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SISTEMA DE SISTEMA DE GESTION DE GESTION DE
CALIDAD -FORPOCALIDAD -FORPO
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ISO 9000ISO 9000Organización Internacional de normalización
(International Standarization Organization)
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ISO 9000SISTEMA DE GESTION DE CALIDADFUNDAMENTOS Y VOCABULARIO
Ap
licaci
ón V
olu
nta
ria
ISO 9001SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
REQUISITOS
ISO 9004SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
DIRECTRICES PARA LA MEJORA DEL DESEMPEÑO
ISO 19011AUDITORIAS DE GESTION DE CALIDAD
Y GESTION AMBIENTAL
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NTC GP 1000:2000NTC GP 1000:2000Norma Técnica de calidad de la Norma Técnica de calidad de la
Gestión PúblicaGestión Pública
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DIFERENCIASDIFERENCIAS
Enfoque al Cliente
ISO 9001_2000ISO 9001_2000 NTC GP NTC GP 1000_20041000_2004
Enfoque al cliente y partes interesadas
Amplia en términos de eficiencia y efectividad
Solamente enfoca hacia la eficacia
Identifica los procesos para su aplicación en la organización.
Identifica los procesos para el cumplimiento de la misión. ( y los clasifica en misionales, de apoyo, estratégico y de verificación)
Objetivos de calidad medibles Objetivos de calidad mesurables
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DIFERENCIASDIFERENCIAS
ISO 9001_2000ISO 9001_2000 NTC GP NTC GP 1000_20041000_2004
Agrega la identificación y diseño de puntos de control para los riesgos
Agrega el cumplimiento de las disposiciones regulatorias, expedidas por una autoridad competente.
Cumplimiento de los requisitos del cliente
-- Agrega el concepto de manual de procesos y procedimientos
--
Agrega la aplicación de los requisitos de la Ley 594 de 2000
--
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Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía DIFERENCIASDIFERENCIAS
Organización - Personal
ISO 9001_2000ISO 9001_2000 NTC GP NTC GP 1000_20041000_2004
Entidad – Servidores públicos – funciones publicas
Producto Productos y/o servicios
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Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía El Ciclo de El Ciclo de
DemingDeming
PlanearActuar
•Ejecutar según lo planeado
• Lograr Objetivos
• Seguimiento
• Mantenimiento
• Mejoramiento
• Qué• Quién• Dónde• Cómo• Cuándo• Por qué
Verificar
Hacer
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CONSEJO DIRECTIVOCONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN GENERALDIRECCIÓN GENERAL
OFICINA DECONTROL INTERNO
SUBDIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA E INDUSTRIALADMINISTRATIVA E INDUSTRIAL
OFICINA JURÍDICA
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOCONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
AREA DE ATENCIÓN AL USUARIOAREA DE ATENCIÓN AL USUARIO
OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
SISTEMASSISTEMAS
MEJORAMIENTOMEJORAMIENTO CONTINUOCONTINUO
TALENTO HUMANO
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
SERV GENERALES
DOCUMENTACIÓN INFORMACION
ALMACÉN GENERAL
CONTABILIDADY COSTOS
PRESUPUESTO
TESORERÍA
CRÉDITO Y CARTERA
DIVISIÓN FINANCIERA
DIVISIÓN COMERCIAL
CONTRATOS
ADQUISICIONES
CONSTRUCCIONES
DEPÓSITO ADUANERO
IMPRENTA
FÁBRICA DECONFECCIONES
DIVISIÓNPRODUCCIÓN
MERCADEOMERCADEO
VENTA BIENES EN DESUSO
OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR
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ESTRATEGICOSESTRATEGICOS
PLANEACIONPLANEACIONGERENCIALGERENCIAL
APOYOAPOYO
ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVOFINANCIEROFINANCIERO
VERIFICACION Y VERIFICACION Y EVALUACIONEVALUACION
AUDITORIAAUDITORIA
INFORMATICOINFORMATICO
MISIONALESMISIONALES
INDUSTRIALINDUSTRIALCONTRACTUALCONTRACTUAL
VENTA DE BIENES EN DESUSO
VENTA DE BIENES EN DESUSO CREDITOSCREDITOS
MEJORAMEJORA
CL
IEN
TE
CL
IEN
TE
SA
TIS
FA
CC
IÓN
SA
TIS
FA
CC
IÓN
RETROALIMENTACIÓN
CL
IEN
TE
CL
IEN
TE
RE
QU
ISIT
OS
RE
QU
ISIT
OS
COMUNICACION
0000 0808 0909
0101 0202
1010 0404
0505 0707 0606
PRODUCTOSY
SERVICIOS
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P1P1
P2P2
Dirección / presidencia
Subdirección / Secretaria
Area A Area B Area C Area D
P5P5 P5P5
P4P4 P4P4
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POLÍTICA DE CALIDADPOLÍTICA DE CALIDADGarantizar a nuestros clientes la entrega de bienes y servicios de calidad, apoyados en proveedores idóneos y talento humano competente, enmarcado en un esquema permanente de mejoramiento continuo.
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Requisitos de Documentación y Aplicacionesmínimas para el SGC
1. Política y Objetivos de Calidad2. Manual de Calidad3. Procedimientos Esenciales4. Procedimientos requeridos (NTC ISO
9001_2000)• Control de Documentos• Control de Registros• Control Producto No conforme• Acciones Correctivas • Acciones Preventivas• Auditorías Internas de calidad
5. Registros necesarios
P
HVy
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CARACTERIZACIONCARACTERIZACION
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Proceso _______________________
Entrada
Objetivo_________________________________________
SalidaProcedimientos Que
Hacer___________________________________
Procedimientos soporte
Responsables Requisitos Recursos
Medición/ Seguimiento Indicadores
Análisis de Causas - Acciones de Mejora
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Caracterizacion
SUBPROCESO CONFECCION DE PRENDAS
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PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMAREQUERIDOS POR LA NORMA
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1. CONTROL DE 1. CONTROL DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
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Solicitar
Analizar Necesidad
Revisar
EditarDistribuirDifundir
Aplicar
Modificar
Con
trol d
e los D
ocu
men
tos
Elaborar Aprobar
Numeral 4.2.3 Control de documentos
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LISTADO DE LISTADO DE CONTROLCONTROL
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2. CONTROL DE REGISTROS2. CONTROL DE REGISTROS
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Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTALDOCUMENTAL
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ÍTEM 6. REGISTROS DE CALIDAD
No. NOMBREMEDIO DE
PRESENTACIÓN
FORMA DE ARCHIVO
TIEMPO DE ARCHIVO
UBICACIÓN RESPONSABLE DE CONSERVARLO
DISPOSICIÓN FINAL
1 Plan de Acción PapelCarpeta Sistema Gestión Calidad
Anual División de
producción
Secretaria de la División de Producción
Archivo central copia en FACON e Imprenta y copia
en Oficina de Gestión
Institucional
2 Plan operativo PapelCarpeta Sistema Gestión Calidad
Anual División de
producción
Secretaria de la División de Producción
Archivo central copia en FACON e Imprenta y copia
en Oficina de Gestión
Institucional
3 Mapa de riesgos PapelCarpeta Sistema Gestión Calidad
Anual División de
producción
Secretaria de la División de Producción
Archivo central copia en FACON e
Imprenta
4Solicitud de
necesidades de prendas
PapelCarpeta de solicitudes
2 años División de
producción y
Fábrica de
Confecciones
Secretaria de la División de Producción
Archivo central copia en FACON e
Imprenta
5Listado maestro
de normas técnicas
PapelCarpeta listado de Normas Técnicas
Anual Area Técnica
Jefe Area Técnica
Archivo en Oficina Técnica
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3. ACCIONES 3. ACCIONES CORRECTIVAS Y CORRECTIVAS Y 4. ACCIONES PREVENTIVAS4. ACCIONES PREVENTIVAS
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CorrecciónCorrección
• Apagar el incendioApagar el incendio
Acción CorrectivaAcción Correctiva
•Cambiar el TapeteCambiar el Tapete
Acción PreventivaAcción Preventiva
• No fumar en el vehículoNo fumar en el vehículo
La situación : Incendio en el tapete de un vehículo
La causa : El conductor fuma en el vehículo
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CorrecciónCorrección
• Apagar el incendioApagar el incendio
Acción CorrectivaAcción Correctiva
• Cambio de cables afectadosCambio de cables afectados
Acción PreventivaAcción Preventiva
• Realizar una revisión periódica al sistema eléctrico del vehículo.Realizar una revisión periódica al sistema eléctrico del vehículo.
La situación : Incendio el tapete del vehículo
La causa : Falta de mantenimiento al sistema eléctrico
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Acciones Correctivas Acciones Correctivas y acciones`preventivasy acciones`preventivasSe implantó un método de solución de problemas que incluye los siguientes aspectos
•Identificar y documentar el problema
•Identificar y documentar las causas
•Proponer y documentar soluciones
•Implantar la solución más conveniente
•Efectuar seguimiento a la solución
•Aprender de los errores
•Documentar para evitar ocurrencia
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PP
HH
AA
VV
11 Análisis de Situaciones
22Identificación del Problema
Causa Conocida ?NONO
33 Observación
44 Análisis de Causas
55 Plan de Acción
SISI
66 Implementación de la Solución
Es Efectivo el Resultado ?
77 Verificación en Campo
88SISI
Documentación
99 Evaluación
NONO
Investigar características del problema desde varios ópticasObservaciónObservación
Identificar y priorizar incidentes y problemas potenciales
Análisis de SituacionesAnálisis de Situaciones
Definir el problema con claridad y reconocer su importancia
Identificación del Identificación del ProblemaProblema
Causa Conocida ?Causa Conocida ?
Determinar causas fundamentales
Análisis de CausasAnálisis de Causas
Plan de AcciónPlan de Acción Concebir soluciones para eliminar el impacto de las causas
Implementación de Implementación de la Soluciónla Solución
Ejecutar el plan de acción analizando datos
Verificación en CampoVerificación en Campo Comparar resultados y verificar la efectividad de las soluciones implementadasEs Efectivo el Resultado ?Es Efectivo el Resultado ?
Prevenir la repetición del problema por las mismas causas
DocumentaciónDocumentación
Realizar evaluación del proceso y ejercer control sobre los cambios
EvaluaciónEvaluación
PP
HH
VV
AA
PASOPASO PROPÓSITOPROPÓSITOPHVAPHVA CICLOCICLO
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Control de acciones Correctiva y Preventiva Control de acciones Correctiva y Preventiva QUE SE MANEJA EN LOS PROCESOSQUE SE MANEJA EN LOS PROCESOS
CUALQUIER PROBLEMA SE DEBE DOCUMENTAR
MANEJO DE PROBLEMAS POR LOS JEFES DE OFICINA, DIVISION Y COORDINADORES DE GRUPO.
SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DE PROCESOS (JEFES DE OFICINA Y DIVISION).
LOS REPORTES DE A/C Y A/P SE MANEJAN EN LA CARPETA DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE CADA DEPENDENCIA.
MONITOREAR LOS PROCESOS Y EVALUAR EL SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y CIERRE DE LOS REPORTES. Ogein - Mecon
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1 REPORTE Nº 2 AREA QUE ORIGINA
FIRMA: FECHA:FIRMA: FECHA:
Firma Fecha7 Analisis realizado por
4 Responsable de Area:5 Director de establecimiento o jefe de dependencia:
8 SECCIÓN 2 - CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD
3 SECCIÓN 1 - DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD
9 CO 10 PR 11 RESPONSABLE 12 FECHA LIMITE
14 FECHA
SI NO
19 Firma 20 Fecha
Vo.Bo. responsable
Vo.Bo. responsable
Vo.Bo. responsable
Vo.Bo. responsable
Vo.Bo. responsable17 SECCIÓN 5 – CONCLUSIONES
2. Existe al menos una acción propuesta que no generó losresultados que se esperaban
1. Las acciones propuestas fueron concluídas satisfactoriamente
3. Es necesario generar un nuevo reporte para complementar losresultados no satisfactorios – No. Reporte18 Quien autoriza el cierre
8 SECCIÓN 3 - ACCIONES PROPUESTAS
15 REVISIÓN DEL GRADO DE AVANCE / SITUACIÓNENCONTRADA
16 RESPONSABLE(S)
Vo.Bo. responsable
13 SECCIÓN 4 – DESARROLLO DE LAS ACCIONES PROPUESTAS
FORMATOFORMATO
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5. CONTROL PRODUCTO NO 5. CONTROL PRODUCTO NO CONFORMECONFORME
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Producto No Conforme ?
• En la normatividad vigente
• En normas internas o técnicas
• En Procedimientos
• En Convenios o Contratos (interadministrativos, con o sin formalidades)
Es el producto o servicio que no es conforme con los requisitos
• En Especificaciones técnicas
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DETECTAR PRODUCTO NO CONFORME
OPERARIO
DETECCIÓN
1
1. REPROCESAR
2. DESTRUIR O ELIMINAR
3. CAMBIO DE USO O DESTINACIÓN
4. LIBERAR
AUTORIZA
SUPERIOR
3
DIS
PO
SIC
ION
SUPERIOR
CONTROL DE LA DISPOSICION
CONFIRMACUMPLIMIENTO DISPOSICION
5
1.CUMPLE DISPOSICION
2. VERIFICAREQUISITOS
OPERARIO
APLICA
4
MANEJAR ACCIONES CORRECTIVAS CUANDO SE PRESENTAN SITUACIONES REPETITIVAS O PROBLEMAS
SUPERIOR
CHEQUEO
2
ESTABLECE SI CUMPLE O NO CON REQUISITOS
No conforme •ANALIZA LOS ASPECTOS QUE DISPARARON LA ALARMA
•SE VUELVE A INCORPORAR AL PROCESO
Conforme
Pasos del tratamiento
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6. AUDITORIAS INTERNAS 6. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDADDE CALIDAD
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El 27 de abril de 2005 fue otorgado por parte de ICONTEC el certificado de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2000, incluye el alcance a todos los procesos. Vigencia hasta abril 2008.
Mediante primera a auditoria de seguimiento realizada por el Ente Certificador, Junio 12 y 13 de 2006, se mantuvo la integridad del SGC.
Externas Por el órgano certificador ICONTEC
La Auditoria de certificación Dos auditorias de seguimiento
Una auditoria de renovación del sello de calidad cada tres años
Internas Por los auditores internos de calidad
De acuerdo al plan de auditorias – cada trimestre
AuditoriasAuditorias