Post on 16-Mar-2016
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Planeación Conceptos Básicos
generales
M.C. e Ing. José Luciano Saucedo Silva DIC-2012
Enfoque de la
Planeación
• La planeación se enfoca hacía el futuro: Qué es lo
que se debe lograr y cómo. En esencia, la función
de planeación incluye aquellas actividades de
dirección que determinan los objetivos para el
futuro y la forma en que se deben obtener esos
objetivos. El resultado de la planeación es el plan.
• Los proyectos también se enfocan al futuro. Por
tanto forman parte de los planes.
PLANEACION
Conceptos Básicos
• NIVELES DE PLANEACIÓN
• 1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• 2 PLANEACIÓN TÁCTICA
• 3 PLANEACIÓN OPERATIVA
PLANEACION
Conceptos Básicos
• estratégica
T á c t i c a
O p e r a t i v a
Conceptos Generales de Administración
Conceptos Básicos
RELACIÓN ENTRE ESTRATEGIA Y OPERATIVA
• LA ESTRATEGIA DEFINE LA DIRECCIÓN O RUMBO
• LA OPERATIVA SE APOYA EN LAS DECISIONES
DIARIAS
• LA COMBINACIÓN DE ESTOS FACTORES DEFINE LA
PROBABILIDAD DE ÉXITO.
PROYECTOS
ESPECÍFICOS
ORIGEN
1. ¿ De dónde
surgen los
Proyectos ?
CARACTERÍSTICAS
2. ¿ Qué
características
deben de tener los
Proyectos ?
ADMINISTRACIÓN
1. ¿ Cómo se
administran los
Proyectos ?
¿Cómo se administran los proyectos ?
GERENCIA DE PROYECTOS
GERENCIA
ESTRATÉGICA
GERENCIA
OPERATIVA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PROYECTOS
ESTRATÉGICOS
¿Estoy haciendo lo que debo hacer?
¿Cómo puedo hacer mejor lo que estoy haciendo?
Insumos Productos
Presente Corto P.
Futuro
Mediano P. Largo P.
PROYECTOS
OPERATIVOS
Origen
¿De donde surgen
Los Proyectos?
Organizaciones
existentes
Necesidad de
usuarios
Necesidades
Sociales
Ecologicas
Políticas
Nueva Infraestructura
o Capacidad Instalada
Administración de Proyectos
Solución a
Problemas Operativos
Nuevas
Organizaciones
Necesidad de
Bienes o servicios
por parte de clientes
Nuevos
Productos
o Tecnologías
Organizaciones
Existentes
Nuevas
Organizaciones
Infraestruc
-tura
Modelos de Planeación
Planeación Empresarial
Operativa
Planes y Programas
Operativos
Estrategica
Planes y Programas
de Inversión
Proyectos
Portafolio de Proyectos
PLANEACIÓN.
Conceptos Generales de Administración
Objetivos
• Cuáles son los objetivos que buscamos?
• Qué es de relativa importancia para cada
objetivo?
• Cuál es la relación entre los objetivos?
• Cuándo debería ser logrado cada objetivo?
• Cómo puede ser medido cada objetivo?
• Qué persona o departamento debería ser
responsable de lograr los objetivos
Decisiones y Proyectos Estratégicos
CONCEPTO DE ESTRATEGIA
VISIÓN
POLÍTICAS DECISIONES y
PROYECTOS
ESTRATÉGICOS
METAS
Y
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
VALORES
Y
ACTITUDES
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTOS Y MIS
• Definir los principales
programas y proyectos
de la organización
PLAN
ESTRATÉGICO
INFORMACIÓN
1. ¿Qué información se necesita
para la elaboración del Plan
Estratégico?
PLAN ESTRATÉGICO
2. ¿Cómo se integra la
información para
elaborar el Plan
Estratégico?
PROGRAMAS DE TRABAJO
3. ¿Cómo se integran los
programas de trabajo?
PRESUPUESTO
4.¿Cómo se
traducen el plan
Estratégico y los
Programas de
Trabajo en un
presupuesto
institucional?
¿Cómo se diseña el plan estratégico de la organización?
CÉDULA DE
REGISTRO
LADO B
Responsable
Fecha límite de
cumplimiento
Meta o resultado esperado
Presupuesto o inversión
Coordinación con terceros.
Las cédulas de registro que contengan las
actividades contingentes también deberán tener esta
información.
¿ Cómo se integra la información para elaborar el Plan
Estratégico?
Con base en la información de las cédulas de registros
lados A y B, se llena la siguiente información:
8 7 6 5 4 3 2 1 9
Factores de : coordinación y control de evaluación y segmto.
1. Integrando las actividades clave por
Responsable, cada persona o área
elabora su propio programa de trabajo.
2. Integrando las actividades clave por
fechas límite de cumplimiento, cada
programa de trabajo se puede evaluar
de forma mensual, trimestral , etc.
INTEGRACIÓN POR RESPONABLE
INTEGRACIÓN POR FECHA DE CUMPLIMIENTO
¿ Cómo se integran los programas de trabajo?
Señale que porcentaje del presupuesto de cada
actividad clave se invertirá en recursos humanos,
materiales y financieros
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
Actividad
clave
Total Recursos
humanos
Recursos
materiales
Recursos
financieros
100% 100% 100 % 100 %
El entorno
La economía
Tecnología
Sociedad
Políticas y normas
Recursos
disponibles
Consumidores o
clientes
El Plan estratégico de la
Organización
Misión Organizacional
Objetivos
Organizacionales.
Estrategias
Organizacionales
Plan Portafolio
Organizacional.
Portafolio proyectos
Información
Implementación
El proceso de planeación estratégica
Conceptos Generales de Administración
MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVOS
EMPRESA
MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVOS
PERSONAL
El proceso de planeación requiere de tiempo.
Si “no se tiene tiempo para planear”, se estará
trabajando en el terreno de la improvisación, y éste
es un terreno muy resbaloso.
• Documento escrito que indica claramente los
resultados específicos que se pretenden lograr en
un plazo determinado, la forma en que se
alcanzarán dichos resultados y los recursos que
se utilizarán para ello.
1. Establecimiento de la misión.
2. Determinación de la visión.
3. Establecimiento de objetivos.
4. Análisis estratégico.
5. Ajuste de objetivos.
6. Establecimiento de metas.
7. Diseño de estrategias.
8. Asignación de recursos.
9. Diseño de mecanismos de control.
Es la razón de ser de la Organización o de la Unidad
Organizacional.
Indica la función social que le da sentido a su
existencia.
No es un objetivo.
¿Qué vendes?
¿A quién se lo vendes?
¿Qué características y beneficios tiene lo que
vendes?
¿Cuál es la diferencia de lo que vendes y cómo lo
vendes, respecto a tu competencia?
Es la forma en que se desea que esté la
Organización o Unidad Organizacional en un futuro
determinado.
La visión es un futuro posible deseado.
La visión debe establecerse en función de
la satisfacción de los requerimientos del
cliente.
Ser consistente con la misión.
Considerar los valores esenciales de la
organización.
Ser compartida por todos.
Ser retadora.
Ser comprometedora.
DEBE:
Estar claramente definidos.
• No deben dar lugar a confusiones o malos entendidos.
Ser precisos.
• No deben ser ambiguos. Deben significar lo mismo para
todos.
LOS OBJETIVOS DEBEN:
Ser concretos.
• No deben ser “rollos”.
Ser realistas.
• Deben ser alcanzables.
Indicar una fecha de logro.
• No debe violarse “la Quinta Ley de Newton”.
LOS OBJETIVOS DEBEN:
Ser evaluables.
• Deben estar elaborados de forma tal, que sea factible
determinar si se alcanzaron en el plazo determinado.
Indicar un solo resultado.
• Un objetivo no debe indicar el logro de varios
resultados.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
LOS OBJETIVOS DEBEN:
Indicar la solución a un problema o el
aprovechamiento de una oportunidad para
mejorar.
• Son la base para la generación de acciones de
mejoramiento.
LOS OBJETIVOS DEBEN:
Debe proporcionar la posición actual para el logro de
los objetivos y metas.
Debe indicar pautas para la viabilidad de las
estrategias que se diseñen para el logro de los
objetivos.
NIVEL INTERNO
Diagnóstico
Inventario
de recursos
NIVEL EXTERNO
MONITOREO
Oportunidades
Amenazas
Entorno
Factores
internos Fortalezas
Debilidades
AMENAZA
Entorno desfavorable.
Obstáculos externos.
OPORTUNIDAD
Posibilidad real en espacio y tiempo de lograr un objetivo.
FORTALEZA
Recursos reales que apoyan el logro de objetivos.
(condiciones, personas, procesos, sistemas, tecnología,
dinero, instalaciones, etc.)
DEBILIDAD
Situación desfavorable para el logro de objetivos.
Áreas prioritarias dentro de las cuales se tienen
que alcanzar los resultados.
Ventas.
Producción.
Calidad.
Seguridad.
Capacitación.
Son los factores mensurables dentro de cada una de las Áreas Clave de Resultados.
Utilidades (en pesos, dólares, euros, etc.)
Accidentes.
Unidades producidas.
Productos (vendidos, rentados, etc.)
Cursos.
Se realiza cuando el
análisis estratégico indica
la necesidad de
modificaciones por el
descubrimiento o previsión
de condiciones adversas.
Es una situación que se desea alcanzar. Considera
las mismas características generales que los
objetivos, sólo que una meta es cuantificable y se
deriva de un objetivo.
Una meta o un conjunto de metas, debe permitir
alcanzar un objetivo.
• ESTRATEGIA • strategia: oficio de general
• strategos: conducción de un ejército
Declaración de los cursos de acción
a seguir para lograr los objetivos.
Identificar las fortalezas y debilidades del enemigo.
Identificar las fortalezas y debilidades propias.
Conocer lo mejor posible el campo de batalla.
Concentrar fortalezas contra debilidades enemigas.
PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS BÁSICOS:
REQUISITOS BÁSICOS PARA EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA
Contar con núcleo vital de conocimientos.
Tener capacidad para integrar estos conocimientos y visualizarlos como sistema.
Tener los elementos necesarios para poder elegir entre alternativas en una determinada situación.
REQUISITOS BÁSICOS PARA EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA
Poseer un control de recursos más allá de las necesidades inmediatas. (Contar con un adecuado excedente de recursos, por encima de las necesidades actuales)
Estar dispuesto a privarse o renunciar a los beneficios actuales, para invertir en el potencial del futuro.
PLAN
ESTRATÉGICO DE
LA
ORGANIZACIÓN
PLAN ESTRATÉGICO DE
LA UNIDAD
ORGANIZACIONAL
PLAN
ESTRATÉGICO
PERSONAL
Establecimiento del plan estratégico de la unidad organizacional.
• Forma parte del plan estratégico de la unidad organizacional y se deriva de éste y directamente de la unidad organizacional madre.
• Su cobertura es generalmente de un año.
LA PLANEACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO
Procedimiento para la elaboración del un plan estratégico de la unidad organizacional.
• Establecer la misión.
• Establecer la visión.
• Determinar los objetivos.
• Determinar las metas.
LA PLANEACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO
• Establecer los cursos de acción a seguir para lograr los objetivos y metas.
• Determinar los recursos necesarios.
• Elaborar el programa de trabajo.
Procedimiento para la elaboración
del un plan estratégico de la unidad
organizacional.
LA PLANEACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO
OBJETIVOS
METAS
ACTIVIDADES
O TAREAS
Establecimiento del plan personal Determinar los objetivos y metas a lograr por
cada mes.
Determinar los objetivos y metas a lograr por cada semana.
Listar las actividades a realizar por semana para alcanzar las metas y objetivos establecidos.
Establecer el nivel jerárquico por actividad.
EL PLAN ESTRATÉGICO PERSONAL
Establecimiento del plan personal
Agrupar las actividades jerarquizadas por
día. (Hacer listado por día)
Elaborar el plan de acción diario.
•Sin objetivos no sabemos qué hacer.
•Sin prioridades no sabemos qué hacer
primero.
•Sin plazos no sabemos cuando hacerlo.
EL PLAN ESTRATÉGICO PERSONAL
JERARQUIZACIÓN DE PROYECTOS
POR LIMITACIÓN PRESUPUESTAL
• SIEMPRE ES CONVENIENTE OPTIMIZAR
EL USO DE LOS RECURSOS
• CASI SIEMPRE SE PRESENTA ALGUNA
LIMITACIÓN ECONÓMICA
• POR ESO ES NECESARIO SABER CÓMO
RESOLVER EL PROBLEMA DE SELECCIÓN
DE PROYECTOS
• NO TODOS LOS FACTORES A
CONSIDERAR SON ECONÓMICOS
• EL PUNTO DE PARTIDA DEL ANÁLISIS
ES LA INTERDEPENDENCIA ENTRE LOS
PROYECTOS
Plan estratégico y programas
de trabajo
Actividad
clave
Detección de problemas particulares
¿De donde surgen los proyectos ?
Proyecto
Estratégicos
Proyectos
operativos
Específicos
Proyectos que se generan para lograr la solución de un problema.
1. Conceptualizar y delimitar el problema
2. Identificar las causas del problema
3. Definir alternativas de solución
4. Seleccionar la mejor alternativa
5. Llevar a cabo las acciones
6. Dar seguimiento y control
7. . Evaluar los resultados
8. Verificar la solución del problema
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN
PROYECTO
1. INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE
TRABAJO
1.1 Proyectos pequeños con
4-6 elementos
Proyectos de gran escala
1000 - 5000 integrantes
1.2 La integración del equipo de trabajo
puede provenir de diferentes áreas o
de una organización independiente.
1.3 Se deben definir bien las funciones
y responsabilidades
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN
PROYECTO
2.0 DESIGNACIÓN DEL COORDINADOR O
GERENTE
2.1 Con autoridad y liderazgo
2.2 Polivalente y orientado a resultados
2.3 Con capacidad de organización y de
comunicación
2.4 Reconocido por sus colaboradores
2.5 Conciliador y con habilidad para
resolver conflictos
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN
PROYECTO
3.0 Definición del papel de cada integrante
3.1 FUNCIONES
3.2 RESPONSABILIDADES
.
3.3 TAREAS
3.4 ATRIBUCIONES
3.5 RESULTADOS INDIVIDUALES
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN
PROYECTO
4.0 METAS Y FECHAS LÍMITE
4.1 Definición de resultados
4.2 Medición de resultados por área
4.3 Negociación de metas y concientización
del equipo
4.4 Integración de resultados
a) individuales
b) Por área o función
c) Globales
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN
PROYECTO
5.0 REPORTES DE AVANCES
5.1 Establecimiento del sistema de reporte
5.2 Reporte de avances por cada individuo
área y función.
.
5.3 Integración de resultados
a) individuales
b) Por área o función
c) Globales
5.4 Formulación de reportes ejecutivos
5.5 Presentación de reportes a la alta dirección
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN
PROYECTO
6.0 FINIQUITO DEL PROYECTO
6.1 Proceso de evaluación
6.2 Presentación del reporte final al grupo de
trabajo
6.3 Integración de resultados finales
6.4 Formulación del reporte ejecutivo final
6.5 Desintegración del grupo de trabajo
6.6 Finiquito administrativo del proyecto
Qué recursos deben ser incluidos en el plan?
Cuál es la interrelación entre los recursos
Qué técnicas de presupuestación deben ser utilizadas?
Qué personas o departamentos deberían ser
responsables
de la preparación del presupuesto
RECURSOS
Conceptos Generales de
Administración
TIPOS DE DECISIÓN .
Intuitiva Rutinarias
Racional Esporádicas
PREPARACIÓN DE LA DECISIÓN
información
Análisis
Síntesis
Decisión
ENFOQUE ADMINISTRATIVO
Disponer de un modelo simplificado de la realidad
Disponer de un conjunto de valores
Decidir en base a una RACIONALIDAD SUBJETIVA
Alcanzar una satisfacción
Conceptos Generales de Administración
TOMA DE DECISIONES
ELEMENTOS INDISPENSABLES PARA UNA
BUENA DECISIÓN
• QUE SE CUENTE CON AUTORIDAD
• QUE SE TENGA CAPACIDAD
• QUE EXISTAN ALTERNATIVAS VIABLES
• QUE SE TENGA VOLUNTAD PARA TOMAR LA
DECISIÓN
• QUE LA DECISIÓN SEA OPORTUNA
PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
Conceptos Generales de Administración