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GERENCIA TÉCNICA
Manual de Gestión de Medicamentos, Insumos y Dispositivos Médicos Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos
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FIRMAS DE APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
FIRMA EN ORIGINAL IMPRESO
FIRMA EN ORIGINAL IMPRESO
FIRMA EN ORIGINAL IMPRESO
YANIBE BENDECK BENDECK
Director de Gestión de
Medicamentos e Insumos
LUISA SAAVEDRA CAMPO
Gerente Técnico (E)
DANILO VALLEJO
GUERRERO Vicepresidente de Salud
APOYO DIRECCIÓN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
RICARDO ANTONIO VALBUENA
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GERENCIA TÉCNICA
CAPÍTULO III: SUBPROCESO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos
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YANIBE BENDECK
BENDECK Director de Gestión de
Medicamentos e Insumos
LUISA SAAVEDRA CAMPO Gerente Técnico (E)
DANILO VALLEJO
GUERRERO
Vicepresidente de Salud
APOYO DIRECCIÓN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
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CAPITULO III
1. SUBPROCESO SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
1.1. Objetivo General del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos
Garantizar a los usuarios de Nueva EPS la disponibilidad de una red de farmacias que suministre a los
afiliados que lo requieran los tratamientos prescritos por los médicos tratantes.
1.2. Alcance Del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos
El ámbito del subproceso va desde la recepción de la fórmula médica por parte del Afiliado hasta la custodia de la fórmula médica para la presentación de la cuenta con el recibido del afiliado en original.
1.3. Responsables del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos
Área líder del proceso: Gerencia Técnica-Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos
1.4. Políticas del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos
1.4.1. Políticas generales.
1.4.1.1. Se dispensará todos los medicamentos relacionados en la Resolución 5521 2013,
prescritos por los profesionales de la salud de la red de servicios contratada por NUEVA EPS S.A.
1.4.1.2. Se dispensarán los medicamentos que no están cubiertos por la Resolución 5521
previa autorización del Comité Técnico Científico o por fallo de tutela.
1.4.1.3. Cada zonal debe disponer de operadores o farmacias que suplan la demanda de
medicamentos de tratamiento ambulatorio tanto POS como NO POS y medicamentos controlados.
1.4.1.4. Los Directores o Coordinadores Médicos Zonales deben realizar, previo al inicio de la
operación de las farmacias, la socialización del proceso de dispensación de
medicamentos y coordinar capacitaciones periódicas a los Auxiliares de Farmacias o Regentes sobre el modelo de atención, políticas de la Nueva EPS, y seguimiento al
cumplimiento y conocimiento del proceso de dispensación.
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1.4.1.5. Se tendrán dos tipos de farmacias contratadas, una denominada farmacia de alto costo que es la única que puede dispensar medicamentos POS que requieren
autorización de NUEVA EPS S.A. y medicamentos No POS autorizados por CTC, así
como insumos y productos complementarios autorizados expresamente por la EPS; y otra denominada farmacia POS, que podrá dispensar solamente los medicamentos
incluidos en el POS que no requieren autorización de NUEVA EPS S.A. así como los medicamentos incluidos en la cápita (Ver listado de políticas de suministro de
medicamentos).
1.4.1.6. Es responsabilidad de la Gerencia Operativa en Salud determinar los afiliados exentos
de cuota moderadora y garantizar su actualización en el sistema, así como enviar periódicamente a la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos para que sea
transmitido el listado a las farmacias a nivel nacional.
1.4.1.7. Es responsabilidad de los prestadores enviar las tarifas homologadas con los códigos
de NUEVA EPS S.A. para realizar el cargue de las mismas en el sistema, así mismo reportar los cambios de tarifa con el código de NUEVA EPS S.A. para realizar la
correspondiente actualización.
1.4.1.8. Los prestadores deberán facturar la cuenta médica de los productos dispensados por
evento de acuerdo con el Listado Nacional de Medicamentos acordados en el Anexo correspondiente al contrato.
1.4.1.9. En caso que el proveedor del prestador en primera opción incurra en
desabastecimiento de un producto, deberá notificarlo para que el prestador pueda
adquirir el producto con un proveedor de otra opción disponible y notificar a NUEVA EPS S.A el cambio de la tarifa correspondiente a la opción utilizada, con el fin que se
realice el correspondiente ajuste en el sistema previo a la facturación.
1.4.1.10. La vigencia de las fórmulas médicas dependen de la clasificación de los medicamentos prescritos, de la siguiente manera:
Medicamentos POS que “No requieren autorización de NUEVA EPS S.A.” y POS que “Si requieren autorización de NUEVA EPS S.A.”: la vigencia de las prescripciones es de
treinta (30) días calendario. Medicamentos no POS: La vigencia de las prescripciones es de treinta (30) días
calendario.
1.4.1.11. En los casos, de tratamientos continuados en los cuales el médico prescriptor formule
cantidades superiores a treinta (30) días, la farmacia verificará la fecha de entrega del producto según lo relacionado en las fórmulas y/o autorizaciones posfechadas
verificando que el paciente reciba en las fechas estipuladas la dosis programada,
validando que la fecha de la fórmula médica sea anterior a la fecha de activación de la pre-autorización por la farmacia, es decir que la fecha de la fórmula médica sea
anterior a la fecha en la cual el afiliado está solicitando los medicamentos.
1.4.1.12. Para los casos de afiliados a los cuales se les generen fórmulas médicas mezcladas con medicamentos POS y medicamentos POS alto costo, la fórmula original siempre
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será el soporte de la entrega del medicamento de mayor nivel, es decir, si el Afiliado se acerca a la farmacia con una única fórmula en la cual cuenta con la prescripción de
un medicamento de alto costo POS y un medicamento POS, la original será el soporte
de la autorización del alto costo POS y para el POS el Afiliado tomará fotocopia de la fórmula y este será el soporte para el respectivo cobro a la EPS.
1.4.1.13. Las fórmulas despachadas completas deberán ser igual o superior al 95%.
1.4.1.14. La atención en los puntos de dispensación deberá ser rápida, efectiva y cumplir con los estándares definidos por NUEVA EPS S.A.
1.4.1.15. El cobro de Cuota moderadora está sujeto a los lineamientos contemplados en la
norma vigente Acuerdo 260 de 2004.
1.4.1.16. Se exceptúan de cobro de cuota moderadora a los pacientes:
Incluidos en programas de PyP y programas especiales (Diabetes, hipertensión y
nefroprotección) y que asistan las actividades desarrolladas por los programas.
Los afiliados con patologías clasificadas como catastróficas (VIH, insuficiencia renal y cáncer)
Los afiliados con prescripciones médicas derivadas de la atención de urgencias. Los afiliados con las siguientes patologías: Paralasis cerebral, síndrome de Down,
fibrosis quística y trasplante.
1.4.1.17. Es responsabilidad de los Directores y/o Coordinadores Médicos Zonales, con el apoyo
operativo de los Coordinadores de Modelo de Atención y/o de los Supervisores realizar mensualmente la supervisión de las farmacias, teniendo en cuenta el instrumento de
“protocolos Farmacéuticos 04-03-F-008”, evaluación técnica de calidad y de servicio, el cual evalúa estándares normativos y de servicio como tiempos de espera y pendientes.
Lo anterior debe realizarse con el fin de garantizar los estándares normativos y de
servicio a los afiliados de NUEVA EPS S.A.
1.4.1.18. Es responsabilidad de Directores y/o Coordinadores Médicos Zonales, con el apoyo operativo de los Coordinadores de Modelo de Atención y/o de los Supervisores
garantizar la construcción de los Planes de Mejoramiento en conjunto con las farmacias y realizar el seguimiento a la ejecución y cumplimiento de los mismos.
1.4.1.19. Es responsabilidad de la Dirección de Medicamentos, suministrar información al afiliado relacionada con el proceso para la obtención de medicamentos Pos y No POS,
así como los cambios en la Normatividad Legal Vigente que guardan relación con los
medicamentos. Lo anterior, siguiendo las pautas establecidas en el anexo “Flujo de Suministro de Información”. Adicionalmente es su responsabilidad adoptar las medidas
preventivas o correctivas con base en los resultados de las mediciones del nivel de comprensión de la información suministrada.
1.4.1.20. A continuación se resumen los posibles medicamentos a dispensar desde las
farmacias.
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TIPO DE MEDICAMENTO
REQUIERE AUTORIZACION
TIPO DE FARMACIA
QUE
DISPENSA
VALIDACIÓN DE DERECHOS TIPO DE
AUTORIZACION REQUISITO PARA LA
ORDEN MEDICA REQUERIDO MECANISMO
POS No requieren
autorización de
Nueva EPS
POS SI Consulta estado del afiliado a través del portal o bases de
datos
No aplica ORIGINAL O COPIA
POS Si requieren
autorización de Nueva EPS
ALTO COSTO SI Mediante la activación de pre-autorización por portal o call
center
Autorización física o telefónica
ORIGINAL O COPIA
NO POS CTC
Si requieren
autorización de Nueva EPS
ALTO COSTO SI
Mediante la activación de pre-
autorización por portal o call center
Autorización física o mensaje de texto
ORIGINAL O COPIA
NO POS TUTELA Si requieren
autorización de
Nueva EPS
ALTO COSTO SI Mediante la activación de pre-autorización por portal o call
center
Autorización física o
mensaje de texto ORIGINAL O COPIA
Para el caso de Elementos y Dispositivos Médicos No Pos con tutela taxativa, los requisitos para la
dispensación serán los relacionados en el siguiente cuadro:
TIPO DE ELEMENTO O
DISPOSITIVO MEDICO
DESCRIPCION
TIPO DE FARMACIA
QUE DISPENSA
VERIFICACION
DE DERECHOS
TIPO DE
AUTORIZACION
REQUISITO
AUTORIZACION
REQUISITO PARA LA
ORDEN MEDICA
NO POS - TUTELA
SIN ORDEN MEDICA
Si requieren
autorización de Nueva EPS
ALTO COSTO NO
Mediante la
activación de Pre-autorización por
portal
Únicamente autorización física, en el campo
observación debe encontrarse el texto:
“T160 T. Taxativa SOM”
No requiere –se debe utilizar
formato de recibido del medicamento
1.4.2. Políticas relacionadas con la formulación de medicamentos
1.4.2.1. Toda formulación de medicamentos deberá realizarse a través del sistema de las IPS
Exclusivas de los afiliados, con base en los parámetros exigidos por la Ley en el Decreto 2200 de 2005. Para los casos en que la formulación se realice a través de IPS NO
exclusivas que no tienen acceso al sistema, las prescripciones médicas podrán ser sistematizadas o manuales, con base en los requisitos del Decreto 2200 de 2005,
Capítulo IV – De la prescripción de los medicamentos, cuyas características son:
Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia.
La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su administración.
Se hará en idioma español, en forma escrita.
No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por
el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el
medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso
hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el
diagnóstico. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en
casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera.
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Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su
respectiva cantidad.
1.4.2.2. De acuerdo con el Decreto 2200 de 2005 el contenido de la prescripción médica
deberá contar con la siguiente información:
Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica.
Lugar y fecha de la prescripción. Nombre del paciente y documento de identificación.
Número de la historia clínica.
Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre genérico).
Concentración y forma farmacéutica. Vía de administración.
Dosis y frecuencia de administración.
Período de duración del tratamiento (Debe describir un periodo de tiempo definido) Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números
y letras. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
Vigencia de la prescripción. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.
1.4.2.3. Solo se aceptaran fórmulas que se realicen de manera sistematizada para el caso de las IPS Exclusivas, pero también se aceptarán las fórmulas médicas manuales para el
caso de IPS No Exclusivas o red de servicios contratada.
1.4.2.4. No se aceptarán prescripciones de medicamentos que no cuenten con Registro
INVIMA vigente.
1.4.2.5. Solo podrán formularse productos que se encuentren clasificados como medicamentos ante el ente regulador (INVIMA). Los productos que no tengan una indicación
terapéutica no deberán ser formulados. 1.4.2.6. Del periodo de formulación:
Medicamentos formulados en consulta externa cubrirán un periodo máximo de
tratamiento hasta por 30 días. Se deben entregar los medicamentos hasta por 5 días de tratamiento para las
prescripciones médicas derivadas de urgencias o egreso hospitalario, se exceptúan los
analgésicos y antibióticos que deben ser suministrados por la farmacia para el tratamiento completo posterior a su transcripción en la IPS primaria.
Medicamentos formulados en urgencias o egreso hospitalario en horario no hábil (Nocturnos y festivos) la IPS de atención deberá entregar al afiliado hasta 3 días de
tratamiento y la fórmula médica correspondiente a los días restantes del tratamiento
para que el afiliado solicite la transcripción y reclame el medicamento en la farmacia de su IPS primaria. De esta política se exceptúan las prescripciones de antibióticos, los
cuales deberán ser entregados por la IPS de atención de urgencias o egreso hospitalario en su totalidad.
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1.4.2.7. Los profesionales autorizados para la prescripción de medicamentos serán los médicos
y odontólogos titulados y con registro profesional. Se exceptúan los casos de
patologías incluidas en actividades de promoción y mantenimiento de la salud, en las cuales el médico valora y define la conducta médica y podrá la enfermera de PyP
transcribir la fórmula posteriormente, sin efectuar cambios sobre la conducta inicial. Conforme a la Resolución 412 de 2000 y Resoluciones 0769 y 1973 de 2008, los
profesionales de Medicina Enfermería están facultados para realizar consulta de
planificación familiar y definir el método más conveniente, incluyendo implante subdérmico.
1.4.2.8. La formulación de medicamentos no POS solamente podrá realizarse por parte de los
médicos especialistas en la patología relacionada cuando la solicitud es por primera
vez, para la continuidad del tratamiento la prescripción médica puede ser expedida por el médico tratante (Especialista o general que hace parte del grupo de médicos de la
IPS que atiende la patología). Se exceptúa las siguientes especialidades: psiquiatría, reumatología, endocrinología, neurología y oncología, las cuales siempre deben ser
emitidas por el médico especialista.
1.4.2.9. Para los programas integrales de atención a las patologías de alto impacto la emisión
de la orden médica estará sujeta a las condiciones definidas en la contratación con las IPS que atienden integralmente estas patologías, pero en ningún caso la definición de
los programas podrá permitir la formulación diferente a las anteriormente expuestas.
1.4.2.10. Para el caso de los medicamentos no fraccionables, la orden de servicios o
autorización deberá venir autorizada en la unidad mínima de entrega o sus respectivos múltiplos, cuando la unidad mínima de entrega sea inferior a la cantidad autorizada,
se podrá realizar la dispensación, no obstante, para los casos en que la unidad mínima de entrega sea superior a la cantidad autorizada, no se podrá dispensar y se
deberá direccionar al usuario a la correspondiente Oficina de Atención al Afiliado de la EPS para la corrección de la orden.
1.4.2.11. En cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 1478 de 2006, la prescripción de los medicamentos de control deberá tener las siguientes características:
Obligatoriamente deberá contar con las especificaciones establecidas en el Decreto
2200 de 2005 Letra clara y legible.
Sin enmendaduras
La vigencia de las fórmulas médicas será de 15 días. Las fórmulas médicas deberán ser generadas un documento original y dos copias.
Los medicamentos de control especial deberán estar prescritos en un documento independiente de la formulación de otros medicamentos.
Debe especificar la cantidad total en números y letras y dosis diaria (frecuencia de administración).
Vía de administración y tiempo del tratamiento.
Deberá generarse la fórmula médica en el recetario oficial de la Seccional del Fondo de Estupefacientes en los departamentos en que así se exija.
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Para las prescripciones de medicamentos de control la cantidad máxima de tratamiento a prescribir es de 30 días, con excepción del medicamento Fenobarbital
para el que la cantidad puede ser prescrita hasta por 90 días de tratamiento.
1.4.3. Políticas relacionadas con el suministro de medicamentos en farmacias POS
(medicamentos que no requieren autorización)
1.4.3.1. La vigencia de la fórmula médica POS es de treinta (30) días.
1.4.3.2. En caso de tratamientos crónicos, la prescripción se podrá realizar hasta por seis (6)
meses, teniendo en cuenta que desde la primera entrega es posible dispensar con
copia de la fórmula médica, siempre y cuando se valide la vigencia, es decir que la fecha de emisión de la prescripción no sea mayor a 30 días. Las entregas posteriores
se realizarán cada mes en fechas cercanas a la de la primera entrega usando como soporte la copia de la prescripción.
1.4.3.3. Para la entrega de los medicamentos POS que no requieren autorización, solamente se debe hacer la validación de derechos administrativos de los afiliados.
1.4.3.4. El suministro de medicamentos POS requiere confirmación que el Afiliado se encuentra
activo en el sistema, si la prescripción viene en papelería de la IPS asignada, se entiende que ya se validaron los derechos previamente, por lo que no habría
necesidad de realizar nuevamente la verificación. Prescripciones en papelería diferente
requieren obligatoriamente la verificación.
1.4.3.5. Solamente se realizará entrega de medicamentos POS en ciudades diferentes al lugar de residencia del afiliado cuando el tratamiento se prescribió por urgencias y/o
hospitalización, esta fórmula médica será entregada por la farmacia POS, no requieren
autorización de NUEVA EPS S.A. ni transcripción. Para el caso de medicamentos capitados, cuya prescripción resulta de una atención de urgencias prestada en una
ciudad diferente a la del usuario, cualquiera de las farmacias de la ciudad debe hacer entrega de los medicamentos sin requerir autorización de Nueva EPS. Si la prescripción
de estos medicamentos se realiza en la ciudad del usuario pero en una IPS diferente a la IPS primaria, la entrega la puede realizar cualquiera de las farmacias sin requerir
autorización y se debe facturar como un evento.
1.4.3.6. Por ningún motivo se acepta que un afiliado o acudiente reciba los medicamentos de
más de dos afiliados. Se exceptúa de esta política los familiares hasta primer grado de consanguinidad.
1.4.3.7. La entrega de medicamentos que son para el tratamiento de enfermedades de interés en salud pública (Malaria, tuberculosis, leishmaniasis, lepra, entre otras disposiciones
de ley) se realizará en los hospitales de la red pública o en la Secretaría de Salud correspondiente, previa notificación a la Secretaria de Salud correspondiente por parte
de la IPS tratante o primaria, a menos que exista un soporte de desabastecimiento en
estos entes de tal manera que la EPS deba responder por el suministro a los pacientes. Estos medicamentos no requieren autorización para su entrega.
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1.4.3.8. Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la
farmacia el documento de identidad original del mismo y/o del afiliado.
1.4.3.9. Los dispositivos médicos de entrega en farmacias ambulatorias requieren autorización
con excepción de los preservativos que conforme a la Resolución 5521 de 2014 y de
conformidad con las normas que reglamentan la materia, están cubiertos por el POS para la prevención de Infecciones de Transmisión Sexual -ITS-, VIH/SIDA y
planificación familiar.
1.4.4. Políticas relacionadas con el suministro de medicamentos en farmacias de alto
costo (medicamentos no pos y medicamentos que requieren autorización)
1.4.4.1. La vigencia de la fórmula médica de medicamentos POS que “Requieren autorización de NUEVA EPS S.A.” y de medicamentos No POS es de treinta (30) días.
1.4.4.2. Las prescripciones de tratamientos No POS y POS “Requieren autorización de NUEVA EPS S.A.” son hasta por tres (3) meses, sin embargo para algunos medicamentos No
POS NUEVA EPS S.A. podrá aceptar prescripciones hasta por doce (12) meses de tratamiento.
1.4.4.3. Para la entrega de los medicamentos se requiere autorización.
1.4.4.4. En el evento en el que se identifique que en una autorización hayan posibles errores, el prestador deberá abstenerse de dispensar el producto y solicitar al afiliado que se
dirija a la Oficina de Atención de NUEVA EPS más cercano.
1.4.4.5. Por ningún motivo se acepta que un afiliado o acudiente reciba los medicamentos de
más de dos afiliados. Se exceptúa de esta política los familiares hasta primer grado de consanguinidad.
1.4.4.6. En caso de que en una fórmula médica se prescriban medicamentos post-fechados, se
autoriza reclamar los medicamentos con copia de la fórmula médica desde la primera entrega hasta la última.
1.4.4.7. El afiliado se acercará a la farmacia con número de pre-aprobación el cual siempre deberá ser ACTIVADO en las farmacias.
1.4.4.8. Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a
la farmacia a reclamar los medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la
farmacia el documento de identidad original del mismo y/o del afiliado.
1.4.4.9. La dispensación de medicamentos importados por Nueva EPS solo se realiza en farmacias del Operador Logístico autorizado y siempre se debe presentar autorización
física o por mensaje de texto.
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1.4.4.10. De acuerdo con la sentencia T-160 de 2014 emitida por la Corte Constitucional, se dispensarán Elementos e Insumos sin orden médica, si y solo si son ordenados por
una tutela taxativa y la autorización venga con el siguiente contenido en el campo
observación: “T160 T. Taxativa SOM”. Para tal fin, es obligación de la farmacia suministrar el medicamento con la autorización física que cumpla con lo mencionado y
adicionalmente, deberá diligenciar el Formato 04-03-F-009 Constancia de Recibido de Medicamentos establecido para la firma en original como constancia de recibido por
parte del afiliado.
1.4.5. Política relacionada con el suministro de medicamentos que no se encuentren en existencia dentro de la farmacia.
1.4.5.1. El prestador deberá cambiar de proveedor en los casos de desabastecimiento del
laboratorio fabricante de primera opción, de acuerdo con el listado nacional de medicamentos, a la opción siguiente que tenga disponibilidad del medicamento. Así
mismo, el prestador deberá solicitar las certificaciones correspondientes de
desabastecimiento al proveedor, para ser presentada a NUEVA EPS S.A, indicando el nuevo proveedor seleccionado y el cambio en la tarifa y la vigencia de esta tarifa de
acuerdo con el desabastecimiento, previa aprobación de NUEVA EPS S.A.
1.4.5.2. En los casos en que se genere pendiente por la entrega de algún medicamento, se debe realizar el envío del medicamento a domicilio en máximo 48 horas, si el paciente
acepta este servicio, conforme a lo establecido en la Ley 019 de 2012 (Ley
antitrámites) y Resolución 1604 de 2013.
1.4.6. Políticas para el suministro de medicamentos de control especial por el fondo
nacional de estupefacientes.
1.4.6.1. La vigencia de la fórmula médica de medicamentos POS o No POS de Control Especial
es de quince (15) días calendario.
1.4.6.2. Para los medicamentos de control especial, siempre se requiere de la fórmula médica original, en letra clara y legible, sin enmendaduras, donde se especifique la cantidad
total en números y letras y dosis diaria (frecuencia de administración), vía de
administración y tiempo de tratamiento, no se aceptan copias para prescripciones posfechadas.
1.4.6.3. La cantidad total prescrita de medicamentos de control especial con excepción de
Fenobarbital, debe corresponder a las dosis requeridas para treinta (30) días
calendario.
1.4.6.4. Es responsabilidad de las farmacias informar a los afiliados y a sus acudientes que en caso de cambio de terapia o fallecimiento, si existen sobrantes de los medicamentos
monopolio del Estado, el familiar del paciente deberá hacer la devolución de los
mismos al respectivo lugar donde fue adquirido. Es responsabilidad de la farmacia realizar el trámite ante el Ente de control.
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1.4.7. Políticas de seguimiento a la red
1.4.7.1. Se deberá garantizar que el seguimiento a la red de prestadores de farmacias se haga de manera trimestral.
1.4.7.2. El supervisor del contrato debe realizar seguimiento trimestral al cumplimiento de las
obligaciones contractuales y de la vigencia de los certificados de habilitación y de las
pólizas de la red, de acuerdo a su competencia.
1.4.8. Políticas del subproceso administración de capitaciones de medicamentos
1.4.8.1. La capitación deberá certificarse al prestador antes del día 10 de cada mes.
1.4.8.2. El prestador deberá facturar a NUEVA EPS S.A. antes del día 20 del mes.
1.4.8.3. La liquidación del valor de la capitación deberá generarse con el número de afiliados
activos reportados el 1 de cada mes y al valor pactado con cada prestador. El ajuste del mes anterior se hará con base en el promedio de afiliados activos del día 1, 15 y
30, el cual se descontará o se incrementará según sea el caso, del valor de afiliados activos del 1 del mes que se está liquidando.
1.4.9. Políticas del subproceso Uso Racional de Medicamentos
1.4.9.1. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos realizar estudios farmacoepidemiológicos para caracterizar el uso de medicamentos en la
población afiliada.
1.4.9.2. La priorización de moléculas para los análisis farmacoepidemiológicos se debe hacer teniendo en cuenta los siguientes criterios: impacto en costo médico, nuevas
tecnologías en salud, medicamentos de interés en salud pública
1.4.9.3. Adicionalmente se deben realizar los estudios farmacoepidemiológicos para las
moléculas que defina la organización.
1.4.9.4. A partir del resultado de los estudios realizados, la Dirección de Gestión de
Medicamentos e Insumos debe proponer estrategias costo-efectivas y de gerenciamiento de la enfermedad
1.4.9.5. El resultado de los análisis y las estrategias planteadas deben ser socializados con las
Gerencias Zonales y las áreas que se considere necesario.
1.4.9.6. Es responsabilidad de las Gerencias Zonales recibir y gestionar las estrategias
planteadas por la Dirección de Gestión Medicamentos e Insumos
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1.5. Flujograma Suministro de medicamentos POS “que no requieren autorización”
1.6. Descripción de actividades para el suministro de medicamentos POS “que no requieren autorización”:
No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Inicio
1.
Recibir del Afiliado la fórmula
médica.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Para todas las entregas original o copia prescrita por Médico General o Especialista.
Para prescripciones post-fechadas la fórmula médica debe mencionar claramente el periodo por el cual se está
formulando y las cantidades para el total del tratamiento
prescrito. Documento de identificación o carné de la NUEVA EPS. S.A.
o documento de identificación de la persona que reclama los medicamentos.
Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los
medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la
farmacia el documento original del mismo y/o del afiliado.
INICIO
1.Recibir del Afiliado la
Formula Médica
2. Verificar el tipo de
medicamento prescrito en
la formula.
3. ¿La fórmula
contiene
medicamentos POS
“que no requieren
autorización”?
No
4. Direccionar al Afiliado a
una Farmacia de alto costo
o a un Punto de Atención.
Si
8.¿La formula se
encuentra en formato
de la IPS asignada al
operador logístico?
9.No validar derechos
administrativos.
Si
No
11 ¿El Afiliado se
encuentra activo?
12. Informar al Afiliado, el
motivo de la negación y
dirigirlo a la oficina de
Atención.
Si14.. ¿El Afiliado está
exento del pago de
cuota moderadora?
16. Recaudar el valor de la
cuota moderadora
15. No cobrar cuota
moderadora
Si
6. ¿La formula Médica
cumple con todos los
parámetros?
7. Direccionar al afiliado a
su IPS primaria.
No
SI
5. Validar los soportes
entregados por el afiliado.
10. .Validar derechos
administrativos.
13.Verificar si el afiliado
está exento del pago de
cuota moderadora
17. Verificar si el afiliado
ha recibido los mismos
medicamentos en un lapso
menor a 30 días.
18. ¿Se entrego el
mismo medicamento
en un lapso menor a 30
días?
19. No entregar
medicamento,.
20. Alistar medicamentos
prescritos.
21. Informar al afiliado las
condiciones de
almacenamiento y uso
adecuado del
medicamento prescrito,
22. Solicitar al Afiliado
revisar los medicamentos
suministrados (descripción,
presentación y
concentración).
23. Solicitar al afiliado la
firma de recibido en el
original y en la copia de la
fórmula médica y/o si
aplica en la autorización
(Cara frontal) con nombre
claro, documento de
identificación y fecha.
NO
Si
NoNo
FIN
FIN
24. Guardar la fórmula
médica para la
presentación de la cuenta
con el recibido del afiliado
en original.
REGENTE O AUXILIAR DE FARMACIA
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS POS
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
2.
Verificar el tipo de medicamentos prescritos en la
fórmula.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Verificar si son POS “No requieren Autorización” o POS “Requieren autorización”
3.
¿La fórmula contiene
medicamentos POS “Que no Requieren
autorización”?
4.
NO: Medicamentos POS “Requieren autorización”: Direccionar al afiliado a la farmacia de alto costo más
cercana e informarle que allí
se le entregarán los medicamentos prescritos.
Medicamentos No POS: Direccionar al afiliado al Punto
de Atención de la NUEVA EPS más cercano, e informar que
requiere una autorización por
parte de NUEVA EPS para la entrega de los medicamentos
en las farmacias de alto costo. Esta actividad va al fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
5.
SI: Validar los soportes
entregados por el afiliado.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se valida la vigencia de la fórmula médica hasta por treinta
(30) días, que haya sido emitida por algún médico o institución que se encuentre autorizado por la NUEVA EPS,
validación que se debe realizar consultando la red nacional
de IPS exclusivas y farmacias y la red nacional de urgencias y hospitalaria en la página web
http://www.nuevaeps.com.co/v2/red3.php o en la línea 018000948811 y que cumpla con los siguientes parámetros:
Nombre y documento de identificación del afiliado. Crees
Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección, teléfono
y/o dirección electrónica) Nombre y número de registro médico legible o sello médico
del Médico Tratante.
Nombre del medicamento en su denominación común internacional, presentación, concentración, vía de
administración, dosis, frecuencia de administración y tiempo de respuesta esperada.
Sin tachones o repisados.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
6. ¿La fórmula Médica cumple con todos los parámetros?
7.
NO: Direccionar al afiliado a
su IPS primaria.
Esta actividad va al fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Con el fin que el profesional de salud corrija la inconsistencia
en la prescripción médica.
8.
SI: ¿La fórmula se
encuentra en formato de la
IPS asignada al operador logístico?
9.
SI: No validar derechos
administrativos.
Continuar en la actividad 13
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
10.
NO: Validar derechos
administrativos.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se validan a través de la base de datos, por internet o por
Call Center. Ver anexo Instructivo web para validación de
derechos.
11. ¿El Afiliado se encuentra
activo?
12.
NO: Informar al Afiliado, el
motivo de la negación y
dirigirlo a la oficina de Atención al Afiliado de la
NUEVA EPS, para que resuelva su situación. Esta Actividad
va al Fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
13.
Si: Verificar si el afiliado está exento del pago de cuota
moderadora.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Validar los siguientes criterios: Se encuentra en el listado de Afiliados Exentos (Diagnóstico
de Síndrome de Inmunodeficiencia adquirida, Cáncer,
Diálisis, Trasplante, Fibrosis Quística, Síndrome de Down y Parálisis Cerebral).
Afiliados con fórmula médica con marcación de inscrito en los Programas Especiales o de Promoción y Mantenimiento
de la Salud de la Nueva EPS. La fórmula médica menciona la exoneración escrita o con
sello de programas especiales.
14. ¿El Afiliado está exento del pago de cuota
moderadora?
15. Si: No cobrar cuota moderadora. Continuar en la
actividad 17.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
16.
No: Recaudar el valor de la cuota moderadora.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se recauda con base en el ingreso base de cotización y el Acuerdo expedido por el Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud, y entregar la copia de la fórmula al Afiliado o acudiente con los medicamentos prescritos, si éstos se
encuentran en existencia.
17.
Verificar si el afiliado ha
recibido los mismos
medicamentos en un lapso
menor a 30 días.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se verifica con el fin de evitar entregas duplicadas de los productos, sin embargo la entrega de medicamentos se
podrá realizar tres (3) días antes de cumplir su periodo de entrega.
18.
¿Se le han entregado al Afiliado los mismos medicamentos en un lapso menor a 30 días?
19. Si: No entregar medicamento,
Esta Actividad va al Fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
20.
No: Alistar los medicamentos
prescritos.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Debe verificar que los medicamentos alistados correspondan a los prescritos por el médico tratante.
21.
Informar al afiliado las
condiciones de almacenamiento (humedad,
temperatura) y uso adecuado del medicamento prescrito.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se informa con el fin de garantizar el efecto terapéutico
deseado.
22.
Solicitar al Afiliado que revise
que los medicamentos suministrados corresponda a
los prescritos por el médico
tratante en cuanto a descripción, presentación y
concentración.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
23.
Solicitar al afiliado la firma de
recibido en el original y en la
copia de la fórmula médica y/o si aplica en la autorización
(Cara frontal) con nombre claro, documento de
identificación y fecha.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
24.
Guardar la fórmula médica para la presentación de la
cuenta con el recibido del
afiliado en original.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Fin
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1.7. Flujograma suministro de medicamentos POS “que requieren autorización de
NUEVA EPS S.A”
REGENTE O AUXILIAR DE FARMACIA
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS POS
Inicio
1. Recibir del afiliado la formula médica
2. Verificar el tipo de medicamentos prescritos en la
formula.
3. ¿La fórmula contiene
medicamentos POS “Que requieren autorización?
No
4. POS “Que no requieren autorización”: Direccionar al afiliado a la farmacia POS más
cercana
4. No POS Continuar con el procedimiento
para la dispensación de medicamentos No POS
Fin
5. Validar soportes vigencia, medico, IPS y
parámetros para la presentación de la
formula.
Si
6. ¿La fórmula médica cumple con
todos los parámetros?
7. Direccionar al afiliado a su IPS
primaria
No
Si
9.¿El medicamento
puede ser autorizado por Call
Center?
10. Comunicarse con el Call Center para
obtener la autorización de
entrega
Si
11. ¿El Call Center emite autorización?
12. Direccionar al afiliado al Punto de
Atención al Afiliado más cercano
No
No
14. Anotar el número claramente en la parte superior derecha de la
fórmula médica.
13. Verificar autorización física o mensaje de texto
8. Verificar si la autorización debe ser
física, mensaje de texto o por Call
Center
Si
15. Verificar si el afiliado está exento del pago de cuota moderadora
16. ¿El Afiliado está exento del cobro de cuota moderadora?
17. Recaudar el valor de la cuota moderadora
de acuerdo con la categoría del afiliado
No
18. Alistar los medicamentos prescritos,
verificando que los medicamentos alistados
correspondan a los prescritos por el médico
tratante.
Si
19. Informar al afiliado las condiciones de
almacenamiento y uso adecuado del
medicamento prescrito.
20. Solicitar al Afiliado revisar los medicamentos
suministrados (descripción, presentación y concentración)
21. Solicitar al afiliado firma de recibido en el original de la fórmula médica (Cara frontal)
22. Guardar la fórmula médica en original o copia, para la presentación de la
cuenta con el recibido original del afiliado en y
número de la autorización.
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1.8. Descripción de actividades suministro de medicamentos POS “que requieren
autorización de NUEVA EPS S.A.”
No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Inicio
1.
Recibir del Afiliado la fórmula
médica.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Para todas las entregas original o copia prescrita por
Médico General o Especialista.
Para prescripciones post-fechadas, la fórmula médica
debe mencionar claramente el periodo por el cual se está formulando y las cantidades para el total del
tratamiento prescrito. Documento de identificación o carné de la NUEVA EPS.
S.A. o documento de identificación de la persona que
reclama los medicamentos. Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de
edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los medicamentos prescritos. El acudiente debe presentar
en la farmacia el documento de identidad original del
mismo y/o del afiliado.
2.
Verificar el tipo de
medicamentos prescritos en la formula.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Verificar si son POS “Que no requieren autorización” o POS “Que requieren autorización”.
3. ¿La fórmula contiene medicamentos POS “Que
requieren autorización?
4.
NO: Medicamentos POS “Que no requieren autorización”: Direccionar al afiliado a la
farmacia POS más cercana e informarle que allí se le
entregarán los medicamentos prescritos.
Medicamentos No POS: Continuar con el procedimiento
para la dispensación de medicamentos No POS.
Esta actividad va al fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
5.
SI (Son POS “Que requieren Autorización”):
Validar los soportes
entregados, medico, IPS y parámetros.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Los soportes entregados por el afiliado. La vigencia de la fórmula médica hasta por treinta (30)
días. Que haya sido emitida por algún médico o institución que
se encuentre autorizado por la Nueva EPS, validación que
se debe realizar consultando la red nacional de IPS exclusivas y farmacias y la red nacional de urgencias y
hospitalaria en la página web http://www.nuevaeps.com.co/v2/red3.php
Qué la fecha de la fórmula medica sea anterior a la fecha
de activación de la pre-autorización, es decir que la fecha de la fórmula medica sea anterior a la fecha en la cual el
afiliado está solicitando los medicamentos. Que cumpla con los siguientes parámetros:
o Nombre y documento de identificación del afiliado. o Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual
corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección,
teléfono y/o dirección electrónica) o Nombre y número de registro médico legible o sello
médico del Médico Tratante. o Nombre del medicamento en su denominación común
internacional, presentación, concentración, vía de
administración, dosis, frecuencia de administración y tiempo de respuesta esperada.
o Sin tachones o repisados.
6. ¿La fórmula médica cumple
con todos los parámetros?
7.
NO: Direccionar al afiliado a
su IPS primaria Esta actividad va al Fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se direcciona con el fin de que el profesional de salud le
corrija la inconsistencia en la prescripción y explicar al afiliado, en lo posible, el motivo de negación de la entrega
del medicamento.
8. Si: Verificar si la autorización debe ser física, mensaje de
texto o por Call Center.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
(línea Bogotá 3077023, fuera de Bogotá 018000948811)
9. ¿El medicamento puede ser autorizado por Call
Center?
NO: ir a la actividad 13
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
SI:
10. Comunicarse con el Call Center para obtener la autorización de
entrega.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
(línea Bogotá 3077023, fuera de Bogotá 018000948811)
11. ¿El Call Center emite autorización?
SI: ir a la actividad 14
NO:
12.
Direccionar al afiliado al Punto de Atención al Afiliado más
cercano Esta actividad va al Fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Explicar al afiliado en lo posible el motivo de negación de la
entrega del medicamento.
13.
Verificar autorización física o
mensaje de texto Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Activar la pre-autorización por el portal web, validar los
datos del afiliado y de la autorización y realizar la
dispensación
14. Anotar el número claramente
en la parte superior derecha de la fórmula médica.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
15.
Verificar si el afiliado está
exento del pago de cuota moderadora
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
La fórmula médica dice “Exento de cuota moderadora”.
Verifica si el afiliado se encuentra en la base de datos de “Afiliados exentos de cobro de cuota moderadora”
entregado por NUEVA EPS.
16. ¿El Afiliado está exento del cobro de cuota
moderadora?
SI: Continuar en la actividad 18.
17.
No: Recaudar el valor de la
cuota moderadora de acuerdo
con la categoría del afiliado
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
El valor se valida en la fórmula médica, o en el carné presentado por el afiliado o vía internet o por Call Center.
18.
Alistar los medicamentos
prescritos, verificando que los medicamentos alistados
correspondan a los prescritos
por el médico tratante.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
19.
Informar al afiliado las
condiciones de almacenamiento (humedad,
temperatura) y uso adecuado
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
del medicamento prescrito, con el fin de garantizar el
efecto terapéutico deseado.
20.
Solicitar al Afiliado que revise que los medicamentos
suministrados correspondan a los prescritos por el médico
tratante en cuanto a
descripción, presentación y concentración.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
21.
Solicitar al afiliado la firma de
recibido en la fórmula médica (Cara frontal) con nombre
claro, documento de identificación y fecha.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
22.
Guardar la fórmula médica en
original o copia, para la presentación de la cuenta con
el recibido original del afiliado en y número de la
autorización.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Fin
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1.9. Flujograma suministro de medicamentos No POS, insumos médicos y/o
productos complementarios.
1.10. Descripción de actividades suministro de medicamentos No POS, insumos
médicos y/o productos complementarios.
No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Inicio
1.
Recibir la fórmula médica
de Afiliado.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Fórmula médica prescrita por el médico especialista en
original o copia.
2. Verificar el tipo de
medicamento
prescrito en la
formula.
3. ¿La fórmula
contiene medica. No
POS, insumos y/o
productos
complementarios?
No
5. Validar soportes
vigencia, medico, IPS
y parámetros para la
presentación de la
formula.
6. ¿La Formula
medica cumple con
todos los requisitos?
Si
Si
1.Recibir la fórmula
médica de Afiliado:
8. Verificar veracidad
y consistencia de la
autorización o
preautorización.
INICIO
7. Direccionar al
afiliado al Punto de
atención mas
cercano de la NUEVA
EPS.
No
10. ¿Se emite
número de
autorización?
11. Direccionar al
afiliado al Punto de
Atención más cercano
de la NUEVA EPS,
NO
12. Anotar el número
claramente en la
parte superior
derecha de la pre-
autorización y de la
fórmula médica.
SI
13. Verificar el valor
de la cuota
moderadora
14. ¿El Afiliado
está exento del
cobro de cuota
moderadora?
15.No cobrar cuota
moderadora.
16. Recaudar el valor
de la cuota
moderadora
NO
SI
17. Alistar
medicamentos,
verificando que los
medicamentos
correspondan a los
prescritos por el
médico tratante.
18. Informar al afiliado
las condiciones de
almacenamiento y
uso adecuado del
medicamento
prescrito,
19. Solicitar al Afiliado
revisar los
medicamentos
suministrados
(descripción,
presentación y
concentración).
20. Solicitar al afiliado
firma de recibido en el
original de la fórmula
(Cara frontal).
21. Guardar formula
médica para la
presentación de la
cuenta.
fin
REGENTE O AUXILIAR DE FARMACIA
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS NO POS
4.POS “Que no
requieren
autorización”:
Direccionar al afiliado
a la farmacia POS
más cercana.
4.POS que requieren
autorización:
Continuar con el
procedimiento POS
que requieren
autorización
9. Activar la pre-
autorización
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Autorización o pre-autorización (para entregas posteriores) impresa
Documento de identificación o carné de la Nueva EPS o
documento de identificación de la persona que reclama los medicamentos.
Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los
medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la farmacia el documento original del mismo y/o del afiliado.
Debe entregar para medicamentos No POS Control Especial:
Fórmula en original prescrita por Médico General o Especialista.
Para tratamientos superiores a un mes fórmulas en original por cada uno de los periodos, por ningún motivo se
aceptan formulas pos-fechadas de un medicamentos No
POS de Control Especial en la misma prescripción. El único caso excepcional en que una farmacia alto costo
puede dispensar medicamentos o insumos NO POS sin fórmula médica, es cuando la solicitud proviene de una tutela taxativa,
lo cual identifica a través de la pre-autorización física cuya
observación debe indicar el siguiente texto: T160-Tutela taxativa son OM. En estos casos, la farmacia deberá diligenciar
el Formato de Constancia de Recibido de Medicamentos, para la firma original como constancia de recibidos los
medicamentos por parte del afiliado.
2.
Verificar el tipo de
medicamentos prescritos en la formula
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Verificar si son POS “Que no requieren autorización” o POS
“Que requieren autorización” o no POS.
3.
¿La fórmula contiene medicamentos No pos,
insumos médicos y/o productos
complementarios?
4.
No: Medicamentos POS que no requieren autorización: Direccionar al afiliado a la farmacia POS
más cercana e informarle
que allí se le entregarán los medicamentos prescritos.
Medicamentos POS que requieren autorización: Continuar con el
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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Página 26 de 48
No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
procedimiento para la dispensación de
medicamentos POS que
requieren autorización
5.
SI: Validar soportes y
vigencia de la formula médica.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Los soportes entregados por el afiliado, teniendo en cuenta
como documento importante la autorización o pre-autorización, en los casos en que aplique.
La vigencia de la fórmula médica hasta por treinta (30) días1
y que la fecha de impresión de la autorización sea posterior a la fecha de la prescripción.
Qué la fecha de la formula medica sea anterior a la fecha de activación de la pre-autorización por la farmacia, es decir
que la fecha de la formula medica sea anterior a la fecha en
la cual el afiliado está solicitando los medicamentos. En caso en que el afiliado NO tenga pre-autorización física, se
deberá validar y activar el número de pre-autorización enviado
en el mensaje de texto al afiliado a través de la página web.
En el caso que el afiliado no cuente con el número enviado en
mensaje de texto, se le informa que debe dirigirse al punto de
atención o a llamar al Call Center
En cuanto a las condiciones de la fórmula médica debe revisar
que la fórmula médica cumpla con los siguientes requisitos: Nombre y documento de identificación del afiliado
Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual
corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección, teléfono y/o dirección electrónica)
Nombre y número de registro médico legible o sello médico del médico tratante.
Nombre del medicamento en su Denominación Común Internacional, presentación y concentración, vía de
administración, dosis, frecuencia de administración y
tiempo respuesta esperada Sin tachones ni enmendaduras.
6. ¿La fórmula médica
cumple con todos los requisitos?
1 La vigencia de la fórmula es por política de NUEVA EPS de 30 días calendario, sin embargo en la actualidad solamente se debe verificar que la fecha de impresión de la autorización no supere los 30 días. Esto último se aplicará hasta que haya una notificación de NUEVA EPS para empezar a aplicar el control de la vigencia de la fórmula médica.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
7.
NO: Direccionar al afiliado a su IPS primaria a fin de
que el profesional de salud
le entregue la prescripción. Esta
actividad va al Fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
8.
SI: Verificar la veracidad y
la consistencia del
documento de la
autorización o pre-
autorización.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
La verificación está basado en los siguientes parámetros:
Verificar que el nombre del afiliado corresponde al de la
fórmula médica, así como el documento de identidad. Verificar la vigencia de las autorizaciones, la cual se
encuentra descrita en el campo de observaciones, donde se indica: “Vigente desde dd/mm/aaaa hasta dd/mm/aaaa”
Deberá contener sin excepción firma del personal de
autorizaciones y sello seco de la EPS sobre dicha firma. Deberá venir dirigida a nombre del prestador autorizado.
Se aceptaran por parte de la Nueva EPS formatos de autorizaciones en las cuales se hayan repisados suaves de
algún tipo por parte del Afiliado en el momento de registrar la constancia de recibido, sin embargo es importante
aclarar que no se podrán aceptar inclusión de información
o aclaraciones de manera manual sobre la autorización así vengan avaladas con firmas y sellos de la autorización.
9.
Activar la pre-autorización Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Deberá ingresar a la página web (Ver anexo Instructivo proceso Legalización Pre–Aprobadas) Se realiza con el fin de activar la pre-autorización. En caso de
no tener acceso a internet, comunicarse con el Call Center
10. ¿Se emite número de
autorización?
11.
NO: Direccionar al afiliado al Punto de Atención más
cercano, explicando al
afiliado en lo posible el motivo de negación de la
entrega del medicamento. Esta actividad va al Fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
12.
SI: Anotar el número
claramente en la parte superior derecha de la pre-
autorización (si aplica) y obligatoriamente en la
fórmula médica.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
13.
Verificar el valor de la cuota moderadora.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
El Auxiliar de Farmacia verifica si la fórmula médica, la autorización o pre-autorización dice “Exento de cuota
moderadora” por lo cual no debe cobrar el valor de la misma
El auxiliar de farmacia verifica si el afiliado se encuentra en la base de datos de “Afiliados exentos de cobro de cuota
moderadora” entregado por la NUEVA EPS, en caso de que aparezca NO se debe cobrar el valor de la misma.
14. ¿El Afiliado está exento
del cobro de cuota moderadora?
15. SI: No cobrar cuota
moderadora. Continuar en la actividad 17.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
16.
NO: Recaudar el valor de la cuota moderadora.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se recauda de acuerdo con la categoría del afiliado, la cual se valida en la fórmula médica, o en el carné presentado por el
afiliado o vía internet o por Call Center.
17.
Alistar los medicamentos prescritos, verificando que
los medicamentos alistados
correspondan a los prescritos por el médico
tratante.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
18.
Informar al afiliado las
condiciones de
almacenamiento (humedad, temperatura) y uso
adecuado del medicamento prescrito, con el fin de
garantizar el efecto
terapéutico deseado.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
19.
Solicitar al Afiliado que
revise que los
medicamentos suministrados corresponda
a los prescritos por el médico tratante en cuanto
a descripción, presentación y concentración.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
20. Solicitar al afiliado la firma
de recibido en original sobre la fórmula médica
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
(Cara frontal) y en la autorización (si aplica) con
nombre claro, documento
de identificación y fecha.
21.
Guardar la formula médica
para la presentación de la cuenta con recibido,
numero de la autorización y
en original.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Fin
1.11. Descripción de actividades para la dispensación de medicamentos que no se
encuentren en existencia dentro de la farmacia.
No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Inicio
1.
Registrar en el sistema integral, el
nombre del afiliado, el documento de identificación, medicamento prescrito
pendiente, cantidad y fecha en la cual se
generó el pendiente.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
2.
Señalar mediante un sello de
“PENDIENTE” en la fórmula original los
medicamentos que no fueron entregados por falta de existencias en la
farmacia, y/o generar un formato con los datos básicos donde se registre el
medicamento que ha quedado pendiente.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
3.
Informar al afiliado que en máximo
24horas podrá reclamar el medicamento pendiente, o si prefiere el envío a
domicilio. Esta entrega NO tendrá cobro
de cuota moderadora adicional.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Si el afiliado se encuentra de acuerdo con el envío
a domicilio deberá firmar un consentimiento informado de envío.
Fin
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1.12. Flujograma Uso racional de medicamentos.
1.13. Descripción de actividades Uso racional de medicamentos
No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
Inicio
1.
Identificar medicamentos
que requieren
estudio de utilización.
Responsable: Profesional IV
Se revisa el Informe mensual de Costo
contra Presupuesto generado por la
Coordinación de Medicamentos y se
seleccionan los
medicamentos de mayor impacto en el
costo.
PROFESIONAL IVProfesional IV/Coordinación de la oferta/
Coordinación de la Demanda
FLUJOGRAMA USO RACIONAL DE MEDICAMENTOS
Director Médico Zonal/Coordinador Médico Zonal/Gerente Zonal
Inicio
1. Identificar medicamentos que
requieren estudio de utilización.
2. Descargar base de autorizaciones de los medicamentos para un periodo definido.
3. Analizar la información obtenida.
4. Identificar causales de
desviación del costo.
6. Plantear estrategias de intervención.
7. Socializar resultados y
estrategias de intervención
5. Determinar los puntos de
intervención.
8. Ejecutar estrategias planteadas
9. Retroalimentar resultados de intervención
10. Evaluar impacto en costo médico
Fin
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
2.
Descargar
base de
autorizaciones de los
medicamentos para un
periodo
definido.
Responsable:
Profesional IV
Se determina el
periodo a analizar y se descarga de la
plantilla de
autorizaciones, la base de
autorizaciones de los medicamentos
seleccionados.
3.
Analizar la información
obtenida.
Responsable: Profesional IV
Realizar análisis
demográfico y de
tendencias de uso
4.
Identificar causales de
desviación del
costo.
Responsable: Profesional IV
Se identifican las posibles causas de
desviación como incremento en
frecuencias,
incremento en costo, errores de
autorización, errores de prescripción,
duplicidades, entre otras.
5.
Determinar
los puntos de intervención.
Responsable:
Profesional IV
De acuerdo con las
causales identificadas, se determina cuál es
el punto de intervención.
6.
Plantear
estrategias de intervención.
Responsable:
Profesional IV
De acuerdo con las
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
los punto de
intervención se
plantean estrategias orientadas a mitigar la
desviación encontrada y/o a propender por el
uso racional de
medicamentos.
7.
Socializar
resultados y estrategias de
intervención
Responsable:
Profesional IV
Los resultados se
socializan a las Gerencias Zonales y a
las áreas que se considere necesario
según los hallazgos,
junto con las estrategias
planteadas para intervenir.
8.
Ejecutar
estrategias planteadas
Responsable:
Director Médico Zonal/Coordinador
Médico Zonal/Gerente Zonal
Recibir y hacer seguimiento a los
casos reportados desde Nivel Nacional
e implementar los lineamientos que a
nivel nacional se
establezcan.
9.
Retroalimenta
r resultados de
intervención
Responsable:
Director Médico Zonal/Coordinador
Médico Zonal/Gerente Zonal
Retroalimentar a Nivel Nacional sobre los
resultados obtenidos.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
10.
Evaluar
impacto en
costo médico.
Responsable:
Profesional
IV/Coordinación de la oferta/Coordinación
de la Demanda
Evaluar si las
intervenciones propuestas muestran
algún impacto en el costo médico.
Fin
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GERENCIA TÉCNICA
CAPÍTULO IV: SUBPROCESO DE FARMACOVIGILANCIA
Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos
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FIRMAS DE APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
YANIBE BENDECK
BENDECK Director de Gestión de
Medicamentos e Insumos
LUISA SAAVEDRA CAMPO Gerente Técnico (E)
DANILO VALLEJO
GUERRERO
Vicepresidente de Salud
APOYO DIRECCIÓN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
RICARDO ANTONIO VALBUENA
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CAPITULO IV
1. SUBPROCESO FARMACOVIGILANCIA
1.1. Objetivo General del Subproceso
Identificar, cuantificar y gestionar el riesgo de efectos no deseados asociados al uso de medicamentos.
1.2. Alcance Del Subproceso
El ámbito del subproceso va desde la identificación de una sospecha de Reacción Adversa a un medicamento y/o demás Problemas Relacionados con Medicamentos, hasta la realización del
seguimiento a los planes de acción planteados por las IPS, Operadores o Laboratorios Farmacéuticos
en los casos que aplica.
1.3. Responsables del Subproceso
Área líder del proceso: Gerencia Técnica-Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos.
Áreas que intervienen en el proceso: Gerencias Zonales, Coordinación de Servicios Farmacéuticos, Dirección de Calidad.
1.4. Políticas del Subproceso de Farmacovigilancia
1.4.1. Políticas generales.
1.4.1.1. El programa de Farmacovigilancia aplica para todo el personal de salud que interviene
en la prestación de servicios de salud, desde la formulación hasta el reporte oportuno
de eventos adversos asociados al uso de medicamentos y el seguimiento de las acciones de mejoramiento planteadas para subsanar los eventos producidos.
1.4.1.2. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos contar con
un programa de capacitación a los colaboradores de la Nueva EPS.
1.4.2. Políticas relacionadas con Farmacovigilancia Pasiva
1.4.2.1. Es responsabilidad de los profesionales de salud, notificar toda sospecha de Reacción Adversa y/o demás Problemas Relacionados con Medicamentos, de acuerdo con el
flujograma establecido.
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1.4.2.2. La Nueva EPS adopta el formato Reporte de Sospecha de Eventos Adversos a Medicamentos (FOREAM), establecido por el Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos INVIMA.
1.4.2.3. En caso de sospecha de reacciones adversas serias, el reporte debe ser enviado
directamente al INVIMA y a la entidad territorial de salud correspondiente. El reporte se hará dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del mes que se informa.
Las sospechas de eventos adversos serios, serán reportadas dentro de las setenta y
dos (72) horas siguientes a su aparición.
1.4.2.4. Adicional a los eventos descritos en el párrafo anterior, la Nueva EPS define como prioritarios los siguientes: madres gestantes, pacientes con trasplante y medicamentos
de margen terapéutico estrecho.
1.4.2.5. Es responsabilidad de los Operadores Logísticos reportar a Nueva EPS los casos
mensuales presentados correspondientes a entregas erradas de medicamentos o problemas en la formulación y autorización de los mismos.
1.4.2.6. Los operadores logísticos apoyan la realización de los análisis de causalidad de los reportes entregados por las IPS, pacientes, o profesionales de salud, tal como se
establece dentro de la relación contractual.
1.4.2.7. Es responsabilidad de los operadores logísticos reportar a NEPS el resultado de todos
los casos analizados independiente de la fuente de información.
1.4.2.8. Es responsabilidad del nivel zonal retroalimentar a los médicos tratantes, IPS y a las farmacias acerca del resultado del análisis de los casos reportados.
1.4.3. Políticas relacionadas con Farmacovigilancia Activa
1.4.3.1. Dentro de la Farmacovigilancia activa, la Dirección Nacional de Medicamentos hace el seguimiento a un grupo de medicamentos seleccionados por los factores de riesgo
asociados al uso y los medicamentos involucrados en las alertas sanitarias publicadas por el Invima y las agencias reguladoras internacionales, con el objeto de
retroalimentar a los Directores, Coordinadores Médicos Regionales y Zonales,
enfermeras de calidad, coordinación de seguimiento y control de calidad así como al cuerpo médico de las diferentes áreas que intervienen en la vicepresidencia de salud
para su conocimiento y gestión dentro de la formulación.
1.4.3.2. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos identificar
los pacientes con polifarmacia y reportar a las correspondientes zonales para la intervención con los prescriptores.
1.4.3.3. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos asignar las
dosis máximas terapéuticas de los medicamentos, teniendo en cuenta parámetros
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como edad, sexo, tiempo de tratamiento, entre otros, buscando con ello favorecer el uso seguro de los medicamentos.
1.4.4. Flujograma del Subproceso de Farmacovigilancia.
IPS/OPERADOR LOGÍSTICO IPS HOSPITALARIA/ IPS
AMBULATORIA/ FARMACIA/NEPS/
PACIENTE.
Inicio
FLUJOGRAMA FARMACOVIGILANCIA
1. Identificar un evento Adverso a Medicamentos.
OPERADOR LOGÍSTICO
2. Registrar en el Reporte de Sospecha de
Eventos Adversos a Medicamentos
(FOREAM) la información relacionada con el evento.
5. Reportar dentro de los cinco (5) días
siguientes al vencimiento del mes
que se informa
COORDINADOR DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
ENFERMERA DE CALIDAD
6. Enviar copia del reporte (FOREAM) al Operador Logístico principal de la
Zona, y a la Enfermera de Calidad junto con el formato de eventos
adversos diligenciado.
7. Realizar análisis del evento adverso y enviar el resultado una vez al
mes.
8. Consolidar el resultado de los análisis recibidos y remitir a las Enfermeras de Calidad
Zonales.
11. Recibir consolidado mensual de los análisis y efectuar análisis de
causalidad.
13. Dirigir comunicación a Farmacia o IPS
solicitando plan de acción.
SI
14. Recolectar la información necesaria para celebrar Comité Celular de Calidad y realizar citación al
mismo.
17. Emitir respuesta con acción de mejora o
plan de acción.
18 Evaluar la pertinencia de la
respuesta.
19. Consolidar y entregar los planes de
acción.
20. Realizar reporte estadístico de Seguimiento.
21. Efectuar seguimiento a planes
de acción.
NO
12. ¿El Caso es priorizado?
COMITÉ CELULAR DE CALIDAD/ENFERMERAS DE CALIDAD
15. Definir si el evento era prevenible o no en
el comité celular de calidad.
16. ¿El evento era prevenible?
SI
Fin
NO
18.
3. El evento es serio o
priorizado por Nueva EPS?
4. Enviar reporte antes de 72 horas al INVIMA
SI
NO
9. ¿Se requiere notificar al
fabricante sobre el evento adverso?
10. Comunicar al fabricante
SI
NO
11.
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1.4.5. Descripción de actividades del Subproceso de Farmacovigilancia
No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
Inicio
1.
Identificar un evento Adverso a
Medicamentos.
Responsable: IPS Hospitalaria/ IPS Ambulatoria/
Farmacia/NEPS/Paciente.
Existen diferentes focos de
identificación de la sospecha de una Reacción a
medicamentos: La IPS
Hospitalaria, la IPS ambulatoria, la Farmacia, el
paciente o la EPS.
Responsable: IPS Hospitalaria/ IPS Ambulatoria/
Farmacia/NEPS/Paciente.
Existen diferentes focos de
identificación de la sospecha de una Reacción a
medicamentos: La IPS
Hospitalaria, la IPS ambulatoria, la Farmacia, el
paciente o la EPS.
2.
Registrar en el formato
de Reporte de Sospecha de Eventos
Adversos a Medicamentos
(FOREAM), la
información relacionada con el
Responsable: IPS/Operador
Logístico
Consultar documento INVIMA
Responsable: IPS/Operador Logístico
Consultar documento INVIMA
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
evento.
3.
El evento es serio o priorizado por
Nueva EPS?
4.
SI: Enviar reporte antes de 72 horas al
INVIMA y al ente territorial
correspondiente.
Responsable: IPS/Operador Logístico
Se reporta a la Dirección de
Medicamentos y Productos
Biológicos del Invima, durante las 72 horas a partir de
conocido el evento adverso que sea serio o inesperado.
Responsable: IPS/Operador Logístico
Se reporta a la Dirección de
Medicamentos y Productos
Biológicos del Invima, durante las 72 horas a partir de
conocido el evento adverso que sea serio o inesperado.
5.
NO: Reportar dentro
de los cinco (5) días siguientes al
vencimiento del mes
que se informa
Responsable: IPS/Operador
Logístico
El reporte se hará al INVIMA y
al ente territorial correspondiente, dentro de los
cinco (5) días siguientes al vencimiento del mes que se
informa.
Responsable: IPS/Operador
Logístico
El reporte se hará al INVIMA y
al ente territorial correspondiente, dentro de los
cinco (5) días siguientes al vencimiento del mes que se
informa.
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
6.
Enviar copia del
reporte (FOREAM) al
Operador Logístico principal de la Zona, y
a la Enfermera de Calidad junto con el
formato de eventos
adversos diligenciado.
Responsable: IPS/Operador
Logístico
El tiempo estipulado en el
punto anterior aplica también para el reporte a la EPS.
Responsable: IPS/Operador
Logístico
El tiempo estipulado en el
punto anterior aplica también para el reporte a la EPS.
7.
Realizar análisis del
evento adverso y enviar el resultado una
vez al mes.
Responsable: Operador
Logístico
Los primeros cinco días de
cada mes, los operadores deben entregar a la Dirección
de Medicamentos, los análisis de los reportes recibidos
durante el mes anterior.
Responsable: Operador
Logístico
Los primeros cinco días de
cada mes, los operadores deben entregar a la Dirección
de Medicamentos, los análisis de los reportes recibidos
durante el mes anterior.
8.
Consolidar el resultado de los análisis
recibidos y remitir a las Enfermeras de Calidad
Zonales.
Responsable: Coordinador de Servicios Farmacéuticos
Cada mes se consolidan los reportes recibidos junto con los
análisis realizados por los
operadores.
9.
Se requiere notificar
al fabricante sobre
el evento adverso?
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
10
SI: Comunicar al
fabricante
Responsable: Coordinador de
Servicios Farmacéuticos
Se debe establecer
comunicación con el laboratorio notificando el evento adverso
presentado.
NO: Continuar con actividad 11
11.
Recibir consolidado mensual de los análisis
y efectuar análisis de
causalidad.
Responsable: Enfermera de Calidad
Recolectar la información necesaria para discutir en
comité celular
12.
¿El caso es
priorizado?
13.
Si: Dirigir
comunicación a
Farmacia o IPS solicitando plan de
acción.
Responsable: Enfermera de
Calidad
Esta comunicación debe
hacerse de forma inmediata.
14
NO: Recolectar la
información necesaria
para celebrar Comité
Responsable: Enfermera de
Calidad
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
Celular de Calidad y
realizar citación al
mismo.
15.
Definir si el evento era
prevenible o no en el Comité Celular de
Calidad.
Responsable: Comité Celular
de Calidad/ Enfermera de Calidad
Se define si el evento era prevenible y se solicita plan de
acción a la IPS o Farmacia según corresponda.
16.
¿El evento era prevenible?
NO: Ir a Fin
17.
SI: Emitir respuesta
con acción de mejora o
plan de acción.
Responsable: IPS/Operador
Logístico
Se debe emitir un plan de acción que impacte en mitigar
Responsable: IPS/Operador
Logístico
Se debe emitir un plan de acción que impacte en mitigar
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
el riesgo de incurrir en el
evento presentado.
el riesgo de incurrir en el
evento presentado.
18.
Evaluar la pertinencia de la respuesta.
Responsable: Enfermera de Calidad
Análisis de la respuesta del
Operador o la IPS, aprobación
o devolución del plan de acción
19.
Consolidar y entregar
los planes de acción.
Responsable: Enfermera de
Calidad
Consolida y guarda
Información en Matriz de Planes y Acciones de
Mejoramiento, Guarda Actas de reuniones derivadas del
proceso. Guarda Copia de
FORAM
20.
Realizar reporte
estadístico de
Seguimiento.
Responsable: Coordinador de
Servicios Farmacéuticos
Genera Reporte Estadístico de
Seguimiento y Gestión de Incidentes, Reacciones
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No. ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL NIVEL REGIONAL NIVEL NACIONAL
Adversas, Fallos Terapéuticos.
Así como de Planes y Acciones
de Mejora en las IPS.
21.
Efectuar seguimiento a
planes de acción.
Se debe evaluar el impacto de
los planes de acción planteados por las IPS y los
Operadores.
Responsable: Coordinador de
Servicios Farmacéuticos
Se debe evaluar el impacto de
los planes de acción planteados por las IPS y los Operadores.
Fin
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1. FORMATOS
04-03-F-001 Solicitud de importación de medicamentos
04-03-F-002 Recepción técnica de medicamentos 04-03-F-003 Planilla administrativa de recepción de medicamentos
04-03-F-004 Entrega de análisis técnico
04-03-F-005 Entrega de análisis económico 04-03-F-006 Formato de constancia de recibido de medicamentos y/o dispositivos médicos
04-03-F-008 Protocolos Farmacéuticos 04-03-F-009 Formato de Constancia de Recibido de Medicamentos
04-03-F-010
Formato Cuadro de distribución
2. ANEXOS
04-03-A-001 Anexo Instructivo web para validación de derechos.
04-03-A-002 Anexo Instructivo proceso Legalización Pre – Aprobadas.
04-03-A-003 Anexo requerimiento de Información de Operadores logísticos 04-03-A-004 Anexo listado de medicamentos POS “Que no requieren autorización” y listado de
medicamentos POS “Que requieren autorización” 04-03-A-005 Anexo de análisis técnico de ofertas.
04-03-A-006 Anexo Instructivo de análisis técnico de ofertas.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Auxiliar de Farmacia: Es aquella persona con formación académica para realizar la dispensación de
productos en la farmacia para los afiliados, debe ser responsable por generar oportunidad en la adquisición, recepción, almacenamiento y reposición de los productos expedidos en los
establecimientos de farmacia.
Comité de farmacia y terapéutica: Es un grupo de carácter permanente al servicio de la Institución
Prestadora de Servicios de Salud que brinda asesoría en el ámbito de sus funciones, compuesto por un delegado y el director científico de la IPS, así como por un delegado del servicio farmacéutico.
Concentración: Es la cantidad de principio activo contenido en una forma farmacéutica, por
ejemplo, una tableta de acetaminofén de 500 mg debe garantizar 500 mg de principio activo. El
principio activo es el acetaminofén y la concentración es 500 mg.
Denominación Común Internacional: Es el nombre oficial no comercial o genérico de una sustancia farmacológica establecido por la Organización Mundial de Salud.
Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y/o dispositivos médicos a un paciente
previamente prescritos por el médico tratante.
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Dosis: Es la cantidad de medicamento que se administra a una persona, refiriéndose a la cantidad de principio activo que se expone una persona durante un período de tiempo. Estas pueden ser en
miligramos, gotas, tabletas, inhalaciones, cucharadas, entre otras.
Estudios de Utilización de Medicamentos (EUM): aquellos estudios epidemiológicos descriptivos con
los que se pretende determinar cuáles son los patrones, perfiles y otras características de la oferta,
la prescripción, la dispensación, el consumo, el cumplimiento terapéutico y cualquier otra faceta relacionada con los medicamentos en una población determinada, con el objetivo de conseguir,
mediante el análisis de los mismos, su uso racional.
Evento Adverso: Es cualquier suceso médico desafortunado que puede presentarse durante un tratamiento con un medicamento, pero que no tiene necesariamente relación causal con el mismo.
Evento Adverso Serio: Se considera serio un evento adverso cuando su desenlace es la muerte o
una amenaza a la vida, o cuando genera o prolonga una hospitalización, causa discapacidad,
interrupción del embarazo o malformaciones.
Farmacovigilancia: Es la actividad relacionada con la detección, evaluación, entendimiento y prevención de los eventos adversos con medicamentos cuyo objetivo es establecer el perfil de
seguridad y promocionar el uso adecuado de los mismos.
Margen terapéutico: Intervalo de concentraciones de un fármaco dentro del cual existe alta
probabilidad de conseguir la eficacia terapéutica, con mínima toxicidad.
Medicamentos de Control: Son sustancias y medicamentos que tienen alta probabilidad de generar
dependencia al afiliado al momento de ser administrados, por lo que su comercialización se encuentra restringida y están bajo fiscalización de entes de control del estado tales como, el Fondo
Nacional de Estupefacientes.
Nombre comercial del medicamento: Es el nombre asignado al medicamento por el laboratorio que
lo produce o comercializa, sirve para diferenciar el producto de un laboratorio de los demás.
Operador Logístico: Nombre dado al proveedor o farmacias contratadas para la adquisición, administración, distribución y dispensación de medicamentos a los afiliados.
Posología: Dosificación de los fármacos (dosis terapéutica) para el tratamiento médico de los afiliados, el cual depende de diferentes factores como la edad, sexo, entre otros.
Presentación: Forma farmacéutica en la que se contiene el principio activo de los medicamentos,
puede ser tarro, inhalador, ampollas, tabletas, frasco, cápsulas, polvo para reconstituir, comprimidos, entre otros.
Preautorización: Solicitud pre-aprobada por la Nueva EPS S.A para la entrega de un medicamento en un futuro, se realiza hasta por dos meses de tratamiento adicionales, de acuerdo con los
documentos radicados por el afiliado.
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Regente de Farmacia: Tecnólogo en química farmacéutica o Tecnólogo en regencia de farmacia que coordina las actividades propias del Servicio Farmacéutico de los Operadores Logísticos,
teniendo en cuenta el grado de complejidad del servicio.
Tecnovigilancia: Es el conjunto de actividades que tienen por objeto la identificación y la
calificación de efectos adversos serios e indeseados asociados al uso de los dispositivos médicos,
así como la identificación de los factores de riesgo asociados a estos efectos o características, con base en la notificación, registro y evaluación sistemática de los efectos adversos de los dispositivos
médicos, con el fin de determinar la frecuencia, gravedad e incidencia de los mismos para prevenir daños en los pacientes.
Vademécum: Catalogo Nacional de medicamentos disponibles en el mercado.
4. HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
1.0 Diciembre de
2011 Versión inicial de documento.
2.0 Marzo de
2013
Versión ajustada con Acuerdo 029 de Diciembre de 2011. Se incluyen los subproceso de importación de medicamentos y selección de
laboratorios farmacéuticos. Se incluye el procedimiento de farmacovigilancia.
3.0 Julio de 2014
Versión ajustada con Resolución 5221 de 2013
Se actualiza Subproceso de importación de medicamentos Se actualiza Subproceso de farmacovigilancia
Se realizan otras precisiones propias del Subproceso de Suministro de medicamentos e Insumos.
4.0 Junio de
2015
Versión ajustada con Sentencia T-160 DE 2014 de la Corte Constitucional.
Actualización de las actividades del subproceso Importación de Medicamentos.
Se actualiza Subproceso Suministro De Medicamentos E Insumos (políticas
y actividades, se incluye el procedimiento de uso racional de medicamentos).
Actualización Subproceso de Farmacovigilancia (Políticas y actividades).