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Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 2 de 80
Manual de Microsoft Excel
Rubén Gómez Sánchez Serrano
Ingeniero Químico (UNAC, Perú), con especialización en Sistemas de Gestión, Gerencia de
Proyectos, Gestión por procesos y software para la gestión de proyectos y de inteligencia de
negocios. Miembro suplente del Subcomité Técnico de Normalización en Gestión de Proyecto
del Instituto Nacional de la Calidad (SCTN-GP INACAL).
Cuento con amplia experiencia en consultoría en Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 en
empresas del sector: producción, construcción, telecomunicaciones, tecnologías de información,
desarrollo de software y servicios.
Docente de diplomados, diplomas y cursos de: Power BI Desktop, Power Pivot, Power Query,
Excel a todo nivel, MS Project y Ofimática en modalidad presencial y virtual en diversas
instituciones.
Docente de capacitaciones in company a nombre de Ingeniería y Servicios Tecnológicos S.A.C. y
otras instituciones en las siguientes empresas e instituciones: Hospital Naval, Escuela Militar de
Chorrillos, Consorcio Obrainsa Astaldi, AJN Inversiones S.A.C., Consulting And Working
International S.A.C. (CANDWI S.A.C.), Data Servicios y Comunicaciones S.A.C., Constructora
Málaga Hnos., JJC Contratistas Generales, Obrainsa, Sherwin Williams, Minera Los Quenuales,
Bureau Veritas y Agroindustrial Paramonga.
Actualmente me desempeño como Gerente de Operaciones en Ingeniería y Servicios
Tecnológicos S.A.C.
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CONTENIDO
ENTORNO DE TRABAJO Y FUNCIONES 4
1. Cinta de opciones, fichas, grupos y comandos 4
2. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido 5
3. Opciones de pegado 8
I. MANEJO DE HOJAS, FILAS, COLUMNAS Y CELDAS 11
1. Como trabajar con filas y columnas 11
2. Acciones con celdas 13
3. Inmovilizar los paneles 14
II. FÓRMULAS 17
1. Las partes de una fórmula de Excel 18
2. Funciones de búsqueda y referencia 18
3. Funciones lógicas 19
4. Funciones de texto 20
5. 10 funciones más populares 22
6. Usar funciones y funciones anidadas en fórmulas de Excel 23
7. Sintaxis de función de Excel 23
III. GESTIÓN DE DATOS 31
1. Quitar valores duplicados 32
2. Validación de datos 33
3. Ordenar datos en un rango o tabla 36
4. Filtrar datos de un rango o una tabla 49
5. Dividir texto en diferentes columnas 55
IV. VISUALIZACIÓN DE DATOS 59
1. Crear un gráfico básico 59
2. Elementos de los gráficos 65
3. Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico 65
4. Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos 68
5. Mostrar u ocultar una leyenda 72
6. Mostrar u ocultar los ejes del gráfico o las cuadrículas 73
7. Mover un gráfico o cambiar su tamaño 76
8. Usar minigráficos para mostrar tendencias de datos 76
V. VIDEOS TUTORIALES 80
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ENTORNO DE TRABAJO Y FUNCIONES
1. Cinta de opciones, fichas, grupos y comandos
Barra de accesos rápidos, aquí encontrarás accesos a funciones como Guardar y
Deshacer.
Cinta de opciones, aquí están todos los comandos y herramientas que necesitarás para
trabajar en un libro de cálculo. Estos estarán agrupados en fichas dependiendo de su
función. Por ejemplo, si necesitas trabajar con fórmulas y funciones en una hoja de
cálculo, en la ficha Fórmulas encontrarás todas las herramientas para hacerlo.
Barra de fórmulas, en este espacio verás las funciones, fórmulas o datos de la celda
seleccionada.
Hojas de cálculo, en esta parte de la interfaz de Excel verás y accederás a las hojas que
conforman el libro de cálculo. Desde allí también podrás crear nuevas hojas de cálculo
haciendo clic en el símbolo más (+).
Opciones de vista, aquí puedes seleccionar cómo quieres visualizar la hoja de cálculo
en que estás trabajando entre las opciones Normal o Diseño de página. Esta última
opción te mostrará cómo se verá el documento al imprimirlo.
Zoom, aquí podrás controlar cuán cerca o lejos quieres ver la hoja de cálculo en que
estás trabajando. Si deslizas el controlador hacía la derecha, te acercarás a la celda que
tengas seleccionada. Si deslizas el controlador hacía la izquierda, te alejarás de la hoja
de cálculo.
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La Vista Backstage es la forma de acceder a las opciones Guardar, Abrir, Guardar,
Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar y otros. Para acceder a la Vista
Backstage solo tienes que hacer clic sobre la ficha Archivo, ubicada en la Cinta de
opciones.
2. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede
personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la
cinta de opciones que se muestra. Esta barra se puede mover desde una de las dos
ubicaciones posibles y se le pueden agregar botones que representan comandos.
Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido
1. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha o el grupo correspondiente para
mostrar el comando que desee agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
2. Haga clic con el botón secundario, y, a continuación, haga clic en la opción Agregar
a la barra de herramientas de acceso rápido del menú contextual.
Eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rápido
• Haga clic con el botón secundario en el comando que desee quitar de la barra de
herramientas de acceso rápido y, a continuación, haga clic en Eliminar de la barra
de herramientas de acceso rápido en el menú contextual.
Cambiar el orden de los comandos en la barra de herramientas de acceso rápido
1. Haga clic con el botón secundario en la barra de herramientas de acceso rápido y,
a continuación, haga clic en Personalizar la barra de herramientas de acceso
rápido en el menú contextual.
2. En Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el
comando que desee mover y, a continuación, haga clic en la flecha Subir o Bajar.
Mover la barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido puede colocarse en una de estas dos
ubicaciones:
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• En la esquina superior izquierda (ubicación predeterminada)
• Debajo de la cinta de opciones.
Si no desea que la barra de herramientas de acceso rápido se muestre en su ubicación
actual, puede moverla a la otra ubicación. Si observa que la ubicación predeterminada
está demasiado lejos del área de trabajo como para que su uso resulte cómodo, quizá
desee acercarla al área de trabajo. La ubicación situada debajo de la cinta invade el área
de trabajo. Por lo tanto, si desea maximizar el área de trabajo, es posible que prefiera
mantener la barra de herramientas de acceso rápido en su ubicación predeterminada.
1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .
2. En la lista, haga clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones o Mostrar encima
de la cinta de opciones.
Restablecer la configuración predeterminada de la barra de herramientas de
acceso rápido
1. Haga clic con el botón secundario en la barra de herramientas de acceso rápido y a
continuación haga clic en Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
en el menú contextual.
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2. En la ventana Personalice la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic
en Restablecer y, a continuación, en Restablecer únicamente la barra de
herramientas de acceso rápido.
Exportar una barra de herramientas de acceso rápido personalizada
Puede exportar las personalizaciones de la cinta de opciones y la barra de herramientas
de acceso rápido a un archivo que puede ser importado y usado por un compañero de
trabajo o en otro equipo.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido.
4. Haga clic en Importar o exportar y, a continuación, en Exportar todas las
personalizaciones.
Importar una barra de herramientas de acceso rápido personalizada
Puede importar archivos de personalización para reemplazar el diseño actual de la cinta
de opciones y de la barra de herramientas acceso rápido. Al importar la personalización,
puede hacer que los programas de Microsoft Office presenten la misma apariencia que
usan sus compañeros de trabajo o en diferentes equipos.
Importante: Al importar un archivo de personalización de la cinta de opciones, perderá
todas las personalizaciones anteriores de la cinta y de la barra de herramientas de
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acceso rápido. Si cree que quizás desee volver a la personalización que tiene
actualmente, debe exportarla antes de importar las personalizaciones nuevas.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido.
4. Haga clic en Importar o exportar y, a continuación, en Importar archivo de
personalización.
¿Por qué veo una bola verde?
Puede ver una bola verde si agregó un grupo personalizado o un comando a la barra
de herramientas de acceso rápida después de personalizar la cinta de opciones, pero
no asignó un icono para representar a ese grupo personalizado o comando.
El icono se usa si hace lo siguiente:
• Agregar el grupo personalizado a la barra de herramientas de acceso rápido.
• Para ayudar a diferenciar entre su propia cinta de opciones personalizada y la cinta
de opciones predeterminada.
3. Opciones de pegado
De forma predeterminada, al copiar (o cortar) y pegar en Excel, todo lo que se encuentra
en la celda de origen o rango-datos, formato, fórmulas, validación, comentarios, se
pega en la celda o celdas de destino. Esto es lo que sucede al presionar CTRL + V para
pegar. Como esto puede no ser lo que desea, tiene muchas otras opciones de pegado,
en función de lo que copie.
Por ejemplo, es posible que desee pegar el contenido de una celda, pero no su formato.
O quizás desee transponer los datos pegados de filas a columnas. O bien, es posible
que tenga que pegar el resultado de una fórmula en lugar de la fórmula en sí.
Opciones de menú de pegado
Haga clic en ficha Inicio > grupo Portapapeles > Pegar y seleccione la opción de
pegado específica que desee. Por ejemplo, para pegar solo el formato de la celda
copiada, haga clic en formato . Esta tabla muestra las opciones disponibles en el
menú pegar:
Icono Nombre de la
opción
Qué se pega
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Pegar Todo el contenido de la celda.
Mantener ancho de
columnas de origen
Contenido de celda copiado junto con el ancho de
columna.
Transponer Gira el contenido de celdas copiadas al pegar. Los datos
en filas se pegarán en columnas y viceversa.
Fórmulas Fórmulas, sin formato ni Comentarios.
Valores Resultados de la fórmula, sin formato ni Comentarios.
Formato Solo el formato de las celdas copiadas.
Valores y formato
de origen
Los valores y el formato de las celdas copiadas.
Pegar vínculo Referencia a las celdas de origen en lugar de al
contenido copiado de la celda.
Imagen Imagen copiada.
Imagen vinculada
Imagen copiada con un vínculo a las celdas originales (si
realiza cambios en las celdas originales, dichos cambios
se reflejarán en la imagen pegada).
Pegado especial
Para usar las opciones del cuadro Pegado especial, haga clic en la ficha Inicio > grupo
Portapapeles > Pegar > Pegado especial.
Método abreviado de teclado: Presione Ctrl +Alt + V
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En el cuadro Pegado especial, seleccione el atributo que desea copiar.
Opción de pegado Acción
Todo Pega todo el contenido de la celda y el formato de los datos
copiados.
Fórmulas Pega solo las fórmulas de los datos copiados como las
especificadas en la barra de fórmulas.
Valores Pega solo los valores de los datos copiados tal y como se
muestran en las celdas.
Formatos Pega solo el formato de celda de los datos copiados.
Comentarios y notas Pega solo los comentarios y las notas adjuntas a la celda
copiada.
Validación Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas
en el área de pegado.
Todo utilizando el tema
de origen
Pega todo el contenido de la celda en el formato de tema del
documento que se aplica a los datos copiados.
Todo excepto bordes Pega todo el contenido de la celda y el formato aplicados a la
celda copiada, excepto los bordes.
Ancho de las columnas Pega el ancho de una columna copiada o rango de columnas
en otra columna o rango de columnas.
Formatos de números y
fórmulas
Pega solo las fórmulas y todas las opciones de formato de
número de las celdas copiadas.
Formatos de números y
valores
Pega solo los valores y todas las opciones de formato de
número de las celdas copiadas.
Todos los formatos
condicionales
Pega las opciones de formato condicional y contenido de las
celdas copiadas.
También puede especificar una operación matemática que se aplicará a los datos
copiados.
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Operación Acción
Ninguno Especifica que no se aplicará ninguna operación matemática a los datos
copiados.
Agregar Agrega los datos copiados a los datos de la celda de destino o del rango de
celdas.
Restar Resta los datos copiados de los datos de la celda de destino o del rango de
celdas.
Multiplicar Multiplica los datos copiados por los datos de la celda de destino o el
rango de celdas.
Dividir Divide los datos copiados por los datos de la celda de destino o el rango de
celdas.
Otras
opciones:
Acción
Saltar
blancos
Evita reemplazar valores en el área de pegado cuando se producen
celdas en blanco en el área de copia al activar esta casilla.
Transponer Cambia las columnas de datos copiados a filas y viceversa cuando
selecciona esta casilla.
Pegar
vínculo
Haga clic para crear un vínculo a las celdas copiadas.
I. MANEJO DE HOJAS, FILAS, COLUMNAS Y CELDAS
1. Como trabajar con filas y columnas
Mover o copiar celdas, filas y columnas
Al mover o copiar filas y columnas, Excel mueve o copia todos los datos que contienen,
incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, comentarios, formatos de celda y celdas
ocultas.
Si la celda contiene una fórmula, las referencias de celda no se ajustan. Por lo tanto, el
contenido de la celda movida o copiada y de las celdas que los apuntan podría mostrar
el #REF! valor de error #¡NUM!. Si esto sucede, tendrá que ajustar las referencias
manualmente.
Puede usar el comando cortar o el comando copiar para mover o copiar las celdas, filas
y columnas seleccionadas, pero también puede moverlas o copiarlas con el mouse.
Siga estos pasos para mover o copiar celdas:
1. Seleccione la celda, fila o columna que desea mover o copiar.
2. Siga uno de estos procedimientos:
• Para mover filas o columnas, en la ficha Inicio > grupo Portapapeles > haga
clic en cortar .
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Método abreviado de teclado: Presione CTRL + X.
• Para copiar filas o columnas, en la ficha Inicio > grupo Portapapeles > haga
clic en copiar .
Método abreviado de teclado: Presione CTRL+C.
3. Haga clic con el botón secundario en una fila o columna situada debajo o a la
derecha del lugar donde desea mover o copiar la selección y, a continuación, siga
uno de estos procedimientos:
• Cuando mueva filas o columnas, haga clic en Insertar celdas cortadas.
• Cuando copie filas o columnas, haga clic en Insertar celdas copiadas.
Nota: Si hace clic en pegar en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles (o
presione Ctrl + V) en lugar de hacer clic en un comando en el menú contextual,
reemplazará el contenido existente de las celdas de destino.
Mover o copiar filas y columnas con el mouse
1. Seleccione la fila o columna que desea mover o copiar.
2. Siga uno de estos procedimientos:
• Para mover filas o columnas, sitúe el puntero sobre el borde de la selección.
Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento , arrastre las
filas o columnas a otra ubicación.
• Para copiar filas o columnas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras señala
el borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en un puntero de
copia , arrastre las filas o columnas a otra ubicación.
Importante: Asegúrese de mantener presionada la tecla CTRL durante la
operación de arrastrar y colocar. Si suelta la tecla CTRL antes de soltar el botón del
mouse, moverá las filas o columnas en lugar de copiarlas.
Al usar el mouse para insertar columnas o filas copiadas o cortadas, se reemplaza el
contenido existente de las celdas de destino. Para insertar filas y columnas copiadas o
cortadas sin reemplazar el contenido existente, debe hacer clic con el botón secundario
en la fila o columna situada debajo o a la derecha del lugar donde desea mover o copiar
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la selección y, a continuación, hacer clic en Insertar celdas cortadas o Insertar celdas
copiadas.
Nota: No se pueden mover o copiar filas y columnas no adyacentes con el mouse.
Insertar y eliminar filas y columnas para organizar mejor la hoja de cálculo
Insertar o eliminar una columna
1. Seleccione cualquier celda de la columna y, a continuación, vaya a la ficha inicio >
grupo celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja o Eliminar columnas de
hoja.
2. También puede hacer clic con el botón secundario en la parte superior de la
columna y, a continuación, seleccionar Insertar o eliminar.
Insertar o eliminar una columna
1. Seleccione cualquier celda de la fila y, a continuación, vaya a la ficha inicio > grupo
celdas > Insertar > Insertar filas de hoja o eliminar filas de hoja.
2. También puede hacer clic con el botón secundario en el número de fila y, a
continuación, seleccionar Insertar o eliminar.
2. Acciones con celdas
Seleccionar contenido de celdas
En Excel, puede seleccionar el contenido de celdas de una o más celdas, filas y
columnas.
Seleccionar una o varias celdas
1. Haga clic en la celda para seleccionarla. O bien use el teclado para navegar a esta y
seleccionarla.
2. Para seleccionar un rango, seleccione una celda y, a continuación, presione el botón
primario del mouse y arrastre sobre las demás celdas.
O bien use Mayús + teclas de dirección para seleccionar el rango.
3. Para seleccionar rangos de celdas y celdas no adyacentes, mantenga presionada la
tecla Ctrl y seleccione las celdas.
Seleccionar una o más filas y columnas
1. Seleccione la letra en la parte superior de una columna para seleccionar toda la
columna. O bien haga clic en cualquier celda de la columna y, después, presione
Ctrl + Barra espaciadora.
2. Seleccione el número de fila para seleccionar una fila. O bien haga clic en cualquier
celda de la fila y, después, presione Mayús + Barra espaciadora.
3. Para seleccionar filas o columnas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl
y seleccione los números de fila o columna.
Seleccionar una tabla, lista u hoja de cálculo
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1. Para seleccionar una tabla o lista, seleccione una celda en la tabla o lista y, después,
presione Ctrl + E.
2. Para seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en el botón seleccionar todo de
la esquina superior izquierda.
Combinar celdas y anular combinación
No puede dividir una celda individual, pero puede hacer que una celda parezca estar
dividida combinando las celdas superiores.
Combinar celdas
1. Seleccione las celdas que quiera combinar.
2. Seleccione combinar y centrar.
Importante: Al combinar varias celdas, aparece el contenido de una sola celda (la celda
superior izquierda para los idiomas de izquierda a derecha o la celda superior derecha
para los idiomas de derecha a izquierda) en la celda combinada. El contenido de las
demás celdas que se combinen se elimina.
Separar celdas
1. Haga clic en la flecha abajo de Combinar y centrar.
2. Seleccione separar celdas.
Importante:
• No puede dividir una celda sin combinar. Si busca información sobre cómo dividir
el contenido de una celda sin combinar entre varias celdas, vea Distribuir el
contenido de una celda en las columnas adyacentes.
• Después de combinar celdas, puede dividir una celda combinada en celdas
separadas de nuevo. Si no recuerda dónde ha combinado celdas, puede usar el
comando Buscar para buscar rápidamente celdas combinadas.
3. Inmovilizar los paneles
Inmovilizar los panales para bloquear la primera fila o columna
Usted desea desplazarse hacia abajo para ver sus filas de datos, pero cuando llega a la
parte inferior de la pantalla, los nombres de las columnas en la fila superior han
desaparecido. Para solucionar esto, inmovilice la fila superior para que siempre esté
visible. Buenas noticias Excel cuenta con un comando para esto, Haga clic en la Ficha
Vista > grupo ventana > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior.
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Inmovilizar la fila superior
Tenga en cuenta que el borde bajo la fila 1 es algo más oscuro que los otros bordes, lo
que quiere decir que la fila que está por encima está inmovilizada.
Inmovilizar la primera columna
Si prefiere inmovilizar la columna de la izquierda, haga clic en la ficha Vista > grupo
ventana > Inmovilizar paneles > Inmovilizar primera columna.
Ahora, la línea a la derecha de la columna A es algo más oscura que las otras líneas, eso
quiere decir que la columna a su izquierda está inmovilizada.
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Inmovilizar la fila superior y la primera columna
Para inmovilizar la fila superior y la primera columna al mismo tiempo, haga clic en
Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles.
Inmovilice tantas filas o columnas como desee
¿Desea inmovilizar múltiples filas o columnas? Puede inmovilizar cuantas desee,
siempre y cuando comience con la fila superior y la primera columna. Para inmovilizar
múltiples filas (comenzando por la fila 1), seleccione la fila que está debajo de la última
fila que desea inmovilizar y haga clic en Inmovilizar paneles. Para inmovilizar múltiples
columnas, seleccione la columna a la derecha de la última columna que desea
inmovilizar y haga clic en Inmovilizar paneles.
Si desea inmovilizar las cuatro filas superiores y las tres columnas de la izquierda,
seleccione la celda D5 y haga clic en Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar
paneles. Cuando inmovilice filas y columnas, el borde debajo de la última fila
inmovilizada y a la derecha de la última columna inmovilizada parecerá algo más grueso
(en este caso, debajo de la fila 4 y a la derecha de la columna C).
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Movilizar filas y columnas
¿Desea movilizar una fila, una columna o ambas? Haga clic en Vista > Inmovilizar
paneles > Movilizar paneles.
II. FÓRMULAS
Si no ha usado Excel antes, pronto descubrirás que no es solo una cuadrícula en la que
introducir números en columnas y filas. Por supuesto, puede usar Excel para calcular los
totales de una columna o una fila de números, pero también puede calcular el pago de una
hipoteca, resolver problemas matemáticos o de ingeniería, o dar con la hipótesis más
optimista en función de las variables que introduzca.
Excel realiza estas operaciones usando fórmulas en las celdas. Una fórmula realiza cálculos
u otras acciones con los datos de su hoja de cálculo. Una fórmula siempre empieza con un
signo igual (=), que puede ir seguido de números, operadores matemáticos (como los
signos + o - para sumar o restar) y funciones integradas de Excel, que pueden ampliar el
poder de una fórmula.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 18 de 80
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Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, después, suma 5 al resultado para
dar con la respuesta, 11.
=2*3+5
A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en
una hoja de cálculo.
=A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.
=SUMA(A1:A10) Usa la función SUMA para devolver la suma de los valores de A1 a A10.
=HOY() Devuelve la fecha actual.
=MAYUSC("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función MAYUSC.
=SI(A1>0) . Usa la función SI para probar la celda A1 y determinar si contiene un valor
mayor que 0.
1. Las partes de una fórmula de Excel
Una fórmula también puede contener algunos o todos los elementos siguientes: funciones,
referencias, operadores y constantes.
Partes de una fórmula
1. Funciones: la función PI() devuelve el valor de Pi: 3,142...
2. Referencias: A2 devuelve el valor de la calda A2.
3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula como,
por ejemplo, 2.
4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia y el
operador * (asterisco) multiplica números.
2. Funciones de búsqueda y referencia
Función Descripción
Función DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda
de una hoja de cálculo.
Función AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia.
Función ELEGIR Elige un valor de una lista de valores.
Función COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.
Función COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia.
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Función Descripción
Función FORMULATEXT
Devuelve la fórmula en la referencia dada como
texto.
Función
IMPORTARDATOSDINAMICOS
Devuelve los datos almacenados en un informe de
tabla dinámica.
BUSCARH (función BUSCARH) Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el
valor de la celda indicada.
Función TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz.
Función HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un
documento almacenado en un servidor de red, en
una intranet o en Internet.
Función INDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia
o matriz.
Función INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de
texto.
Función BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz.
Función COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz.
Función DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto
a una referencia dada.
Función FILA Devuelve el número de fila de una referencia.
Función FILAS Devuelve el número de filas de una referencia.
Función RDTR Recupera datos en tiempo real desde un programa
compatible con la automatización COM.
Función CONSULTAV Busca en la primera columna de una matriz y se
mueve en horizontal por la fila para devolver el valor
de una celda.
3. Funciones lógicas
Función Descripción
Función Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.
Función FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
Función SI Especifica una prueba lógica que realizar.
Función
SI.ERROR
Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un
error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
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Función Descripción
Función SI.ND
Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte en #N/A;
de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.
Función
SI.CONJUNTO
Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor
que corresponde a la primera condición TRUE.
Función NO Invierte el valor lógico del argumento.
Función O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
Función
CAMBIAR
Evalúa una expresión comparándola con una lista de valores y devuelve
el resultado correspondiente al primer valor coincidente. Si no hay
ninguna coincidencia, puede devolverse un valor predeterminado
opcional.
Función
VERDAD
Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Función XO
Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos.
4. Funciones de texto
Función Descripción
Función ASC Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de
dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de
ancho medio (de un byte).
Función TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß
(Baht).
Función CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código.
Función LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
Función CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena
de texto.
Función concat
Combina el texto de varios rangos o cadenas, pero no
proporciona el delimitador o los argumentos IgnoreEmpty.
Función
CONCATENAR
Concatena varios elementos de texto en uno solo.
Función DBCS
Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un
byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho
completo (de dos bytes).
Función MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $
(dólar).
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Función Descripción
Función IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.
Funciones
ENCONTRAR y
ENCONTRARB
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de
minúsculas).
Función DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de
decimales.
Funciones
IZQUIERDA,
IZQUIERDAB
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.
Funciones LARGO,
LARGOB
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
Función MINUSC Pone el texto en minúsculas.
Funciones EXTRAE,
EXTRAEB
Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de
texto que comienza en la posición que se especifique.
Función
VALOR.NUMERO
Convierte texto a número de manera independiente a la
configuración regional.
Función FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto.
Función
NOMPROPIO
Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor
de texto.
Funciones
REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB
Reemplaza caracteres de texto.
Función REPETIR Repite el texto un número determinado de veces.
Funciones DERECHA,
DERECHAB
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.
Funciones HALLAR,
HALLARB
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas
de minúsculas).
Función SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.
Función T Convierte sus argumentos a texto.
Función TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto.
Función unircadenas Combina el texto de varios rangos o cadenas e incluye el
delimitador que se especifique entre cada valor de texto que se
combinará. Si el delimitador es una cadena de texto vacío, esta
función concatenará los rangos.
Función SUPRESP Quita los espacios del texto.
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Función Descripción
Función UNICAR
Devuelve el carácter Unicode al que hace referencia el valor
numérico dado.
Función UNICODE
Devuelve el número (punto de código) que corresponde al
primer carácter del texto.
Función MAYUSC Pone el texto en mayúsculas.
Función VALOR Convierte un argumento de texto en un número.
5. 10 funciones más populares
Función Descripción
Función SUMA Use esta función para agregar los valores de las celdas.
Función SI Use esta función para devolver un valor si una condición es verdadera
y otro valor si es falsa.
Función BUSCAR Use esta función cuando necesite buscar en una sola fila o columna y
encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o
columna.
Función
CONSULTAV
Use esta función cuando necesite buscar elementos en una tabla o
rango por fila. Por ejemplo, busque el apellido de un empleado por su
número de empleado o su número de teléfono buscando su apellido
(como si se tratara de una agenda telefónica).
Función
COINCIDIR
Use esta función para buscar un elemento en un rango de celdas y, a
continuación, devuelva la posición relativa de ese elemento en el
rango. Por ejemplo, si el rango a1: a3 contiene los valores 5, 7 y 38, la
fórmula = COINCIDIr (7, a1: a3, 0) devuelve el número 2, porque 7 es
el segundo elemento del rango.
Función ELEGIR Use esta función para seleccionar uno de los 254 valores posibles a
partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7
son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se
usa un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice.
Función FECHA Use esta función para devolver el número de serie secuencial que
representa una fecha determinada. Esta función es muy útil en
situaciones en las que el año, el mes y el día se proporcionan
mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es posible que
tenga una hoja de cálculo con fechas en un formato que Excel no
reconoce, como AAAAMMDD.
Use la función SIFECHA para calcular el número de días, meses o años
entre dos fechas.
Función DIAS Use esta función para devolver el número de días entre dos fechas.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 23 de 80
Manual de Microsoft Excel
Función Descripción
Funciones
ENCONTRAR y
ENCONTRARB
Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de
texto dentro de una segunda cadena. Devuelven el número de la
posición inicial de la primera cadena de texto a partir del primer
carácter de la segunda.
Función INDICE Use esta función para devolver un valor o la referencia a un valor
desde una tabla o rango.
6. Usar funciones y funciones anidadas en fórmulas de Excel
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos con valores específicos,
denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones
pueden usarse para ejecutar cálculos simples o complejos. Encontrará todas las
funciones de Excel en el grupo Biblioteca de funciones de la Ficha Fórmulas en la
cinta de opciones:
7. Sintaxis de función de Excel
El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR, que redondea un número de la celda
A10, ilustra la sintaxis de una función.
1. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido
por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la
función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre.
2. Nombre de función. Para obtener una lista de las funciones disponibles, haga clic
en una celda y presione MAYÚS+F3, lo que abrirá el cuadro de diálogo Insertar
función.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 24 de 80
Manual de Microsoft Excel
3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos
como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias
de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el
mismo. Los argumentos también pueden ser constantes, fórmulas u otras funciones.
4. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función,
aparece la información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por
ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información sobre herramientas.
Esta información solo aparece para las funciones integradas.
Escribir funciones de Excel
Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de
diálogo Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de
cálculo. Al seleccionar una función en el cuadro de diálogo Insertar función, Excel
iniciará un asistente para funciones, que muestra el nombre de la función, cada uno de
sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual
de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 25 de 80
Manual de Microsoft Excel
Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y
sintaxis, use Autocompletar fórmula. Después de escribir un = (signo igual) y las letras
iniciales de una función, Excel muestra una lista desplegable dinámica de funciones,
argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras. Puede seleccionar un
elemento de la lista desplegable y Excel lo insertará automáticamente.
Anidar funciones de Excel
En algunos casos, puede que deba usar una función como uno de los argumentos de
otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula usa una función anidada PROMEDIO y
compara el resultado con el valor 50.
La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 26 de 80
Manual de Microsoft Excel
Resultados válidos Cuando se usa una función anidada como argumento, deberá
devolver el mismo tipo de valor que el que use el argumento. Por ejemplo, si el
argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá
devolver VERDADERO o FALSO. Si este no es el caso, Excel mostrará el valor de error
#¡VALOR!.
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener hasta siete niveles de
funciones anidadas. Si una función (a la que llamaremos Función B) se usa como
argumento de otra función (a la que llamaremos Función A), la Función B actúa como
función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son
ambas funciones de segundo nivel si se usan como argumentos de la función SI. Una
función anidada dentro de la función anidada PROMEDIO será entonces una función
de tercer nivel, y así sucesivamente.
Usar referencias en fórmulas de Excel
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica
a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea usar en una fórmula. Las
referencias permiten usar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una
fórmula, o bien usar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias
a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Excel usa el estilo de referencia A1, que se refiere a las
columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16 384 columnas) y a las filas con
números (del 1 al 1 048 576). Estas letras y números se denominan encabezados de
fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna
seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección
de la columna B y la fila 2.
Para hacer referencia a Usar
La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 A10:E20
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 27 de 80
Manual de Microsoft Excel
Hacer referencia a una celda o un rango de celdas de otra hoja de cálculo del
mismo libro
En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el valor promedio del rango
B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.
1. Se refiere a la hoja de cálculo Marketing
2. Se refiere al rango de celdas de B1 a B10
El signo de exclamación separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del
rango de celdas
Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas
1. Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa
en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace
referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la
referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se
ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas usan
referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la
celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Fórmula copiada con referencia relativa
2. Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como
$A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la
posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece
invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se
ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas usan referencias relativas, de
modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo,
si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable
en ambas celdas: =$A$1.
Fórmula copiada con referencia absoluta
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 28 de 80
Manual de Microsoft Excel
3. Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila
relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna
absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la
forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se
copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta
automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o
rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Fórmula copiada con referencia mixta
Estilo de referencia 3D
Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias
hojas de cálculo dentro del libro, use una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la
referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo.
Excel usará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la
referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos
en la celda B5 en todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13,
ambas incluidas.
• Pueden usarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y
crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA,
CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST.P, DESVEST.M,
DESVESTA, DESVESTPA, VAR.P, VAR.S, VARA y VARPA.
• No pueden usarse referencias 3D en fórmulas de matriz.
• No pueden usarse referencias 3D con el operador de intersección (un solo espacio)
o en fórmulas que usen una intersección implícita.
Qué ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo
Los siguientes ejemplos explican lo que ocurre cuando mueve, copia, inserta o elimina
hojas de cálculo incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se usa la fórmula
=SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja
6.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 29 de 80
Manual de Microsoft Excel
• Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro
(las extremas en este ejemplo), Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las
celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
• Eliminar Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los
cálculos los valores de las mismas.
• Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación
situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los
cálculos los valores de dichas hojas.
• Mover un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo
libro, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que
exista entre ellas.
• Eliminar un punto final Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel ajustará los cálculos
para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Estilo de referencia F1C1
También puede usarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como
las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las
posiciones de fila y columna en macros. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de
una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número
de columna.
Referencia Significado
F[-2]C referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en la misma
columna.
F[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas
hacia la derecha.
F2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna.
F[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
F Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos usando el estilo de referencia
F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el
botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra
la fórmula usando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.
Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 si activa o desactiva la
casilla Estilo de referencia F1C1 en la sección Trabajo con fórmulas, que se
encuentra en la categoría Fórmulas del cuadro de diálogo Opciones. Para abrir este
cuadro de diálogo, haga clic en la Ficha Archivo.
Usar nombres en fórmulas de Excel
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 30 de 80
Manual de Microsoft Excel
Puede crear nombres definidos para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas,
valores constantes o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a
una referencia de celda, una constante, una fórmula o una tabla cuyo propósito, a
primera vista, podría resultar difícil de comprender. A continuación, se muestran
algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar
la comprensión de las fórmulas.
Ejemplo 1
Tipo de ejemplo Ejemplo, usando intervalos en lugar
de nombres
Ejemplo, usando nombres
Referencia =SUMA(A16:A20) =SUMA(Ventas)
Constante =PRODUCTO(A12,9,5%) =PRODUCTO(Precio,Tasa-
impuestos)
Fórmula =TEXTO(BUSCARV(MAX(A16,A20),A1
6:B20,2,FALSO),"m/dd/aaaa")
=TEXTO(BUSCARV(MAX(Ven
tas),InfoVentas,2,FALSO),"m/
dd/aaaa")
Tabla A22:B25 =PRODUCTO(Precio,Tabla1[
@Tipo de interés])
Ejemplo 2
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una
nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados,
selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede
ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.
NOTA: En las fórmulas de las columnas C y D, el nombre definido "Ventas" se sustituye
por la referencia al rango A9:A13 y el nombre "InfoVentas" se sustituye por el rango
A9:B13. Si no crea estos nombres en el libro de prueba, ¿devolverán las fórmulas de
D2:D3 el error #¿NOMBRE?.
Tipo de ejemplo Ejemplo, sin usar un
nombre
Ejemplo, usando un
nombre
Fórmula y
resultado, usando
un nombre
Referencia '=SUMA(A9:A13) '=SUMA(Ventas) =SUMA(Ventas)
Fórmula '=TEXTO(BUSCARV(
MAX(A9:13),A9:B13,2
,FALSO),"m/dd/yyyy"
)
'=TEXTO(BUSCARV(
MAX(Ventas),InfoVe
ntas,2,FALSO),"m/dd
/yyyy")
=TEXTO(BUSCARV(
MAX(Ventas),InfoVe
ntas,2,FALSO),"m/dd
/aaaa")
Precio: 995 €
Ventas Fecha de venta
249 € 17/3/2011
399 € 2/4/2011
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 31 de 80
Manual de Microsoft Excel
643 € 23/4/2011
275 € 30/4/2011
447 € 4/5/2011
Tipos de nombres
Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y usar.
• Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una
fórmula o un valor constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque
Excel en ocasiones los crea por usted, como por ejemplo, cuando se establece un
área de impresión.
• Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de
datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel
crea nombres de tabla predeterminados, como "Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez
que se inserta una tabla de Excel, pero usted puede cambiar estos nombres por
otros más significativos.
Para más información sobre las tablas de Excel, vea el tema sobre cómo usar
referencias estructuradas con tablas de Excel.
Crear y especificar nombres
Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:
Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más adecuada de crear un
nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.
Crear un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente
partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes usando una selección de celdas
de la hoja de cálculo.
El cuadro de diálogo Nombre nuevo Es lo mejor que se puede usar cuando se desea
más flexibilidad a la hora de crear nombres, por ejemplo, para especificar un ámbito de
nivel de hoja de cálculo local o para crear un comentario del nombre.
NOTA: De forma predeterminada, en los nombres se usan referencias absolutas de
celda.
Puede especificar un nombre con cualquiera de estos métodos:
• Escribiendo Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una fórmula.
• Usar Fórmula Autocompletar Use la lista desplegable Fórmula Autocompletar, en
la que se muestran automáticamente los nombres válidos.
• Realizando una selección en el comando Utilizar en la fórmula Seleccione un
nombre definido de la lista que muestra el comando Utilizar en la fórmula del grupo
Nombres definidos de la Ficha Fórmulas.
III. GESTIÓN DE DATOS
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 32 de 80
Manual de Microsoft Excel
1. Quitar valores duplicados
Cuando el comando Quitar duplicados, los datos duplicados se eliminarán de manera
permanente. Antes de eliminar los duplicados, es una buena idea copiar los datos
originales a otra hoja de cálculo para que no pierda ninguna información de forma
accidental.
1. Seleccione el rango de celdas con valores duplicados que desea quitar.
2. Haga clic en Datos > Quitar duplicados y, a continuación, debajo de Columnas,
active o desactive las columnas donde desea eliminar los duplicados.
Por ejemplo, en esta hoja de cálculo, la columna Enero tiene información de precios
que deseo conservar.
Por tanto, he desactivado Enero en el cuadro Quitar duplicados.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 33 de 80
Manual de Microsoft Excel
3. Haga clic en Aceptar.
2. Validación de datos
Los primeros tres pasos son para agregar cualquier tipo de validación de datos. Los
pasos 4 a 8 son específicamente para crear una lista desplegable.
1. Seleccione una o más celdas para validar.
2. En la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de
datos.
3. En la ficha Configuración, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 34 de 80
Manual de Microsoft Excel
4. En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas. Por
ejemplo:
a. Para limitar una respuesta a dos opciones (por ejemplo "¿Tiene hijos?"), escriba
Sí, No.
b. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones,
escriba Baja, Media, Alta.
Nota: Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de lista
que probablemente nunca cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o si
necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando, le irá mejor si sigue el paso
del siguiente procedimiento recomendado.
Procedimiento recomendado: También puede crear entradas de la lista mediante
referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. La manera más
eficaz es crear la lista, después aplicar el formato como una tabla de Excel (desde
la ficha Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como tabla > elija el estilo de
tabla que sea mejor para usted). Después, seleccione el rango de cuerpo de datos
de la tabla, que es la parte de la tabla que solo tiene la lista, no el encabezado de
la tabla (en este caso, Departamento), y proporciónele un nombre significativo en
el cuadro Nombre encima de la columna A.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 35 de 80
Manual de Microsoft Excel
5. En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validación de
datos, agregue el nombre que acaba de definir precedido de un signo igual (=).
6. Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos de la
lista, su lista de validación de datos se actualizará automáticamente.
7. Nota: Es mejor colocar sus listas en una hoja de cálculo independiente (oculta si
fuera necesario) de forma que nadie pueda editarlas.
8. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 36 de 80
Manual de Microsoft Excel
9. Para especificar cómo quiere administrar los valores en blanco (nulos), active o
desactive la casilla Omitir blancos.
Nota: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas que tiene un
nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar de ese rango,
al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba
en la celda validada. Esto también se cumple para cualquier celda a la que se
haga referencia mediante fórmulas de validación: si cualquier celda a la que se
hace referencia está en blanco, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite
que cualquier valor se escriba en la celda validada.
10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate
de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la
configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como
espera.
Notas:
• Tras crear su lista desplegable, asegúrese de que funciona de la manera que
quiera. Por ejemplo, puede que quiera comprobar si la celda es lo bastante
ancha para mostrar todas sus entradas.
• Si la lista de entradas para lista desplegable está en otra hoja de cálculo y desea
evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, piense en ocultar y proteger
dicha hoja de cálculo. Para obtener más información acerca de cómo proteger
una hoja de cálculo, vea Bloquear celdas para protegerlas.
Eliminar validación de datos: seleccione la celda o celdas que contienen la validación
que desea eliminar, luego vaya a Datos > Validación de datos y en el diálogo de
validación de datos, presione el botón Borrar todo y después Aceptar.
3. Ordenar datos en un rango o tabla
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner
una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de
productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos
ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más
fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 37 de 80
Manual de Microsoft Excel
Obtener información sobre la ordenación
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor
a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más
antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada
(como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color
de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son
ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.
Los criterios de ordenación de las tablas de Excel se guardan en el libro para que pueda
volver a aplicarlos a esa tabla cada vez que abra el libro, pero no se guardan para un
rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar
periódicamente una ordenación al abrir un libro, se recomienda usar una tabla. Esto es
especialmente importante para ordenaciones de varias columnas o para las que se
tarda mucho tiempo en crear.
Cuando se vuelve a aplicar una ordenación, pueden aparecer resultados distintos por
las razones siguientes:
• Se han agregado datos, se han modificado o se han eliminado del rango de
celdas o de la columna de tabla.
• Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha
actualizado.
Ordenar texto
1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o
asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene
datos alfanuméricos.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos
procedimientos.
3. Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en (Ordenar de
A a Z).
4. Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en (Ordenar de
Z a A).
También puede realizar una ordenación que distinga mayúsculas de minúsculas:
1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 38 de 80
Manual de Microsoft Excel
2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones. Aparece el cuadro de
diálogo Opciones de ordenación.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir
mayúsculas de minúsculas.
4. Haga clic en Aceptar dos veces.
5. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una
celda dentro del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y
filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.
Problema: comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la
columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números
almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto a todos. Si
no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los
números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos
seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de
fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto.
Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan
importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios delante de los mismos.
Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o puede
usar la función ESPACIOS.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 39 de 80
Manual de Microsoft Excel
Ordenar números
1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de
que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
3. Para ordenar por números de menor a mayor, haga clic en (Ordenar de menor
a mayor).
4. Para ordenar por números de mayor a menor, haga clic en (Ordenar de mayor
a menor).
Problema: comprobar que todos los números se almacenan como números Si los
resultados no son los que esperaba, es posible que la columna contenga números
almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos
importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial
(') se almacenan como texto.
Ordenar fechas u horas
1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de
que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
3. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
4. Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en (Ordenar
de más antiguo a más reciente).
5. Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en (Ordenar
de más reciente a más antiguo).
6. Para volver a aplicar una ordenación después de cambiar los datos, haga clic en una
celda dentro del rango o tabla y, después, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha
Datos, haga clic en Volver a aplicar.
Problema: comprobar que las fechas y horas se almacenan como valores de fecha
y hora Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna
contenga fechas u horas almacenadas como texto y no como valores de fecha u hora.
Para que Excel las ordene correctamente, todos los valores de fecha y hora de una
columna tienen que estar almacenados como números de serie de fecha u hora. Si Excel
no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha u hora se
almacenó como texto.
Nota: Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar
el día de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de
la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la
función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación
estará basada en datos alfanuméricos. Para obtener más información, vea Mostrar la
fecha como día de la semana.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 40 de 80
Manual de Microsoft Excel
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una
columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por
estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante la
aplicación de un formato condicional.
1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la
celda activa está en una columna de tabla.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.
4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
o Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
o Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
o Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a
continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un
color de fuente o un icono de celda.
6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior
o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de
columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 41 de 80
Manual de Microsoft Excel
o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior
o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de
columnas y A la derecha para una ordenación de filas.
Nota: No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de
ordenación de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea
para cada operación de ordenación.
7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea
ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al
cinco.
Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que
realiza la misma selección en Ordenar.
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales
que quiere incluir en la ordenación.
8. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda
dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y
filtrar, haga clic en Volver a aplicar.
Ordenar por una lista personalizada
Puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el
usuario. Por ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar,
como Alto, Mediano y Bajo. ¿Cómo puede ordenar de modo que las filas que contienen
Alto aparezcan primero, seguidas por Mediano y luego Bajo? Si fuera a ordenar
alfabéticamente, una ordenación “A a Z” pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes
que Mediano. Y si ordenara de “Z a A”, Mediano aparecería primero, con Bajo en el
medio. Independientemente del orden, siempre desea “Mediano” en el medio. Al crear
su propia lista personalizada, puede evitar este problema.
Además de las listas personalizadas, Excel ofrece listas personalizadas integradas de
días de la semana y de meses del año.
1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:
a. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden
que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
N A
1 Máximo
2 Medio
3 Mínimo
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 42 de 80
Manual de Microsoft Excel
b. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione
las celdas A1:A3.
c. Haga clic en la ficha Archivo, después en Opciones y a continuación en la
categoría Avanzadas.
d. En General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
e. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y,
después, haga clic dos veces en Aceptar.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 43 de 80
Manual de Microsoft Excel
Notas:
▪ Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto,
número y fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en
un formato (color de celda, color de fuente o icono).
▪ La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el
primer carácter puede no empezar por un número.
2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la
celda activa está en una columna de tabla.
3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 44 de 80
Manual de Microsoft Excel
4. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna
que quiere ordenar según una lista personalizada.
5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.
6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee.
Con la lista personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto,
Medio, Bajo.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una
celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo
Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.
Ordenar filas
1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda
activa está en una columna de tabla.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
3. Haga clic en Opciones.
4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en
Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 45 de 80
Manual de Microsoft Excel
5. En Fila, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.
6. Para ordenar por valor, haga lo siguiente:
a. Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
b. Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a
menor.
c. Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más
recientes o De más recientes a más antiguos.
7. Para ordenar por color de celda, color de fuente o icono de celda, haga lo siguiente:
a. En Ordenar según, seleccione Valores.
b. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:
c. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de
celda.
d. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un
color de celda, un color de fuente o un icono de celda.
e. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.
8. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda
dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y
filtrar, haga clic en Volver a aplicar.
Nota: Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel
ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de
detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 46 de 80
Manual de Microsoft Excel
Ordenar por más de una columna o fila
Si lo desea, puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea
agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar a continuación otra
columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una
columna Departamento y una columna Empleado, puede ordenar primero por
Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y,
después, ordenar por nombre (para colocar los nombres en orden alfabético dentro de
cada departamento). Puede ordenar hasta 64 columnas.
Nota: Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener
encabezados de columna.
1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de
que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea
ordenar.
4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
o Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.
o Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o
Icono de celda.
5. En Criterio de Ordenación, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de
los procedimientos siguientes:
o Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
o Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a
menor.
o Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más
recientes o De más recientes a más antiguos.
o Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.
6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a
continuación, repita los pasos del tres al cinco.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 47 de 80
Manual de Microsoft Excel
7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación,
haga clic en Copiar nivel.
8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a
continuación, haga clic en Eliminar nivel.
Nota: Debe conservar al menos una entrada en la lista.
9. Para cambiar el orden en el que se clasifican las columnas, seleccione una entrada
y, a continuación, haga clic en la flecha arriba o abajo para cambiarlo.
Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más abajo.
10. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda
dentro del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de
la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.
Ordenar por un valor parcial en una columna
Para ordenar por la parte de un valor de una columna, como códigos de números de
pieza (789-WDG-34), apellidos (Carlota Melgar) o nombres (Melgar, Carlota), primero
necesita dividir la columna en dos o más columnas para que el valor por el que quiera
ordenar esté en su propia columna. Para hacerlo, puede usar funciones de texto para
separar las partes de las celdas, o bien usar el Asistente para convertir texto en
columnas.
Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás
Advertencia: Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una
columna en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar
celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.
Nota: El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.
1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 48 de 80
Manual de Microsoft Excel
2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de
columna.
3. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuación, haga clic en uno de los comandos de ordenación que haya
disponibles.
Aparece el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.
4. Seleccione Continuar con la selección actual.
5. Haga clic en Ordenar.
6. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo
Ordenar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si el resultado no es el que quiere, haga clic en Deshacer .
Más información sobre problemas generales de ordenación
Si obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:
Comprobar si los valores que devuelve una fórmula han cambiado Si los datos que
ha ordenado contienen una o más fórmulas, los valores devueltos de dichas fórmulas
pueden cambiar cuando se actualiza la hoja de cálculo. En este caso, asegúrese de que
vuelve a aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.
Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven
cuando se ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas.
Antes de ordenar los datos, es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas.
Comprobar la configuración local Los criterios de ordenación varían según la
configuración local. Asegúrese de que la configuración local de la Configuración
regional o de la Configuración regional y de idioma del Panel de control de su
equipo es correcta. Para obtener información sobre cómo cambiar la configuración
local, vea el sistema de Ayuda de Windows.
Especificar encabezados de columna solamente en una fila Si tiene que utilizar
rótulos de varias líneas, ajuste el texto dentro de la celda.
Activar o desactivar la fila de título Normalmente, lo mejor es tener una fila de título
cuando se ordena una columna para facilitar la comprensión del significado de los
datos. De manera predeterminada, el valor del título no se incluye en la operación de
ordenación. A veces, es posible que tenga que activar o desactivar el título para que el
valor del mismo se incluya o no se incluya en la operación de ordenación. Siga uno de
los procedimientos siguientes:
• Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque se trata de un
encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en
Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, active Mis datos
tienen encabezados.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 49 de 80
Manual de Microsoft Excel
• Para incluir la primera fila de datos en la ordenación porque no es un
encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en
Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, desactive Mis
datos tienen encabezados.
4. Filtrar datos de un rango o una tabla
Usar Autofiltro en comparación operadores como "mayor que" y "10 mejores" puede
mostrar los datos que desea y ocultar el resto. Una vez que haya filtrado los datos de
un rango de celdas o tabla, puede volver a aplicar un filtro para obtener resultados
actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.
Más información sobre el filtrado
En los datos filtrados solo se muestran las filas que cumplen los criterios que haya
especificado y se ocultan las filas que no quiere ver. Después de filtrar los datos, puede
copiar, buscar, editar, aplicar formato, representar con gráficos e imprimir el
subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos.
También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa
que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de
datos.
Nota: Cuando se utiliza el cuadro de diálogo Buscar para buscar datos filtrados, sólo se
busca en los datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para
buscar en todos los datos hay que borrar todos los filtros.
Los tres tipos de filtros
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato
o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas
o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de
números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero
no por ambos.
Volver a aplicar un filtro
Para determinar si se ha aplicado un filtro, observe el icono del encabezado de columna:
• Una flecha desplegable significa que el filtrado está habilitado, pero que no se
ha aplicado.
Cuando pasa el mouse por encima del encabezado de una columna con el filtrado
habilitado, pero no aplicado, se muestra una información en pantalla "(Mostrar
todo)".
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 50 de 80
Manual de Microsoft Excel
• Un botón Filtro significa que se ha aplicado un filtro.
Cuando pasa el mouse por encima del encabezado de una columna filtrada, una
información en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por
ejemplo, "Igual que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".
Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones
siguientes:
• Se han agregado, modificado o eliminado datos del rango de celdas o de la
columna de tabla.
• El filtro es un filtro de hora y fecha dinámica, como Hoy, Esta semana o Hasta la
fecha.
• Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha
actualizado.
No mezcle formatos de almacenamiento
Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como
texto y número o número y fecha, en la misma columna como un único tipo de
comando de filtro está disponible para cada columna. Si hay una mezcla de formatos
de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que
más ocurre. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como
número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto.
Filtrar un rango de datos
1. Seleccione los datos que desea filtrar. Para obtener los mejores resultados, las
columnas deben tener encabezados.
2. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic
en Filtros de número o Filtros de texto.
3. Haga clic en uno de los operadores de comparación. Por ejemplo, para mostrar
números dentro de un límite inferior o superior, seleccione Entre.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 51 de 80
Manual de Microsoft Excel
4. En el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado, escriba o seleccione los criterios
para filtrar datos. Por ejemplo, para mostrar todos los números entre 1000 y 7.000,
en el cuadro es mayor o igual a, escriba 1000 y en la es menor o igual a, escriba
7000.
5. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro.
Nota: Operadores de comparación no son la única manera de filtrar por criterios
establecidos. Puede Elegir los elementos de una lista o una búsqueda de datos.
Puede filtrar por color de celda o color de fuente.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 52 de 80
Manual de Microsoft Excel
Filtrar datos en una tabla
Al colocar datos en una tabla, los controles de filtrado se agregan automáticamente a
los encabezados de tabla.
Para realizar un filtrado rápido, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que desea
filtrar.
2. En la lista de texto o números, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte
superior de la lista y, a continuación, active las casillas de los elementos que
desea mostrar en su tabla.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 53 de 80
Manual de Microsoft Excel
3. Haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Para ver más elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina
inferior derecha de la galería de filtros para ampliarla.
La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono para indicar que
hay un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.
Filtrar elementos por color
Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede
filtrar por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.
1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que tiene
formato de color o formato condicional aplicado.
2. Haga clic en Filtrar por color y elija el color de celda, el color de fuente o el
icono por el que desea filtrar.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 54 de 80
Manual de Microsoft Excel
Los tipos de opciones de color que tendrá dependerán de los tipos de formato
que haya aplicado.
Crear una segmentación de datos para filtrar sus datos de tabla
Una segmentación de datos es muy útil porque indique claramente qué datos se
muestran en la tabla después de filtrar los datos.
Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 55 de 80
Manual de Microsoft Excel
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de
la cinta de opciones.
2. Haga clic en ficha Diseño > Insertar segmentación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas
para las que desea crear segmentaciones de datos.
4. Haga clic en Aceptar.
Aparecerá una segmentación de datos para cada encabezado de tabla que ha
activado en el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos.
5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar
en su tabla.
Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a
continuación, elija los elementos que desea mostrar.
Sugerencia: Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la
segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos en
la cinta de opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de datos o
cambie la configuración de la ficha Opciones.
5. Dividir texto en diferentes columnas
Puede tomar el texto en una o más celdas y propagarlo en varias de ellas. Esto se
denomina análisis y es lo contrario de concatenación, donde puede combinar texto de
dos o más celdas en una. Por ejemplo, si tiene una columna de nombres completos,
puede dividir esa columna en columnas de nombre y apellido independientes como
esta:
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 56 de 80
Manual de Microsoft Excel
Vaya a la Ficha Datos> Texto en columnas el asistente le guiará por el proceso. Aquí
tiene un análisis de cómo funciona:
1. Seleccione la celda o columna que contiene el texto que desea dividir.
Nota: Seleccione tantas filas como desee pero no más de una columna.
Asegúrese de que hay suficientes columnas vacías a la derecha de manera que
nada de allí se sobrescriba. Si no tiene suficientes columnas vacías, agréguelas.
2. Haga clic en la Ficha Datos >Texto en columnas.
3. Esto inicia el Asistente para convertir texto en columnas. Haga clic en
Delimitado > Siguiente.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 57 de 80
Manual de Microsoft Excel
4. Active Coma y desactive el resto de los cuadros (Aguirre Chong, Elsa
Katherine, con una coma). Puede ver una vista previa de los datos en la ventana
Vista previa de los datos seleccionados.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 58 de 80
Manual de Microsoft Excel
5. Haga clic en Siguiente.
6. En este paso, elija el formato para sus nuevas columnas o bien, puede dejar que
Excel lo haga por usted. Si desea elegir su propio formato, seleccione el formato
que desee, como Texto, haga clic en la segunda columna de datos de la ventana
Vista previa de los datos y haga clic en el formato de nuevo. Repita para todas
las columnas de la ventana de vista previa.
7. Haga clic en el botón a la derecha del cuadro Destino para contraer el
cuadro de diálogo.
8. Seleccione las celdas de su libro donde desea pegar sus datos divididos. Por
ejemplo, si está dividiendo un nombre completo en una columna de nombre y
una columna de apellido, seleccione el número adecuado de celdas en dos
columnas adyacentes.
9. Haga clic en el botón para expandir el cuadro de diálogo y después haga
clic en Finalizar.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 59 de 80
Manual de Microsoft Excel
IV. VISUALIZACIÓN DE DATOS
Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese
modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre
diferentes series de datos.
Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de
cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico. A continuación, solo tiene que
seleccionar el tipo de gráfico que desea usar en la ficha Insertar del grupo Gráficos.
1. Crear un gráfico básico
a. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.
Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina
automáticamente el mejor modo de trazar los datos en el gráfico. Algunos tipos de
gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición
de datos específica.
Procedimiento para organizar datos en la hoja de cálculo
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 60 de 80
Manual de Microsoft Excel
Para este tipo de
gráfico Organice los datos
Gráfico de columnas,
barras, líneas, área,
superficie o radial
En columnas o filas, de la siguiente manera:
Lorem Ipsum
1 2
3 4
O bien:
Lorem 1 3
Ipsum 2 4
Gráfico circular o de
anillos
Si hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y una
columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera:
A 1
B 2
C 3
O bien:
A B C
1 2 3
Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y
una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera:
A 1 2
B 3 4
C 5 6
O bien:
A B C
1 2 3
4 5 6
Gráfico de burbujas o
XY (de dispersión)
En columnas, con los valores del eje X en la primera columna y los
valores del eje Y correspondientes y los valores de tamaños de
burbuja en las columnas adyacentes, como por ejemplo:
X Y Tamaño de la burbuja
1 2 3
4 5 6
Gráfico de
cotizaciones
En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o
fechas como etiquetas:
valores máximos, valores mínimos y valores de cierre
Como:
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 61 de 80
Manual de Microsoft Excel
Para este tipo de
gráfico Organice los datos
Fecha Máximo Mínimo Cierre
1/1/2002 46,125 42 44,063
O bien:
Fecha 1/1/2002
Máximo 46,125
Mínimo 42
Cierre 44,063
b. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.
Sugerencia Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en
un gráfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas
que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar
celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo.
También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico.
Procedimiento para seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
Para seleccionar Realice este procedimiento
Una celda Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta
la última celda, o bien mantenga presionada la tecla MAYÚS
mientras presiona las teclas de dirección para extender la
selección.
También puede seleccionar la primera celda del rango y, a
continuación, presionar F8 para extender la selección mediante
las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección,
vuelva a presionar F8.
Un rango de celdas
grande
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación,
mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la
última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la
última celda.
Todas las celdas de una
hoja de cálculo
Haga clic en el botón Seleccionar todo.
Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede
presionar CTRL+E.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 62 de 80
Manual de Microsoft Excel
Para seleccionar Realice este procedimiento
Nota: Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la
región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona
la hoja de cálculo completa.
Celdas o rangos de celdas
no adyacentes
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación,
mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las
demás celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y,
a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o
rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de
celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8.
Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de
celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la
selección.
Una fila o columna
completa
Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.
1. Encabezado de la fila
2. Encabezado de la columna
También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna
si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona
CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA
IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para
las columnas).
Nota: Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA
selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si
presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona
la fila o columna completa.
Filas o columnas
adyacentes
Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O
bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga
presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o
columna.
Filas o columnas no
adyacentes
Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la
selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic
en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas
que desee agregar a la selección.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 63 de 80
Manual de Microsoft Excel
Para seleccionar Realice este procedimiento
La primera o la última
celda de una fila o
columna
Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación,
presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA
IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para
las columnas).
La primera o la última
celda de una hoja de
cálculo o de una tabla de
Microsoft Office Excel
Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una
hoja de cálculo o de una lista de Excel.
Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja
de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.
Celdas hasta la última
celda utilizada de la hoja
de cálculo (esquina
inferior derecha)
Seleccione la primera celda y, a continuación, presione
CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la
última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior
derecha).
Celdas hasta el comienzo
de la hoja de cálculo
Seleccione la primera celda y, a continuación, presione
CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta
el comienzo de la hoja de cálculo.
Más o menos celdas que
la selección activa
Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la
última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango
rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se
convierte en la nueva selección.
Sugerencia: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de
la hoja.
c. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos
siguientes:
• Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de
gráfico que desea utilizar.
• Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en para mostrar el
cuadro de diálogo Insertar gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas
para desplazarse por los tipos de gráficos.
Sugerencia Cuando sitúe el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de
gráfico, aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 64 de 80
Manual de Microsoft Excel
d. De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico
incrustado. Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede
cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente.
• Haga clic en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño de gráfico y Formato.
• En la ficha Diseño de gráfico, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover
gráfico.
• En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos
siguientes:
▪ Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.
Sugerencia Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede
escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.
▪ Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo,
haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en
el cuadro Objeto en.
• Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo, Gráfico1 si es
el primer gráfico que haya creado en la hoja de cálculo.
Notas
• Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado,
seleccione los datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 65 de 80
Manual de Microsoft Excel
ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado.
Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico independiente.
• Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo. Haga clic en el gráfico para
seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.
2. Elementos de los gráficos
Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma
predeterminada y otros se pueden agregar según las necesidades.
3. Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico
Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar
de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede
aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona
diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera
necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el
formato de cada uno de los elementos del gráfico.
Aplicar un diseño de gráfico predefinido
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un
diseño predefinido.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño y Formato.
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2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee
usar.
Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los diseños de gráfico
estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.
Sugerencia Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .
Aplicar un estilo de diseño
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un estilo
predefinido.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño, Presentación y Formato.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee
usar.
Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los estilos estarán
disponibles en la galería Estilos rápidos del grupo Estilos de diseño.
Sugerencia Para ver todos los estilos de gráfico predefinidos, haga clic en Más .
Cambiar manualmente el diseño de elementos del gráfico
1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo diseño quiera modificar, o haga lo
siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico:
a. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de
gráficos.
b. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha
situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic
en el elemento que desee.
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2. En la ficha Presentación, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el
botón del elemento de gráfico que corresponda al elemento de gráfico que
seleccionó y luego haga clic en la opción de diseño deseada.
Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento de gráfico
seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos
se aplicarán a todas las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos,
las etiquetas de datos solo se aplicarán a la serie de datos o al punto de datos
seleccionado.
Cambiar manualmente el formato de elementos del gráfico
1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente
para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico:
a. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de
gráficos.
b. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha
situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic
en el elemento que desee.
2. En la ficha Formato, siga uno o varios de estos procedimientos:
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a. Para dar formato a un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo
Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a
continuación, seleccione las opciones que desee.
b. Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el
grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en
Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a
continuación, seleccione las opciones de formato que desee.
c. Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del gráfico
seleccionado, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en un estilo.
También puede hacer clic en Relleno de texto, Contorno de texto o
Efectos de texto y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que
desee.
Nota Después de aplicar un estilo de WordArt, este no se puede eliminar.
Si ya no desea el estilo de WordArt que aplicó, puede seleccionar otro o
hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido para
volver al formato de texto anterior.
Sugerencia Para aplicar un formato de texto normal al texto de los
elementos del gráfico, puede hacer clic con el botón secundario en el texto
o seleccionarlo y después hacer clic en las opciones de formato que desee
usar de la minibarra de herramientas. Puede usar también los botones de
formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente).
4. Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos
Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos, por ejemplo, títulos
de gráfico y de eje. Generalmente pueden agregarse títulos de eje a todos los ejes que
se pueden mostrar en un gráfico, incluidos los ejes de profundidad (de series) de los
gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los gráficos radiales) tienen ejes, pero no
pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen ejes (como los gráficos
circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje.
Puede vincular también los títulos de gráfico y de eje al texto correspondiente de las
celdas de la hoja de cálculo creando una referencia a esas celdas. Los títulos vinculados
se actualizan automáticamente en el gráfico cuando se modifica el texto
correspondiente en la hoja de cálculo.
Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas
de datos a los puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de
datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente
cuando estos valores cambian.
Agregar un título al gráfico
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar un título.
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De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño y Formato.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en Agregar
elemento de gráfico luego Titulo del gráfico
3. Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico.
4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el
texto que desee.
Sugerencia Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee
dividir la línea, para ubicar el puntero allí, y luego presione ENTRAR.
5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato
de la minibarra de herramientas que desee usar.
Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (ficha
Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en
él con el botón secundario, hacer clic en Formato del título del gráfico en el
menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que
desee.
Agregar títulos de eje
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar títulos de eje.
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De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño y Formato.
2. En la ficha Presentación, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en Agregar
elemento de gráfico luego Titulo de eje.
3. Siga uno o varios de estos procedimientos:
o Para agregar un título a un eje horizontal primario (categorías), haga clic
en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en la
opción que desee.
Sugerencia Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, puede
hacer clic también en Título de eje horizontal secundario.
o Para agregar un título al eje vertical primario (valores), haga clic en
Título de eje vertical primario y, a continuación, haga clic en la opción
que desee.
Sugerencia Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer
clic también en Título de eje vertical secundario.
o Para agregar un título a un eje (serie) de profundidad, haga clic en Título
de eje de profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que
desee.
Nota Esta opción solo está disponible cuando el gráfico seleccionado es
un gráfico 3D real, por ejemplo, un gráfico de columnas 3D.
4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto
que desee.
Sugerencia Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee
dividir la línea, para ubicar el puntero allí, y luego presione ENTRAR.
5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato
de la minibarra de herramientas que desee usar.
Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (ficha
Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en
él con el botón secundario, hacer clic en Formato del título del eje en el menú
contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.
Notas
• Si cambia a otro tipo de gráfico que no admite títulos de eje (como un gráfico
circular), los títulos de eje no se mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia
de nuevo a un tipo de gráfico que admita títulos de eje.
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• Los títulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando
cambie a un tipo de gráfico que no admita ejes secundarios.
Vincular un título a una celda de hoja de cálculo
1. En un gráfico, haga clic en el título de gráfico o de eje que desea vincular a una
celda de la hoja de cálculo.
2. En la hoja de cálculo, haga clic en la barra de fórmulas y, a continuación, escriba
un signo de igual (=).
3. Seleccione la celda de la hoja de cálculo que contiene los datos o el texto que
desea mostrar en el gráfico.
Sugerencia También puede escribir la referencia a la celda de la hoja de cálculo
en la barra de fórmulas. Incluya un signo de igual y el nombre de la hoja, seguido
por un signo de exclamación; por ejemplo: =Hoja1!F2
4. Presione ENTRAR.
Agregar etiquetas de datos
1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas
las series de datos, haga clic en el área del gráfico.
o Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una
serie de datos, haga clic en cualquier lugar de la serie de datos que desee
etiquetar.
o Para agregar una etiqueta de datos a un único punto de datos de una
serie de datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de
datos que desee etiquetar y, a continuación, haga clic en el punto de
datos que desee etiquetar.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan
las fichas Diseño y Formato.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseño de gráfico, haga clic en Agregar
elemento de gráfico y Etiquetas de datos, a continuación, haga clic en la
opción de presentación que desee.
Nota Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de
gráfico que utilice.
Quitar títulos o etiquetas de datos de un gráfico
1. Haga clic en el gráfico.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño, Presentación y Formato.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 72 de 80
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2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos
siguientes:
o Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y luego
en Ninguno.
o Para quitar un título de eje, haga clic en Rótulos del eje, luego en el tipo
de título de eje que quiera quitar y finalmente en Ninguno.
o Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y
luego en Ninguna.
Sugerencia Para quitar rápidamente un título o una etiqueta de datos, haga clic en él
y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.
5. Mostrar u ocultar una leyenda
Cuando se crea un gráfico, este muestra una leyenda; sin embargo, puede ocultarla o
cambiar su ubicación después de crear el gráfico.
1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño y Formato.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico haga clic en Agregar
elemento de gráfico y luego Leyenda.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno.
Sugerencia Para quitar rápidamente una leyenda o la entrada de una
leyenda de un gráfico, puede seleccionarla y, a continuación, presionar
SUPRIMIR. También puede hacer clic con el botón secundario en la
leyenda o en una entrada de leyenda y luego hacer clic en Eliminar.
o Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de presentación que
desee.
Nota Al hacer clic en una de las opciones de presentación, la leyenda se
mueve y el área de trazado se ajusta automáticamente para hacerle
lugar. Si mueve y cambia el tamaño de la leyenda con el mouse, el área
de trazado no se ajustará automáticamente.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 73 de 80
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o Para ver opciones adicionales, haga clic en Más opciones de leyenda y
luego seleccione la opción de presentación que desee.
Sugerencia De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a
los gráficos. Si tiene restricciones de espacio, tal vez pueda reducir el
tamaño del gráfico desactivando la casilla Mostrar la leyenda sin
superponerla al gráfico.
Sugerencia Cuando un gráfico tiene una leyenda, puede cambiar las entradas de
leyenda individuales modificando los datos correspondientes de la hoja de cálculo. Para
usar otras opciones de modificación o para modificar las entradas de la leyenda sin que
ello afecte los datos de la hoja de cálculo, puede realizar cambios en las entradas de la
leyenda en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (ficha Diseño, grupo
Datos, botón Seleccionar datos).
6. Mostrar u ocultar los ejes del gráfico o las cuadrículas
Cuando se crea un gráfico, en la mayoría de los tipos de gráfico se muestran ejes
principales, que se pueden activar o desactivar según sea necesario. Al agregar ejes,
puede especificar el nivel de detalle que desee que muestren. En los gráficos 3D se
muestra también un eje de profundidad.
Cuando los valores de un gráfico varían considerablemente entre las distintas serie de
datos, o cuando hay tipos de datos mezclados (como precio o volumen), puede trazar
una o varias series de datos en un eje vertical (eje de valores) secundario. La escala del
eje vertical secundario refleja los valores de las series de datos asociadas. Después de
agregar un eje vertical secundario a un gráfico, puede agregar también un eje
horizontal (eje de categorías) secundario, que puede resultar útil en un gráfico XY (de
dispersión) o de burbujas.
Para facilitar la lectura de un gráfico, puede mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula,
horizontales y verticales, que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se
extienden a través del área de trazado del gráfico.
Mostrar u ocultar los ejes principales
a. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño, Presentación y Formato.
b. En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos
procedimientos:
• Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal
vertical o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en la
opción de presentación de eje deseada.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 74 de 80
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• Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario
o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.
• Para especificar opciones detalladas de escala y presentación de los ejes, haga
clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si
es un gráfico 3D) y luego haga clic en Más opciones del eje horizontal
primario, Más opciones del eje vertical primario o Más opciones del eje de
profundidad.
Mostrar u ocultar los ejes secundarios
a. En un gráfico, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical
secundario o siga este procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista
de elementos del gráfico:
• Haga clic en el gráfico.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño, Presentación y Formato.
• En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada
junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en la serie de
datos que desea trazar en un eje vertical secundario.
b. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a
la selección.
c. Haga clic en Opciones de serie si no está seleccionada esta opción y, a
continuación, en Trazar serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.
d. En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.
e. Siga uno de estos procedimientos:
• Para mostrar un eje vertical secundario, haga clic en Eje vertical secundario y
luego en la opción de presentación deseada.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 75 de 80
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Sugerencia Para diferenciar el eje vertical secundario, puede cambiar el tipo de
gráfico solo para una serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de gráfico
de una serie de datos a gráfico de líneas.
6. Para mostrar un eje horizontal secundario, haga clic en Eje horizontal secundario
y luego en la opción de presentación deseada.
Nota Esta opción solamente está disponible después de presentar un eje vertical
secundario.
7. Para ocultar un eje secundario, haga clic en Eje vertical secundario o en Eje
horizontal secundario y luego en Ninguno.
Sugerencia También puede hacer clic en el eje secundario que desee eliminar y
presionar la tecla SUPRIMIR.
Mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula
1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar líneas de cuadrícula del
gráfico.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño, Presentación y Formato.
2. En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula.
3. Haga lo siguiente:
• Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas
horizontales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la
opción que desee. Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, también
puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria.
• Para agregar líneas de cuadrícula verticales al gráfico, elija Líneas verticales de
la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si
el gráfico contiene un eje vertical secundario, también puede hacer clic en
Líneas verticales de la cuadrícula secundaria.
• Para agregar líneas de cuadrícula de profundidad a un gráfico 3D, elija Líneas
de cuadrícula de profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que
desee. Esta opción solo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un
gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D.
• Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de
la cuadrícula primarias, Líneas verticales de la cuadrícula primarias o Líneas
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de cuadrícula de profundidad (en un gráfico 3D) y, a continuación, haga clic
en Ninguna. Si el gráfico tiene ejes secundarios, también puede hacer clic en
Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria o Líneas verticales de la
cuadrícula secundaria y luego en Ninguna.
• Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y
presione SUPRIMIR.
7. Mover un gráfico o cambiar su tamaño
Puede mover un gráfico a cualquier punto de una hoja de cálculo o a otra hoja de
cálculo nueva o existente. También puede cambiar el tamaño del gráfico para un mejor
ajuste.
Mover un gráfico
• Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que desee.
Cambiar el tamaño de un gráfico
Para cambiar el tamaño de un gráfico, siga uno de estos procedimientos:
• Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta
el tamaño que desee.
• En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de
forma y Ancho de forma.
Sugerencia Para obtener más opciones de cambio de tamaño, en la ficha Formato, en
el grupo Tamaño, haga clic en para abrir el cuadro de diálogo Formato del área
del gráfico. En la ficha Tamaño, puede seleccionar opciones para cambiar el tamaño,
la orientación o la escala del gráfico. En la ficha Propiedades, puede especificar cómo
desea que se modifique la posición o el tamaño del gráfico en relación con las celdas
de la hoja de cálculo.
8. Usar minigráficos para mostrar tendencias de datos
Un minigráfico es un gráfico muy pequeño situado en una celda de hoja de cálculo que
proporciona una representación visual de datos. Use minigráficos para reflejar las
tendencias de una serie de valores, como aumentos o reducciones periódicos y ciclos
económicos, o para resaltar valores mínimos y máximos. Coloque el minigráfico cerca
de los datos correspondientes para un mayor impacto visual.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 77 de 80
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Agregar un minigráfico
1. Seleccione una celda en blanco al final de una fila de datos.
2. Seleccione la ficha Insertar > grupo Minigráficos > elija el tipo de minigráfico,
como Línea o Columna.
3. Seleccione las celdas de la fila y Aceptar en el menú.
4. ¿Más filas de datos? Arrastre el controlador para agregar un minigráfico para cada
fila.
Dar formato a un minigráfico
1. Seleccione el minigráfico.
2. Seleccione la ficha Minigráficos y, después, una opción:
• Seleccione Línea, Columna o Pérdidas y ganancias para cambiar el tipo de
gráfico.
• Active Marcadores para resaltar valores individuales en el minigráfico.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 78 de 80
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• Seleccione un Estilo o el formato de los minigráficos.
• Mostrar y cambiar configuración del eje.
Si hace clic en la opción tipo de eje de fecha de esta lista desplegable, Excel abrirá
el cuadro de diálogo intervalo de fechas de minigráfico. Desde aquí, puede
seleccionar el rango en el libro que contiene los valores de fecha que desea para
los datos de minigráfico.
Elaborado por: Rubén Gómez Sánchez Serrano Página 79 de 80
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Si hace clic en las opciones de valor personalizado de esta lista desplegable, Excel
abrirá el cuadro de diálogo configuración del eje vertical del minigráfico. Desde
aquí, puede especificar el valor mínimo o máximo (según la opción que haya
seleccionado) para el eje vertical para los datos de minigráfico. De forma
predeterminada, Excel determina cómo se muestran los datos del minigráfico, así
que con estas opciones puede controlar los valores mínimos y máximos.
• Cambiar la forma de mostrar datos.
Si hace clic en la opción Editar los datos de un minigráfico de esta lista
desplegable, Excel abrirá el cuadro de diálogo Editar datos de minigráfico.
Desde aquí, puede seleccionar el rango en el libro que contiene los datos que
desea para los datos de minigráfico. Use esta opción si desea cambiar solo un
minigráfico.
Si hace clic en la opción celdas ocultas y vacías de esta lista desplegable, Excel
abrirá el cuadro de diálogo configuración de celdas ocultas y vacías. Use esta
opción para cambiar la forma en que Excel trata los valores ocultos y nulos de
los datos del minigráfico.
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Puede elegir mostrar las celdas vacías como Rangos, cero o Conectar puntos
de datos con línea.
Seleccione la opción Mostrar datos en filas y columnas ocultas para que Excel
incluya los datos en las filas y columnas ocultas en los datos del minigráfico.
Desactive esta opción para que Excel omita los datos de las filas y columnas
ocultas.
V. VIDEOS TUTORIALES
• Entorno de trabajo
• Atajos de teclado
• Funciones de Excel
• Función Sumar.Si
• Función Contar.Si