Post on 12-Jul-2020
L’adaptació de les administracions
locals catalanes a les lleis 39 i 40/2015:
Visió organitzativa i gestió del canvi
Ascen Moro
Cap de la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat
Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat
moroca@santfeliu.cat
es.linkedin.com/in/ascenmoro
@ascenmoro
Pla d’Acció d’Administració Electrònica 2016-2020 de la UE
OBJECTIU: Eliminar els obstacles digitals que s’oposen al Mercat Únic Digital ievitar la fragmentació que es pot generar en el context detransformació de les administracions públiques.
PRINCIPIS
• Digital per defecte, les AAPP oferiran serveis digitals com opció preferent
• Principi d’una sola vegada, garantint que la ciutadania i empreses suministren la mateixa informació
només una vegada a les AAPP
• Inclusió i accessibilitat de forma predeterminada
• Obertura i transparència, garantint que la ciutadania i empreses puguin tenir control d’accés i rectificació
de les seves pròpies dades; control dels processos administratius que els involucren…
• Transfronterer de forma predeterminada, facilitant la mobilitat dins el Mercat Únic
• Interoperabilitat de forma predeterminada, lliure circulació de dades i de serveis digitals en la UE
• Confiança i Seguretat, més enllà del compliment normatiu de protecció de dades, privacitat i seguretat de
TI, integrant aquests elements en la fase de disseny
Escenari a partir de la Llei 11/2007 LAESP
Reconeixement de les actuacionsadministratives per mitjans electrònics,més centrat en el FRONT OFFICE que en elBACK OFFICE.
Ens obliga a disposar de solucions pergarantir el dret de la ciutadania arelacionar-se per mitjans electrònicsamb les AAPP:
• Seu electrònica
• Registre electrònic
• Tràmits electrònics
• Notificació electrònica
• Arxiu de documents electrònics
• Plataformes d’interoperabilitat
• Desplegament ENS/ENI …
La tramitació electrònica
GD-MatrixGestió documental
Expedients electrònics
Serveis electrònics comuns
NOU INSTRUMENT
Creació del Registre de funcionaris/personal
habilitat
DIGITALITZACIÓ DEL REGISTRE D’ENTRADA
REGISTREELECTRÒNIC (L.11/2007 LAESP)
Oficina d’ASSISTÈNCIA AL REGISTRE
(L.39/2015 LPACAP)
Del Registre Electrònic a les Oficines d’Assistència al Registre
DIGITALITZACIÓ DEL REGISTRE D’ENTRADA
AspectesOrganitzatius
AspectesTecnològics
AspectesJurídics
Canvi cultural
Interrelacions
doc- BPM- QdC
Adquisició d’eines
i dispositius
Connexió a les xarxes de Interoperabilitat
Expedient
integral
Adaptació
BPM i Màtrix
Redimensionar els
recursos informàtics
Escollir la signatura
Revisió de
l’Ordenança
AE i aprovació
nou procés
Publicar el
sentit del
silenci
Seguretat i
protecció de dades
personals
Anàlisi i reformulació
Formació
Projecte Digitalització Registre d’Entrada Sant Feliu
QÜESTIONS A CONSIDERAR:
• Fixa els tràmits en què és necessari la signaturaelectrònica de forma molt genèrica: amb la literalitatde l’article és necessària per al 90% de lesinteraccions amb l’Administració Local.
• La Llei no defineix el tipus de signatura per al tràmitconcret-> es continua amb el mateix problema queja teníem amb la LAESP, de determinació de lasignatura a utilitzar.
• Iniciativa del Consorci AOC: Protocol d’identificació i signatura electrònica de Catalunya.
Únicament es pot demanar SE (art. 11.2 LPACAP):
a) Formular sol·licituds.b) Presentar DR o CP.c) Interposar recursos.d) Dessistir d’accions.e) Renunciar a drets.
Identificació vs signatura electrònica
La foliació i l’índex electrònic
•Recull els requisits mínims sobre l’estructura i el formatdels expedients electrònics per a la interoperabilitat.
•Inclusió als expedients d’un índex electrònic signat perl’òrgan o entitat actuant que garanteixi la integritat del’expedient electrònic i permeti la seva recuperació.
•El tancament de l’expedient no s’ha d’entendre com eltancament del procediment corresponent.
•La foliació de l’expedient s’ha de poder fer en qualsevolmoment del cicle de vida de l’expedient.
Expedient en format electrònic = Agregació ordenada de documents + índex numerat + còpia electrònica certificada de la resolució
Normes Tècniques d’interoperabilitat
ATENCIÓ: nova versió de l’e-EMGDE (previst a la NTI de Política de gestió de documentselectrònics, defineix la incorporació i gestió de les metadades de contingut, context iestructura dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida), perfeccionantl’alineació amb les metadades mínimes obligatòries, millorant les descripcions i lesconsideracions d’ús i facilitant una major interoperabilitat entre sistemes.
En relació amb l’aportació de documentació
Aportar documents originals (només excepcionalment per normativa)
Aportar dades o documents ja presentats a qualsevol AAPP,Indicant en quin moment i davant quin òrgan administratiu es vanpresentar – Es presumeix la consulta autoritzada llevat oposició expressao que llei especial aplicable requereixi consentiment exprés
Aportar documents elaborats per qualsevol AAPP (requereixconsentiment de l’interessat per ser consultats o recavats) – Espresumeix la consulta o l’obtenció autoritzada llevat que consti la sevaoposició expressa o que llei especial aplicable requereixi consentimentexprés
Els interessats NO estaran obligats a:
Els interessats es responsabilitzaran de la veracitat dels documentsque presentin (declaracions responsables).
Requisits legals per a la validesa de les còpies (condició de còpia autèntica) Art. 27 LPACAP:
Original electrònic o còpia autèntica
Elaboració d’una còpia
Per últim, el Reglament de l´Esquema Nacional d’Interoperabilitat ha de fixar les Normes Tècniques d’Interoperabilitat de Procediments de copiat autèntic i conversió entre documents electrònics (D.A.1ª.j).
CÒPIA AUTÈNTICA
Elaboració d’una copia mitjançant procés DIGITALITZACIÒ =Original paper
CÒPIA AUTÈNTICA
Elaboració d’una còpiaOriginal electrònic
CÒPIA AUTÈNTICA
ll
• Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s’ha de
visualitzar en el document
• Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s’ha de
visualitzar en el document
• Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s’ha de
visualitzar en el document
“d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.”
CÒPIA AUTÈNTICA
Original paper
Gestor de documents
Gestió documental i d’Arxiu únic
Documentació administracions
Cicle de vida dels documents: Sistema de Gestió Documental
Consulta
Documentaciósemiactiva
PIC (Paquet consulta)
PIT (Paquet transferència)
Documentacióde conservació permanent
DocumentacióActiva i semiactiva
TAAD
La integració de les eines de gestió en el SGD
Documentació
de suportManuals i protocols
Entorn PaperEls arxius de les
oficines
Entorn electrònicWeb semàntica
Carpetes de la Xarxa (X, L, M,..)
Aplicacions corporatives (SdE, Matrix, ..)
Sistema de
Gestió
Documental
GD- MATRIX
Polítiques del GestorDisposició
Conservació i retenció
Migració
Accés i seguretat
Eines de gestióQdC
Tipologies documentals
Calendaris de retenció i
eliminació
Catàleg de procediments i
tràmits
Catàleg de documents i
dades interoperables
ResponsabilitatsManteniment del QdC
Gestor de documents
Rols
Formació
+ 125.000 expedients / + de 1.250.000 documents / 6.000 documents a la setmana
Evolució projecte Seguretat a Sant Feliu
Adequació als Esquemes Nacionals de Seguretat i Interoperabilitat
Automatització de la transparència
Are you ready?
Gràcies per la vostra atenció!
www.santfeliu.cat