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MUNICIPIO DE JUÁREZ, CHIH.
MANUAL GENERAL DE
PROCEDIMIENTOS
DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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PRESENTACIÓN Uno de los principios fundamentales y prioritarios de la Administración Publica Municipal
es la de realizar acciones que procuren la legalidad, la eficiencia, eficacia y transparencia
en el manejo de los recursos públicos.
En congruencia con los mismos, se presento al H. Ayuntamiento del Municipio de Juárez
un reglamento interno que establece las normas y condiciones legales para la Entrega –
Recepción de las Dependencias Municipales, Descentralizadas y Fideicomisos de la
Administración Publica Municipal.
Como complemento y con el fin de definir la operatividad específica que establece las
disposiciones conforme a las cuales los Servidores Públicos de la Administración Pública
del Municipio de Juárez, al separarse de su empleo cargo o comisión, deberán rendir por
medios magnéticos y sus anexos , el acta administrativa, correspondiente al estado que
guardan los asuntos de su competencia y entregar los recursos humanos, materiales y
financieros que les hayan sido asignados para el ejercicio de sus funciones.
El presente Manual ha sido elaborado con base en el Acuerdo No. _87__ del H. Cabildo,
donde se autorizó el Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración Pública
del Municipio de Juárez, en el que se establecen los requisitos para los procedimientos de
la Entrega – Recepción por término e inicio de un ejercicio constitucional, así como cuando
por causas distintas al cambio de administración, deban separarse de su cargo los
servidores públicos.
Este manual comprende el marco jurídico, las disposiciones administrativas, la
metodología para el proceso de Entrega – Recepción, criterios para la elaboración del acta
administrativa, formatos y anexos.
ESTE:
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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1. INTRODUCCIÓN
Este manual comprende el marco jurídico, las disposiciones administrativas, la
metodología para el proceso de Entrega – Recepción, criterios para la elaboración del acta
administrativa, formatos y anexos
El presente manual esta integrado por diez capítulos, de los cuales en el capitulo uno, se
realiza la presentación al lector del porque se documenta este manual general, así como
que se espera sea el contenido al interiorizarse en la lectura o uso del mismo.
Los capítulos del dos al ocho, que aparte de establecer el contenido, analiza aspectos que
están incorporados al manual, previendo la lectura y uso del mismo por un amplio grupo de
funcionarios públicos a veces no familiarizados con los términos del contenido, así como
con los objetivos del propio manual, el marco jurídico- normativo que lo sustenta y las
políticas de aplicación general que permiten tomar criterios al momento de su aplicación
operativa.
Una tercera y última parte esta integrada por los capítulos nueve y sus subcapítulos,
correspondientes, donde ya se llevan al plano de de la dinámica operativa del proceso
general de Entrega – Recepción de la Administración Publica Municipal, por último un
capitulo diez, con los formatos y anexos que se utilizaran en la recopilación de la
información así como su respectivo instructivo para el llenado de estos.
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2. IDENTIFICACIÓN DEL MANUAL
CLAVE DEL MANUAL:
MGP-001-CM
TÍTULO:
MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA –
RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL.
APROBACIÓN DEL H. AYUNTAMIENTO:
NÚMERO DE SESIÓN: 92 ORDINARIA
FECHA: 22 DE ABRIL 2010
RESPONSABLE DE APLICACIÓN:
CONTRALORÍA MUNICIPAL.
Dirección de Contraloría fiscal y Auditoría Interna
RESPONSABLE DE ELABORACIÓN, REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y
CONTROL:
CONTRALORÍA MUNICIPAL
Dirección de Contraloría fiscal y Auditoría Interna
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REGISTRO DE REVISIONES
CONTRALORÍA MUNICIPAL
No. de Revisión
Fecha Cambio
NOMBRE PUESTO
ELABORÓ LAE y M, A Encarnación López Pérez
Auditor - Analista
REVISÓ C.P. Miguel López Aguirre Director de Contraloría Fiscal y Auditoría Interna
VALIDÓ
C.P. Alejandro Aguirre Aguirre Contralor Municipal
Lic. María Isela Torres Hernández
Secretaria Técnica
Lic. Tomas Bustamante Moreno Secretario del Ayuntamiento
Dr. Leonardo Villar Calvillo Síndico Municipal
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3. CONTENIDO DEL MANUAL
Presentación
1. Introducción
2. Identificación del Manual
3. Contenido del Manual
4. Abreviaturas y Siglas
5. Objetivos del Manual
6. Definiciones Generales
7. Marco Legal y Atribuciones
8. Políticas Generales
9.Sección de Procedimientos
9.b Diagrama de flujo (para Entrega – Recepción general e Individual)
9.1 Procedimiento General para la realización de Actividades (Preparatorias) a las
de Planeación, Integración de la Información y Acta de Entrega – Recepción.
9.1.1 Propósito
9.1.2 Alcance
9.1.3 Definiciones
9.1.4 Políticas de Operación
9.1.5 Responsabilidades
9.1.6 Descripción del Procedimiento
9.1.7 Diagrama de Flujo
9.1.8 Formatos aplicables y anexos
9.2 Procedimiento General para la Planeación de Actividades Previas al Acta
de Entrega – Recepción.
9.2.1 Propósito
9.2.2 Alcance
9.2.3 Definiciones
9.2.4 Políticas de Operación
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9.2.5 Responsabilidades
9.2.6 Descripción del Procedimiento
9.2.7 Diagrama de Flujo
9.2.8 Formatos aplicables y anexos
9.3 Procedimiento General para la Integración de la Información en el Proceso de
Entrega _ Recepción de la Administración Publica Municipal
9.3.1 Propósito
9.3.2 Alcance
9.3.3 Definiciones
9.3.4 Políticas de Operación
9.3.5 Responsabilidades
9.3.6 Descripción del Procedimiento
9.3.7 Diagrama de Flujo
9.3.8 Formatos aplicables y anexos
9.4 Procedimiento General del Acto de Entrega – Recepción de la Administración
Pública Municipal.
9.4.1 Propósito
9.4 2 Alcance
9.4.3 Definiciones
9.4.4 Políticas de Operación
9.4.5 Responsabilidades
9.4.6 Descripción del Procedimiento
9.4 7 Diagrama de Flujo
9.4.8 Formatos aplicables y anexos
10. ANEXOS.
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4. ABREVIATURAS Y SIGLAS
UOM: Siglas de Unidad de Organización Municipal, figura mediante la cual se puede hacer
referencia a una determinada dependencia, dirección de área coordinación, departamento
o equivalente.
N/A: No aplica
Etc.: etcétera
CM: Contraloría Municipal
CD: Disco Compacto
CD-R: Disco Compacto Grabable
SMGDF: Salario Mínimo General en el Distrito Federal
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5. OBJETIVOS GENERALES
1) Proporcionar el esquema normativo y los criterios, conforme a los cuales los
Servidores Públicos que se separen de su cargo en la Administración Publica
Municipal deberán entregar en forma ordenada y transparente los asuntos,
oficinas e instalaciones a fin de asegurar la continuidad en las acciones y la
realización de las metas y objetivos.
2) Establecer las responsabilidades de cada integrante de la Comisión de Entrega –
Recepción según su participación en los procesos que se generen
3) Establecer los principales procedimientos que se realizan, su propósito, alcance y
políticas de operación.
4) Constituir dicho manual como una herramienta de capacitación para los
funcionarios Municipales involucrados directamente en los procesos de Entrega –
Recepción.
5) Mostrar a la sociedad que el manejo honesto y racional de los recursos de cada
una de las Dependencias y Entidades que lo conforman, se llevo de una forma
metódica , sencilla y ordenada lo que permitirá a cada una de ellas tener la misma
continuidad.
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6. DEFINICIONES
Alcance: Es el campo de acción sobre el cual tendrá injerencia un procedimiento,
definiendo los limites dentro de los cuales se aplicaran las políticas y descripción de
actividades que se incluyan.
Contenido del manual: Se refiere al índice del manual
Contraloría Municipal: Dirección encargada de revisar las cuentas publicas del Gobierno
Municipal. .
Definiciones Especificas: Significado de aquellos conceptos o términos que se
mencionan en los procedimientos y que se crea conveniente explicar.
Definiciones Generales: Significado de aquellos conceptos o términos que se mencionan
a lo largo de un manual y que su concepto sirve como marco de referencia para la
aplicación de las políticas y procedimientos:
Dependencias Municipales: Aquellas definidas por el Reglamento Orgánico de la
Administración Publica del Municipio de Juárez, para el despacho de las atribuciones del
Presidente Municipal. Se excluyen por definición los organismos descentralizados y
aquellos del ámbito del Ayuntamiento.
Diagrama de flujo: Representación grafica de la secuencia de actividades de un
procedimiento:
Formatos aplicables: Son aquellos formularios impresos que se utilizan en las diferentes
actividades de un procedimiento.
Identificación del manual: Es la página del manual donde se incluyen todos los datos
generales del manual, tipo, titulo, aprobación del Ayuntamiento, responsable de
elaboración, actualización y aplicación
Marco legal y Atribuciones: Es el fundamento jurídico que en términos generales
respalda el contenido del manual tanto en lo referente a los procedimientos y organización
como a las atribuciones de la dependencia responsable de su aplicación, Pueden ser
leyes, decretos, reglamentos, acuerdos u otros ordenamientos vigentes.
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Objetivo del Manual: Es aquello que concretamente se busca conseguir por medio del
manual una vez que se aplique.
Políticas de Operación: Son aquellas que pretenden regular el funcionamiento del
procedimiento en lo referente a tiempos, formas y condiciones, entre otras variables.
Políticas Generales: Aquellas que contienen los manuales generales y que pretenden
establecer lineamientos relacionados con la aplicación de cada manual.
Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si que se
constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea especifica
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento implica las
actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de
recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y de control para
lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
Propósito: Es el objetivo que se pretende alcanzar con la documentación y realización del
procedimiento.
Contraloría Municipal: Dirección encargada de revisar las cuentas publicas del Gobierno
Municipal. .
Servidor publico: Persona que presta sus servicios personales en alguna Institución
Publica ya sea del ámbito Federal, Estatal o Municipal.
Dependencias.- Las señaladas en el Reglamento Orgánico de la Administración Pública
del Municipio de Juárez, Estado de Chihuahua y aquéllas que se creen o establezcan
conforme a estos ordenamientos, incluyendo sus órganos desconcentrados y unidades
administrativas.
Entidades.- Los organismos públicos descentralizados, las empresas de participación
municipal, las sociedades o asociaciones asimiladas a éstos, los fideicomisos públicos
municipales y los organismos públicos municipales que con ese carácter sean creados
conforme al Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Juárez,
Estado de Chihuahua.
Unidad Administrativa.- Aquella que está integrada por los servidores públicos de un
área o varias de ellas, que en el desempaño de sus funciones tienen propósitos y objetivos
comunes, sujeta al proceso de entrega – recepción a través del sistema informático.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Funcionario del Sistema .- Servidor Público, titular de una Unidad Administrativa, responsable
de revisar y autorizar la información almacenada para la entrega-recepción.
Encargado.- Persona responsable de la captura en el sistema la información necesaria
para requisitar los formatos del sistema.
Enlace.- Servidor público que funge como vinculo entre las Unidades Administrativas de una
Dependencia o Entidad y la Contraloría a través de los Representantes.
Representante.- Persona adscrita a la Contraloría que dará seguimiento a la entrega-recepción de
las Unidades Administrativas de las Dependencias y Entidades y/o participe en los actos de
entrega-recepción.
El Sistema.- Es el Sistema Informático de Entrega – Recepción, que se utilizará como
herramienta tecnológica de captura, control y seguimiento para el proceso de Entrega-
Recepción.
Reglamento.- Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración Pública del
Municipio de Juárez.
Manual.- El presente Manual de Procedimientos para la Entrega-Recepción de la
Administración Pública Municipal-
Formatos.- Los formatos del sistema informático donde consta la relación de los
conceptos sujetos a entrega-recepción.
Bitácora.- Corresponde al registro escrito de las acciones que se llevaron a cabo como
resultado de la supervisión y seguimiento del avance en el cumplimiento de la captura de
la información en el sistema de entrega – recepción. Esta bitácora incluye todos los
sucesos que tuvieron lugar durante la realización de dicha tarea, las fallas que se
produjeron, los cambios que se introdujeron.
Área Administrativa.- Unidad que dentro de la Dependencia o Entidad es la encargada de
administrar los recursos de la misma, cualquiera que sea la denominación que adopte.
Encargado: Persona responsable de la captura en el Sistema de la información necesaria
para requisitar los formatos del Sistema
7. MARCO LEGAL Y ATRIBUCIONES
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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El contenido del presente manual, así como la sustentación jurídica de los procedimientos
que se llevan a cabo en el mismo se encuentran regulados por:
La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
La Constitución Política del Estado de Chihuahua
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chihuahua
Ley General del Sistema de Documentación e información Publica del Estado de
Chihuahua
El Código Municipal para el Estado de Chihuahua
El Reglamento Orgánico de la Administración Publica del Municipio de Juárez,
Estado de Chihuahua:
Reglamento Interno para la Entrega –Recepción de la Administración Publica del
Municipio de Juárez.
El Código Municipal para el Estado de Chihuahua y el Reglamento Orgánico de la
Administración Publica Municipal, señalan las atribuciones de la Contraloría
Articulo 61.
La Contraloría tendrá un titular denominado Contralor, cuyas atribuciones son:
Fiscalizar el ingreso y ejercicio del gasto público municipal y su congruencia con el
presupuesto de egresos.
Establecer y ejecutar las medidas de control y vigilancia administrativa, contable y
financiera de los organismos descentralizados y empresas de participación municipal.
Establecer las bases generales para la realización de auditorias e inspecciones a las
Dependencias.
Practicar auditorias e inspecciones a las Dependencias e informar del resultado de las
mismas al Presidente y al Sindico.
Recopilar, analizar y presentar la información requerida por el Presidente así como de
las auditorias, revisiones e inspecciones.
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Vigilar que las unidades administrativas municipales, cumplan con las disposiciones de
racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, establecidas en las normas jurídicas
aplicables y en los lineamientos que emita el Presidente Municipal, previo acuerdo del
Ayuntamiento.
Comprobar el cumplimiento de las obligaciones de los proveedores y contratistas de la
Administración.
Recibir y canalizar las denuncias, quejas y sugerencias presentadas por los
particulares con relación a los servicios que presta la Administración.
Tramitar las quejas y denuncias que se presenten en contra de los Servidores Públicos
Municipales, sustanciar el procedimiento y resolución correspondiente, así como emitir
recomendaciones de conformidad con lo dispuesto por la Ley de responsabilidades de
los Servidores Públicos del Estado de Chihuahua.
Llevar actualizado el Padrón de proveedores y contratistas del Municipio; y señalar a
aquellos que por sus antecedentes de incumplimiento estén impedidos para volver a
ser considerados como tales.
Realizar la entrega – recepción de las unidades administrativas, Direcciones de
Área, Dependencias, organismos descentralizados y fideicomisos del Municipio.
Revisar los estados financieros que elabora la Tesorería y verificar que se remitan los
informes correspondientes al Síndico y a la Contaduría General del Congreso.
Vigilar que los ingresos municipales se enteren a la Tesorería conforme a los
procedimientos contables y disposiciones legales aplicables.
Ejecutar las amonestaciones a que se hagan acreedores los servidores públicos
municipales.
Recibir la manifestación de bienes de los servidores públicos municipales, en los
términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de
Chihuahua
Proponer al Presidente que se modernicen las estructuras, procesos y sistemas de las
Dependencias, en coordinación con la Secretaria Técnica.
Establecer canales que permitan a la ciudadanía vigilar el eficaz desempeño de los
Servidores Públicos Municipales.
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Poner a consideración del Presidente, las recomendaciones o sanciones a que se
hagan acreedores los Servidores Públicos en el desempeño de su función.
Las demás que señalen las Leyes, reglamentos y manuales de organización.
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8. POLÍTICAS GENERALES
De su contenido
1. El Manual General de Procedimientos deberá contener la información referente a
los principales procedimientos que se realizan en la Entrega – Recepción de la
Administración Pública Municipal.
De su alcance
2. El presente manual tiene aplicación para todas las unidades de organización que
comprenden la Administración Pública Municipal, (Dependencias Municipales,
descentralizadas y Fideicomisos).
De su cumplimiento
3. Los diferentes procedimientos existentes, así como las disposiciones que contiene
deberán de realizarse conforme a lo establecido en este Manual General de
Procedimientos.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9. PROCEDIMIENTOS GENERALES
Diagrama general del Proceso de Entrega – Recepción.
H. Ayuntamiento Contraloría Dependencia ó Entidad
Reglamento de Entrega – Recepción de
la Administración Pública Municipal
Manual de Entrega -
Recepción
Actividades preparatorias
Sistematización Electrónica del
Información
Capacita y asesora
Seguimiento al proceso
Supervisa integración de
la información
Recibe copia de Acta de Entrega - Recepción
Comunicación del
sistema
Recibe capacitación y
asesoría
Resolución de pendientes
administrativos
Elabora Acta de Entrega – Recepción y
genera CD
Formaliza la
Entrega - Recepción
Reglamento de Entrega – Recepción de
la Administración Pública Municipal
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De las Actividades Generales por Tipo de Usuario.
Accede al sistema
Da de alta Encargados
Determina formatos
aplicables
Valida y autoriza
Inicia Entrega -
Recepción
Firma acta y CD
Captura
información
Identifica Unidades
Administrativas sujetas
al proceso de entrega -
recpeción
Solicita claves
Asigna claves
Valida y acepta
información
Genera CD
Llena e imprime acta y
organiza entrega -
recepción
Proporciona información
al nuevo funcionario
Entrega claves
Apoya, supervisa,
verifica, da seguimiento
y resuelve dudas
No
No
Sí
Sí
Funcionario Encargado Enlace Representante
Dependencia o Entidad OIC
No
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9.1 Procedimiento para la Realización de Actividades Previas (Preparatorias) a las de Planeación, Integración de la Información y acta de Entrega – Recepción.
9.1.1 Propósito
Establecer un procedimiento único y sistemático que permita desarrollar y
atender de forma clara y precisa, las actividades previas al inicio del proceso
general de Entrega – Recepción de la Administración Pública Municipal.
9.1.2 Alcance
Todas las Dependencias Municipales, Descentralizadas y Fideicomisos
Contraloría
9.1.3 Definiciones específicas
Informe de Auditoría: "Es un medio formal para comunicar los objetivos de la
Auditoría, el cuerpo de las normas de Auditoría, el alcance de la Auditoría, y los
hallazgos y conclusiones"
Solventación: Es la aclaración a una observación hecho por los órganos
revisores
Proyecto: Conjunto de obras que incluyen las acciones del sector público
necesarias para alcanzar los objetivos y metas en un programa o subprograma
de inversión tendientes a la creación, ampliación y/o conservación de patrimonio
nacional. Permite identificar el origen de los recursos que requiere la ejecución
de los proyectos de inversión física, necesarios para la construcción, ampliación
o remodelación de inmuebles y los estudios de pre inversión, ya sean por
contrato o por administración.
Obra Pública: Todo trabajo que tenga por objeto crear, construir, conservar,
mantener, reparar, modificar o demoler bienes inmuebles.
Observaciones: Se refiere al señalamiento que realizan los órganos revisores
en el curso de las Auditorías
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Reglamento: Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración
Pública del Municipio de Juárez.
Solventado: Que atendió y soluciono las observaciones de la Auditoría
9.1.4 Políticas de Operación
Del Sistema:
1. La Entrega – Recepción se realizará única y exclusivamente mediante la
utilización del Sistema diseñado, autorizado y establecido para tal efecto.
Éste se ubicará en la dirección electrónica: http:// que indique la Dirección
de Informática del Municipio.
De los Simulacros
2. La Administración del Sistema, estará a cargo de la Dirección de
Informática del Municipio.
3. Durante la implementación, utilización y ejecución del Proceso de Entrega
– Recepción, se llevarán a cabo simulacros previos al cambio de la
administración. La Contraloría, establecerá agenda para tal función.
4. Los titulares de las Dependencias y Entidades deberán proporcionar las
facilidades necesarias para que las Unidades Administrativas, adscritas a
las mismas realicen este proceso de acuerdo a las disposiciones
normativas y a las particulares que se establecen el presente Manual.
Del llenado de los Formatos
5. En caso de ser necesaria la implementación de formatos específicos para
alguna unidad administrativa, Director General de ésta, o su equivalente,
deberán solicitar por escrito a la Contraloría, el diseño e implementación
de los formatos.
De los Imprevistos
6. Cualquier otro aspecto no contemplado en este Manual, deberá tratarse
directamente con el Representante de la Contraloría.
De la Participación
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7. Las Dependencias Municipales y las Descentralizadas deberán
proporcionar el listado con los nombres de los empleados que van a
participar como enlaces
8. Todas las Dependencias sin excepción estarán obligadas a brindar todas
las facilidades a los Representantes , Personas adscritos a la Contraloría
para el cabal seguimiento del proceso de entrega – recepción
9.1.5 Responsabilidades:
Del Director General de la Dependencia (Funcionario del Sistema)
1. Actualizar permanentemente la información de acuerdo a los formatos que
le apliquen. El funcionario entrante no tendrá responsabilidad sobre la
información que no se le entregue.
2. Autentificar la veracidad de la información y dar solución a los asuntos
pendientes de trámite, con la finalidad de que al momento de la entrega,
éstos se reduzcan al mínimo posible.
3. Llevar a cabo el proceso de Entrega - Recepción de la Unidad
Administrativa a su cargo.
4. Notificar por escrito a los servidores públicos que intervendrán en el acto
de entrega- recepción, al menos, con cinco días de anticipación a la
realización del mismo.
5. Solicitar al área administrativa de la Dependencia o Entidad la información
necesaria para el llenado de los formatos correspondientes.
6. Validar y autorizar la información de los formatos que le apliquen.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Del Encargado
7. Capturar la información correspondiente en los formatos que le hayan sido
asignados por el Funcionario.
8. Mantener permanentemente actualizada la información consignada en
cada formato.
9. Informar al Funcionario del Sistema sobre las dudas que se generen
respecto a la naturaleza, y procedencia de la información que le haya sido
designada.
Del Enlace
1. Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integración de la
información y dar apoyo a las unidades administrativas de su
Dependencia o Entidad.
2. Resolver dudas a las unidades administrativas con respecto al manejo de
Sistemas Informáticos
3. Participar y coordinar los actos de entrega-recepción de las Unidades
Administrativas de su Dependencia o Entidad, de acuerdo a lo estipulado
en este manual y a la normatividad aplicable.
4. Informar al titular de su Dependencia o Entidad la situación que guarda el
proceso dentro de su organización.
5. Realizar respaldos de la información a las fechas de los cierres
preliminares, mediante un respaldo.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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6. Solicitar contraseñas de Usuario y Clave para usuarios tipo Funcionario
correspondientes a las Unidades Administrativas de su Dependencia de
adscripción o Entidad y las suyas como usuario Enlace.
De la Contraloría
1. Coordinar, asesorar y brindar apoyo acerca de las acciones del proceso
de Entrega-Recepción, en los términos de la normatividad aplicable, del
presente manual y de las disposiciones que para tal efecto establezcan
de conformidad con el Reglamento.
2. Realizar visitas para la revisión y supervisión de la integración de la
información y documentación que soportará los formatos del sistema de
Entrega-Recepción.
3. Tramitar ante el administrador del sistema las contraseñas de Usuario y
Clave que se requieran y deberá proporcionarlas a quien corresponda.
4. Registraran las observaciones derivadas de las revisiones y
cuestionamientos que les realicen los Enlaces en una bitácora
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9.1.6 Descripción del procedimiento:
ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
INICIA
1 Dependencia y/ o
descentralizada
Identifica los Proyectos y Obras en Desarrollo
que opera a la fecha.
2 Verifica la operación y Estado actual de los
Proyectos y Obras
3 Realiza y Constata avances y Condiciones de
las Obras Desarrolladas
4
Revisa los Informes de Auditoria practicados por
los diversos Órganos de Fiscalización y Control
(Internos y Externos), respecto a la solventación
de Observaciones
5
Atiende las recomendaciones Preventivas y
Correctivas , procurando sean mínimas las que
queden pendientes de Solventar
6
Actualiza y en su caso Instrumenta los
Manuales Y Criterios específicos de
conformidad con el Reglamento.
F I N
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Del Procedimiento para Realización de Actividades Previas
DEPENDENCIA Y /
DESCENTRALIZADAS
DEPENDENCIA Y /
DESCENTRALIZADAS
1 2 3 4
5 6
IDENTIFICA PROYECTOS Y
OBRAS ACTUALES
INICIA
VERIFICA OPERACIÓN Y ESTADO ACTUAL DE LOS
PROYECTOS
VERIFICA PROGRAMA, AVANCES Y CONDICIONES OBRA DESARROLLADA,
REVISA INFORMES DE AUDITORIA RESPECTO A
SOLVENTACIONES Y OBSERVACIONES
DEJA MÍNIMAS POR
SOLVENTAR
ATIENDE RECOMENDACIONES
PENDIENTES
ACTUALIZA Y EN SU CASO INSTRUMENTA “MANUALES Y CRITERIOS ACORDES AL
REGLAMENTO”
F I N
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9.1.8 Formatos Aplicables
N/A
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9.2 Procedimiento para la Planeación de Actividades previas, al
acta de Entrega – Recepción.
9.2.1 Propósito
Establecer un procedimiento único y sistemático que permita llevar a cabo de manera organizada y eficaz, el proceso de Entrega – Recepción de la Administración Publica Municipal.
9.2.2 Alcance
Todas las Dependencias Municipales, Descentralizadas y Fideicomisos
Contraloría
9.2.3 Definiciones específicas
Informe de Auditoria: "Es un medio formal para comunicar los objetivos de la
Auditoría, el cuerpo de las normas de Auditoría, el alcance de la Auditoría, y los
hallazgos y conclusiones"
Solventación: Es la aclaración a una observación hecho por los órganos
revisores
Proyecto: Conjunto de obras que incluyen las acciones del sector público
necesarias para alcanzar los objetivos y metas en un programa o subprograma
de inversión tendientes a la creación, ampliación y/o conservación de patrimonio
nacional. Permite identificar el origen de los recursos que requiere la ejecución
de los proyectos de inversión física, necesarios para la construcción, ampliación
o remodelación de inmuebles y los estudios de pre inversión, ya sean por
contrato o por administración.
Obra Pública: Todo trabajo que tenga por objeto crear, construir, conservar,
mantener, reparar, modificar o demoler bienes inmuebles.
Observaciones = Se refiere al señalamiento que realizan los órganos revisores
en el curso de las Auditorías
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Reglamento: Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración
Pública del Municipio de Juárez.
Solventado: Que atendió y soluciono las observaciones de la Auditoría
9.2.4 Políticas de Operación
Del Sistema:
1. La Entrega – Recepción se realizará única y exclusivamente mediante la
utilización del Sistema diseñado, autorizado y establecido para tal efecto.
Éste se ubicará en la dirección electrónica: http:// que indique la Dirección
de Informática del Municipio.
2. La Administración del Sistema, estará a cargo de la Dirección de
Informática del Municipio.
De los Simulacros
3. Durante la implementación, utilización y ejecución del Proceso de Entrega
– Recepción, se llevarán a cabo simulacros previos al cambio de la
administración. La Contraloría, establecerá agenda para tal función.
4. Los titulares de las Dependencias y Entidades deberán proporcionar las
facilidades necesarias para que las Unidades Administrativas, adscritas a
las mismas realicen este proceso de acuerdo a las disposiciones
normativas y a las particulares que se establecen el presente Manual.
Del llenado de los formatos
5. En caso de ser necesaria la implementación de formatos específicos para
alguna unidad administrativa, Director General de ésta, o su equivalente,
deberán solicitar por escrito a la Contraloría, el diseño e implementación
de los formatos.
De los Imprevistos
6. Cualquier otro aspecto no contemplado en este Manual, deberá tratarse
directamente con el Representante de la Contraloría.
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7. Las Dependencias Municipales y las Descentralizadas deberán
proporcionar el listado con los nombres de los empleados que van a
participar como enlaces
8. Todas las Dependencias sin excepción estarán obligadas a brindar todas
las facilidades a los Representantes, Personas adscritos a la Contraloría
para el cabal seguimiento del proceso de entrega – recepción
9.2.5 Responsabilidades:
Del Director General de la Dependencia (Funcionario del Sistema)
1. Cada Unidad Administrativa deberá actualizar permanentemente la
información de acuerdo a los formatos que le apliquen. El funcionario
entrante no tendrá responsabilidad sobre la información que no se le
entregue.
2. Es responsabilidad del Funcionario del Sistema, la veracidad de la
información y dar solución a los asuntos pendientes de trámite, con la
finalidad de que al momento de la entrega, éstos se reduzcan al mínimo
posible.
3. Llevar a cabo el proceso de Entrega-Recepción de la Unidad
Administrativa a su cargo.
4. Notificar por escrito a los servidores públicos que intervendrán en el acto
de entrega- recepción, al menos, con cinco días de anticipación a la
realización del mismo.
5. Solicitar al área administrativa de la Dependencia o Entidad la información
necesaria para el llenado de los formatos correspondientes.
6. Validar y autorizar la información de los formatos que le apliquen.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Del Encargado
1. Capturar la información correspondiente en los formatos que le
hayan sido asignados por el Funcionario.
2. Mantener permanentemente actualizada la información consignada
en cada forrmato.
3. Informar al Funcionario del Sistema sobre las dudas que se
generen respecto a la naturaleza, y procedencia de la información
que le haya sido designada.
Del Enlace
1. Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integración de la
información y dar apoyo a las unidades administrativas de su
Dependencia o Entidad.
2. Resolver dudas a las unidades administrativas.
3. Participar y coordinar los actos de entrega-recepción de las Unidades
Administrativas de su Dependencia o Entidad, de acuerdo a lo estipulado
en este manual y a la normatividad aplicable.
4. Informar al titular de su Dependencia o Entidad la situación que guarda el
proceso dentro de su organización.
5. El Enlace deberá realizar respaldos de la información a las fechas de los
cierres preliminares, mediante un respaldo.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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6. Solicitar contraseñas de Usuario y Clave para usuarios tipo Funcionario
correspondientes a las Unidades Administrativas de la Dependencia o
Entidad y las suyas como usuario Enlace.
De la Contraloría
1. La Contraloría, en el ámbito de su competencia, coordinará, asesorará y
brindará apoyo acerca de las acciones del proceso de Entrega-Recepción,
en los términos de la normatividad aplicable, del presente manual y de las
disposiciones que para tal efecto establezcan de conformidad con el
Reglamento.
2. Personal de la Contraloría, realizarán visitas para la revisión y supervisión
de la integración de la información y documentación que soportará los
formatos del sistema de Entrega-Recepción.
3. Los Representantes tramitarán ante el administrador del sistema las
contraseñas de Usuario y Clave que se requieran y deberá proporcionarlas
a quien corresponda.
4. Los Representantes registraran las observaciones derivadas de las
revisiones y cuestionamientos que les realicen los Enlaces en una
bitácora.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.2.6 Descripción del procedimiento:
ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
INICIA
1 Contraloría Comunica la necesidad a las dependencias y entidades Municipales de integrarse a los trabajos de la entrega – recepción.
2 Dependencias y entidades Municipales
Comunica a sus principales Colaboradores y a la vez estos promueven con las personas que mas relación directa tengan las funciones primordiales de acuerdo a su Área de responsabilidad
3 Contraloría Comunica la realización de platicas por dependencia y entidad municipal acerca del proceso y sistemas a llevar en el mismo
4
Espera el comunicado de quienes participaran como (enlaces) y lo participa al Auditor que fungirá como Representante por parte de la Contraloría de acuerdo a la distribución de las Dependencias realizado en forma interna previo al mismo
5 Representante de la Contraloría
Proporciona de acuerdo al Reglamento , asesoría y orientación a los servidores públicos que lo requieran, y que por ende les permita cumplir con el proceso
6
Coordinador del proceso / Representante de la Contraloría
Dan seguimiento al proceso en cada una de las dependencias y entidades , mediante monitoreo , vía sistema informático , además de realizar visitas físicas de supervisión a las unidades administrativas
7 F I N
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9.2.7 Diagrama de flujo
Del Procedimiento para Realización de Planeación de Actividades Previas (Entrega –
Recepción).
CONTRALORÍA DEPENDENCIA Y / O
ENTIDADES MUNICIPALES
COORDINADOR DEL PROCESO /
REPRESENTANTES DE LA
CONTRALORÍA
1 3 4 5
2
6
COMUNICA A LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES, SE INTEGREN A LOS TRABAJOS ENTREGA – RECEPCIÓN
I N I C I A
RECIBE INVITACIÓN Y COMUNICA A COLABORADORES ASÍ COMO AL PERSONAL PERTINENTE
COMUNICA REALIZACIÓN DE PLATICAS POR UNIDAD MUNICIPAL SOBRE EL PROCESO Y SISTEMAS APLICABLES
ESPERA COMUNICADO DEL LISTADO DE ENLACES Y COMUNICA AL AUDITOR QUE PARTICIPARA COMO REPRESENTANTE DE CONTRALORÍA
PROPORCIONA ASESORIA Y ORIENTACIÓN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS, QUE LO REQUIERAN CON
BASE AL REGLAMENTO.
DAN SEGUIMIENTO EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES MUNICIPALES POR MONITOREO INFORMÁTICO Y
SUPERVISIÓN FÍSICA
A
A
F I N
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.4.8 Formatos aplicables
N/A.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.3 Procedimiento para la Integración de la Información en el
Proceso de Entrega – Recepción de la Administración Pública
Municipal
9.3.1 Propósito
Establecer un procedimiento único y sistemático que establezca el como
proceder en la resolución de pendientes administrativos , así como la integración
y supervisión de la información que se deberá preparar para llevar a cabo la
entrega formal y oficial de los recursos y su validación
9.3.2 Alcance
Todas las Dependencias Municipales, Descentralizadas y Fideicomisos
Auditoría Interna
Contraloría
Servidores Públicos
9.3.3 Definiciones específicas
Solventación: Es la aclaración a una observación hecho por los órganos
revisores
Observaciones: Se refiere al señalamiento que realizan los órganos revisores
en el curso de las Auditorías
Reglamento: Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración
Pública del Municipio de Juárez.
Solventado: Que atendió y soluciono las observaciones de la Auditoría
Aspectos Jurídicos: Se integra por las leyes, decretos, acuerdo y/o
reglamentos que rigen la actuación de las Dependencia o Entidades y las actas
de sesiones de Cabildo, Juntas de Consejo o equivalentes.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Situación Programática Presupuestal: Comprende el presupuesto global
asignado a la Dependencia o Entidad, correspondiente al ejercicio de que se
trate.
Recursos Financieros: Relativo a los recursos financieros que se entregan de
cada Dependencia o Entidad, así como los derechos y obligaciones
contraídos a esa fecha.
Recursos Humanos: Relativo conocer la estructura organizacional y el total del
personal que labora dentro de cada unidad administrativa y su situación laboral,
así como los manuales administrativos correspondientes
Recursos Materiales: Conformado por la relación de inventarios de bienes
muebles, bienes inmuebles propios o arrendados, y consumibles que sean
propiedad o estén en uso por el Gobierno Municipal en posición de una Unidad
Administrativa.
Obras Públicas y Programas Sociales: Comprende el inventario de las obras
y/o programas terminadas o que se encuentren en proceso en el momento de la
entrega durante el año en cuestión.
Derechos y Obligaciones: Se refiere a los derechos y obligaciones de la
Unidad Administrativa al momento de realizar el acto de entrega-recepción.
Archivos y Documentos: Se refiere al inventario de la documentación
correspondiente a programas, proyectos, acciones, relación de archivos, relación
de formas valoradas, etc.
Los Formatos: Los documentos donde consta la relación de los conceptos
sujetos a entrega-recepción.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.3.4 Políticas de Operación
DEL SISTEMA:
1. La Entrega – Recepción se realizará única y exclusivamente mediante la
utilización del Sistema diseñado, autorizado y establecido para tal efecto.
Éste se ubicará en la dirección electrónica: http:// que indique la
Dirección de Informática del Municipio.
2. La Administración del Sistema, estará a cargo de la Dirección de
Informática del Municipio.
DE LOS SIMULACROS:
3. Durante la implementación, utilización y ejecución del Proceso de
Entrega – Recepción, se llevarán a cabo simulacros previos al cambio
de la administración. La Contraloría, (Órgano Interno de Control)
establecerá agenda para tal función.
4. Los titulares de las Dependencias y Entidades deberán proporcionar las
facilidades necesarias para que las Unidades Administrativas, adscritas a
las mismas realicen este proceso de acuerdo a las disposiciones
normativas y a las particulares que se establecen en el presente Manual
DEL LLENADO DE LOS FORMATOS:
5. En caso de ser necesaria la implementación de formatos específicos
para alguna unidad administrativa, el Director General de ésta, o su
equivalente, deberán solicitar por escrito a la Contraloría, el diseño e
implementación de los formatos.
6. Sin excepción el auditor responsable deberá pedir, que los formatos
vallan requisitados en todos sus casilleros (campos), en caso de no
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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existir información estos deberán llevar la palabra “no aplica” y el motivo,
de no hacerlo, dicha información no será validada como correcta.
7. Los Auditores responsables independientemente del cronograma de
visitas de supervisión y apoyo a las áreas asignadas, deberán realizar o
verificar la información que se este integrando por las áreas, cuentas
veces sea necesario.
DE LA INFORMACIÓN:
8. El único responsable de la calidad de la información, será
invariablemente el Titular de la Unidad (Responsable del Sistema).
9. El personal del Órgano Interno de Control en su calidad de testigo, en los
procesos de Entrega – Recepción, solo lo serán del hecho, mas no del
contenido de la información que se entrega.
10. Los Auditores responsables independientemente del cronograma de
visitas de supervisión y apoyo a las áreas asignadas, deberán realizar o
verificar la información que se este integrando por las áreas, cuentas
veces sea necesario.
DE LA PLANEACIÓN:
11. Las Dependencias Municipales y las Descentralizadas deberán
proporcionar el listado con los nombres de los empleados que van a
participar como enlaces
12. Todas las Dependencias sin excepción estarán obligadas a brindar todas
las facilidades a los Representantes , Personas adscritos a la Contraloría
para el cabal seguimiento del proceso de entrega – recepción
13. Los CD serán proporcionados por la Unidad Administrativa, tienen que
ser gravables (CD-R).
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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DEL SEGUIMIENTO:
14. Todo hecho relevante o resultado de las visitas de supervisión y
evaluación de avances deberá quedar registrado en la Bitácora que para
tal fin exista , ya que es una herramienta útil para constatar la calidad y
cantidad de trabajo, que se genera en la recopilación e integración de
información para la entrega - recepción
15. La información consignada en los diversos formatos o formatos del
sistema, será congelada en el sistema y en los discos compactos, siendo
responsable el Enlace de la dependencia, o Entidad o Unidad
Administrativa, así como de etiquetar en forma personalizada dichos
discos compactos.
16. El Enlace que no muestre avances en la integración de la información que
le corresponda, se procederá de acuerdo al art. 29 fracción II del Código
Municipal respecto a las atribuciones del Presidente Municipal.
DEL ACTO PROTOCOLARIO: DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN
17. Los discos compactos, en su anverso deberán ser firmados en forma
autógrafa por quienes intervienen en la firma del acta y distribuidos de
igual manera que el acta.
18. En las Entregas generales , se incluirá la información de todas las
Unidades Administrativas dependientes de la que realiza la entrega y en
el acta , también firmaran los titulares de las Unidades Administrativas
del nivel jerárquico inferior inmediato , siendo estos responsables de la
información correspondiente a su Unidad Administrativa y la de las que
dependen de el.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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DE LOS IMPREVISTOS:
19. Cualquier otro aspecto no contemplado en este Manual, deberá tratarse
directamente con el Representante de la Contraloría
9.3.5 Responsabilidades:
Del Director General de la Dependencia (Funcionario del Sistema)
1. Actualizar permanentemente la información de acuerdo a los formatos que le
apliquen. El funcionario entrante no tendrá responsabilidad sobre la
información que no se le entregue.
2. Autentificar la veracidad de la información y dar solución a los asuntos
pendientes de trámite, con la finalidad de que al momento de la entrega,
éstos se reduzcan al mínimo posible.
3. Llevar a cabo el proceso de Entrega-Recepción de la Unidad Administrativa a
su cargo.
4. Notificar por escrito a los servidores públicos que intervendrán en el acto de
entrega- recepción, al menos, con cinco días de anticipación a la realización
del mismo.
5. Solicitar al área administrativa de la Dependencia o Entidad la información
necesaria para el llenado de los formatos correspondientes.
6. Validar y autorizar la información de los formatos que le apliquen.
Del Encargado. 1. Capturar la información correspondiente en los formatos que le hayan sido
asignados por el Funcionario.
2. Mantener permanentemente actualizada la información consignada en cada
formato.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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3. Informar al Funcionario del Sistema sobre las dudas que se generen respecto
a la naturaleza, y procedencia de la información que le haya sido designada.
Del Enlace
1. Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integración de la
información y dar apoyo a las unidades administrativas de su
Dependencia o Entidad.
2. Resolver dudas a las unidades administrativas.
3. Participar y coordinar los actos de entrega-recepción de las Unidades
Administrativas de su Dependencia o Entidad, de acuerdo a lo estipulado
en este manual y a la normatividad aplicable.
4. Informar al titular de su Dependencia o Entidad la situación que guarda el
proceso dentro de su organización.
5. Realizar respaldos de la información a las fechas de los cierres
preliminares, mediante un respaldo.
Solicitar contraseñas de Usuario y Clave para usuarios tipo Funcionario
correspondientes a las Unidades Administrativas de la Dependencia o
Entidad y las suyas como usuario Enlace.
De la Contraloría
1. Coordinar, asesorar y brindar apoyo acerca de las acciones del proceso de
Entrega-Recepción, en los términos de la normatividad aplicable, del
presente manual y de las disposiciones que para tal efecto establezcan de
conformidad con el Reglamento.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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2. Realizar visitas para la revisión y supervisión de la integración de la
información y documentación que soportará los formatos del sistema de
Entrega-Recepción.
3. Tramitar ante el administrador del sistema las contraseñas de Usuario y
Clave que se requieran y deberá proporcionarlas a quien corresponda.
4. Registraran las observaciones derivadas de las revisiones y
cuestionamientos que les realicen los Enlaces en una bitácora.
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9.3.6 Descripción del procedimiento:
ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
INICIA
1
Contraloría
(Órgano Interno de
Control).
Se presenta la necesidad de entrega – recepción.
2 Auditores
Responsables
Se establece si es general (cambio de administración)
hace, contacto con Enlaces, o individual (entrega parcial
de una área especifica), paso # 10.
3 Auditores
Responsables
Inician supervisión Evaluación de acuerdo al Cronograma
establecido he integran de acuerdo a los Art. 17,18 del
Reglamento en los conceptos (Jurídica, Programación
Presupuestal, Financiera, de Recursos Humanos,
Materiales, obra y Programas Sociales, Derechos y
Obligaciones, Archivo y Documentos, otros Asuntos en
Tramite) .de acuerdo a definiciones especificas.
4 Auditores
Responsables
Mediante monitoreo en el sistema evalúan avances en el
llenado de formatos y la integración de la información, así
como su clasificación, de acuerdo al % y calidad de la
información toma la decisión de ir, al área SI o NO.
5 Auditores
Responsables
Registra en la bitácora electrónica y comunica avances y
fallas que se observaron en el seguimiento, para
conocimiento de su Superior Jerárquico en la Contraloría,
regresa al paso # 4.
6
(Órgano Interno de
Control) Auditores
Responsables
Participa en el primer simulacro, en forma conjunta de
todos los actores. (Involucrados).
7 Auditores SI: todo esta correcto regresa al paso # 5, No esta
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Responsables correcto, se hace del conocimiento al Director General
del Área, y Realizan los ajustes de acuerdo a la
problemática presentada. Y regresa paso # 5.
8
En forma conjunta realizan el 2º simulacro y por ende
definitivo, en este no debe quedar nada fuera de
consideración (formatos y anexos completos, información
de calidad, ubicación exacta de la misma en los sistemas
de almacenamiento documentales y digitales...
9 Espera al Procesos de acta de entrega- recepción.
(Fecha formal).
10 Si es entrega individual, recibe comunicación verbal y por
oficio del Área y persona que realiza la entrega
11 Establece los formatos que debe llenar según el Área ya
que previamente esto esta establecido
12 Asesora en el llenado de los mismos y realizar muestra
del contenido de la información integrada.
13 Espera día y hora para asistir al Acta de Entrega –
Recepción
FIN
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.3.7 Diagrama de Flujo
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.3.8 Formatos aplicables
FORMATOS Y DESCRIPCION SE DOCUMENTAN EN EL CAPITULO # 10
ANEXOS
Relación de anexos y nombre de los mismos.
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9.4.8 Formatos Aplicables
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.4 Procedimiento del Acta de Entrega – Recepción de la
Administración Pública Municipal
9.4.1 Propósito
Establecer un procedimiento único y sistemático que establezca el como proceder y con ello garantizar la continuidad de la Administración Publica Municipal, que asegure a quien recibe , se entregan a satisfacción todos los asuntos y recursos en cumplimiento del Art. 17 del Reglamento de Entrega – Recepción, y del Art.1 del mismo Reglamento. .
9.4.2 Alcance
Todas las Dependencias Municipales, Descentralizadas y Fideicomisos
Auditoria Interna
Contraloría
Servidores Públicos
Administración Municipal Entrante
Comisión Receptora
Comisión de Enlace
9.4.3 Definiciones específicas
Solventación: Es la aclaración a una observación hecho por los órganos
revisores
Observaciones: Se refiere al señalamiento que realizan los órganos revisores
en el curso de las Auditorias
Reglamento: Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración
Pública del Municipio de Juárez.
Solventado: Que atendió y soluciono las observaciones de la Auditoria
Aspectos Jurídicos: Se integra por las leyes, decretos, acuerdo y/o
reglamentos que rigen la actuación de las Dependencia o Entidades y las actas
de sesiones de Cabildo, Juntas de Consejo o equivalentes.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Situación Programática Presupuestal: Comprende el presupuesto global
asignado a la Dependencia o Entidad, correspondiente al ejercicio de que se
trate.
Recursos Financieros: Relativo a los recursos financieros que se entregan de
cada Dependencia o Entidad, así como los derechos y obligaciones
contraídos a esa fecha.
Recursos Humanos: Relativo a conocer la estructura organizacional y el total del personal que labora dentro de cada unidad administrativa y su situación laboral, así como los manuales administrativos correspondientes
Recursos Materiales: Conformado por la relación de inventarios de bienes muebles, bienes inmuebles propios o arrendados, y consumibles que sean propiedad o estén en uso por el Gobierno Municipal en posición de una Unidad Administrativa. Obras Públicas y Programas Sociales: Comprende el inventario de las obras y/o programas terminadas o que se encuentren en proceso en el momento de la entrega durante el año en cuestión.
Derechos y Obligaciones: Se refiere a los derechos y obligaciones de la Unidad Administrativa al momento de realizar el acto de entrega-recepción.
Archivos y Documentos: Se refiere al inventario de la documentación correspondiente a programas, proyectos, acciones, relación de archivos, relación de formas valoradas, etc. Los Formatos: Los documentos donde consta la relación de los conceptos
sujetos a entrega-recepción.
Manual de Entrega – Recepción: Guía que permite a los responsables de la
entrega preparar la documentación siguiendo los diferentes procedimientos
establecidos como necesarios para realizar la correcta Integración de la
información y preparación de los paquetes que constituyen en su conjunto el
estado de la Administración Municipal que se entrega
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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Calendario de Actividades: Relación cronológica de actividades y tiempos que
se desarrollaran desde el Inicio hasta el termino de la Entrega – Recepción.
Acta Administrativa de Entrega – Recepción: Documento en el que se hace
constar el acto de entrega – recepción, señalando las personas que intervienen
y la relación de las obras y programas recursos humanos, materiales,
financieros, y archivos que se entregan y reciben
9.4.4 Políticas de Operación.
Del Sistema
1. La Entrega – Recepción se realizará única y exclusivamente mediante la
utilización del Sistema diseñado, autorizado y establecido para tal efecto.
Éste se ubicará en la dirección electrónica: http:// que indique la Dirección
de Informática del Municipio.
2. La Administración del Sistema, estará a cargo de la Dirección de
Informática del Municipio.
De los Simulacros
3. Durante la implementación, utilización y ejecución del Proceso de Entrega
– Recepción, se llevarán a cabo simulacros previos al cambio de la
administración. La Contraloría, establecerá agenda para tal función.
4. Los titulares de las Dependencias y Entidades deberán proporcionar las
facilidades necesarias para que las Unidades Administrativas, adscritas a
las mismas realicen este proceso de acuerdo a las disposiciones
normativas y a las particulares que se establecen el presente Manual.
Del llenado de los Formatos
5. En caso de ser necesaria la implementación de formatos específicos para
alguna unidad administrativa, Director General de ésta, o su equivalente,
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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deberán solicitar por escrito a la Contraloría, el diseño e implementación
de los formatos.
De los Imprevista
6. Cualquier otro aspecto no contemplado en este Manual, deberá tratarse
directamente con el Representante de la Contraloría.
De la participación
7. Las Dependencias Municipales y las Descentralizadas deberán
proporcionar el listado con los nombres de los empleados que van a
participar como enlaces
8. Todas las Dependencias sin excepción estarán obligadas a brindar todas
las facilidades a los Representantes, Personas adscritos a la Contraloría
para el cabal seguimiento del proceso de entrega – recepción.
Del llenado y supervisión de los Formatos
9. Sin excepción el auditor responsable deberá pedir, que los formatos
vallan requisitados en todos sus casilleros (campos), en caso de no existir
información estos deberán llevar la palabra “no aplica” y el motivo, de no
hacerlo dicha información no será validada como correcta.
10. Los Auditores (Responsables) deberán indicar en sus funciones de
supervisión se incorpore información o documentación que a su criterio y
experiencia no esta siendo considerada para la Entrega – Recepción.
11. El único responsable de la calidad de la información, será invariablemente
el Titular de la Unidad (Responsable del Sistema).
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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De las Responsabilidades
12. El personal del Órgano Interno de Control en su calidad de testigo, en los
procesos de Entrega – Recepción, solo lo serán del hecho, mas no del
contenido de la información que se entrega.
13. Los Auditores responsables independientemente del cronograma de
visitas de supervisión y apoyo a las aéreas asignadas, deberán realizar o
verificar la información que se este integrando por las aéreas cuentas
veces sea necesario. Del Cumplimiento en los Avances
14. Todo hecho relevante o resultado de las visitas de supervisión y
evaluación de avances deberá quedar registrado en la Bitácora que para
tal fin exista , ya que es una herramienta útil para constatar la calidad y
cantidad de trabajo, que se genera en la recopilación e integración de
información para la entrega - recepción
De las Responsabilidades
15. La información consignada en los diversos formatos o formatos del
sistema, será congelada en el sistema y en los discos compactos, siendo
responsable el Enlace de la dependencia, o Entidad o Unidad
Administrativa, así como de etiquetar en forma personalizada dichos
discos compactos.
16. Los discos compactos, en su anverso deberán ser firmados en forma
autógrafa por quienes intervienen en la firma del acta y distribuidos de
igual manera que el acta.
Del Contenido de la Información (llenado)
17. En las Entregas generales , se incluirá la información de todas las
Unidades Administrativas dependientes de la que realiza la entrega y en
el acta , también firmaran los titulares de las Unidades Administrativas del
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nivel jerárquico inferior inmediato , siendo estos responsables de la
información correspondiente a su Unidad Administrativa y la de las que
dependen de el .
18. Los CD serán proporcionados por la Unidad Administrativa, a tienen que
ser gravables (CD-R).
De la Responsabilidades
19. El Enlace que no muestre avances en la integración de la información que
le corresponda, se procederá de acuerdo al art. 29 fracción II del Código
Municipal respecto a las atribuciones del Presidente Municipal.
20. Todos los Servidores Públicos Sujetos al Reglamento de Entrega –
Recepción deberán mantener permanentemente actualizados sus
registros, controles y demás documentación previo y posterior a la
aprobación de la integración de los paquetes por el Órgano Interno de
Control
21. La entrega – recepción general deberá hacerse invariablemente entre
servidores públicos salientes y servidores públicos titulares entrantes.
Del Protocolo de la Entrega – Recepción
22. El documento del acta de Entrega – Recepción no deberá contener
borraduras , tachaduras o enmendaduras
23. Se elaborarán tres ejemplares, firmados en forma autógrafa por quien entrega; quien recibe; y los demás que intervienen en el acto. La distribución del acta administrativa de entrega-recepción, será la siguiente:
I. Funcionario entrante. II. Funcionario saliente. III. Representante del ÓRGANO Interno de Control.
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Para efectos de intervenciones en actos de entrega-recepción y firma de la respectiva acta, podrá asistir personal de la Contraloría distinto al nombrado Representante.
24. El acto de entrega-recepción deberá celebrarse en las oficinas donde haya despachado el funcionario saliente, salvo que exista plena justificación para darse la formalización en lugar distinto, previo acuerdo con los servidores públicos que intervengan en el mismo.
General: Esta aplicada para la entrega del Presidente Municipal, Regidores, Síndicos, Directores, Coordinadores, o su equivalente, y demás Unidades Administrativas que tengan otras bajo su mando, en el caso de las Dependencias; y en las Entidades, los Titulares y demás Unidades Administrativas que tengan otras bajo su mando. Se incluye un apartado para la firma autógrafa de los responsables de unidades administrativas bajo el mando de la que realiza la entrega.
Individual: Este modelo de acta se utilizará para la entrega de las demás unidades administrativas.
25. Cuando un formato o anexo establecido en el sistema electrónico, no sea
utilizado por no ser aplicable en esa unidad administrativa, en la relación de formatos, del acta se le denominará “no aplica”. De los Criterios para la Elaboración de los Discos Compactos.
26. La información consignada en los diversos formatos o anexos del sistema, será congelada en el sistema y en los discos compactos, siendo responsable el Enlace de la Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa, así como de etiquetar en forma personalizada dichos discos compactos.
27. Los discos compactos, en su anverso deberán ser firmados en forma
autógrafa por quienes intervienen en la firma del acta y distribuidos de igual manera que el acta.
28. En el caso de entregas generales, se incluirá la información de todas las
Unidades Administrativas dependientes de la que realiza la entrega y, en el acta, también firmarán los titulares de las Unidades Administrativas del nivel jerárquico inferior inmediato, siendo éstos responsables de la información correspondiente a su Unidad Administrativa y la de las que dependan de ellos.
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29. Los CD serán proporcionados por la Unidad Administrativa y tienen que ser gravables (CD-R).
De los Criterios para el llenado de los Formatos o Anexos.
30. La utilización de archivos adjuntos son sólo para complementar la información que se requiere en los formatos.
31. El Enlace, en coordinación con los Funcionarios determinarán que
formatos le son aplicables a estos últimos.
32. Se define como responsable de elaboración a la persona que tiene a su cargo la función de registro, control o custodia de la información, documentación y recursos, según se especifica en los siguientes criterios y los instructivos de llenado de cada uno de los formatos que están en el propio sistema informático:
9.4.5 Responsabilidades: Del Director General de la Dependencia (Funcionario del Sistema)
1. Actualizar permanentemente la información de acuerdo a los formatos que
le apliquen. El funcionario entrante no tendrá responsabilidad sobre la
información que no se le entregue.
2. Autentificar la veracidad de la información y dar solución a los asuntos
pendientes de trámite, con la finalidad de que al momento de la entrega,
éstos se reduzcan al mínimo posible.
3. Llevar a cabo el proceso de Entrega-Recepción de la Unidad
Administrativa a su cargo.
4. Notificar por escrito a los servidores públicos que intervendrán en el acto
de entrega- recepción, al menos, con cinco días de anticipación a la
realización del mismo.
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5. Solicitar al área administrativa de la Dependencia o Entidad la información
necesaria para el llenado de los formatos correspondientes.
6. Validar y autorizar la información de los formatos que le apliquen.
7. Encargado.
8. Obligaciones
9. Capturar la información correspondiente en los formatos que le hayan sido
asignados por el Funcionario.
10. Mantener permanentemente actualizada la información consignada en
cada formato.
11. Informar al Funcionario del Sistema sobre las dudas que se generen
respecto a la naturaleza, y procedencia de la información que le haya sido
designada.
Del Enlace
1. Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integración de la
información y dar apoyo a las unidades administrativas de su
Dependencia o Entidad.
2. Resolver dudas a las unidades administrativas.
3. Participar y coordinar los actos de entrega-recepción de las Unidades
Administrativas de su Dependencia o Entidad, de acuerdo a lo estipulado
en este manual y a la normatividad aplicable.
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4. Informar al titular de su Dependencia o Entidad la situación que guarda el
proceso dentro de su organización.
5. Realizar respaldos de la información a las fechas de los cierres
preliminares, mediante un respaldo.
6. Solicitar contraseñas de Usuario y Clave para usuarios tipo Funcionario
correspondientes a las Unidades Administrativas de la Dependencia o
Entidad y las suyas como usuario Enlace.
De la Contraloría
1. Coordinar, asesorar y brindar apoyo acerca de las acciones del proceso
de Entrega-Recepción, en los términos de la normatividad aplicable, del
presente manual y de las disposiciones que para tal efecto establezcan
de conformidad con el Reglamento.
2. Realizar visitas para la revisión y supervisión de la integración de la
información y documentación que soportará los formatos del sistema de
Entrega-Recepción.
3. Tramitar ante el administrador del sistema las contraseñas de Usuario y
Clave que se requieran y deberá proporcionarlas a quien corresponda.
4. Registraran las observaciones derivadas de las revisiones y
cuestionamientos que les realicen los Enlaces en una bitácora.
5. Atender el acto protocolario del acta de Entrega –Recepción como
Coordinador y mediador del mismo
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.4.6 Descripción del procedimiento:
ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
INICIA
1 Órgano de Control
Interno
Aprueba la integración de los paquetes de información en
los términos que establece el Artículo 17Y 18 del
Reglamento Orgánico de la Entrega – Recepción.
2 Espera el Presidente Municipal Entrante sea reconocido
legalmente electo.
3 Presidente
Municipal Electo
Notifica por escrito la fecha de presentación y el nombre de
quienes integraran la Comisión de Enlace para los trabajos
de Entrega – Recepción.
4 Comisión de
Enlace
Se presenta ante el Órgano Interno de Control, para
establecer la Coordinación de la transferencia de
información sobre el estado que guardan los recursos
financieros , humanos materiales , obras y programas
asuntos jurídicos y generales, sin que esto incluya la
entrega formal de documentación.
5 Órgano de Control
interno
Recibe Comisión de Enlace y en representación del
Presidente Municipal saliente Acuerda con la Comisión
establece, términos y Cronograma de Recorridos a las
diferentes Dependencias Municipales.
6 Comisión de enlace
Inician recorridos , acompañados de personal de la
Contraloría ( Auditor responsable) siendo atendidos por los
Titulares de las Dependencias
7 Titulares de las
Dependencias
Reciben a la Comisión de Enlace, y les proporcionan
pormenores del manejo de la dependencia así como
contestan dudas manifestadas por los integrantes de dicha
comisión.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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8 Titulares de las
Dependencias
SI: todo es satisfactorio esperan que llegue el día de la
entrega formal (10 de octubre 2010), pasó # 11 NO:
regresa al paso # 7.
9
Órgano de Control
Interno
(Contraloría)
Llegado el día (10 de octubre del 2010), previamente hace
entrega a cada dependencia vía oficio del día y hora en que
se realizara la entrega formal de la dependencia a su cargo,
a quien será, los titulares entrantes , con el fin de que estén
preparados para las actividades que requiera dicho acto.
10 Titulares de la
Dependencia
Recibe oficio de notificación de entrega, día y hora por
dependencia, al Servidor Publico Entrante.
11 Servidor Publico
Entrante
Se presenta en la dependencia que va a recibir
acompañado de un testigo y del representante del Órgano
Interno de Control.
12 Servidor Publico
Saliente
Acompañado de un testigo por su parte inicia la entrega
formal de cargo y asuntos de su competencia Art. 17 y 18
del Reglamento.
13
Contraloría
(Representante del
Órgano Interno de
Control)
Da constancia del Inicia del acto protocolario de Entrega –
Recepción con la lectura y firma autógrafa, del Acta de
Entrega y sus anexos , por el Servido Publico que Entrega y
su testigo, así como por el Servidor Publico que Recibe y su
testigo Art. 20 del Reglamento de Entrega – Recepción.
14
Contraloría
(Representante del
Órgano Interno de
Control), Servidor
Publico Saliente y
Entrante.
El acta de Entrega – Recepción se presenta en medios
magnéticos y se integrara por triplicado, que corresponderá
un tanto para el Servidor Publico Entrante , otro para el
Servidor Publico Saliente y el tercero Para el Órgano
Interno de Control
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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F I N.
Es acta individual?
15 Contraloría
(auditoria Interna )
Recibe aviso de la Dependencia de que están listos los
formatos y anexos que le corresponden, así como la hora
de la Entrega.
16 Se presenta a la Dependencia a para dar constancia del
hecho y realizar el Acta de Entrega
17
Si están listos genera el acta y constata la firma de la
misma No: regresa al paso # 15.
Distribuye las copias de acuerdo a lo que se establece en el
paso # 14.
F I N.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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9.4.7 Diagrama de Flujo
1 3
7
4
2 No
8
SI
5
6 10
9
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL ACTA DE ENTREGA - RECEPCION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
MUNICIPAL.
Organo de Control
Interno
Presidente Municipal
Electo
Comision de enlace de
la Adminiatracion
entrante
Titulares de las Dependencias
(Directores Generales) Auditoria Interna
Inicia
Aprueba integracion
paquetes Art. 17 y 18.Reglamento
Espera Reconocimiento formal del presidente Electo
Notfica Integracion de Comision y la Fecha de Presentacion al Organo de Control Interno
A
A
Establece
Coordinacion con Organo de Control Interno para transferencia informacion
Acuerdan en conjunto Conograma de reccorridos (dias,horas y actividades)
Acompañado de personal del Organo Interno de Control inicia recorridos
Reciben pormenores y
detalles del area asi como
respuestas a sus preguntas .
Correcto?
Espera la entrega
formal el 10 de octubre
2010.
Realiza oficios de notificacion de entrega dia y hora por dependencia
Recibe oficios de notificacion de entrega dia y hora por dependencia ,al servidor publico entrante
B
B
1
D
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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11
12 13
14
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL ACTA DE ENTREGA - RECEPCION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
MUNICIPAL
Servidor Publico que
recibe(Entrante)
Servidor Publico que
Entrega (Saliente )
Contraloría
representante del
organo de control
interno
1
Se Presenta a la dependencia que le corresponde , acompanado de un testigo
Acompanado de testigo de su parte , realiza la entrega en los terminos de los Art. 17 y 18 del Reglamento .
Da constancia del
acto , y cumplimento del protocolo de Entrega -Recepcion.Art.20 Reglamento
Se genera el Acta administrativa de Entrega -Recepcion
C C C
F I N
Recibe en Cd Rom
Copia del Acta de
Entrega Recepción
Recibe en Cd Rom
Copia del Acta de
Entrega Recepción
Recibe en Cd Rom
Copia del Acta de
Entrega Recepción
Se genera el Acta administrativa de Entrega -Recepcion
Se genera el Acta administrativa de Entrega -Recepcion
2
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16
NO
15
NO
17
Auditoria Interna AuditorDependencia
Municipal
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL ACTA DE ENTREGA - RECEPCION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
MUNICIPAL.
2
Es Individ
ual ?
D
Recibe aviso de la dependencia de que estan listos los formatos y anexos coorrespondientes y hora y lugar de
Entrega.
Auditor se
presenta en la dependencia , a realizar el acta administrativa y dar constancia del hecho.
Estan listos?
Genera el acta, constata firmas y distribuye copias de acuerdo al paso # 14.
F I N
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9.4.8 Formatos aplicables
FORMATO I.1 DOCUMENTOS DE CREACIÓN
Mediante este formato, se dará a conocer la información relativa a la creación de
los Organismos fundados conforme a Reglamento Orgánico de la Administración
Pública del Municipio de Juárez, Estado de Chihuahua, en los casos en que sea
aplicable.
Este formato será de aplicación obligatoria en los Organismos Públicos
Descentralizados, la Empresas de Participación Municipal Mayoritaria, Órganos
Autónomos, Fideicomisos Públicos, y demás entidades similares creadas de
conformidad con el Reglamento Orgánico de la Administración Pública del
Municipio de Juárez, Estado de Chihuahua.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA No. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). TIPO.- En este espacio se registrará el número que corresponda al menú
adjunto, de acuerdo con la naturaleza del documento de referencia, pudiendo
ser los siguientes:
1.- LEY
2.- DECRETO
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3.- ACUERDO
4.- CONTRATO DE FIDEICOMISO
5.- ACTA CONSTITUTIVA
6.-OTROS (ESPECIFIQUE EN EL ESPACIO DE OBSERVACIONES)
7). NOMBRE.- Espacio en el que se registrará el nombre de manera correcta y
completa, tal y como aparece en el documento de creación. No deberá contener
abreviaturas.
8). OBJETIVO GENERAL.- Espacio en que, en forma sucinta, se registrará el
objeto general del organismo o entidad de que se trate.
En su caso, podrá transcribirse el objeto general tal y como aparece en el
documento que da origen a la Entidad.
9). FECHA DE CREACIÓN.- Espacio en el que se registrará la fecha de
creación del organismo o entidad, de acuerdo con el documento que le dio
origen.
10). PUBLICACIÓN.- Se refiere a la fecha en que se publicó en el periódico
oficial el documento de creación del organismo o entidad.
11). FECHA.- Corresponde a la fecha de publicación del periódico oficial
(DD/MM/AA)
12). PERIÓDICO OFICIAL.- Se refiere al número de identificación del periódico
oficial correspondiente
13). OBSERVACIONES.- Espacio reservado para hacer anotaciones, incluir
información adicional a criterio del servidor público responsable de la
información. Así mismo, este espacio podrá ser utilizado para dar mayor realce a
la información que se considere relevante.
14). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega.
15). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
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16). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos paterno y materno del Titular o
Representante del Órgano de Control.
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FORMATO I.2 MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN
Mediante este formato, el servidor público que entrega dará a conocer a quien lo
sustituye, la relación de Leyes, Reglamentos y demás documentos normativos
que le son aplicables a la unidad administrativa.
El formato de referencia, será de aplicación obligatoria en las unidades
administrativas sujetas al proceso de entrega – recepción.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA No. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN.- Se consignará la relación con el
nombre completo de los documentos normativos que regulan la función de la
unidad administrativa.
7). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que entrega
8). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
9). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos paterno y materno del Titular o
Representante del Órgano de Control.
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FORMATO I.3 RELACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS
Y NORMAS DE ADMINISTRACIÓN INTERNA.
Comprenden los manuales de Organización, Políticas y Procedimientos; de
Servicios; de Informática, de uso exclusivo de la Unidad Administrativa.
Se presentara una relación de manuales por cada unidad administrativa.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL: Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4) HOJA No. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). RELACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y NORMAS
DE ADMINISTRACIÓN INTERNA: Corresponde a considerar en este formato
todo manual, política y / o Ordenamiento Normativo que exista en el Área.
7). DESCRIPCIÓN.- Nombre o Titulo del Manual.
8). FECHA DE EMISIÓN.- Fecha en que se emite el Manual (DD/MM/AA)
9). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que entrega
10). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
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11). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos paterno y materno del Titular o
Representante del Órgano de Control.
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FORMATO II.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La unidad administrativa presentará única y exclusivamente el organigrama de
su competencia.
El formato de referencia, será de aplicación obligatoria en las unidades
administrativas sujetas al proceso de entrega – recepción.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL: Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA No. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: El organigrama será presentado en el
recuadro en blanco utilizando únicamente formato JPEG.
Los organigramas deberán contener únicamente el nombre del puesto (no incluir
nombres o niveles administrativos).
7). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
8). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que entrega
9). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
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10). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos paterno y materno del Titular o
Representante del Órgano de Control.
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FORMATO II.2 RESUMEN DE PLAZAS AUTORIZADAS.
Mediante este formato, el responsable entregará el Resumen de Plazas
adscritas a la Unidad Administrativa, diferenciando el tipo de nómina.
El formato de referencia, será de aplicación obligatoria en las unidades
administrativas sujetas al proceso de entrega – recepción.
Este formato se genera automáticamente al ingresar y oprimir el botón guardar,
tomando la información contenida en el formato II.3 Plantilla de Personal.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL: Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA No. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). CATEGORÍA.- Clave de identificación a nivel tabulador de sueldos y salarios
vigente.
7). TOTAL DE SUELDOS.- Importe total del sueldo base, de acuerdo con la
categoría asignada en el tabulador de sueldos vigente.
8). CLASIFICACIÓN DE PERSONAL.- En cada cuadro, se registrará la cantidad
de personas adscritas a la Unidad Administrativa, diferenciando el tipo de
nómina correspondiente.
9). SINDICALIZADO.- Corresponde al personal de base
10). CONFIANZA.- Personal con la categoría de confianza.
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11. EVENTUAL.- Personal con contrato vigente por tiempo determinado.
12). LISTA DE RAYA.- Personal por lista de raya, comúnmente adscritos a
programas específicos.
13). TOTAL DE PERSONAS.- Cantidad de personas adscritas a la Unidad
Administrativa de acuerdo a la categoría
14). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
15). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
16). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde a documentar el nombre y apellidos paterno y materno del Titular o Representante del Órgano de Control.
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FORMATO II.3 PLANTILLA DE PERSONAL Mediante este formato, el servidor público que entrega, dará a conocer a quien
lo sustituye en el puesto, el detalle de personal adscrito a su unidad
administrativa.
El formato de referencia, será de aplicación obligatoria en las unidades
administrativas sujetas al proceso de entrega – recepción.
Este formato se genera automáticamente de acuerdo a la información de la base
de datos de Recursos Humanos.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL: Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA No. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE EMPLEADO.- Anotar el número del empleado asignado en
nómina.
7). NOMBRE.- Nombre completo del empleado (no incluir títulos).
8). PUESTO.- Nombre del puesto del empleado.
9). CATEGORÍA: Clave de identificación a nivel tabulador de sueldos y salarios
vigente.
10). ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.- Indicar el nombre del área al cual está adscrito.
11). TIPO DE PLAZA.-: Indicar el tipo de plaza que tiene asignada el empleado.
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(Sindicalizado, Confianza, Eventual, Lista de Raya).
12). EXPEDIENTE DE PERSONAL.- Indicar la existencia de expediente de
personal de cada uno de los servidores públicos adscritos al área.
13). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
14).TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
15). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
16). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos paterno y materno del Titular o
Representante del Órgano de Control.
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Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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FORMATO II.4 PERSONAL CON LICENCIA, PERMISO, COMISIÓN Y OTROS
Mediante este formato, el Servidor Público que entrega, dará conocer a quien lo
sustituye en el cargo, el estado que guarda personal adscrito a su área de
responsabilidad que se encuentre en los supuestos de referencia.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL: Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA: Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE EMPLEADO.- Anotar el número del empleado asignado en
nómina.
7). NOMBRE.- Nombre completo del empleado (no incluir títulos).
8). SITUACIÓN.- Campo numérico en el cual se anotará el número de referencia
de acuerdo con el siguiente menú:
1 = LICENCIA
2 = PERMISO
3 = COMISIÓN
4 = INCAPACIDAD
5 = OTROS (ESPECIFIQUE)
9). COMISIONADO.- Espacio reservado para indicar las áreas de adscripción y
operación.
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10). DE: Indicar el puesto de adscripción de acuerdo con la nómina.
11). A: Indicar el puesto de adscripción en el cual desarrolla las funciones
12). PERÍODO: Espacio reservado para indicar las fecha de inicio y conclusión
de la comisión.
13). DE: Indicar la fecha de inicio de la comisión
14). A: Indicar la fecha de conclusión de la comisión
15). TIPO DE NÓMINA: Campo numérico en el cual se anotará el número de
referencia de acuerdo con el siguiente menú:
1 = SINDICALIZADO
2 = CONFIANZA
3 = EVENTUAL
4 = LISTA DE RAYA
16). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
17). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
18). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
19). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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FORMATO II.5 RELACIÓN DE SUELDOS NO ENTREGADOS
En este formato, se entregará la relación de cheques de sueldos pendiente de
entregar al beneficiario.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE EMPLEADO.- Anotar el número del empleado asignado en
nómina.
7). NOMBRE.- Nombre completo del empleado (no incluir títulos).
8). NO. DE CHEQUE.- Se anotará el número de cheque
9). IMPORTE.- Se anotará el monto del cheque
10). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
11).TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
12. PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
13). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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FORMATO II.6 VACACIONES DEL PERSONAL PENDIENTES DE
DISFRUTAR
Con este formato, se entregará la relación de personal con vacaciones
pendientes de disfrutar.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE EMPLEADO.- Anotar el número del empleado asignado en
nómina.
7). NOMBRE.- Nombre completo del empleado (no incluir títulos).
8). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
9).TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que entrega
10). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
11).REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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FORMATO III.1 RESUMEN DE PATRIMONIO
En este formato, se dará a conocer el resumen de Bienes Muebles bajo la
responsabilidad de la Dependencia y/o Servidor Público que entrega.
Este formato se genera automáticamente al ingresar y oprimir el botón guardar,
tomando la información contenida en los siguientes formatos, y que más delante
se describirán.
Relación de Mobiliario, Equipo y Equipo de Video
Relación de Equipo de Cómputo y Telecomunicaciones
Relación de Software Comercial y Sistemas Desarrollados Internamente
Relación de Bienes Muebles Varios
Relación de Equipo de Transporte, Maquinaria y Refacciones
Relación de Armamento, Accesorios y Equipo de Seguridad
Relación de Bienes Muebles con Inconsistencias
Relación de Bienes Muebles con valor inferior a 35 días de SMGDF
vigente.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL: Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde a la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
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6). RESUMEN DE PATRIMONIO.- Documenta todo lo referente a los bienes
muebles patrimoniales de la Dependencia
7). CONCEPTO: Corresponde al tipo de Mobiliario, Equipo y/o Equipo de Video
que corresponde a cada renglón.
8). TOTAL: Corresponde al total de cada renglón o concepto
9). DESCRIPCIÓN: Corresponde al nombre del artículo
10). CANTIDAD.- Corresponde a la cantidad especifica que corresponde a cada
artículo por renglón.
11). DESCRIPCIÓN: IDEM: 9
12). CANTIDAD: IDEM: 10
13). DESCRIPCIÓN: IDEM 9
14). CANTIDAD: ÍDEM 10
15). DESCRIPCIÓN: ÍDEM 9
16). CANTIDAD: ÍDEM 10
17). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
18). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
19). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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FORMATO III.2 RELACIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO Y EQUIPO DE VIDEO
Con este formato, se entregará el mobiliario, equipo y equipo de video asignado
al funcionario responsable.
Este formato será de llenado automático, tomando como base la información
contenida en la (s) base (s) de datos de la Dirección de Patrimonio.
1).- NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde a la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). CÓDIGO.- Corresponde al código asignado por la Dirección de Patrimonio de
la Oficialía Mayor.
7). CLAVE.- Número de referencia para tipo de bien, siendo estos los siguientes:
Clave Descripción
1 Escritorios
2 Sillería
3 Archiveros
4 Máquinas de escribir
5 Fotocopiadoras
6 Espacios modulares
7 Televisiones y accesorios
8 Cámaras y accesorios
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9 Equipo para proyección
10 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos en
la presente relación)
8). DESCRIPCIÓN.- Corresponde a las características necesarias y suficientes
que identifiquen al bien mueble.
9). MARCA.- Corresponde a la marca del bien mueble.
10). MODELO.- Corresponde al modelo del bien mueble.
11). SERIE.- Corresponde al número de serie asignado por el fabricante del bien
mueble.
12). NO. EMPLEADO.- Corresponde al número de control del empleado a cuyo
cargo se encuentre el resguardo.
13). UBICACIÓN.- Corresponde a los datos que permitan conocer la ubicación
física del bien mueble.
14). DIRECCIÓN.- Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal de la
Dirección a la que está adscrito el servidor público.
15). ÁREA.- Corresponde al área a la que está adscrito el servidor público.
16). DEPARTAMENTO.- Corresponde al departamento al que está adscrito el
servidor público.
17). TOTAL DE BIENES.- Corresponde a la sumatoria de los bienes
relacionados.
18). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
19). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
20). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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FORMATO III.3 RELACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO Y
TELECOMUNICACIONES
Con este formato, se entregará el Equipo de Cómputo y Telecomunicaciones
asignados al funcionario responsable.
Este formato será de llenado automático, tomando como base la información
contenida en la (s) base (s) de datos de la Dirección de Patrimonio.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6).CÓDIGO.- Corresponde al código asignado por la Dirección de Patrimonio de
la Oficialía Mayor.
7). CLAVE.- Número de referencia para tipo de bien, siendo estos los siguientes:
Clave Descripción
1 Computadoras de escritorio (PC)
2 Computadoras portátiles (LAPTOP)
3 Impresoras
4 Celulares y accesorios
5 Radios y accesorios (Base, Móviles, Nextel)
6 Teléfonos (fijos)
7 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos en
la presente relación)
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8). DESCRIPCIÓN.- Corresponde a las características necesarias y suficientes
que identifiquen al bien mueble.
9). MARCA.- Corresponde a la marca del bien mueble.
10). MODELO.- Corresponde al modelo del bien mueble.
11). SERIE.- Corresponde al número de serie asignado por el fabricante del bien
mueble.
12). NO. EMPLEADO.- Corresponde al número de control del empleado a cuyo
cargo se encuentre el resguardo.
13). UBICACIÓN.- Corresponde a los datos que permitan conocer la ubicación
física del bien mueble.
145). DIRECCIÓN.- Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal de la
Dirección a la que está adscrito el servidor público.
15). ÁREA.- Corresponde al área a la que está adscrito el servidor público.
16). DEPARTAMENTO.- Corresponde al departamento al que está adscrito el
servidor público.
17). TOTAL DE BIENES.- Corresponde a la sumatoria de los bienes
relacionados.
18). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
19). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
20). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 98 de 188
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Hoja 99 de 188
FORMATO III.4 RELACIÓN DE SOFTWARE COMERCIAL Y SISTEMAS
DESARROLLADOS INTERNAMENTE
Con este formato, se entregará la relación de software comercial que cuenten
con licencia y que se encuentren bajo la responsabilidad del funcionario que
entrega. Así mismo, se entregará la relación de sistemas desarrollados
internamente, y que se usen en el desarrollo común de las operaciones del área.
1).- NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2).- UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5).- FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6).- SISTEMA O SOFTWARE.- Se anotará el nombre genérico del software y la
versión de que se trate. En caso de sistemas desarrollados internamente, se
anotará el nombre que se asignó por parte del desarrollador.
Ejemplo: Office 2007, Autocad 2010, Sistema de control de correspondencia,
Sistema de control de inversión, etc.
7). MARCA.- Se anotará la marca del software, en su caso.
Ejemplo: Microsoft, Autodesk, etc.
8). NO. DE SERIE.- Se anotará el número de serie asignado por el
desarrollador.
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9). NO. DISCOS.- Se indicará, en su caso, la cantidad de discos que integran el
software o sistema desarrollado internamente.
10). CLAVE DE ACTIVACIÓN.- Se anotará la clave de activación asignada por
el fabricante.
11). PROGRAMA FUENTE.- Seleccionar en su caso, la opción que determine la
existencia de programas fuente.
SÍ
NO
12). TABLAS.- Seleccionar en su caso, la opción que determine la existencia de
tablas.
SÍ
NO
13). MANUAL DE OPERACIÓN.- Seleccionar en su caso, la opción que
determine la existencia de manuales de operación.
SÍ
NO
14). UBICACIÓN.- Indicar el área en la cual el sistema desarrollado
internamente se encuentra habilitado. Así mismo, en caso de tratarse de
software comercial, indicar los datos de la persona que lo tiene bajo su
responsabilidad.
15).- TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
16). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
17). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 101 de 188
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Hoja 102 de 188
FORMATO III.5 RELACIÓN DE BIENES MUEBLES VARIOS
Con este formato, se entregarán los bienes muebles considerados como varios,
mismos que no se encuentran relacionados en los formatos III.2, III.3, III.6. III.7,
III.8 y III.9, asignados al funcionario responsable.
Este formato será de llenado automático, tomando como base la información
contenida en la (s) base (s) de datos de la Dirección de Patrimonio.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). CÓDIGO.- Corresponde al código asignado por la Dirección de Patrimonio de
la Oficialía Mayor.
7). CLAVE.- Número de referencia para tipo de bien, siendo estos los siguientes:
Clave Descripción
1 Adjudicaciones
2 Equipo Médico
3 Equipo Ambiental y de Meteorología
4 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos
en la presente relación)
8). DESCRIPCIÓN.- Corresponde a las características necesarias y suficientes
que identifiquen al bien mueble.
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Hoja 103 de 188
9). MARCA.- Corresponde a la marca del bien mueble.
10). MODELO.- Corresponde al modelo del bien mueble.
11). SERIE.- Corresponde al número de serie asignado por el fabricante del bien
mueble.
12). NO. EMPLEADO.- Corresponde al número de control del empleado a cuyo
cargo se encuentre el resguardo.
13). UBICACIÓN.- Corresponde a los datos que permitan conocer la ubicación
física del bien mueble.
14). DIRECCIÓN.- Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal de la
Dirección a la que está adscrito el servidor público.
15). ÁREA.- Corresponde al área a la que está adscrito el servidor público.
16). DEPARTAMENTO.- Corresponde al departamento al que está adscrito el
servidor público.
17). TOTAL DE BIENES.- Corresponde a la sumatoria de los bienes
relacionados.
18). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
19). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
20). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 104 de 188
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Hoja 105 de 188
FORMATO III.6 RELACIÓN DE EQUIPO DE TRANSPORTE,
HERRAMIENTAS, MAQUINARIA Y REFACCIONES
Con este formato, se entregará la relación de equipo de transporte,
herramientas, maquinaria y refacciones, asignados al funcionario responsable.
Este formato será de llenado automático, tomando como base la información
contenida en la (s) base (s) de datos de la Dirección de Patrimonio.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). ENGOMADO O CÓDIGO: Corresponde a la identificación asignada por la
Dirección de Patrimonio de la Oficialía Mayor.
7). TIPO: Corresponde a la clasificación del bien.
Clave Descripción
1 Equipo de Transporte
2 Herramientas
3 Maquinaria y Refacciones
8). DESCRIPCIÓN.- Corresponde a las características necesarias y suficientes
que identifiquen al bien mueble.
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Clave Descripción
1 Pick UP
2 Pasajeros (SUV)
3 Autobuses
4 Motocicletas
5 Ambulancias
6 Automóviles
7 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos en la
presente relación)
8 Herramientas
9 Maquinaria y Refacciones
10 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos en la
presente relación)
9). MARCA: Corresponde a la Marca comercial del vehículo, como puede ser:
VW, Ford, Nissan, Chrysler, Chevrolet, Dina, entre otros.
10). MODELO: Corresponde al año de fabricación del vehículo indicado en la
factura y/o documento que ampara la propiedad del bien.
11). NÚMERO DE SERIE: Corresponde al número de serie del vehículo el cual
se podrá localizar en el motor, tablero, puertas, entre otros.
12). NÚMERO DE PLACA: Corresponde a las placas oficiales de circulación del
vehículo.
13). NO. EMPLEADO.- Corresponde al número de control del empleado a cuyo
cargo se encuentre el resguardo.
14). UBICACIÓN.- Corresponde a los datos que permitan conocer la ubicación
física del bien mueble.
15). DIRECCIÓN.- Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal de la
Dirección a la que está adscrito el servidor público.
16). ÁREA.- Corresponde al área a la que está adscrito el servidor público.
17). DEPARTAMENTO.- Corresponde al departamento al que está adscrito el
servidor público.
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Hoja 107 de 188
18). TOTAL DE BIENES.- Corresponde a la sumatoria de los bienes
relacionados.
19). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
20). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
21). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 108 de 188
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Hoja 109 de 188
FORMATO III.7.- RELACIÓN DE ARMAMENTO, ACCESORIOS Y EQUIPO DE
SEGURIDAD
Con este formato, se entregará la relación de Armamento, Accesorios y/o Equipo
de Seguridad, asignados al funcionario responsable.
Este formato será de llenado automático, tomando como base la información
contenida en la (s) base (s) de datos de la Dirección de Patrimonio.
1).NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2).- UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). CÓDIGO PATRIMONIAL: Corresponde al código patrimonial asignado por la
Dirección de Patrimonio de la Oficialía Mayor.
7). DESCRIPCIÓN: Corresponde a las características necesarias y suficientes
que identifiquen al bien mueble.
8). MATRÍCULA: Corresponde en caso de que se trate de un arma de fuego y
esta será de acuerdo con el registro en la Secretaría de la Defensa Nacional.
9). SERVIDOR PÚBLICO RESGUARDANTE: Corresponde a los datos
requeridos para identificar:
10). NO. EMPLEADO.- Corresponde al número de control del empleado a cuyo
cargo se encuentre el resguardo.
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Hoja 110 de 188
11). NOMBRE: Corresponde al nombre completo del servidor público
responsable del bien.
12). U.P.: Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal a la que esta
adscrito el servidor público responsable del bien.
13). TOTAL DE BIENES: Total de artículos asignados a la Unidad
Administrativa.
14). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
15). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
16). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
Hoja 111 de 188
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
Hoja 112 de 188
FORMATO III.8.- RELACIÓN DE BIENES MUEBLES CON INCONSISTENCIAS
Con este formato, se relacionan los bienes muebles considerados como
inconsistencias derivado de alguna situación extraordinaria, mismos que no se
encuentran relacionados en los formatos III.2, III.3, III.5, III.6. III.7 y III.9,
asignados al funcionario responsable.
Este formato será de llenado automático, tomando como base la información
contenida en la (s) base (s) de datos de la Dirección de Patrimonio.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). CÓDIGO.- Corresponde al código asignado por la Dirección de Patrimonio de
la Oficialía Mayor.
7). CLAVE.- Número de referencia para tipo de bien, siendo estos los siguientes:
Clave Descripción
1 Escritorios
2 Sillería
3 Archiveros
4 Espacios modulares
5 Computadoras escritorio
6 Computadora portátil
7 Impresoras
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Hoja 113 de 188
8 Celulares y accesorios
9 Radios y accesorios (Base, Móviles, Nextel)
10 Teléfonos (fijos)
11 Otros mobiliario y equipo (clave de identificación de los bienes que no
están incluidos en la presente relación de acuerdo a la categoría)
12 Pick UP
13 Pasajeros (SUV)
14 Automóviles
15 Otros equipo de transporte (clave de identificación de los bienes que no
están incluidos en la presente relación de acuerdo a la categoría)
8). DESCRIPCIÓN.- Corresponde a las características necesarias y suficientes
que identifiquen al bien mueble.
9). MARCA.- Corresponde a la marca del bien mueble.
10). MODELO.- Corresponde al modelo del bien mueble.
11). SERIE.- Corresponde al número de serie asignado por el fabricante del bien
mueble.
12). NO. EMPLEADO.- Corresponde al número de control del empleado a cuyo
cargo se encuentre el resguardo.
13). UBICACIÓN.- Corresponde a los datos que permitan conocer la ubicación
física del bien mueble.
14). DIRECCIÓN.- Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal de la
Dirección a la que está adscrito el servidor público.
15). ÁREA.- Corresponde al área a la que está adscrito el servidor público.
16). DEPARTAMENTO.- Corresponde al departamento al que está adscrito el
servidor público.
17). TOTAL DE BIENES.- Corresponde a la sumatoria de los bienes
relacionados.
18). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
19). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
Hoja 114 de 188
20). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 115 de 188
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
Hoja 116 de 188
FORMATO III.9.- RELACIÓN DE BIENES MUEBLES CON VALOR INFERIOR
A 35 DÍAS DE SMGDF VIGENTE
Con este formato, se entregará la relación de bienes muebles considerados
dentro de la categoría que se especifica en el titulo, de acuerdo al punto 8 del
Apartado B de las Reglas Especificas del Registro y Valoración del Activo, de la
Ley General de Contabilidad Gubernamental. Mismos que no se encuentran
relacionados en los formatos III.2, III.3, III.5, III.6. III.7 y III.8, asignados al
funcionario responsable.
Este formato será de llenado automático, tomando como base la información
contenida en la (s) base (s) de datos de la Dirección de Patrimonio.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6).CÓDIGO.- Corresponde al código asignado por la Dirección de Patrimonio de
la Oficialía Mayor.
7). CLAVE.- Corresponde al tipo de bienes que se relacionan.
8). DESCRIPCIÓN.- Corresponde a las características necesarias y suficientes
que identifiquen al bien mueble.
9). MARCA.- Corresponde a la marca del bien mueble.
Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez
Hoja 117 de 188
10). MODELO.- Corresponde al modelo del bien mueble.
11). SERIE.- Corresponde al número de serie asignado por el fabricante del bien
mueble.
12). NO. EMPLEADO.- Corresponde al número de control del empleado a cuyo
cargo se encuentre el resguardo.
13). UBICACIÓN.- Corresponde a los datos que permitan conocer la ubicación
física del bien mueble.
145). DIRECCIÓN.- Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal de la
Dirección a la que está adscrito el servidor público.
15). ÁREA.- Corresponde al área a la que está adscrito el servidor público.
16). DEPARTAMENTO.- Corresponde al departamento al que está adscrito el
servidor público.
17). TOTAL DE BIENES.- Corresponde a la sumatoria de los bienes
relacionados.
18). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
19). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
20). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 118 de 188
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Hoja 119 de 188
FORMATO III.10 RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES Con este formato, se entregará la relación de bienes inmuebles, asignados al
funcionario responsable.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). CLAVE CATASTRAL: Número del expediente asignado por el sistema de
acuerdo a su ubicación.
7). NOMBRE O IDENTIFICACIÓN DEL BIEN INMUEBLE.- Anotar los datos de
identificación del bien
8). UBICACIÓN: Anotar los datos de la calle y colonia donde se ubica el bien
inmueble.
9). SUPERFICIE: Se refiere a la cantidad de metros cuadrados que comprende
el bien. Inmueble. En el caso de terrenos, los metros cuadrados de superficie, y
para los edificios los metros cuadrados de construcción.
10). ESTADO QUE GUARDAR EL INMUEBLE: En uso, abandonado, tomado
en posesión ilegal, en litigio, etc.
11). ESCRITURAS: Seleccionar en su caso, la existencia de escrituras del bien.
SÍ
NO
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Hoja 120 de 188
12). TIPO DE BIEN INMUEBLE.- Identificar el tipo de bien:
Ejemplo: Plaza, Baldío, Camellón, Oficina Municipal, entre otros.
13). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
14). TIPO DE BIENES.
15). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
16). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
17). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 121 de 188
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Hoja 122 de 188
FORMATO III.11 INVENTARIO DE ALMACÉN
Con este formato, deberá entregarse la existencia de insumos, consumibles o
herramientas bajo la responsabilidad del titular de la unidad administrativa.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO O CÓDIGO DE ARTÍCULO: Número de Código, de clave, de
parte, entre otros según corresponda a cada artículo.
7). DESCRIPCIÓN Nombre y características específicas del artículo o
herramienta inventariada, como pueden ser: nombre genérico del bien, marca,
modelo, entre otros.
8). TIPO DE MONEDA.- Corresponde al tipo de moneda expresado en la factura
que ampara el artículo M.N. y/o DLLS.
9). COSTO UNITARIO.- Corresponde al costo de adquisición según la factura.
10). UNIDAD DE DE MEDIDA: Señalar la unidad de medida.
11). EXISTENCIA: Anotar la cantidad de bienes en existencia a la fecha de corte
de la información.
12). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
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Hoja 123 de 188
13).TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
14). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
15).REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 124 de 188
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Hoja 125 de 188
FORMATO IV.1 PRESUPUESTO GLOBAL DEL EJERCICIO
Deberá informarse el monto del presupuesto de egresos autorizado a la unidad
administrativa, en su caso, éste será el presupuesto modificado.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). APROBADO: Presupuesto originalmente aprobado, más los incrementos,
más las partidas para programas especiales, menos las reducciones.
7). COMPROMETIDO. Importe ejercido pendiente de pago.
7). PAGADO. Importe ejercido pagado.
8). DISPONIBLE: Importe real disponible pendiente de ejercer a la fecha en que
se presenta la información, correspondiente al ejercicio presupuestal.
9). TOTALES. Importe global disponible correspondiente a la clasificación del
gasto.
10) GRAN TOTAL. Sumatoria correspondiente a cada una de las columnas que
representan el presupuesto global del ejercicio.
11). OBSERVACIONES. Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
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Hoja 126 de 188
12). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
13). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
14). TITULAR O REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL:
Corresponde a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 127 de 188
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Hoja 128 de 188
FORMATO IV.2 SITUACIÓN DE FONDOS REVOLVENTES
La información necesaria para llenar este formato, se obtendrá del arqueo que
se realice al fondo revolvente de caja.
El arqueo lo llevará acabo la persona comisionada por el Órgano Interno de
Control para tal efecto, y deberá ser firmado por el funcionario responsable del
fondo.
La Contraloría Municipal proporcionará el formato para llevar a cabo el arqueo.
En archivo adjunto, deberá subirse el arqueo practicado, debidamente
requisitado.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). EFECTIVO: En este espacio se anotará el monto del efectivo l momento de
realizar el arqueo.
7). COMPROBANTES: Corresponde al monto de la suma de los comprobantes,
facturas y recibos.
8). VALES PROVISIONALES: Corresponde al monto de los vales provisionales.
9). OTROS: Espacio destinado para incluir cualquier otro documento que
ampara el monto del fondo.
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Hoja 129 de 188
10). MONTO AUTORIZADO: Anotar el monto autorizado de acuerdo a la carta
custodia expedida por la Tesorería.
11). MONTO TOTAL FONDO: Corresponde a la sumatoria de los incisos 6, 7, 8,
9, anteriormente descritos.
12). SOBRANTE O FALTANTE: Corresponde al sobrante y/o faltante resultante
de la operación aritmética del monto aprobado y el monto total del fondo.
13). RESPONSABLE DEL FONDO: Anotar el nombre de la persona
responsable del fondo.
14). NOMBRE DE QUIEN REALIZÓ EL ARQUEO: Deberá anotarse el nombre
de la persona que realizó el arqueo.
15). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
16). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
17). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
18). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 130 de 188
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Hoja 131 de 188
FORMATO IV.3 DETALLE DE LA SITUACIÓN DE BANCOS
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NO. DE CTA. AUXILIAR: Número de Cuenta asignado en la contabilidad.
7). NO. CUENTA (BANCARIA): Número de Cuenta asignado por la institución
financiera.
8). NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: Nombre de la Institución financiera en la
que se tiene la cuenta, inversión, depósito, entre otros.
9). SALDO SEGÚN: Importe de la Cuenta, Inversión, Depósito, entre otros.
10). AUXILIAR: Anotar el saldo que refleja la contabilidad a la fecha de cierre.
11). BANCO: Anotar el saldo según el banco a la fecha de cierre.
12). ÚLTIMO CHEQUE EXPEDIDO POR CADA CHEQUERA:
13). NÚMERO: Anotar el número del último cheque expedido por cada
chequera.
14). FECHA: Corresponde a la fecha de expedición del último cheque.
15). IMPORTE: Anotar la cantidad por la que se expidió el cheque.
16). FIRMAS REGISTRADAS
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Hoja 132 de 188
17). NOMBRE Anotar el nombre de las personas que cuentan con firma
registrada.
18). CARGO Anotar el cargo según corresponda con el nombre de la persona
que cuenta con firma registrada.
19). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
20). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
21). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 133 de 188
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Hoja 134 de 188
FORMATO IV.4 RELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS, INVERSIONES Y
OTRAS.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3).UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN.- Nombre de la Institución financiera en la
que se tiene la Cuenta, Inversión, Depósito, entre otros.
7). NÚMERO DE CUENTA O CONTRATO.- Número de Cuenta asignado por la
institución financiera.
8). TIPO – INVERSIÓN.- Tipo de Cuenta, Inversión, Depósito, entre otros.
9). SALDO.- Importe de la Cuenta, Inversión, Depósito, entre otros, Moneda.-
Pesos o dólares (Seleccionar)
10). FECHA DE VENCIMIENTO.- Día, Mes y Año en que vence la cuenta,
inversión, depósito, entre otros.
11).TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
12). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
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Hoja 135 de 188
13). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 137 de 188
FORMATO IV.5 RELACIÓN DE CHEQUES EXPEDIDOS SIN ENTREGAR
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA - Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). FECHA.- Día, Mes y Año en que se expidió el cheque en cuestión.
7). NÚMERO DE CUENTA.- Número de la cuenta de cheques asignada por la
Institución financiera.
8). BANCO.- Nombre de la Institución financiera a la que pertenecen los
cheques pendientes de entregar.
9). NOMBRE DEL BENEFICIARIO.- Nombre completo de la persona física o
moral beneficiaria.
10). NÚMERO DE CHEQUE.- Número asignado al cheque por la Institución
financiera.
11). MONTO.- Importe del cheque en cuestión.
12). OBSERVACIONES. Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
13). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
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Hoja 138 de 188
14). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
15). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 139 de 188
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Hoja 140 de 188
FORMATO IV.6.- RELACIÓN DE GASTOS PENDIENTES DE COMPROBAR
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE CHEQUE.- Número asignado al cheque por la Institución
financiera.
7). FECHA.- Día, Mes y Año en que se expidió el cheque en cuestión.
8). CONCEPTO.- Indicar el concepto por el cual se expidió el cheque
9). IMPORTE PENDIENTE DE COMPROBAR.- Indicar el monto que está
pendiente de comprobar, ya sea parcial o total.
10). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
11). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
12). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
13). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL:
Corresponde a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 141 de 188
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Hoja 142 de 188
FORMATO IV.7 ESTADOS FINANCIEROS
Se deberá entregar la información financiera, de conformidad con el programa
de cierre programado por la Contraloría Municipal.
En caso de los dictámenes de la Cuenta Pública y los Estados Financieros,
deberá, en documento adjunto proporcionarse el dictamen, los estados
financieros, y la carta de observaciones y recomendaciones del auditor.
Adicionalmente, deberá entregarse en medio magnético el respaldo del cierre a
la fecha de corte programada por la Contraloría Municipal.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5) .FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
Seleccionar, según sea el caso, la información que se está entregado, marcando
las casillas de sí o no. Así mismo, se deberá registral la fecha de corte de la
información financiera que se entrega.
6). Balance General
7). Estado de Resultados
8). Estado de Origen y Aplicación de Recursos
9). Libros y Registros de Contabilidad al Corriente
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Hoja 143 de 188
10). LOS ESTADOS FINANCIEROS FUERON AUDITADOS EXTERNAMENTE:
En caso de que los estados financieros fueron auditados externamente,
seleccionar la casilla sí o no. Igualmente, señalar la fecha de emisión del último
dictamen por el ente fiscalizador.
11). LA CUENTA PÚBLICA SE AUDITÓ: En caso de que la cuenta pública se
haya auditado, seleccionar la casilla sí o no. Igualmente, señalar la fecha de
emisión del último dictamen por el ente fiscalizador.
12). QUIÉN AUDITÓ: Registrar el nombre del ente fiscalizador.
13). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
14). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
15). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 144 de 188
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FORMATO V.1 RELACIÓN DE OBRAS Y/O PROGRAMAS EN PROCESO
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE CONTROL DE LA OBRA O PROGRAMA.- Número o dato de
identificación de la obra o programa, de conformidad con el programa de
inversión pública municipal.
7). NOMBRE DE LA OBRA O PROGRAMA.- Nombre de la obra o programa, de
conformidad con el programa de inversión pública municipal. (No se permiten
abreviaturas)
8). MONTO TOTAL APROBADO.- Inversión autorizada
9). MONTO TOTAL EJERCIDO.- Inversión ejercida
10). MONTO DISPONIBLE.- Inversión por ejercer
11). PERIODO DE EJECUCIÓN DE LA OBRA O PROGRAMA.- Indicar la fecha
de inicio y término de la obra o programa.
12). % DE AVANCE DE OBRA.- Información referente al avance físico y
financiero de la obra o programa. Los datos requeridos son los siguientes:
13). FÍSICO.- Indicar el porcentaje de avance físico.
14). FINANCIERO.- Indicar el porcentaje de avance financiero.
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Hoja 146 de 188
15). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar o aclarar los
datos anteriores.
16). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
17). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
18). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 148 de 188
FORMATO V.2 RELACIÓN DE ANTICIPOS DE OBRAS POR AMORTIZAR
(OBRAS EN PROCESO)
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA - Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE OBRA.- Número o dato de identificación de la obra o
programa, de conformidad con el Programa de Inversión Pública Municipal.
7). NOMBRE DE LA OBRA O PROGRAMA.- Nombre de la obra o programa, de
conformidad con el programa de inversión pública municipal. (No se permiten
abreviaciones)
8). NÚMERO DE CONTRATO.- Número de identificación del contrato.
9). NOMBRE DEL CONTRATISTA O PROVEEDOR.- Nombre completo del
contratista o proveedor.
10). IMPORTE DEL ANTICIPO OTORGADO.- Monto del anticipo otorgado.
11). IMPORTE TOTAL AMORTIZADO.- Monto amortizado, al cierre de la
información financiera, de acuerdo con la última estimación de obra pagada.
12). SALDO ANTICIPO POR AMORTIZAR.- Saldo pendiente de amortizar,
tomando en consideración hasta la última estimación pagada.
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Hoja 149 de 188
13). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
14). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
15). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
16). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 150 de 188
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Hoja 151 de 188
FORMATO V.3 RELACIÓN DE PROGRAMAS Y OBRAS TERMINADAS
Se presentará la información de los Obras y Programas Sociales que se hayan
implementado durante los ejercicios y se hayan concluido.
Para el caso de programas multianuales, se registrarán en el ejercicio en que dio
inicio la obra o programa.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3).UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE CONTROL DE LA OBRA O PROGRAMA.- Anotar el número o
dato de identificación de la obra o programa social.
7). NOMBRE DE LA OBRA O PROGRAMA.- Nombre de la obra o programa, de
conformidad con el programa de inversión pública municipal. (No se permiten
abreviaciones)
8). MONTO TOTAL EJERCIDO.- Inversión ejercida
9). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
10). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
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Hoja 152 de 188
11). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
12). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 153 de 188
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FORMATO VI.1 RELACIÓN DE ACUERDOS, CONVENIOS, CONTRATOS Y
DOCUMENTOS LEGALES
En este formato se dará a conocer las obligaciones que tiene la Unidad
Administrativa y que estén respaldados con documentos legales.
Así mismo, mediante este formato, de dará conocer el personal adscrito al área
de referencia que cuente Contrato de Servicios Profesionales (Honorarios).
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA No.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de
la captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). TIPO.- Seccionar el tipo de documento de acuerdo con el siguiente menú
1 = Acuerdos
2 = Convenios
3 = Contratos
4 = Otros Documentos Legales
7). NÚMERO.- Anotar el número de control que se le haya asignado. En su
caso.
8). FECHA DE SUSCRIPCIÓN.- Anotar la fecha de suscripción de documento.
9). DURACIÓN Y/O VIGENCIA.- Establecer la vigencia documento.
10). DESCRIPCIÓN.- Hace una descripción sucinta del objeto del documento.
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11). IMPORTE.- Deberá anotarse el monto del convenio u obligación contraída.
12). TOTAL.- Anotar el monto total del convenio.
13). DEVENGADO.- Anotar el monto devengado a la fecha de corte,
programada por la Contraloría Municipal.
14). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
15).TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
16). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
17). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 156 de 188
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Hoja 157 de 188
FORMATO VI.2 RELACIÓN DE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDADES PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE DOCUMENTO.- Número del documento que soporta el
derecho de cobro.
7). NOMBRE DEL DEUDOR.- Nombre completo del deudor, ya sea persona
físico o moral.
8). CONCEPTO.- Descripción sucinta de la deuda.
9). FECHA DE VENCIMIENTO.- Fecha de vencimiento consignada en el
documento
10). IMPORTE.- Importe nominal del documento.
11). SALDO.- En su caso, señalar el monto del saldo pendiente de recuperar a
la fecha de cierre programada por la Contraloría Municipal.
12). OBSERVACIONES,- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
13). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
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Hoja 158 de 188
14). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
15). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 159 de 188
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Hoja 160 de 188
FORMATO VI.3 RELACIÓN DE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA - Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE DOCUMENTO.- Número del documento que soporta el
derecho de cobro.
7). NOMBRE DEL ACREEDOR.- Nombre completo del acreedor, ya sea
persona física o moral.
8). CONCEPTO.- Descripción sucinta de la deuda.
9). FECHA DE VENCIMIENTO.- Fecha de vencimiento consignada en el
documento
10). IMPORTE.- Importe nominal del documento.
11). SALDO.- En su caso, señalar el monto del saldo pendiente de recuperar a
la fecha de cierre programada por la Contraloría Municipal.
12). OBSERVACIONES,- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
13). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
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14). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
15). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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FORMATO VI.4 RELACIÓN DE ARCHIVO
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.- Número asignado al archivero o número
de la caja (s) donde está dispuesta la documentación.
7). EXPEDIENTE.- Nombre con el que se identifica o clasifica el expediente.
8). PERIODO COMPRENDIDO.- En su caso, señalar el periodo que comprende
la documentación contenida en el archivo.
9). UBICACIÓN.- Lugar donde está disponible la documentación.
10). DOCUMENTOS O PLANOS.- Seleccionar en su caso, planos o
documentos.
11). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
12). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
13). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
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14). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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ANEXO 1 AL FORMATO VI.4 RELACIÓN DE ARCHIVO
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA. Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
6). IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.- Número asignado al archivero o número
de la caja(s) donde está dispuesta la documentación.
7). # Ó LETRA
8). CONCEPTO O DESCRIPCIÓN. Nombre con el que se identifica o clasifica el
expediente.
9). EXPEDIENTE.-
10). DEL #
11). AL #
12). TOTAL DE EXPEDIENTES
13). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
14). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
15). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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FORMATO VI.5 RELACIÓN DE ARCHIVO DE TRANSFERENCIA O
CONCENTRACIÓN
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA - Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.- Datos de identificación de la caja.
7). EXPEDIENTE.- Breve descripción del contenido de la caja.
8). PERIODO COMPRENDIDO.- Señalar el período que comprende la
información contenida en la caja.
9). UBICACIÓN.- Lugar donde está disponible la documentación.
10). DOCUMENTOS O PLANOS. Seleccionar en su caso, planos o documentos.
11). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
12). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
13). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
14). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 169 de 188
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FORMATO VI.6.- RELACIÓN DE RESPALDO DE ARCHIVOS Y CARPETAS
EN FORMATO DIGITAL
1). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
2). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.- Descripción detallada del contenido de
cada archivo o respaldo que se entrega.
Seleccionar según sea el medio magnético de respaldo de que se trate:
7). Equipo de Cómputo
8). CD
9). DVD
10). USB
11). PERIODO COMPRENDIDO.- Señalar el período que comprende la
información contendía en el respaldo.
12). UBICACIÓN.- Lugar donde está disponible la documentación.
13). PROGRAMA.- Describir el programa o acción al que corresponde la
información que se respalda.
Ejemplo:
Sistema de Caja
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Conciliaciones bancarias
Padrón de Proveedores
Información del Contrato de Obra Pública
Información del Programa Social
Padrón de establecimiento de venta de …
Nómina al día
Respaldo de la cuenta pública al
Etc.
14). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
15). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
16). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
17). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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FORMATO VI.7 CORTE DE FORMAS VALORADAS
A través de este formato se entregará el corte de las formas valoradas a cargo
del funcionario público que entrega.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA - Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5).FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NOMBRE DE LA FORMA.- Anotar el nombre que reciba al forma valorada.
7). RESPONSABLE.- Anotar el nombre del servidor público responsable de la
custodia.
8). PUESTO.- Anotar el puesto del servidor público responsable de la custodia.
9). ÚLTIMO FOLIO UTILIZADO.- Este apartado deberá contener la siguiente
información:
10). No.- Número del último folio utilizado a la fecha de corte programada por
Contraloría Municipal
11). A NOMBRE DE.- Anotar el nombre de la persona a quien se le extendió la
última forma utilizada.
12). FECHA.- Anotar la fecha de emisión de la última forma valorada.
13). IMPORTE.- En caso de que así proceda, anotar el monto por el cual se
emitió la forma valorada.
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14). SIGUIENTE FOLIO SIN UTILIZAR.- Anotar el número del siguiente folio en
blanco.
15). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
16). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
17). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
18). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 176 de 188
FORMATO VII.1.- RELACIÓN DE ASUNTOS EN TRÁMITE
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
6). NÚMERO DE EXPEDIENTE.- Número de expediente del asunto en trámite
que corresponda
7). NOMBRE DEL ASUNTO.- Registro en forma breve las características del
asunto.
8). FECHA DE INICIO.- Fecha en que inició o deberá iniciar le asunto.
9). SITUACIÓN DEL TRÁMITE.- Situación en que se encuentra el asunto.
10). FECHA PROBABLE DE SOLUCIÓN.- Fecha en que deberá concluirse el
asunto. (En su caso, probable fecha de solución)
11). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
12). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
13). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
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Hoja 177 de 188
14). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL:
Corresponde a documentar el nombre y apellidos
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Hoja 178 de 188
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FORMATO VII.2 SOBRE CERRADO CON LA COMBINACIÓN DE LAS
CAJAS FUERTES, LLAVES, SELLOS Y FACSÍMIL
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
Seleccionar en la casilla, Sí o No, según corresponda la entrega de la siguiente
información:
6). Combinación de caja fuerte Se debe hacer entrega en sobre cerrado al
nuevo titular.
7). Llaves (Entrega física)
8). Relación e impresión de sellos
9). Relación e impresión de facsímil
10). Otro: (especifique)
Se deben relacionar los anexos 1 y 2 al formato, conteniendo las imágenes de
sellos y facsímil, adjuntar en formato digital.
11). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
12). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
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Hoja 180 de 188
13). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
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Hoja 181 de 188
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ANEXO 1 AL FORMATO VII. 2 RELACIÓN DE LLAVES
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
6). NO. DE LLAVE Número consecutivo con el que se identifican
7). CANTIDAD Número de llaves para el mismo mueble, vehículo, puerta, etc.
8). CONCEPTO O DESCRIPCIÓN DE USO Indicar si es de un mueble,
vehículo, puerta, etc.
9). NOMBRE DEL ENCARGADO Corresponde al nombre del titular que
entrega, en caso de tenerla delegada, se indicara entre paréntesis el nombre de
la persona que la utiliza.
10). OBSERVACIONES. Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
11). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
12). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
13). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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ANEXO 2 AL FORMATO VII.2 RELACIÓN DE SELLOS Y FACSÍMIL
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
6). NO. DE SELLO Número consecutivo con el que lo identifican
7). CANTIDAD Número de sellos iguales.
8). SE UTILIZA EN Indicar si es Oficial, recibido, fechador, foliador, etc.
9). PERSONAS RESPONSABLE Corresponde al nombre del titular que entrega,
en caso de tenerla delegada, se indicara entre paréntesis el nombre de la
persona que la utiliza.
10) MUESTRA DEL SELLO O FACSÍMIL Se debe plasmar el sello o facsímil
correspondiente dentro del espacio correspondiente.
11) OBSERVACIONES. Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
12). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y
apellidos paterno y materno de la persona que entrega
13). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
14). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
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FORMATO VII.3 RELACIÓN DE PLANES, ESTUDIOS Y PROYECTOS NO
DESARROLLADOS.
1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de
la Dependencia u Organismo a la que pertenece.
2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad
Administrativa que presenta dicha información.
3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la
unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.
4). HOJA- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la
captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el
sistema.
5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.
(DD/MM/AA)
Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al
formato.
En este caso, seleccionar la opción de acuerdo a la naturaleza de proyecto, ya
sea Estudio o Proyecto.
Así mismo, hacer una descripción sucinta del proyecto.
CONSECUTIVO
DESCRIPCIÓN
JUSTIFICACIÓN
6). ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD.- Seleccionar en su caso, la existencia de
estudios de factibilidad de acuerdo al siguiente menú:
SI.
NO.
TÉCNICOS
FINANCIEROS
SOCIO ECONÓMICOS
¿SE DISPONE DE PLANOS EJECUTIVOS?
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Hoja 187 de 188
¿SE DISPONE DE PLANOS EN DETALLE?
7). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar
los datos anteriores.
8. TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que entrega
9). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos
paterno y materno de la persona que recibe.
10). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde
a documentar el nombre y apellidos
En su caso, las revisiones a la información contenida en los formatos de las Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias, corresponderá a la Dirección de Contraloría Fiscal y Auditoría Interna de la Contraloría Municipal.
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