1Especialistas en Sistema de Gestión

AUDITORÍAS EN SISTEMA DE GESTIÓN Y

TRATAMIENTO DE HALLAZGOS

2Especialistas en Sistema de Gestión

AUDITORÍA

¨Proceso sistemático, independiente y documentado, para

obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera

objetiva con el fin de determinar la extensión en que se

cumplen los criterios de auditoría¨

(ISO 19011)

Introducción

3Especialistas en Sistema de Gestión

Sistemático

Independiente

Documentado

Evidencias

Criterios de Auditoría

Conjunto de procedimientos o pasos lógicos y organizados

Los auditores deben ser independientes de la actividad que esauditada

Como resultado se tendrán evidencias de la auditoría (Informe)

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacionque según los criterios de auditoria y que son verificables

Grupo de politicas, procedimientos o requisitos usados como Referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoria

AUDITORÍA

4Especialistas en Sistema de Gestión

¿POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR?

Una Auditoría realizada efectivamente debe:

Funcionar como un escáner.

Permitir conocer el desempeño del sistema.

Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las

decisiones.

Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.

5Especialistas en Sistema de Gestión

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE

ORGANIZACIÓN

AUDITORIA INTERNA

CLIENTE

AUDITORIA EXTERNA

CERTIFICADORA

AUDITORIA EXTERNA

OBJETIVOS:

Determinar si el SIG:

• Es conforme con los requisitos.

• Se ha implementado y se

mantiene de manera eficaz.

OBJETIVOS:

• Evaluar la adecuación para cumplir

eficazmente los requisitos del

solicitante.

• Verificar la aplicación de

disposiciones contractuales.

OBJETIVOS:

• Evaluar la capacidad para

cumplir los requisitos de la

Norma ISO 9001 – ISO 14001

– OHSAS 18001.

Para:

• Evaluar el sistema Integrado

de Gestión.

• Identificar oportunidades de

mejora.

Para:

• Evaluar y seleccionar proveedores.

• Mantener relaciones gana - gana.

Para:

• Certificación o reconocimiento

por un tercero.

TIPOS DE AUDITORÍA

6Especialistas en Sistema de Gestión

Requisitos fundamentales para una

Auditoría Efectiva:

Apoyo de la Dirección

Auditores entrenados

Independencia de los auditores

Acceso a documentos

Acceso a todos los niveles gerenciales

Procedimiento de auditoría definido

7Especialistas en Sistema de Gestión

ISO 19011

La norma ISO 19011 es utilizada para realizar las Auditorías de los

Sistemas de Gestión en cualquier tipo de auditoría.

8Especialistas en Sistema de Gestión

1) Integridad

• El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y

responsabilidad

• Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo.

2) Debido cuidado profesional:

• Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que

desempeñan y la confianza depositada en ellos.

3) Confidencialidad:

• Discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de

sus labores.

5) Independencia:

• Imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la

auditoría

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

(ISO 19011)

9Especialistas en Sistema de Gestión

6) Enfoque basado en la evidencia

• La evidencia de la auditoría debe poder ser verificable, esto permitirá que la

auditoría sea fiable.

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

(ISO 19011)

10Especialistas en Sistema de Gestión

GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

Criterios a considerar para la programación de nuestras auditorías

Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del

producto, prevención de la contaminación, accidentes e incidentes.

Resultados de las auditorias previas.

Cubrir todos los requisitos de la norma.

Disponibilidad de los auditados y auditores.

11Especialistas en Sistema de Gestión

ETAPAS DE LA AUDITORÍA

Iniciación de la Auditoría

Revisión de la documentación

Preparación de las actividades de auditoría

Actividades de Auditoría “in situ”

Informe de auditoría

Finalización de auditoría

Seguimiento de Auditoría

12Especialistas en Sistema de Gestión

Definición de los objetivos, el alcance y los

criterios de auditoria

Iniciación de la Auditoría

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

13Especialistas en Sistema de Gestión

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

Revisión de la Documentación

Una buena prácticas antes de realizar la auditoría es

que los auditores revisen la documentación

(procedimientos, manuales, instructivos) del proceso

o actividad a auditar

14Especialistas en Sistema de Gestión

Objetivo y alcance

Criterios

Equipo Auditor

Lugar y fecha

Duración de las actividades

Reuniones de enlace y retroalimentación

Reuniones de apertura y cierre

Designación de responsabilidades

Preparación del Plan de auditoria

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

15Especialistas en Sistema de Gestión

Listas de verificación

Herramienta del equipo auditor

Ayuda en la entrevista

Permite estructurar la evaluación

Recordatorio

No limitarse a ella

No es para interrogar

Permite despersonalizar la auditoría

Administración del tiempo

Uniformidad al proceso de Auditoría

Preparación de las Actividades de Auditoría

16Especialistas en Sistema de Gestión

Reunión de apertura Reuniones de enlace entre los auditores Reunión de retroalimentación Reunión de cierre

Realización de las Actividades de Auditoría

17Especialistas en Sistema de Gestión

Comunicación durante la auditoria

Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar

información

Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al

auditado

Acciones para reconfirmación del plan de auditoria

Realización de las Actividades de Auditoría

18Especialistas en Sistema de Gestión

ELEMENTOS DEL SISTEMA

QUE DEBEN SER AUDITADOS

DOCUMENTACIÓNPERSONAL

PROCESO MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

19Especialistas en Sistema de Gestión

Para una correcta evaluación ...

Pregunte

Escuche

Observe

Piense

Evalúe

Registre

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

20Especialistas en Sistema de Gestión

TÉCNICA DE ENTREVISTA

Cómo

Dónde

Cuándo

Qué

Por qué

Quién

Palabras fundamentales del Auditor:

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

21Especialistas en Sistema de Gestión

Preguntas Abiertas

Preguntas Cerradas

Se debe evitar hacer:Preguntas que sugieren una respuesta

Preguntas con connotación emotiva

Entonación adecuada

TÉCNICA DE ENTREVISTA

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

22Especialistas en Sistema de Gestión

Permanecer seguro

Administrar el tiempo adecuadamente

No dejarse conducir o engañar

Ser detallista y eficiente

Evitar apartarse del tema

ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA

AUDITORÍA

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

23Especialistas en Sistema de Gestión

Ser negativo, indisciplinado

Ser crítico

Caer en disputas

Discutir personalidades

Comparar al auditado

Ser sarcástico

ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

24Especialistas en Sistema de Gestión

Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto

De mentalidad abierta

Diplomático-Amable

Con capacidad de comunicación (oral y escrita)

Observador

Perceptivo

Preparado

Paciente

Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones

Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos

Decidido

Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la

vez que se relaciona eficazmente con otros

Puntual

Cualidades personales

Un auditor

debe ser:

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

25Especialistas en Sistema de Gestión

GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Evidencia de

auditoría

Criterios de

auditoría

Hallazgos de auditoria

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

26Especialistas en Sistema de Gestión

TERMINOS RELACIONADOS

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

27Especialistas en Sistema de Gestión

NO CONFORMIDAD MAYOR

La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno o

mas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a

evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas

sobre la calidad de lo que se provee.

TÉRMINOS RELACIONADOS

28Especialistas en Sistema de Gestión

NO CONFORMIDAD MENOR

Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros

o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una

situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de

dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar

la Política y Objetivos.

TÉRMINOS RELACIONADOS

29Especialistas en Sistema de Gestión

OBSERVACIÓN

Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere

obligatoriamente una acción correctiva.

TÉRMINOS RELACIONADOS

30Especialistas en Sistema de Gestión

No Conformidades más Comunes...

Existencia de Documentos Obsoletos

Procedimientos que no se cumplen o desactualizados

Controles operacionales que no se cumplen o que no

se han implementado.

Registros incompletos o sin implementar

Legajos de personal incompletos

Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas

No se evalúan a los subcontratistas.

Criterios no homogéneos de control

Fechas de Calibración vencidas

31Especialistas en Sistema de Gestión

Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de Cliente

No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme

Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas

Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores

No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas

Acciones Correctivas inadecuadas

No Conformidades más Comunes...

32Especialistas en Sistema de Gestión

Estructura:

Alcance y objetivos de la auditoría

Identificación de los auditores

Personas contactadas

Fecha de la auditoría

Normas de referencia

Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.

Fortalezas y Debilidades

Descripción de las no conformidades encontradas

Adjuntar: SAC y Observaciones

Exclusiones

Informe de Auditoría

33Especialistas en Sistema de Gestión

Informe de Auditoría

¿Qué no debe incluirse ?

Opiniones Subjetivas

Información Confidencial no correspondiente

Crítica hacia individuos

Declaraciones ambiguas

Detalles triviales

Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre

Informe de Auditoría

34Especialistas en Sistema de Gestión

Las no conformidades deberán registrarse y deberá

contar con evidencias de auditoría que las sustenten.

CORRECTA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

Seguimiento de Auditoría

• Problema

• Evidencia

• Requisito incumplido

35Especialistas en Sistema de Gestión

No

conformidad

Acción inmediata

Evaluación de

causas

Acciones

correctivas

Implementación

de acciones

correctivas

Evaluación de la

efectividad de las

acciones tomadas

ok FINSINO

Levantamiento de hallazgos

36Especialistas en Sistema de Gestión

37Especialistas en Sistema de Gestión

MUCHAS GRACIAS