Post on 23-Mar-2016
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GERENCIA DE COMUNICACIONES
MANUAL DE COMUNICACIÓN PARA NO COMUNICADORES
I. INTRODUCCIÓN
Este manual es una herramienta de formación que explica el
proceso que deben seguir los funcionarios de la Gobernación de
Antioquia para realizar con éxito cualquier proyecto que
involucre estrategias de comunicación dentro de la
Administración Departamental. En él podrá encontrar aspectos
básicos de comunicación que le permitirán desarrollar proyectos
acompañado de la Gerencia de Comunicaciones.
II. COMUNICACIÓN EN LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA
Se entiende “comunicación” como el proceso en el que se
intercambia información, experiencias, sentimientos e ideas entre
dos o más personas.
Este proceso natural está presente en la vida del hombre desde el
momento de su nacimiento, sin embargo, el proceso
comunicacional no siempre logra entregar la información de una
manera integral, efectiva y adecuada.
La construcción de un mensaje que sea fácil y bien entendido por
el receptor merece un previo estudio de las características que lo
rodean para así elegir acertadamente los códigos, el lenguaje, los
colores, medios, imágenes, gestos, entonación, pausas y canales
con los que será hecho y enviado.
Por esa razón hoy la comunicación es una herramienta
estratégica dentro de las organizaciones públicas y privadas,
pues forma parte insustituible de cualquier proceso de prestación
de servicios y si es cierto que no sólo ella puede garantizar el
éxito, no construirla de forma integral puede llevar al fracaso.
En la Gobernación de Antioquia diariamente se realizan
proyectos para la comunidad y los servidores públicos del
Departamento, gran parte de estos generan impacto y requieren
de campañas de sensibilización o motivación, otros constituyen
informes de rendición de cuentas públicas por su importancia o
alta inversión.
Se debe tener en cuenta que cada proyecto tiene su propio
propósito de comunicación, este dependerá de qué se quiere
lograr y a quiénes se quieren impactar.
En este punto se deben tener en cuenta tres factores que
determinarán el proceso comunicacional:
1. PÚBLICO: Es el segmento de la población a la que se desea
llegar. En la Gobernación de Antioquia existen dos tipos de
público:
- Interno: Se refiere a todas las personas que trabajan dentro de
la Administración Departamental, es decir, todos los servidores
públicos del Departamento de Antioquia incluyendo los que se
encuentran trabajando en las sedes externas y subregiones.
- Externo: Se refiere a la comunidad antioqueña en general.
2. ESTRATEGIA: en la Gobernación se utilizan principalmente 5
tipos:
- Boletín de prensa: es la forma escrita, oficial y autorizada, que se
entrega a los medios de comunicación para dar cuenta de la
Gestión de la Administración. Constantemente las secretarías y
dependencias están generando información importante que debe
conocer la comunidad.
- Realización de eventos y certámenes: se utilizan como
estrategia cuando es necesario convocar al público para
transmitir el mensaje, igualmente cuando el objetivo es
inaugurar, celebrar o conmemorar.
- Campañas internas: se hace una campaña interna cuando la
necesidad es crear cultura organizacional, posicionar un
proyecto o programa de interés para todos los funcionarios o
generar sentido de pertenencia por la Administración
Departamental.
- Difusión de mensajes internos: se reproduce un mensaje
cuando este se genera al interior de la Gobernación de
Antioquia o del Departamento y es de interés social o
general.
3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: La Gerencia de comunicaciones
cuenta con una serie de medios por los que se difunden los
mensajes, cada uno cumple con un propósito especial.
- Sistema de Sonido Interno: Por medio de este se realiza el
noticiero “Manos a la Obra” con el que se mantiene
informados a los servidores públicos del acontecer de la
Administración Departamental. Los cinco minutos que dura el
noticiero pueden aprovecharse además para pasar cuñas
sobre los proyectos internos, dar avisos importantes, entrevistar
a los funcionarios involucrados en campañas o programas,
entre otras.
Por políticas de la Gerencia de Comunicaciones el sonido sólo
debe usarse durante esos cinco minutos o en caso de que el
Gobernador o algún miembro del gabinete requieran dar
información importante de última hora.
- Correo interno – Lotus Notes: Por el correo electrónico se
pueden enviar mensajes masivos de interés para todos los
funcionarios o que presten algún tipo de servicio social. La
gerencia utiliza el correo para darle mantenimiento a las
campañas que se están realizando y para informar sobre
inscripciones a programas de bienestar.
Las demás dependencias deben solicitar el envío de mensajes
masivos a la encargada en la Gerencia ya que de ningún
correo personal sale el mismo mensaje a más de 10 personas.
- Página Web: Es el medio de comunicación más fuerte que se
tiene con la comunidad, el cual permite mantenerla
informada de la gestión administrativa. De igual forma en la
página el servidor público podrá informarse y además
encontrar el mini-sitio de la Secretaría de Gestión Humana y
Desarrollo Organizacional en el que se publican los beneficios
y programas de bienestar.
IMPORTANTE: La realización de las estrategias y la utilización de los
medios de comunicación dentro de la Gobernación de Antioquia
deben estar apoyadas y aprobadas por la Gerencia de
Comunicaciones.
III. ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA AL COMUNICAR
Inicialmente se debe aclarar que aunque todos los proyectos que
se crean son importantes para la dependencia que los realiza y
que pueden tener grandes efectos dentro de la organización y la
comunidad, no todos necesitan un despliegue de medios, es
decir, no todos los procesos que se desarrollan deben ser
comunicados a toda la entidad.
Por eso es necesario que antes de comunicar piense en lo
siguiente:
¿Mi proyecto es de interés general?
¿Hay un grupo específico dentro de la organización que necesita
conocer mi proyecto?
Por otra parte hay 4 aspectos principales que deben tenerse en
cuenta cuando se busca transmitir un mensaje o dar a conocer
un proyecto o campaña.
Para visualizarlo se utilizará el caso real de clima “La buena
actitud, yo la dejo crecer”, Campaña de la Secretaría de Gestión
Humana y Desarrollo organizacional que tiene como objetivo
mejorar el clima laboral dentro de la Gobernación de Antioquia.
- LAS 5 W: Qué, quién, por qué, cuándo, dónde.
Lo primero es definir exactamente qué se quiere comunicar.
Debe preguntarse: ¿qué me interesa que el otro conozca?, una
lluvia de ideas puede ayudarle a aclarar el panorama. Cuando
tenga claro lo que quiere decir debe especificar las demás
preguntas planteadas anteriormente.
Ejemplo:
¿Qué voy a comunicar? La campaña de clima organizacional “La Buena
actitud, yo la dejo crecer”.
¿Quién? La secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional y la
Gerencia de Comunicaciones.
¿Por qué? El clima organizacional de la Gobernación de Antioquia se está
viendo afectado por 5 causas: poco reconocimiento al trabajo de los
servidores públicos, los jefes tienen equipos de trabajo muy cerrados, falta de
comunicación de arriba hacia abajo, rumores e irrespeto entre compañeros.
¿Cuándo? La campaña se realizará durante el primer semestre de 2011.
¿Dónde? En el Centro Administrativo Departamental y Fabrica de Licores de
Antioquia.
- OBJETIVO: después de tener bien definidas las 5 W,
ya se tiene una noción más amplia del proyecto y qué es lo que se
quiere comunicar. El segundo paso es formular un objetivo
medible. ¿Qué quiere lograr con el mensaje, proyecto o
campaña?
Ejemplo: mejorar el clima organizacional de la Gobernación de Antioquia y la
Fábrica de licores de Antioquia en un 80%.
- PÚBLICO: elegir el público objetivo es el tercer paso.
No todos los proyectos o los mensajes le interesan a todo el
mundo. Dependiendo del público que se elija después se
destinarán los medios, canales y la forma en la cual se va a
comunicar. Al definir el público se debe ser lo más especifico
posible.
Ejemplo: Todos los funcionarios públicos que laboran en el Centro Administrativo
Departamental y en la Fabrica de Licores de Antioquia.
- MEDIOS: para finalizar debe elegir los medios por los
cuales usted va a transmitir el mensaje. Para esta etapa debe
tener en cuenta el público objetivo, debe buscar la forma de que
el 100% de este quede igualmente informado.
Por ejemplo si su público es del nivel asistencial los medios
electrónicos no serían una opción ya que no estarían a su alcance
y no serían efectivos.
Ejemplo: - Intervención personalizada puesto a puesto, Lotus notes, Noticiero
interno.
IV. SOLICITUD DE APOYO A LA GERENCIA DE
COMUNICACIONES
Si su usted o su área de trabajo necesita apoyo de la gerencia de
Comunicaciones, ésta siempre estará dispuesta a ayudarle.
A continuación encontrará un ejemplo de los formatos que debe
diligenciar y dirigir al área de Comunicación Interna.
Los formatos para descargar los puede encontrar en la página de
ISOLUCION ubicada dentro de la página web de la Gobernación
www.antioquia.gov.co
A continuación podrá encontrar un ejemplo de fichas ya
diligenciadas.
FICHA DE RESPUESTA - SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE COMUNICACIONES
Tipo de solicitud
Organización de eventos
Área o Dependencia
Dirección de informática, Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional
Nombre del Evento
Inauguración Taquilla Gobierno en Línea
Breve descripción del evento
La Dirección de Informática de la Gobernación inaugurará en el segundo piso del Centro Administrativo Departamental la taquilla de Gobierno en línea en la cual el ciudadano podrá diligenciar los 106 trámites que se realizan dentro del edificio. A la inauguración asistirá el Gobernador Luis Alfredo Ramos quien cortará la cinta.
Objetivo del evento
Inaugurar la taquilla de Gobierno en Línea
Número de asistentes esperados
300
Necesidades comunicacionales
- Marcación taquilla Gobierno en línea - Invitación a medios de comunicación - Divulgación a la comunidad.
Fecha de inicio
Junio 10 - 8:00 am
Fecha de finalización
Junio 10 - 10:00 am
Presupuesto
5.000.000
Responsable
María Fabiola Álvarez
FICHA DE SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE COMUNICACIONES
Tipo de solicitud
Plan de comunicaciones – Campaña institucional
Área o Dependencia
Dirección de Desarrollo Humano – Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.
Nombre del proyecto
Viernes de cine foro
Breve descripción del proyecto
El área de Salud Ocupacional quiere realizar un ciclo de cine foros para reforzar la campaña de clima organizacional “La Buena Actitud, yo la dejo crecer” La idea es que cada viernes se presente una película y al final se haga una reflexión acompañada de la Psicóloga clínica de la Gobernación. La asistencia al cine foro es libre y no se necesitará previa inscripción.
Público Objetivo
Funcionarios Públicos del Centro Administrativo Departamental
Objetivo del proyecto
Reforzar la campaña de Clima “ La Buena Actitud yo la dejo crecer”
Antecedentes
Desde enero de 2011 se está reactivando la campaña de clima organizacional la cual no tuvo éxito durante 2010. Este año los servidores se han comprometido ...
Necesidades comunicacionales
- Realización de programación anual - Convocatoria Promoción de cine foro
Fecha de inicio
Mayo de 2011 Fecha de finalización
Noviembre 2011
Presupuesto
No hay presupuesto asignado.
Responsable
Laura Montoya, Psicologa Clinica – ext 8151
FICHA DE RESPUESTA - SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE
COMUNICACIONES
Tipo de solicitud
Plan de comunicaciones – Campaña institucional
Área o Dependencia
Dirección de Desarrollo Humano – Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.
Nombre del proyecto
Viernes de cine foro
Propuesta
- Creación de una imagen gráfica para los cine foros
con el fin de crear identificación. (Anexo 1) - Semanalmente se enviará por correo electrónico la
invitación a participar de los cine foros con la sinopsis de la película el link en el que podrán encontrar en tráiler.
- Se le pedirá a COLFONDOS que suministren crispetas para hacer más llamativa la actividad.
- El viernes de cine foro se hablará de la película en el noticiero interno “Manos a la obra”
Medios
- Correo electrónico Lotus Notes - Noticiero Interno “Manos a la Obra”
Público Objetivo
Funcionarios Públicos del Centro Administrativo Departamental
Objetivo del proyecto
Reforzar la campaña de Clima “ La Buena Actitud yo la dejo crecer”
Fecha de inicio
Mayo de 2011 Fecha de finalización
Noviembre 2011
Presupuesto
No hay presupuesto asignado.
Responsable / Contacto
Laura Martínez Sierra, Practicante – ext 9278
Anexos
Aprobado por: Juan Fernando Ortiz, Ana María Ruiz