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Pliego de Bases Técnicas:
Digitalización de fondos bibliográficos para la Biblioteca Digital de Euskadi
Fecha: Enero de 2013 Referencia: 002/2013
EJIE S.A.
Mediterráneo, 14
Tel. 945 01 73 00*
Fax. 945 01 73 01
01010 Vitoria-Gasteiz
Posta-kutxatila / Apartado: 809
01080 Vitoria-Gasteiz
www.ejie.es
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Contenido
Capítulo/sección Página
1 Introducción 4
2 Objeto del contrato 5
2.1 Objeto y Alcance del Servicio 5
3 Requisitos del producto/servicio 6
3.1 Estado del arte 6
3.2 Requisitos para la digitalización de los fondos 6
4 Entorno Tecnológico. 12
5 Descripción de entregables 13
6 Planificación y Organización 14
6.1 Plan de Proyecto 14
6.2 Organización del Equipo de Trabajo 15
6.3 Transferencia Tecnológica. 18
7 Presupuesto y oferta económica. 19
8 Mecanismos de Seguimiento, Control y Supervisión 20
8.1 Mecanismos de Seguimiento y Control. 20
8.2 Supervisión del proyecto 20
9 Plazo de ejecución y Plan de Facturación 21
10 Criterios de Valoración. 22
11 Garantía y Confidencialidad. 24
11.1 Garantía 24
11.2 Confidencialidad de la información 24
11.3 Protección de datos 24
12 Propiedad intelectual. 25
13 Estructura y Formato de la Propuesta 26
13.1 Estructura normalizada y contenido de las propuestas. 26
13.2 Formato de la Propuesta. 27
13.3 Sobres y Elementos. 27
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1 Introducción
Con el fin de conseguir la máxima difusión del patrimonio bibliográfico, histórico y cultural de Euskadi
en todo el mundo, el Departamento de Cultura del Gobierno Vasco ha creado un repositorio OAI con
los fondos de la Biblioteca Digital de Euskadi de manera que se adecue a los estándares de mercado de
los recursos digitales y permita la participación de la Biblioteca Digital de Euskadi en programas
estatales y europeos de digitalización tales como la iniciativa Bibliotecas Digitales de la Comisión
Europea.
Con el presente proyecto se continúa el proceso de digitalización e incorporación de nuevos contenidos
que amplíen la oferta de la citada Biblioteca Digital de Euskadi.
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2 Objeto del contrato
2.1 Objeto y Alcance del Servicio
El objeto del presente contrato es la creación de recursos digitales mediante la digitalización e indexación
de fondos del patrimonio bibliográfico depositados en las instituciones de la Comunidad Autónoma
Vasca para su difusión en la Biblioteca Digital de Euskadi
El contrato incluirá los siguientes servicios que serán detallados:
A). Captura digital de las imágenes con tecnología y personal de la empresa adjudicataria, con la
resolución y formatos especificados en el presente pliego, así como el procedimiento de OCR aplicado a
las imágenes. La captura de imágenes incluirá materiales impresos y manuscritos de distintos tipos:
Prensa Histórica
Monografías
B). Elaboración e incorporación en los ficheros de los distintos tipos de metadatos exigidos en el presente
pliego.
C). Revisión y controles de calidad de las imágenes capturadas por el personal de la empresa adjudicataria
según el procedimiento establecido en el presente pliego, incluyendo informes sobre productividad y
marcha de los trabajos.
D). Entrega a la Dirección de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco de las imágenes resultantes de los
trabajos de digitalización de cada uno de los formatos requeridos.
E). Se realizará la carga de las imágenes, metadatos y PDFs en el repositorio OAI de la Dirección de
Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco.
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3 Requisitos del producto/servicio
3.1 Estado del arte
Estado inicial
La actual Biblioteca Digital de Euskadi gestiona fondos procedentes de ocho instituciones, tales como
Sancho el Sabio, Parlamento Vasco, Eresbil, etc.
El sistema para la gestión, carga y consulta de fondos se basa en un repositorio OAI al que se irán añadiendo
nuevos fondos y funcionalidades en los próximos años.
Estado final
El producto que se obtenga del presente proyecto actualizará dicho repositorio por lo que deberá adaptarse
al mismo y seguir las directrices que marca en cuanto a la indexación de los registros, sus formatos de carga,
etc.
Estrategia de ejecución
Con una periodicidad que se establecerá al comienzo del proyecto, la empresa adjudicataria deberá entregar
un juego de imágenes y de sus correspondientes registros bibliográficos para que la Dirección de Patrimonio
Cultural realice los controles de calidad del producto en base a los requisitos establecidos para la
digitalización e indexación de los fondos.
3.2 Requisitos para la digitalización de los fondos
3.2.1. Captura de imágenes
La captura de imágenes se realizará en las sedes que se establezcan por la Dirección de Patrimonio Cultural,
estando todas ellas en el territorio de la Comunidad Autónoma Vasca, adaptándose a los horarios
establecidos en estas sedes en jornadas de mañana y/o tarde. También existe material que podrá digitalizarse
en la sede de la empresa adjudicataria.
2.2. Dada la fragilidad del material a digitalizar, el adjudicatario deberá utilizar escáneres de tipo cenital. Se
detallará la planificación del servicio, así como los medios materiales y humanos que se destinarán al
proyecto.
En ningún caso los ejemplares podrán ser desencuadernados o guillotinados y se deberá asegurar la correcta
manipulación de los mismos.
La Dirección de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco establecerá conjuntamente con la empresa
adjudicataria un calendario de entrega del material bibliográfico y de devolución del mismo junto con las
copias digitalizadas.
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3.2.2. Digitalización e indexación
La digitalización e indexación de los originales se realizará de acuerdo con las siguientes características:
- La digitalización se realizará a una resolución mínima de:
- Para la prensa histórica: 400 ppp, en una escala de 256 gamas de grises.
- Para las monografías: 400 ppp, en una escala de 16,7 millones de colores.
- Se entregarán tres copias de los ficheros resultantes:
Una en formato TIFF 6.0 para su preservación.
Otra en formato JPEG comprimido y optimizado para su difusión en Internet.
Otra en formato JPEG con un tamaño reducido (miniaturas).
- Se realizará lectura OCR de cada una de las páginas digitalizadas para permitir la indexación y
búsquedas por contenido. Las búsquedas deberán ser soportadas por los motores más extendidos. El
licitador identificará el software utilizado para este proceso.
3.2.3. Organización y estructura de la información
Se creará un directorio por cada fondo a digitalizar que contendrá los ficheros correspondientes al número
del título del documento en la base de datos de origen de la catalogación. En el caso de las publicaciones
periódicas la información se estructurará en tres niveles. El directorio principal se corresponderá con el
título de la publicación, un subdirectorio con el año, mes y día y un fichero correspondiente a la página.
Para la estructuración de estos ficheros se seguirán las indicaciones del personal responsable de la Dirección
de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco.
Los discos con los documentos en formato PDF almacenarán los archivos resultantes en una estructura
como la arriba citada. Se creará un archivo PDF con texto oculto, con todas las imágenes de un ejemplar,
respetando el orden y numeración de las páginas. Con los documentos PDF se realizará el proceso de
indexación necesario para facilitar y agilizar los procesos de búsqueda por contenido. La visualización de
documentos PDF, incluyendo las funcionalidades de búsqueda por contenido y el uso de los índices
generados, deberá poder realizarse con la herramienta Acrobat Reader de Adobe o equivalente y el archivo
resultante deberá entregarse optimizado para su lectura en web.
Cada título se entregará junto con un fichero XML estructurado según el esquema Metadata Encoding &
Transmission Standard (METS) 1.9 y un fichero con los metadatos Dublin Core que contendrá los datos
descriptivos, administrativos y técnicos de cada copia digital (tipo de material, título, autor, número de
páginas, materias, incidencias detectadas en la digitalización, tipos de ficheros de imágenes, algoritmos de
compresión, densidad de grabación, modo de acceso, etc).
Las entregas resultantes del proceso OCR serán:
Fichero PDF con el texto por debajo para cada obra, volumen o número. Para denominar los
ficheros se utilizará el nombre de la carpeta con la extensión “pdf”.
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Ficheros ALTO (uno por página) con el resultado del OCR y las coordenadas de cada uno de los
elementos de la página (bloque de texto o imagen, líneas, palabras, etc) marcando los elementos
obligatorios HEIGHT (alto), WIDTH (ancho), VPOS (vertical position) y HPOS (horizontal
position), según especifica el esquema ALTO: Analyzed Layout and Text Object. Estos ficheros se
denominarán con el mismo nombre de las imágenes en formato TIFF con la extensión “xml”.
Un fichero METS/ALTO, que relacionará por cada obra los ficheros de imágenes (TIFF), de
reconocimiento óptico de caracteres (ALTO) y PDF con la extensión METSRights para la
declaración de derechos de propiedad intelectual y con la extensión PREMIS para los metadatos de
preservación. La correspondencia de páginas entre los ficheros TIFF y ALTO se realizará en el
elemento structMap. Estos ficheros se denominarán con el número de identificación de la carpeta
complementado con la especificación del número, el número de página y la extensión “xml”.
Los ficheros XML deben validarse automáticamente a través de un software de validación de objetos
digitales como JHOVE2 (JSTOR/Harvard Object Validation Environment) o similar. Los METS incluirán
la información relativa al proceso de validación mediante un elemento <digiProvMD>, dentro de la sección
de metadatos administrativos (amdSec), indicando esta información como una entidad Event, de acuerdo
con lo especificado en PREMIS Data Dictionary.
Se entregará al adjudicatario las descripciones de los registros bibliográficos en formato
IBERMARC/MARC21/ISO2709. En caso de las publicaciones periódicas, el adjudicatario asociará las
correspondientes imágenes digitalizadas a los registros bibliográficos correspondientes.
Las descripciones bibliográficas de la prensa histórica y de las monografías y su vinculación con las
imágenes correspondientes, deberán integrarse en la aplicación de gestión bibliográfica de la Dirección de
Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco. Las imágenes se vincularán a través de los METS con los registros
IBERMARC/MARC21 de los materiales existentes en el Catálogo Colectivo o, en su caso, en los catálogos
de las bibliotecas participantes que se entregarán al adjudicatario. Para ello, en ambos METS deberán
especificarse al menos los siguientes elementos:
En la sección File Section (fileSec): incluir un único elemento de agrupación fileGrp con un
elemento file por cada imagen digitalizada de ese título. En el elemento file se indicarán los
atributos correspondientes al formato (MIMETYPE), su tamaño (SIZE) y la fecha de creación
(CREATED). Además, en el elemento Flocat de cada elemento file se especificará el atributo
LOCTYPE=”URL” y su valor debe indicar, siguiendo el protocolo file, el camino (estructura de
directorios) y el nombre del fichero de imagen.
En la sección Structural map (structMap): con TYPE=”logical”, en la que se incluya la información
de paginación, es decir, el número de página asociado a cada imagen.
También se incluirán los metadatos necesarios referentes a los distintos tipos de materiales que describan los
términos que se precisan para la preservación de la copia digital. Estos metadatos se obtendrán del
Diccionario de Datos elaborado por el grupo de trabajo PREMIS de marzo de 2008, versión 2.0.
denominado PREMIS Data Dictionary, y elaborado según el modelo de referencia del Open Archival
Information System (OAIS), ISO14721. Se describirán con el mayor grado de precisión los metadatos que
no se encapsularán dentro del fichero XML METS.
Asimismo, se entregará un fichero XML estructurado según el esquema METSRights en el que se detallarán
las características de derecho de uso de las imágenes de las publicaciones según determine la Dirección de
Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco. Este fichero podrá presentarse de forma independiente o integrado
en el esquema general METS que se menciona en el apartado anterior.
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En los MetsRight se utilizará la última versión publicada por la Biblioteca del Congreso de los Estados
Unidos dentro del conjunto de normativa definido por la IFLA y la CDNL y conocido por sus siglas en
inglés, ICABS.
3.2.4. Entrega de la información
En el caso de que se solicite expresamente, los ficheros digitalizados se almacenarán en los espacios que
indique la Biblioteca. Su manipulación e identificación se realizará siguiendo las indicaciones del personal
responsable del proyecto.
De todas las imágenes resultantes se entregarán dos juegos de discos duros:
la Dirección de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco recibirá un juego completo
las instituciones en las que se realicen trabajos de digitalización recibirán uno o varios discos
conteniendo únicamente los fondos propiedad de cada una de ellas
El contratista deberá suministrar los discos que serán de una capacidad mínima de 500 Gb y con conexión
USB2.
Cada uno de los juegos contendrá las imágenes digitalizadas en todos sus formatos, los ficheros de texto
obtenidos mediante OCR, así como los ficheros en formato PDF con texto oculto optimizado para su lectura
en web, generados a partir de las imágenes digitalizadas y de los archivos de texto.
En ningún caso un mismo título de imágenes correspondientes a monografías, ni una misma fecha en el caso
de publicaciones periódicas se incluirán en diferentes discos.
Cada disco duro contendrá el máximo de archivos que permita su capacidad de almacenamiento. En ningún
caso el archivo estará dividido en dos discos. Cada disco duro contendrá identificación visible de la
información contenida: institución en la que se ha realizado la captura, formato del archivo (JPG, TIFF,
PDF, ficheros de metadatos), tipo de publicación (monografías, publicaciones periódicas, etc.), numeración
del disco dentro de cada tipo de publicación si hubiese más de uno y año en que se realiza la digitalización.
Se implementará el formato ESE (Europeana Semantic Elements, versión 3.4 o la publicada en la fecha
en la que se lleve a cabo el proyecto) elaborado por el proyecto de Europeana y accesible en la dirección
http://version1.europeana.eu/c/document_library/get_file?uuid=77376831-67cf-4cff-a7a2-
7718388eec1d&groupId=10128
Se implementara el formato EDM 5.2 (Europeana Data Model), publicado el 7 de marzo de 2011
(http://group.europeana.eu/c/document_library/get_file?uuid=aff89c92-b6ff-4373-a279-
fc47b9af3af2&groupId=10605), adecuando la información del repositorio al Europeana Data Model
(EDM).
Se utilizarán los name spaces:
•RDF / RDFs.
•Dublin Core (cualificado como ESE 3.3).
•OAI-ORE (es decir, el desarrollo del protocolo OAI-PMH que permite la reutilización de los objetos
digitales recolectados para agregarlos a otros objetos).
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•SKOS (Simple KnowdledgeOrganizationSystem).
3.2.5. Aspectos sobre la calidad del trabajo
Tanto el personal encargado de la digitalización como de los distintos controles de calidad deberán tener la
experiencia y formación necesarias para la realización de los trabajos.
La manipulación de las obras por parte de los operadores deberá hacerse con guantes y preservando siempre
la integridad de las mismas. El adjudicatario aportará hojas de incidencias adecuadas para la revisión previa
de la documentación de acuerdo con los criterios establecidos por la Dirección de Patrimonio Cultural del
Gobierno Vasco y de acuerdo con las instituciones depositarias: falta de ejemplares, páginas deterioradas,
legibilidad del original, errores de numeración, etc. Todas las incidencias detectadas en la fase de revisión y
controles de calidad previos que deberá realizar el adjudicatario se reflejarán en dichas hojas de incidencias,
que estarán a disposición de la Dirección responsable del contrato y de los responsables del centro
depositario. En la toma de decisiones respecto a las acciones a realizar en relación con estas incidencias
detectadas, prevalecerá siempre el criterio la Dirección responsable del contrato, de acuerdo con los
responsables del centro depositario.
Durante el proceso de digitalización, se realizarán los ajustes necesarios en el equipo para obtener la calidad
adecuada de acuerdo con la Dirección responsable del contrato y el centro depositario. Durante esta fase, el
operador visualizará todas las imágenes al obtenerlas y a la vista del original con el objetivo de detectar
posibles deficiencias de calidad. El control de calidad será supervisado por el personal de la Dirección de
Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco.
Se realizará un control de calidad más sobre el 5% de las obras digitalizadas escogidas al azar, incluyendo
valoración de calidad y legibilidad de la impresión del 1% de estas imágenes. Se realizarán controles de
calidad sobre el proceso de indexación de imágenes que deberán ser al menos sobre un 5% del trabajo y que
correrá a cargo del coordinador. Si el porcentaje de error fuera superior al 2%, se verificarán de nuevo todo
los vínculos de las imágenes. Se garantizarán controles de calidad sobre el OCR y los niveles de
recuperación del texto, al menos sobre el 5% de la documentación. Los resultados deberán ajustarse a los
niveles de recuperación habituales según el tipo de impreso y su estado. En cabeceras, titulillos, titulares,
secciones, epígrafes y otros elementos de primer y segundo nivel deberán tender a cero y en el resto del
contenido no podrá ser superior al 20%. Las correcciones realizadas no supondrán modernización alguna de
grafías o actualización ortográfica de las palabras. No se corregirán los errores que pudieran detectarse en el
original aunque parezcan evidentes. Por último, en lo que a esquemas METS resultantes del reconocimiento
óptico de caracteres se refiere, se realizará un control de calidad consistente en la validación mediante el
correspondiente XML de cada esquema METS proporcionado para cada título.
La empresa se comprometerá a repetir la digitalización de todas aquellas obras cuyas imágenes muestren
deficiencias.
Dada la diversidad y especiales características de los fondos que forman parte del proyecto de digitalización
la empresa adjudicataria se compromete a realizar todos los recortes, ajustes, y modificaciones que sean
necesarios durante el desarrollo del mencionado proyecto, asumiendo que el objetivo final del mismo es la
obtención de imágenes fieles al original y con calidad de “archivo”.
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3.2.6. Lugar de trabajo
Los trabajos de digitalización se realizarán en las instalaciones de las instituciones depositarias con los
equipos propiedad de la empresa adjudicataria. El transporte, calibración, puesta a punto y mantenimiento
de los equipos de digitalización desplazados correrá a cargo del adjudicatario, incluyendo los equipos
informáticos necesarios. Por tanto la jornada laboral se ajustará a la establecida por cada institución.
3.2.7. Sobre los fondos a digitalizar
Los fondos estarán encuadernados o en hojas sueltas y las obras podrán presentar formatos y características
diversas. Dado que dichos fondos pueden contener documentos desplegables, la digitalización deberá
realizarse con equipos con capacidad para capturar formatos hasta A2. Debido a la fragilidad del material a
digitalizar los licitadores deberán utilizar escáneres de tipo cenital y luz fría, evitando en lo posible el
contacto con el documento. Los equipos utilizados permitirán la captura digital de imágenes en las
resoluciones y formatos exigidos en el presente pliego, con la nitidez, ajustes y tratamiento técnico de la
imagen necesarios, así como la salvaguarda de las obras tanto en su exposición a la luz como en su
manipulación física, permitiendo la captura digital sin forzar ni presionar las encuadernaciones ni parte
alguna de las obras
Durante el proceso de digitalización se evitará someter a los originales a fuentes de luz constantes de gran
intensidad para evitar el deterioro de los originales. En ningún caso se podrán guillotinar los materiales
objeto de digitalización y deberá asegurarse en todo momento la correcta manipulación de los mismos a fin
de garantizar su correcto estado de conservación.
Para las cuestiones relativas a la manipulación de los materiales durante los procesos de captura y la
resolución de incidencias, el adjudicatario estará a lo dispuesto por la Dirección de Patrimonio Cultural del
Gobierno Vasco y de acuerdo con las instituciones depositarias.
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4 Entorno Tecnológico.
El repositorio OAI que alojará los registros de la base de datos de la Biblioteca Digital de Euskadi está
gestionado por Dspace, plataforma software Open Access OAI Repository con licencia Open Source, y está
íntegramente desarrollada en Java:
Java JDK 5
Apache Maven 2.0.8
Apache Ant 1.6.2
SGBD Oracle 9 o superior
Motor de servlets: Tomcat 4.x o similar
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5 Descripción de entregables
Con independencia de lo establecido más arriba para los entregables y sus características, el adjudicatario
deberá entregar en soporte magnético cualquier componente que se considere necesario para el normal y
adecuado mantenimiento/evolución del sistema.
Todos los entregables deberán proporcionarse utilizando las herramientas homologadas en EJIE, o, en su
caso, en formatos compatibles.
A la finalización del proyecto la empresa adjudicataria deberá entregar una copia en soporte magnético de
toda la documentación generada a lo largo del mismo.
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6 Planificación y Organización
Se detallará la planificación del servicio describiendo los medios materiales y humanos que se destinarán al
proyecto para garantizar que el trabajo se realizará en el plazo previsto sin interrupciones.
La empresa adjudicataria deberá facilitar el personal necesario para realizar tres funciones complementarias:
1º) Control de las incidencias que planteen los documentos originales.
2ª) Digitalización de los ejemplares.
3º) Control de calidad de todas las imágenes realizadas, a la vista del original.
En cualquier caso, el equipo de trabajo deberá contar, como mínimo, con un director técnico responsable de
coordinar la producción y calidad e informar a la Dirección responsable del contrato; dos operadores
responsables de digitalización con experiencia demostrable en digitalización y tratamiento de fondos
bibliográficos patrimoniales en cada institución en la que se trabaje; un operador de control de calidad.
La empresa proporcionará a la Dirección de Patrimonio Cultural informes mensuales de las tareas de
digitalización y de los controles de calidad realizados.
Se realizarán entregas mensuales con los resultados del proceso de digitalización.
Al finalizar el trabajo se entregará una Memoria descriptiva de lo que se ha realizado y sus incidencias;
explicación clara de los ficheros que se entregan, discos duros externos resultantes.
6.1 Plan de Proyecto
6.1.1. Plan de Entregas e Hitos de Control
El licitador deberá incluir en su Documento de Propuesta Técnica una descripción de las principales:
Fases y tareas del proyecto,
Entregas resultantes de cada fase,
Hitos de control y/o verificación,
Junto con sus correspondientes fechas orientativas de finalización.
Así mismo, el licitador podrá establecer propuestas de entregas y/o certificaciones parciales acordes con el
planteamiento del proyecto establecido, siempre que:
Lo considere más adecuado para facilitar la implantación y puesta en marcha del objeto del
contrato.
No se establezca nada en sentido contrario en los apartados de objeto, alcance y requisitos del
servicio
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6.1.2. Diagrama de Gantt
El licitador deberá presentar un Diagrama de Gantt o Cronograma de las Fases y Tareas propuestas para la
ejecución de las realizaciones objeto del presente pliego.
6.2 Organización del Equipo de Trabajo
El licitador deberá describir en su Documento de Propuesta Técnica:
la organización (perfiles) del equipo de proyecto asignado a la realización de las actividades
resultantes del presente pliego
las funciones de los mismos
la relación nominal de los participantes junto con el correspondiente documento de currículo.
6.2.1. Asignación de recursos a fases del proyecto
El licitador deberá incluir en su Documento de Propuesta Técnica, un desglose de horas y % de dedicación
total por perfil y fase del proyecto, siguiendo el siguiente modelo:
Descripción
Perfil
Fase 1 Fase 2 ….. Total
Horas Horas % Horas % Horas %
Perfil 1
Perfil 2
Perfil 3
…
TOTAL
(*) Este desglose de horas se considerará como orientativo y será tenido en consideración en el momento
de valorar el grado de aproximación a la planificación del proyecto según la estimación del licitador,
permitiendo de esta forma valorar la idoneidad del dimensionamiento del equipo de trabajo propuesto y
su adecuación a la consecución de los objetivos. No obstante este desglose de horas no se considera
vinculante al no tratarse de una contratación de horas de desarrollo sino un proyecto “llave en mano”
según el importe total ofertado.
.
6.2.2. Equipo de Trabajo
El equipo de trabajo propuesto estará formado por personal técnico con categoría profesional y nivel de
especialización adecuados a las necesidades planteadas en cada momento, de acuerdo con las actividades
que se vayan desarrollando.
El licitador debe comprometerse, en caso de ser adjudicatario, a mantener el equipo, según lo establecido en
el Documento de Propuesta Técnica, y durante el periodo fijado en cada actividad específica.
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6.2.2.1. Veracidad de los datos
E.J.I.E. se reserva la facultad de solicitar, en cualquier momento, antes o después de la adjudicación y
durante el curso de los trabajos, de cualquier otro tipo de documento complementario, en orden a la
comprobación de cuantos datos haya ofrecido la empresa adjudicataria, tanto respecto a la misma, como a
los recursos de que disponga.
La falsedad en los mismos podrá implicar asumir penalizaciones, y en último término, podrá provocar la
resolución del contrato.
6.2.2.2. Condicionante del equipo de trabajo ofertado
La falsedad en el nivel de conocimientos técnicos del personal ofertado, deducida del contraste entre lo
reflejado en el currículo y los conocimientos reales demostrados en la ejecución de los trabajos, podría en
último término, podrá provocar la revisión de la adjudicación y en su caso la rescisión del pedido/contrato.
6.2.2.3. Constitución inicial del equipo de trabajo
El equipo humano a incorporar tras la formalización del contrato para la ejecución de los trabajos deberá
estar formado por componentes relacionados en la oferta adjudicataria y consecuentemente valorados.
Si tras la adjudicación se observara que el equipo de proyecto no se corresponde con el Documento de
Propuesta Técnica objeto de la misma y:
Caso que el adjudicatario presente justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo
que suscita el cambio, se procederá a:
La presentación por el adjudicatario de posibles candidatos con un perfil de cualificación
técnica igual o superior al de la persona que se pretende sustituir.
Aceptación de alguno de los candidatos por parte de la Dirección del Proyecto de E.J.I.E.
Caso de que se demostrase que el cambio no se corresponde con causa justificada, de fuerza mayor
y no imputable al adjudicatario, E.J.I.E. se reserva el derecho no solo a la aprobación de la persona
o personas sustitutivas, sino incluso a la revisión de la adjudicación y en su caso la rescisión del
pedido/contrato, si este hecho fuera elemento determinante en la mencionada adjudicación.
6.2.2.4. Modificaciones en la composición del equipo de trabajo
La valoración final de la productividad y calidad de los trabajos de las personas que realizan los trabajos
objeto del presente pliego corresponde a la Dirección del Proyecto de E.J.I.E., siendo potestad suya solicitar
el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo, con un preaviso de quince días, por otro
de igual categoría, si existen razones justificadas que lo aconsejen.
Si el adjudicatario propusiera el cambio de una de las personas del equipo de trabajo, se deberá solicitar por
escrito con quince días de antelación, y requerirá de las siguientes condiciones:
Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio.
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Presentación de posibles candidatos con un perfil de cualificación técnica igual o superior al de la
persona que se pretende sustituir.
Aceptación de alguno de los candidatos por parte de la Dirección del Proyecto de E.J.I.E.
Los posibles inconvenientes de adaptación al entorno de trabajo y al proyecto debidos a las sustituciones de
personal, deberán subsanarse mediante periodos de solapamiento sin coste adicional, durante el tiempo
necesario. Si a criterio de la Dirección del Proyecto de E.J.I.E., esto no fuera posible, las dos primeras
semanas de trabajo del sustituto no serán facturables corriendo a cargo del adjudicatario.
6.2.2.5. Currículo de los componentes del grupo de trabajo.
Se deberá adjuntar el currículo individual detallado de todos y cada uno de los componentes del grupo de
trabajo propuesto para la realización de las tareas y actividades de los trabajos objeto de contratación,
junto con el papel/perfil (conforme a los indicados en el cuado anterior) que asumen en la realización
descrita.
La no inclusión del currículo de alguno de los participantes, puede suponer la imposibilidad de una
adecuada evaluación del apartado de “Organización del Proyecto”, pudiendo el licitador no ser puntuado
por este concepto.
Datos del currículo:
Apellidos y Nombre,
Edad,
Conocimientos metodológicos y tecnológicos principales.
Formación Reglada: Centro, Titulación y Fechas (desde-hasta).
Formación no Reglada: Centro, Curso y Fecha (desde-hasta).
Experiencia Acumulada: Total Años.
Experiencia profesional: Empresa, Puesto / Responsabilidades, Meses o Años, Fecha (desde-hasta).
Conocimientos y experiencia obtenida en proyectos similares: proyecto, puesto/responsabilidades,
meses, fecha (desde-hasta), y principales tecnologías utilizadas, para al menos los principales o los
correspondientes a experiencias similares.
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6.3 Transferencia Tecnológica.
Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato el adjudicatario se compromete, en todo
momento, a facilitar a las personas designadas por la Dirección del proyecto de E.J.I.E. la información y
documentación que ésta solicite para disponer de un pleno conocimiento de los trabajos desarrollados, así
como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos, y herramientas
utilizados para resolverlos.
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7 Presupuesto y oferta económica.
En documento separado y siguiendo lo establecido en el modelo de Pliego/Hoja de Cláusulas
Administrativas se deberán incluir los precios unitarios de digitalización de una página de prensa histórica
y de una página de fondos monográficos, con y sin I.V.A. Este precio unitario englobará los costes que
por cualquier otro concepto se incurran para obtener el producto final deseado, según los requisitos
establecidos en el punto 3 de este Pliego. Para su cálculo deberá considerarse que el número de páginas
tratadas de prensa histórica y de fondos monográficos es el mismo.
Opcionalmente, cualquier otro desglose de estimación de esfuerzos que se considere relevante para la
correcta evaluación del apartado “Proposición económica” contemplado en la sección de Criterios de
Valoración.
Del mismo modo podrán detallarse también posibles prestaciones superiores a las solicitadas, ofertadas
por el licitador y debidamente argumentadas en cuanto al nivel de esfuerzo requerido, siempre y cuando
E.J.I.E. las considere como tales desde el punto de vista del proyecto y si así se especificase en el
apartado de “Prestaciones Superiores/Complementarias a las Exigidas” contemplado en la sección de
Criterios de Valoración.
En el precio ofertado se entenderán ya incluidos: las dietas, gastos de desplazamiento y/o cualquier otro
gasto necesario para la realización del servicio. Con independencia de lo aquí indicado será necesario
incluir el desglose de cualquier gasto o aspecto objeto del presente pliego si así fuera requerido de forma
expresa en el Pliego/Hoja de Cláusulas Administrativas.
Toda oferta cuya valoración económica sea inferior al 80% del precio medio de todas las ofertas quedará
automáticamente excluida del proceso de valoración.
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8 Mecanismos de Seguimiento, Control y Supervisión
La gestión del proyecto se realizará según las normas procedimentales y de calidad de la Gestión de
Proyectos de E.J.I.E. y del Gobierno Vasco.
El control y seguimiento de la calidad del servicio será realizado por la Dirección de Patrimonio Cultural.
Durante el desarrollo y ejecución del proyecto E.J.I.E. podrá establecer controles de calidad sobre la
actividad desarrollada.
8.1 Mecanismos de Seguimiento y Control.
El equipo de trabajo estará dirigido por un Responsable del Proyecto con dedicación estable y suficiente,
quien coordinará las tareas implicadas en el proyecto y será el interlocutor principal con la Dirección del
Proyecto de E.J.I.E.
Deberán establecerse todos los mecanismos de control que permitan verificar de forma continuada el
cumplimiento de los objetivos especificados, tanto en plazos como en términos de calidad final. Para ello
se contempla:
Reuniones de seguimiento: a partir del plan de entregas requerido se celebrarán reuniones
periódicas o coincidiendo con los puntos de decisión, destinadas a revisar el grado de cumplimiento
de las tareas planificadas, la entrega de productos, las reasignaciones de personal, la validación de
las programaciones de actividades a realizar, etc.
Reuniones de control económico del proyecto para llevar a cabo el plan de pagos establecido.
Informes de situación y progreso: con los que la empresa adjudicataria comunicará a la Dirección
del Proyecto de E.J.I.E., el estado puntual de los trabajos, los objetivos alcanzados, las incidencias
ocurridas, etc.
Certificaciones parciales: si procede.
Hojas de control de tareas: si procede.
Documentos de gestión de proyectos: la empresa adjudicataria está obligada a cumplimentar y
entregar los documentos de gestión y de calidad de proyectos que se le exijan, respetando la
periodicidad, los formatos y los contenidos que se definirán al comienzo del proyecto.
8.2 Supervisión del proyecto
Tanto la dirección como la supervisión del Proyecto serán llevadas a cabo por el personal de la Dirección
de Patrimonio Cultural y de EJIE, S.A. asignado al proyecto.
Los productos del trabajo deberán ser aprobados tanto por el Responsable del Proyecto por parte del
adjudicatario, así como por la Dirección de Patrimonio Cultural y por E.J.I.E., y si los encuentran
conformes, emitirán su informe favorable, empezándose a computar desde ese momento el período de
garantía que todo trabajo de realización externa debe aportar en previsión de defectos no detectados en las
pruebas realizadas.
El incumplimiento de los plazos pactados sin causa que lo justifique dará lugar a las penalizaciones que se
acuerden en las condiciones particulares (si existieran).
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9 Plazo de ejecución y Plan de Facturación
El producto objeto del contrato tendrá un plazo máximo de 6 meses para la recepción de la totalidad de
las tareas descritas. El plazo comenzará a contar a partir de la fecha de aceptación de la contratación.
El adjudicatario tiene derecho al abono, con arreglo a los precios convenidos, de los trabajos que
realmente ejecute, con sujeción al contrato otorgado, a sus modificaciones aprobadas y a las órdenes
dadas por escrito por E.J.I.E.
La facturación del precio del contrato se efectuará a través de la presentación de las correspondientes
facturas expedidas con los requisitos legales exigidos. El pago se efectuará bimensualmente en función
del número de horas dedicadas en ese plazo de tiempo y una vez aceptadas las facturas por el Director del
Proyecto de EJIE.
El plan de facturación definitivo se establecerá sobre la base del plan de proyecto establecido en la fase
de definición inicial del mismo, teniendo en cuenta que:
En función del plan del proyecto y de acuerdo con la Dirección del Proyecto, podrán ser
establecidas entregas parciales que podrán implicar facturaciones acordes al alcance de las
mismas, tras las correspondientes verificaciones y certificaciones.
La no conformidad de los productos recepcionados, referida al alcance respecto el plan de
entregas preestablecido, al incumplimiento de las normas/estándares establecidos, y/o al nivel
de calidad de los mismos, pueden provocar la paralización del plan de facturación hasta que se
resuelvan las no conformidades.
Caso de que los trabajos efectuados no se puedan adecuar a la prestación contratada como
consecuencia de vicios o defectos graves imputables al contratista, no pudiendo ser utilizados
en tiempo y/o condiciones, EJIE estará exento de la obligación de pago o tendrá derecho, en su
caso, a la recuperación del precio satisfecho.
El plan de facturación establecido al inicio del proyecto podrá ser revisado y/o modificado a lo
largo del mismo, como consecuencia de actividades de replanificación establecidas en los
procedimientos de control y seguimiento del proyecto.
Para llevar a cabo el abono de los importes relativos a los conceptos de cada una de las facturas será
requisito imprescindible disponer de la certificación de conformidad de los mismos emitida por la
Dirección del Proyecto de E.J.I.E.
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10 Criterios de Valoración.
Los criterios de adjudicación que servirán de base para la valoración de las propuestas, así como sus
pesos de ponderación se recogen a continuación.
Característica objeto de valoración Puntos
Proposición económica 40
Plan de trabajo propuesto 35
Experiencia en trabajos similares 15
Prestaciones superiores/complementarias a las exigidas 10
Las características que serán objeto de valoración en cada punto son:
Valoración de la propuesta económica:
La Valoración de la proposición económica se hará en relación a la oferta mínima presentada aplicando la
fórmula P=Pm * Min/Of, donde:
P = Puntuación obtenida
Pm = máxima puntuación posible
Min = oferta mínima
Of = oferta del licitador que se valora
Valoración del plan de trabajo propuesto:
En este apartado se valorará según los siguientes objetos de valoración:
El planteamiento y organización del trabajo para llevar a cabo el proyecto en tiempo y forma,
asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos. En caso de la que oferta no se ajuste a
las necesidades planteadas la puntuación será cero.
El desglose y descripción detallada de las actividades que se presenten, siempre que las mismas se
consideren adecuadas a las necesidades del proyecto.
La dedicación de recursos establecidos a las fases del proyecto se valorarán en función de su
adecuación y ajuste a las necesidades del proyecto.
Experiencia en trabajos similares
Se valorará en función de la similitud con las características y estándares citados en este Pliego.
Valoración de las prestaciones superiores/complementarias a las exigidas:
Las ofertas no podrán contener más de cinco mejoras y deberán ser descritas en cuanto a sus objetivos, funcionalidad y alcance, y necesariamente valoradas en:
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Esfuerzo: Horas, (dentro del Documento de Propuesta Técnica), como en
Coste: Euros, (dentro del Documento de Propuesta Económica)
La finalidad de esta solicitud es la de permitir a E.J.I.E. realizar un mejor y más adecuado análisis comparativo de las propuestas recibidas.
En el caso de que elementos similares hayan sido diferentemente valorados en las distintas propuestas recibidas, o que determinadas prestaciones hayan sido, a juicio de EJIE, sobrevaloradas, esta definirá un patrón general de esfuerzo por perfil para las mismas y se re-estimará su valoración a los precios correspondientes de los perfiles de cada uno los licitadores.
Posibles mejoras correspondientes a la ampliación del periodo mínimo de garantía establecido, deberán
ser referidas e indicadas, pero en ningún caso valoradas en cuanto a esfuerzo y coste.
Con independencia de lo indicado en los puntos anteriores, las Prestaciones
Superiores/Complementarias ofrecidas por el licitador serán valoradas siempre y cuando E.J.I.E.:
Considere que realmente están fuera del alcance base del proyecto
Las considere como tales desde el punto de vista del proyecto
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11 Garantía y Confidencialidad.
Las cláusulas relativas a la propiedad intelectual, garantía y confidencialidad de la información, así como
el resto de condiciones generales de contratación se encuentran disponibles en la web de E.J.I.E.
(www.ejie.net) en el apartado perfil de contratante.
11.1 Garantía
El período de garantía será como mínimo de 1 año a partir de la aceptación del trabajo. No obstante los
licitadores especificarán, en su caso, el tiempo de garantía ofrecido superior al mínimo, así como el
alcance de la misma.
11.2 Confidencialidad de la información
La Dirección del proyecto entregará la información y documentación que considere necesaria para la
realización del presente trabajo, debiendo la empresa adjudicataria comprometerse a:
Tratar con absoluta confidencialidad todo el material y la información que reciba como
consecuencia de los trabajos realizados objeto de la adjudicación, durante el periodo de tiempo de
duración de la misma,
No utilizar la misma para otros fines que los recogidos en el presente Pliego de Condiciones
Técnicas.
No duplicar, copiar, revelar, ceder o vender total o parcialmente la información obtenida, en todo o
en parte, a terceros sin autorización escrita de E.J.I.E.,
Advertir a sus empleados de sus obligaciones respecto a la confidencialidad de la información,
velando por el cumplimiento de la misma,
Restringir la utilización de la información obtenida como consecuencia de los trabajos realizados
objeto del presente pliego de bases técnicas, exclusivamente para aquellos empleados que tengan
necesidad de conocerla y con la finalidad de realizar los trabajos expuestos.
Poner todos los medios a su alcance para conservar el carácter confidencial y reservado tanto de la
información y documentación recibida de E.J.I.E., como de los resultados obtenidos del trabajo
realizado.
La devolución de toda la información, material y/ soportes informáticos obtenidos, así como a la
descarga de la misma de sus equipos informáticos o (si existieran), una vez finalizado el periodo de
contratación correspondiente.
Cualquier infracción en este sentido será calificada como grave y será causa de resolución del contrato,
sin perjuicio de las responsabilidades penales, o de otro tipo, en que se puedan incurrir.
11.3 Protección de datos
El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de
Datos, sobre protección de datos de carácter personal. En este sentido, deberá sujetarse a los preceptos de
la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, LOPD, y su Reglamento de Desarrollo, RD 1720/2007, de
21 de diciembre.
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12 Propiedad intelectual.
Todos los derechos de propiedad intelectual y de ‘Copyright’ de cualquier producto o subproducto
derivados de los trabajos realizados bajo la correspondiente adjudicación serán propiedad exclusiva de
E.J.I.E., obligándose las partes a otorgar el documento oportuno cuando éste sea necesario, para la debida
constancia pública de este hecho ante cualquier Organismo o Registro, tanto de la Comunidad Autónoma
como de la Administración Central del Estado Español.
Así mismo todo producto o subproducto derivada de la correspondiente contratación no podrá ser
utilizado para otros fines fuera del ámbito de la misma, sin el permiso expreso y por escrito de E.J.I.E.
La empresa adjudicataria será responsable de daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de
esta obligación.
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13 Estructura y Formato de la Propuesta
El licitador sólo podrá presentar su propuesta contemplando una única alternativa.
13.1 Estructura normalizada y contenido de las propuestas.
La propuesta que se presente por el licitador deberá aportar la información que se requiere en todos sus
apartados y estar obligatoriamente estructurada de la siguiente forma:
Documento de Propuesta Técnica, incluyendo
Índice.
Presentación y Características Generales:
Identificación del pliego al que responde la propuesta.
Acatamiento con carácter general a las condiciones del pliego.
A partir de este punto, los siguientes apartados se particularizarán para cada una de las soluciones que se
oferten.
Descripción de la Solución Técnica.
Se incorporará al inicio de este apartado el resumen de los aspectos más significativos y relevantes
de la solución propuesta. Se deberá incluir información detallada de la propuesta en relación con
los requisitos de este pliego. Se trata, en definitiva, de una memoria descriptiva del proyecto.
Planificación y Organización.
Se indicarán las principales fases/tareas del proyecto y el cronograma de trabajos.
Organización del equipo de proyecto, junto perfiles, funciones y responsabilidades.
Equipo de trabajo.
Datos relativos de todos los componentes del equipo de trabajo, incluyendo el cuadro de
asignación de recursos a fases del proyecto.
Composición del equipo de trabajo propuesto, ordenado por categorías profesionales.
Currículo de cada uno de los componentes, de acuerdo a lo indicado en el apartado
Equipo de Trabajo y recogido en Anexo al Documento de Propuesta Técnica.
Procedimientos de Gestión, Control y Calidad de Proyectos
Se incluirá en este apartado la descripción de las medidas dispuestas por el licitador para asegurar
la calidad de los trabajos, medios humanos y materiales, aseguramiento de calidad, así como
aquellas otras que se prevé aplicar para vigilar y garantizar el adecuado cumplimiento del contrato.
Prestaciones superiores o complementarias a las exigidas, si las hubiera:
El adjudicatario podrá incluir en su propuesta cuantas prestaciones adicionales considere oportunas
para la mejora de su actuación, estas (salvo ampliaciones en la garantía) deberán ser
necesariamente valoradas tanto en cuanto al nivel de esfuerzo (horas por perfil) como
económicamente y de forma separada en los Documentos de Propuesta Técnica y Propuesta/Oferta
Económica
Garantía, Confidencialidad y Propiedad Intelectual.
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En ningún caso se deberá incluir información Económica en el Documento de Propuesta Técnica.
Documento de Propuesta/Oferta Económica, incluyendo:
Importe Total de la oferta Económica: con y sin I.V.A., en las condiciones indicadas en el punto 7
Presupuesto y oferta económica.
Cualquier otro requisito establecido en el Pliego/Hoja de Cláusulas Administrativas.
13.2 Formato de la Propuesta.
El soporte físico de las propuestas deberá ser:
Papel, debidamente encuadernado, y
CD/DVD, en formato MS-WORD
13.3 Sobres y Elementos.
Todas las propuestas deberán entregarse en sobre o paquete debidamente cerrado, y
Con etiqueta indicando sobre el mismo:
Descripción/Título y
Referencia
Presentes en la carátula del presente Pliego.
Recogiendo en su interior:
Documento de Propuesta Técnica, siguiendo la estructura requerida en el apartado de
Estructura y Formato de la Propuesta, del presente documento.
Documento de Propuesta Económica siguiendo la estructura requerida en el apartado de
Presupuesto/Oferta económica, del presente documento y de lo indicado en el Pliego/Hoja de
Cláusulas Administrativas
Soporte Magnético con los documentos electrónicos correspondientes, rotulado sobre el
mismo: Descripción/Título y Referencia del Pliego.