Post on 08-Jun-2015
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Cartagena, 18 de septiembre de 2014
MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD BAJO METODOLOGÍA GRI G4 - TRANSPARENCIA Y
RENDICIÓN DE CUENTAS
Andrea PradillaDirectora Punto Focal Colombia-Hispanoamérica
Los Reportes de Sostenibilidad y el Global Reporting Initiative GRI
El Reto de la Sostenibilidad
Cómo pueden las empresas ser rentables y contribuir a las soluciones a este reto al mismo tiempo?
“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar. Lo que no se puede gestionar, no se puede cambiar.”
Administrando el Cambio
Reportes de Sostenibilidad
Económico
Social
Ambiental
Reportes de Sostenibilidad
Divulgación acerca del desempeño económico, ambiental, social y de gobierno corporativo
• Cómo se miden los impactos en sostenibilidad?• Quién define la métrica para medirlos?
Reportes de Sostenibilidad
Qué sabemos?TRANSPARENCIA COMO MOTOR DE LA
RENDICIÓN DE CUENTAS
• 2010 - Bloomberg indica que 4500 reports son basados en Guías GRI
• 2013- KPMG “Estudio sobre Informes de Responsabilidad Corporativa”: 100 compañías más grandes en 41 países 82% de G250 usa Guias GRI
• Tasa en Colombia: 78%
GRI Tendencias en Reporte
Reference: KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting 2013 (41 countries)
El Debate Terminó
REPORTAR: PRÁCTICA COMÚN
Qué sabemos?
ECONOMÍAS EMERGENTES
Qué sabemos?
GRI: ESTANDAR DE FACTO
Beneficios del Proceso de Reporte de Sostenibilidad
Business case del Reporte de Sostenibilidad
Global Reporting Initiative
MISIÓN DEL GRI“Hacer de los reportes de sostenibilidad una práctica habitual, proporcionando orientación y apoyo a las
organizaciones”
Referencia: www.globalreporting.org
Global Reporting Initiative
Global Reporting Initiative
Guías G4: 2 documentos
Ambas pueden descargarse de forma gratuita
de www.globalreporting.org
G4: Principios de Reporte & Contenidos Básicos
Contenido• Materialidad• Exhaustividad• Participación de los grupos de interés• Contexto de Sostenibilidad
Calidad• Equilibrio• Comparabilidad• Precisión• Puntualidad• Claridad• Fiabilidad
GRI Principios del Reporte
G4: Principios de Reporte & Contenidos Básicos
Contenidos Básicos Generales• Estrategia y análisis• Perfil de la organización• Aspectos materiales y cobertura• Participación de los grupos de interés• Perfil de la memoria• Gobierno• Ética e integridad
Contenidos Básicos Específicos• Aspectos económicos, sociales
y ambientales seleccionados desde la materialidad (Eje. Emisiones, Corrupción, Etc)
• Para cada aspect material, debe reportarse sobre el enfoque de gestión (DMA) e indicadores de desempeño
GRI Contenidos Básicos
Esencias Guías G4
• Hacer hincapié en lo que importa allí donde importa• Determinar qué cuestiones fundamentales hay que gestionar y
cambiar, aun cuando la organización interesada no esté preparada para medirlas o gestionarlas
• No exponer a todos los asuntos relativos a la sostenibilidad que la organización gestiona. La memoria G4 se centra en los asuntos mas relevantes, donde se puedan alcanzar los cambios más importantes
Definición de Aspectos Materiales: Alcance
Elabore una lista de los aspectos materiales que se
identificaron durante el proceso de definición del contenido de la memoria
Aspectos materiales y su cobertura
Periodo de Transición a G4
• Las memorias que se vayan a publicar después del 31 de diciembre de 2015 deben elaborarse de acuerdo con la Guía G4
• GRI recomienda que las organizaciones que elaboren una memoria por primera vez se basen en las directrices de la G4
Proceso del Reporte de Sostenibilidad: la experiencia de las organizaciones reportantes
Proceso de Reporte de Sostenibilidad GRI, descrito en 5 etapas
Ciclo continuo de participación para entender, debatir, medir y mejorar los procesos internos y para monitorear y comunicar el desempeño.
Proceso del Reporte de Sostenibilidad
ALCANCE: Planificación del Proceso de Memoria
EMPRESA INVITADA: Promigas-Edna Barrios.
Etapa 1: PREPARAR
Valor para los stakeholders.
Política Corporativa
y sus 8 compromisos
Enfoque de sostenibilidad de Promigas
SOBRE EL REPORTE
• En 2011 - G3.1 y suplemento sectorial. En 2014: G4
• Primeros pasos:
• Selección de audiencias clave
• Definición de asuntos materiales
• Designación de reportantes al interior de la organización
• Determinación del enfoque del reporte
• Responsable de la elaboración: Gerencia de Comunicaciones Corporativas de Promigas
• Poca apropiación del concepto de sostenibilidad y del proceso de reporte al interior de la organización
• Asuntos materiales amplios
• Interés en usar gran cantidad de indicadores, muchas veces con poca relación con la audiencia objetivo
• Deseo de ser exhaustivo en la presentación de actividades del año
OBSTÁCULOS INICIALES
• Información esencialmente táctica
• Puntos de vista diferentes sobre un mismo tema
• Abundancia de información cualitativa
• Indicadores no asociados a los verdaderos asuntos materiales
• Poca alineación del proceso de planeación operacional con el proceso de elaboración del reporte
OBSTÁCULOS INICIALES
PRINCIPALES MEJORAS A PARTIR DEL USO DE LA GUÍA GRI
• Replanteamiento de la materialidad• Integración de los indicadores de gestión sostenible con los de la planeación operacional• Formación de los reportantes sobre el concepto de sostenibilidad y la manera de reportar• Énfasis en logros y resultados para construir el reporte a partir de allí
Antes de empezar es necesario tener…
• Claridad sobre el concepto de sostenibilidad y el enfoque adoptado por la empresa• Real entendimiento del rol del reporte dentro de este concepto• Indicadores materiales: integración entre los GRI y los propios de la organización• Unidad de criterio entre dependencias que alimentan un mismo asunto material• Compromiso de la alta dirección
RECOMENDACIONES
• Pensar en el reporte como una herramienta de gestión y no solo como un documento• Manejar el proceso de reporte conjuntamente con la planeación operacional de la empresa• Utilizar casos para materializar información relevante sobre los compromisos• Auditar el reporte
¡MUCHAS GRACIAS!
ALCANCE: Reunir los aportes más importantes hechos por los grupos de
interés elegidos
EMPRESA INVITADA: ISAGEN-Carolina Alzate.
Etapa 2: CONECTAR
Política de relacionamiento con grupos de interés…
Rendición de cuentas
Un mecanismo más para rendir cuentas es el Informe…
HERRAMIENTA DE GESTIÓN
DIÁLOGO Y
COLABORACIÓN
Beneficios
Hacer explícitas las prácticas de la Compañía. Activo intangible.
Es una fuente de consulta y de conocimiento.
Seguimiento a compromisos a iniciativas voluntarias adoptadas por la Compañía.
Legitimidad, transparencia y confianza.
Compararnos a nivel interno y externo.
Identificar y promover buenas prácticas a nuestros grupos de interés.
Perspectiva interna
Análisis de
Entorno
Análisis Interno
DOFA
TemaEstratégico
TemaEstratégico
TemaEstratégico
Escenarios
Perspectiva grupos de
interés
Diálogos con los grupos
de interés Análisis de Relacionamiento con
la Sociedad(Grupos de Interés,
Compromisos y materialidad)
Mediciones: reputación, clima laboral, satisfacción
de clientes, etc.
Mejores prácticas
Definición estrategia
•Propósito superior•Misión •Objetivos •Competencias•Grupos de interés y compromisos
Etapa: Conectar
Etapa: Conectar
Propósitos:
Revisar los compromisos con nuestros grupos de interés.
Validar los temas relevantes en el relacionamiento.
Identificar información que permita medir el impacto del
relacionamiento.
Diálogos con los grupos de interés
Etapa: Conectar
Diálogos con los grupos de interés
Metodología:
Estudio cualitativo.
Selección participantes: personas críticas, con capacidad de convocatoria e influencia.
Acompañamiento de un externo.
Participación activa del responsable del relacionamiento en todas las etapas.
Técnicas: grupos focales y entrevistas en profundidad.
Sistematizar los resultados.
Presentación de resultados a la Junta Directiva.
Etapa: Conectar
Diálogos con los grupos de interés
Participantes:
Trabajadores
Clientes
Proveedores
Sociedad civil
Comunidades de
conocimiento.
Medios de comunicación
Inversionistas institucionales
Comunidades áreas de influencia.
Accionistas minoritarios
Comunidad virtual
Estado, gremios y organismos de control.
Etapa: Conectar
Diálogos con los grupos de interés
Resultados:
Relación va mucho más allá de lo planteado en el compromiso corporativo.
Identificar mejores prácticas. Innovación y Gestión Conocimiento.
Trascender las relaciones transaccionales con algunos grupos a relaciones
estratégicas.
Fortalecer las relaciones de confianza.
Invitación a la Compañía a asumir un rol más protagónico y movilizar prácticas de
sostenibilidad.
Etapa: Conectar
Diálogos con los grupos de interés
¿Quiénes intervinieron?
Coordinador: Equipo de Relaciones Corporativas.
Responsable del Relacionamiento con el grupo de interés
Facilitador externo. Con conocimiento en la empresa y las prácticas de gestión.
Recursos:
Tiempo: áreas responsables. (Todas las etapas del proceso).
Económico: Logística (diferentes regiones del país) y acompañamiento tercero.
Nuestros aprendizajes en esta etapa…
Escuchar debe ser un compromiso genuino de la Empresa para construir confianza y relaciones de mutuo beneficio.
Dialogar implica estar dispuesto a escuchar al otro, sus dolores y hacernos cargo.
La participación de un tercero como facilitador es esencial para lograr construir un espacio legítimo y de confianza.
Involucrar a los responsables del relacionamiento en todas las etapas del proceso de diálogo. Enfoque corporativo.
Identificar los diferentes niveles de relacionamiento con los grupos de interés dependiendo de su naturaleza, necesidades y expectativas.
Nuestros aprendizajes en esta etapa…
Es importante tener una metodología estándar de manera que se logre una visión corporativa
del relacionamiento.
Es esencial la participación del Gobierno Corporativo en este proceso.
Incorporar de manera natural las opiniones o sugerencias de los grupos de interés en la
planeación estratégica y en el trabajo de los procesos.
La rendición de cuentas no se reduce a un Informe de Gestión, hace parte de la cotidianidad
del relacionamiento.
Retos…
Armonizar el proceso de rendición de cuentas tomando como referente los
compromisos suscritos con iniciativas globales.
Afinar la metodología para priorizar los temas relevantes en el relacionamiento.
Continuar fortaleciendo las capacidades internas para lograr cada vez más un
proceso de rendición de cuentas integrado y que responda a las expectativas
de los grupos de interés.
GRACIAS
ALCANCE: Decidir cuál será el contenido de la memoria
EMPRESA INVITADA: GAS NATURAL FENOSA- Claudia Ríos.
Etapa 3: DEFINIR
•La Empresa•El Informe•La Definición•Las Lecciones Aprendidas
GRACIAS
ALCANCE: Fase de elaboración de la memoria
EMPRESA INVITADA: EMP-Mauricio Ortíz.
Etapa 4: SUPERVISAR
Fases, tiempos y actividades
Dic - Ene Feb - Mar Mar - AbrSep - Nov Abr - Jun Jul - Ago
Cronograma
Estudio GRI-G4
Ejercicio de materialidad
Estructura de contenido
Línea gráfica
Arquitectura del sitio web
Actualización de formatos de recolección
Mar - Abr
Recolección de información
Consolidación de información
Análisis y crítica de información
Montaje del sitio web de redacción
Redacción de contenidos
Validación de contenidos
Revisión de estilo y redacción
Montaje técnico del sitio web
Deloitte
GRI-G4 Materiality Matters Check
COP Avanzado de Pacto Global
Producción de audiovisuales y fotografías
Montaje e integración en sitio web
Revisiones de contenidos
Pruebas y ajustes
Presentación a Inversionistas
Presentación a Gente EPM
Rendición pública de cuentas
Diálogo con grupos de interés
Divulgación en medios de comunicación
Evaluación del proceso de elaboración
Evaluación con grupos de interés
Identificación de oportunidades de mejora
Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Roles y esquema de trabajo matricial
Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Enlace
Corresponsal Corresponsal
CorresponsalApoyo
Apoyo Apoyo Apoyo
Apoyo
CoordinadorRedactor
525 525 Personas involucradas
2525 enlaces
250250 corresponsales
323323 apoyo
3030 redactores
Enlace
Redactor
Grupos de interésGrupos de interés
Interlocutores y EnlacesInterlocutores y Enlaces
Corresponsales y apoyosCorresponsales y apoyos
Objetivos Estratégicos CMIObjetivos Estratégicos CMIGlobal Reporting Initiative - Global Reporting Initiative - GRIGRI
Global Reporting Initiative - Global Reporting Initiative - GRIGRI
Pacto GlobalPacto GlobalPGPG
Pacto GlobalPacto GlobalPGPG
Objetivos del Milenio - ODMObjetivos del Milenio - ODMObjetivos del Milenio - ODMObjetivos del Milenio - ODM
ISO 26000ISO 26000ISO 26000ISO 26000
DJSI Multiservicios y AguasDJSI Multiservicios y AguasDJSI Multiservicios y AguasDJSI Multiservicios y Aguas
CapítulosCapítulos
TemasTemas
AccionesAcciones
RedactoresRedactores
Arquitectura del Informe
Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Integración de informes
Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Sitio web del Informe http://informedesostenibilidadepm.com.co/2013/
Además el sitio web cuenta con herramientas
Mapa del sitio: estructura de contenido del informe
Glosario: descripción de siglas y acrónimos utilizados
Buscador: para encontrar temas o acciones específicas
Centro de descargas generar de manera predefinida o personalizada, contenidos en formato PDF.
Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Factores de éxito
Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Prioridad y patrocinio directivo
Coordinación del proceso
Actitud y compromiso de la gente
Oportunidad y calidad de la información
Auditoría y trazabilidad en el proceso
Comunicación efectiva
Incorporación de oportunidades de mejora en los planes
empresariales
Monitoreo de la sostenibilidad
Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013
Acompañamiento en avance en
sostenibilidad
Acompañamiento en avance en
sostenibilidadCMICMI
Dow JonesDow Jones
Señales entorno e intornoSeñales entorno e intorno Grupos de InterésGrupos de Interés
Ambiental Ambiental SocialSocial
Materialidad (E/S/A)= Riesgos y Oportunidades en
Sostenibilidad (E/S/A)
Materialidad (E/S/A)= Riesgos y Oportunidades en
Sostenibilidad (E/S/A)
Lectura en temas de sostenibilidad
Lectura en temas de sostenibilidad
Direccionamiento en Sostenibilidad (Direccionamiento estratégico)
Direccionamiento en Sostenibilidad (Direccionamiento estratégico)
Informe de Sostenibilidad
Planes de relacionamiento por GI
Planes de relacionamiento por GI
Plan de NegocioPlan de Negocio
Cultura de SostenibilidadCultura de Sostenibilidad
AccountabilityAccountability
FeedbackFeedback
EconómicaEconómica
GRACIAS
ALCANCE: Compruebe y comunique
EMPRESA INVITADA: TELEFONICA-Margarita Rodríguez.
Etapa 5: INFORMAR
Informar:Planeación «del futuro hacia atrás»
Recopilar: historias todo el año; datos para los cortes periódicos necesarios Estructurar: ¿basado en GRI o en su propia NARRATIVA empresarial? Redactar: con el rigor de un abogado y el ingenio de un contador de historias Presentar: ¿informo y/o abro espacio para la conversación? Tener retroalimentación y capitalizar lecciones aprendidas
Informar: el arte de converger los dos hemisferios cerebrales en el mismo equipo
No solo funcionalidad, también DISEÑO – que sirva, atraiga, enganche y conecte No solo argumento, también NARRATIVA – que sustente y a la vez inspire No solo lógica, también EMPATÍA – que explique, sea creíble y genere confianza No solo seriedad, también DISFRUTE – que genere reflexión y experiencia memorable No solo un requisito, también un SENTIDO – que movilice interna y externamente
GRACIAS
Proceso de Reporte de Sostenibilidad GRI, descrito en 5 etapas
Ciclo continuo de participación para entender, debatir, medir y mejorar los procesos internos y para monitorear y comunicar el desempeño.
Proceso del Reporte de Sostenibilidad
• Garantizar el compromiso del equipo en todos los niveles; especialmente directivos
• Convertir el reporte en más que una “herramienta de mercado”
• Elegir & relacionarse con los grupos de interés claves
• Decidir cuáles son los asuntos materiales a incluir
• Estblecer metas realistas/ objetivas y prácticas
• Recolectar, organizar & analizar la información necesaria
• Preparar la organización para alcanzar las metas publicadas, (eje. Procedimientos y
sistemas)
• Comunicar los resultados negativos
• Manejar las expectativas acerca del reporte final
• Producir un documento claro que atienda a las necesidades de los distintos lectores
References: Starting Points: How valuable is the journey? pp. 20-21
Retos del Proceso del Reporte de Sostenibilidad
Quién lee los reportes?
Experiencia en la validación de informes Transparencia por Colombia
Qué debería contener una memoria en términos de transparencia…
Acciones Internas Políticas y programas anticorrupción Declaraciones de conflictos de interés Nombramientos de miembros de Juntas Directivas y
principales ejecutivos Mediciones de Clima Ético Gestión de Riesgos de Corrupción Medidas disciplinarias o de sanción sobre incidentes de
corrupción presentados
Acciones Colectivas Gestión de iniciativas colectivas con cadena de valor, otras
empresas, gobiernos, gremios u ONG Colaboración con autoridades Aportes a partidos políticos o campañas políticas Cabildeo y Lobby
Acciones Externas Impacto de las políticas y programas anticorrupción en los grupos
de interés Resultados de Diálogos con grupos de interés Gestión de los mecanismos de denuncia Resultados de Auditorías Externas sobre cumplimiento de
cláusulas anti soborno con proveedores Resultados Mediciones de Transparencia
Qué hace falta en las memorias en términos de transparencia…
A nivel internoHay grandes avances en la creación de políticas y
mecanismos de transparencia y programas anticorrupción; no obstante, no se evidencia explícitamente en los informes las declaraciones de conflictos de interés, la gestión de riesgos de corrupción, así como las acciones disciplinarias tomadas ante incidentes de corrupción y los planes de mejoramiento.
A nivel ColectivoEstá todo por reportar. Porque se debe fortalecer el
trabajo conjunto con todos los actores sociales que permita unir esfuerzos en contra de la corrupción. Es claro que no es suficiente la autorregulación interna de las empresas, se requiere de la sanción social y empresarial.
A nivel externoNo se aplica integralmente el principio de exhaustividad en
la rendición de cuentas frente a las prácticas e impactos de éstas en los grupos interés. Aún persiste el paradigma en las empresas, que el hecho de informar avances sobre temas anticorrupción, implica tener prácticas corruptas, lo cual es totalmente opuesto al sentido de estas iniciativas.
GRACIAS
Preguntas y Discusión
Cómo arrancar?
Comience con G4!
• Lea Una Introducción a G4
Panorama general de G4 y de cómo empezar el “viaje” del reporte. Disponible en Español.
Comience con G4!
• Lea la Publicación para PYMEs
Disponible en Español, presenta una introducción simple a G4 y al proceso de reporte que puede ayudar los reportantes por primera vez
Comience con G4!
• Desacargue las Directrices G4:
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