PLANIFICACIÓN DE UN ACTO

Puntos claves

UNIVERSIDAD DON BOSCOPor: Paola Batlle

¿Cómo planificamos un evento? Debemos tener claro

que todos los actos pueden ser diferentes, por lo que no podemos decir que hay una RECETA ÚNICA para ejecutarlos. Más sin embargo existen piezas claves que no debemos olvidar.

¿Cuáles son los datos claves que no deben faltar para iniciar una planificación?

1. ¿Qué tipo de acto es?

2. ¿Quiénes participan?

3. ¿Cuándo se realizará?

4. ¿Dónde se realizará?

5. ¿Hora del evento?

6. ¿Cantidad de invitados?

7. ¿Se requiere de una cobertura mediática?

PLANIFICO

Determino la cantidad de recurso humano y material a necesitar.

Construyo un PROGRAMA ó AGENDA DEL EVENTO.

Realizo un cronograma.

¿Qué es un programa?

Destaca los elementos a seguir en el desarrollo del evento: contenido y temario.

Detalla horas y participantes.

Presenta los miembros de mesa de honor.

Checklist

Es el listado de elementos que necesito para ejecutar con éxito el acto a organizar.

Incluye todos los elementos materiales y humanos.

Participantes Operativos

En un evento o acto necesitamos un equipo de trabajo para desempeñar diferentes roles y responsabilidades.

Podríamos mencionar que dentro de esos elementos importantísimos encontramos: Coordinador general, maestro de ceremonia, edecanes, encargados de registro (video y fotografía).

¿Cuáles son sus funciones?

Coordinador general:Estará pendiente de la asignación de todos los roles y que la persona responsable los ejecute con precisión. Cualquier cambio será comunicador por él o ella a todo el equipo de trabajo.

¿Cuáles son sus funciones?

Maestro de Ceremonia:Es una figura importantísima dentro del evento, dirige paso a paso los momentos del evento.

Determina los tiempos de pausa y acción dentro del programa.

¿Cuáles son sus funciones?

Edecanes:Son el contacto directo con los invitados, quienes están informados de los lugares de honor y dentro del eventos siempre existen momentos en los que se requiere de su cortesía.

¿Cuáles son sus funciones?

Encargados de registro:Son el equipo de trabajo pendiente de capturar los momentos más importantes del evento, ya sea por medio de fotografía o video.

OTROS ESCENARIOS DEL EVENTO

Dentro del esquema de montaje además del escenario e invitados existen otros escenarios a considerar, cómo son el área de registro de invitados y el área de cóctel o recepción post-evento.

OTROS ESCENARIOS DEL EVENTO

Presencia de imagen del evento

Dentro de la estética del evento y dentro del tema de reconocimiento de imagen institucional se incluye la visibilidad de todo recurso necesario para recordar la contextualización del acto, es decir la presencia de imagen gráfica correcta dentro del evento.

Se busca POSICIONAR EL ACTO a nivel mediático.

Imagen Institucional

Imagen Institucional

POST- ACTO¿Qué hacemos?

EVALUAMOS

Posterior al evento el equipo de trabajo en la ejecución evalúa:

Asistencia. Cumplimiento del Programa. Puntualidad. Cobertura Mediática. Aspectos a mejorar.

NO OLVIDAR

Puntos clave para montajes evaluados

Entrega de invitaciones

Se entregará con una semana de anticipación las tarjetas de invitación a sus eventos.

Registrando una lista de entrega con firma y fecha, para ser anexada al informe final.

Preparación de informe

Contenido del informe:I. Programa.II. Ceremonial (incluyendo saludos y

discursos).III. Croquis del montaje.IV. Checklist.V. Registro fotográfico.VI. Lista de verificación de entrega de

invitaciones.VII. Hojas de evaluación (grupales y

personales)

CRONOGRAMA

Cada equipo contará con media hora para su montaje, esto incluye montaje y desmontaje de su escenario y elementos necesarios.

Iniciaremos a las 5:30 p.m. DEBEN ESTAR PRESENTES TODOS LOS MIEMBROS DE CADA EQUIPO.

Al finalizar la actividad el salón debe quedar limpio y ordenado.

PARA LA PRÓXIMA SEMANA

TRAER A LA CLASE:

Mantel blanco Cubremantel Tachuelas blancas o metálicas Ganchos de ropa pequeños.

TRAER DEFINIDO EL NOMBRE POR EL QUE SE DISTINGUIRÁ SU EQUIPO DE TRABAJO.

PREGUNTAS Y COMENTARIOS

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