Post on 28-Sep-2015
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO UNIVERSIDAD DEL ZULIA
CONVENIO UCLA-LUZ COORDINACIN DE POSTGRADO ESPECIALIZACIN CONTADURIA
MENCIN: AUDITORA
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DEL PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS BASADO EN EL
MODELO COSO EN LA DIRECCIN DE HACIENDA DE LA ALCALDA PUERTO LA CRUZ, MUNICIPIO SOTILLO DEL ESTADO ANZOTEGUI
Eukarine Daz
Punto Fijo, 2009
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO UNIVERSIDAD DEL ZULIA
CONVENIO UCLA-LUZ COORDINACIN DE POSTGRADO ESPECIALIZACIN CONTADURIA
MENCIN: AUDITORA
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DEL PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS BASADO EN EL
MODELO COSO EN LA DIRECCIN DE HACIENDA DE LA ALCALDA PUERTO LA CRUZ, MUNICIPIO SOTILLO DEL ESTADO ANZOTEGUI
Trabajo de Grado presentado para optar al ttulo de
Especialista en Contadura, Mencin Auditora
Por: Eukarine Daz
Tutor: Dr. Ivn Ricardo Guevara
Punto Fijo, 2009
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EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DEL PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS BASADO EN EL
MODELO COSO EN LA DIRECCIN DE HACIENDA DE LA ALCALDA PUERTO LA CRUZ, MUNICIPIO SOTILLO DEL ESTADO ANZOTEGUI
Por: Eukarine Daz
Trabajo Especial de Grado aprobado
Prof. Alexis Crespo Coordinador- Presidente
Prof. Juan R. Leal Melo Principal
Dr. Ivan Ricardo GuevaraTutor
Punto Fijo, 11 de Enero de 2010
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NDICE GENERAL Pg.ACTA DE APROBACIN iii
NDICE DE CUADROS vi
NDICE DE TABLAS ix
RESUMEN x
INTRODUCCIN
1
CAPTULO I: EL PROBLEMA 4
Planteamiento del problema 4
Formulacin del problema 8
Sistematizacin del problema 8
Objetivos de la investigacin 9
Objetivo general 9
Objetivos especficos 9
Justificacin de la investigacin 9
Delimitacin de la investigacin 11
Delimitacin espacial 11
Delimitacin temporal 11
Delimitacin social 11
CAPTULO II:MARCO TERICO 12
Marco terico 12
Antecedentes de la investigacin 12
Fundamentos legales 91
Caractersticas de la institucin 99
Operacionalizacin de las variables 106
v
CAPTULO III MARCO METODOLGICO
108
Tipo de estudio 109
Mtodo de investigacin 110
Diseo de la investigacin 110
Poblacin 111
Muestra 112
Validacin del instrumento 114
Tratamiento de datos, anlisis e interpretacin de informacin 114
CAPTULO IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS 116
Anlisis e interpretacin de resultados 116
Definicin de perfiles para el diseo de indicadores de gestin 144
Indicadores de eficiencia en los controles internos
Resumen del anlisis general de los indicadores de eficiencia
148
155
CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 156
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 161
vi
NDICE DE CUADROS
N CUADRO Pg.
1 Operacionalizacin de las variables 106
2 Conformacin de la muestra 113
3 Trabajo en la institucin 116
4 Polticas de contratacin 117
5 Polticas de entrenamiento 117
6 Rotacin de puestos de trabajo 118
7 Vacaciones 118
8 Informtica 118
9 Organigrama 119
10 Segregacin de funciones 119
11 Control de actividades del Departamento 119
12 Autorizacin de cambios 119
13 Procesamiento de informacin contable 120
14 Uso de programas 120
15 Cargo de analista de sistemas 121
15.1 Segregacin de funciones analista de sistemas 121
16 Cargo analista de programacin 121
16.1 Segregacin de funciones analista de programador 122
17 Cargo de operador de sistema 122
18 Cargo archivador de programa 122
19 Cargo control de sistema 122
20 Mantenimiento de sistemas de informacin 122
21 Actualizacin de sistemas de informacin 123
22 Solicitud modificaciones al sistema de informacin 123
23 Diseo y desarrollo del sistema de informacin 124
24 Prueba de nuevos sistemas de informacin 124
vii
N CUADRO Pg.
25 Participacin de la Alcalda en el diseo y desarrollo de nuevos sistemas
125
26 Participacin del Director de Hacienda en el diseo y desarrollo de nuevos sistemas
125
27 Supervisin de cambios 125
28 Entrenamiento de personal 126
29 Control de programas originales 126
30 Biblioteca o archivo de datos 126
31 Autorizacin de copias de documentos 127
32 Autorizacin de copias de soportes 127
33 Conservacin de programas y aplicaciones 128
34 Restriccin de uso de la biblioteca de archivos 128
35 Control prenumerado de soportes 128
36 Plan de cuentas 129
37 Manuales de sistemas 129
38 Uso de manuales 129
39 Acceso a equipos de computacin 130
40 Niveles de acceso 130
41 Acceso de programadores 130
42 Proteccin de programas 131
43 Claves de acceso 131
44 Dispositivos de bloqueo 132
45 Ingreso de datos al sistema 132
46 Conciliacin 132
47 Firmas de autorizacin 133
48 Mecanismos de control de acceso al software 133
49 Correccin de errores 133
50 Segregacin de funciones 134
viii
N CUADRO Pg.
51 Control de prdida de datos 134
52 Control de correccin de errores 134
53 Pruebas lgicas 135
54 Pruebas de validez de cdigos 135
55 Pruebas de exactitud 135
56 Archivo de salidas de impresin 136
57 Distribucin de salidas 136
58 Control de cambios de datos 137
59 Conservacin de archivos de salida 137
60 Condiciones de almacenamiento de archivos 137
61 Organigrama de la institucin 138
62 Organigrama de la Direccin de Hacienda 138
63 Coordinacin interdepartamental 138
64 Actualizacin de libros legales 139
65 Documentacin de registros contables 139
66 Estados financieros 139
67 Discusin de estados financieros 140
68 Manuales de polticas 140
69 Auditora interna 141
70 Realizacin de auditoras 141
ix
NDICE DE TABLAS
N TABLA Pg.
1 Eficiencia Errores en la entrada de datos 146
2 Anlisis de la eficiencia de los errores en la entrada de datos 147
3 Eficiencia en el reporte de datos errados 148
4 Anlisis de la eficiencia en el reporte de datos errados 149
5 Eficiencia en el reporte de datos sin uso 150
6 Anlisis de la eficiencia en el reporte de datos sin uso 151
7 Eficiencia en el tiempo invertido 152
8 Anlisis de la eficiencia en el tiempo invertido 153
9 Eficiencia en el uso de los equipos 154
10 Anlisis de la eficiencia en el uso de los equipos 155
11 Resumen del anlisis general de la aplicacin de indicadores de eficiencia
155
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO UNIVERSIDAD DEL ZULIA
CONVENIO UCLA-LUZ COORDINACIN DE POSTGRADO ESPECIALIZACIN CONTADURIA
MENCIN: AUDITORA
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO BAJO PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS BASADOS EN EL
MODELO COSO EN LA DIRECCIN DE HACIENDA DE LA ALCALDA DE PUERTO LA CRUZ, MUNICIPIO SOTILLO, ESTADO ANZOTEGUI
Autor: Licda Eukarine Daz
Tutor: Dr. Ivan Ricardo Guevara
RESUMEN El estudio tuvo como objetivo fundamental, evaluar el Control Interno Administrativo bajo procesamiento electrnico de datos basados en el modelo COSO en la Direccin de Hacienda de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui, enmarcado dentro de lo establecido en las Normas Generales de Control Interno de la Contralora General de la Repblica, donde hace referencia a que todas las instituciones pblicas deben aplicar sistemas de control interno con la finalidad de garantizar el buen funcionamiento y eficiencia de la gestin operativa y administrativa. Esta investigacin se enmarc en un diseo de campo con modalidad descriptiva, para lo cual se aplic un (1) instrumento: 1) Encuesta dirigida a los funcionarios de la Direccin de Hacienda, as como tambin el anlisis de la documentacin que soporta las operaciones evaluadas. La poblacin estuvo conformada por siete (07) personas. Se enfoc al rea administrativa bajo procesamiento electrnico de datos de la Direccin de Hacienda. El trabajo contempl el cumplimiento de los siguientes objetivos: Diagnosticar la situacin actual del sistema de Control Interno bajo el sistema PED en la Direccin de Hacienda; reconocer la existencia y analizar los controles internos especficos referidos al sistema automatizado (ingreso, proceso y salida de datos) bajo sistema PED; y determinar el grado de eficiencia de los Controles Internos generales y especficos Administrativos bajo ambiente de procesamiento electrnico de datos (PED). Se concluye que esta institucin no emplea formalmente los sistemas de control interno. Palabras Clave: Sistema de Control Interno, Eficiencia, Coso, PED, Direccin de Hacienda Municipal.
1
INTRODUCCIN
La tecnologa y la informacin representan, hoy da, un gran factor para el
desarrollo empresarial, sin embargo, existen muchas instituciones en las cuales estos
nuevos enfoques de control y administracin son desconocidos totalmente, ya sea por
motivos de cultura gerencial y contable o por falta de formacin tcnica profesional
de sus administradores. Siendo el contador pblico un gran partcipe en la
administracin, como asesor o consultor, es este profesional el que debe adquirir el
compromiso de impulsar el desarrollo empresarial con la implementacin de
conceptos como control interno.
Conscientes estamos que quienes tiene la responsabilidad de llevar la organizacin
administrativa en las empresas o instituciones, deben mantenerse vigentes dentro de
un mercado altamente competitivo que demanda un flujo de informacin rpido y
eficiente a la par de la aplicacin de los avances tecnolgicos que representan una
alternativa a considerar. Muchos son los fracasos que se pudieran evitar si la gerencia
general de las empresas consideraran con mayor nfasis los aspectos en el manejo de
la organizacin administrativa y el control interno, proceso ste, diseado para
proporcionar una seguridad razonable con respecto al cumplimiento de la efectividad
y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la informacin financiera y la
minimizacin de las posibilidades de cometer errores y fraudes que pongan en peligro
tanto la proteccin de los activos de la organizacin como la confiabilidad de la
informacin contable.
Es por estas razones que se hace necesario adecuar los sistemas de control interno
a condiciones automatizadas, con el fin de disminuir tales riesgos y as brindar
seguridad razonable sobre la confiabilidad de la informacin contable y
2
administrativa para la toma de decisiones. En la actualidad muchas organizaciones
han tomado conciencia sobre la necesidad de contar con una estructura de control
interno que les permita obtener resultados sobre el procedimiento de los procesos
contables y administrativos y la aplicacin de un control como clave del xito para
mantener la transparencia de la gestin.
El control interno no es un evento o una circunstancia, se trata de acciones
penetrantes e inherentes en el modo y manejo gerencial de las empresas, es por ello
que la investigacin titulada: EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO DEL PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS
BASADO EN EL MODELO COSO EN LA DIRECCIN DE HACIENDA DE LA
ALCALDA PUERTO LA CRUZ, MUNICIPIO SOTILLO DEL ESTADO
ANZOTEGUI, busca diagnosticar el sistema de control interno aplicadas en la
Institucin en el marco de las normas de control (C.O.S.O.) y los nuevos paradigmas
de gestin y control; de tal modo que se obtenga informacin presupuestaria,
financiera, econmica oportuna y razonable para una adecuada gestin institucional.
Esta investigacin es importante porque diagnostica la importancia de la
aplicacin de un sistema de control interno ajustado al ambiente C.O.S.O., como el
pilar fundamental para lograr la eficiencia, eficacia y economa de los recursos que
administra la municipalidad. La Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo,
Estado Anzotegui emplea el Procesamiento Electrnico de Datos (PED) en el
manejo de sus sistemas de informacin contable y administrativa y en vista de la
importancia que representa el mantener un adecuado sistema de control interno en
ambientes informatizados, se llevar a cabo la presente investigacin, referida a la
Evaluacin de un Sistema de Control Interno Administrativo basados en el modelo
C.O.S.O. bajo PED en la Direccin de Hacienda de la Alcalda de Puerto La Cruz,
Municipio Sotillo, Estado Anzotegui.
Para lograr los objetivos planteados se ha desarrollado el trabajo de investigacin
en los siguientes captulos. En el Captulo I se presenta el problema e incluye todos
3
los aspectos relacionados con el planteamiento, objetivos, justificacin y delimitacin
de la investigacin. Luego, en el Captulo II se presenta el marco terico, tomando en
cuenta que el control interno es un tema desarrollado previamente, esta investigacin,
se apoyar en antecedentes tericos, los fundamentos legales, las caractersticas de la
institucin relacionada con la investigacin, las teoras relacionadas con el control
interno, su definicin, caractersticas, procesamiento electrnico de datos, sistema
COSO y otros aspectos relevantes.
A continuacin se presenta el Captulo III, en el que se incluyen el marco
metodolgico y el tipo de estudio que realizado; as como el diseo de la
investigacin, la poblacin y el instrumento con el cual se obtuvo la informacin
directamente de la realidad, validado por la tcnica de juicio de expertos. En fin se
detalla el procedimiento mediante el cual se desarrolla el trabajo de anlisis.
Posteriormente se desarrolla el Captulo IV, en el que se aborda el anlisis e
interpretacin de los resultados y la presentacin, anlisis e interpretacin de los
resultados para dar respuesta a los objetivos de la investigacin. En este captulo se
analizan los problemas planteados para dejar clara la propuesta al problema. Por
ltimo se presentan, en el Captulo V las conclusiones y recomendaciones de la
investigacin, la bibliografa y los anexos de la investigacin.
4
CAPTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Debido al mundo econmico integrado que existe hoy en da, se ha creado la
necesidad de disear metodologas y conceptos en todos los niveles de las diversas
reas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las
nuevas exigencias empresariales. En la mayora de las empresas o instituciones la
informtica es utilizada no slo como herramienta auxiliar de apoyo a diferentes
actividades humanas, sino como medio eficaz para obtener y conseguir informacin,
lo que las ubica tambin como un nuevo medio de comunicacin cuya esencia se
resume en la creacin, procesamiento, almacenamiento y transmisin de datos.
La implementacin del control interno implica que cada uno de sus componentes
est aplicado a cada categora esencial de la Empresa convirtindose en un proceso
integrado y dinmico permanentemente. Es importante dejar claro que un sistema de
control interno debe ser intrnseco a la administracin de la entidad y busca que sta
sea ms flexible y competitiva, para ello es necesario la contratacin de personal con
gran capacidad profesional, integridad y valores ticos, as como la correcta
asignacin de responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con
otras con el fin de que no se rompa la cadena de control.
Para nadie es un secreto que la informtica est hoy presente en casi todos los
campos de la vida moderna. Con mayor o menor rapidez, todas las ramas del saber
humano se rinden ante los progresos tecnolgicos y comienzan a utilizar los sistemas
de informacin para ejecutar tareas que en otros tiempos se realizaban manualmente.
5
Las ms diversas esferas del conocimiento humano, en lo cientfico, en lo tcnico,
en lo profesional y en lo personal estn siendo incorporadas a sistemas informticos
que, en la prctica cotidiana, de hechos sin limitaciones, entrega con facilidad a quien
lo desee un conjunto de datos que hasta hace unos aos slo podan ubicarse luego
de largas bsquedas y selecciones en las que el hombre jugaba un papel
determinante y las mquinas existentes tenan un rango de equipos auxiliares para
imprimir solo resultados.
A fin de garantizar una gestin transparente en las empresas e instituciones se hace
necesaria la implantacin de un sistema de control interno eficaz adaptado a las
actuales condiciones, ya que los controles ejercidos en condiciones no automatizadas
se hacen insuficientes e incluso inadecuados dentro del mbito de Procesamiento
Electrnico de Datos. Segn Mendvil (1995:35)
El control interno debe garantizar la obtencin de informacin financiera correcta y segura, ya que la informacin es un elemento fundamental en la marcha de negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y formulan los programas de accin futuros en las actividades del mismo.
El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial,
desarrollada en forma autnoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse
a las necesidades y requerimientos de cada organizacin. Tal como lo manifiesta.
Cepeda (1997:14)
El sistema de control interno constituye un mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o un fin; pero no es un objetivo o un fin en s mismo, este provee una garanta razonable de logro de los objetivos y las metas organizacionales, no una garanta absoluta y ste se expresa a travs de las polticas aprobadas por los niveles de direccin y administracin de la empresa, mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de informacin y programas de seleccin, induccin y capacitacin del personal.
La comprensin del control interno puede as ayudar a cualquier entidad pblica o
privada a obtener logros significativos en su desempeo con eficiencia, eficacia y
6
economa, indicadores indispensables para el anlisis, toma de decisiones y
cumplimiento de metas. El control interno es un conjunto de medidas que se aplican
para proteger sus activos, as lo seala Mendoza (1996,37) cuando afirma que El
control interno se define como el conjunto de medidas que adopta una empresa para
proteger sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de la informacin
financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir las polticas establecidas por
la gerencia.
La implantacin de un sistema de control interno contable y administrativo
eficiente, contribuye a la proteccin de los activos de la organizacin, buscando su
adecuada administracin ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar y
asegura la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la informacin y los
registros que respaldan la gestin de la organizacin, brindando seguridad razonable
de que las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la
administracin; que stas se registran debidamente para facilitar la preparacin de
los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados, lograr salvaguardar los activos, proporcionar a la gerencia informacin
suficiente y oportuna para la toma de decisiones y que el acceso a los activos slo se
permita de acuerdo con autorizaciones de la administracin.
El incremento del nivel de los fraudes relacionados con los sistemas informticos
representa una amenaza para la estabilidad de las organizaciones, puesto que se
incrementa tanto la posibilidad de que la informacin no cumpla con alguna de sus
caractersticas bsicas como son la calidad, relevancia, oportunidad y suficiencia,
como a que pueda verse comprometida por el acceso de personas no autorizadas que
puedan distorsionarla o manipularla inescrupulosamente, lo cual podra influir en la
eficiencia de la informacin para la toma de decisiones.
La estructura gubernamental est organizada por niveles, quedando as: nacionales
(ministerios, organismos nacionales), regionales (gobernaciones, organismos
7
regionales), municipales (alcaldas, cmaras municipales e institutos autnomos) y
parroquiales (juntas parroquiales y prefecturas).
Las Alcaldas son instancias municipales que deben convertirse en garantes de una
planificacin ajustada a las necesidades de las comunidades, para ello debe distribuir
el presupuesto en inversin y gastos que permitan respuestas efectivas a los
planteamientos de las comunidades para aprovechar al mximo los recursos
materiales y humanos disponibles y obtener mejores benficos internos y externos. La
gestin municipal y gestin pblica debe mantener activo un liderazgo y una efectiva
gerencia administrativa y cumplir con una serie de pasos que garanticen un proceso
administrativo vanguardista a la par de las exigencias de las comunidades sin caer en
abusos de poder o corrupcin.
En la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui,
especficamente desde la Direccin de Hacienda se ha visto en la necesidad de aplicar
las herramientas tecnolgicas existentes en el procesamiento de sus operaciones, lo
que le permite un control y capacidad de respuesta y un flujo de informacin rpido
y actualizado. El uso del procesamiento electrnico de datos, generalmente mediante
sistemas en redes, implica el manejo de informacin por un gran nmero de
empleados involucrados, lo cual, podra incrementar los riesgos de errores y fraudes
que puedan afectar la eficiencia de la informacin para la toma de decisiones.
Es importante sealar que la estructura de la Alcalda de Puerto La Cruz,
Municipio Sotillo, Estado Anzotegui posee una Direccin de Hacienda, que segn su
organigrama est integrado por la Coordinacin de Servicios Administrativos que
abarca Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Recaudacin, lo cual implica el acceso a
activos valiosos por un determinado nmero de empleados, en consecuencia, se hace
necesario la existencia de un sistema de control interno eficiente que contribuya a la
proteccin de los activos de la institucin.
An cuando sus sistemas de informacin se encuentren actualizados, la falta de un
sistema de control interno adecuado podra conducir a las instituciones pblicas a uso
8
fraudulento de los recursos del erario pblico debido a la ineficiencia operacional,
desacato a las polticas gerenciales, la presencia de errores o fraudes que pongan en
peligro la confiabilidad de la informacin contable y financiera lo que originara una
toma de decisiones erradas sobre bases poco confiables.
A manera de conclusin se puede afirmar que en este panorama los componentes
del sistema de control interno: entorno de control, evaluacin de los riesgos,
actividades de control, informacin, comunicacin y supervisin no estn vinculados
entre s, es decir, no generan una sinergia y por lo tanto, no forman un sistema
integrado que responda de una manera dinmica a las circunstancias cambiantes y
exigentes del control interno y el entorno de la Alcalda de Puerto La Cruz,
Municipio Sotillo, Estado Anzotegui.
Formulacin del problema
Qu tan eficiente es el sistema de control interno administrativo bajo ambiente de
Procesamiento Electrnico de Datos (PED) en la Direccin de Hacienda de la
Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui a fin de garantizar
eficiencia y contribuir a una adecuada toma de decisiones?
Sistematizacin del problema
Cul es la situacin actual del sistema administrativo en la Direccin de Hacienda de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado
Anzotegui?
Cuenta la Direccin de Hacienda de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui con instrumentos o herramientas
adecuadas para la medicin del desempeo, basados en indicadores de
gestin?
9
Son eficientes y eficaces los controles internos generales y especficos que conforman el sistema de control interno administrativo bajo PED en la
Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui?
Objetivo general
Disear un sistema de control de gestin, basado en indicadores para Evaluar la eficiencia y eficacia del Control Interno Administrativo bajo Procesamiento
Electrnico de Datos basados en el modelo COSO, en la Direccin de
Hacienda de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado
Anzotegui.
Objetivos especficos
Diagnosticar la situacin administrativa actual del sistema de Control Interno bajo el sistema PED en la Direccin de Hacienda de la Alcalda de Puerto La
Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui.
Evaluar los controles internos especficos referidos al sistema automatizado (ingreso, proceso y salida de datos) bajo sistema PED en la Direccin de
Hacienda de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado
Anzotegui.
Determinar el grado de eficiencia y eficacia de los Controles Internos generales y especficos Administrativos bajo ambiente de procesamiento
electrnico de datos (PED) en la Direccin de Hacienda de la Alcalda de
Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui.
Justificacin de la investigacin
El sistema de control interno abarca la organizacin, metodologa, y
procedimientos de control dentro de una institucin pblica, a fin de proteger su
10
patrimonio contra el despilfarro, prdida, uso indebido del recurso presupuestario;
asimismo comprobar la exactitud y veracidad de la informacin presupuestaria
financiera, econmica, patrimonial y administrativa; vigilar la eficiencia en las
operaciones y por ltimo verificar que se cumplan los objetivos y las polticas de la
entidad, teniendo como base la ejecucin de su presupuesto institucional. La
evaluacin del sistema de control interno en los procesos administrativos, es realizada
para conocer como se estn llevando a cabo las funciones que conciernen a las
actividades propias de su giro, tambin para efectuar ajustes a los programas y la
aplicacin de procedimientos, de manera que se redacte un informe en el que se
indiquen las observaciones, conclusiones y recomendaciones del caso.
Esta investigacin tiene la pretensin, mediante el estudio y evaluacin de los
diferentes controles que conforman el sistema general de control interno
administrativo bajo Procesamiento Electrnico de Datos (PED), constatar los
conocimientos adquiridos mediante las diferentes teoras existentes al respecto con la
realidad que se suscita en la dinmica de la Direccin de Hacienda de la Alcalda de
Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui, para as determinar, el grado
de corresponsabilidad, eficiencia y eficacia administrativa.
Para lograr los objetivos que se plantea esta investigacin, se recurrir a la
aplicacin de un instrumento de recoleccin de datos sobre el control interno contable
y administrativo bajo Procesamiento Electrnico de Datos (PED) con el cual se
pretende evaluar la eficiencia del control interno administrativo de la Alcalda de
Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui, contribuyendo adems al
desarrollo de un instrumento til para el anlisis y evaluacin del control interno
siguiendo las normas C.O.S.O. bajo PED de la institucin municipal, el cual podra
ayudar a identificar los aspectos importantes para este tipo de estudio y a mejorar las
fallas, de llegarse a encontrar.
Otro aporte significativo es que esta investigacin podra revelar la importancia
que tiene la puesta en marcha de un sistema de control interno eficiente siguiendo
11
normas C.O.S.O. en el manejo de los sistemas de informacin mediante el
Procesamiento Electrnico de Datos (PED) para la Direccin de Hacienda de la
Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui y la necesidad que
existe de adecuarlo a condiciones automatizadas eficaces, lo cual podra beneficiar a
la gerencia municipal de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado
Anzotegui y valorar la importancia del control interno en ambientes informatizados
y su influencia en la eficiencia de la informacin, lo cual resulta determinante para la
correcta toma de decisiones.
Por otra parte, los resultados de esta investigacin podran determinar las fallas
que presenta el actual sistema de control interno en la Direccin de Hacienda de la
Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui y servir de base
para proponer la formulacin y ejecucin de acciones correctivas, destinadas a
reducir los riesgos asociados al procesamiento electrnico de la informacin,
motivando la toma de decisiones destinadas a establecer polticas, normas y
procedimientos que contribuyan al fortalecimiento del sistema de control interno
contable y administrativo de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado
Anzotegui, lo cual podra influir en el grado de corresponsabilidad con la gestin
municipal, as como en la evaluacin en el nivel de eficiencia operacional, procesos
contables y administrativos de dicha institucin.
Delimitacin de la investigacin
Delimitacin Espacial
El presente trabajo de investigacin estuvo delimitado a la Direccin de Hacienda
de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio Sotillo, Estado Anzotegui.
Delimitacin Temporal
El lapso de tiempo que se tom para la realizacin de este trabajo es el ltimo
semestre del ao 2008.
12
Delimitacin Social
Para el trabajo de investigacin se consider que los funcionarios que laboran
directamente en la Direccin de Hacienda de la Alcalda de Puerto La Cruz,
Municipio Sotillo, Estado Anzotegui, aportaron datos fidedignos y confiables para el
estudio a travs de las encuestas.
13
CAPTULO II
MARCO TERICO
Antecedentes de la investigacin
La revisin de los antecedentes de los estudios que tienen relacin con los
objetivos de la investigacin, permite establecer puntos de enlace que son
considerados en el presente trabajo. El control interno ha sido objeto de estudio en
trabajos de investigacin, estableciendo diferentes aportes a la teora general del
control interno, sobre los cuales se basa la actual investigacin, pues muchos autores,
han generado estudios desde diferentes mbitos o niveles.
Este trabajo de investigacin denominado Evaluacin del Control Interno
Administrativo bajo Procesamiento Electrnico de Datos basados en el modelo
COSO en la Direccin de Hacienda de la Alcalda de Puerto La Cruz, Municipio
Sotillo, Estado Anzotegui, hace referencia a la importancia de un sistema de control
interno para garantizar eficacia y eficiencia en las acciones institucionales. Algunas
de las investigaciones han tratado al control interno en especfico, otras lo han hecho
dentro de trabajos relacionados con la auditoria, la contabilidad, los sistemas de
informacin y otros. En el caso del control interno bajo Procesamiento Electrnico de
Datos (PED) ha sido tratado en temas referidos a la contabilidad y la informtica, la
automatizacin de los sistemas de informacin, auditoria de sistemas y otros temas
relacionados
Vale la pena sealar que esta investigacin an est en fase de revisin de
documentacin existente sobre control interno bajo procesamiento electrnico de
datos (PED) en las instituciones municipales como Alcaldas, que nos permita un
conocimiento ms integral sobre investigaciones que antecedieron al planteamiento
14
de este trabajo. A continuacin se hace referencia a algunos trabajos de investigacin
con sus resultados.
La investigacin de Garay (1990) sobre el Control y Manejo del Presupuesto en
una Universidad (1988) al referirse a la Ejecucin del presupuesto dice que Implica
el manejo de los planes y actividades aprobadas para un determinado periodo, a un
costo que se mantenga dentro de los limites de los recursos disponibles estimados.
Asimismo afirma que Hay dos aspectos que concierne a la ejecucin presupuestaria,
uno de ellos es el control, que son las medidas que se toman para cumplir con lo
fijado en el plan financiero aprobado, y el otro la flexibilidad, en la que se relaciona
la recepcin de los fondos con el ajuste de los planes a las nuevas necesidades.
Afirma Garay (op. Cit) que el presupuesto son los planes administrativos que
involucran las operaciones y resultados producidos en un determinado lapso de
tiempo. Luego dice que la formulacin del presupuesto involucra el llevado de la
contabilidad a tiempo futuro donde los obstculos venideros se escriben en el papel,
antes de que sucedan las operaciones. La relacin de esta investigacin con la
presente radica en la importancia de un sistema de control interno que garantice
decisiones adecuadas en la ejecucin presupuestaria sustentadas en la eficiencia y
eficacia.
Otra investigacin es la elaborada por Mendoza sobre Evaluacin del control
interno contable bajo procesamiento electrnico de datos en concesionarias
automotrices del Estado Trujillo (2002), quien seala que estas empresas
concesionarias an cuando sus sistemas de informacin se encuentran automatizados,
la falta de un sistema de control interno eficiente podra ocasionar el fracaso en el
logro de sus objetivos Mendoza afirma que la implementacin de los controles
internos, depende de las necesidades de control existentes en reas determinadas de la
organizacin, las cuales varan de acuerdo al grado de utilizacin de PED
Mendoza seala que luego de aplicar el instrumento de recoleccin de datos y
analizarlo, en lo que se refiere al funcionamiento de los controles internos generales,
15
se pudo observar, que existen deficiencias en cuanto al establecimiento de niveles de
autoridad y responsabilidad en los departamentos de contabilidad e informtica,
adems de una inadecuada separacin de algunas de funciones de PED, as como el
acceso inapropiado del personal de informtica en los sistemas de informacin,
debido a la ausencia de manuales, ya que stos manejan varias etapas del sistema,
incrementndose los riesgos de fraude y errores en el manejo de los sistemas de
informacin
Por otra parte, segn Surez (2001) en la investigacin descriptiva, presentada
como trabajo de grado Evaluacin del control interno en la gestin de cobro del
departamento de cobranzas EDELCA Caracas concluy que los sistemas de control
interno difieren significativamente de una empresa a otra, debido a que cada
organizacin establece su control en concordancia con la dimensin de sus
instalaciones, estructura organizacional, variedad de las operaciones especializadas y
de acuerdo a los objetivos perseguidos por la gerencia en cuanto a la elaboracin de
los registros contables. El control interno permite tener seguridad de que las
transacciones son ejecutadas de conformidad con las polticas y bajo las normas
preestablecidas por la organizacin.
En una investigacin de carecer documental realizada por Toro (1998) presentada
como tesis de grado titulada Contabilidad Computarizada se lleg a la conclusin
de que la contabilidad manual se diferencia de la contabilidad computarizada en la
manera de realizar las operaciones, los medios utilizados para efectuar las mismas y
el tiempo requerido para su ejecucin. Asimismo destac los beneficios que
proporcionan los software desarrollados en el mercado, entre los cuales mencion la
obtencin de informes completos, minimizacin de tiempo en la realizacin de los
estados financieros y disminucin de las posibilidades de error en el procesamiento
de la informacin Indic Toro (op. Cit.) que para que un sistema de control interno
funcione de manera ptima es necesario efectuar evaluaciones continuas que
permitan corregir las debilidades que presenta la empresa, tomando en cuenta las
16
caractersticas de las organizaciones que emplean sistemas de informacin
automatizados
En una investigacin de Lpez (2005) titulada, Evaluacin de la Estructura de
Control Interno de Sofioccidente, Banco de Inversin seala que el funcionamiento
de los controles internos, la forma de administracin, la adecuada implementacin de
los sistemas contables y el cumplimiento de la normativa correspondiente, puede
ayudar a la entidad a lograr su desempeo y metas de rentabilidad y prevenir
prdidas de sus recursos, puede garantizar lo confiable de sus informes financieros y
que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando prejuicios.
Segn el trabajo de grado de Montes Gregorio, titulado, Nivel de Preparacin del
Contador Pblico sobre los Sistemas Contables Computarizados (2003) seala que
un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayora de las
decisiones financieras, es un sistema de informacin que rene y presenta datos sobre
la actividad econmica de la empresa en una fecha determinada o perodo
determinado.
Resea histrica
El estudio del Sistema de Control Interno y su influencia en la gestin de las
entidades, ha sido una preocupacin desde siempre. Desde hace 40 aos, Cashin,
Neuwrith y Ley (1984) mencionaron que:
La continua expansin de las actividades modernas ha aadido pesadas cargas a la direccin de las entidades a la hora de mantener el control sobre operaciones extensas y complejas. El incremento en las actividades regulares, la descentralizacin, y la mayor dispersin geogrfica han puesto por s mismas serios retos al sistema de control interno. Hay que aadir, adems los nuevos problemas relacionados con las fusiones y adquisiciones, la diversificacin de bienes y servicios, la informtica y otras tecnologas, el grado de complejidad alcanzado reclama una ejecucin sobresaliente en todos los niveles del gobierno.
17
Los autores dicen, que desde mucho antes, la direccin podra mantener el control
a travs del constante contacto personal con las operaciones de las entidades, con
otros niveles de gestin y hasta con los empleados individualmente. Los nuevos
problemas han hecho necesario delegar responsabilidad y autoridad en numerosos
niveles de supervisin. Sin embargo, la responsabilidad de la direccin no termina
con esta asignacin de funciones pues no se puede delegar la responsabilidad general.
Con la delegacin de funciones la direccin tuvo que encauzar el control a travs de
especialistas, los auditores internos, para poder mantener la vigilancia sobre la cadena
de control de direccin.
Es necesario un programa sistemtico de revisin y valoracin para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las polticas y procedimientos establecidos se han llevado a cabo como estaba previsto. Ms an, si pudiese existir una revisin regular por un personal calificado para determinar que el sistema de control ha sido el adecuado y, a travs de pruebas constantes, determinar que ha resultado operativamente efectivo, podra asegurarse la integridad del control y de la informacin.
Sin tal seguridad, la direccin podra dudar del presupuesto y estados financieros o
la gestin cuando se utilice como gua para la toma de decisiones diaria. Sin tal
seguridad, el auditor no puede confiar en el sistema de control interno, a no ser que
incremente mucho sus evidencias y la extensin de los procedimientos de auditora.
El instituto de auditores internos de Estados Unidos, a travs de su Comit de
Desarrollo Internacional, ha realizado un estudio del control interno para determinar
lo que ha venido hacindose en el campo de la misma y como se ha realizado. El
primer estudio se realiz en 1957, seguido de otros en 1968, 1975, 1979, 1985, 1990,
1992. Cada uno de ellos ha demostrado que la funcin del control interno aplicado a
las entidades pblicas y privadas ha progresado notablemente en la extensin de su
alcance hacia reas operacionales, acrecentando el estatus del informe de los
responsables de la evaluacin del sistema de control interno.
18
Los directivos del Instituto de Auditores Internos de Espaa, cuando prologan la
traduccin el Informe COSO, dicen que es motivo de gran satisfaccin presentar a los
lectores de habla espaola y concretamente a los profesionales de la auditoria, del
control, de la administracin y gestin de las organizaciones, la traduccin de la
versin en ingls del INFORME COSO sobre control interno, publicacin editada en
los Estados Unidos en 1992 tras un largo perodo de discusin de ms de cinco aos y
realizada por el grupo de trabajo que la Comisin Treadway form con el objetivo
fundamental de definir un nuevo marco conceptual del control interno capaz de
integrar las diversas definiciones y conceptos que hasta esa fecha se estuvieron
utilizando sobre este tema.
Las Alcaldas, como entidades de poder municipal, necesitan gestionarse en la
forma ms ptima posible, tienen que hacer uso del sistema de control interno con el
fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviacin con respecto a la visin y
misin institucional. El control interno, permite a la direccin administrativa de una
instancia de poder popular gubernamental hacer frente a la rpida evolucin del
entrono econmico y competitivo, as como a las exigencias y prioridades cambiantes
de las solicitudes de los habitantes del municipio y adaptar su estructura para asegurar
el crecimiento sostenible y sustentable municipal.
El control interno fomenta la eficiencia, reduce los riesgos de prdida de valor de
los activos y ayuda a garantizar la fiabilidad la fiabilidad del proceso de ejecucin
presupuestaria y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que el
control interno, es til para la consecucin de muchos objetivos importantes de la
gestin institucional, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas
de control interno y de informes sobre los mismos, de este modo el sistema de control
interno es considerado cada vez ms como una solucin a numerosos problemas
potenciales de la gestin institucional municipal. Dentro del conjunto de teoras
existentes respecto al control interno, se pueden encontrar diferentes postulados sobre
los cuales se basa la actual investigacin. Por ello se har necesario describir en
19
forma clara y detallada los elementos de teora utilizados en el desarrollo de la
misma.
Marco terico
Para esta investigacin, el marco terico est relacionado directamente con la
teora general del control interno, su definicin, caractersticas, importancia para las
organizaciones, componentes, tcnicas de evaluacin y otros, as como aspectos
relevantes del sistema de control interno bajo Procesamiento Electrnico de Datos
(PED) detallando su grado de complejidad, riesgos potenciales y tipos de controles a
ejercer.
Control interno
Muchas personas interpretan el trmino control interno como los pasos que da un
negocio para evitar los fraudes del personal. En realidad, tales medidas son ms bien
una pequea parte del control interno. Tomando como referencia el Boletn del
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos sobre el Estudio y Evaluacin del Control
Interno, el propsito bsico del Control Interno es el de promover la operacin
eficiente de la organizacin. El sistema de Control Interno consta de todas las
medidas empleadas por una organizacin para:
(a) proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude, y el uso ineficiente;
(b) promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables;
(c) alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la compaa;
(d) evaluar la eficiencia de las operaciones.
En otras palabras, el Control Interno est formado por todas las medidas que se
toman para suministrar a la administracin la seguridad de que todo est funcionando
como debe ser. El Control Interno va ms all de las funciones de contabilidad y
financieras; su alcance es tan amplio como la propia compaa, y toca todas las
20
actividades de la organizacin. Incluye los mtodos por medio de los cuales la alta
administracin delega autoridad y asigna responsabilidades para funciones tales como
ventas, compras, contabilidad, y produccin.El Control Interno tambin incluye
programas para preparar, verificar, y distribuir a los diversos niveles de supervisin
aquellos informes y anlisis comunes que capacitan al ejecutivo para mantener el
control sobre la variedad de actividades y funciones que constituyen una gran
empresa comercial.
El uso de tcnicas presupuestales, normas de produccin, laboratorios e inspeccin
estudio de tiempos y movimientos, y programas de entrenamiento de personal,
incluyen a ingenieros y muchos otros tcnicos muy alejados de las actividades
contables y financieras; sin embargo, todos estos medios son parte del mecanismo
que ahora se concibe como un Sistema de Control Interno.
El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las polticas prescritas por la administracin.
El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de
pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos, efectuado por el consejo de
la administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el
objeto de proporcionar una garanta razonable para el logro de objetivos incluidos en
las siguientes categoras:
(a) Eficacia y eficiencia de las operaciones.
(b) Confiabilidad de la informacin financiera.
(c) Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas.
(d) Completan la definicin algunos conceptos fundamentales:
21
El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin
en s mismo. Lo llevan a cabo las personas que actan en todos los niveles, no se trata
solamente de manuales de organizacin y procedimientos. Slo puede aportar un
grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conduccin. Est pensado
para facilitar la consecucin de objetivos en una o ms de las categoras sealadas las
que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en comn.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena
de acciones extendidas a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a
los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin. Tales
acciones se hallan incorporadas (no aadidas) a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
Necesidad de un control interno
La tendencia a largo plazo de las empresas para evolucionar y convertirse en
organizaciones de tamao y alcance gigante, en las que se incluye una gran variedad
de operaciones especializadas y con decenas de miles de empleados, ha hecho
imposible para los ejecutivos de tales empresas ejercer una supervisin personal y
directa de las operaciones. Sin la posibilidad ya de confiar en la observacin personal
como un medio para apreciar los resultados de la operacin y la posicin financiera,
el ejecutivo de la empresa tiene, por necesidad, que depender de una corriente de
informes contables y estadsticos. La informacin que proporciona esta corriente de
informes capacita a la administracin para controlar y dirigir a la empresa. Mantiene
informada a la gerencia acerca de s se sigue la poltica de la compaa, de s los
reglamentos gubernamentales se obedecen, y de s la posicin financiera es sana,
generadoras de utilidades las operaciones, y armoniosas las relaciones
interdepartamentales.
Las decisiones comerciales de casi cualquier clase se basan cuando menos en
parte, en datos contables. Estas decisiones van desde cuestiones menores, como la
autorizacin de horas extra o la compra de artculos para la oficina, hasta problemas
22
de gran importancia, como el cambio de un producto por otro, o hacer una eleccin
entre arrendar o comprar una nueva planta. El control interno proporciona seguridad a
la administracin acerca de la confiabilidad de los datos contables que se usan para la
toma de decisiones.
Las decisiones que toma la administracin se convierte en poltica de la compaa.
Para ser efectiva, esta poltica debe comunicarse a toda la compaa, y seguirse
persistentemente. El control interno ayuda a asegurar el acatamiento por parte de la
compaa. La administracin tambin tiene la responsabilidad directa de llevar y
mantener los registros contables, y de producir unos estados financieros que sean
adecuados y confiables. El control interno proporciona la seguridad de que se cumple
con esta responsabilidad.
En conclusin todas las empresas pblicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales,
industriales o financieros, deben de contar con instrumentos de control
administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catlogo
de cuentas eficiente y prctico, deben contar, adems, con un sistema de control
interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados
financieros. Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde
el punto de vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la
empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y documentos
por cobrar, equipos de oficinas, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema
eficiente y prctico de control interno, dificulta la colusin de empleados, fraudes,
robos, etc.
Objetivos bsicos del control interno
Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las
polticas prescritas o establecidas por la administracin de la entidad. La razn es
obvia; el contar con slidas y bien estructuradas polticas respetables y respetadas-
permitir una administracin y operacin ordenada, sana y con guas que normarn,
orientarn y regularn la actuacin.
23
Promover eficiencia en la operacin. Las polticas y disposiciones instauradas por
la administracin sern la base, soporte y punto de partida para operar. Dichas
polticas habrn de identificar metas estndares de operacin bsicos para medir el
desempeo y calificar la eficiencia, eficacia y economa; los elementos stos
indispensables hacia la ptima sinergia operativa integral.
Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la informacin
financiera, administrativa y operacional que se genera en la entidad. La informacin
es bsica e indispensable para conocer la gestin y el desempeo sucedido; el cmo
se encuentra la entidad en la actualidad; y una base fundamental para la toma de
decisiones que garanticen su bienestar futuro. La informacin dir que tan buenas y
acertadas han sido las polticas establecidas; y que tan eficiente ha sido la operacin.
Una entidad sin buena informacin hace endeble su existencia y subsistencia.
Proteccin de los activos de la entidad. Este cuarto objetivo se da, de hecho, con la
observancia de los tres objetivos anteriores. Es indiscutible que debe haber polticas
claras y especficas y que se respeten, que involucren el buen cuidado y alta
proteccin y administracin de los activos, por ejemplo en los flujos de fondos; las
cuentas y documentos por cobrar; los intervalos; los inmuebles, maquinaria y equipo;
etc. Las polticas deben tender hacia una ptima eficiencia en la operacin con los
activos. Y, obviamente, los activos deben estar registrados en la contabilidad y que se
informe qu se est haciendo con ellos. Activos no registrados correctamente son
activos sin control. Los objetivos 1 y 2 se refieren al control interno administrativo.
Los objetivos 3 y 4 constituyen el control interno contable. La conjuncin de ambos
deriva en el Sistema Integral de Control Interno. Por lo tanto, son objetivos del
control interno los siguientes:
1. Prevenir fraudes,
2. Descubrir robos y malversaciones,
3. Obtener informacin administrativa, contable y financiera oportuna,
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4. Localizar errores administrativos, contable y financieros,
5. Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la
empresa,
6. Promover la eficiencia del personal,
7. Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.
8. Mediante su evaluacin, graduar la extensin del anlisis, comprobacin
(pruebas) y estimacin de las cuentas sujetas a auditoria, etc.
Elementos de control interno
Organizacin
Catlogo de cuentas
Sistema de contabilidad
Estados financieros
Presupuestos y pronsticos
Entrenamiento de personal
Principios de control interno
(a) Separacin de funciones de operacin, custodia y registro
(b) Dualidad o plurilateral de personas en cada operacin: es decir, en cada
operacin de la empresa, cuando menos debe intervenir dos personas.
(c) Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan
su actividad.
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(d) El trabajo de empleados ser de complemento y no de revisin.
(e) La funcin de registro de operaciones ser exclusiva del departamento de
contabilidad.
Importancia de aplicar un control interno
La implementacin del control interno implica que cada uno de sus componentes
est aplicado a cada categora esencial de la empresa convirtindose en un proceso
integrado y dinmico permanentemente. Como paso previo cada entidad debe
establecer los objetivos, polticas y estrategias relacionadas entre s con el fin de
garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas.
Aunque el sistema de control interno debe ser intrnseco a la administracin de la
entidad y busca que esta sea ms flexible y competitiva, en el mercado se producen
ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea 100%
confiable y donde cabe un pequeo porcentaje de incertidumbre.
Por esta razn, se hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y
externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categora
a la cual fue diseado. Estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la
toma de decisiones errneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias
personas, es por ello que es muy importante la contratacin de personal con gran
capacidad profesional, integridad y valores ticos, as como la correcta asignacin de
responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin
de que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de aplicacin del
mismo donde cada persona es un eslabn que garantiza hasta cierto punto la
eficiencia y efectividad de la cadena.
Cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicacin del control interno
en la organizacin debe estar siempre en cabeza de la administracin o alta gerencia
con el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo
funcin del departamento de auditora interna o quien haga sus veces, la adecuada
26
evaluacin o supervisin independiente del sistema con el fin de garantizar la
actualizacin, eficiencia y existencia a travs del tiempo. Estas evaluaciones pueden
ser continuas o puntuales sin tener una frecuencia predeterminada o fija, as mismo es
conveniente mantener una correcta documentacin con el fin de analizar los alcances
de la evaluacin, niveles de autorizacin, indicadores de desempeo e impactos de las
deficiencias encontradas, estos anlisis deben detectar en un momento oportuno cmo
los cambios internos o externos del contexto empresarial pueden afectar el desarrollo
o aplicacin de las polticas en funcin de la consecucin de los objetivos para su
correcta evaluacin.
Control interno en un ambiente de PED
Los objetivos de los controles establecidos en la empresa deben enfocarse a la
creacin, a travs de las polticas y procedimientos adecuados, de un sistema que
asegure que toda la informacin que deba ser procesada, se procese en forma correcta
y oportuna y que en dicho proceso se obtenga la informacin financiera esperada. Los
objetivos generales del control interno, segn los describe el Boletn E-02, son los
siguientes:
Objetivos de autorizacin: Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con
autorizaciones generales o especficas de la administracin.
Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones: Todas las
operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de estados financieros de
conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier
otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos apropiados datos
relativos a los activos sujetos a custodia.
Objetivos de salvaguarda fsica: El acceso a los activos slo debe permitirse de
acuerdo con autorizaciones de la administracin.
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Objetivos de verificacin y evaluacin: Los datos registrados relativos a los activos
sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonables
y tomarse las medidas apropiadas respecto a las diferencias que existan. Asimismo,
deben existir controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos
que se informan en los estados financieros.
Caractersticas del control interno
En primer lugar debe mencionarse que, para que el control interno funcione en una
empresa determinada, es necesario que su estructura organizacional este diseada
para que quienes son responsables del establecimiento de los procedimientos de
control y de su supervisin, tengan la autoridad necesaria para hacer cumplir sus
objetivos; esto es particularmente importante en el rea del Procesamiento
Electrnico de Datos (PED), ya que ocasionalmente estas funciones en las empresas
sern nuevas o recientes y quiz no se les haya asignado un nivel adecuado en la
estructura de organizacin.
A medida que el uso del computador se ha generalizado debido a la reduccin real
en los costos de los equipos y a la facilidad en su operacin, algunos controles son de
aplicacin limitada, tratndose de computadores conocidos como
Microcomputadores o Minicomputadores, de tal forma que, por ejemplo, los
controles relativos a la preinstalacin o a la organizacin del departamento PED se
ven, en las circunstancias, modificados a trmites menores, o bien, a departamentos
PED compuestos de una o dos personas donde la segregacin de labores puede no ser
ortodoxa, requirindose de controles adicionales. Cuando se tiene el PED en la propia
empresa, la revisin, estudio y evaluacin del control interno, deber dirigirse
principalmente a los siguientes aspectos:
Controles generales
1. Pre-instalacin: Se refiere al estudio de viabilidad y seleccin de equipos que debe
(o que debi) efectuarse previo a la adquisicin de un equipo de cmputo, as como el
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acondicionamiento fsico y medidas de seguridad en el rea donde se localiza el
equipo y a la capacitacin de personal y adquisicin o desarrollo de sistemas.
2. Organizacin del departamento PED: Comprende la correcta estructura
organizacional del departamento, principalmente la adecuada segregacin de labores,
la definicin de polticas, funciones y responsabilidades, as como la asignacin de
personal competente.
3. Control del desarrollo de sistemas: Se debe contar con estudios preliminares que
justifiquen las aplicaciones, as como la definicin de los estndares para el diseo,
programacin, prueba y mantenimiento de los sistemas. Estos estudios y los
estndares definidos por la empresa deben quedar documentados adecuadamente. Al
desarrollar nuevos sistemas puede ser necesario llevar en paralelo, por el tiempo
necesario, el sistema anterior y el nuevo.
4. Control de la documentacin: Necesidad de que todos los programas, la operacin
y los procedimientos relativos estn adecuadamente documentados y actualizados. Es
conveniente que se tenga copia-respaldo actualizada de esta documentacin fuera de
las instalaciones del centro de cmputo, as como la historia de los cambios
efectuados.
5. Control de la operacin: Comprende la creacin de un medio ambiente que
garantice efectividad en la produccin de la seccin de operaciones y proporcione la
seguridad fsica suficiente sobre los registros que se mantienen en el centro de
cmputo, as como el establecimiento de controles adecuados que eviten el acceso de
personal no autorizado, esto es especialmente crtico cuando existe tele-proceso
distribuido (terminales remotas).
Es muy importante tambin contar con una razonable seguridad contra la
destruccin accidental de los registros durante el proceso y asegurar la continuidad de
la operacin y, en su caso la recaptura de datos; asimismo, prevenir y detectar la
manipulacin fraudulenta de datos durante los procesos por el personal del
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departamento de PED y prevenir el mal uso de la informacin. Con el fin de no
entorpecer los procesos cuando ocurran rupturas importantes en el computador, se
deber controlar con equipos de respaldo para ser utilizados en esos casos. Asimismo,
llevar a cabo simulacros con dichos equipos para asegurar que no ha habido cambios
que imposibiliten la utilizacin oportuna de dichos equipos de respaldo.
Incluye tambin controles ambientales contra exceso de humedad y temperatura y
el lugar de la instalacin del computador debe estar debidamente protegido contra
siniestro (fuego, inundacin, alborotos populares, etc.), y no deber estar expuesto o
exhibido a la vista del pblico
Controles de aplicacin o especficos
a) Controles de entrada: Asegurar que toda la informacin que vaya a ser
procesada por el computador este completa y correcta y que existan controles
adecuados para el manejo de informacin rechazada (revisin, correccin
previsin y oportuna re-entrada en PED).
b) Controles de proceso: Asegurar la exactitud del proceso de la informacin por
el computador.
c) Autorizacin y controles de salida: Asegurar que toda la informacin que se
procesa est debidamente autorizada y que existen controles sobre el acceso al
computador, ya sea para obtener informacin o para modificarla por alguna
transaccin, sobre todo cuando es a travs de sistemas en lnea o de tele-
proceso distribuido (terminales remotas), puesto que nicamente personal
autorizado debe tener acceso a los datos e informes del PED y que los
cambios a los archivos sean autorizados nicamente el personal designado
puede hacerlos.
d) Establecimiento de huellas o pistas: Asegurar lo adecuado de las huellas o pistas en la transformacin de la informacin.
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Controles internos contables versus controles internos administrativos
Los auditores estn interesados principalmente en los controles internos de
naturaleza contable (aquellos controles que influyen directamente en la confiabilidad
de los registros contables y de los estados financieros). Por ejemplo, la preparacin de
conciliaciones bancarias mensuales por un empleado no autorizado a expedir cheques
o a manejar dinero, es un control contable interno que aumenta la probabilidad de que
las transacciones en efectivo se presenten razonablemente en los registros contables y
en los estados financieros.
Algunos controles internos no tienen relacin con los estados financieros, y en
consecuencia no son de inters directo para el contador pblico independiente. Los
controles de esta categora se conocen a menudo como controles internos
administrativos. La gerencia est interesada en mantener controles internos eficientes
sobre las operaciones de la fbrica y las actividades de venta, as como sobre las
funciones contables y financieras. En consecuencia, la gerencia establecer controles
administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y la adhesin a las
polticas prescritas en todos los departamentos de la organizacin.
En la Declaracin No. 1 sobre Normas de Auditora, el AICPA proporcion las
siguientes definiciones para ayudar a diferenciar entre controles internos contables y
administrativos: El control administrativo incluye, pero no est limitado el plan de
organizacin y los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de
toma de decisiones que conducen a la autorizacin de transacciones por la
administracin. Esa autorizacin es una funcin administrativa relacionada
directamente con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organizacin, y es
el punto en que se emplea para establecer el control contable de las transacciones.
El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y
registros que se requieren para la salvaguardia de los activos y la confiabilidad de los
estados financieros, y en consecuencia tiene la finalidad de proporcionar una
seguridad razonable de que:
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Las transacciones se llevan a cabo con la autorizacin general o especifica de la gerencia
Las transacciones se registran segn se requiere
Para permitir la preparacin de los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio
aplicable a dichos estados y
Para mantener el registro contable de los activos.
El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con la autorizacin de la gerencia.
El registro contable para los activos se compara con los activos que existen a intervalos adecuados, y se acta adecuadamente con respecto a cualesquiera
deferencias.
En conclusin el Control Interno Administrativo incluye pero no limita al plan de
organizacin y los procedimientos y registros que se refieren al proceso de decisiones
conducentes a la autorizacin de transacciones por la gerencia. Tal autorizacin es
una funcin de la gerencia directamente asociada con la responsabilidad de realizar
los objetivos de la organizacin y es el punto de partida para establecer el control
contable de las transacciones. Por otra parte el control interno contable comprende el
plan de organizacin y los procedimientos y registros que se refieren a la proteccin
de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros y consecuentemente
estn diseados para suministrar razonable seguridad en las acciones.
Procesamiento Electrnico de Datos (PED)
El Procesamiento Electrnico de Datos ha producido un impacto muy significativo
en el procesamiento de datos. Muchos de los atributos de un sistema PED afectan al
auditor y al trabajo que este desempea. El cambio en los rastreos de auditoria, la
32
velocidad y exactitud de la computadora, as como sus capacidades de revisin,
exigen al auditor examinar los procedimientos tradicionales y efectivos para los
sistemas electrnicos. La concentracin del procesamiento en sistemas PED y la
complejidad de dichos sistemas requieren que el auditor se familiarice con la
planeacin, la programacin y la documentacin necesaria de las actividades de PED.
La comprensin cabal del procesamiento electrnico de datos y de los tipos de control
factibles en los sistemas electrnicos, es de gran importancia para la evaluacin que
el auditor pueda hacer de los controles internos, as como para utilizar las
computadoras en la auditoria.
El Proceso Electrnico de Datos (PED) representa el principal avance tcnico
logrado en el mundo de los negocios. Los sistemas PED pueden manejar un gran
nmero de diversas tareas, desde procesar una sencilla nmina hasta simular los
efectos que diferentes alternativas de decisin produciran en todas las operaciones de
una empresa. En la actualidad, el PED se est aplicando audazmente a funciones de
control de la funcin directiva. El equipo de PED proporciona al auditor una poderosa
herramienta para aumentar la efectividad de sus procedimientos de auditora y prestar
mayores servicios a los clientes. Un sistema de PED consta de los siguientes
elementos:
Un procesador electrnico de datos (la unidad central de procesamiento).
El equipo perifrico asociado, formado por dispositivos de preparacin de datos, de su entrada y salida, etc. Este elemento central ejecuta funciones de
lgica, aritmtica, almacenamiento de los datos durante el proceso, y control
de los mismos.
Procedimientos para indicar qu datos se necesitan y cundo, as como dnde obtenerlos y en qu forma utilizarlos.
Rutinas de instruccin para el procesador.
33
Personal para operar, conservar y mantener el equipo, para analizar y establecer procedimientos, para preparar instrucciones, proporcionar datos de
entrada, utilizar informes, revisar resultados y supervisar la operacin en su
totalidad.
La caracterstica que distingue los sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos
(PED) de cualquier otra tcnica de procesamiento de datos es la capacidad de la
computadora para ejecutar instrucciones en clave (codificadas) y colocadas en ellas
antes de procesar los datos. La computadora lleva a cabo estas instrucciones por
medio de una unidad de control, un sistema de circuitos electrnicos. Las
instrucciones propiamente dichas reciben el nombre de programa. Normalmente los
datos se trasmiten a la unidad central de procesamiento por medio de tarjetas
perforadas cintas de papel, cintas magnticas, caracteres magnticos y discos
magnticos.
Durante el procesamiento, los datos se almacenan en la unidad central de
procesamiento. Este almacenamiento interno o memoria de la computadora se conoce
como almacenamiento temporal. Las salidas de la unidad central de procesamiento
normalmente consisten en tarjetas perforadas, cintas de papel, cintas magnticas,
discos magnticos e informes impresos. La salida, llamada almacenamiento
permanente, se conserva bajo alguna modalidad de sistema de archivo, ya sea
secuencial o aleatorio.
El proceso secuencial es necesario puesto que el acceso a los registros conservados
en un archivo tiene que ser secuencial. Un registro es un acervo de informacin sobre
un determinado sector. La caracterstica principal del procesamiento secuencial es la
necesidad de leer todo el archivo cada vez que una transaccin va a procesarse y
compararse contra l. En los archivos de acceso aleatorio, las transacciones que los
afectan se alimentan a la computadora de manera aleatoria, a medida que se
presentan.
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El rastreo de auditora es esencial al auditor para rastrear la corriente sistemtica
de datos dentro de una compaa. Las empresas tambin usan los rastreos de auditora
en respuesta a preguntas y solicitudes de fuentes, tales como los clientes, los
empleados, los vendedores y las dependencias de gobierno. Otra innovacin en los
rastreos de auditora producidso con el advenimiento del sistema PED, es la
eliminacin de ciertos registros histricos. La velocidad de la computadora permite al
auditor procesar o reprocesar actividades completas en menos tiempo. As mismo ha
demostrado ser mucho ms exacta que las personas y que los dispositivos mecnicos
anteriores para efectuar clculos y para registrar y recorrer los datos.
La computadora, cuando se programa debidamente, puede desempear funciones
de revisin similares a las realizadas por personas. La computadora puede tomar
decisiones lgicas que pueden ayudar enormemente al auditor. En un sistema PED en
el cual los registros de inventario se conserven en cinta magntica o en discos
magnticos, una pregunta redactada en forma adecuada puede informar, en un plazo
relativamente breve, la cantidad de inventario que no ha sido usada durante un
perodo especfico de tiempo. El Procesamiento Electrnico de Datos permite
concentrar numerosas etapas del procesamiento en un slo departamento, eliminando
as el tradicional control interno logrado mediante la separacin de funciones en el
proceso de registro.
En algunos aspectos, la complejidad de un sistema PED ayuda al auditor. Un
sistema electrnico exige anunciar los procedimientos en forma excepcionalmente
detallada, precisa y completa. Como parte de la documentacin de los sistemas, es
muy posible que el auditor encuentre diagramas de recorrido de sistemas, diagramas
de recorrido de programa, relaciones de programa, y descripciones narrativas. Los
diagramas de recorrido son un medio de presentar la informacin y las operaciones de
tal manera que resulten fciles de visualizar y seguir. Existen dos tipos de diagramas
de recorrido: diagramas de recorrido del sistema y diagramas de recorrido de
programa a saber:
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Un diagrama de recorrido del sistema muestra la corriente de los datos a lo largo de todas las partes del sistema. Se emplean diversos smbolos para
describir el recorrido que siguen los datos y las relaciones entre estos, para
representar el equipo, las operaciones de equipo y las operaciones manuales.
Un diagrama de recorrido de programas describe lo que sucede en un programa almacenado o lo que est representado por un slo smbolo de
procesamiento en el diagrama de recorrido del sistema. El diagrama de
recorrido muestra operaciones y decisiones especificas e indica la secuencia u
orden en que deben realizarse las operaciones lgicas y de aritmtica.
La relacin del programa muestra las instrucciones en el lenguaje del programa tal
y como las ha escrito el programador, y las instrucciones en el lenguaje de mquina
que a ellas han sido traducidas. Las instrucciones en el lenguaje fuente se traduce al
lenguaje de maquina con programas especiales de computadora denominados
programas de ensamblado y compiladores.
Control sobre procesamiento de datos
Los controles de procesamiento estn diseados para proporcionar una seguridad
razonable de que el Procesamiento Electrnico de Datos ha sido efectuado de acuerdo
con lo deseado para una aplicacin en particular. Algunos de los controles sobre el
procesamiento de los datos son los siguientes:
Control sobre transacciones rechazadas: este control procura identificar las transacciones ingresadas y que por algn motivo no han podido ser
procesadas. Este tipo de transacciones debe ser analizado posteriormente, por
lo que algunos sistemas generan automticamente informes de excepcin
sobre las mismas.
Controles sobre la integridad de la informacin: este tipo de control ha sido implementando especialmente en los manejadores de datos, con el fin de
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asegurar la integridad de la informacin. La tcnica ms comn es la
utilizacin de bitcoras de transacciones o archivos LOG, en donde se indica
el estado de complexin de la misma entre otros datos. Un ejemplo, durante la
actualizacin de las cuentas de mayor de un comprobante, se logr grabar las
entradas al debe, pero no se concluy con el haber, por un corte en el servicio
elctrico, al reiniciar el proceso el sistema debe detectar que existe una
inconsistencia.
Sistema de control interno COSO
El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en Estados
Unidos en 1992, surgi como una respuesta a las inquietudes que planteaban la
diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la
temtica referida. Este informe plasma los resultados de la tarea realizada durante
ms de cinco aos por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION,
NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING cre
en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING
ORGANIZATIONS).
La redaccin del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand y su funcin era
materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del control
interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venan siendo
utilizados sobre este tema, logrando as que, al nivel de las organizaciones pblicas o
privadas, de la auditora interna o externa, o de los niveles acadmicos o legislativos,
se cuente con un marco conceptual comn, una visin integradora que satisfaga las
demandas generalizadas de todos los sectores involucrados. El marco integrado de
control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados,
derivados del estilo de la direccin, e integrados al proceso de gestin:
a) Ambiente de control
b) Evaluacin de riesgos
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c) Actividades de control
d) Informacin y comunicacin
e) Supervisin
En el marco de control postulado a travs del Informe COSO, la interrelacin de
los cinco componentes genera una sinergia conformando un sistema integrado que
responde dinmicamente a los cambios del entorno. Atendiendo a necesidades
gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades operativas
como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y
formar parte de la esencia de la institucin. Mediante un esquema de controles
incorporados como el descrito:
1. Se fomentan la calidad, las iniciativas y la delegacin de poderes.
2. Se evitan gastos innecesarios.
3. Se generan respuestas giles ante circunstancias cambiantes.
Normas generales de control interno
La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y
vigilar la observancia de valores ticos aceptados, que constituyan un slido
fundamento moral para su conduccin y operacin. Tales valores deben enmarcar la
conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso
personal. Los valores ticos son esenciales para el Ambiente de Control. El sistema
de Control Interno se sustenta en los valores ticos, que definen la conducta de
quienes lo operan. Estos valores ticos pertenecen a una dimensin moral y, por lo
tanto, van ms all del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y
otras disposiciones normativas.
El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentacin y su
caldo de cultivo en la cultura del organismo. Esta determina, en gran medida, cmo se
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hacen las cosas, qu normas y reglas se observan. Si se tergiversan o se eluden. En la
creacin de una cultura apropiada a estos fines juega un papel principal la Direccin
Superior del organismo, la que con su ejemplo contribuir a construir o destruir
diariamente este requisito de control interno.
Competencia profesional
Los directivos y empleados deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo,
implantacin y mantenimiento de controles internos apropiados. Tanto
directivos como empleados deben:
Contar con un nivel de competencia profesional ajustado a sus responsabilidades.
Comprender suficientemente la importancia, objetivos y procedimientos del control interno.
La Direccin debe especificar el nivel de competencia requerido para las distintas tareas y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades.
Los mtodos de contratacin de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel de preparacin y experiencia que se ajuste a los requisitos
especificados. Una vez incorporado, el personal debe recibir la orientacin,
capacitacin y adiestramiento necesarios en forma prctica y metdica.
El Sistema de Control Interno operar ms eficazmente en la medida que exista personal competente que comprenda los principios del mismo.
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Atmsfera de confianza mutua
Debe fomentarse una atmsfera de mutua confianza para respaldar el flujo de informacin entre la gente y su desempeo eficaz hacia el logro de los
objetivos de la organizacin.
Para el control resulta esencial un nivel de confianza mutua entre la gente. La confianza mutua respalda el flujo de informacin que la gente necesita para
tomar decisiones y entrar en accin.
Respalda, adems, la cooperacin y la delegacin que se requieren para un desempeo eficaz tendiente al logro de los objetivos de la organizacin. La
confianza est basada en la seguridad respecto de la integridad y competencia
de la otra persona o grupo.
La comunicacin abierta crea y depende de la confianza dentro de la organizacin. Un alto nivel de confianza estimula a la gente para que se
asegure que cualquier tema de importancia sea de conocimiento de ms de una
persona. El compartir tal informacin fortalece el control reduciendo la
dependencia de la presencia, el juicio y la capacidad de una nica persona.
Filosofa y estilo de la direccin
La Direccin Superior debe transmitir a todos los niveles de la organizacin, de manera explcita, contundente y permanente, su compromiso y liderazgo
respecto de los controles internos y los valores ticos.
La Direccin Superior y las Gerencias deben hacer comprender, a todo el personal, que las responsabilidades del control interno deben asumirse con
seriedad, que cada miembro cumple un rol importante dentro del Sistema de
Control y que cada rol est relacionado con los dems.
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La filosofa y el estilo de la Direccin influencian y traducen la manera en la que el organismo es conducido. Son ejemplos: la transparencia de la gestin,
la postura ante las innovaciones y el aprendizaje, la forma de resolver los
problemas y medir los desempeos y resultados.
La actitud de inters de la Direccin, por un control interno efectivo, debe penetrar la organizacin. Las declamaciones no son suficientes. Es necesario
sustentarlas con acciones y actitudes concretas.
Este ejemplo de la Direccin hacia el control interno suscita, indefectiblemente, en todo el personal una actitud positiva hacia ste. De esta
forma los empleados se desempearn en un ambiente que les facilite tanto la
comprensin y respeto por el control interno, como la motivacin para la
sugerencia de medidas que fomenten su perfeccionamiento.
Misin, objetivos y polticas.
La Misin, los Objetivos y las Polticas de cada organismo deben estar relacionados y ser consistentes entre s, debiendo estar registrados en
documentos oficiales.
Dichos documentos debern ser adecuadamente difundidos a la comunidad y a todos los niveles organizacionales. En el primer caso, como antecede para la
posterior rendicin de cuenta. En el segundo, como medio de conseguir el
encolumnamiento de las acciones organizacionales en la persecucin de
aqullos.
Una organizacin que desconoce qu es, hacia dnde va, y qu medios utilizarn en el camino, marcha a la deriva y con pocas posibilidades de xito.
En esta condicin el control interno carecera de sus ms importantes
fundamentos y tan slo se limitara a la verificacin del cumplimiento de
ciertos aspectos formales.
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La Misin indica: Qu somos? Para qu estamos? Qu necesidades servimos? y generalmente est fijada en las Leyes, Decretos, Cartas Orgnicas
o Estatutos.
Los objetivos indican: Hacia dnde se va? Cul es nuestro propsito? Son definidos peridicamente en los planes de accin y presupuestos.
Las Polticas delimitan la accin. Definen: Cules son los medios preferidos? Qu valoramos? Qu restricciones les imponemos?
La Misin tiene vocacin de permanencia; los Objetivos se ajustan a la realidad cambiante; las polticas, en general, tambin tienen permanencia, an
cuando pueden modificarse o sustituirse al cambiar los objetivos.
Organigrama
Todo organismo debe desarrollar una estructura organizativa que atienda el
cumplimiento de la misin y objetivos, la que deber ser formalizada en un
Organigrama. La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye
el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se
desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas,
efectuadas y controladas.
Lo importante es que su diseo se ajuste a sus necesidades, esto es que
proporcione el marco organizacional adecuado para llevar a cabo la estrategia
disertada para alcanzar los objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura
organizativa podr depender, por ejemplo, del tamao del organismo. Estructuras
altamente forma