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PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA
AUDITORIA INTERNA
INFORME AII-01-2021
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San José, 04 de marzo de 2021
PANI-AI-OF-039-2021
Señora
Gladys Jimenez Arias
Ministra de la Niñez y Adolescencia
Patronato Nacional de la Infancia
S.O.
Estimada señora:
En cumplimiento al el artículo 22, inciso a) de la Ley General de Control Interno,
el Plan Anual de Trabajo del 2020 en lo relativo al servicio de atención de denuncias
y con apego a los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos
irregulares, se procedió análisis e investigación de una denuncia recibida en esta
Auditoria referente a presuntas irregularidades en el uso de las plazas aprobadas por
la Autoridad Presupuestaria mediante STAP-0062-2018, cuyos resultados se exponen
en el Informe No. AII-01-2021 denominado “AUDITORIA DE LAS ACTIVIDADES
DE CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO,
SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DE PLAZAS APROBADAS MEDIANTE
STAP-0062-2018” que se adjunta.
Cabe señalar que producto de la atención de la denuncia mencionada se elaboró y
remitió a Presidencia Ejecutiva del PANI el 20 de agosto de 2020 un primer
producto denominado: Servicio Preventivo de Advertencia PANI-AI-OF-078-2020
“Advertencia sobre la Practica de Realizar Cambios en las Ubicaciones y
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Especialidad a las Plazas Aprobadas por la Autoridad Presupuestaria” por lo cual
el presente informe constituye el segundo producto derivado de dicha denuncia.
De conformidad con la Ley General de Control Interno se advierte la
responsabilidad de cumplir con lo consignado en el Artículo 37 relacionado con el
trámite de las recomendaciones, así como el Artículo 39 en lo relacionado con la
responsabilidad administrativa en el no cumplimiento de lo estipulado en ellos, que
en los aspectos más relevantes se indica:
“Artículo 37.- Informes dirigidos al jerarca.
Cuando el informe de auditoría este dirigido al jerarca, este deberá
ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo
improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de
recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si
discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá
ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello
tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular
subordinado correspondiente.”.
“Artículo 39.- Responsabilidades y sanciones.
..../Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los
funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y
las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o
el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las
recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, sin perjuicio de las
responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente”.
En el presente estudio de auditoría se contó con la participación de Luis
Carlos López Sánchez y Juan Carlos Fallas Segura, funcionarios de esta Auditoría
Interna.
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Como parte del procedimiento de Auditoría, el día 18 de febrero de 2021 se
realizó una devolución de resultados a su persona con la participación de la señora
Guiselle Zuñiga Coto, Gerente de Administración y el señor Giovanni Leiva
Navarro, Coordinador del Departamento de Recursos Humanos.
En dichas discusiones se realizó una amplia exposición del origen, objetivo,
alcance, resultados, conclusiones y recomendaciones y se firmó por los
participantes el acta de discusión.
Agradeciendo la atención a la presente se despide,
Atentamente,
C/c.: Consecutivo
Gerencia de Administración.
Departamento de Recursos Humanos
Legajo estudio
MACC/jcfs/lcls
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Auditoria Interna
INFORME AII-01-2021 AUDITORIA DE LAS
ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO EN EL
PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y
NOMBRAMIENTO DE PLAZAS APROBADAS
MEDIANTE STAP-0062-2018.
Febrero 2021
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Contenido RESUMEN EJECUTIVO. ...........................................................................................................................6
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................8
Origen de la Auditoria ...................................................................................................................................8
Objetivo del estudio.......................................................................................................................................9
Objetivos específicos .....................................................................................................................................9
Naturaleza y Alcance.....................................................................................................................................9
Metodología Aplicada ................................................................................................................................ 11
Limitaciones que afectaron la ejecución de la Auditoria ........................................................................... 11
Antecedentes acerca del objeto auditado .................................................................................................... 12
Comunicación Preliminar de los Resultados de la Auditoria ..................................................................... 27
Siglas .............................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
2. RESULTADOS ..................................................................................................................................... 28
Debilidades e incumplimientos en el proceso de selección y nombramiento de los puestos aprobados por
la Autoridad Presupuestaria mediante STAP-0062-2018 ........................................................................... 28
Incumplimientos en los plazos para la remisión de los informes de recomendación de terna. .................. 28
Funcionarios contratados de manera interina carecen de evaluaciones que los acrediten como “elegibles”
para los puestos en que fueron nombrados ................................................................................................. 30
Ausencia de documentos relevantes en los expedientes de concursos que evidencien las decisiones
tomadas en materia de selección de personal. ............................................................................................ 35
3 CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 46
4. RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 47
4. ANEXO 01 ........................................................................................................................................... 51
Observaciones de la Administración al borrador informe AII-01-2021 ..................................................... 51
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RESUMEN EJECUTIVO.
¿Qué examinamos?
En el presente estudio se evaluó el cumplimiento de la normativa legal y
administrativa u los procedimientos utilizados por la Administración del PANI, en el
proceso de reclutamiento, selección y nombramiento para una muestra de plazas
aprobadas por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria mediante el
STAP-0062-2018, esto derivado de la investigación de una denuncia recibida en esta
Auditoría, en la cual se hace referencia a actuaciones aparentemente irregulares por
parte de la administración del PANI asociadas al uso de dichas plazas.
¿Por qué es importante?
El cumplimiento de las normas y procedimientos así como la transparencia son
aspectos fundamentales para el desarrollo de los procesos de reclutamiento,
selección y nombramiento de puesto en la institución, dichos procesos tienen el
propósito de definir y alinear las necesidades de personal a la estrategia institucional;
identificar, atraer y escoger al personal potencialmente calificado y capaz; e
implementar mecanismos para escoger entre los candidatos a la persona que, según
las competencias laborales y personales es la más calificada para un puesto.
En razón de lo anterior se considera relevante verificar el cumplimiento de los
mecanismos de control implementados por el PANI que garanticen el apego a las
normas, mejorar la gestión del recurso humano y fortalecer los instrumentos de
control de a fin de contar con un proceso de reclutamiento, selección y
nombramiento de personal que contribuya al logro de los objetivos institucionales.
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¿Qué encontramos?
La presente auditoría permitió comprobar algunos hechos contenidos en la denuncia
relacionados con acciones efectuadas por las administraciones relacionadas con el
uso de un grupo de las 218 plazas de las aprobadas por la Autoridad Presupuestaria
en el STAP-0062-2018
Adicionalmente se evidenciaron incumplimientos y omisiones en los requerimientos
de información de los procesos de selección y nombramiento de funcionarios
efectuados por el Departamento de Recursos Humanos, que permitieran evidenciar
las actuaciones que motivaron la selección en puestos, así como deficiencias en la
aplicación de mecanismos de control que alertara de las omisiones en la información
e incumplimiento de plazos.
¿Qué sigue?
A partir de los resultados del presente informe, corresponde a los Jerarcas
institucionales valorar y gestionar las recomendaciones consignadas en el presente
informe a fin de implementar las acciones necesarias en procura de la mejora de los
procesos de reclutamiento selección y nombramiento de personal en el PANI.
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“AUDITORIA DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO EN EL
PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DE
PLAZAS APROBADAS MEDIANTE STAP-0062-2018”
1. INTRODUCCIÓN
Origen de la Auditoria
1.1. De conformidad con la Ley General de Control Interno No. 8292, los
Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares
contemplados, (R-DC-102-2019) definidos por la Contraloría General de la
República, el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría
Interna y el Plan de Trabajo Anual período 2020, le corresponde a la Auditoría
Interna la atención de denuncias que refieren presuntos hechos irregulares o
incumplimientos que son puestos en su conocimiento por cualquier medio,
relacionados con el uso y manejo de fondos públicos.
1.2. La auditoría da trámite a una denuncia relacionada entre otras situaciones a
actuaciones aparentemente irregulares por parte de la administración con
cambios realizados a la ubicación y especialidad en un grupo de doscientas
dieciocho (218) plazas aprobadas por la Secretaría Técnica de la Autoridad
Presupuestaria mediante acuerdo No. 11960 de la Sesión Ordinaria No. 01-
2018 comunicado a la institución en STAP-0062-2018. En la investigación
efectuada se evidenciaron una serie de debilidades de control e
incumplimientos relacionados con procedimientos lineamientos e
instrumentos de control elaborados por la Administración relacionados con
los procesos de reclutamiento Selección y nombramientos de las plazas en
mención.
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1.3. Por lo expuesto, y dadas las competencias de fiscalización de la Auditoria
Interna, se consideró importante la realización de un informe de control
interno sobre los procedimientos efectuados por la Administración en el
proceso de reclutamiento, selección y nombramiento de las plazas aprobadas
por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria STAP-0062-2018
Objetivo del estudio
1.4. Evaluar el cumplimiento de la normativa legal y administrativa aplicables a
los nombramientos efectuados en plazas aprobadas en la STAP-0062-2018.
Objetivos específicos
1.5. Evaluar el cumplimiento de los procedimientos utilizados por la
Administración del PANI, en el proceso de reclutamiento, selección y
nombramiento de las plazas aprobadas mediante STAP-0062-2018.
Naturaleza y Alcance
1.6. La auditoría realizada tiene como naturaleza la evaluación de las actividades
de control interno con enfoque de cumplimiento, realizado para verificar que
las actividades se ejecuten de conformidad con los manuales, reglamentos y
lineamientos institucionales, así como en sujeción al bloque de legalidad que
aplicable.
1.7. Se utilizó una muestra de 20 procesos de nombramientos del grupo de las 218
plazas aprobadas por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria
mediante STAP-0062-2018. Con fecha de resoluciones de nombramientos
que van del 18 de julio de 2018 al 29 de mayo de 2020. A continuación se
muestra el detalle de las plazas indicadas.
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Cuadro No. 01
Detalle de plazas y fecha firma resolución nombramiento
Período del 18 de julio de 2018 al 29 de mayo de 2020
Fuente: Elaboración Auditoria Interna a partir de información consignada en los expedientes de los
concursos.
Plaza
Fecha firma resolución nombramiento:
1547 07/09/2018
1595 29/05/2020
1592-1594
1586 30/09/2019
1700 01/04/2019
1699 29/06/2018
1674 13/11/2018
1678 18/07/2018
1578 28/03/2019
1623 27/08/2019
1624 28/08/2019
1625 29/07/2019
1557 22/01/2019
1718 21/10/2019
1719 03/10/2019
1728 29/01/2020
1729 04/11/2019
1760 09/07/2020
1549
1550 01/04/2019
No se evidencia en expediente
No se evidencia en expediente
Resolución
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1.8. El presente estudio se realizó atendiendo en lo aplicable, lo establecido en:
• Ley General de Control Interno No. 8292
• Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP),
emitidas en el año 2015.
• El Reglamento de Reclutamiento, Selección y Nombramientos del
Personal del Patronato Nacional de la Infancia vigente.
• Otros lineamientos institucionales relacionados con los procesos objeto
de estudio.
Metodología Aplicada
1.9. Para la elaboración de esta auditoría se utilizaron las técnicas y
procedimientos estipulados en el Reglamento de Organización y
Funcionamiento de la Auditoría Interna. Se observó el Manual de Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público y demás normativa aplicable.
Asimismo, en la auditoria referida se aplicó, en lo pertinente, las herramientas
y procedimientos establecidos en el Manual de referencia para auditorías
internas (MARPAI)
Limitaciones que afectaron la ejecución de la Auditoria
1.10. No se identificaron limitaciones para el desarrollo del presente estudio, sin
embargo, las actividades asociadas a los procesos evaluados debieron
ajustarse maximizando los recursos tecnológicos, en cumplimiento de las
disposiciones emanadas por las autoridades sanitarias del país ante la
emergencia sanitaria declarada en el país por la pandemia COVID-19.
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Antecedentes acerca del objeto auditado
1.11. El presente estudio de Auditoria es el resultado del proceso de investigación
derivado de una denuncia relacionada entre otras situaciones a actuaciones
aparentemente irregulares por parte de la administración con cambios
realizados a la ubicación y especialidad en un grupo de doscientas dieciocho
(218) plazas aprobadas por la Secretaría Técnica de la Autoridad
Presupuestaria mediante acuerdo No. 11960 de la Sesión Ordinaria No. 01-
2018 comunicado a la institución en STAP-0062-2018. En dicha denuncia se
indica entre otras situaciones las siguientes:
“Las irregularidades con las plazas otorgadas al PANI, se presentan
con las 218 que aprueba la Secretaría Técnica de la Autoridad
Presupuestaria el 30 de enero del 2018, mediante el oficio STAP-0062-
2018, ya que por el corto tiempo que hay entre su aprobación y el final
de administración, solo fue posible contratar 45 de esas plazas.
Quedando para el nuevo Gobierno las restantes 173.
Una vez que es nombrada la nueva Presidenta Ejecutiva, Patricia Vega,
Ministra de Niñez y Adolescencia, ella revisa las plazas que tiene
disponibles y en lugar de utilizarlas en lo que ya tiene estudios técnicos
decide emplearlas en lo que ella considera son las nuevas necesidades
institucionales, las cuales advertimos no obedecen a los criterios que
por años ha mantenido la Secretaría Técnica, en el sentido de la
necesidad de justificar técnicamente la aprobación y usos de esos
puestos, especialmente cuando se trata de nombramientos para el área
administrativa y no operativa. Incluso se colocaron funcionarios en
cargos donde explícitamente la AP dijo que no encontraba sustento
técnico para demostrar la apertura de esa plaza.
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Adicionalmente, es importante recalcar, que algunas de las plazas en
donde se nombró personal, ya tenía plazas nombradas para ese fin,
mismas que fueron reubicadas para posteriormente nombrar personas
nuevas, con número de plaza nueva, sin que tampoco mediara un estudio
de cargas laborales que justificara dichos movimientos, ejemplo de ello
es el caso del Órgano Disciplinario, en donde había dos abogadas
realizando dichas funciones, se les reubica con todo y su plaza una
Oficina Local y la otra en el Departamento de Bienes y Suministros y
finalmente se toman 3 plazas nuevas y se conforma un nuevo Órgano
Disciplinario. De igual manera reubicó 2 funcionarios del
Departamento de Planificación hacia Bienes y Suministros y una al
Departamento de Proyectos. Es importante aclarar que este
Departamento se creó sin el aval técnico del Ministerio de Planificación
y Desarrollo; también se reubicó ahí a una persona del Departamento
de Tecnologías de la Información y contrató a tres personas más.
También crea una Oficina de Seguimiento de Proyectos con dos
funcionarios que estaban designados a otras oficinas y una nueva
contratación. Crea una oficina de Capacitación, cuando ya existía en la
nómina de la Institución un Departamento encargado para dicho fin (el
Centro de la Cultura para la Niñez y la Adolescencia), al cual se le
cambian las funciones sin que se modifique el Reglamento de
Capacitación del PANI y se reubica a parte del personal; se contrata a
una nueva funcionara para dirigir esta oficina y se trasladan dos
personas para asistirle. Se crea una Oficina de Albergues, para lo cual
se traslada una funcionaria de una Oficina Local y se contrata 2
personas más con las nuevas plazas; en este caso es importante indicar
que ya se había asignado esta labor a funcionarios del Departamento
de Protección, pero la Ministra decidió hace un par de meses contratar
en lugar de que ellos siguieran con este proyecto. Es importante
recalcar que todas las personas trasladadas hacia las nuevas funciones
se llevaron su código y fueron sustituidas con plazas nuevas. Esto es
todavía más grave, si tomamos en cuenta que muchas de esas plazas
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tenían labores técnicas operativas y ahora están realizando “trabajo de
escritorio”, en lugar de estar atendiendo situaciones de violaciones de
derechos a personas menores de edad. Dentro de las irregularidades
que deseamos que ustedes investiguen es el nombramiento de una
persona para dar soporte al Despacho de la Presidencia Ejecutiva en el
área de Comunicación Interna y Relaciones Públicas, cuando ya la
institución contaba con 2 periodistas realizando dichas actividades y
una de ellas tiene una denuncia por acoso laboral contra la Jerarca, ya
que desde que la Ministra ingresó no le da labores y por el contrario le
dio las responsabilidades que le estaban asignadas a esta periodista, a
la nueva funcionaria. Cabe destacar que la persona contrata fue
candidata a diputada por el Partido Unidad Social Cristiana, por la
provincia de Cartago, mismo partido al que pertenece la Ministra Vega.
De manera que llama poderosamente la atención que se abra una plaza
que no se necesita, para contratar a una persona en lo que podría verse
como un tema de índole favorecimiento político con fondos del Estado.
Así como ese, se han identificado dos casos más de personas cercanas
al Partido, pero que no son tan obvios como el que acabo de
mencionar.”
(...)
“Es importante explicar, que todas las plazas que se otorgaron antes de
26 de octubre del 2018, debían pasar por un proceso de nombramiento
y selección que obligaba a la Administración a realizar una
convocatoria al concurso por esas plazas, pruebas de idoneidad para
cada uno de los tipos de puesto que incluían: un examen teórico sobre
temas de niñez y adolescencia, una entrevista para conocer las
competencias del candidato y una prueba psicológica; una vez
terminado este proceso se hace el análisis de las personas seleccionadas
en la terna, para que inicien su periodo de prueba. En la actualidad las
personas son nombradas a dedo, sin que demuestren idoneidad, sino que
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se basa solo en el curriculum, siendo una decisión subjetiva del Jerarca,
quien es la última persona en dar el visto bueno al nombramiento.”
1.12. Una vez efectuado el análisis inicial de los hechos presuntamente denunciados
esta Auditoria Interna procede a realizar una investigación considerando lo
dispuesto en el Capítulo III de los Lineamientos Generales para el análisis de
presuntos hechos irregulares.
1.13. Como parte de los resultados de la investigación se elaboró y remitió a
Presidencia Ejecutiva del PANI el 20 de agosto de 2020 un primer producto
denominado: Servicio Preventivo de Advertencia PANI-AI-OF-078-2020
“Advertencia sobre la Práctica de Realizar Cambios en las Ubicaciones y
Especialidad a las Plazas Aprobadas por la Autoridad Presupuestaria”
1.14. Dadas las competencias de fiscalización, se consideró importante además la
realización de un informe de control interno sobre los procedimientos
efectuados por la Administración en el proceso de reclutamiento, selección y
nombramiento de las plazas aprobadas por la Secretaría Técnica de la
Autoridad Presupuestaria STAP-0062-2018.
1.15. A continuación, se muestra un detalle de las situaciones denunciadas y los
resultados de la investigación efectuada.
HECHOS DENUNCIADOS Y SITUACIONES ENCONTRADAS
Situación
denunciada
1. “Una vez que es nombrada la nueva Presidenta Ejecutiva,
Patricia Vega, Ministra de Niñez y Adolescencia, ella revisa las
plazas que tiene disponibles y en lugar de utilizarlas en lo que ya
tiene estudios técnicos decide emplearlas en lo que ella considera
son las nuevas necesidades institucionales, las cuales advertimos
no obedecen a los criterios que por años ha mantenido la
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Secretaría Técnica, en el sentido de la necesidad de justificar
técnicamente la aprobación y usos de esos puestos, especialmente
cuando se trata de nombramientos para el área administrativa y
no operativa. Incluso se colocaron funcionarios en cargos donde
explícitamente la AP dijo que no encontraba sustento técnico
para demostrar la apertura de esa plaza.”
Condición
encontrada
Sobre este punto en particular la Auditoria Interna mediante
Servicio Preventivo de Advertencia PANI-AI-OF-078-2020, de
fecha 20 de agosto de 2020, informa a la Presidencia Ejecutiva
sobre el riesgo de la situación encontrada respecto a los cambios
realizados en un grupo de las 218 plazas aprobadas mediante
STAP-0062-2018; con respecto a la aprobación inicial y
abordando los puntos referentes a:
a) Cambio de Ubicación y Especialidad de las plazas para
cargos fijos aprobadas
b) Reubicación de plazas con cargos fijos hacia puestos de
gestión de apoyo, administrativos e instancias de la
Presidencia Ejecutiva.
Situación
denunciada
2. “Adicionalmente, es importante recalcar, que algunas de las
plazas en donde se nombró personal, ya tenía plazas
nombradas para ese fin, mismas que fueron reubicadas para
posteriormente nombrar personas nuevas, con número de
plaza nueva, sin que tampoco mediara un estudio de cargas
laborales que justificara dichos movimientos, ejemplo de ello
es el caso del Órgano Disciplinario, en donde había dos
abogadas realizando dichas funciones, se les reubica con todo
y su plaza una Oficina Local y la otra en el Departamento de
Bienes y Suministros y finalmente se toman 3 plazas nuevas y
se conforma un nuevo Órgano Disciplinario.”
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Condición
encontrada
Esta Auditoria pudo comprobar que efectivamente existía en la
instancia denominada Órgano de Procedimiento
Administrativo dos funcionarias nombradas y en fechas 12 y
14 de noviembre 2018, ambas fueron trasladadas a otras
instancias institucionales, una al Departamento de Bienes y
Servicios y otra a una Oficina Local tal como indica la
denuncia, sin que se evidencie justificación de las razones que
motivaron dichos traslados.
Además se pudo comprobar el uso de tres plazas, con fines
distintos a los aprobados en el STAP-0062-2018, mismas que
fueron reubicadas en instancias y especialidades diferentes a su
aprobación con el fin de conformar un nuevo órgano de
procedimiento administrativo.
El detalle de dicho cambio se muestra a continuación:
Plaza Ubicación
Aprobada
Especialidad
Aprobada
Ubicación
Actual
Especialidad
1552 GT-Eje
Liderazgo
Trabajador Social
del PANI
Presidencia
Ejecutiva-
Órgano
Disciplinario
Abogado PANI
1583 D.R. Heredia Administrador del
PANI
Presidencia
Ejecutiva-
Órgano
Disciplinario
Abogado PANI
1609 D.R. Huetar
Caribe –
Enfermero Presidencia
Ejecutiva-
Abogado PANI
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Aldea Punta
de Riel y
Moín
Órgano
Disciplinario
Dicha situación es concordante con lo denunciado;
evidenciándose además que la justificación para dichos
traslados de plazas fue “por razones de utilidad, necesidad,
conveniencia y oportunidad de la Institución, trasladar los
códigos 1583 y 1552 a esta Presidencia Ejecutiva, con el fin
de conformar el Órgano Director Disciplinario.” y “con el fin
de fortalecer el órgano Director Disciplinario.” (Plaza 1609).
Adicional a dichas justificaciones no se evidencia estudios
técnicos que justificarán dichos traslados y cambios.
Situaciones que llaman la atención dado que existía ya un
órgano Director disciplinario conformado por dos funcionarias;
sin que se evidencien las razones del traslado de las mismas a
otras oficinas de la institución.
Situación
denunciada
3. “De igual manera reubicó 2 funcionarios del Departamento de
Planificación hacia Bienes y Suministros y una al Departamento
de Proyectos. Es importante aclarar que este Departamento se
creó sin el aval técnico del Ministerio de Planificación y
Desarrollo; también se reubicó ahí a una persona del
Departamento de Tecnologías de la Información y contrató a tres
personas más. 2.3 También crea una Oficina de Seguimiento de
Proyectos con dos funcionarios que estaban designados a otras
oficinas y una nueva contratación.”
Condición
encontrada
Esta Auditoria pudo comprobar que efectivamente dos
funcionarios uno del Departamento de Suministros Bienes y
Servicios y otra de la Oficina de planificación fueron trasladados
en mayo y junio 2018 para prestar sus servicios en la Presidencia
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Ejecutiva. Y que la funcionaria de la Oficina de Planificación fue
regresada a esta misma instancia en marzo de 2019
Además se pudo comprobar el uso de la plaza 1608, con fines
distintos a los aprobados en el STAP 0062-2018, misma que fue
reubicada en una instancia y especialidad diferente a su
aprobación, y que en el nombramiento de la persona para ocupar
dicha plaza se indica que la ubicación de la misma es en el Equipo
de proyectos de la Presidencia Ejecutiva.
El detalle de dicho cambio se muestra a continuación:
Plaza Ubicación
Aprobada
Especialidad
Aprobada
Ubicación
Actual
Especialidad
1608 Huetar
Caribe
(Aldeas
Punta de
Riel y
Moín)
Enfermero Presidencia
Ejecutiva-
Equipo de
Proyectos
Administrador
del PANI o
Prof.
Generalista en
Gestión de
Proyectos
Dicha contratación es concordante con lo denunciado;
evidenciándose además que la justificación para dicho traslado y
cambio de plaza fue “razones de utilidad, necesidad, conveniencia
y oportunidad de la Institución”. Acción que se efectuó sin que
mediara una justificación técnica y las respectivas autorizaciones
por parte de la Autoridad Presupuestaria.
Situación
denunciada
4. “Crea una oficina de Capacitación, cuando ya existía en la
nómina de la Institución un Departamento encargado para dicho
fin (el Centro de la Cultura para la Niñez y la Adolescencia), al
cual se le cambian las funciones sin que se modifique el
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Reglamento de Capacitación del PANI y se reubica a parte del
personal; se contrata a una nueva funcionara para dirigir esta
oficina y se trasladan dos personas para asistirle.”
Condición
encontrada
En el análisis efectuado se pudo comprobar que efectivamente
previo a la aprobación del nuevo Reglamento de Capacitación
(publicado en La Gaceta No. 207), existía un Reglamento de
Capacitación, Becas e Inducción vigente hasta el 31 de octubre de
2019 y que en dicho reglamento el Centro de Cultura de la Niñez
y la Adolescencia era el responsable entre otras atribuciones
relacionadas con el proceso de capacitación de:
“b. Planificar, programar, organizar, ejecutar y evaluar
(objetivos y reacción) las acciones de capacitación del personal
del PANI, considerando los más altos estándares técnicos en el
manejo del conocimiento de los temas y en atención a las
necesidades en materia de capacitación planteadas por las
diversas instancias.
e. Gestionar acciones de capacitación y promover la suscripción
de convenios de cooperación, de conformidad con las necesidades
Institucionales.
g. Ejecutar el presupuesto de la cuenta de capacitación y
coordinar la fiscalización con la contraparte técnica respectiva.
i. Llevar un registro unificado de la capacitación que reciban los
funcionarios y funcionarias, ordenado por materia, o por
funcionario y transmitir periódicamente esta información al
Departamento de Recursos Humanos para lo de su competencia.
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j. Elaborar y remitir los informes de capacitación a cada una de
las instancias institucionales pertinentes y con la información del
interés particular para cada una.
o. Gestionar la inclusión del Programa Anual de Capacitación en
el Plan Anual Operativo de la Institución, una vez que el mismo
haya sido avalado por la Comisión de Capacitación y mantener el
flujo de información que este programa requiera.
p. Llevar estadística de todos los procesos de capacitación en que
participan funcionarios de la Institución, sea que la misma
corresponda al Programa Anual de Capacitación o del tipo no
programada, financiada o no por el PANI. Todo proceso de
capacitación autorizado por una jefatura deberá ser comunicado
al Centro de Cultura.”
Además se pudo comprobar el uso de la plaza 1548, con fines
distintos a los aprobados en el STAP 0062-2018, misma que fue
reubicada en una instancia y especialidad diferente a su aprobación
en la Gestión de Administrativa y de Apoyo, y que en el
nombramiento de la persona para ocupar dicha plaza se indica que
la ubicación de la misma es en el Proceso de Capacitación del
Departamento de Recursos Humanos, además que en las
observaciones remitidas a los oferentes para dicho puesto se indicó
que “preferiblemente con conocimientos en planificación
ejecución y evaluación de planes de capacitación”.
El detalle de dicho cambio se muestra a continuación:
Plaza Ubicación
Aprobada
Especialidad
Aprobada
Ubicación
Actual
Especialidad
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1548 Eje
Atención
–
Gerencia
Técnica
Trabajador
Social del
PANI
Recursos
Humanos
Proceso de
Capacitación
Administrador
del PANI
Es importante mencionar que dentro del expediente del proceso de
reclutamiento y selección de la plaza no se evidencian
justificaciones técnicas ni aprobaciones que autoricen el traslado
de ubicación y cambio de especialidad de dicha plaza aprobada
para la Gestión Técnico a un proceso de apoyo de la Gestión
Administrativa de la institución.
Situación
denunciada
5. “Se crea una Oficina de Albergues, para lo cual se traslada
una funcionaria de una Oficina Local y se contrata 2 personas
más con las nuevas plazas; en este caso es importante indicar
que ya se había asignado esta labor a funcionarios del
Departamento de Protección, pero la Ministra decidió hace un
par de meses contratar en lugar de que ellos siguieran con este
proyecto.”
Condición
encontrada
En el análisis efectuado se pudo comprobar que efectivamente
aunque formalmente no exista constituida dentro del
Organigrama vigente de la institución una Unidad de Albergues
Institucionales, dentro de los documentos remitidos por la
Gerencia Técnica al Departamento de Recursos Humanos
respecto a los procesos de contratación de las plazas 1611, 1612
y 1733 se ha hecho referencia a que dichas plazas son para ser
utilizadas en lo que dicha instancia ha denominado “Unidad de
Albergues de la Gerencia Técnica” . De igual forma se indica la
creación de esta unidad a partir del 16 de julio de 2019 según se
consigna en oficio PANI-GT-OF-02510-2019
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Además se pudo comprobar el uso de las plazas 1611, 1612 y
1733, con fines distintos a los aprobados en el STAP 0062-2018,
mismas que fueron reubicadas en una instancia y especialidades
diferentes a su aprobación y que en el nombramiento de las
personas para ocupar dichas plazas se indica que la ubicación de
las mismas es en el Equipo de Albergues de la Gerencia Técnica
y a la Unidad de Género de la Gerencia Técnica.
El detalle de dicho cambio se muestra a continuación:
Plaza Ubicación
Aprobada
Especialidad
Aprobada
Ubicación
Actual
Especialidad
1611 Dirección
Regional
San José
Sur
Promoción
Social
Gerencia
Técnica –
Unidad
de
Albergues
Psicólogo
del PANI
1612 Dirección
Regional
San José
Sur
Promoción
Social
Gerencia
Técnica –
Unidad
de
Albergues
Trabajador
Social del
PANI
1773 CIT- Los
Chiles
D.R.
Huetar
Norte
Profesional
Generalista del
PANI
(Recreacionista
o Ciencias del
Deporte con
sus énfasis)
Gerencia
Técnica –
Psicólogo
del PANI
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De este modo se comprueba no solamente el uso de dos plazas
sino de tres de las aprobadas en el STAP-0062-2018 para uso en
el “Equipo de albergues de la Gerencia Técnica y a la Unidad de
Género de la Gerencia Técnica.”
Se pudo comprobar además lo denunciado respecto al traslado
de una funcionaria de una Oficina Local para prestar sus
servicios en dicho equipo, así las cosas se evidenció el traslado
de la funcionaria NRG de la Oficina Local a la Gerencia Técnica
en el mes de julio de 2019, así como su regreso a la Oficina Local
de Pavas en el mes de enero de 2020 fundamentando dicha
retorno según se consigna en el oficio PANI-GT-OF-02510-
2019 remitido por la Gerencia Técnica:
“Todo lo anterior se fundamenta en que con la creación de dicha
Unidad el pasado 16 de julio de 2019, y la integración por parte
de la funcionaria N R, no se lograron formular los objetivos ni
enfocar la direccionalidad de la unidad más allá de una
dedicación puntual al monitoreo y movilidad de población de
albergues...”
Situación
denunciada
6. “Dentro de las irregularidades que deseamos que ustedes
investiguen es el nombramiento de una persona para dar soporte
al Despacho de la Presidencia Ejecutiva en el área de
Comunicación Interna y Relaciones Públicas, cuando ya la
institución contaba con 2 periodistas realizando dichas
actividades y una de ellas tiene una denuncia por acoso laboral
contra la Jerarca, ya que desde que la Ministra ingresó no le da
labores y por el contrario le dio las responsabilidades que le
estaban asignadas a esta periodista, a la nueva funcionaria.
Cabe destacar que la persona contrata fue candidata a diputada
por el Partido Unidad Social Cristiana, por la provincia de
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Cartago, mismo partido al que pertenece la Ministra Vega. De
manera que llama poderosamente la atención que se abra una
plaza que no se necesita, para contratar a una persona en lo que
podría verse como un tema de índole favorecimiento político con
fondos del Estado.”
Condición
encontrada
Esta Auditoria pudo comprobar el uso de la plaza 1575 aprobada
en el STAP-0062-2018 con fines distintos a los autorizados y que
para la contratación en la misma fueron cambiadas la ubicación
y especialidad de dicha plaza para la contratación de un
Profesional Generalista B en Comunicación Colectiva, adscrita a
la Presidencia Ejecutiva, y que para la justificación de dicha
plaza se indicó con especialidad en relaciones públicas.
El detalle de dicho cambio se muestra a continuación:
Plaza Ubicación
Aprobada
Especialidad
Aprobada
Ubicación
Actual
Especialidad
1575 Dirección
Regional
Pacífico
Central
Promoción
Social
Presidencia
Ejecutiva
Profesional
Generalista B
en
Comunicación
Colectiva
Con respecto al procedimiento utilizado para la contratación de
la persona que ocupa el puesto existen varias situaciones que
llaman la atención de esta Auditoria y que se detallan a
continuación:
a. Ausencia de documentación que evidencie las acciones
efectuadas para la convocatoria, asistencia y entrevista de las
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personas indicadas como entrevistas en el proceso de
selección de la plaza:
Esta Auditoria pudo determinar que no se evidencian dentro del
expediente del proceso de reclutamiento y selección de dicha
plaza documentos que evidencien las convocatorias, asistencia y
entrevistas efectuadas a las 22 personas que se indican en el
Oficio PANI-PE-0948-2019
b. Carencia del análisis efectuado para determinar la
idoneidad de las personas que fueron entrevistadas.
Según se indica en el oficio en mención del total de oferentes
entrevistados solo dos cumplían con el perfil requerido, sin
embargo esta auditoría determinó que no existen dentro del
expediente del concursos las acciones o análisis efectuado para
determinar dicha condición, siendo que dicho expediente carece
de la información analizada, las entrevistas efectuadas o los
criterios para determinar la idoneidad de los oferentes
entrevistados.
c. Ausencia de lo indicado como manifestado por oferente
seleccionada:
Con respecto a las dos oferentes seleccionada que se indica
cumplen con el perfil requerido para el puesto, se señala que la
señora JPP informó el día 29 de abril que ya no estaba interesa
en continuar con el proceso de dicha plaza ya que había
conseguido una mejor opción laboral, sin embargo del
expediente del proceso no se evidencia la forma y fecha en que
informa lo que se indica manifestado por parte de la oferente.
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Situación
denunciada
7. “En la actualidad las personas son nombradas a dedo, sin
que demuestren idoneidad, sino que se basa solo en el
curriculum, siendo una decisión subjetiva del jerarca, quien
es la última persona en dar el visto bueno al nombramiento.”
Condición
encontrada
Mediante evaluación efectuada a una muestra de 20
expedientes de procesos relacionados con el nombramiento
de plazas aprobadas mediante el STAP-0062-2018, esta
Auditoria pudo evidenciar que apenas el 30% (6) de las
personas nombradas en puestos de manera interina contaban
con la condición de “elegibles” dentro de la base unificada
de elegibles del Departamento de Recursos Humanos. Dicho
resultado se desarrollará de manera detallada más adelante
dentro de los resultados de este estudio.
Comunicación Preliminar de los Resultados de la Auditoria
1.16. La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones que se
derivan de la auditoría a la que se hace alusión en el presente informe, se
realizó el 18 de febrero de 2021 mediante remisión digital del borrador del
informe, el cual fue dirigido a la señora Gladys Jimenez Arias, Presidenta
Ejecutiva del Patronato Nacional de la Infancia/ Ministra de la Niñez y
Adolescencia. Las Observaciones al borrador de informe fueron remitidas por
la Administración mediante oficio PANI-PE-OF-0612-2021 el día 03 de
marzo de 2021.
1.17. Las observaciones y comentarios de la Administración se circunscriben a las
condiciones y circunstancias en que se efectuaron las situaciones
mencionadas, sin embargo no cambian el contenido de los resultados y
recomendaciones del informe. En el Anexo 01 y como parte de las acciones
de transparencia se adjunta la totalidad del documento con las observaciones
efectuadas por la Administración.
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2. RESULTADOS
Los resultados a continuación expuestos son producto de la evaluación y análisis
desarrollado en el presente estudio:
Debilidades e incumplimientos en el proceso de selección y nombramiento de los
puestos aprobados por la Autoridad Presupuestaria mediante STAP-0062-2018
Incumplimientos en los plazos para la remisión de los informes de recomendación
de terna.
2.1. Según lo establecido; el Reglamento de Reclutamiento, Selección y
Nombramientos del Personal del Patronato Nacional de la Infancia vigente, es el
documento normativo oficialmente aprobado y establecido que regula los
procesos de reclutamiento, selección y nombramiento de personal en el
Patronato Nacional de la Infancia.
2.2. El Artículo 27 de dicho reglamento; sobre el procedimiento para nombramientos
interinos por períodos temporales que superan los tres meses y para vacantes
permanentes, indica que el Departamento de Recursos Humanos pondrá el
registro de oferentes a disposición de la jefatura donde se encuentre la vacante,
para que proceda a conformar una terna y una recomendación a la Presidencia
Ejecutiva en el plazo improrrogable de hasta diez días hábiles.
2.3. El Departamento de Recursos Humanos mediante un oficio para dar inicio con
el procedimiento para la respectiva recomendación de terna remite a los
diferentes responsables (jefaturas) una serie de lineamientos respecto a las
actividades y procedimientos para la selección de los oferentes conforme con los
perfiles de los puestos requeridos.
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2.4. Adicionalmente en dicho oficio se solicita la conformación de un expediente de
recomendación de terma y se detalla el contenido con que deberá estar
conformado el mismo. Indicando además el plazo improrrogable en que deberá
remitirse el informe indicado al Departamento de Recursos Humanos.
2.5. En la revisión efectuada y sobre la muestra evaluada, se pudo evidenciar que
solo en el 40% (8) de los 20 expedientes revisados cumplieron con los plazos
establecidos para la entrega del informe indicado, y que un 60% (12) de los
expedientes presentaron atrasos en la presentación de los informes solicitados.
Los tiempos de demora en la presentación de los informes de recomendación de
terna van por períodos desde un día hasta más de 60 días. En el siguiente detalle
se muestra lo indicado.
Gráfico No. 01
Períodos de retraso en la presentación de “Informe de recomendación de terna”
Fuente: Elaboración Auditoria Interna a partir revisión documentos contenidos en los expedientes de concursos
evaluados.
2.6. Como se observa en el gráfico anterior un 25% (3) de los expedientes evaluados
presentó atrasos en la presentación de la información en un período que va de
los uno a siete días, mientras que otro 25% (3) presentaron demoras de entre
ocho y quince días, un expediente (8%) presentó atrasos de entre dieciséis y
treinta días, un 17% (2) expedientes presentaron demoras de entre treinta y uno
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y hasta 60 días, mientras que un 25% (3) expedientes presentaron atrasos de más
de 60 días.
2.7. Respecto a los incumplimiento de los plazos para la remisión de la información
solicitada por el Departamento de Recursos Humanos sobre los concursos objeto
de estudio, la Normas de Control Interno 4.4 Exigencia de confiabilidad y
oportunidad de la información, señalan:
“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias,
deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de
control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile,
procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el
funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como
que esa información se comunique con la prontitud requerida a las
instancias internas y externas respectivas. Lo anterior, tomando en
cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de
sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse
expuestas...”
2.8. En este sentido, no se evidenciaron dentro de los expedientes evaluados
mecanismos de control para verificar el cumplimiento de los plazos para la
remisión de la información requerida por el Departamento de Recursos Humanos
en los procesos de selección de las plazas evaluadas.
2.9. Dichas situaciones debilitan la oportunidad de los procesos de selección y
nombramiento de los candidatos para los puestos vacantes en la institución y la
contratación del recurso necesario para la efectiva ejecución de las labores
asignadas a la institución.
Funcionarios contratados de manera interina carecen de evaluaciones que los
acrediten como “elegibles” para los puestos en que fueron nombrados
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2.10. Deriva de la evaluación efectuada (20 expedientes); que apenas el 30% (6) de
los funcionarios nombrados de manera interina en puestos vacantes de los
aprobados mediante STAP-0062-2018 contaban con la condición de elegibles
dentro de la “Base de Elegibles” de la Institución al momento de su
nombramiento.
2.11. En este sentido según lo estable el Reglamento de Reclutamiento, Selección y
nombramientos del Personal del Patronato Nacional de la Infancia, en su artículo
2, son fines de dicho Reglamento:
(...)
“b. Regular los concursos para integrar el registro de elegibles, tanto
internos como abiertos, para nombramientos de funcionarios
propietarios.
c. Garantizar la igualdad de oportunidades de participación en
idénticas condiciones y circunstancias.
d. Establecer los mecanismos que permitan identificar las habilidades,
actitudes y conocimiento idóneos para el desarrollo de cada puesto.”
2.12. Además en su artículo 7. Del registro de oferentes indica:
“Todas aquellas personas que presenten ofertas de servicios a la
institución pasarán a formar parte de un registro de oferentes levantado
por el Departamento de Recursos Humanos. “
2.13. Además respecto al registro de elegibles indican los artículos 8 y 9 del
Reglamento:
“Artículo 8. Del Registro de elegibles para nombramientos en
propiedad. El Departamento de Recursos Humanos llevará un registro
de todos aquellos oferentes que adquirieron la condición de elegibles.
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Artículo 9. De los concursos para integrar el registro de elegibles para
nombramientos en propiedad. Por medio de un procedimiento
administrativo concursal se hará la escogencia de los oferentes idóneos
para optar por un nombramiento en propiedad. Dichos oferentes
calificados como idóneos integrarán el registro de elegibles.
Mediante este mecanismo se brindará información sobre la existencia
de plazas vacantes permanentes, con el fin de que las personas
interesadas hagan llegar sus ofertas a la Administración, de modo que
ésta las estudie, clasifique y adjudique de acuerdo con los requisitos y
criterios de selección previamente establecidos en el cartel respectivo,
el presente reglamento y el procedimiento según factores de evaluación
que deberá dictar la Presidencia Ejecutiva, o declare desierto el
concurso si las ofertas recibidas no se ajustan a los requisitos y
condiciones establecidas.”
Artículo 10. De los tipos de concurso. Según lo determine la Presidencia
Ejecutiva, el Departamento de Recursos Humanos podrá hacer uso de
los siguientes tipos de concurso para integrar el registro de elegibles
para el nombramiento de una persona funcionaria en propiedad:
Concurso interno. - En este tipo de concurso podrán participar
únicamente los funcionarios de la institución que cumplan con los
requisitos del puesto.
b. Concurso abierto. - Este tipo de concurso es abierto a la
participación tanto de funcionarios institucionales como de oferentes
externos a la institución.
2.14. Como puede observarse en los artículos en referencia, el actual Reglamento de
Reclutamiento, Selección y Nombramientos del Personal en la institución,
establece el procedimiento, tipos de concursos, requisitos para participar en
concursos para integrar el registro de elegibles en los casos de nombramientos
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en propiedad, sin embargo carece de procedimientos para definir o establecer la
condición de elegible en los concursos para puestos interinos en la institución.
2.15. En este sentido y según los resultados de la evaluación efectuada preocupa a esta
Auditoria la ausencia de un mecanismo de control a nivel institucional que
permita analizar y determinar la idoneidad del personal contratado mediante los
nombramientos interinos efectuados en las plazas vacantes institucionales, tal
como si se determina para los nombramientos en propiedad.
2.16. Según las revisiones efectuadas en los nombramientos interinos las acciones en
el PANI comprenden las actividades indicadas por el Departamento de Recursos
Humanos respecto a la revisión de expedientes, selección de oferentes conforme
el perfil del puesto requerido, la realización de entrevistas y remisión de una
recomendación de terna. Adicionalmente no se evidencia un instrumento que
estandarice la información, tipo de preguntas que debe contener dicha entrevista,
quedando a discrecionalidad de la jefatura o coordinador responsable de efectuar
dichas acciones.
2.17. Cabe indicar que para dichas actividades el Departamento de Recursos Humanos
pone a disposición de la jefatura o coordinador encargado del proceso de
selección tanto el “Registro de Elegibles” como el “Registros de oferentes” y
que la selección de los candidatos a entrevistar se hace sobre ambos instrumentos
sin que se evidencie en los expedientes que se pondere de manera adicional la
condición de elegible obtenida por algunos de los candidatos seleccionados a
entrevista a través de la realización de las pruebas que terminaron dicha
condición.
2.18. Respecto a la Idoneidad la Sala Constitucional en la resolución No. 07163-2012
indicó que tanto los aspectos académicos como la experiencia profesional,
engloban la evaluación de la idoneidad laboral para acceder a cargos públicos.
Así, de conformidad con lo resuelto, para medir el mérito y la capacidad es
indispensable que luego de cumplidas las condiciones de admisibilidad para la
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candidatura, se califique el conocimiento del oferente relativo al campo
profesional que concursa, así como su nivel de razonamiento.
2.19. Por otra parte, en sentencia número 2010-021051 de las 14:57 horas del 21 de
diciembre de 2010, indicó que:
“SOBRE EL LIBRE ACCESO A CARGOS PÚBLICOS EN
CONDICIONES DE IGUALDAD. Debe indicarse, en primer lugar,
que en lo referente a la relación de empleo entre el Estado y los
servidores públicos, así como lo relativo a sus nombramientos, los
artículos 192 y 193 de la Constitución Política garantizan el derecho
de libre acceso a los cargos públicos, en condiciones de igualdad y a
partir del sistema de méritos que el propio constituyente denominó
"idoneidad comprobada". En concordancia con lo anterior, los
concursos públicos destinados a conformar los registros de elegibles
que han de servir como base para efectuar nombramientos en
propiedad o de forma interina, les permiten a las personas interesadas
ser nombradas en determinado puesto o cargo público, concursar por
un nombramiento y enfrentarse con los demás aspirantes, en un plano
de igualdad y en el marco de una evaluación objetiva de sus
antecedentes y condiciones personales. Ello, a fin de establecer si
cumplen los requisitos y características necesarias para
desempeñarse óptimamente en determinada plaza, es decir, que
reúnen los méritos que la función demanda.
2.20. La situación encontrada obedece a carencias en el actual Reglamento de
Reclutamiento, Selección y Nombramientos de Personal en el PANI, pues no
considera los criterios de evaluación para determinar la idoneidad para los
nombramientos interinos en la institución.
2.21. Adicionalmente las debilidades señaladas plantean el riesgo de que la inversión
efectuada en el recurso humano tanto en aspectos de capacitación como
experiencia y conocimientos en el puestos no sean aprovechados en su totalidad,
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siendo que existe el riesgo de que una vez que los puestos salgan a concurso para
ser nombrados en propiedad, el personal ahora interino en dichas plazas, pudiese
no alcanzar los resultados necesarios en las evaluaciones para comprobar la
idoneidad y por ende tenga que ser sustituido en la plaza que ocupa.
2.22. Dicha situación podría generar afectación en la consecución de los objetivos a
corto, mediano y largo plazo y con ello afectar la ejecución eficiente de los
procesos y actividades de la entidad, así como del cumplimiento de los objetivos
institucionales.
2.23. Adicionalmente, dicha carencia podría debilitar el proceso de reclutamiento y
selección del recurso humano en tanto resta confiabilidad en la comprobación de
idoneidad para nombramientos interinos en la institución y limita contar con una
seguridad razonable de que los funcionarios nombrados de manera interina en
los puestos son los idóneos para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Ausencia de documentos relevantes en los expedientes de concursos que evidencien
las decisiones tomadas en materia de selección de personal.
2.24. Ley General de Control Interno N°. 8292, artículo 15 incisos a) y b) referente a
las actividades de control, señala como deberes del jerarca y los titulares
subordinados: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente,
las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el
cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo
aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la
institución en el desempeño de sus funciones./ b) Documentar, mantener
actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos
que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: iii. El diseño y uso
de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las
transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los
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documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos
apropiadamente.
2.25. Las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE),
en la norma 1.2 inciso b) señalan como uno de los objetivos del Sistema de
Control Interno, exigir confiabilidad y oportunidad de la información e indica
que el SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de
calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional,
y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la
requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de
conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura
del logro de los objetivos institucionales
2.26. De acuerdo con el análisis de la documentación contenida en los expedientes de
los concursos de las plazas 1575 (Relaciones Públicas) y plazas 1552-1583 y
1609 (plazas del Órgano Disciplinario); contratados en plazas aprobadas por la
Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria mediante STAP-0062-2018
se logró determinar que éstos no están conformados por la totalidad de las piezas
y los documentos esperados, de conformidad con el ordenamiento técnico
aplicable, por lo que no se cuenta con la totalidad de evidencia del cumplimiento
de los requisitos del proceso de reclutamiento y selección de personal a fin de
comprobar que el proceso se realizó considerando los elementos que evidencian
y sustentan los procesos de los mismos.
2.27. A continuación se muestra un detalle de las situaciones encontradas y el detalle
de los expedientes indicados:
Plaza Código:
1575
Puesto de Profesional Generalista B, con especialidad
en Comunicación Colectiva
Condición
encontrada:
Mediante oficio PANI-PE-0948-2019 de fecha 06 de
mayo y suscrito por la señora Patricia Vega Herrera,
Ministra de Niñez y Adolescencia/ Presidenta Ejecutiva
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del PANI remite al señor Giovanni Leiva Navarro,
Coordinador del Departamento de Recursos Humanos
oficio informe recomendación de dupla para
nombramiento interino, plaza código No. 1575 del
puesto de profesional Generalista con especialidad en
Comunicación Colectiva, adscrita a la Presidencia
Ejecutiva. y que en dicho oficio entre otras cosas se
indica que el informe es remitido de conformidad con
el Reglamento de Reclutamiento, Selección y
Nombramiento del Personal del Patronato Nacional de
la Infancia, y entre las acciones efectuadas para la
selección de la persona recomendada para ocupar el
puesto se detalla:
“Se informa que los días 26 y 27 de marzo del año en
curso, se llevaron a cabo las entrevistas orales a los
oferentes preseleccionados que enviaron sus
curriculums al correo electrónico
reclutamiento@pani.go.cr a raíz de la publicación
para reclutar oferentes para este puesto en el Colegio
de Periodistas. Se entrevistaron a las siguientes
personas...”
Adicionalmente se incorporan un total de 22 nombres
de las personas que según se indica fueron entrevistadas
y a continuación se indica que cumplida esa parte del
proceso, del total de oferentes entrevistados dos
cumplían con el perfil requerido. Además se incorpora
un cuadro que describe los aspectos favorables de las
oferentes, sin embargo de las dos personas
seleccionadas, en el caso de la oferente J P P se
incorpora en Observaciones “El día 29 de abril informó
que ya no estaba interesa en continuar con el proceso
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de dicha plaza ya que había conseguido una mejor
opción laboral”
Seguidamente se indica que de las oferentes que
integran la dupla se recomienda a la señora D A C para
ocupar el puesto y a continuación se detalla las razones
de su selección. ( folio 17 y 18 del expediente del
proceso de contratación de la plaza 1575)
Debilidades de
control interno
y/o
incumplimientos
Con respecto al procedimiento utilizado para la
contratación de la persona que ocupa el puesto existen
varias situaciones que llaman la atención de esta
Auditoria y que se detallan a continuación:
a. Ausencia de documentación que evidencie las
acciones efectuadas para la convocatoria, asistencia
y entrevista de las personas indicadas como
entrevistas en el proceso de selección de la plaza:
Esta Auditoria determinó que no se evidencian dentro
del expediente del proceso de reclutamiento y selección
de dicha plaza documentos que evidencien las
convocatorias, asistencia y entrevistas efectuadas a las
22 personas que se indican en el Oficio PANI-PE-0948-
2019
b. Carencia de documentación que evidencie el
análisis efectuado para determinar la idoneidad de
las personas que fueron seleccionadas.
Según se indica en el oficio en mención del total de
oferentes entrevistados solo dos cumplían con el perfil
requerido, sin embargo esta auditoría determinó que no
existen dentro del expediente del concurso las acciones
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o análisis efectuado para determinar dicha condición,
siendo que no evidencia base sobre la cual se determinó
la idoneidad de los seleccionados.
c. Ausencia de lo manifestados por oferente:
Con respecto a las dos oferentes seleccionadas que se
indica cumplen con el perfil requerido para el puesto,
se señala que la señora J P P informó el día 29 de abril
que ya no estaba interesa en continuar con el proceso
de dicha plaza ya que había conseguido una mejor
opción laboral, sin embargo del expediente del proceso
no se evidencia la forma, fecha y a quien informa lo que
se indica manifestado por parte de la oferente.
Plaza Código:
1552-1583
Profesional Especialista B en Derecho, (Órgano de
Procedimiento Disciplinario) adscritas a la Presidencia
Ejecutiva.
Situaciones
encontradas:
Mediante oficio PANI-DRH-RS-OF-0016-2019 de
fecha 08 de marzo de 2019 suscrito por el señor
Giovanni Leiva Navarro Coordinador y por la señora
María Isabel Pérez Cascante Reclutamiento y
Selección, remiten a la señora Patricia Vega Herrera
Ministra de Niñez y Adolescencia/ Presidenta Ejecutiva
oficio para dar inicio con el procedimiento para la
recomendación de terna para las plazas vacantes
interinas códigos 1552 y 1583 correspondientes al
puesto de Profesional Especialista B en Derecho
(Órgano de Procedimiento Administrativo
Disciplinario) Adscritas a la Presidencia Ejecutiva. En
dicho oficio se indica:
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“Este Departamento de Recursos Humanos pone a su
disposición el Registro de Elegibles, y el registro de
Oferentes con el fin de que se presente a realizar la
respectiva revisión de expedientes, y proceda a
seleccionar a los oferentes conforme el perfil del puesto
requerido, para que realice las respectivas entrevistas
y formule la recomendación de terna.
Además, se le solicita presentar un EXPEDIENTE DE
RECOMENDACION DE TERNA, mismo que deberá
estará conformado según el siguiente orden:
Un informe de recomendación de terna, debidamente
firmado y sellado tanto por la jefatura como por su
superior jerárquico inmediato. En dicho informe (cuyo
machote se adjunta en el correo) en el segundo párrafo
se deberá realizar un resumen de los conocimientos y
competencias para el cumplimiento satisfactorio de las
tareas a desarrollar en el puesto.
Además este informe debe contemplar:
a) La metodología utilizada en el procedimiento,
nombres y cantidad de oferentes que se presentaron a
la convocatoria para la entrevista oral y quienes no
(especificar cantidades en los casos en que esto suceda
y nombres completos), así como una breve descripción
del resultado de la entrevista de cada oferente.
b) Indicar quienes conforman la terna, seleccionándola
en orden de prioridad y con la respectiva numeración,
o sea, que el oferente seleccionado ocupe el primer
lugar en la terna, y así sucesivamente hasta
completarla, y realizar la recomendación de una de las
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personas que integran la terna, con su debida
justificación técnica, sobre las razones que motivaron
esa recomendación.
c) Adjuntar en el expediente levantado en el proceso,
lista de asistencia, y la entrevista realizada con las
firmas de los oferentes participantes.
El informe indicado debe remitirlo a este
Departamento de Recursos Humanos en un plazo
improrrogable de diez (10) días hábiles tal y como lo
establece la norma supra citada, a partir del Recibido
de este oficio.” Dicho documento se indica como
recibido en Presidencia Ejecutiva el día 13 de mayo de
2019. (folios 06 y reverso del expediente del proceso)
Con fecha 08 de marzo de 2019 mediante oficio PANI-
PE-OF-0522-2019, suscrito por la señora Patricia Vega
Herrera Ministra de la Niñez y la Adolescencia /
Presidenta Ejecutiva remite al señor Giovanni Leiva
Navarro Coordinador del Departamento de Recursos
Humanos oficio asunto: Contratación de abogados para
el órgano director de procedimiento administrativo. En
dicho documento se detalla entre otras acciones lo
siguiente:
“Conforme al proceso establecido para la selección de
personal de la Institución, me permito indicarle que
esta Presidencia Ejecutiva, dada la urgente necesidad
de contratar profesionales en Derecho, que se hagan
cargo de tramitar los procedimiento administrativos
ordinarios de esta Institución, se dio a la tarea de
realizar una publicación por medio del Colegio de
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Abogados, para la búsqueda de posibles oferentes, que
tuvieran experiencia en este tipo de procesos.
Es así como el 5 de febrero del 2019, el Colegio
Profesional, realizo la publicación correspondiente,
siendo que en dos semanas se recibieron más de 100
currículos para ser analizados por parte de este
Despacho. Después de realizar una selección previa, se
entrevistaron a más de 20 personas.
De dichas entrevistas se determinó realizar una nueva
selección para una entrevista más a fondo a seis de los
postulantes, a cuatro de ellos, se les aplico un test de
conocimientos básicos sobre el tema, mismo que no
tenía ningún valor y se utilizó como parámetro para
poder medir las habilidades con las que contaban las
personas seleccionadas.
Una vez finalizado dicho proceso, se concluyó que dos
de las oferentes se ajustaban al perfil deseado,
convocándolas a una entrevista final con mi persona,
con el fin de conocerlas y definir de forma inmediata la
ocupación de dichas plazas.”
Adicionalmente en el mismo oficio se indica que se ha
seleccionado a la señora V C C para que ocupe la plaza
No. 1583 y a la señora I S H para ocupar la plaza No.
1552.(Folio 07 y 08 del Expediente del Proceso)
Debilidades de
control interno
y/o
incumplimientos
Entre las debilidades de Control Interno identificadas
en el proceso se pueden evidenciar:
Ausencia de boleta de pedimento:
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Aun cuando el expediente se conformó para las plazas
1552 y 1583, la “Boleta de pedimento para apertura de
proceso de selección para plazas vacantes”, para la
plaza No. 1583 no se encontró en el expediente.
Remisión de oficio para dar inicio al procedimiento
para la recomendación de terna es previo a la
recepción en el Departamento de Recursos
Humanos de boleta de pedimento de apertura de
proceso de selección de plazas:
Según se evidencia en el expediente la “Boleta de
pedimento para apertura de proceso de Selección para
plazas vacantes”, para la plaza No. 1552 está fechada
07 de marzo de 2019, dicha boleta consigna haber sido
recibida en el Departamento de Recursos Humanos el
14 de marzo de 2019, sin embargo el oficio PANI-
DRH-RS-OF-0016-2019 suscrito por el señor Giovanni
Leiva Navarro Coordinador y por la señora María
Isabel Pérez Cascante Reclutamiento y Selección,
remiten a la señora Patricia Vega Herrera Ministra de
Niñez y Adolescencia/ Presidenta Ejecutiva oficio para
dar inicio con el procedimiento para la recomendación
de terna para las plazas vacantes interinas códigos 1552
y 1583 correspondientes al puesto de Profesional
Especialista B en Derecho, tiene fecha de fecha 08 de
marzo de 2019, previa a la recepción de la boleta
indicada.
Ausencia de documentos que evidencien las acciones
indicadas para el procedimiento de selección:
En fecha 08 de marzo de 2019 (misma fecha en que fue
remitido por el Departamento de Recursos Humanos el
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oficio para dar inicio al procedimiento para la
recomendación de terna de las plazas vacantes
interinas códigos 1552-1583), mediante oficio PANI-
PE-OF-0522-2019, suscrito por la señora Patricia Vega
Herrera Ministra de la Niñez y la Adolescencia /
Presidenta Ejecutiva remite al Coordinador del
Departamento de Recursos Humanos oficio asunto:
Contratación de abogados para el órgano director de
procedimiento administrativo. En dicho documento se
detalla una serie de acciones para el proceso de
selección de las plazas, indicando que el mismo se hace
en concordancia con el Reglamento de Reclutamiento
y Selección vigente, entre las que se consignan:
(...)
“Es así como el 5 de febrero del 2019, el Colegio
Profesional, realizo la publicación correspondiente,
siendo que en dos semanas se recibieron más de 100
currículos para ser analizados por parte de este
Despacho. Después de realizar una selección previa, se
entrevistaron a más de 20 personas.
De dichas entrevistas se determinó realizar una nueva
selección para una entrevista más a fondo a seis de los
postulantes, a cuatro de ellos, se les aplico un test de
conocimientos básicos sobre el tema, mismo que no
tenía ningún valor y se utilizó como parámetro para
poder medir las habilidades con las que contaban las
personas seleccionadas.”
Sin embargo en el expediente del concurso carece de
evidencias para las acciones indicadas en el oficio, ni
se incorporan los documentos solicitados por el
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Departamento de Recursos Humanos en el Oficio de
inicio del proceso de reclutamiento y selección de
modo que se evidencien las acciones efectuadas.
Por otra parte en el oficio remitido por la Presidencia
Ejecutiva se indica sobre la publicación de un concurso
el 05 de febrero de 2019, fecha previa al inicio del
proceso de reclutamiento y selección de las plazas,
Carencia de documentación que evidencie el
análisis efectuado para determinar “el perfil
deseado” de las personas que fueron seleccionadas.
Según se indica en el oficio en mención:
(...)
“Una vez finalizado dicho proceso, se concluyó que dos
de las oferentes se ajustaban al perfil deseado,
convocándolas a una entrevista final con mi persona,
con el fin de conocerlas y definir de forma inmediata la
ocupación de dichas plazas.”
(...)
Sin embargo esta auditoría determinó que no existen
dentro del expediente del concurso las acciones o
análisis efectuado para determinar dicha condición,
siendo que el expediente no contiene las entrevistas
efectuadas, indicación de los criterios para determinar
la idoneidad de los oferentes seleccionados y el análisis
realizado para determinar tal condición.
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2.28. Preocupa a esta Auditoria que en los oficios de informe de recomendación de
dupla o terna se indique que los procedimientos cumplen con todos los
requerimientos señalados cuando en la revisión efectuada pudo evidenciarse la
carencia de documentación relevante para documentar y respaldar las decisiones
tomadas respecto a los oferentes seleccionados para ocupar plazas vacantes
interinas tal como se evidenció en los anteriores concursos.
2.29. Las deficiencias antes señaladas, relacionadas con la ausencia de documentos en
los expedientes de los concursos, se encuentran relacionadas con la ausencia de
acciones concretas por parte del Departamento de Recursos Humanos para
establecer e implementar una estrategia para realizar un monitoreo continuo
sobre la aplicación de los mecanismos de control asociados al proceso de
reclutamiento y de selección de personal, que permitan verificar el cumplimiento
de la normativa de manera oportuna.
2.30. Dado que las acciones efectuadas en los procesos de selección y nombramiento
de personal conlleva la toma de decisiones que afectan los procesos de gestión
institucional es de suma importancia que las acciones efectuadas respalden y
evidencien en apego a los requerimientos y mecanismos de control
implementados por la Administración para garantizar la transparencia de dichos
procesos.
3 CONCLUSIONES
3. CONCLUSIONES
3.1. Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP) en su artículo
2.4 establecen con respecto a la idoneidad del personal, que la institución debe
contar con el personal que reúna las competencias y valores requeridos, las
políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación,
promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la
gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con
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miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la
cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales.
3.2. Lo expuesto respecto a las debilidades que afectan la transparencia, los
mecanismos de control y la seguridad razonable sobre el proceso de selección y
nombramientos de personal interino en el PANI para plazas vacantes, debilitan
el sistema de control interno dado que las actividades de selección no cuentan
con herramientas estandarizadas que permitan brindar seguridad razonable
acerca de la idoneidad del candidato seleccionado para los puestos interinos en
la institución.
3.3. De igual modo los perfiles profesionales seleccionados para desempeñar los
puestos deben considerar la totalidad de criterios tanto de formación, como
conocimiento y experiencia de modo que los oferentes seleccionados cumplan
de manera idónea, esto a fin de que el aporte que se realice desde los puestos de
trabajo se ejecute agregando valor público a los procesos institucionales con el
suficiente conocimiento, experiencia y en apego los requerimientos del puesto.
3.4. La implementación de mecanismos y actividades de control asociadas a los
procesos de reclutamiento y selección, así como el cumplimiento de dichos
mecanismos contribuyen al desarrollo de una función pública eficaz y confiable,
garantizando además procesos transparentes, así como la satisfacción de la
necesidad de personal oportuna para contribuir con la generación de valor
público a los procesos institucionales; el cumplimiento de los mecanismos de
control instaurados por la Administración para los procesos de reclutamiento y
selección, propician transparencia y la toma de decisiones más informadas
respecto al personal contratado en la institución.
4. RECOMENDACIONES
4. RECOMENDACIONES
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4.1. Con fundamento en lo expuesto y de conformidad con las competencias
asignadas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno No. 8292, se
giran las siguientes recomendaciones, las cuales deberán ser cumplidas dentro
del plazo y en los términos conferidos para ello, por lo que su incumplimiento
no justificado constituye causal de responsabilidad.
4.2. Esta Auditoria Interna se reserva la posibilidad de verificar por los medios que
considere pertinentes, la efectiva implementación de las recomendaciones
emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos
administrativos que correspondan, en caso de su incumplimiento injustificado.
A LA SEÑORA GLADYS JIMENEZ ARIAS, EN SU CALIDAD DE
MINISTRA DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA Y PRESIDENTA EJECUTIVA
DEL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA O A QUIEN EN SU
LUGAR OCUPE EL CARGO.
4.3. Realizar un proceso de revisión y ajuste la normativa interna que regula los
procesos de reclutamiento y selección de personal en el PANI con el propósito
de definir los mecanismos de control para el reclutamiento y selección del
personal calificado e idóneo en los procesos de nombramiento de personal
interino de modo que sea demostraba su idoneidad para contribuir en el logro
de los objetivos estratégicos, institucionales y la prestación eficiente del
servicio público. (Ver resultados del 2.10 al 2.23)
El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la comunicación a
esta Auditoría, a más tardar el 30 abril de 2021, de un oficio que indique cuál fue el
resultado del proceso se revisión, así como las acciones que se llevaran a cabo para
el ajuste a la normativa del proceso de reclutamiento y selección y el respectivo
cronograma.
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A LA SEÑORA GUISELLE ZUÑIGA EN SU CALIDAD DE GERENTA
DE ADMINISTRACIÓN Y EL SEÑOR GIOVANNI LEIVA NAVARRO, EN
SU CALIDAD DE COORDINADOR DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS O A QUIENES EN SU LUGAR OCUPEN LOS
CARGOS:
4.4. Establecer e implementar una estrategia para realizar un monitoreo continuo
sobre la aplicación de los mecanismos de control asociados al proceso de
reclutamiento y de selección de personal, de manera que promueva el
establecimiento, la evaluación y el perfeccionamiento de un sistema de control
interno por parte del PANI que permita prevenir debilidades, omisiones o
incumplimientos en el proceso de reclutamiento y selección de personal según
los lineamientos internos establecidos y lo establecido en las Normas Generales
de Control Interno para el Sector Público, que permita verificar que la gestión
de recursos humanos en cuanto a dicho proceso se realizó de conformidad con
el ordenamiento jurídico y técnico aplicable, que fue debidamente documentado
y que coadyuva con la calidad, confiabilidad y oportunidad del proceso.
(Ver resultados de 2.01 al 2.09 y del 2.24 al 2.30)
El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión a más
tardar:
Al 31 de Mayo una certificación donde se indique que se establecieron las
actividades de control indicadas en la recomendación 4.4
La implementación de las recomendaciones se deberá realizar conforme al
artículo 37 de la Ley General de Control Interno. La información que se solicita en
este informe para acreditar el cumplimiento de las recomendaciones anteriores,
deberá remitirse, en los plazos y términos antes fijados, a la Auditoría Interna.
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Atentamente,
C.c. Gerencia de Administración.
Departamento de Recursos Humanos
Legajo estudio.
Consecutivo
MCC/jcfs/lcls
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4. ANEXO 01
Observaciones de la Administración al borrador informe AII-01-2021
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