Lectores 04. Otras-aplicaciones-B

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B

OS Desde la aplicación de gestión del centro

debemos exportar los datos a una hoja Excel o a una base de datos en formato Access. Podemos decidir exportar todos los valores o solo los imprescindibles para los préstamos: Apellidos , Nombre , Curso , Sexo . Si solo exportáramos esos cuatro valores, recomendamos seguir el tutorial abreviado.

Debemos crear esta carpeta en la unidad C:

C:/Abies-Integrar

Es recomendable para que funcione la integración. Podemos poner cualquier otro nombre a la carpeta, pero debe estar en el raíz del disco duro C:/

Al archivo Excel lo vamos a llamar (o renombrar) como lectores.xls.

Si nuestra aplicación genera una hoja de cálculo (Excel), vamos a exportarla a una base de datos formato Access. Solo tenemos que tener cuidado con los valores referidos al sexo del alumnado.

Las tres siguientes diapositivas solo son necesarias si en el campo referido al sexo figuraran valores diferentes a M – V. Si figuran esos valores, puede saltarse esas diapositivas.

Si figuran otros valores, por ejemplo Hombre – Mujer o términos similares, deberá realizar lo que se indica a continuación.1.

SExcel

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES

Si en el campo sexo hay otros valores diferentes, tendremos que abrir el archivo Excel y poner para los varones el valor V y para las mujeres el valor H. Esto es muy sencillo de realizar mediante la opción Reemplazar .

En Excel vamos al menú Edición y elegimos la opción Reemplazar.

En la ventana que se abre, pulsamos sobre el botón Opciones.

Se desplegarán todas las opciones que necesitamos configurar:

Debemos marcar dos elementos: � Coincidir mayúsculas y minúsculas.� Coincidir con el contenido de toda la celda.

Completamos los valores Buscar (el valor que ha exportado nuestro programa) y en Remplazar solo pueden aparecer M (para mujer) y V (para varón)

Pulsamos en Reemplazar todos.

Ahora abrimos Access para importar a un archivo de hoja de cálculo todos los valores del archivo Excel que ha generado nuestra aplicación escolar.

Elegimos el menú Archivo y pulsamos en Nuevo

Se nos muestran las opciones para crear una nueva base de datos.Elegimos la primera: Base de datos en blanco

Ponemos un nombre a la base de datos: lectores.mdb. Elegimos dónde guardaremos el archivo: C:/Abies-Integrar y pulsamos en Crear.

Ya tenemos la base de datos creada.

En Archivo seleccionamos Obtener Datos Externos - Importar

Seccionamos el tipo de archivo: Microsoft Excel, a continuación pinchamos en el archivo Lectores.xls y pulsamos en Importar.

En la ventana siguiente dejamos las opciones como están. Pulsamos en Siguiente.

Marcamos, si así fuera, la opción indicada en la imagen. Siguiente .

Elegimos la opción en una nueva tabla. Siguiente .

En la ventana siguiente dejamos las opciones como están. Pulsamos en Siguiente .

Dejamos que Access cree la clave principal de la base de datos. Pulsamos en Siguiente .

La clave principal es necesaria para los procesos de importación de datos, ya que es la que se usa para relacionar de manera inequívoca las fichas de cada base de datos.

Ponemos como nombre de la tabla Alumnado y confirmamos el proceso pulsando en Finalizar .

Se nos advierte del éxito del proceso de importación. Pulsamos Aceptar .

Vamos a comprobar el resultado. Abrimos el archivo lectores.mdb y pulsamos sobre la tabla Alumnado.

Vemos que sí que nos ha pasado los datos desde Excel a Access.

Los nombres de los campos no deben contener ni tildes ni la letra “ñ”. En la imagen vemos que sí que hay campos con tildes. Para cambiarlo debemos pulsar en el botón resaltado.

En la tabla que nos aparece en vista de diseño, no tenemos más que ir a los campos y cambiar el nombre omitiendo grafías con tilde o la letra ñ.

El código de programación suele estar en inglés y esos caracteres pueden ocasionar errores.

Access

Hemos detallado el proceso de exportación desde la aplicación de gestión académica a Excel, porque esta opción es muy común.

Si la aplicación permitiera exportar a Access, naturalmente sobrarían los pasos previos y pasaríamos directamente al siguiente apartado del proceso.

Las tres siguientes diapositivas solo son necesarias si en el campo referido al sexo de la base de datos figuraran valores diferentes a M – V. Si figuran esos valores, puede saltarse esas diapositivas.

Si figuran otros valores, por ejemplo Hombre – Mujer o términos similares, deberá realizar lo que se indica a continuación.1.

SAccess

Si en el campo sexo hay otros valores diferentes, tendremos que ir al campo que contiene los valores sobre sexo y poner para los varones el valor V y para las mujeres el valor M. Esto es muy sencillo de realizar mediante la opción Reemplazar .

En Access vamos al menú Edición y elegimos la opción Reemplazar.

Access

Debemos tener en cuenta dos elementos: � Elegir el campo en el que buscar: Sexo.� Hacer coincidir todo el campo.

Completamos los valores Buscar (el valor que ha exportado nuestro programa) y en Remplazar solo pueden aparecer M (para mujer) y V (para varón)

Pulsamos en Reemplazar todos.

Access

Nos advierte de la imposibilidad de deshacer el cambio. Pulsamos en Sí.

Cerramos la ventana de la opción Reemplazar.

A continuación cerramos Access

Tenemos ya un archivo en formato Access que puede ser integrado en ABIES.

Antes necesitamos preparar el programa para que pueda realizar este proceso.

Tal y como indica el “Manual de funcionamiento interno de la aplicación (ABIES)”:

El asistente de integración de datos permite incorporar datos de fondos/ejemplares y lectores a las tablas respectivas de Abies. Su funcionamiento es parametrizable y permite la adición de nuevos programas objeto de conversión sin necesidad de modificar el ejecutable principal de Abies, simplemente modificando una base de datos Access que acompaña al programa: INTEGRAR.MDB.

Vamos a esta ruta:

C:/Archivo de programas/Abies 2.

Buscamos y abrimos el archivo:

Integrar.mdb

Cuando se pregunte si queremos bloquear las expresiones no seguras, contestamos NO.

Al contestar No, por seguridad nos pregunta si estamos seguros de querer abrir el archivo, contestamos SÍ.

Finalmente pulsamos en Abrir .

Abrimos la tabla Programas que es donde se controla la integración tanto de lectores como de fondos.

Tenemos tres zonas para definir el proceso de integración.

Zona roja:Tenemos que indicar los archivos de donde ABIES va a tomar los datos

Zona verde:Aquí definiremos los parámetros básicos de la integración.

Zona azul: Aquí vinculamos cada campo de nuestro archivo de origen (lectores.mdb) con cada uno de los campos de la tabla de lectores de ABIES.

Vamos a crear una nueva ficha donde vamos a definir los parámetros de la integración. Con esto le decimos a ABIES de dónde tiene que coger los datos y cómo. Para ello pinchamos en el botón de añadir una nueva ficha.

Vamos a describir ahora qué debe contener cada campo y qué valores vamos a poner en cada caso.

Nombre del programa.Tipo de campo: Texto. Tamaño: 50.

Programa

Descripción general

Genérico ABIES

Valores en la ficha creada

Aquí en el tutorial vamos a llamarla “Genérico lectores”. En cada caso pondremos el nombre del programa de gestión que usemos.

as Versión del programa.Tipo de campo: Texto.

Tamaño: 10.

Version

No es necesario poner esa información. Si lo ponemos, sabremos con qué versiones del programa de gestión funciona la integración.

(El nombre del campo no tiene tildes ni “ñ”)

Versión del programa.

Tipo de campo: Texto.Tamaño: 2.

Codigo

No es necesario poner esa información.

(El nombre del campo no tiene tildes ni “ñ”)

as Vamos a configurar ahora dos campos clave: SQL y SQL2 que dirigen el proceso de integración.

Hay que preparar los campos del programa origen para que sean interpretados correctamente por ABIES.

En SQL, la cláusula que vamos a incluir es muy sencilla. La sentencia SQL puede ser distinta y acomodarla a las necesidades de cada centro, pero aquí tenemos que poner una sentencia general que sirva para todos los casos.

En el caso de la SQL2, conviene controlar que el título no sea Nulo en el caso de los Fondos y que los Apellidos no sean Nulo en el caso de los Lectores , ya que en ambos casos son campos imprescindibles para Abies.

Cláusula SELECT de la sentencia SQL.

Tipo de campo: Memo.SQL

SELECT * FROM alumnado

“Alumnado” es el nombre de la tabla donde se encuentran los datos que vamos a integrar. El nombre puede variar, si el programa de gestión exporta directamente a Access.

Cláusula WHERE de la sentencia SQL.Tipo de campo: Memo.

WHERE Apellidos IS NOT NULL

Clave Primaria del programa de origen. Permite controlar repetidos.Tipo de campo: Texto.

Tamaño: 50.

Id_alumnado

asL - Lectores, F - Fondos.

Permite especificar si el módulo a integrar es Lectores o Catálogo.

asDB Paradox, DBF dBase, MDB Access.Formatos de archivos de datos reconocidos por Abies.Tipo de campo: Texto.

Tamaño: 3.

Driver

Ruta de instalación por defecto.Tipo de campo: Texto.Tamaño: 100.

C:\Abies-Integrar

Aconsejamos esta ruta sencilla directamente en C:/. Puede suceder que con otras rutas la integración no funcione. (En teoría no debiera haber problemas con ninguna ruta, pero…)

asEn el caso de que el driversea MDB, se especifica aquí el nombre del archivo MDB.Tipo de campo: Texto.

Tamaño: 50.

Archivo

lectores.mdb

asPermite especificar el par de letras que corresponden a la codificación de sexo. Tipo de campo: Texto.

Tamaño: 2.

Por ejemplo: MV (Mujer, Varón) o MH (Mujer, Hombre).

asPermite especificar si el programa utiliza un juego de caracteres OEM para que Abies sepa que debe convertir las cadenas a ANSI. Se puede modificar en tiempo de ejecución del asistente.Tipo de campo: Sí/No.Tamaño: 10.

No es necesario poner esa información.

Hemos completado ya los datos necesarios en la parte referente al control sobre el proceso de integración. Completamos ahora la zona Archivos.

En el subformulario Archivos debemos indicar los archivos de donde ABIES tomará los datos.

Es imprescindible para realizar la integración.

Se chequean desde ABIES para permitir acceder a la siguiente pantalla del asistente.Z

Nombre del archivo. Tipo de campo: Texto.

Tamaño: 50.

Archivo

lectores.mdb

Valores en la ficha creadaZon

Esta zona es más corta. Hemos completado ya los datos necesarios. Completamos ahora la zona Definiciones.

En este subformulario debemos asociar cada campo del fichero de origen con un campo de la tabla de lectores de ABIES.

50TextoEmail

-MemoNotas

8Fecha/HoraFechaValidez

8Fecha/HoraFechaAlta

17TextoTelefono

30TextoProvincia

30TextoLocalidad

10TextoCodigoPostal

40TextoDireccion

20TextoNombre

30TextoApellidos

9TextoDNI

X4Entero largoIdcurso

X4Entero largoIdLote

X4Entero largoIdTipoLector

X6TextoCodigoLector

X4Entero largoIdLector

ÍndiceTamañoTipoNombre

25TextoSincro

-Objeto OLEFoto

4TextoNacido

1TextoSexo

TamañoTipoNombre

Los campos sombreados son campos en los que podemos integrar datos. El resto son campos internos que genera ABIES o que no es conveniente o aconsejable modificar.

(El nombre del campo no admite tildes ni “ñ”)

Campos de la tabla lectores de ABIES

4Entero largoIdcurso

4TextoNacido

1TextoSexo

50TextoEmail

17TextoTelefono

30TextoProvincia

30TextoLocalidad

10TextoCodigoPostal

40TextoDireccion

20TextoNombre

30TextoApellidos

9TextoDNI

TamañoTipoNombre

Para verlos más claramente, estos son los campos de ABIES en los que podemos integrar información desde nuestro fichero origen.

(El nombre del campo no admite tildes ni “ñ”)

Si en nuestro fichero de origen hubiera valores que no se acomoden a alguno de estos campos, es aconsejable borrar en Access el campo completo (no solo los datos).

Por otro lado, no he conseguido que funcione la integración con campos de tipo Memo, por lo que deben eliminarse.

Veamos con detenimiento el subformulario definiciones.

Cada fila va a definir los valores de integración de una base de datos a otra.Lo que hacemos es decir a ABIES de dónde tiene que coger los datos (CampoOrigen) y dónde los tiene que llevar (CampoAbies). De esta forma vinculamos los campos de las tablas entre sí.Si queremos que el proceso salga, tenemos que indicar el formatode esos campos (Tabla y TipoOrigen), así como alguna de sus características (Sep y Pos).ABIES no permite integrar con campos de tipo Memo (al menos no lo he logrado).

Describimos ahora la información que hay que indicar en cada campo. 1/3

Nombre del campo en el programa origen. Puede derivarse directamente de la SQL definida para el programa.Tipo de campo:Texto.Tamaño: 50.

CampoOrigen

Nombre del campo en Abies.Tipo de campo:Texto.Tamaño: 50.

CampoAbies

Tipo de formato del campo origen.S – StringD – DateI – Integer.

TipoOrigen

Tabla destino en Abies. Valores:L – Lectores,F – Fondos,E – Ejemplares.

Posición del token respecto del separador.Tipo de campo: Numérico.

Separador de token dentro de campo. En ocasiones hay que extraer varios valores de un mismo campo origen. Cuando van separados por un carácter determinado, por ejemplo,

“-“ en la Signatura se puede tokenizarla cadena extrayendo sus partesTipo de campo: Texto.Tamaño: 2.

Hemos visto los campos de la tabla lectores de ABIES, he aquí los campos de la tabla Alumnado de nuestro fichero. Al verlos, las asociaciones entre campos están claras, puesto que casi se llaman igual.

El valor que debemos poner en Tabla esL, dado que estamos integrando lectores.

El valor que debemos poner en TipoOrigen va a serS (string) para los campos de texto y numéricos.

En nuestro caso todos los campos son S.

En la siguiente pantalla, se indican los valores y la asociación de campos realizada.

SLFechaNacido

SLCorreoEmail

SLDNIDNI

SLCodigoCodigoPostal

SLTelefonoTelefono

SLProvinciaProvincia

SLLocalidadLocalidad

SLDireccionDireccion

SLSexoSexo

SLCursoIdcurso

SLApellidosApellidos

SLNombreNombre

PosSepTipoOrigenTablaCampoOrigenCampoAbies

Ahora debemos cerrar el archivo integrar.mdb para que no nos dé error al abrir ABIES.

Igualmente debemos cerrar el archivo en el que tenemos los datos, en nuestro caso lectores.mdb. De no hacerlo ABIES no podría manipularlo, pues, si está abierto, bloquea el acceso.

Esta fase acaba aquí: hemos dreado una nueva ficha en esta base de datos que controla el proceso de integración en ABIES.

Si el proceso diera error y no se realizara, se deben revisar los tipos de campo de nuestro archivo con los datos de origen.

Puede ser en algunos casos que algún campo sea muy grande.

Si no se diera con el error, se puede probar a ir integrando loslectores con menos campos de información; de esta manera podemos localizar el campo que genera errores y modificar o suprimirlo.

Abrir ABIES e ir a Archivo - Integrar lectores .

Seguir los pasos del asistente:

Elegimos la última opción: Genérico lectores, pues esa es la creada para que podamos integrar lectores en ABIES desde otras aplicaciones de gestión. Siguiente .

IES Si no apareciera la ubicación de la imagen, tendríamos que buscarla

pulsando en Examinar. Si está bien, pulsamos Siguiente .

Identificamos el lote. Se puede poner, incluso, la fecha en la que se hizo la integración en ABIES. Es obligatorio precisar el tipo de lector. Siguiente .

IES Dejamos que realice el proceso.

IES Esta pantalla nos indicará que todo ha salido bien. Pulsamos en

Finalizar.

Finalmente aquí tenemos el resultado:

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Education

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