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CODIGO: SGII-II/RRPP-002-05
VERSION: PRIMERA
AREA:
SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL
UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL
TITULO:
ORGANIZACION Y REALIZACION DE
ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA
Formulado por:
Equipo de Elaboración del Manual
de Procedimientos (MAPRO) - OPP
Revisado por: Secretaría General e Imagen
Institucional
VºBº por: Oficina de Planificación y
Presupuesto
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP-002-05 PAG
Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES FECHA:09/08/2005 2/21
1. OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento de organización y realización de actividades institucionales realizadas en la Sede Central del INDECI o en cualquier otro local, fuera de la Sede, dependiendo de la envergadura y tipo de ceremonia o evento institucional.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación en el Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional de la Secretaria General e Imagen Institucional del INDECI.
Describe las actividades desde que la Unidad Orgánica solicitante de la gestión para la organización de evento o reunión, envía el requerimiento a la Unidad de Imagen Institucional, hasta la inauguración, desarrollo de la ceremonia o evento, y clausura del mismo.
3. BASE LEGAL
3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley Nº 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000.
3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, del 21MAY01.
3.3. Resolución Jefatural Nº 445-2004-INDECI, que aprueba las Normas y Procedimientos para la Organización y Realización de Actividades Institucionales, del 01DIC04.
3.4. Resolución Jefatural N° 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI.
4. REQUISITOS DEL PROCESO
4.1. El requerimiento enviado por las Unidades Orgánicas a la Unidad de Imagen Institucional adjuntando la ficha de organización de actividades institucionales (ver Anexos) con todos los por menores de la ceremonia o evento institucional.
4.2. La coordinación con la DINALOG para las adquisiciones necesarias para el desarrollo de la ceremonia o evento.
5. RESPONSABLES DEL PROCESO
5.1. Jefatura del INDECI.
5.2. Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional.
5.3. Dirección Nacional de Logística.
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6. CONSIDERACIONES
DE LA UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE
6.1. La Unidad Orgánica responsable general es la responsable de derivar sus requerimientos a las áreas administrativas correspondientes.
6.1.1. Los aspectos logísticos necesarios para cada actividad, así como todas aquellas tareas administrativas, como compras, contrataciones, selección de los proveedores y pagos, son de responsabilidad directa de la Dirección Nacional de Logística y la Oficina de Administración.
6.1.2. En el caso de que el fondo de financiamiento sea externo con fondos PNUD, Comando Sur u otras instituciones y organismos extranjeros, los requerimientos deberán ser procesados a través de los mismos.
6.1.3. Se deben establecer términos de referencia específicos y claros para aquellos servicios de alquiler que se contratarán a terceros, tales como fotocopiadoras, impresoras, equipos de cómputo, entre otros.
6.2. La preparación de material y los contenidos temáticos deben ser desarrollados y elaborados por el área responsable general, especializada e involucrada directamente en cada actividad:
6.2.1. Elaboración del programa temático, preparación del material de ayuda, determinación de la metodología de trabajo, comisiones de apoyo, entre otros.
6.2.2. Convocatoria, confirmación y reconfirmación de participantes, expositores e invitados.
6.3. De igual forma, se deberán designar al personal de apoyo necesario para el evento con lo relacionado a las tareas administrativas y secretariales:
6.3.1. Registro de participantes, entrega de carpetas de trabajo, credenciales y certificados.
6.3.2. Redacción, trascripción y sistematización de información en general.
6.3.3. Búsqueda de información vía web y envío de correos electrónicos.
6.4. Con anticipación el responsable general deberá llenar la “Ficha de Organización de Actividades Institucionales” (ver Anexos) de acuerdo a sus necesidades y según la envergadura de la actividad.
DE LA UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL
6.5. La Unidad de Imagen Institucional es la responsable de conducir el protocolo y establecer las acciones de difusión que sean pertinentes, por lo cual es la responsable de la supervisión general de las actividades institucionales de acuerdo a la información detallada en la ficha, proporcionando sugerencias y criterios para la selección de la sede, servicios, materiales y otros, emitiendo opinión oportuna y por escrito en caso sea necesario.
6.6. Toda actividad y acción pre-evento, evento y post-evento que involucre la “imagen institucional” del INDECI, será objeto de supervisión directa de la Unidad de Imagen Institucional.
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6.7. Las atribuciones directamente encomendadas a la Unidad de Imagen Institucional para la organización, realización y asesoría de las actividades institucionales son las siguientes:
6.7.1. Diseño de material impreso a utilizar sugiriendo los criterios de presentación y composición grafica acorde con cada actividad. (cualquier propuesta de otra área deberá regirse al correcto uso del logo, lema y colores institucionales).
6.7.2. Supervisión de la sede de la actividad, incluyendo la disposición de salas, banderolas, rotulación, servicios de alojamiento y alimentación ofrecidos, entre otros de su competencia.
6.7.3. Supervisión de los programas de inicio y cierre, incluyendo actos oficiales de inaguración y clausura, los que deberán ser coordinados permanentemente.
6.7.4. Apoyo en la provisión de materiales institucionales para las carpetas de trabajo correspondientes.
6.7.5. Dirección y conducción de las actividades de protocolo institucional: comité de recepción y bienvenida, presentaciones protocolares, conducción de actos oficiales.
6.7.6. Asignación de presentador, maestro de ceremonias, moderador, oficial de sala, auxiliar de protocolo y/o anfitrionas.
6.7.7. Sólo en caso de delegaciones oficiales extranjeras, se encargará de los servicios de traslados ida y vuelta del aeropuerto y de proponer un programa de apoyo turístico-cultural.
6.7.8. Apoyo profesional en la cobertura fotográfica y audiovisual de la actividad, previa evaluación de lo consignado en la ficha adjunta.
6.8. De acuerdo al tema de la actividad institucional y/o coyuntura se evaluará la conveniencia de dar cobertura de prensa.
6.8.1. La Unida de Imagen Institucional será la única área responsable en materia de organización de conferencias de prensa, convocatorias y difusión de prensa, emisión de material de prensa y despachos periodísticos, entre otros.
6.8.2. Toda acción de cobertura de prensa queda restringida bajo estricta evaluación de la Unidad de Imagen Institucional y con la aprobación de la Alta Dirección.
6.8.3. Igualmente la edición y publicación de suplementos especiales, reportajes y artículos, en cualquier canal de difusión periodística vinculados a las actividades institucionales, deben ser coordinadas y supervisadas por la Unidad de Imagen Institucional.
7. SIGLAS
7.1. COEN: Centro de Operaciones de Emergencia Nacional.
7.2. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.
7.3. OA: Oficina de Administración.
7.4. RRPP: Relaciones Públicas.
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7.5. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.
7.6. SSGG: Unidad de Servicios Generales de la OA.
7.7. SINADECI: Sistema Nacional de Defensa Civil.
7.8. UE: Unidad de Economía de la OA.
7.9. UII: Unidad de Imagen Institucional de la SGII.
8. DEFINICIONES
8.1. Actividad Institucional: Es cualquier ceremonia protocolar y/o evento local, regional, nacional e internacional organizado en cumplimiento de objetivos institucionales dentro de la sede institucional o fuera de ella.
8.2. Carpeta de trabajo para los participantes: Generalmente está compuesta del programa del evento, Block de Notas, tríptico, manual de Comités de Defensa Civil y separatas alusivas al tema del evento.
8.3. Ceremonia Institucional: Actos de transferencia de cargo, suscripción de convenios, instalación de comisiones, inauguración de obras, condecoraciones y premiaciones, conferencias de prensa, presentación de publicaciones, visitas oficiales de misiones y delegaciones así como cualquier otro de carácter protocolar.
8.4. Evento Institucional: Aquella actividad programada cuyo carácter sea:
� Académico: conferencia, seminario, convención, mesa redonda.
� Técnico: mesa redonda, panel, foro, simposio, taller.
� De coordinación: asamblea, comité, comisión, bolsas de trabajo.
� Promocional: exposición, feria, showroom, exposhow.
� Social: festividades, celebraciones de efemérides, cenas de honor.
� Cultural: visita guiada, juegos florales, jornadas, verbenas.
� Deportivo: olimpiadas, festivales, gymkanas.
8.5. Participante: Persona natural, funcionario del INDECI o autoridad del gobierno peruano que interviene en un evento o ceremonia institucional organizado por el Area de Relaciones Públicas de la Unidad de Imagen Institucional, a petición de una de las Unidades Orgánicas del INDECI, realizado en la Sede Central del INDECI o fuera de la Sede.
8.6. Programa de la Actividad Institucional: Contiene el nombre del evento o ceremonia institucional, el lugar donde se realiza, los días de realización, los temas a tratar, el nombre completo, título y cargo de los expositores, además precisa el tiempo de inicio del evento, los tiempos para cada expositor así como las horas para el coffee breake y/o almuerzo.
9. ANEXOS
ANEXO 1: Formato Solicitud de Uso de Auditorio.
ANEXO 2: Ficha de Organización de Actividades Institucionales.
ANEXO 3: Cronograma de Actividades Institucionales.
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10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
UNIDAD ORGANICA Responsable
1. Prepara requerimiento. Es una actividad interna
Solicita auditorio por correo electrónico 2. Llena formato de solicitud de uso de
auditorio y lo envía por correo electrónico al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
3. Recibe correo electrónico con el formato de solicitud de auditorio, lo imprime. Continúa en la actividad 7.
UNIDAD ORGANICA Responsable
No solicita auditorio por correo electrónico 4. Realiza una llamada telefónica solicitando
el uso del auditorio para una determinada actividad institucional. El Comunicador del Area de Relaciones Públicas y Protocolo lo atiende.
5. Llena formato de solicitud de auditorio y lo envía al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
6. Recibe requerimiento en el formato solicitud de auditorio.
7. Toma conocimiento, designa al personal de apoyo.
8. Realiza consolidado y entrega al Jefe de la UII para su conocimiento. Continúa en la actividad 16.
UNIDAD ORGANICA Responsable
No es una actividad interna 9. Formula el requerimiento, llena la Ficha de
Organización de Actividades Institucionales (ver Anexos) y la adjunta al requerimiento.
10. Envía requerimiento múltiple a las unidades orgánicas involucradas.
Secretaria 11. Recibe requerimiento, firma cargo y entrega.
Jefe 12. Recibe requerimiento, toma conocimiento y designa a personal de apoyo. SGII / UII
Secretaria 13. Recibe requerimiento designado y entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
13. Recibe requerimiento designado y toma conocimiento de la actividad institucional.
14. Realiza cronograma diario de actividades institucionales de acuerdo a la ficha de organización de actividades institucionales y/o solicitud de auditorio.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP-002-05 PAG
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SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
15. Realiza sugerencias y criterios para la selección del lugar donde se realizará la actividad institucional, da sugerencias para los servicios y materiales necesarios, según la ficha de organización de actividades institucionales y entrega.
UNIDAD ORGANICA Responsable
15. Recibe sugerencias de la UII. Se necesita comprar o alquilar 16. Coordina con UII, para que les proporcione
sugerencias en las compras o alquiler del local para la sede o de alguna otra cosa necesaria para el desarrollo de la actividad institucional.
17. Prepara y envía requerimiento a la DINALOG.
DINALOG Unidad de Abastecimiento
Luego ir al proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, en el que se descarta si es un proceso de menor cuantía o la contratación de un bien o servicio por caja chica para que luego sea derivado a la Oficina de Administración. En caso sea una adjudicación de menor cuantía, la Unidad de Abastecimiento realiza la compra o la contratación de un servicio y la entrega a la UII, previa firma de un acta de conformidad.
UNIDAD ORGANICA Responsable
18. Recibe lo solicitado a la DINALOG y revisa. Ir al condicional “Es una actividad fuera de Lima”, antes de la actividad 19.
No se necesita comprar o alquilar Es una actividad fuera de Lima 19. Prepara requerimiento de viáticos y
envía a la OA.
OA / UE AREA DE
CONTABILIDAD / Responsable
Ir al proceso de “Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio”, el que concluye con la entrega de los viáticos para que realice el viaje. Luego ir al condicional “La actividad es en la Sede Central”, antes de la actividad 20.
UNIDAD ORGANICA Responsable
No es una actividad fuera de Lima Actividad NO es en la Sede Central 20. Envía requerimiento a la OA,
solicitando servicio de transporte.
OA SSGG
Ir al proceso de “Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, en el que se realiza el servicio de transporte al lugar donde se realizará la actividad institucional.
UNIDAD ORGANICA Responsable
Actividad es en la Sede Central 21. Elabora lista de asistentes y
coordina con la UII y con la OET, en el caso de que el requerimiento incluya servicio telemático.
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SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
21. Coordina con la unidad orgánica organizadora de la actividad con respecto a la cantidad de asistentes confirmados. Continúa en el condicional “Unidad Orgánica necesita materiales de ayuda”.
Unidad Orgánica NO necesita materiales de ayuda Ir a la actividad 31. Unidad Orgánica necesita materiales de ayuda
Material requiere diseño 22. Entrega requerimiento al Area de
Campaña.
SGII / UII / AREA DE CAMPAÑA Responsable
23. Recibe requerimiento, toma conocimiento, realiza el diseño del material impreso a utilizar y entrega.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
24. Recibe diseño de material impreso y entrega a la Unidad Orgánica solicitante.
UNIDAD ORGANICA Responsable
25. Recibe diseño de material a imprimir para solicitarlo en la DINALOG de acuerdo a la cantidad y/o material necesario para cubrir la actividad.
26. Prepara requerimiento dirigido a la DINALOG y envía.
DINALOG Unidad de Abastecimiento
Ir al proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, el que concluye con la entrega del material impreso solicitado. Continúa en la actividad 28.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
Material NO requiere diseño 27. Recibe requerimiento, prepara material
institucional y entrega.
UNIDAD ORGANICA Responsable
28. Recibe material institucional y prepara carpetas de trabajo para los invitados.
29. Prepara lista y envía invitaciones a los participantes.
SGII Secretaría General
Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de la invitación al participante o invitado.
PARTICIPANTE / INVITADO
30. Recibe invitación del INDECI. 31. Responde vía correo electrónico o vía
telefónica, confirmación de asistencia y espera la fecha de actividad institucional, para luego ir al proceso de “Atención a Visitantes”, antes de la actividad 48, a su vez la Unidad Orgánica recibe la comunicación con la confirmación de la asistencia del Participante y/o invitado.
UNIDAD ORGANICA Responsable
32. Elabora lista de participantes y/o invitados confirmados y entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.
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UNIDAD ORGANICA Responsable
Requiere comprar un recuerdo o reconocimiento institucional 33. Realiza requerimiento para la DINALOG
y envía.
DINALOG Unidad de Abastecimiento
Ir al proceso de “Procedimiento General para Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, el que concluye con la compra del recuerdo o reconocimiento y con la entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la UII.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
34. Recibe requerimiento de la DINALOG. Continúa en la actividad 35.
UNIDAD ORGANICA Responsable
No requiere comprar un recuerdo o reconocimiento institucional Ir a la actividad 35.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
35. Revisa requerimiento de la Unidad Orgánica para supervisar la disposición de la Sede para la realización de la actividad institucional.
Supervisión de Disposición de Sala y Recepción de Visitantes
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
No hay autoridades entre los participantes o invitados Ir a la actividad 39. Si hay autoridades entre los participantes o invitados Ir a la actividad 36.
SGII / UII Jefe
36. Coordina con Jefatura actividad protocolar.
37. Da a conocer al Comunicador del Area de RRPP y Protocolo lo coordinado con Jefatura.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
Es una actividad interna 38. Determina una sala de espera para
las autoridades. 39. Entrega una copia del listado de
participantes confirmados al Area de Seguridad.
40. Coordina con SSGG la disposición de las sillas y mesas de acuerdo al tipo de actividad institucional. Continúa en la actividad 41.
No es una actividad interna 41. Coordina con SSGG el traslado del
Pabellón Nacional e Institucional.
OA / SSGG AREA DE
TRANSPORTE / Responsable
Ir al proceso de “Servicio de Transporte para atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, el que finaliza con el traslado del Pabellón Nacional e Institucional al local externo.
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SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
42. Coordina con el personal de eventos del local externo para disposición de sillas y mesas.
43. Organiza un comité de recepción para recibir a los invitados oficiales.
Participantes NO vienen del extranjero Ir al proceso de “Atención a Visitantes”, antes de la actividad 48. Participantes vienen del extranjero 44. Coordina con el Jefe de la UII para
contratar un servicio turístico.
SGII / UII Jefe
44. Coordina con el Comunicador. 45. Solicita visto bueno del Jefe del
INDECI, quien a su vez realiza las modificaciones a las propuestas de la UII en caso fuera necesario, y da su V°B°.
46. Comunica al Area de RRPP y Protocolo realizar requerimiento para contratar un servicio turístico.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
47. Recibe comunicación del Jefe de la UII y realiza requerimiento a la DINALOG para la contratación del servicio turístico. Espera la conclusión del proceso logístico mientras da los pormenores correspondientes al comité de recepción de los visitantes extranjeros.
DINALOG Unidad de Abastecimiento
Ir al proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, en el que se realiza la contratación del servicio turístico de acuerdo al requerimiento realizado por la UII.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
Ir al proceso de “Atención a Visitantes”, a su vez la Unidad Orgánica recibe la comunicación con la confirmación de la asistencia del participante y/o invitado.
Durante el Desarrollo de la Actividad Institucional
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
48. Coordina con el Jefe del INDECI, lo correspondiente a la ceremonia de inauguración.
Actividad requiere cobertura audiovisual 49. Coordina con el Area de
Audiovisuales si se va a realizar tomas fotográficas, video grabación y/o grabación de audio de la actividad institucional. Ir al condicional “Es necesario convocar a la prensa”, antes de la actividad 50.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP-002-05 PAG
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SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
Actividad institucional NO requiere cobertura audiovisual
Es necesario convocar a la Prensa 50. Coordina con el Area de
Prensa.
SGII / UII / AREA DE PRENSA Responsable
Ir al proceso de “Difusión de Actividades de Defensa Civil a través de los Medios de Comunicación”, el que concluye con la difusión de la actividad en medios escritos, radiales y/o televisivos. Continúa en la actividad 51.
SGII / UII / AREA DE RRPP Y
PROTOCOLO Comunicador
No es necesario convocar a la Prensa 51. Supervisa la ceremonia de
inaguración de la actividad institucional.
Está en el programa la entrega de algún recuerdo o reconocimiento institucional 52. Realiza anuncio según
programa para que el Jefe lo entregue, quien luego del anuncio del comunicador de UII, realiza la entrega del recuerdo o reconocimiento institucional.
No está en el programa la entrega de algún recuerdo o reconocimiento institucional 53. Supervisa la ceremonia de
clausura de la actividad institucional.
Luego ir al proceso de “Atención a Visitantes”, el que finaliza con la despedida del visitante luego de realizada la actividad institucional, dando fin al proceso.
11. DIAGRAMA DE FLUJO
ORGANIZACION Y REALIZACION DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
INDECISGII
OETUNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL
Secretaria
1Prepara requerimiento
UNIDAD ORGANICA
Esuna actividad
interna?
No Si
2Llena formato de solicitudde auditorio y lo envía por
correo electrónico
3Recibe correo
electrónico y lo imprime
4Realiza llamada telefónica
solicitando auditorio
Jefe
8Recibe consolidado y
toma conocimiento
11Recibe requerimiento,firma cargo y entrega
Comunicador
AREA DE RRPP YPROTOCOLO
Inicio
Solicitaauditorio por
correo electrónico?
No
5Llena formato de solicitud
de auditorio y envía
4Recibe llamada
telefonica y coordina
6Recibe requerimiento en
formato solicitud de auditorio
8Realiza consolidado y
entrega para conocimientodel Jefe de UII
7Toma conocimiento, designa
a personal de apoyo
9Formula requerimiento,
llena ficha de actividadesinstitucionales y adjunta
10Envía requerimiento
múltiple a las unidadesorgánicas involucradas
12Recibe requerimiento, toma
conocimiento y designapersonal de apoyo
11Recibe requerimiento,firma cargo y entrega
13Recibe designación y
entrega al Area de RRPPy Protocolo
13Recibe designación, toma
conocimiento
14Realiza cronograma diario
de actividades institucionalesde acuerdo a la ficha de
actividades institucionales y/osolicitud de auditorio
15Realiza sugerencias y criterios
para la selección del lugar,servicios y materiales según la
ficha y entrega
15Recibe sugerencias de la
UII
Si
Senecesita comprar
o alquilar?
No
Si
16Coordina con UII
16Coordina con launidad orgánica
...
17Prepara requerimiento para
DINALOG y envía
18Recibe lo solicitado dela DINALOG y revisa
Es unaactividad fuera
de Lima?
Procedimiento Generalpara la Aquisicióny Contratación deBienes y Servicios
DINALOG
UNIDAD DEABASTECIMIENTO
19Prepara requrimiento
de víaticos y envía
Autorización, Control yRendición de Cuentas
de los Viajes enComisión de Servicio
OA
21Elabora lista de asistentes y
coordina con las UO involucradas
21Coordina
21Coordina
No
Si
α
Actividades en la Sede
Central?
20Envía requerimiento a la OA
solicitando servicio de transporte
No
Si
Servicio de Transportepara Atender a las
Unidades Orgánicas dela Sede Central
α
ORGANIZACION Y REALIZACION DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
INDECISGII OA
UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONALUNIDADORGANICA
JefeComunicador
AREA DE RRPP YPROTOCOLO
DINALOG
UNIDAD DEABASTECIMIENTO
UO necesitamateriales de
ayuda?
No
Si
Materialrequiere diseño
?
No
Si
22Entrega requerimiento al
Area de Campaña
23Recibe requerimiento,
toma conocimiento, realizadiseño de material impreso
a utilizar y entrega
24Recibe diseño de material
impreso y entrega
25Recibe diseño de material aimprimir para solicitarlo a laDINALOG de acuerdo a la
cantidad y/o material
26Prepara requerimiento para
DINALOG y envía
Procedimiento Generalpara la Aquisicióny Contratación deBienes y Servicios
27Recibe requerirmiento, preparamaterial institucional y entrega
28Recibe material institucional y
prepara carpetas para los invitados
29Prepara lista y envía
invitaciones a los participantes
Administracióndel Procesode Trámite
Documentario
SECRETARIAGENERAL
30Recibe invitación
31Responde confirmando
asistencia
INVITADO /PARTICIPANTE
Actividadinstitucional
b
31Recibe confirmación
32Elabora lista de
Participantes confirmados ylo entrega al Area de RRPP
y Protocolo
Requierecomprar recuerdo o
reconocimiento institucional
?
33Realiza requerimiento
para la DINALOG
Procedimiento Generalpara la Aquisicióny Contratación deBienes y Servicios
34Recibe requerimiento
de la DINALOG
35Revisa requerimiento de la
unidad orgánica parasupervisar la disposición de la
Sede para la actividad
Supervisión de Disposición deSala y Recepción de Visitantes
HayAutoridades
entre losParticipantes o
Invitados?
36Coordina con
Jefatura actividadprotocolar
37Da a conocer locoordinado con
Jefatura
37Toma conocimiento
Esuna actividad
interna?
38Determina una sala de
espera para lasautoridades
36Coordina con UII
39Entrega una copia de listadode participantes confirmados
al Area de Seguridad
β
a
No
Si
NoSi
No
Sic
SSGG
AREA DESEGURIDAD
39Recibe listado de losparticipantes en las
actividades institucionales
a
JEFATURA
32Recibe lista de participantes
confirmados
β
ORGANIZACION Y REALIZACION DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
INDECISGII
JEFATURAUNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL
JefeComunicador
AREA DE RRPP Y PROTOCOLO
DINALOG
UNIDAD DEABASTECIMIENTO
OA
40Coordina con SSGG la
disposición de las sillas ymesas de acuerdo al tipode actividad institucional
41Coordina con SSGG el
traslado del pabellónnacional y institucional
40Coordina con UII la
disposición de sillas y mesas
SSGG
Servicio de Transportepara Atender a las
Unidades Orgánicasde la Sede Central
42Coordina con el personal de
eventos del local paradisposición de sillas y mesas
43Organiza un comité de
recepción para recibir a losinvitados oficiales
Participante viene delextranjero
?
No
Si
44Coordina con el Jefe de la UII
para contratar un servicioturístico
44Coordina con elComunicador
45Solicita VºBº del Jefe
del INDECI
46Comunica al Area de
RRPP y Protocolo
47Recibe comunicación, realiza
requerimiento a DINALOG
Atención deVisitantes
Procedimiento Generalpara la Aquisicióny Contratación deBienes y Servicios
Requerimiento a DINALOG
Durante el Desarrollo de laActividad Institucional
48Coordina la ceremonia
de inaguración
48Coordina con UII la
ceremonia de inaguración
45Realiza modificaciones
o da su VºBº
Actividadrequiere cobertura
audiovisual?
49Coordina con el
Area de Audiovisuales
Esnecesario
convocar a laPrensa
?
50Coordina con elArea de Prensa
51Supervisa la ceremonia
de inaguración de laactividad
Difusión de Actividadesde Defensa Civil a
Través de los Mediosde Comunicación
Está en elprograma la entrega de
algún recuerdo oreconocimiento
institucional?
52Realiza anuncio según
programa para que el Jefedel INDECI lo entregue
54Hace entrega del recuerdo oreconocimiento institucional
53Supervisa la ceremonia
de clausura
Atención aVisitantes
Fin
Si
No
Si
No
Si
No
b
b
c
AREA DEAUDIOVISUALES
49Coordina con elArea de RRPP
ANEXOS
ANEXO 1
In st itu to N a cio nal de D efe ns a C iv il U n id a d de Im a ge n In s ti tu c io n a l
S o lic it u d d e U s o d e A u d ito rio
G E N ER A LID A D E S D E L E V E N T O : T IP O D E E V EN T O : ------------- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- --- NO M B R E : ------------- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- --- A RE A T É CN IC A R ES P O NS A B LE : ------------- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ----- --- ---- CO O RD IN AD O R D E S IG N A DO : --------------- ----- --- ---- ----- ---T E LE F O NO :------------- F E CH A (S): ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ----- ------ HO R A DE IN IC IO : -------------- --- ----- ---- -- H O R A DE T E R M IN O : ---------------- --- ---- - P AR T IC IP A NT E S : ------------ E X P O S IT O RE S : ------------- IN V IT A DO S : -------------- - D IS PO S IC IÓ N D E S A L A : S AL A : T IP O A U DIT O RI O : - --- --- S ILLA S
T I PO A UL A: -- ----- M ES A S D E ------- S ILLA S T I PO “ U “ - --- --- M E S AS D E ------- SI LLA S T I PO A RO : -- --- -- M E S A S DE ------- S ILLA S
M O B IL IA R IO D E A PO Y O : A T R IL : P A NE L DE H O N O R: ----- -- P E R SO N AS
E ST A N DA R T E S : NA C IO N A L IND E C I O T RO : --- ---- ---- ---- ---- ---- ---- B AN D ER IN E S DE M E SA : NA C IO NA L IN DE CI O T RO : -- ---- ---- --- ----- -- O T R O S: --------------- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ---- ----- --- ----- ---- -------- ---- ---- ---- ---- ---- ---- -- S O P O R T E T E C N O L Ó G IC O : M I CR Ó F O NO (S ): - ---- -- D E P ED E S T AL -- --- --- DE M ES A E Q U IP O DE S O NID O G RA B A DO RA T E LE V IS O R V HS P R O Y E CT O R M U LT IM E D IA LA P T O P R E T RO P RO Y EC T O R E CR A N P U NT E R O L AS E R C RO NO M E T R O ( S ) --------
S ER V IC IO S D E A P O YO : M A E S T R O D E C ER E M O NIA S A NF I T RIO N AS A U XI L IA R DE P R O T O CO LO T O M A S F O T O G R A F ICA S G RA B A CI Ó N D E A U DI O V ID EO G RA B A CIO N
S ER V IC IO S D E A L IM E N T A C IO N : C O F F E E B R EA K : ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ---- ---- ---- --- ----- - P IS C O D E HO N O R : --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- O T RO : ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- --
O B S ER V A C IO N ES : --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- ---- ---- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- ---- ---- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- ---- ---- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- ---- ---- IM PO R T A N T E : F a v o r a d ju n ta r P r og ra m a P r e lim ina r, L is ta de In v ita dos y o t ros pe rt ine n tes
Instituto Nacional de Defensa Civil Unidad de Imagen Institucional ANEXO 2
FICHA DE ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
1. GENERALIDADES DEL EVENTO: TIPO DE EVENTO: ..................................................................................................................................... NOMBRE DEL EVENTO: ........................................................................................................................... FECHA(S): .................................................................................................................................................. HORARIOS: ................................................................................................................................................ DE LOS PARTICIPANTES: CANTIDAD PARTICIPANTES: ................. EXTRANJEROS .................. NACIONALES CANTIDAD EXPOSITORES: …………… EXTRANJEROS .................. NACIONALES INVITADOS MESA PRINCIPAL: …………… EXTRANJEROS ................. NACIONALES AUTORIDADES INVITADAS:
PRESIDENTE …………….....… MINISTROS/VICEMINISTROS ….…………..............…...
CONGRESISTAS …………....…. EMBAJADORES/ DIPLOMÁTICOS .………...............…..
ALCALDES/GOB. REG. ......……. OTROS ……………………………..……...........…………. SEDE DEL EVENTO: TIPO DE ESTABLECIMIENTO:.............................................CATEGORÍA: ............................................ DISTRITO SUGERIDO: ............................................. ………….............................................................. SALAS REQUERIDAS: ……………………………………………………………………………............….... CANTIDAD: …...................... CAPACIDAD: ………….……........................... MESA PRINCIPAL: SI NO 2. DISPOSICIÓN DE SALAS: PANEL DE HONOR: …….. PERSONAS EXPOSICIONES: TIPO AUDITORIO: ………..... SILLAS
TIPO AULA: ..……..… MESAS DE ............... SILLAS TIPO “ U “ .……..… MESAS DE …………. SILLAS TIPO ARO: ..………. MESAS DE ……....... SILLAS TIPO TALLER ..………. MESAS DE ……... … SILLAS
TALLER: ………….…PARTICIPANTES MESA PRINCIPAL: SI NO ALMUERZO: ……….……PARTICIPANTES
1. RESPONSABLE GENERAL: ................................................................................ COORDINADOR DESIGNADO: ................................................................................ FONDO FINANCIAMIENTO EXTERNO: ................................................................................ SUPERVISION GENERAL: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL 2. UU.00 RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL (AREA DE RELACIONES PÚBLICAS) RESPONSABLE DESIGNADO: .................................................................................
3. ACCESORIOS PARA SALA: ESTANDARTES: NACIONAL INDECI OTRO ….…...............………….….. BANDERINES DE MESA: NACIONAL INDECI OTRO ….………………..................
MICROFONO (S) : …….....… DE PEDESTAL ……...….… DE MESA …….......... SOLAPEROS
PUNTERO LASER …………………....… CRONOMETRO(S) ……………...........…….…
PODIO OTROS: ………..............………..…………..…………………………………..…… 4. SERVICIOS DE ALIMENTACION:
COFFEE BREAK: CANTIDAD:...............FECHA:............................... HORA: ...........................
ALMUERZO: CANTIDAD:...............FECHA:............................... HORA: ...........................
PISCO DE HONOR: CANTIDAD:...............FECHA:........................... …HORA: ...........................
OTRO: ............................................................................................................................................. 5. SERVICIOS PROFESIONALES:
ELABORACION DE PROGRAMA RECEPCION Y PROTOCOLO
PRESENTADOR MODERADOR
MAESTRO DE CEREMONIAS
ACTOS DE INSTALACION, INAUGURACIÓN Y CLAUSURA DE EVENTOS
TRASLADO AL AEROPUERTO ( SOLO PARA DELEGACIONES EXTRANJERAS )
OFICIAL DE SALA COBERTURA DE PRENSA
OTRO: ……………………………………………………………………………………………..........…... 6. SERVICIO AUDIOVISUAL:
TOMAS FOTOGRAFICAS VIDEO GRABACION
GRABACIÓN DE AUDIO VHS-TELEVISOR
EQUIPO DE SONIDO PORTATIL PROYECTOR MULTIMEDIA/RETROPROYECTOR ECRAN EN COORDINACION CON DINAEC
OTRO: …………………………………………………………………………………………….......…… 7. PROGRAMA DE APOYO TURISTICO: ( SOLO PARA DELEGACIONES EXTRANJERAS )
VISITAS GUIADAS: LUGAR ............................... PERSONAS: .......... HORA: .............
CIRCUITOS TURÍSTICOS: TIPO ................................... PERSONAS: .......... HORA: .............
OTRO: …………………………………………………………………….………...........……….…….….
3. UU.OO RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL (AREA DE RELACIONES PÚBLICAS) RESPONSABLE DESIGNADO: ................................................................................. 4. UU.OO RESPONSABLE: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA OFICINA DE ADMINISTRACION RESPONSABLES DESIGNADOS: .................................................................................. .................................................................................. 5. UU.OO RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA DE RRPP Y/O AREA DE PRENSA ) RESPONSABLES DESIGNADOS: .................................................................................. ................................................................................. 6. UU.OO RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA DE AUDIOVISUALES ) RESPONSABLE DESIGNADO: ................................................................................. 7. UU.OO RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA DE RRPP ) RESPONSABLE DESIGNADO:
8. SERVICIO TELEMÁTICO
EQUIPOS DE COMUNICACIONES VHF HANDIES
PC´S, IMPRESORAS Y PERIFERICOS ASIGNADOS ORGÁNICAMENTE A NIVEL UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DEL EVENTO.
SOPORTE TÉCNICO DE LOS EQUIPOS ASIGNADOS.
OTROS: ……………………………………………………………………………………...............……. 9. SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO Y DE SERVICIOS GENERALES:
ALQUILER DE EQUIPO DE SONIDO
ALQUILER DEL SERVICIO DE TELECONFERENCIA
ALQUILER DE PC´S / LAPTOP´S / IMPRESORAS / PERIFERICOS
ADQUISICIÓN DE ARREGLO(S) FLORALE(S)
ALQUILER DE SERVICIO DE FOTOCOPIADORA
ALQUILER DE SERVICIO DE TRANSPORTE TURISTICO
SUMINISTRO DE ENERGIA ELECTRICA
ALQUILER DE TOLDOS, MESAS Y SILLAS
CONFECCION DE BANDEROLAS, BANNERS Y GIGANTOGRAFIAS
SERVICO DE MULTICOPIADO
SERVICIOS DE IMPRESIONES
OTRO SERVICIO: …………………………………………………………………………………………………...........................
10. OTRO: ......................................................................................................................................
........................................................................................................................................................ ......................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................
8. UU.OO RESPONSABLE: OFIC. DE ESTADISTICA Y TELEMATICA RESPONSABLE DESIGNADO: ..................................................................................
9. UU.OO RESPONSABLE: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA OFICINA DE ADMINISTRACION Y ESTADISTICA RESPONSABLES DESIGNADOS: .................................................................................. ..................................................................................
10. UU.OO RESPONSABLE: ................................................................................... RESPONSABLE DESIGNADO: ..................................................................................
OBSERVACIONES: ………………………………………………………………………………………………….......................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………..........................................................................................................................................
IMPORTANTE: ADJUNTAR EL PROGRAMA PRELIMINAR, LISTA DE PARTICIPANTES, ITINERARIOS DE VIAJES Y OTROS DATOS PERTINENTES.
ANEXO 3
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL Unidad de Imagen Institucional
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES DEL ________ AL __________
FECHA
ACTIVIDAD
HORA
PARTICIPACION
DURACION