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REDECOMPUTO INSTITUTO DE EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO EL DESARROLLO
HUMANO GUÍA DE CLASE 1
Código: GC-DC-OF-03
Versión: 1
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Módulo de Formación: Informática Aplicada
Unidad de aprendizaje 1: Entender y dominar los conceptos básicos de Microsoft Word.
Resultado de Aprendizaje: Conoce y maneja adecuadamente la pantalla principal, ventanas, barra de estado, barra de título, barra de herramienta rápido, entre otras del procesador de palabras.
Módulo de Formación: LENGUAJE
Unidad de aprendizaje 2: Utiliza eficientemente las diferentes herramientas informáticas de acuerdo a sus necesidades.
Resultado de Aprendizaje: Aplica en sus trabajos escritos las herramientas necesarias, según sea requerido.
INFORMÁTICA APLICADA
CONTENIDO
Microsoft Word
CONCEPTO
Microsoft Word es un procesador de textos. Con este programa podemos
escribir cartas, folletos, faxes y otros documentos en nuestro computador
personal. Actualmente es tan amplio en sus funciones que nos permite escribir
un texto, corregirlo y convertirlo en página web.
Entre las principales funciones de Word se encuentra el manejo de:
Estilos
Plantillas u hojas modelo
Revisión ortográfica en línea
Autocorrección
Tablas
Dibujos e imágenes
Gráficos
Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, Word
maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser
WYSIWYG (What You See Is What You Get; que en español significa “Lo que
se ve es lo que se obtiene”). En otras palabras, lo que vea en la pantalla de su
monitor es lo que va a obtener en su impresión. Word tiene la capacidad de
intercambiar información entre otras aplicaciones (sin importar el fabricante),
siempre y cuando estas aplicaciones se ejecuten bajo el ambiente Windows y
soporten OLE.
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INICIAR Y ACTIVAR EL PROGRAMA
Existen diversos métodos para entrar en Word
La manera más habitual de abrir un programa es usar el botón de Inicio de la
barra de tareas de Windows XP, 7 o 8, aunque si vamos a utilizarlo
frecuentemente este programa conviene crear un acceso directo para activarlo
desde el escritorio de Windows.
Para abrirlo normalmente haga Clic en el botón de Inicio para desplegar un
submenú del cual debe seleccionar el apartado llamado programas o Todos los
programas. Nuevamente se desplegara una serie de opciones. Debe
seleccionar Microsoft Office en ella aparecerá un submenú seleccione el
programa Microsoft Word 2010. Haga clic y espere hasta que el programa se
abra.
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TRUCOS PRACTICOS
Pulse con el botón derecho sobre el Escritorio de Windows XP, 7 o 8. Del
Menú desplegable que aparece seleccione el apartado Nuevo y a su vez,
en el interior, Acceso Directo. En la pantalla que aparece haga clic sobre el
botón Examinar para poder buscar en su disco el archivo ejecutable del
programa, en este caso. WINWORD.EXE
Crear un Icono de Acceso Directo
A continuación ponga un nombre a este acceso y termine la operación.
Observe que en el Escritorio aparece un nuevo ícono. Si hace doble clic
sobre él abrirá automáticamente. Word 2012.
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DESCRIPCIÓN DE PANTALLA PRINCIPAL
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LA VENTANA DE WORD Y SUS FUNCIONES
Word aparece en su pantalla como una ventana con diversos menús en la
parte superior y en el área de trabajo. Es importante familiarizarse con las
funciones más comunes.
Barra de Título: Es la barra azul localizada arriba de la pantalla y muestra que
clase de documento es el que usted esta utilizando. También muestra cuál
programa está usted usando y tiene los botones Minimizar, Restaurar, y Cerrar
en la esquina derecha.
Botón de Archivo: Es el botón redondo en el lado izquierdo de la pantalla.
Este menú contiene algunos de los mandatos que aparecieron en el menú File
de los versiones anteriores de Word.
Cinta de Opciones: Es la barra localizada en la parte de arriba de la pantalla,
debajo de la barra de título. En ella hay una serie de menús (botones)
despegables, que son todos los otros menús y barras de herramientas usadas
en versiones anteriores de Word. Cada botón contiene un grupo diferente de
mandatos unidos por una función semejante.
Barra de herramientas de acceso rápido: Primero, cuando usted empieza
Word, esta barra de herramientas aparece en su versión más pequeña. Tiene
los botones de Guardar, Deshacer, y Rehacer. Usted puede visualizar una
versión más grande de la Barra abajo de la Cinta. Para mostrar la barra abajo
de la Cinta, haga clic en cualquier parte de la barra y seleccione Show Quick
Access Toolbar abajo de la Cinta de Opciones del menú de contexto.
Barra de estado: Esta barra está en la parte de abajo de la pantalla y
proporciona información de la página, si se ha utilizado o no el corrector
ortográfico, y más información dependiendo de lo que usted está haciendo.
Botones de vistas: Le permite cambiar la forma de ver el documento en la
pantalla, por ejemplo, cómo se va a ver cuándo lo imprima, la vista de
bosquejo, a la vista normal, etc.
Punto de Inserción: Una línea vertical parpadeante indica donde aparecerá el
texto que usted insertará al utilizar el teclado.
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Controles de Zoom: Usted puede aumentar o reducir el tamaño del
documento en la pantalla arrastrando el botón de signo menos o el signo de
más, o haciendo clic en estos signos.
Moviendo el documento: Las teclas de flecha le permitirán a usted que
mueva a la derecha (tecla de flecha derecha) un carácter a la vez, a la
izquierda (tecla de flecha izquierda) un carácter a la vez, la tecla de flecha
abajo moverá el punto de inserción abajo una línea a la vez. La tecla de Inicio
moverá el punto de inserción al inicio de la línea. La tecla de fin moverá el
punto de inserción al final de la línea en la pantalla. La tecla Ctrl-Home moverá
el punto de inserción al comienzo del documento. Ctrl-End moverá el punto de
inserción al final del documento. Word Wrap (Salto de línea automático)
permite que frases largas salten automáticamente a la próxima línea.
Barra de desplazamiento: Para mover el documento hacia arriba y hacia
abajo, coloque el cursor sobre las barras de desplazamiento en el lado derecho
de la pantalla, sujete el botón de ratón izquierdo y arrastre. Las flechas en el
borde derecho de la pantalla le permitan a usted que mueva hacia arriba y
hacia abajo también. La rueda en el ratón hará lo mismo.
Ten en cuenta que con frecuencia, hay más que una manera para hacer algo
en Word (abrir un documento en blanco, seleccionar texto, etc.) ¡No le
preocupe! Con tal de que trabaje, no importa como usted obtiene el resultado
final.
ÁREA DE TRABAJO
Él área de trabajo de un documento es la zona blanca que aparece rodeada de
las barras.
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CREAR UN NUEVO DOCUMENTO
Para empezar a trabajar deberá crear un documento nuevo.
Si lo que necesitamos es crear un documento hacemos clic en la pestaña
Archivo y, a continuación, realizamos clic en Nuevo.
Buscamos en Plantillas disponibles, hacemos clic en Documento en blanco
Hacemos clic en crear
PLANTILLA EN WORD
Ejecute los siguientes pasos para buscar y aplicar una plantilla en Word:
1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo.
2. En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos:
Use una de las plantillas integradas, haga clic en Plantillas de ejemplo,
luego clic en la plantilla que desee y luego en Crear.
Para volver a usar una plantilla usada recientemente, haga clic
en Plantillas recientes, de clic en la plantilla que desee y luego en Crear.
3. Para usar su propia plantilla creada previamente, haga clic en Mis
plantillas, haga clic en la plantilla que desee y luego en Aceptar.
4. Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com,
haga clic en la categoría de plantilla que desea, en la plantilla que desea
y haga clic en Descargar.
5. También puede buscar plantillas en Office.com desde Word. En el
cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o más términos de
búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para
comenzar a buscar.
ABRIR UN DOCUMENTO Para abri un documento, de clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, haga clic en la unidad o
carpeta que contiene el documento. En el panel derecho del cuadro de
diálogo Abrir, abra la carpeta que contiene el dibujo que desea. Por último
haga clic en el documento y, a continuación, en Abrir.
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GUARDAR UN DOCUMENTO
En el caso de guardar un documento en el formato usado por Word 2010 y
Word 2007, realice lo siguiente: Clic en la pestaña Archivo, luego clic
en Guardar como. Posteriormente en el cuadro Nombre de archivo, escriba
un nombre para el documento. Finalmente haga clic en Guardar.
En el caso de que necesite guardar un documento para que sea compatible
con Word 2003 o una versión anterior, haga clic en Guardar como, en la
lista Guardar como tipo, haga clic en Documento de Word 97-2003. Así se
cambia el formato del archivo a .doc. Posteriormente en el cuadro Nombre de
archivo, escriba un nombre para el documento y finalmente de clic
en Guardar.
LEER DOCUMENTOS
1) Dar clic en la opción abrir documento (del cual desea leer).
2) En la ficha Vista, en la sección Vista de documento, de clic en Lectura de
pantalla completa.
3) Para moverse de una página a otra en un documento, realice los siguientes
pasos:
- Clic en las flechas de las esquinas inferiores de las páginas.
- Presione AV PAG y REG PAG o Barra espaciadora y retroceso en
el teclado.
- De clic en las flechas de navegación de la parte superior central
de la pantalla.
NOTA: Dando clic en OPCIONES DE VISTA y en MOSTRANDO DOS
PÁGINAS para ver dos páginas o pantallas al mismo tiempo.
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CONTROL DE CAMBIOS E INSERTAR COMENTARIOS.
Para activar esta opción, se debe dar clic en:
1. Pestaña Revisar,
2. Grupo Seguimiento
3. Control de cambios
Para insertar comentarios, en la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, dar
clic en NUEVO COMENTARIO.
IMPRIMIR UN DOCUMENTO
Para esta opción, debe dar clic en la pestaña de ARCHIVO, luego IMPRIMIR;
en el cuadro COPIAS, escriba el número de copias que desee imprimir. Pero
antes confirme la impresora con la cual se va a realizar la impresión, para ello,
en CONFIGURACIÓN, se selecciona la configuraciones de impresión
predeterminadas para la impresora (si quiere cambiar la configuración, de clic
en ella y luego selecciona la que desee). Ahora cuando este seguro con la
configuración, haga clic en IMPRIMIR.
CONFIGURAR PÁGINA
Esta configuración permite definir los parámetros iníciales de hoja con que se
va a trabajar, tal como son tamaño, orientación y márgenes. Para lo cual, lo
primero que se debe definir el tamaño del papel, optando por su orientación:
HORIZONTAL o VERTICAL. Luego definimos las márgenes de la página:
SUPERIOS, INTERIOR, IZQUIERDO Y DERECHO.
Definir estas opciones le permita trabajar con más seguridad y ordenadamente
desde el principio.
Para realizar estas opciones, (CON LA HOJA EN BLANCO) se dirige a la
FICHA DISEÑO DE PÁGINA, presentando 6 grupos de comandos: Temas,
Configurar página, Fondo de Página, párrafo y organizar.
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Para la ORIENTACION DE LA PÁGINA, esta opción está colocada en la opción
vertical, podremos modificarla desde el comando de orientación que aparece
en el grupo CONFIGURAR PÁGINA. Para esto, se da clic en la flecha que
aparece junto a la palabra orientación y elegir la opción que deseamos,
HORIZONTAL O VERTICAL.
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Las márgenes del documento se pueden ajustar a través de la opción
márgenes que aparecen en ese mismo grupo.
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Al hacer clic en la flecha que aparece bajo esta opción de márgenes, aparece
un menú con una serie de márgenes predefinidos por WORD, con la
denominación que les da el mismo programa (normal, estrecho, moderado,
ancho y reflejado), y las dimensiones de los mismos. Podemos elegir
cualquiera de ellos solo haciendo clic sobre la opción que preferimos. Si por el
contrario, ninguna de las opciones que aparecen por defecto nos resulta útil y
deseamos definir las dimensiones de las márgenes del documento, entonces
se selecciones MARGENES PERSONALIZADAS.
En cado de mostrar ventana como la anterior en la que debemos especificar las
medidas en centímetro en cada una de las casillas correspondientes:
Se puede hacer de 2 formas:
1. Con los triángulos que aparecen a la derecha de cada casilla, se
incrementa o se disminuye el valor mostrado en la casilla
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2. Seleccionando el valor que hay en la casilla (arrastrando el ratón desde
su derecha hasta la izquierda) o bien posicionándose a la derecha del
valor con un clic y con la tecla de retroceso borrándolo. Ahora, una vez
borrado el valor que había en la casilla, teclearemos el que deseemos.
Si tiene decimales, el carácter decimal que deberemos utilizar es la
coma de siempre
3. Por ejemplo, para un documento tipo de una carta comercial, los
parámetros de los márgenes se podrían especificar como se muestra en
la siguiente
imagen
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Así, quedan definidos tanto los márgenes, como la orientación del papel
Para el tamaño de papel se selecciona desde esa misma ficha de diseño de
página, en el grupo correspondiente a la configuración de la página eligiendo
el comando de tamaño de papel. Pinchando a la derecha de esta opción, se va
a desplegar un panel que nos ofrece varias opciones de tamaño de papel,
seleccionando aquella que nos interese en nuestro caso.
El tamaño de papel más habitual es el A4, que ya viene seleccionado por la
aplicación por defecto, sin embargo podemos cambiar el tamaño del papel
sobre el que queremos trabajar, haciendo clic sobre las diferentes alternativas
que nos ofrece el programa. Se puede definir las medidas del documento de
manera personalizada mediante la opción Más tamaños de
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papel…
Al elegir esta opción, se abre una nueva ventana, la correspondiente a la
configuración de la página, en la pestaña Papel.
Esta ventana nos vuelve a permitir la selección de un tamaño estándar del
papel (A4, A3, carta, oficio, ejecutivo...), pero además nos va a dar la
posibilidad de definir de manera personal las medidas del ancho y del largo de
nuestro papel, expresados en centímetros. Para indicar estas medidas se
puede proceder de las dos maneras indicadas anteriormente: modificando las
cantidades que aparecen en las casillas mediante las flechas ascendentes y
descendentes que hay junto a ellas, o bien, escribiendo de manera directa las
medidas que deseamos para nuestro documento.
De esta manera ya podemos definir el tamaño del papel.En cada una de estas
ventanas de configuración de página, para que las elecciones que realizamos
se apliquen en nuestro documento, será necesario que se pulse el botón
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de aceptar. De este modo, los cambios realizados, los tendremos disponibles,
para éste documento con el que estamos trabajando ahora. Sin embargo, para
el próximo documento que queramos realizar con Word, los márgenes, y resto
de características de configuración de página... volverán a estar con sus
valores primitivos y predeterminados por la aplicación, por lo que se deberá
entrar a cambiarlos para cada documento nuevo.
Pero si se desea dejar los parámetros modificados en el panel de configuración
de página para los nuevos documentos que se realice en un futuro, en vez de
pulsar el botón de Aceptar, pulsaríamos el de Predeterminar (abajo a la
izquierda del panel). Inmediatamente, se nos abre un panel que pregunta:
¿Desea cambiar las opciones predeterminadas para la página? Responde: Si.
También se accede al panel de configurar página directamente haciendo doble
clic en cualquier lugar de la regla vertical izquierda del documento.
EL CORRECTOR ORTOGRÁFICO Y GRAMATICAL EN WORD
Le ayuda a encontrar los errores ortográficos y las palabras escritas in
correctamente en un documento. Hay varias formas de acceder al corrector
ortográfico y gramatical:
Desde opciones, seleccione la ficha Revisar y haga clic en el
botón Ortografía y gramática.
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Dentro del cuadro de diálogo, seleccione la opción apropiada cuando la
aplicación localice un posible error gramatical u ortográfico.
Omitir todas – Se salta esa selección en concreto y todas aquellas que
revisen el mismo error.
Agregar – Se salta la selección en concreto y la agrega al Diccionario
correspondiente
Cambiar – Sustituye la selección por la palabra correcta que
seleccionemos de las sugerencias o que escribamos en el cuadro de
texto superior
Cambiar todas – sustituye esa selección en concreto y todas aquellas
que revisen el mismo error
Autocorrección – Sustituye la selección con otra palabra alternativa que
haya seleccionado o escrito previamente y agrega la entrada al
diccionario de Autocorrección
Eliminar – Elimina la selección (Esta opción sólo está disponible cuando
el programa encuentra una palabra repetida
Omitir una vez – Se salta la selección.
También existe la posibilidad de que Word revise el texto a medida que se
escribe. Para configurar esta opción se debe abrir el cuadro de
diálogo Opciones de Word desde el botón de Office. Desde la
categoría Revisión, active las casillas de verificación en Revisar ortografía
mientras escribe y Revisar gramática con ortografía. Cuando ambos
correctores están activados, Word muestra una línea ondulada roja marcando
los posibles errores ortográficos y una línea ondulada verde para los errores
gramaticales.
Si hacemos clic con el botón derecho sobre una palabra subrayada, aparecerá
el menú contextual con las posibles opciones de corrección.
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INTERLINEADO Y ESPACIADO DE PÁRRAFOS
Todo texto que comencemos a escribir en Word, tendrá predeterminado un
interlineado sencillo. Sin embargo, esto se puede modificar dependiendo del
tipo de documento que se esté realizando.
También se puede cambiar el espacio existente entre un párrafo y otro. Así se
enfatiza dónde acaba uno y comienza el siguiente.
Por lo tanto,
Interlineado: espacio que hay entre las líneas de un mismo párrafo.
Espaciado: espacio que hay entre un párrafo y otro.
Para establecer el interlineado, abra el cuadro de diálogo Párrafo, ya sea
haciendo clic en la flecha del fragmento Párrafo o mediante el menú
contextual, eligiendo la misma opción:
El espaciado entre párrafos también se establece desde el cuadro de
diálogo Párrafo.
ALINEACIÓN DEL TEXTO EN UN DOCUMENTO
De forma predeterminada, el texto de un documento se encuentra alineado al
margen izquierdo. Sin embargo, utilizando los botones deAlinear texto a la
izquierda, Alinear texto a la derecha, Centra yJustificar, situados en el
grupo Párrafo de la ficha Inicio, se puede con facilidad establecer la alineación
del texto para el documento
Estos botones tienen asignada una combinación de teclas que le facilitará el
trabajo, ya que lo puede aplicar en el momento que quiera sin tener que
seleccionar todo el párrafo.
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Alinear a la izquierda CTRL + Q
Alinear a la derecha CTRL + D
centrar CTRL + T
Justificar CTRL + J
UTILIZARLA FUNCIÓN DOBLE CLIC Y ESCRIBIR Con la función Doble clic y escribir de Word, se puede introducir texto en cualquier parte de la pantalla para que se vaya tabulando automáticamente a medida que se escribe. Simplemente, haga doble clic en un área en blanco del documento y comience a escribir. El programa dará forma al texto de acuerdo con el sitio donde haya hecho doble clic SINÓNIMOS Otra herramienta que nos facilita la escritura apropiada sin recurrir a las mismas palabras en todo momento. Es la función Sinónimos, que como su nombre indica, ayuda a identificar y sugerir palabras con un significado similar a la que se ha seleccionado. Para usar esta función, deberemos de ubicarnos siempre en la sección Revisión de la barra de herramientas.
Nos posicionamos en la palabra que deseamos buscar y encontrar sinónimos. En el ejemplo de abajo, ver que el cursor esta en la palabra "correctivas"; por tanto esto indica que se buscaran palabras con significados similares.
Pulsamos el ícono Sinónimos de la barra de herramientas
Se abrirá en la parte derecha de la pantalla una ventana que presenta las diferentes opciones encontradas en el diccionario como sinónimos de la palabra "correctivas"
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Seleccionamos de estas múltiples opciones la que más se adecue a nuestro texto. En este caso tomaremos la sugerencia de la palabra "correctoras". Nos ubicamos en esta palabra y veremos que han una flechita que indica la existencia de una ventana.
Al pulsar y desplegar esta ventanita, se mostrarán las alternativas que tenemos y en este caso elegiremos Insertar.
Ya en nuestra hoja de trabajo y en el documento, la palabra "correctivas" se habrá cambiado por la palabra "correctoras" utilizada como sinónimo.
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BUSCAR Y REEMPLAZAR Podemos en Word identificar automáticamente una pálabra o frase en un documento, esto es muy útil cuando deseamos ubicar en el texto ciertos elementos de interés. Para ello nos posicionamos en el botón Inicio de la barra de herramientas.
Identificamos la sección Edición y vemos las funciones u opciones relacionadas
Abrimos la función Buscar y reemplazar. Escribimos la palabra, por ejemplo "niños"
y si desearamos sustituir "niños" por la identificación de ñiños y niñas, representados por "niñ@s"
Automáticamente Word va revisando el documento y busca estas palabras. Poco a poco muestra donde se encuentran estas palabras y si desearamos reemplazar y realizar la sustitución en el texto. Pulsamos la tecla Reemplazar
Y si quisieramos sustituir todas las palabras niños por niñ@as, pulsamos la tecla Reemplazar todos.