AUTOGESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE VENTAS

El mayor enemigo de la escasez o pérdida de tiempo es el propio comercial. Gestionar el tiempo implica gestionarse a sí mismo,

gestionar los imprevistos y trabajar en lo importante.

Que los participantes puedan:

•  identificar las variables personales que hacen a los comerciales ser más eficaces en el uso del tiempo y descubrir un método de auto-organización

•  actuando dentro de la ética profesional, operando con la debida fidelidad y diligencia con la empresa representada, y contribuyendo al prestigio y buen nombre de la profesión.

Objetivos 2

Pág. 1.  Qúe gestionamos realmente .…4 2.  Un proceso continuo: .…7

1.  Visualizar .…8 2.  Planear …11 3.  Priorizar …24 4.  Actuar …28 5.  Evaluar …34

3.  Contacto …41

Indice de contenidos 3

Encuesta MacGraw

•  Una encuesta americana, sobre una base de 2000 vendedores, refiriéndose a una jornada media de trabajo de casi 9 horas, daba los siguientes porcentajes:

•  41% venta presencial con cliente •  34% desplazamientos y esperas •  20% trabajo de despacho, preparación,

reuniones •  5% varios

¿En qué invierten el tiempo los agentes comerciales?

1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE

4

• Nuestras características personales

• Las reglas básicas del uso del tiempo

• Un método de organización

1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE

5

Un hábito personal que consiste en identificar qué

es lo que uno quiere conseguir, establecer un plan y llevar a cabo las

acciones adecuadas para alcanzarlo.

Organizarse

1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE

6

1.VISUALIZAR 2.PLANEAR

3.PRIORIZAR 5.EVALUAR

4.ACTUAR

Tener una visión del conjunto

de nuestra

actividad

Al final del día

Al final de la semana

Establecer el plan de trabajo

Establecer la secuencia temporal

Realizar el programa previendo y defendiendo

Organizarse: un proceso continuo

2.UN PROCESO CONTINUO

7

Principales causas de la pérdida de tiempo en comerciales…

Realizar tareas innecesarias: •  Repetir un trabajo realizado por otros •  Hacer de modo manual un trabajo ya automatizado Realizar un trabajo que le corresponde a otra persona •  Caer en la tentación de hacer el trabajo de otros •  No delegar Realizar tareas durante más tiempo de lo esperado debido a.. •  …la inexperiencia •  …no cortar interrupciones •  …no gestionar o prever los cambios de de opinión de cliente, •  …plazos no realistas •  …realizar reuniones sin agenda ni objetivo

1.VISUALIZAR

8

Hacer perder tiempo los demás: •  Cambiando de idea en el último momento •  Incumpliendo normas o procedimientos internos •  No concretando soluciones •  Retrasos en las citas Trabajar sin objetivos •  por irresponsabilidad •  falta de hábito de programar/planificar •  no definir objetivos o hacerlo inadecuadamente •  no establecer prioridades •  por no diferenciar lo que te gusta hacer con lo que se debe

hacer

1.VISUALIZAR

9 Principales causas de la pérdida de tiempo en comerciales…

•  Reuniones inesperadas •  Compañeros, colaboradores o superiores

insuficientemente preparados •  Incidencias en visitas, viajes, comidas… •  Actos de relaciones públicas •  Papeleo…

1.VISUALIZAR

10 Principales causas de la pérdida de tiempo en comerciales…

¿Qué puede ocurrir si una persona no consigue acertar correctamente al priorizar sus actividades como agente comercial?

2. PLANEAR

11 Consecuencias de la pérdida de tiempo en comerciales

Perder el tiempo no sólo significa perder dinero, sino también dejar de ganarlo

¿PARA QUÉ

ESTOY AQUÍ?

La misión

2. PLANEAR

12

Lo que nos va a permitir empezar a organizarnos es tener claro NUESTRA MISIÓN: Para qué estamos en la organización, cuál es el sentido de nuestro puesto como comerciales, su esencia. Esta misión, que recoge el fin último de que existe nuestro puesto, esto es, su valor añadido, ha de estar alineado, necesariamente, con la Misión de la organización y la del departamento.

C Hacer hincapié en dónde está nuestro verdadero valor añadido.

C Clarificar el direccionamiento: sabemos adónde vamos.

C Clarificar el ámbito de actuación.

¿Qué beneficios te aporta tener una misión?

2. PLANEAR

13

ÁMBITOS DE RESPONSABILIDAD (Funciones):

-------------------------- -------------------------- -------------------------- -------------------------- --------------------------- --------------------------- ---------------------------

-------------------------- -------------------------- -------------------------- -------------------------- --------------------------- --------------------------- ---------------------------

CONTRIBUCIONES (Actuaciones):

-------------------------- -------------------------- -------------------------- -------------------------- --------------------------- --------------------------- ---------------------------

----------------- ----------------- -----------------

MISIÓN: Contribuir a la consecución de los objetivos comerciales de ventas de la empresa a través de la venta de ….

con el mayor beneficio posible para la empresa y satisfaciendo las necesidades de clientes

2. PLANEAR

14

¿Quién  es  y  qué  hace  UN  AGENTE  COMERCIAL?    iden%dad,  legi%midad;  

 ¿PARA  QUIENES  TRABAJA?  

beneficiarios      

¿CÓMO?  (gerundios)  

2. PLANEAR

15

UNO TIENE QUE

REGAR LAS

FLORES QUE

PRETENDE QUE

CREZCAN

2. PLANEAR

16

Algunas contribuciones

•  Alcanzar sus objetivos y metas de ventas en cuanto a volumen y actividad.

•  Vender todos los productos/servicios de la gama y adecuarse al plan de la empresa

•  Cubrir la zona con eficacia, visitando a los clientes con la frecuencia programada según tipo de clientes

•  Hacer demostraciones de los productos siempre que sea posible, a fin de destacar las ventajas y beneficios para el cliente

•  Informar sobre sus actividades con regularidad y a través de los formularios previstos por la empresa

•  Llevar fichero adecuado y completo en el que se reflejen sus actividades con los clientes actuales y potenciales de forma individual

•  Conocer producto/servicio y sus aplicaciones, dominando precios y carácterísticas

•  Participar de las acciones de formación y desarrollo que la empresa le brinde

2. PLANEAR

17

ÁMBITOS DE RESPONSABILIDAD (Funciones):

MISIÓN: Contribuir a la consecución de los objetivos comerciales de ventas de la empresa a través de la venta de ….

con el mayor beneficio posible para la empresa y satisfaciendo las necesidades de clientes

Contestar al 90% de las consultas en 48 horas

Informar a clientes del estado de sus pedidos ante incumplimientos, dando

nueva fecha 24 horas antes en el 100% de los casos

100 visitas anuales en los clientes más importantes según procedimiento

50 visitas anuales en nuevos clientes según procedimiento

Planificar y gestionar el plan de visitas programado

Asistir al 100% de las reuniones cuatrimestrales lideradas por los

delegados comerciales Presentar en reunión de equipo una

propuesta novedosa al año Tutorizar a un comercial novato al año

Participar en 21 proyecto horizontal por año

CONTRIBUCIONES (Actuaciones):

Analizar y gestionar una cuenta clave a la semana

Redactar informes de visitas según procedimiento

Informar semanalmente a delegado el listado de impagados

Control semanal de venta por cliente y los pedidos pendientes y

reporte a delegado

Atención/Servicio al

cliente

Trabajo en equipo

Gestión de ventas

2. PLANEAR

18

ESPECIFICO MEDIBLE AMBICIOSO REALISTA TEMPORAL

Los objetivos

2. PLANEAR

19

•  Proporcionan oportunidades para el estímulo.

•  Procedimiento para el progreso continuo: los objetivos no se utilizan solamente para alcanzar los criterios, sino para explorar formas de exceder y establecer nuevos niveles de rendimiento.

Objetivos, buenas razones

2. PLANEAR

20

1.  Partir del feedback sobre las contribuciones del puesto

2.  ¿Qué conviene a la organización?

3.  Medibles

Objetivos, identificar

2. PLANEAR

21

FORMATO DE PREPARACIÓN PARA LA ENTREVISTA DE NEGOCIACIÓN DE OBJETIVOS

Ámbito de responsabilidad:

Contribución

Rendimiento actual

Objetivo sugerido

Plan de acción (¿sí-no?)

Límite de fechas

Ámbito de responsabilidad:

Contribución

Rendimiento actual

Objetivo sugerido

Plan de acción (¿sí-no?)

Límite de fechas

Objetivos, negociar

2. PLANEAR

22

•  No demorar la planificación

•  Dividir en etapas •  Asignar tiempos •  Pensar en recursos •  Clarificar el reto o la

viabilidad

Objetivos, plan de acción

2. PLANEAR

23

Saber medir y distinguir:

LO IMPORTANTE

Y

LO URGENTE

3. PRIORIZAR

24

Importancia

Urgencia

Imprescindible

Conveniente

Necesario

Irrelevante

ALTA

ALTA

BAJA

BAJA

B A

C

Las prioridades

3. PRIORIZAR

25

• HACERLAS YA • DEDICARLES POCO TIEMPO

• HACERLAS YA • DEDICARLES TIEMPO

• PLANIFICARLAS • INCLUIRLAS EN LA PROGRAMACIÓN DIARIA • DEDICARLES TIEMPO

B A

C D

Qué hacer

Importancia U

rge

ncia

A

LTA

ALTA

BAJA

BAJA

3. PRIORIZAR

26

B A

C D

VER • Dejarlas si es posible • Delegar • Buscar caminos rápidos y sencillos para su ejecución • Hacerlas por grupos • Dejar que se resuelvan solas • ...

AHORA • Hacerlas cuanto antes • Controlarlas a fondo si intervienen otros • Prioridad absoluta sobre el resto • ...

OLVIDAR • ¿Se pueden evitar? • Delegar • Automatizar • Dejar para huecos • Reconvertirlas • ...

LUEGO • Meter en la planificación • Dividir en subobjetivos • Ir haciendo por subobjetivos poco a poco • Delegar • ...

Qué hacer

3. PRIORIZAR

27

•  No claridad en prioridades

•  No planificar por prioridades

•  Reuniones

•  Interrupciones

•  No saber decir no

•  Orden /desorden

•  Teléfono

• No saber delegar

Ladrones del tiempo

4. ACTUAR

28

ü  ESTABLECER “HORA TRANQUILA”

ü  PLANIFICAR Y REGISTRAR LAS COMUNICACIONES

ü  DECIR “NO”

ü  DELEGAR

ü  ORDEN

ü  SE TU PROPIO SECRETARIO EFICAZ

ü  TU PROPIO EJEMPLO

Cómo manejar las interrupciones

4. ACTUAR

29

ü  Agrupe

ü  Prepare

ü  Identifique

ü  Controle, instruya

ü  Puntualidad

ü  No interfiera

ü  Máximo 5 minutos

El teléfono

4. ACTUAR

30

1.  Empiece por decirlo: “NO”

2.  Diga “no” a la propuesta,

sin decir “no” a la persona

3.  Ofrezca una alternativa

4.  Cállese

Cómo decir no

4. ACTUAR

31

•  Evítelas, si puede

•  Sólo si hay un objetivo

concreto

•  Invite sólo a los necesarios

•  Orden del día, detallado y

anticipado

Reuniones: antes

4. ACTUAR

32

•  Evite interrupciones.

•  Comience a tiempo.

•  Permita asistencias parciales.

•  Cíñase al objetivo.

•  Organice la toma de acta.

•  Aprobación informal del acta In situ.

•  Termine a tiempo, y en positivo.

Reuniones: durante

4. ACTUAR

33

•  Revise el acta.

•  Difúndala cuanto antes.

•  Seguimiento de los

acuerdos.

Reuniones: después

4. ACTUAR

34

“Cada papel, sólo una

vez”

EL ORDEN

Regla de oro

4. ACTUAR

35

“El uso de la

papelera, el signo

de distinción de las

personas eficaces” Peter Drucker

4. ACTUAR

36

Técnicas de gestión, planificación y optimización del tiempo: Acciones

•  Diferenciar lo urgente de lo importante, prestando mayor atención a lo importante

•  Marcar objetivos y establece prioridades •  Delimitar el trabajo: plazos de entrega, contenido… •  Planificar visitas, entrevistas, comidas, etc •  Fijar limites para cada tarea y calcular tiempos •  Empezar por los trabajos importantes pesados, no dejarlos nunca para

mañana •  Evitar interrupciones, manejarlas eficazmente •  Planificar los descansos •  Preparar las reuniones

4. ACTUAR

37

Técnicas de gestión, planificación y optimización del tiempo

•  Agrupar actividades similares que permitan ahorrar tiempo •  Buscar el equilibrio entre lo que te gustaría hacer y lo que se debe hacer

para no dejar tareas pendientes •  Dividir las tareas grandes en pequeñas tareas, más fáciles de realizar •  Almacenar únicamente documentación necesaria •  Decir “no” a las tareas no críticas •  Conocer las responsabilidades asignadas •  Plantearse objetivos •  Identificar prioridades •  Hacer listas de tareas •  Diferenciar lo urgente de lo importante •  Organizar el tiempo destinado a tareas •  Realizar tareas que, aunque supongan una inversión de tiempo a corto

plazo, a largo conllevan un ahorro. •  Planificar el tiempo semanal, mensual, trimestral y anualmente

4. ACTUAR

38

¿El programa era realista?

¿Por qué no?

¿He hecho lo adecuado?

a EL PROGRAMA

DIARIO REALIZADO

a PREVER EL

PROGRAMA SIGUIENTE

5. EVALUAR

39

El tiempo se rige por sus propias leyes

40

Contacto 41

visi.serrano                                +  (34)  678  492  521      visi.serrano@gmail.com