determinar qué
acreditar / debitar a cada Proyecto.
– Calcula costos a redistribuir.
– Facturación / Registro contable.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200865/71
Indicadores
• Este proceso determina las métricas
relevantes para los proyectos individuales
y la cartera en general.
• Ejecuta las mediciones.
• Produce estadísticas resultados de estas
mediciones a efectos de determinar
tendencias.
• Crea historia para futuras estimaciones.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200866/71
QA (Aseguramiento de la Calidad)
• Evalúa la calidad de los entregables del
proyecto.
• Verifica que el trabajo se haga de acuerdo
a procesos y estándares.
• Provee feedback al proyecto acerca de los
resultados de QA.
• Hace el seguimiento de no conformidades
para verificar que se corrijan.
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Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200867/71
Adquisición
• Soporta el proceso de los Jefes de
Proyecto para tratar con terceras partes,
vendedores y subcontratistas.
• Involucra todo lo relacionados con
contratos, negociación, seguimiento de
performance de proveedores.
Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II
Set
200868/71
Administración de Cambios
• Mantiene congruentes planes,
requerimientos, especificaciones y
contratos.
– Administración de Requerimientos.
– Administración de Configuración.